Nghiên cứu nhu cầu tin của cán bộ quản lí tại bộ nội vụ và các cơ quan trực thuộc bộ

Nhận thức rõ vai trò cũng như tầm quan trọng của thông tin đối với những người làm quản lý, lãnh đạo, góp phần vào sự nghiệp phát triển của Bộ Nội vụ giúp cho các nhà quản lý lựa chọn ra

Nghiên cứu nhu cầu tin của cán bộ quản lí tại

Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc Bộ

Nguyễn Bích Hạnh

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Chuyên ngành: Khoa học Thư viện; Mã số: 60 32 20 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt

Năm bảo vệ: 2011

Abstract Làm rõ vai trò nhu cầu tin trong hoạt động thông tin phục vụ cán bộ quản lý

Nghiên cứu xác định đặc điểm nhu cầu tin của cán bộ quản lý và những yếu tố ảnh hưởng tới nhu cầu đó Đề xuất các biện pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả đáp ứng nhu cầu tin của cán bộ quản lý

Keywords Thư viện; Nhu cầu tin; Cán bộ quản lý; Bộ nội vụ; Hoạt động thông tin

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, con người đã bước sang một thời đại mới, thời đại của thông tin tri thức Điều đó đòi hỏi mỗi cá nhân phải không ngừng học tập, nâng cao tri thức, trình độ hiểu biết tổng hợp về khoa học tự nhiên và xã hội

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ, nhất là sự bùng nổ thông tin làm cho vai trò của thông tin càng trở nên quan trọng và không thể thiếu đối với mỗi cá nhân và tổ chức

Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực:

tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; hội, tổ chức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; cơ yếu; văn thư, lưu trữ nhà nước và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ

Hoạt động quản lý là sự tác động có mục đích, kế hoạch của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý thông qua tổ chức Uy tín, nhân cách, phong cách của người quản lý sẽ được đánh giá thông qua kết quả công việc Muốn vậy người quản lý phải là người nắm bắt thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời Người cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ cũng phải là người nhạy bén trong việc sử dụng thông tin

Bộ Nội vụ quản lý cả đối tượng cán bộ và học sinh, sinh viên, Bộ có 06 đơn vị trực thuộc, với trên

2000 cán bộ và 10.000 học sinh, sinh viên Việc nghiên cứu nhu cầu tin của các cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc Bộ có ý nghĩa vô cùng quan trọng, là cơ sở để hoạch định chiến lược phát triển hoạt động thông tin cho Bộ

Nhận thức rõ vai trò cũng như tầm quan trọng của thông tin đối với những người làm quản lý, lãnh đạo, góp phần vào sự nghiệp phát triển của Bộ Nội vụ giúp cho các nhà quản lý lựa chọn ra được các

thông tin chính xác, kịp thời tôi đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu nhu cầu tin của cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc Bộ” làm luận văn thạc sỹ khoa học Thư viện

1 Tình hình nghiên cứu

Trong số các luận văn Thạc sỹ của Trường Đại học Văn hóa Hà Nội và Trường Đại học Khoa học

Xã hội và Nhân văn có khoảng trên 30 đề tài liên quan đến nhu cầu tin Qua tìm hiểu tôi nhận thấy các công trình nghiên cứu nói trên tập trung nghiên cứu về các cơ quan cụ thể như: Nghiên cứu nhu cầu tin

ở Trung tâm nghiên cứu Bắc Mỹ trong thời kỳ đổi mới đất nước của tác giả Lưu Thanh Mai (2001) Ngoài ra còn có một số bài viết về nhu cầu tin như: Tăng cường các hoạt động thông tin thư viện phục

vụ phát triển kinh tế xã hội của tác giả Đinh Quý Xuân Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy đến thời điểm hiện nay chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu nhu cầu tin tại Bộ Nội vụ

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích: Trên cơ sở làm rõ đặc điểm nhu cầu tin luận văn đề xuất các giải pháp nhằm thỏa

mãn nhu cầu tin, nâng cao hiệu quả đáp ứng nhu cầu tin của cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Làm rõ vai trò nhu cầu tin trong hoạt động thông tin phục vụ cán bộ quản lý

+ Nghiên cứu xác định đặc điểm nhu cầu tin của cán bộ quản lý và những yếu tố ảnh hưởng tới nhu cầu

đó

+ Đề xuất các biện pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả đáp ứng nhu cầu tin của cán bộ quản lý

4 Giả thuyết nghiên cứu

Thực tiễn của đất nước đang có nhiều biến đổi, có tác động lớn đến nhu cầu tin của cán bộ quản lý tại

Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc Bộ, nếu hoạt động thông tin được tăng cường sẽ đáp ứng đầy đủ hơn

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: Nghiên cứu nhu cầu tin của cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ

- Phạm vi nghiên cứu:

Không gian: 06 cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ (Cơ quan Bộ; Ban cơ yếu chính phủ; Ban tôn giáo chính phủ; Ban thi đua khen thưởng Trung ương; Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước; Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội)

Thời gian: Từ năm 2009 đến nay

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận: Luận văn sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, các quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác thư viện

- Phương pháp cụ thể

+ Phương pháp thống kê

+ Phương pháp so sánh, hệ thống hóa

+ Phương pháp quan sát

+ Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu

+ Phương pháp điều tra Xã hội học (phỏng vấn và điều tra bằng phiếu hỏi)

Phiếu điều tra gồm có 20 câu hỏi, các câu hỏi tập trung nhằm khai thác, tìm hiểu nội dung nhu cầu tin của người dùng tin cũng như thói quen, tập quán khai thác thông tin của người dùng tin Những kết quả điều tra sẽ cho chúng ta biết được đặc điểm nhu cầu tin của cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ

Tổng số phiếu điều tra được phát ra là 280 phiếu, số phiếu thu về là 250

7 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài

- Về mặt khoa học: Làm phong phú thêm lý luận về nhu cầu tin của người dùng tin nói chung và nhu

cầu tin của cán bộ quản lý nói riêng

- Về mặt ứng dụng: Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là cơ sở để các cơ quan tại Bộ Nội vụ đẩy mạnh

hơn nữa hoạt động thông tin của mình, đồng thời góp phần không nhỏ vào sự lớn mạnh, thành công của các cơ quan tại Bộ Nội vụ

8 Dự kiến kết quả nghiên cứu

Về học thuật: Làm rõ vai trò của thông tin đối với công tác quản lý của cán bộ công chức thuộc Bộ Nội

vụ

Về thực tiễn: Nhận diện nhu cầu tin của cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ, từ đó đề xuất một số biện pháp

đáp ứng nhu cầu tin cho đội ngũ cán bộ quản lý nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin tại Bộ Nội

vụ

9 Bố cục luận văn

Luận văn có dung lượng 90 trang trên khổ giấy A4 Ngoài phần mở đầu, tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn có cấu trúc gồm 03 chương:

Chương 1: Đặc điểm người dùng tin và vai trò của nhu cầu tin trong hoạt động thông tin thư viện tại Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc Bộ

Chương 2: Đặc điểm nhu cầu tin cảu cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc Bộ Chương 3: Các giải pháp thỏa mãn và phát triển nhu cầu tin của cán bộ quản lý

Chương 1 ĐẶC ĐIỂM NGƯỜI DÙNG TIN VÀ VAI TRÕ CỦA NHU CẦU TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN TẠI BỘ NỘI VỤ VÀ CÁC CƠ QUAN TRỰC THUỘC BỘ 1.1 KHÁI QUÁT VỀ BỘ NỘI VỤ VÀ CÁC CƠ QUAN TRỰC THUỘC BỘ

1.1.1 Khái quát chung về cơ quan Bộ

Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực:

tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; hội, tổ chức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; cơ yếu; văn thư, lưu trữ nhà nước và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật

1.1.2 Ban thi đua khen thưởng Trung ương

1 Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác thi đua, khen thưởng

2 Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương là cơ quan tương đương Tổng cục, có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốc huy, tài khoản riêng theo quy định của pháp luật và trụ sở làm việc đặt tại thành phố

Hà Nội

1.1.3 Ban cơ yếu chính phủ (Học viện mật mã)

Học Viện Kỹ Thuật Mật Mã, tiền thân là trường Cán bộ Cơ yếu Trung ương (15-4-1976), Trường Đại học kỹ thuật Mật mã (05-6-1985) và Viện Nghiên cứu khoa học kỹ thuật Mật mã (17-02-1980), được thành lập ngày 17-02-1995 trên cơ sở sáp nhập Trường Đại học Kỹ thuật Mật mã và Viện Nghiên cứu khoa học kỹ thuật Mật mã Học Viện Kỹ thuật Mật mã là trung tâm duy nhất của Việt Nam có chức năng đào tạo cán bộ có trình độ đại học, sau đại học và nghiên cứu khoa học kỹ thuật mật mã của ngành

Cơ yếu Việt Nam.Trải qua 27 năm xây dựng và phát triển, Học viện đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được

giao, lập được nhiều thành tích xuất sắc trong công tác nghiên cứu khoa học, đào tạo và xây dựng đơn

vị

1.1.4 Ban tôn giáo chính phủ

1 Ban Tôn giáo Chính phủ là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng

Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về lĩnh vực tôn giáo trong phạm vi cả nước và thực hiện các dịch vụ công thuộc lĩnh vực tôn giáo theo quy định của pháp luật

2 Ban Tôn giáo Chính phủ là cơ quan tương đương Tổng cục, có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốc huy, tài khoản riêng theo quy định của pháp luật và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội

1.1.5 Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước

1 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật

2 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc huy, tài khoản riêng theo quy định của pháp luật và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội

1.1.6 Trường Cao đ0ẳng Nội vụ Hà Nội

Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là một trong những Trường cao đẳng lớn, có uy tín Trước kia là trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng; theo Quyết định số 72/TCCB-TC ngày 25/04/1996 của Bộ trưởng Trưởng ban Ban Tổ chức-Cán bộ Chính phủ được đổi tên là Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I; theo quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCT ngày 15 tháng 6 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Giáo Dục

và Đào Tạo được đổi tên Trường Cao đẳng Văn Thư Lưu trữ Trung ương I

Được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ, ngày 21/4/2008 Thứ trưởng Thường trực Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký Quyết định số 2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương

I thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

1.2 NGƯỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN TRONG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ NỘI VỤ

1.2.1 Đặc điểm người dùng tin là cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc Bộ

Người dùng tin là cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc thực hiện các mục tiêu chung của Bộ Nội vụ Từ sau Đại hội IX (năm 2001), chức năng, phương thức hoạt động của Chính phủ được điều chỉnh và cải tiến: phân công, phân cấp; tách cơ quan hành chính công quyền với tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công; tiếp tục cải cách doanh nghiệp nhà nước, tách rõ chức năng quản lý nhà nước với sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp; tiếp tục cải cách thủ tục hành chính; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức trong sạch, có năng lực; thiết lập trật tự kỷ cương, chống quan liêu, tham nhũng… [20]

So với các Bộ thuộc khối các cơ quan Trung ương khác, Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc Bộ

có những đặc thù riêng và có các nhóm người dùng tin khác nhau như khối cơ quan hành chính, khối trường học… Mỗi nhóm người dùng tin có nhu cầu tin khác nhau, phụ thuộc vào tính chất hoạt động của từng nhóm đối tượng đó

Hoạt động cải cách hành chính và đào tạo cán bộ từ Trung ương tới địa phương đang được chú trọng và phát triển, tạo ra đội ngũ những người cán bộ có tài, có đức gánh vác trọng trách xây dựng đất nước

Với việc quản lý đa ngành, đa lĩnh vực tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, để phục vụ tốt nhu cầu tin của người dùng tin là cán bộ quản lý, các trung tâm thông tin thư viện thuộc Bộ cần cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng, phong phú hoạt động thông tin linh hoạt, mềm dẻo để tạo ra được các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp cho đối tượng là cán bộ quản lý

Đội ngũ cán bộ quản lý tại 06 cơ quan của Bộ Nội vụ chiếm số lượng khá lớn, gồm có từ cấp phó phòng, khoa, ban trở lên Họ là những người trực tiếp lãnh đạo đơn vị mình hoạt động của ngành nên cần được quan tâm đáp ứng nhu cầu tin ở mức cao

Nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý thành phần là các trưởng phó đơn vị trở lên tại 06 cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ công việc chủ yếu là tham gia vào công tác quản lý theo chuyên môn bổ nhiệm công tác

Người dùng tin là cán bộ quản lý kiêm giảng dạy tại các đơn vị trong Bộ là những người có độ tuổi trên 30 Đây là đội ngũ cán bộ quan trọng thúc đẩy sự đổi mới và phát triển trong các cơ quan thuộc Bộ

1.2.2 Nhu cầu tin trong hoạt động thông tin thư viện phục vụ cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc Bộ

1.2.2.1 Khái niệm về nhu cầu tin

Nhu cầu tin là một dạng của nhu cầu tinh thần, nhu cầu bậc cao của con người Nhu cầu nảy sinh trong quá trình thực hiện các loại hoạt động khác nhau của con người Thông tin về đối tượng hoạt động, về môi trường và phương tiện hoạt động là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả hoạt động của con người

1.2.2.2 Vai trò của nhu cầu tin trong hoạt động thông tin thư viện tại Bộ Nội vụ và các cơ quan trực thuộc Bộ

Nhu cầu tin của người dùng tin là nguồn gốc nảy sinh hoạt động thông tin thư viện Không có người dùng tin sẽ không tồn tại hoạt động thông tin thư viện Hoạt động thông tin thư viện muốn tồn tại và phát triển phải dựa vào nhu cầu của người dùng tin trong từng thời điểm cũng như địa bàn cụ thể [2, tr.8]

Người dùng tin là những người sẽ đánh giá các sản phẩm và dịch vụ của cơ quan thông tin thư viện

đó Từ những đánh giá, nhận xét của người dùng tin mà các cơ quan thư viện có thể điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của người dùng tin

Trước sự thay đổi của đất nước, trong thời kỳ hội nhập mở cửa ngày nay, Việt Nam đã tham gia các

tổ chức kinh tế chính trị quan trọng của khu vực và thế giới như WTO, ASEM, ASEAN

Tính hướng đích trong nhu cầu tin của đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ thể hiện rất rõ vì tất cả các yêu cầu tin của đối tượng này đều tập trung vào các thông tin đã được

xử lý, sàng lọc và gắn liền với các chương trình, mục tiêu phát triển của toàn ngành nội vụ từ nay đến năm 2020

Chương 2 ĐẶC ĐIỂM NHU CẦU TIN CỦA CÁN BỘ QUẢN LÝ TẠI BỘ NỘI VỤ VÀ CÁC CƠ QUAN TRỰC THUỘC BỘ 2.1 ĐẶC ĐIỂM NỘI DUNG NHU CẦU TIN

2.1.1 Nhu cầu về nội dung tài liệu

Kết quả khảo sát cho thấy lĩnh vực thông tin mà các cán bộ, quản lý lãnh đạo tại các cơ quan thuộc

Bộ Nội vụ quan tâm nhiều nhất là lĩnh vực về khoa học xã hội chiếm 24.8% trên tổng số các lĩnh vực

mà họ quan tâm Tiếp đến là lĩnh vực về kinh tế chiếm 24.4% trên tổng số Nhìn trên bảng số liệu trên

chúng ta có thể nhận thấy các lĩnh vực tài liệu mà nhà quản lý quan tâm cũng tương đối đồng đều Lĩnh vực kinh tế và khoa học xã hội trong thực tế rất quan trọng của nó đối với các nhà quản lý lãnh đạo các

cơ quan trong Bộ Nội vụ

Có thể thấy rằng nhóm nội dung thông tin được nhiều nhà quản lý quan tâm thuộc phạm vi mà họ đang trực tiếp quản lý, hay những lĩnh vực mang tính giải trí, các thông tin đang được cập nhật diễn ra hàng ngày…

2.1.2 Nhu cầu về ngôn ngữ của tài liệu

Trong giai đoạn hiện nay, thời kỳ hội nhập và phát triển, các nhà quản lý, lãnh đạo tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ quan tâm đến rất nhiều lĩnh vực Bên cạnh tìm kiếm tài liệu bằng tiếng Việt, nhu cầu nghiên cứu các tài liệu được viết bằng nhiều thứ tiếng khác nhau không còn xa lạ với bạn đọc

Tài liệu hiện nay rất phong phú và đa dạng, nhiều nguồn, bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau

Tài liệu bằng tiếng Việt được ưu tiên sử dụng, bởi nó là ngôn ngữ bản địa, thuận lợi vì không phải tất cả các cán bộ quản lý đều có khả năng đọc tài liệu nước ngoài Theo kết quả khảo sát, ngôn ngữ được

sử dụng nhiều nhất là tiếng Việt với 100% người dùng tin sử dụng Tiếp đó là tiếng Anh với 85.6 % người sử dụng và tiếng Nga với 47.2% người sử dụng Điều này cho thấy ngôn ngữ mà các nhà quản lý, lãnh đạo quan tâm hàng đầu là các tài liệu bằng tiếng Việt đây là phương tiện giao tiếp chính của các

nhà quản lý, lãnh đạo

Tiếng Nga cũng là ngôn ngữ được các nhà quản lý, lãnh đạo tại các cơ quan Bộ Nội vụ quan tâm nhiều do nhiều cán bộ được đào tạo, nghiên cứu học tập tại Nga Tài liệu bằng tiếng Nga cũng được sử dụng nhiều

2.1.3 Nhu cầu về hình thức của tài liệu

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tác động và làm thay đổi tới mọi mặt của đời sống xã hội, các loại hình tài liệu cùng ngày càng đa dạng, phong phú cả về nội dung và hình thức Hiện nay tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ đang duy trì hai nguồn tài liệu chính là nguồn thông tin điện tử và nguồn tài liệu trên giấy

- Nguồn thông tin điện tử chủ yếu là các Website, CD-ROM, các CSDL điện tử toàn văn theo một chủ đề, các phim ảnh, băng tiếng lưu trữ dưới dạng điện tử

- Nguồn thông tin trên giấy gồm có sách, báo, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo dự án, bản tin (dưới dạng giấy và điện tử)…

Để quản lý tốt và nắm bắt được các thông tin mới cập nhật phục vụ cho việc phát triển của cơ quan trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, các nhà quản lý không chỉ có nhu cầu về một loại hình tài liệu mà

họ có nhu cầu sử dụng đồng thời rất nhiều loại hình tài liệu khác nhau Điều này thể hiện sự nhạy bén với thời cuộc cũng như khả năng tiếp cận nguồn tin của cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ Ngoài tài liệu mang tính thời sự, ý nghĩa chính trị sâu sắc, cán bộ quản lý đã có sự chọn lọc và tìm kiếm những tài liệu mang tính khoa học như các báo cáo khoa học, sách tham khảo…

2.2 TẬP QUÁN SỬ DỤNG THÔNG TIN

2.2.1 Thời gian dành cho việc sử dụng thông tin

Tập quán sử dụng thông tin của người dùng tin là những thói quen tìm kiếm và sử dụng thông tin của người dùng tin Tìm hiểu, nắm vững tập quán, thói quen sử dụng thông tin của người dùng tin là cơ

sở để các cơ quan thông tin trong Bộ Nội vụ có những điều chỉnh hoạt động phù hợp, đạt hiệu quả cao nhất nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu tin cho đối tượng người dùng tin là cán bộ quản lý

Người dùng tin là cán bộ quản lý, lãnh đạo có nhu cầu tin khá cao Theo số liệu điều tra, các nhà quản lý lãnh đạo thường xuyên tìm kiếm thông tin chiếm 46%; thỉnh thoảng tìm kiếm thông tin chiếm 34.4%; không bao giờ tìm kiếm thông tin chiếm 19.6% Điều này cho thấy nhu cầu tìm kiếm và tiếp nhận thông tin đối với cán bộ quản lý, lãnh đạo rất cao

Đối với các nhà quản lý, lãnh đạo thông tin có vai trò quan trọng trong công việc hàng ngày và trong việc ra quyết định, nhất là thời đại thông tin toàn cầu và thời kỳ hiện đại hoá công nghiệp hiện nay Để nắm bắt và xử lý thông tin để ra được quyết định kịp thời và hợp lý, các nhà quản lý cũng dành nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin

2.2.2 Phương thức tiếp cận thông tin

Các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ đều có trung tâm thông tin thư viện nên việc sử dụng thông tin nhằm thoả mãn nhu cầu tin cho cán bộ quản lý phần lớn đã được đáp ứng kịp thời và đầy đủ Tại các cơ quan thuộc Bộ các trung tâm thông tin đã tổ chức cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của riêng đơn vị mình nhằm đáp ứng nhu cầu cho các nhà quản lý và người dùng tin tại cơ quan, nổi bật là các thông tin như báo, tạp chí, sách, bản tin điện tử…

Thông tin theo chuyên đề cũng được các nhà quản lý quan tâm, thông tin này nhằm đáp ứng nhu cầu tin theo từng thời điểm Ngoài ra các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ còn tổ chức các dịch vụ thông tin nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin cho cán bộ quản lý Dịch vụ này được tổ chức bằng nhiều hình thức khác nhau như hỏi đáp; dịch vụ cung cấp thông tin bằng tài liệu trực tiếp phục vụ cho các cán bộ quản

lý lãnh đạo Theo bảng thống kê điều tra trên chúng ta có thể thấy hình thức trực tiếp yêu cầu chiếm tỷ

lệ cao nhất, chiếm 88% Do mỗi cơ quan thuộc Bộ Nội vụ đều có trung tâm thông tin thư viện, việc đặt yêu cầu trực tiếp được cán bộ quản lý sử dụng phổ biến và nhiều hơn cả, tiếp đến là thư điện tử, thông tin điện tử

2.2.3 Nguồn khai thác thông tin chính

Tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ đều có trung tâm thông tin thư viện đã và đang được xây dựng hiện đại Điều này cho thấy các cơ quan đều thấy rõ tầm quan trọng của thông tin đối với người dùng tin Số lượng tài liệu tại các cơ quan thuộc Bộ rất phong phú như tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội lượng tài liệu tham khảo là trên 10.000 tài liệu; sách giáo trình, tập bài giảng là 60.000 đầu sách, ngoài

ra còn có luận văn, luận án các công trình nghiên cứu khoa học của các cán bộ…

Hàng năm các cơ quan trong Bộ Nội vụ đã đầu tư xây dựng cả về cơ sở vật chất và trang thiết bị nhằm xây dựng các Trung tâm thư viện trong Bộ theo mô hình thư viện điện tử phát triển xứng tầm với các nước trong khu vực Như vậy chúng ta có thể thấy nguồn khai thác thông tin của cán bộ quản lý rất

đa dạng mà người dùng tin có thể lựa chọn và sử dụng nguồn tin theo sở thích

2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG

2.3.1 Tính chất nhu cầu tin của cán bộ quản lý

Trong những năm trở lại đây nhu cầu tin của cán bộ quản lý ngày càng gia tăng Ngoài các yếu tố khách quan đã nêu trên, còn có yếu tố chủ quan tác động đến sự gia tăng nhu cầu tin là do việc làm tốt các dịch vụ hỏi đáp tại các trung tâm thông tin thư viện trong Bộ

Như vậy có thể thấy rằng những nhu cầu tin nổi bật của cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ chính là những nhu cầu tin liên quan đến các vấn đề đang được quan tâm trong cơ quan mình hoặc các vấn đề trên thế giới

2.3.2 Mức độ đáp ứng nhu cầu tin của cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ và các cơ quan thuộc Bộ

Vốn tài liệu: là yếu tố quan trọng cấu thành lên hoạt động thông tin thư viện Vốn tài liệu là cơ sở

để phát triển các sản phẩm và dịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin của người dùng tin, nhận thức

rõ tầm quan trọng của vốn tài liệu trong việc đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng người dùng tin nhất là các cán bộ quản lý trong các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, các trung tâm thư viện đã và đang chú trọng đầu tư cho công tác bổ sung các loại hình tài liệu truyền thống và điện tử

Sản phẩm và dịch vụ thông tin – thư viện: là kết quả của quá trình xử lý thông tin Sản phẩm thông

tin phục vụ cho nhu cầu tra cứu của người dùng tin như danh mục sách, mục lục, thư mục… và các dịch

vụ như dịch vụ cung cấp tài liệu sách tham khảo, giáo trình, đề tài khoa học, sao chụp tài liệu… Hiện nay các các sản phẩm và dịch vụ thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ vẫn còn đơn điệu chưa đa dạng hoá được các sản phẩm và dịch vụ thư viện mới chỉ dừng lại ở các sản phẩm và dịch vụ truyền thống

- Thời gian phục vụ: Thời gian mở cửa và phương thức phục vụ tại các trung tâm thông tin thư

viện nhằm khai thác tốt các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại các thư viện thuộc Bộ Nội vụ

- Cơ sở vật chất: Hiện nay các thư viện trong Bộ đã triển khai các đề án nâng cấp thư viện thành

một cơ sở hiện đại, nhận thấy rõ tầm quan trọng của thư viện trong việc lưu trữ và khai thác các nguồn lực thông tin cho mọi đối tượng người dùng tin, các thư viện đã học tập và áp dụng các mô hình thư viện tiên tiến để triển khai cho thư viện cơ quan

Yếu tố ảnh hưởng trực tiếp nhất tới nhu cầu tin của cán bộ quản lý tại Bộ Nội vụ trong thời điểm hiện nay theo chúng tôi là hiệu quả hoạt động thông tin thư viện tại các trung tâm thông tin chưa cao Phương thức thoả mãn thông tin là yếu tố quan trọng đối với việc thoả mãn và phát triển nhu cầu tin

Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP THỎA MÃN VÀ PHÁT TRIỂN NHU CẦU TIN CỦA CÁN BỘ QUẢN

LÝ 3.1 NHÓM GIẢI PHÁP THỎA MÃN NHU CẦU TIN CỦA CÁN BỘ QUẢN LÝ

3.1.1 Phát triển nguồn lực thông tin

Nguồn lực thông tin là một nguồn tài nguyên đặc biệt của mỗi quốc gia Việc tiếp cận và nắm bắt thông tin kịp thời sẽ giúp cho quốc gia đó làm chủ được thông tin và giành ưu thế thắng lợi trên mọi lĩnh vực Vì vậy các quốc gia đều tăng cường phát triển nguồn lực thông tin để tạo cơ hội phát triển cho đất nước mình

Tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ để tạo khả năng thỏa mãn nhu cầu tin ngày càng cao của cán bộ quản lý, giải pháp đầu tiên là phát triển nguồn lực thông tin

Hiệu quả hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện phụ thuộc vào chất lượng và sự đầy đủ của nguồn tin

Xây dựng chính sách bổ sung hợp lý

Đội ngũ cán bộ quản lý có cuộc sống rất phong phú về vật chất, đa dạng về trình độ đào tạo, nhu cầu về thông tin rất lớn và rộng, do đó việc đáp ứng và phát triển nhu cầu tin cho họ là rất quan trọng Các trung tâm thông tin trực thuộc Bộ cần lập kế hoạch chiến lược phát triển nguồn lực thông tin phù

hợp với nhu cầu tin của cán bộ quản lý Tại các trung tâm thông tin thư viện thuộc các cơ quan Bộ Nội

vụ thường duy trì hai dạng tài liệu là tài liệu trên giấy và tài liệu điện tử

Chú trọng phát triển các nguồn tin điện tử; Đa dạng hoá các loại hình tài liệu như: Củng cố và tăng cường nguồn lực tin nội sinh; đảm bảo thu thập, xử lý, lưu trữ và phổ biến nguồn tin nội sinh có hiệu quả tại các thư viện trong Bộ Nội vụ nguồn nội sinh bao gồm các luận văn, luận án, khoá luận tốt nghiệp, đồ án tốt nghiệp, các tài liệu điều tra, hồ sơ các thí nghiệm, giáo trình, tập bài giảng….; Xây dựng một danh mục tạp chí hạt nhân căn cứ vào chuyên môn, nghiệp vụ cụ thể của đơn vị mình, đảm bảo cân đối giữa kinh phí và thứ tự ưu tiên; Chú trọng phát triển đa dạng các ngôn ngữ của tài liệu, nhất

là tài liệu bằng tiếng Anh trên căn cứ nhu cầu của người dùng tin

Tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin

Chia sẻ nguồn lực thông tin là giải pháp thiết thực để tiết kiệm ngân sách, tận dụng được nguồn tin

đã có ở thư viện làm tăng tiềm lực thông tin, tạo ra mức độ đầy đủ cao của nguồn lực thông tin, làm thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của người dùng tin

Chia sẻ nguồn lực thông tin nhằm mục đích: Tăng cường truy cập tới các nguồn tin khác; Sử dụng nguồn lực thông tin có hiệu quả hơn; Tiết kiệm ngân sách và các nguồn lực khác (nhân lực, vật lực, trí lực)

Vấn đề xây dựng, tổ chức chia sẻ và phát triển nguồn lực thông tin luôn được các thư viện thuộc

Bộ Nội vụ coi trọng Một trong những tiêu chí đánh giá chất lượng phục vụ của mỗi cơ quan thông tin thư viện là mức độ đầy đủ của nguồn lực thông tin và khả năng đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin Xây dựng trang web về các thư viện trong các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, nhằm thực hiện tốt việc khai thác và chia sẻ các nguồn lực thông tin giữa các cơ quan trong Bộ Nội vụ

3.1.2 Đa dạng hóa và nâng cao chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ thông tin

Các sản phẩm và dịch vụ thông tin giúp cho cán bộ quản lý tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ tiếp cận tới các nguồn tin được nhanh nhất, từ đó có những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý của mình

Việc tạo dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng sẽ tác động kích thích nhu cầu tin của người dùng tin Đây là động lực để các cơ quan thông tin thư viện cải tiến các hoạt động của thư viện mình và nâng cao vị trí, tạo dựng niềm tin với người sử dụng

Phát triển các sản phẩm thông tin phù hợp với tập quán sử dụng thông tin

Hệ thống mục lục truyền thống: Là công cụ tìm tin quan trọng tại các thư viện thuộc Bộ đã được tổ chức tương đối tốt, các thư viện cũng đã thường xuyên hiệu chỉnh, củng cố và cập nhật mới Cần hoàn thiện hệ thống phích tiêu đề, phích chỉ chỗ, loại bỏ những phích phản ánh tài liệu đã thanh lý, cập nhật những tài liệu mới nhập về thư viện…; Thư mục là công cụ tìm tin hữu ích giúp cho cán bộ quản lý (người dùng tin) tra tìm thông tin về tài liệu cần tìm;

Hệ thống tra cứu điện tử; Các cơ sở dữ liệu điện tử được xây dựng nhằm quản lý nguồn tin, đồng thời giúp người sử dụng tra tìm tin một cách nhanh chóng, chính xác, tồn tại song song cùng với hệ thống mục lục truyền thống; Tra cứu trên Internet hiện nay cũng được các cán bộ quản lý quan tâm và

sử dụng, việc tra cứu tin trên Internet là việc làm cần thiết và mang lại hiệu quả cao, việc hướng dẫn và định hướng cho cán bộ quản lý tìm tin trên Internet là trách nhiệm của những người làm công tác thông tin; Phát triển các sản phẩm mới như biên soạn các tạp chí tóm tắt

Cần từng bước triển khai các sản phẩm thông tin tổng luận, tạo ra sự phong phú và đa dạng trong các loại hình sản phẩm thông tin của các thư viện; Xây dựng bản tin điện tử… Có thể nói trong điều

kiện hiện nay các thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ hệ thống máy tính đã được kết nối mạng Internet và trong các đơn vị lại được kết nối mạng LAN

Đa dạng hoá các dịch vụ thông tin

Dịch vụ thông tin hiện nay không chỉ là mối quan tâm hàng đầu đối với các nhà nghiên cứu, những người trực tiếp làm công tác thông tin thư viện mà nó còn đóng vai trò rất quan trọng đối với những người làm công tác quản lý Sự kết hợp chặt chẽ giữa các trung tâm thông tin thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ là yếu tố trực tiếp tác động và chi phối tới việc phát triển các dịch vụ thông tin

Tạo không gian đọc cũng là việc làm cần thiết, giúp người đọc liên kết với nhau trong quá trình đọc

và giúp bạn đọc có điều kiện trao đổi thông tin với nhau Triển khai các loại dịch vụ liên quan tới việc đáp ứng các dạng nhu cầu tin Các trung tâm thông tin thư viện tại Bộ Nội vụ cần duy trì tốt các loại hình dịch vụ đã triển khai, đồng thời phát triển hơn nữa các loại hình dịch vụ như: Dịch vụ hỏi đáp; Dịch vụ tìm tin…

Cải tiến phương thức phục vụ cán bộ quản lý

Để phục vụ tốt cho người dùng tin, đối tượng là các cán bộ quản lý, tại các trung tâm thông tin thư viện thuộc Bộ Nội vụ đã có những cải tiến mới đó là các phương thức phục vụ nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của người dùng tin như các trung tâm thông tin thư viện đã cải tiến cách tổ chức, sắp xếp kho tài liệu khoa học hơn dễ cho việc quản lý và tra tìm tài liệu

Tạo thuận lợi để độc giả tiếp cận kho sách, tự do vào kho, trực tiếp chọn lựa sách theo yêu cầu;

Áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện trong quản lý và thông tin chính xác và nhanh chóng; Thư viện cần có những quan điểm, phương thức phục vụ mới, đồng thời phải được lãnh đạo cơ quan, đơn vị có những biện pháp đầu tư thích hợp như: Có nguồn kinh phí đầu tư ổn định, có chiến lược phát triển lâu dài cho trung tâm thông tin thư viện có chính sách khuyến khích kịp thời đối với cán bộ thư viện để họ toàn tâm toàn ý với công việc của mình

3.1.3 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện

Ứng dụng công nghệ thông tin trong các thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ là một xu thế tất yếu, nó là điều kiện cần thiết để nâng cao chất lượng hoạt động của các thư viện trong giai đoạn hiện nay

Nhận thấy rõ tầm quan trọng của công nghệ thông tin hiện nay tất cả các thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ đã bước đầu ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào các hoạt động thông tin thư viện theo mô hình xây dựng thư viện điện tử

Các thư viện trong Bộ Nội vụ cùng nằm trong một hệ thống thuộc Bộ, nên việc lựa chọn phần mềm cần có sự thống nhất và đồng bộ, để quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả

Bên cạnh đó các cơ quan thông tin thư viện thuộc Bộ Nội vụ cũng cần mạnh dạn triển khai mạng thông tin diện rộng để đạt được không gian thông tin thống nhất, đảm bảo ngôn ngữ tìm tin với các chuẩn, khổ mẫu trao đổi thông tin và các giao dịch liên quan thống nhất, đảm bảo cho việc truy cập thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và đơn giản nhất cho các đối tượng người dùng tin

3.1.4 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ thông tin - thư viện

Cán bộ thư viện đóng vai trò quyết định trong quá trình hoạt động cũng như phát triển của Trung tâm thông tin thư viện tại các cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, họ là cầu nối giữa nguồn lực thông tin và người dùng tin

Ngày nay khi công nghệ thông tin trở thành yếu tố quan trọng trong các hoạt động của thư viện, vai trò cán bộ thư viện cũng có nhiều thay đổi, ngoài các công việc chuyên môn như bảo quản, cho mượn