Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay: khảo sát, đánh giá tình hình quản lý tài liệu điện tử tại 05 cơ quan: Tr
Trang 1Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các
lưu trữ lịch sử hiện nay Nguyễn Thị Thùy Linh
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Luận văn Thạc sĩ ngành: Lưu trữ; Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn: TS Nguyễn Thị Liên Hương
Năm bảo vệ: 2011
Abstract Khái quát lại những vấn đề lý thuyết liên quan tới tài liệu điện tử (như
định nghĩa, đặc điểm, giá trị tài liệu); quản lý tài liệu điện tử ; cấu trúc, nguyên tắc
và yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 15489 Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay: khảo sát, đánh giá tình hình quản lý tài liệu điện tử tại 05 cơ quan: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV và Kho Lưu trữ Văn phòng trung Ương Đảng, qua đó thấy được sự cần thiết phải áp dụng ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử và đưa ra các nội dung
áp dụng tiêu chuẩn trong nghiệp vụ lưu trữ cũng như quản lý lưu trữ đối với tài liệu điện tử Đề xuất các giải pháp áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu
điện tử
Keywords Lưu trữ học; Tiêu chuẩn Iso; Tài liệu điện tử; Quản lý tài liệu
Content
LỜI NÓI ĐẦU
1 Lí do chọn đề tài
Ngày nay, sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ cùng sự bùng nổ của thông tin số đã đem lại những tác động không nhỏ tới mọi mặt đời sống xã hội Ngành lưu trữ cũng không nằm ngoài sự tác động đó, cũng phải tiếp nhận những yếu tố mới, với những yêu cầu mới, nhiệm vụ mới Hòa trong xu thế phát triển của kỷ nguyên khoa học hiện đại và xuất phát từ thực tế quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức, một loại hình tài liệu mới đã được hình thành, đó là tài liệu điện tử
Khác với tài liệu truyền thống - thông tin được ghi trên giấy và con người có thể cầm đọc được trực tiếp, trong bất cứ hoàn cảnh nào thì đối với tài liệu điện tử, thông tin được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai
Trang 2thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích Có thể nói, tài liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn, các vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cũng như vấn đề quản lý đối với tài liệu lưu trữ điện tử đang là cơ hội và thách thức đối với những người làm công tác lưu trữ, đòi hỏi phải được đầu tư nghiên cứu sâu rộng hơn nữa
Nghiên cứu về áp dụng tiêu chuẩn quốc tế vào quản lý tài liệu điện tử sẽ giúp chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức; phát huy giá trị của loại hình tài liệu lưu trữ mới - tài liệu lưu trữ điện tử Với việc liên hệ tới công tác quản lý tài liệu điện
tử tại các kho lưu trữ trung ương, mà cụ thể ở đây là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV
và Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, đề tài sẽ trở nên thực tế, những lý thuyết được đưa ra không chỉ đơn thuần là lý luận suông, mà trái lại đã được nghiên cứu áp dụng và được minh chứng trong thực tiễn
Có một cái nhìn đúng đắn về tài liệu điện tử, đồng thời làm tốt công tác quản lý loại hình tài liệu lưu trữ điện tử không chỉ góp phần tối ưu hoá thành phần Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam mà còn góp phần vào sự nghiệp bảo tồn di sản văn hoá dân tộc, di sản văn hoá nhân loại trong thời đại mới
Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi có điều kiện để liên hệ giữa lý luận và thực tiễn, để so sánh giữa tài liệu điện tử với các loại hình tài liệu khác, để thấy được thuận lợi cũng như khó khăn trong công tác quản lý tài liệu điện tử, trong việc triển khai các nghiệp vụ vưn thư, lưu trữ đối với loại hình tài liệu này… đó sẽ là những kiến thức bổ ích phục vụ cho công việc của chúng tôi sau này
Chính vì những lý do trên nên chúng tôi đã lựa chọn vấn đề “Nghiên cứu áp dụng
tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay”
làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học
2 Mục tiêu của đề tài
Với lí do nêu trên, chúng tôi thực hiện đề tài này nhằm tới mục tiêu:
Một là, đưa ra quan điểm cả tác giả về các vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử và tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489
Hai là, phản ánh chân thực thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay
Ba là, trên cơ sở khảo sát thực tiễn, chúng tôi mong muốn đề xuất một số giải pháp áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả nói chung của ngành lưu trữ nước nhà trong thời đại mới
3 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về tài liệu điện tử đã và đang được tiến hành dưới nhiều góc độ, cả về lý luận và thực tiễn
Thứ nhất, dưới góc độ lý luận, trước hết phải kể đến giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” Cuốn giáo trình đã cung cấp những kiến thức cơ bản về các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó là các cuốn sách chuyên khảo như: “Tài liệu điện tử trong quản lý” (Nguyễn Cảnh Đương - dịch), “Quản lý tài liệu điện tử” – tài liệu hướng dẫn của Lưu trữ Quốc gia Mỹ, “Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử” (Bộ Quốc Phòng úc - sách dịch); cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ” của Tiến sĩ Dương Văn Khảm, do Nhà Xuất bản chính trị quốc gia xuất bản tại Hà Nội, năm 1994 Nội dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của công nghệ thông tin và việc ứng dụng công
Trang 3nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn bản là một nội dung nhỏ trong cuốn sách
Thứ hai là các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước trong “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”; “Kỷ yếu hội nghị SARBICA
về xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử” năm 2004
- Đề tài khoa học cấp ban đảng của Vũ Hồng Mây: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh năm 2010; Đề tài cấp Bộ của TS Lưu Kiếm Thanh về “Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay” năm 2008; Đề tài khoa học cấp ngành của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” do thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì Nội dung của đề tài chủ yếu mới tập trung vào việc giải quyết các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học và hoạt động theo chế độ cục bộ; Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư tại các cơ quan nhà nước”
do ThS Nguyễn Trọng Biên làm chủ nhiệm: đề tài đã giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 900 với các phiên bản đến năm 2000 và phân tích khả năng áp dụng của nó trong công tác văn thư của các cơ quan nhà nước
Thứ ba, nghiên cứu về tài liệu điện tử cũng đã được nhận được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như bài viết của tác giả Cam Anh Tuấn: “Áp dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thư - một số kinh nghiệm thực tiễn”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2009; Cảnh Đương - Đức Mạnh: “Bàn về khái niệm tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8, 2008; Dương Mạnh Hùng: “Trao đổi về lập hồ sơ điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
6, 2008; Lê Thị Mùi: “Bàn về phương pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu và các chiến lược bảo quản tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2007…
Thứ tư, các khoá luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (được bảo quản tại tư liệu của Khoa) như: “Quản lý văn bản trong văn thư của một cơ quan” của sinh viên Phạm Thu Huyền; đề tài “Nội dung ứng dụng tin học để xây dựng cơ sở
dữ liệu trong văn thư của một cơ quan” của sinh viên Nguyễn Thu Huyền, “ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Bộ Khoa học - Công nghệ” của sinh viên Nguyễn Thị út Trang; đề tài luận văn thạc sĩ khoa học: “ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004; đề tài “nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO
9000 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các TTLTQG” của ThS Nguyễn Thị Chinh năm 2006…
Tuy nhiên, qua khảo sát, chúng tôi chưa thấy có đề tài khoa học nào tiếp cập trực tiếp tới vấn đề nghiên cứu, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử
4 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu vấn đề chung nhất về tài liệu điện tử như thành phần tài liệu, giá trị tài liệu, thực trạng tài liệu và nghiên cứu về thực tiễn công tác thu thập, quản lý tài liệu điện tử tại các đơn vị sự nghiệp chính, đó
là các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Kho Lưu trữ văn phòng Trung ương Đảng
Trang 4Song bên cạnh đó, chúng tôi cũng tìm hiểu, liên hệ tới các lưu trữ lịch sử tỉnh, các lưu trữ chuyên ngành khác nhằm khảo sát, liên hệ thực tế, giúp chúng tôi có được cái nhìn khách quan nhất về thực trạng quản lý loại hình tài liệu này
Qua đó, chúng tôi xin đề xuất một số giải pháp thiết thực nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu điện tử, mà cụ thể hơn là tài liệu lưu trữ điện tử
5 Nguồn tư liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu chính như sau:
- Trước hết, để trang bị kiến thức lý luận chung về vấn đề nghiên cứu, chúng tôi đã tìm đọc các sách, giáo trình liên quan như: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”; các cuốn sách về tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử trong và ngoài nước…
- Các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công văn giấy tờ và công tác lưu trữ từ 1945 đến nay; các văn bản pháp luật liên quan tới tài liệu điện tử như Luật Giao dịch điện tử; các
bộ tiêu chuẩn, tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn quốc tế liên quan tới tiêu chuẩn ISO 15489; các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của 03 cơ quan được chọn để khảo sát trong quá trình làm luận văn… Đây là nguồn tư liệu quan trọng cung cấp cho chúng tôi những thông tin về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước và các quy định của quốc
tế trong công tác xây dựng, tổ chức công tác lưu trữ - đây là những căn cứ để chúng tôi đưa ra được những kiến nghị và giải pháp hợp lý cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản
lý tài liệu điện tử…
- Các công trình nghiên cứu khoa học, các Khóa luận tốt nghiệp, Luận văn Thạc sỹ; Luận án Tiến sỹ về các vấn đề có liên quan - được chúng tôi tham khảo từ Thư viện Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và từ Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
- Một số bài viết, bài nghiên cứu đăng trên các tạp chí: Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Cải cách hành chính, Tạp chí tổ chức nhà nước…
- Bản gốc, bản sao tài liệu lưu trữ của các cá nhân, gia đình, dòng họ tại các địa phương, các Viện Bảo tang, các Lưu trữ lịch sử…
- Đồng thời, chúng tôi đã tham khảo, tiếp cận các nguồn thông tin trên internet (các e-book, bài báo điện tử, các website lưu trữ của Việt Nam và một số quốc gia trên thế giới như Singapore, Anh, Mỹ…);
Những nguồn tư liệu trên đã cung cấp cho chúng tôi những kiến thức hữu ích về lý luận và thực tiễn, giúp chúng tôi hoàn thiện được luận văn này
6 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài nghiên cứu này, chúng tôi đã kết hợp sử dụng những phương pháp truyền thống và hiện đại:
Phương pháp phân tích và tổng hợp;
Phương pháp sử liệu học;
Phương pháp khảo sát tài liệu;
Phương pháp hệ thống;
Phỏng vấn trực tiếp;
Phương pháp so sánh;
Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp logic cũng được chúng tôi kết hợp sử dụng trong quá trình nghiên cứu Các kết quả nghiên cứu được chúng tôi nhìn nhận dưới quan điểm phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh
Trang 57 Bố cục của đề tài
Ngoài lời nói đầu và phần kết luận, phần nội dung khoá luận được chia làm các phần chính như sau:
Chương 1: Tổng quan về tài liệu điện tử và tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489
Ở chương này, chúng tôi khái quát lại những vấn đề lý thuyết liên quan tới tài liệu điện tử (như định nghĩa, đặc điểm, giá trị tài liệu); quản lý tài liệu điện tử ; cấu trúc, nguyên tắc và yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 15489
Chương 2: Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử tại các lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay
Trên cơ sở nắm vững lý thuyết ở chương 1, chúng tôi tiến tới khảo sát, đánh giá tình hình quản lý tài liệu điện tử tại 04 cơ quan: TTLTQG I, II, III, IV và Kho Lưu trữ VPTW Đảng Trên cơ sở đó, chúng tôi thấy được sự cần thiết phải áp dụng ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử và đưa ra các nội dung áp dụng tiêu chuẩn trong nghiệp vụ lưu trữ cũng như quản lý lưu trữ đối với tài liệu điện tử
Chương 3: Đề xuất các giải pháp áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử
Từ thực tế khảo sát, chúng tôi đưa ra các bước tiến hành cũng như đề xuất những giải pháp thiết thực nhằm áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào công tác quản lý tài liệu điện tử
Những quan điểm, vấn đề được chúng tôi nêu ra trong luận văn này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Do đó chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thày
cô cùng các bạn để làm cho những nhận thức về tài liệu điện tử trở nên đầy đủ và toàn diện hơn Trên cơ sở đó, nếu có thể, sẽ đưa ra được những giải pháp hiệu quả nhằm thu thập, bảo
vệ an toàn, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử nói chung
Trong quá trình triển khai đề tài, chúng tôi đã gặp phải nhiều khó khăn Nhưng được
sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía các cán bộ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Hội Lưu trữ Việt Nam, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, các thầy cô giáo của Khoa Lưu trữ học
và Quản trị văn phòng và đặc biệt là sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của TS Nguyễn Liên Hương, chúng tôi đã có thể hoàn thành được đề tài luận văn này Nhân đây, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ
ISO 15489:2001 1.1 Khái niệm Tài liệu điện tử
1.1.1 Khái niệm tài liệu (Document)
Theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7420:2004 áp dụng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO
15489, ''Tài liệu (Document) là thông tin được ghi lại hoặc vật thể được xử lý như một đơn
vị" [54,tr.8] (“Document = Recorded information or object which can be treated as a unit'')
1.1.2 Khái niệm tài liệu điện tử ( Electronic Document)
Thuật ngữ “ Tài liệu điện tử” xuất hiện vào năm 1990, trong bộ môn Tài liệu học và được
sử dụng nhiều vào cuối những năm 1990 Trước thời gian đó, trong các tư liệu trong nước và nước ngoài người ta chỉ sử dụng một cách rộng rãi các thuật ngữ như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “Tài liệu trên vật mang từ tính”, “Tài liệu do máy định hướng” và thuật ngữ “Sơ đồ, biểu đồ máy vẽ”…
Trang 6Những khái niệm ban đầu về tài liệu điện tử được đưa ra từ sớm ở một số nước phát triển trên thế giới là nguyên nhân dẫn tới sự bất đồng về quan điểm khi tài liệu điện tử được giới nghiên cứu Việt Nam bước đầu quan tâm tìm hiểu Do vậy, trong đề tài này, chúng tôi sẽ căn cứ vào tiêu chuẩn ISO 15489 để đưa ra khái niệm về tài liệu điện tử Theo tiêu chuẩn, tài
liệu điện tử cũng là tài liệu và Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số
(digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hoá (digitalised)
1.1.3 Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử
Khái niệm Tài liệu lưu trữ điện tử là một khái niệm dựa trên cơ sở TLĐT kèm theo giá trị thông tin ở các mức độ khác nhau của tài liệu Cho tới thời điểm hiện tại – khi Luật Lưu trữ chưa được chính thức có hiệu lực thì TLLTĐT đã được định nghĩa một cách khái
quát như sau: “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu điện tử có giá trị ở các mức độ khác nhau về
chính trị, khoa học, kinh tế, xã hội và các lĩnh vực khác được lưu trữ trong môi trường điện
tử thuộc sở hữu của nhà nước hoặc tư nhân.” – Vũ Thị Phụng - Nguyễn Thị Chinh, “Một vài quan niệm về tài liệu điện tử” [5, tr.9]
Mọi tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ đều phải được lập thành hồ sơ Tài liệu lưu trũ điện tử cũng cần phải được lập thành các hồ sơ điện tử Qua khảo sát, một số hướng dẫn, tiêu chuẩn quốc tế về Quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 15489-1 xác định một cách đầy
đủ hơn các đặc trưng (yêu cầu chung và 4 đặc trưng cụ thể) của hồ sơ (trong đó có hồ sơ điện tử) như sau:
* Tính xác thực
* Tính tin cậy
* Tính khả dụng
* Tính toàn vẹn
1.1.4 Đặc điểm tài liệu điện tử
Tài liệu điện tử là một loại tài liệu đặc biệt Tính đặc biệt của tài liệu điện tử được thể hiện ở các điểm sau:
Đầu tiên là đặc điểm về cách biểu diễn thông tin
Thứ hai là đặc điểm kết nối nội dung và phương tiện mang tin
Đặc điểm thứ ba là siêu dữ liệu của tài liệu điện tử
Trên cơ sở đó, những đặc điểm sau đây được coi là quan trọng để xác định tài liệu điện tử:
Tồn tại một cách hoàn chỉnh và không bị sửa đổi như khi nó được tạo ra và lưu giữ lúc ban đầu;
Có mối liên kết rõ ràng với các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài hệ thống số thông qua một mã số phân loại hoặc các chỉ số nhận dạng riêng khác dựa trên nguyên tắc phân loại;
Có ngữ cảnh hành chính, có thể nhận dạng được;
Có tác giả, địa chỉ và người tạo ra;
Phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung
1.2 Quản lý tài liệu điện tử
1.2.1 Quan niệm về quản lý tài liệu điện tử
Trang 7Trong đề tài này, chúng tôi nghiên cứu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, có nghĩa là nghiên cứu việc áp dụng tiêu chuẩn vào các công việc như xây dựng kế hoạch áp dụng, triển khai thực hiện, đánh giá chất lượng, đào tạo nhân lực… chứ không đơn thuần chỉ là xây dựng một hệ thống tin học để quản lý tài liệu điện tử Đây là cách mà chúng tôi hiểu thuật ngữ “quản lý” theo nghĩa rộng Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, chúng tôi cũng
sử dụng nghĩa hẹp của thuật ngữ quản lý, đó là khi đề cập tới việc tổ chức, lưu giữ tài liệu điện tử trong một hệ thống điện tử cụ thể Việc phân biệt rõ hai cách hiểu về thuật ngữ “quản lý” giúp cho những lập luận mà chúng tôi đưa ra được thống nhất và logic trong toàn bộ công trình nghiên cứu
1.2.2 Nội dung của quản lý tài liệu điện tử
Một trong những mục đích quan trọng của việc nghiên cứu vấn đề quản lý tài liệu điện tử đó là tìm ra được một tổ hợp các biện pháp để đảm bảo độ tin cậy, tính đầy
đủ, khả năng tiếp cận, tính vẹn toàn, hiệu lực pháp lý của những tài liệu đó (tức là những tính chất giống như tài liệu giấy, phục vụ, trước hết, như một chứng cứ) Tiêu chuẩn ISO 15489 liệt kê các công việc dưới đây thuộc phạm vi quản lý hệ thống tài liệu của các khuôn dạng:
a) Ban hành chính sách và các tiêu chuẩn trong lĩnh vực quản lý tài liệu của tổ chức; b) Phân định chức trách và quyền hạn quản lý tài liệu trong tổ chức;
c) Quy định và triển khai các thủ tục và các hướng dẫn chỉ đạo;
d) Đảm bảo hàng loạt các dịch vụ liên quan đến quản lý và sử dụng tài liệu (nhằm các mục đích đáp ứng các nhu cầu và bảo vệ lợi ích của tổ chức);
e) Thiết kế, áp dụng và quản trị các hệ thống chuyên môn hoá để quản lý tài liệu; h) Tích hợp quản lý tài liệu vào hệ thống quản lý và quy trình quản lý
1.2.3 Tổ chức lưu trữ ở Việt Nam hiện nay
Hệ thống lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay bao gồm:
- Lưu trữ lịch sử thuộc Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc cơ quan lưu trữ trung ương Bộ Nội vụ
- Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là Trung tâm Lưu trữ tỉnh)
- Lưu trữ lịch sử thuộc Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao
Có thể nói hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ cũng như hệ thống các kho, trung tâm để bảo quản tài liệu lưu trữ đã được tổ chức thống nhất trong
cả nước
1.2.4 Các văn bản pháp lý hiện hành liên quan tới tài liệu điện tử
Trong thời gian qua, nhiều văn bản pháp luật quan trọng đã được ban hành, tạo cơ sở
pháp lý cho quản lý TLĐT như:
* Các văn bản Luật:
- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006;
- Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 do Quốc Hội thông qua ngày 29/11/2005 về giao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định
- Luật Kế toán do Quốc hội thông qua ngày 17/6/2003 quy định về chứng từ điện tử
- Đặc biệt là sự ra đời của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm
Trang 82011 Đây là cơ sở pháp lý cao nhất cho ngành lưu trữ nước nhà nói chung và cho công tác lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng
* Bên cạnh đó là các văn bản hướng dẫn dưới Luật như:
* Ngoài các văn bản quy phạm pháp luật, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng đã ban hành một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến tài liệu điện tử như:
* Đối với hệ thống tổ chức của Đảng:
Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư trong thời gian qua
đã được Trung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng xây dựng, ban hành như Chỉ thị số
187, ngày 04-01-1971 của Ban Bí thư về tài liệu văn kiện; Quyết định số 22-QĐ/TW, ngày 23-9-1987 của Ban Bí thư (khóa VI) về một số điểm về công tác văn kiện và quản lý văn kiện của Ban Chấp hành Trung ương Đảng; Qui định số 403 của Văn phòng Trung ương về chế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng cấp tỉnh; Qui định số 667 của Văn phòng Trung ương
về chế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng và Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cấp Trung ương…
1.2.5 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay
1.2.5.1 Thực trạng tại Cục Lưu trữ VPTW Đảng
Kho lưu trữ Trung ương Đảng hiện đang bảo quản hơn 100 phông và sưu tập lưu trữ, tổng số tài liệu hiện có khoảng 30 nghìn cặp/hộp tài liệu, tương đương với 3 km giá Các kho lưu trữ của Đảng ở các địa phương hiên bảo quản khoảng 30 km giá tài liệu Tài liệu lưu trữ ở đây chủ yếu là tài liệu giấy, có một số tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình và một số cơ sở dữ liệu
Trong những năm 90 của thế kỷ XX, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng bắt đầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ
Bên cạnh đó trong khuôn khổ của Đề án 47 và Đề án 06 của Đảng Cộng sản Việt Nam, Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đặt ưu tiên số một cho việc xây dựng cơ sở
dữ liệu (CSDL) Văn kiện Đảng và CSDL Mục lục hồ sơ lưu trữ Cục đã hướng dẫn triển khai tại các cơ quan lưu trữ Đảng và về cơ bản hoàn thành việc xây dựng các CSDL: CSDL Văn kiện Đảng và CSDL Mục lục hồ sơ lưu trữ của từng cấp ủy Đảng Trong các CSDL Văn kiện Đảng, ngoài các siêu dữ liệu, đã lưu các tệp toàn văn nội dung của các văn kiện, được cập nhật bằng cách đánh máy lại hoặc scan và nhận dạng các tài liệu Các CSDL mục lục hồ sơ lưu trữ quản lý các siêu dữ liệu về các hồ sơ và đơn vị bảo quản của các phông và sưu tập lưu trữ đã được chỉnh lý Tuy những kết quả trên đã chứng tỏ nỗ lực lớn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng trong việc tiếp cận mô hình luu trữ điện tử, song một số mục tiêu, nhiệm vụ quan trọng vẫn chưa được thực hiện do nhiều nguyên nhân khách quan
1.2.5.2 Thực trạng tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Hiện nay ở nước ta có 04 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: I, II, III và IV
Đó là các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp định cụ thể, rõ ràng
Trên cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin được trang bị như: các hệ thống firewall; sử dụng tủ đĩa lưu trữ Reo1000 kết nối trực tiếp với các máy chủ database để lưu trữ dữ liệu; sử dụng tape storage đ ể backup các dữ liệu với dung lượng lớn; mỗi trung tâm lưu trữ Quốc gia
đã có ít nhất một database server dùng lưu trữ dữ liệu và ít nhất một application server cho
Trang 9các chương trình ứng dụng…, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ và lưu trữ những CSDL những tài liệu được số hóa đó Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thể phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tại phòng đọc Thủ tục cho phép đọc, in thông tin cấp 1, thông tin cấp 2 tài liệu lưu trữ đã số hoá được quản lý như thủ tục cho phép đọc, sao chụp tài liệu lưu trữ chưa được số hoá…
Tuy nhiên, đây chỉ là một phần nhỏ trong công tác “lưu trữ điện tử”, bởi lẽ quá trình liên thông tiếp nhận văn bản, tài liệu điện tử từ giai đoạn văn thư đến giai đoạn lưu trữ cũng như từ các lưu trữ cơ quan, đơn vị đến các lưu trữ lịch sử vẫn chưa được thiết lập, nên các tài liệu điện tử có giá trị được hình thành và giải quyết chỉ trong môi trường mạng chưa hề được đưa vào lưu trữ lịch sử Những tài liệu điện tử vẫn tồn tại song song với tài liệu giấy, và được các doanh nghệp, cơ quan, tổ chức chủ động lưu giữ tại các hệ thống lưu trữ điện tử riêng của
họ
1.3 Tổng quan về tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001
1.3.1 Giới thiệu về tổ chức ISO
ISO là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hoá (International Organization for Standardization), được thành lập vào năm 1946 và chính thức hoạt động vào ngày 23/2/1947, nhằm mục đích xây dựng các tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại và thông tin ISO có trụ sở ở Geneva (Thuỵ sĩ) và là một tổ chức Quốc tế chuyên ngành có các thành viên là các cơ quan tiêu chuẩn Quốc gia của 111 nước Tuỳ theo từng nước, mức độ tham gia xây dựng các tiêu chuẩn ISO có khác nhau ở một số nước, tổ chức tiêu chuẩn hoá là các cơ quan chính thức hay bán chính thức của Chính phủ Tại Việt Nam, tổ chức tiêu chuẩn hoá là Tổng cục Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng, thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ
1.3.2 Khái niệm và cấu trúc tiêu chuẩn ISO 15489
Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489:2001 – “Thông tin và tài liệu” được xây dựng trên cơ
sở sử dụng các Tiêu chuẩn Quốc gia Úc AS 4390 về quản lý hồ sơ ISO 15489 được thiết kế
để đáp ứng nhu cầu chung của việc lưu trữ hồ sơ, và được sử dụng trong chính phủ và các tổ chức phi chính phủ của nhiều quốc gia trên thế giới ISO 15489 đã cung cấp những chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo cho tất cả các hồ sơ đều được lưu tâm và bảo quản; đồng thời, các bằng chứng và thông tin chứa đựng trong hồ sơ sẽ được sử dụng hiệu quả, hợp lý theo quy trình, thủ tục cụ thể
Tiêu chuẩn này có hai phần:
* ISO 15489-1: Yêu cầu chung
Phần 1 của tiêu chuẩn đã đưa ra một khung quy định bậc cao cho việc lưu trữ hồ sơ
và giải thích các lợi ích của việc quản lý tốt hồ sơ; chỉ ra đánh giá mức tác động của các quy định tới quá trình vận dụng thực tế và chỉ ra tầm quan trọng của việc phân trách nhiệm trong lưu trữ hồ sơ, tài liệu
* ISO 15489-2: Hướng dẫn
Phần này đưa ra những hướng dẫn để thực hiện các khuyến nghị ở phần 1 vào thực
tế Chẳng hạn như tiêu chuẩn này cung cấp một cách chi tiết, cụ thể các chính sách phát triển quản lý tài liệu , xác định trách nhiệm và chỉ rõ phương pháp trong việc phát triển hệ thống lưu giữ tài liệu Bên cạnh đó, các nội dung khác cũng đượcphần 2 hướng dẫn cụ thể, đó là: việc phát triển các quy trình hồ sơ và kiểm soát như quyền xử lý, an ninh, phân loại và truy cập; cách thức sử dụng các công cụ để quản lý (bao gồm cả thu thập, đăng ký, phân loại và
Trang 10lưu trữ) hồ sơ, tài liệu vào hệ thống; thiết lập giám sát, kiểm tra đánh giá và các chương trình đào tạo
1.3.3 Sự cần thiết của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Thứ nhất, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử là đòi hỏi khách quan, tất yếu
Thứ hai, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử giúp định hướng
chuẩn ngay từ đầu cho công tác lưu trữ điện tử vốn chứa nhiều thách thức về mặt công nghệ
Thứ ba, áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu điện tử góp phần đưa
công tác lưu trữ hiện đại hội nhập quốc tế, phù hợp với xu thế toàn cầu
1.3.4 Điều kiện áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện
tử tại các Lưu trữ lịch sử
* Cơ sở pháp lý
*Cơ sở vật chất
*Cơ sở nguồn nhân lực
CHƯƠNG 2: ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 15489 VÀO QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ TẠI CÁC LƯU TRỮ LỊCH SỬ Ở NƯỚC TA HIỆN NAY 2.1 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào xây dựng quy trình nghiệp vụ lưu trữ điện tử
2.1.1 Thiết kế hệ thống hồ sơ tài liệu điện tử
Theo ISO 15489, việc thiết kế, xây dựng hệ thống hồ sơ điện tử phải được thực hiện theo chiến lược phù hợp, với các nội dung:
- Thiết kế hệ thống hồ sơ
- Văn bản hóa chiến lược xây dựng hệ thống hồ sơ
- Đào tạo nhân lực tác nghiệp với hệ thống ( nhân viên trực tiếp xử lý hồ sơ, nhân viên phụ trách kỹ thuật…)
- Chuyển đổi hồ sơ sang các hệ thống, dạng thức và phương thức kiểm soát mới, tương thích với hệ thống hồ sơ điện tử được xây dựng
- Thiết lập tiêu chuẩn, đo lường sự phù hợp giữa tiêu chuẩn và kết quả đạt được
- Xác định thời hạn lưu giữ hồ sơ và đưa ra quyết định về những hồ sơ còn có giá trị phù hợp với môi trường chế định
Quy trình thiết kế hê ̣ thống hồ sơ gồm các bước:
Bước A: Điều tra sơ bộ
Bước B: Phân tích đặc trưng hoạt động
Bước C: Xác định các yêu cầu đối với hồ sơ
Bước D: Đánh giá hệ thống hiện hành
Bước E: Xác định chiến lược để đáp ứng yêu cầu về hồ sơ tài liệu
Bước F: Thiết kế hệ thống hồ sơ
Bước G: Áp dụng hệ thống hồ sơ
Bước H: Đánh giá sau khi áp dụng hệ thống hồ sơ
Như vậy, trong điều kiện hiện nay, các văn thư, lưu trữ hiện hành và các lưu trữ lịch
sử cần xác định lại vai trò của mình trong việc tạo lập, quản lý và sử dụng tài liệu nói chung
và tài liệu điện tử nói riêng theo quan niệm mới về mô hình quản lý tài liệu Và chính sự đổi