GIÁO TRÌNH DỰ TOÁN GIÁ THÀNH - LỢI NHUẬN CÔNG TRÌNH

Vì dù trong các diễn văn chính thức có nói giời nói biển gì đi nữa như là lợi ích cộng đồng, công trình để lại dấu ấn … thì trong sâu thẳm tâm hồn của đội ngũ thi công xây dựng, vẫn là

GIÁO TRÌNH

DỰ TOÁN GIÁ THÀNH - LỢI NHUẬN CÔNG TRÌNH

LÝ THUYẾT – THỰC HÀNH – THỰC HÀNH TRÊN MÁY TÍNH

VỚI PHẦN MỀM QSPro BidCost 2020

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU Giới thiệu PM dự toán giá thành lợi nhuận QSPro BidCost

I NGUYÊN TẮC TÍNH TOÁN VÀ QUẢN LÝ GT-LN CT

6 Phân tích hiệu quả tài chính và độ nhạy

7 Kiểm soát giá thành – lợi nhuận trong quá trình TC

II CÀI ĐẶT - CHUẨN BỊ PM QSPro BidCost 2020

III LÀM DỰ TOÁN DỰ THẦU

1 Copy & chọn mã hiệu định mức

2 Nhập và tính lại khối lượng (nếu cần)

3 Xem và sửa định mức

4 Tổng hợp vật tư

5 Tính đơn giá dự thầu

6 Tính tổng giá trị dự thầu

7 Kiểm tra số liệu tính toán

IV LÀM DỰ TOÁN GIÁ THÀNH THI CÔNG

1 Phương pháp tính toán

2 Tính lại khối lượng và chọn lại đơn giá

3 Tính giá trị các công việc khoán

4 Phân tích VL, NC, M và tổng hợp VL, NC, M

5 Tính các chi phí gián tiếp và tổng dự toán

V TÍNH TOÁN LỜI/LỖ VÀ PHÂN TÍCH ĐỘ NHẠY

1 Tính toán lời/lỗ của công trình

2 So sánh lời/lỗ của từng công việc

GIỚI THIỆU

Tính toán và quản lý giá thành – lợi nhuận công trình là công việc rất quan trọng đối với các công ty xây dựng Vì dù trong các diễn văn chính thức có nói giời nói biển gì đi nữa như

là lợi ích cộng đồng, công trình để lại dấu ấn … thì trong sâu

thẳm tâm hồn của đội ngũ thi công xây dựng, vẫn là câu hỏi trần tục và thực dụng: “Làm cái này kiếm được bao nhiêu?” Tuy nhiên, ở các công trình, hầu hết anh em xuất thân từ

kỹ thuật xây dựng, kiến thức về quản lý kinh tế tương đối eo hẹp (học trong trường cũng có học sơ môn Kinh tế xây dựng nhưng cưỡi ngựa xem hoa, mà anh em cũng không biết được tầm quan trọng nên học kiểu cho có – nhiều trường còn xếp môn Dự toán vào môn tự chọn) Vì vậy, khi làm các công việc

về quản lý, tài chính thì tương đối lúng túng và vấp váp

Cuốn sách nhỏ này tổng hợp các kinh nghiệm trong quá trình giảng dạy dự toán, kinh tế xây dựng cũng như tư vấn quản

lý tài chính cho các doanh nghiệp xây dựng Nó sẽ mang lại những kiến thức rất thực tiễn cho các bạn trong việc tính toán

và quản lý giá thành – lợi nhuận công trình, cũng như những biện pháp để giảm giá thành và tăng lợi nhuận công trình Tất nhiên, không thể thiếu phần hướng dẫn sử dụng

QSPro BidCost 2020, một công cụ chuyên dụng đầu tiên dùng

để tính và quản lý giá thành – lợi nhuận Trước đây, anh em thường phải sử dụng các phần mềm dự toán, kết hợp với Excel

để tính toán nên rất phức tạp và số liệu tính toán được cũng hạn

chế, chứ không được chi tiết và rõ ràng như sử dụng QSPro

BidCost 2020

Tự biết bản thân kiến thức còn eo hẹp, cuốn sách này chắc chắn sẽ còn nhiều thiếu sót Rất mong được sự đóng góp ý kiến của các anh em đồng nghiệp

Phần mềm sử dụng trong sách là maxPRO, đã được nâng cấp và đổi

tên thành QSPro BidCost 2020 Download: http://bit.ly/2Oz4nTM

Đăng ký khóa học Dự toán giá thành – lợi nhuận công trình (học

online) tại http:/m.me/dutoangiathanh

Giới thiệu sơ bộ Phần mềm dự toán giá thành – lợi nhuận công trình

QSPro BidCost

© 1997-2020 www.thangdutoan.vn – www.dutoan.com 285/132 Cách Mạng Tháng 8 Phường 12 Quận 10 076.992.8886 – 094.233.1972 – fb.me/thangdutoan72

Chúng ta sẽ sử dụng QSPro BidCost để làm dự toán giá thành – lợi nhuận Vì vậy hãy cùng tham khảo sơ bộ về QSPro BidCost

Có 3 hình thức dự toán chính

- Dự toán thiết kế

- Dự toán dự thầu

- Dự toán giá thành thi công

Tất cả các phần mềm hiện nay đều tính được dự toán thiết kế và dự toán dự thầu Nhưng chưa có phần mềm nào chuyên dụng cho tính dự toán giá thành thi công, mặc dù dự toán giá thành thi công rất quan trọng đối với các doanh nghiệp xây dựng Vì có tính được giá thành thì doanh nghiệp mới có thể tính toán được lời lỗ, xác định giá dự thầu phù hợp và quản lý được chi phí khi thi công công trình Do vậy, anh em thường phải sử dụng phần mềm dự toán, sau đó chế biến lại để tính giá thành nhưng rất bất tiện và số liệu cũng không được chi tiết

QSPro BidCost là phần mềm đầu tiên chuyên dự toán giá thành – lợi nhuận công trình, giúp anh em tính và quản lý giá thành – lợi nhuận công trình rất nhanh, thuận tiện và tối đa hóa lợi nhuận công trình

Những trường hợp ứng dụng QSPro BidCost

- Nếu đã làm dự toán dự thầu bằng phần mềm khác, sử dụng

QSPro BidCost để tính giá thành, sau đó so sánh để biết lợi nhuận

- Nếu muốn so sánh lời/lỗ của từng công việc, bấm nút để QSPro BidCost phân bổ chi phí cho từng công việc và so sánh với đơn giá dự thầu (có thể copy vào QSPro BidCost để so sánh cho tiện)

- Có thể làm toàn bộ dự thầu – giá thành bằng QSPro BidCost và

sử dụng để quản lý chi phí – lợi nhuận trong quá trình thi công

Những chức năng chính của QSPro BidCost

1 Lập dự toán giá thành thi công

Tất nhiên, đây là chức năng chính của QSPro BidCost Nó sẽ giúp các bạn tính chính xác giá thành thi công thực tế, qua đó so sánh với giá dự thầu để tính ngay được lợi nhuận kỳ vọng

• Với những công việc khoán (khoán nhân công hay vật tư),

QSPro BidCost sẽ áp giá khoán để tính giá trị khoán

• Với những công việc tự tổ chức (mua vật tư, thuê nhân công công nhật), QSPro BidCost sẽ phân tích vật tư, nhân công theo định mức thực tế để tính giá trị hao phí

• Các chi phí gián tiếp (lán trại, lương gián tiếp, máy móc văn phòng, văn phòng phẩm, chi phí tài chính …) sẽ được lập bảng tính từng hạng mục cụ thể theo đúng thực tế sẽ triển khai

• Sau khi có tổng chi phí, QSPro BidCost sẽ phân bổ cho từng công việc để tính giá thành cho mỗi công việc Từ đó, so sánh với đơn giá dự thầu để biết lời/lỗ mỗi công việc

VD: Trường hợp ký hợp đồng theo đơn giá cố định và khối lượng thực

tế, QSPro BidCost sẽ giúp bạn nhận biết đơn giá nào cao (lời nhiều), đơn giá nào thấp (lời ít hoặc lỗ) để điều chỉnh, sao cho những công việc khối lượng có thể tăng thì để giá cao (tăng nhiều hơn), những khối lượng có thể giảm thì để giá thấp (giảm ít đi) Như vậy sẽ được lợi hơn khi thanh toán

Ngoài ra, được kế thừa dtPro Excellent! chạy trên nền Excel nên QSPro BidCost rất tiện dụng và chính xác, giúp bạn lập các hồ sơ dự thầu trong thời gian ngắn nhất và chuẩn xác nhất!

3 Tính lợi nhuận công trình và phân tích lời/lỗ của từng công việc

Chỉ đơn giản lấy giá dự thầu trừ tổng chi phí là được lợi nhuận kỳ vọng của công trình rồi điều chỉnh cho phù hợp:

• Căn cứ các yếu tố thị trường, cạnh tranh … để điều chỉnh VD: Thị trường tốt, công ty đang nhiều việc thì tăng giá dự thầu để đạt lợi nhuận tối đa Ngược lại, thị trường xấu, đang ít việc thì có thể phải giảm giá dự thầu để nhận việc nuôi lính

• Mỗi đơn giá cũng phải cân nhắc để điều chỉnh sao cho có lợi nhất (như đã phân tích ở mục 1) Lý tưởng nhất là tất cả các công việc đều có lời hoặc có thể có công việc lời nhiều, có công việc hòa hoặc lỗ chút ít nhưng làm sao phải có lợi nhất VD: Những công việc nào thi công trước nên để giá cao để khi thanh toán những đợt đầu sẽ được thanh toán nhiều hơn

• Nhưng đơn giá cũng không được quá bất hợp lý, nếu không sẽ bất lợi trong quá trình chấm thầu

4 Xem xét những yếu tố biến động, rủi ro để xác định lại giá dự thầu hợp lý nhất

Các biến động thị trường như giá cả vật tư, nhân công; thời gian thi công kéo dài hay rút ngắn; lãi suất ngân hàng, tổng số tiền phải vay, thời gian vay … đều có tác động tới giá thành và lợi nhuận công trình

• Nếu biến động lớn làm cho lợi nhuận kỳ vọng giảm xuống, thậm chí hòa hoặc lỗ thì phải cân nhắc tăng giá dự thầu để đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp

• Nếu biến động ít hoặc theo chiều hướng có lợi làm tăng lợi nhuận thì có thể cân nhắc giảm giá dự thầu để tăng tính cạnh tranh, tăng khả năng trúng thầu

5 Kiểm soát giá thành và lợi nhuận trong suốt quá trình thi công

Khi đã có bảng tính toán giá thành – lợi nhuận chi tiết, bạn dễ dàng kiểm soát được lợi nhuận trong quá trình thi công

Theo thời gian định kỳ (vài tuần hoặc tháng) hay theo từng giai đoạn (hết phần móng, hết tầng 12345, xong phần thô …) sẽ tính toán lại giá thành – lợi nhuận theo các số liệu thực tế So sánh với dự toán dự thầu

và các giai đoạn để biết chi phí và lời lỗ tăng giảm thế nào, tại sao tăng, tại sao giảm, tăng giảm ở mỗi công việc ra sao … để đề ra biện pháp tối

đa hóa lợi nhuận công trình

VD: Dự thầu lưu vào thư mục “1 DuThau”, khi triển khai thi công sẽ copy các file thành thư mục “2 TrienKhai” và cập nhật đơn giá vật tư, nhân công và các chi phí gián tiếp theo thực tế So sánh với dự thầu để biết chi phí – lợi nhuận tăng giảm thế nào, mỗi công việc tăng giảm ra sao và đề ra biện pháp kiểm soát chi phí lợi nhuận Khi thi công xong phần móng cũng sẽ copy thành thư mục “3 Mong” để cập nhật đơn giá, chi phí thực tế và cũng so sánh với dự toán 1 và 2 để biết chi phí – lợi nhuận tăng giảm thế nào và đề ra biện pháp sử lý

6 Tính và quản lý định mức - đơn giá nội bộ

Đa số các công ty chỉ dựa vào kinh nghiệm cá nhân của đội ngũ kỹ thuật chứ ít công ty lập các bộ định mức nội bộ một cách bài bản Điều bất lợi hiển nhiên là khi nhân viên rời bỏ công ty thì tất cả kinh nghiệm cũng đi theo

QSPro BidCost có công cụ giúp các bạn lập và quản lý các định mức

và đơn giá nội bộ Khi đã có bộ định mức đơn giá nội bộ thì công việc công ty sẽ không còn bị ảnh hưởng nếu như có biến động nhân sự Người kỹ thuật mới vào sẽ như một con ốc ném vào bộ máy có sẵn và

bộ máy sẽ tiếp tục hoạt động nhịp nhàng như chưa hề có thay đổi

MỘT SỐ MẪU BẢNG BIỂU LÀM BẰNG QSPro BidCost

Phân tích các biến động (giá cả, thời gian thi công, lãi suất …) và tính lại chi phí – lợi nhuận Có thể phân tích nhiều trường hợp

So sánh giá dự thầu, giá thành của từng công việc để biết lời lỗ của chúng

I NGUYÊN TẮC TÍNH TOÁN VÀ QUẢN LÝ

GIÁ THÀNH – LỢI NHUẬN CÔNG TRÌNH

1 Các bước tính toán

Công thức chung của mọi công việc kinh doanh là:

Giá thành + Lợi nhuận kỳ vọng = Giá bán

Điều kiện bắt buộc là phải tính được giá thành Sau đó tùy thực tế (thị trường, cạnh tranh …) mà định giá bán cho phù hợp

Tuy nhiên, riêng lĩnh vực xây dựng thì hơi khác Do nhiều lý

do (thời gian làm hồ sơ dự thầu gấp gáp, đã có giá trần …) nên các công ty hầu như chỉ làm dự toán dự thầu, tức là định

giá bán trước Sau đó, dựa vào dự toán dự thầu để tính toán

sơ bộ giá thành, lợi nhuận nhưng không làm bảng tính toán chi tiết

Thậm chí nhiều công ty chỉ nhẩm nhẩm ước chừng hay không thèm tính giá thành, lợi nhuận luôn

Do làm ngược (định giá bán trước khi tính giá thành) và không có bảng tính chi tiết giá thành – lợi nhuận nên khi triển khai, nhiều công trình rơi vào thế bị động dẫn đến kéo dài thời gian thi công và giảm lợi nhuận, thậm chí thua lỗ

Quy trình tính toán như sau sẽ giúp các bạn chủ động tính toán và kiểm soát giá thành – lợi nhuận công trình trong suốt thời gian thi công:

• Tính dự toán giá thành thi công: Theo khối lượng thực

tế, định mức đơn giá thi công nội bộ, các chi phí gián tiếp theo thực tế (lán trại, lương quản lý, chi phí văn phòng công trường …)

• Tính dự toán dự thầu: Khối lượng theo thiết kế, định mức đơn giá thường dựa vào ĐMĐG nhà nước, các chi phí gián tiếp cũng dựa vào định mức nhà nước (chi phí chung, lán trại …)

• Chênh lệch giữa dự toán dự thầu và dự toán giá thành chính là lợi nhuận dự kiến Nhưng cũng cần cân nhắc các yếu tố về thị trường, cạnh tranh … để điều chỉnh sao cho hợp lý nhất (lợi nhuận tốt nhất nhưng giá cũng phải cạnh tranh …)

• Tính và phân tích lời lỗ cho từng công việc Điều chỉnh đơn giá/định mức cho phù hợp

• Phân tích các biến động về giá cả thị trường, thời gian thi công, dòng tiền – khả năng vay vốn – lãi suất ngân hàng … để xem ảnh hưởng tới lợi nhuận dự kiến ra sao

• Trong quá trình thi công, luôn cập nhật các số liệu thực tế để tính lại và kiểm soát lợi nhuận dự kiến Nếu

có biến động lớn thì phải có phương án khắc phục Nếu làm đúng quy trình trên, các bạn hoàn toàn có thể xác định được lợi nhuận dự kiến của công trình ngay từ khi đấu thầu và kiểm soát trong suốt thời gian thi công để đảm bảo mục tiêu đề ra

2 Các thành phần chi phí của công trình

Để tiện cho việc quản lý, thường người ta chia các chi phí thành 2 loại: Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp

a Chi phí trực tiếp:

Là các chi phí trực tiếp tạo ra sản phẩm, bao gồm vật liệu, nhân công và máy thi công Ví dụ, với công tác đổ bê tông thì người ta sẽ sử dụng xi măng, đá, cát, nước rồi dùng máy trộn

để trộn và đổ, đầm bê tông Như vậy, hao phí trực tiếp cho công việc này sẽ gồm:

- Vật liệu: Xi măng, cát, đá, nước

- Nhân công: Nhân công xúc cốt liệu vào máy trộn, xúc và

vận chuyển bê tông tới chỗ đổ, đầm, bảo dưỡng bê tông …

- Máy: Chi phí cho máy (khấu hao, sửa chữa máy hoặc thuê

máy), chi phí nhiên liệu năng lượng (dầu, xăng hay điện để chạy máy), chi phí nhân công điều khiển máy

Trong thực tế thi công, thường có 3 cách triển khai:

1 Tự thực hiện công việc: Đơn vị thi công tự mua vật tư,

thuê nhân công, mua máy móc và tổ chức thi công

2 Thuê khoán theo công việc: Có thể thuê khoán trọn gói cả

vật liệu và nhân công hoặc chỉ thuê nhân công, công trường cấp vật tư …

3 Thuê khoán theo phần việc hoặc cả hạng mục: Cũng có

thể khoán trọn gói hoặc chỉ khoán phần nhân công

Tùy thực tế thi công mà họ áp dụng một hoặc kết hợp nhiều cách nêu trên Khá nhiều công trường tổ chức theo cách: Công trường mua vật tư, khoán nhân công cho các tổ đội theo công việc hoặc phần việc và thanh toán theo khối lượng Công trường lo các máy lớn (vận thăng, cẩu tháp …), các tổ đội tự lo các máy móc cầm tay (máy khoan, máy cắt …)

Để tính toán và quản lý chi phí trực tiếp, người ta thường dựa

vào định mức

Định mức là mức hao phí trung bình cho mỗi công việc Định mức được tính toán và kiểm nghiệm thực tế, dùng để tính và kiểm soát khối lượng vật tư, nhân công, máy thi công

Ví dụ, với công tác đổ bê tông, người ta sẽ tính toán và kiểm nghiệm thực tế ở công trường xem để đổ 1m3 BT thì sẽ phải dùng hết bao nhiêu xi măng, cát, đá, nhân công, máy thi công

Lưu ý: Để tính toán dự toán giá thành và dự thầu, chúng ta

dùng định mức thi công (định mức nội bộ) của doanh

nghiệp, chứ không phải là áp định mức của nhà nước

Ví dụ: Theo định mức nhà nước, hao phí nhân công để trộn

và đổ 1m3 BT là 1.64 (công) Nhưng do tổ đội bố trí hợp lý, phân công công việc rõ ràng, làm việc ăn ý nên giảm chỉ mất 1.2 (công) Thì chúng ta sẽ sử dụng định mức này để tính toán giá thành và dự thầu chứ không dùng định mức nhà nước

Thường anh em hay vận dụng định mức nhà nước rồi tăng giảm cho phù hợp với thực tế thi công VD: Một định mức công tác đổ bê tông (trong bộ định mức 24-1776)

MÃ HIỆU TÊN CÔNG VIỆC/TÊN HAO PHÍ ĐVT ĐỊNH MỨC AF.11213 Beton đá dăm 1x2 móng rộng

Dựa vào thực tế, anh em điều chỉnh (tăng/giảm) cho phù hợp

Có 2 cách sử dụng định mức:

Cách 1: Dựa vào định mức, người ta có thể tính được khối

lượng vật tư, nhân công, máy thi công cần sử dụng Chẳng hạn, công trường cần đổ 100m3 bê tông thì các hao phí sẽ là:

Dựa vào tính toán này, người ta có thể lên kế hoạch mua vật

tư, chuẩn bị nhân công, máy để thi công Người ta cũng có thể tính toán tổng khối lượng và chi phí vật liệu, nhân công, máy cho mỗi công việc, cho hạng mục hay cho cả công trình

Nhân công 3,0/7 công 1.64 200,000 328,000

Máy trộn 250L ca 0.095 250,000 23,750 Máy đầm dùi 1,5KW ca 0.089 160,000 14,240

Dựa vào tính toán này, người ta có thể đàm phán đơn giá với các tổ đội khoán và cân nhắc và lên phương án tự tổ chức thi công hay thuê khoán lại có lợi hơn

Người ta tập hợp nhiều công việc thành một bộ định mức

Như đã nói ở trên, đây là định mức nội bộ riêng của nhà thầu chứ không phải định mức nhà nước ban hành

Các công ty nên có bộ định mức riêng, phù hợp với điều kiện thực tế của mình

Nói riêng về dự toán dự thầu các công trình có yếu tố nhà nước: Hơn chục năm trước đây, các công trình có yếu tố nhà

nước đều bắt buộc phải áp dụng bộ định mức nhà nước Nhưng hiện nay không còn bắt buộc nữa Trong hầu hết các

hồ sơ mời thầu cũng đều ghi rõ là định mức, đơn giá là của nhà thầu, không bắt buộc áp dụng theo đơn giá nhà nước Tuy nhiên, trong thực tế các hồ sơ dự thầu thường dựa vào định mức nhà nước, chỉ sửa một vài định mức cần thiết mà thôi Hiện tại đang sử dụng bộ định mức 10/2019, có hiệu lực từ ngày 15/2/2020 thay thế cho các bộ định mức cũ (Định mức 24-1776 (phần xây dựng); 33-1777 (phần lắp đặt) và một số

bộ định mức sửa chữa, cây xanh …) Vui lòng xem thêm trên

www.thangdutoan.vn

Lưu ý: Bộ định mức 24 được ban hành năm 2005 Tới năm

2007 (nghị định 99 và thông tư 05) quy định nhà nước không quản lý định mức và đơn giá nữa Vì vậy, bãi bỏ định mức 24

đã ban hành trước đó, thay thế bằng định mức 1776 (chỉ là

công bố chứ không phải là ban hành như trước) nhưng nội

dung cũng gần như không thay đổi, chỉ có vài chỗ đính chính

Tới bộ định mức 10/2019 thì lại quay trở lại là ban hành

Định mức theo nhà nước thường cao hơn thực tế thi công (nếu đơn vị thi công quản lý tốt) Khi làm dự toán giá thành thi công, các công ty sẽ áp định mức thi công (nội bộ) Các đơn vị có bộ máy bài bản thì có thể lập các bộ định mức thi công, còn không thì thường sử dụng định mức nhà nước rồi điều chỉnh lại theo kinh nghiệm

Phần mềm QSPro BidCost 2020 có công cụ giúp bạn lập và quản lý các định mức thi công nội bộ rất tiện lợi

b Chi phí gián tiếp:

Là các chi phí chung cho cả công trường như lán trại, bảng hiệu, chi phí lương bộ phận quản lý công trường, chi phí máy móc văn phòng, văn phòng phẩm …

Có 2 cách tính chi phí gián tiếp chính: Tính theo tỉ lệ % chi phí trực tiếp hoặc tính chi tiết từng khoản mục chi phí

• Tính theo tỷ lệ %:

Với công trình tư nhân, nước ngoài thì theo kinh nghiệm hoặc định mức chi phí gián tiếp nội bộ

Với công trình có yếu tố nhà nước, thường dựa vào định mức

chi phí của nhà nước công bố (tuy nhiên cũng không bắt buộc) Hướng dẫn mới nhất là thông tư 09/2019, có quy định

cụ thể từ định mức chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước … cho từng loại công trình (dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi …) Xem chi tiết TT09 trên

www.thangdutoan.vn hoặc www.dutoan.com

Ví dụ định mức chi phí cho công trình dân dụng

(Cái này áp dụng theo TT cũ TT09 hơi khác một chút)

• Tính chi tiết từng khoản mục cụ thể:

Dự toán chi tiết từng khoản chi phí theo đúng thực tế sẽ thực hiện Ví dụ:

Các chi phí này tính theo thực tế triển khai, chẳng hạn công trình sẽ cần mấy người kỹ thuật, mấy bảo vệ … lương mỗi người bao nhiêu … thì sẽ nhập trực tiếp để tính ra chi phí

Lưu ý: Tính chi phí gián tiếp theo tỷ lệ % đơn giản, dễ thực hiện và nhanh hơn Nhưng sẽ thiếu chính xác hơn cách dự toán chi tiết từng khoản mục Thông thường dự toán dự thầu

sẽ tính chi phí gián tiếp theo tỷ lệ %, dự toán giá thành sẽ tính chi tiết từng khoản mục Một số công ty lớn (Hòa Bình, Coteccons, An Phong) làm dự toán dự thầu cũng tính chi phí gián tiếp theo từng khoản chi phí

3 Tính chi phí trực tiếp

Khi tổ chức thi công thực tế, người ta thường kết hợp linh hoạt giữa khoán và tự thực hiện công việc Chẳng hạn, nhân công khoán cho các tổ đội theo khối lượng nhưng vẫn phải duy trì một tổ đội công nhật để chủ động làm những công việc khối lượng nhỏ hoặc chưa tìm được tổ đội để giao khoán Hay vật tư mua nhưng một vài công việc vẫn có thể giao khoán cả vật tư thì có lợi hơn (ván khuôn, matit sơn nước …)

Vì vậy, chi phí trực tiếp sẽ được tính theo cả 2 cách Công việc nào khoán thì tính theo khoán, công việc nào không khoán thì phân tích vật tư và tổng hợp vật tư theo định mức

a Các công việc khoán: sẽ áp đơn giá khoán và tính

Đơn giá khoán thường sẽ dựa vào giá chào của các tổ đội hoặc thầu phụ để lựa chọn giá khoán hợp lý nhất Bên cạnh

đó nên tính dựa vào định mức nội bộ để so sánh lựa chọn Công việc nào khoán rẻ hơn thì khoán, còn tự tổ chức lợi hơn thì tự tổ chức

Lưu ý: Định mức ở ví dụ trên vẫn là định mức nhà nước nên chưa hợp lý lắm Khi các bạn làm, các bạn sẽ chỉnh lại định mức nhà nước dựa theo chính đơn giá thực tế khoán để thành đơn giá nội bộ dùng cho các công trình sau

b Các công việc tự thực hiện: sẽ phân tích vật tư, nhân

công, máy để biết khối lượng vật tư cần mua, số công lao

động và số ca máy

Phân tích vật tư: Tính khối lượng hao phí cho mỗi công việc

Xem bảng phía trên Khối lượng vật tư, nhân công, máy cần

dùng ở cột K.LƯỢNG HAO PHÍ và được tính bằng khối

lượng công việc nhân với định mức

Bạn lưu ý, công việc nào khoán thì khối lượng sẽ bằng 0

Sau đó sẽ tính tổng khối lượng vào bảng tổng hợp khối lượng

Những vật tư, nhân công đã khoán thì khối lượng bằng 0

4 Tính chi phí gián tiếp và tổng dự toán

a Tính chi phí gián tiếp

Chi phí gián tiếp gồm rất nhiều chi phí, từ lán trại hàng rào, chi phí lương khối văn phòng và phụ trợ ở công trường, chi phí tiếp thị quảng cáo (chi ABC …), chi phí văn phòng phẩm

• Lương khối gián tiếp ở công trường: Lương chỉ huy trưởng, cán bộ kỹ thuật, kế toán, thủ quỹ, bảo vệ …

• Các chi phí công ty và tài chính: Phân bổ chi phí quản

lý của công ty (nộp về công ty), chi phí bảo lãnh - thanh toán, chi phí trả lãi vay …

• Tiếp thị, quảng cáo, tiếp khách: Tiếp thị lễ tết (ABC), quảng cáo, tiếp khách …

• Chi phí văn phòng: Máy móc văn phòng, văn phòng phẩm, điện nước xăng dầu …

Tùy điều kiện thực tế của công trình mà bạn tính toán cụ thể những chi phí này

Chẳng hạn, văn phòng ban chỉ huy sử dụng contener chuyển

từ công trình khác sang thì sẽ không tính chi phí xây dựng mà chỉ tính chi phí chuyên chở và sửa chữa nếu có Ngược lại, nếu cự ly quá xa thì xây dựng nhà tạm sẽ kinh tế hơn

Nếu công trình không có tầng hầm thì chỉ làm thật đơn giản

để sau khi xong tầng trệt sẽ dọn vào trong Nhưng nếu công trình có 3 tầng hầm thì phải làm tương đối chắc chắn một chút vì thời gian làm tầng hầm cho đến lúc dọn vào trong được cũng phải từ 1-2 năm, thậm chí lâu hơn

Bảng sau đây liệt kê những chi phí thông dụng của một công trình dân dụng – công nghiệp cỡ vừa Bạn có thể tham khảo

để áp dụng cho công trình của bạn

I Chuẩn bị Tính theo thực tế triển khai Khi

làm dự thầu có thể lên phương án

sơ bộ và tính khái toán Khi triển khai thực tế sẽ tính toán cụ thể và cập nhật lại để kiểm soát Có thể tham khảo định mức nhà nước để

so sánh (công trình theo tuyến là 2%, công trình cố định là 1%)

1 Văn phòng ban quản lý

2 Khu nhà công nhân

3 Cổng chính + chốt bảo vệ

4 Tường rào

5 Biển hiệu quảng cáo

6 Hệ thống điện nước (nếu có)

II Lương khối gián tiếp Cũng tính toán theo thực tế Công

trình lớn, phức tạp thì cần nhiều nhân sự, công trình nhỏ thì bố trí

ít Có thể tính cụ thể theo từng thời điểm (lúc mới triển khai thì cần ít người, khúc giữa cần nhiều

6 Thuê ngoài (trắc đạc, bảo vệ

chuyên nghiệp …)

người, khi gần xong thì lại giảm bớt …)

III Chi phí công ty & tài chính

1 Phân bổ chi phí quản lý của

công ty

Trường hợp công ty có nhiều công trình thì phân bổ để tính toán rạch ròi lời lỗ của từng công trình (khoảng từ 2%-3%)

2 Chi phí liên quan chuyển tiền,

bảo lãnh, thanh toán

Bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, các chi phí abc khi chuyển tiền và thanh toán

3 Trả lãi vay

Trong trường hợp cần vay Khi làm dự thầu thì chỉ tính trung bình, sau khi triển khai mới tính chi tiết sau

IV Công tác phí, tiếp khách, tiếp thị

quảng cáo & chi khác

Tính theo thực tế triển khai

trương, hoàn thành bàn giao

5 Tiếp thị quảng cáo, thủ tục, lễ

tết

V Chi phí văn phòng

a Máy móc thiết bị

Tính theo thực tế Nhưng chú ý chỉ tính chi phí khấu hao cho công trình thôi, không phải toàn bộ giá mua VD: Máy vi tính chuyển 2

bộ ở công trình khác sang thì chỉ tính phần sử dụng ở công trình này (chẳng hạn 20%-30%) Hoặc mua mới máy photocopy thì cũng chỉ tính phần khấu hao sử dụng thôi, không tính toàn bộ giá máy

3 Điện thoại, Internet

5 In, photo ngoài

6 Hương hoa trái cây

7 Văn phòng phẩm khác

c Bảo hộ lao động

Tính theo thực tế Khi dự thầu có thể tính trung bình theo tháng

1 Quần áo kỹ thuật

2 Quần áo bảo vệ

3 Quần áo công nhân

9 Bình chữa cháy, tiêu lệnh

10 Bông băng thuốc y tế

11 Thiết bị an toàn khác

d

Năng lượng, nhiên liệu cho khối

gián tiếp (dùng cho máy thi công đã

tính vào chi phí trực tiếp)

Tính theo thực tế Khi dự thầu có thể tính trung bình theo tháng

1 Chi phí thí nghiệm vật liệu

2 Dạy an toàn LĐ cho công

5 Dự toán dự thầu

Về nguyên tắc thì dự toán dự thầu chính là dự toán thi công cộng thêm lợi nhuận

Dự toán dự thầu = Dự toán giá thành + Lợi nhuận

Nhưng cách thức trình bày đơn giản hơn Vì chủ đầu tư chỉ quan tâm đến giá chào thầu, tính hợp lý của giá chào thầu và làm sao để dễ so sánh giá của các nhà thầu với nhau chứ không cần những số liệu quá chi tiết như dự toán giá thành

Đa số dự toán dự thầu làm theo mẫu trong hướng dẫn tại

thông tư 01 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Về cơ bản, dự toán dự thầu chỉ cần 2 bảng chính:

1 Bảng chi tiết giá dự thầu: Lấy khối lượng nhân với đơn

giá tổng hợp của mỗi công việc, tổng cộng lại để được giá dự thầu

2 Bảng phân tích đơn giá dự thầu: Diễn giải chi tiết cách

tính toán đơn giá dự thầu, dùng để kiểm tra tính hợp lý của các đơn giá

Phần chi phí trực tiếp tính bằng cách lấy định mức nhân với giá VL, NC, M thực tế và cộng lại

Các chi phí gián tiếp tính theo định mức của nhà nước

Ghi chú: Định mức, đơn giá cũng như các định mức chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước … đều là định mức, đơn giá của doanh nghiệp, không cần áp dụng đúng theo nhà nước Nhưng trong thực tế, các công ty đều dựa vào định mức nhà nước rồi điều chỉnh Chẳng hạn, khi cần hạ giá, người ta có thể hạ tỷ lệ chi phí chung rồi thuyết minh rằng, do bộ máy gọn nhẹ nên giảm được chi phí quản lý

Còn một số bảng biểu khác, bạn nên đọc kỹ hồ sơ mời thầu

để thực hiện cho đúng

6 Phân tích hiệu quả tài chính (lợi nhuận) và độ nhạy

a Lợi nhuận

Sau khi có giá trị dự toán dự thầu, dự toán giá thành, bạn lấy

dự toán dự thầu trừ đi dự toán giá thành là bạn có ngay giá trị lợi nhuận (dự kiến) của công trình

Giá trị lợi nhuận dự kiến và tỷ lệ lợi nhuận so với giá trị hợp đồng

Có thể bạn sẽ cần cân nhắc tăng/giảm giá trị lợi nhuận này cho phù hợp Ví dụ, khi cần cạnh tranh có thể giảm giá dự thầu Ngược lại, khi nhiều việc có thể tăng giá dự thầu để đạt lợi nhuận lớn hơn

Có thể tổng hợp theo hạng mục để biết lợi nhuận mỗi hạng mục

b Phân tích lời lỗ từng công việc

Việc phân tích lời lỗ từng công việc cũng rất quan trọng để rút kinh nghiệm và điều chỉnh định mức/đơn giá nội bộ, giúp xác định đơn giá dự thầu hợp lý nhất và đạt hiệu quả (lợi nhuận) cao nhất

Khi chưa có phần mềm chuyên dụng (sử dụng phần mềm dự toán và Excel) thì chỉ có thể phân tích lời lỗ cho những công việc chính Sử dụng QSPro BidCost 2020 có thể tính cho toàn

Thực ra, những người làm dự thầu có kinh nghiệm đều có những “bí quyết” riêng để khi dự thầu và thi công có lợi nhất

Ở đây, tôi chỉ nêu ra một vài ví dụ mang tính tham khảo:

• Thường các công việc làm trước người ta để giá cao một chút, còn các công việc làm sau để giá thấp một chút Khi thanh toán, giai đoạn đầu giá trị thanh toán được sẽ cao hơn và hạn chế rủi ro

• Nếu công trình ký hợp đồng theo dạng “đơn giá điều chỉnh”, thường những công việc nào có khả năng được điều chỉnh thì để giá thấp một chút, sau này khi được điều chỉnh thì sẽ được nhiều hơn

• Nếu công trình ký hợp đồng theo dạng “thanh toán theo khối lượng thực tế”, những công việc nào khối lượng có thể sẽ tăng thì để giá cao một chút, những công việc nào khối lượng có thể sẽ giảm thì sẽ để giá thấp một chút

• Tất nhiên, đơn giá sẽ phải hợp lý chứ không phải muốn để giá cao thấp thế nào cũng được

Vui lòng nghe thêm ở phần bài giảng video trên đĩa CD hoặc trên youtube với từ khóa “Bài giảng tính và quản lý chi phí lợi nhuận công trình”

c Phân tích độ nhạy

Trong điều kiện nền kinh tế nhiều biến động như hiện nay, giá cả vật tư nhân công, lãi suất ngân hàng luôn có tác động tới chi phí công trình, làm giảm lợi nhuận Vì vậy, chúng ta phải phân tích được những ảnh hưởng của chúng để có những quyết sách cho phù hợp

Cũng ví dụ trên, trong điều kiện bình thường đang lời 6.653

tỷ, ta sẽ đưa một số biến động vào và xem ảnh hưởng của chúng

Trong trường hợp này, vật liệu tăng 7%, nhân công tăng 5%, máy tăng 5%, thời gian thi công kéo dài (sẽ phải chi phí lương và văn phòng trong thời gian kéo dài này), lãi vay tăng

do kéo dài thời gian và lãi suất ngân hàng tăng

Chi phí đã tăng thêm 4.458 tỷ, làm lợi nhuận dự kiến giảm xuống chỉ còn 2.194 tỷ

Trường hợp này xấu hơn, công trình ngấp nghé ở mức hòa, thậm chí có thể lỗ

Vật liệu, nhân công, máy đều tăng 10%, thời gian thi công kéo dài thêm 6 tháng, số tiền vay, thời gian vay, lãi vay đều tăng nên công trình chỉ còn lãi 146trđ, cận kề mức lỗ

Dựa vào những phân tích này, công ty có thể đề ra những chiến lược cụ thể

Chẳng hạn nếu dự liệu tới khả năng xấu (trường hợp 3 ở trên) thì phải đưa những điều khoản điều chỉnh giá vào trong hợp

đồng, hay có những cam kết điều chỉnh từ chủ đầu tư để điều chỉnh giá trị hợp đồng khi có biến động

Nhưng nếu dự liệu khả năng ít xấu hơn (trường hợp 1) và giờ công ty đang ít việc, muốn nhận thêm công trình để nuôi lính thì có thể cân nhắc giảm giá để tăng tính cạnh tranh (có thể giảm tối đa 2.194 tỷ mà vẫn hòa, chưa bị lỗ)

7 Kiểm soát giá thành – lợi nhuận trong quá trình thi công

Trong quá trình thi công cần luôn cập nhật những số liệu mới nhất để tính toán và đánh giá lại giá thành – lợi nhuận công trình

Nếu sử dụng QSPro BidCost 2020 thì chỉ cần cập nhật số liệu, phần mềm sẽ tự động tính lại tất cả số liệu liên quan và cho ra luôn kết quả lời lỗ và lời lỗ cho từng công việc

Thông thường, mỗi khi kết thúc một giai đoạn, sẽ copy ra thành file khác, sửa số liệu và so sánh với những file trước để biết những thay đổi

VD: Khi đấu thầu, tính lợi nhuận dự kiến là 6.653 tỷ

Khi bắt đầu triển khai thi công, copy thành file khác, cập nhật những số liệu mới (giá vật liệu nhân công máy chính xác hơn, biện pháp tổ chức công trường cụ thể hơn, dự toán lán trại cổng rào chính xác hơn …) ví dụ lợi nhuận tăng thành 6.8 tỷ Khi đang triển khai phần móng, giá sắt thép biến động (tăng 15%), copy thành file khác Sắt thép đã mua tính với giá cũ, sắt thép chưa mua tính với giá mới Giả sử lợi nhuận giảm còn 5.8 tỷ

Tương tự như vậy, bạn luôn luôn cập nhật và kiểm soát được giá thành và lợi nhuận công trình, tránh tình trạng bị động nếu như không có hồ sơ tính toán chi tiết giá thành – lợi nhuận công trình

II CÀI ĐẶT – CHUẨN BỊ PM QSPro BidCost 2020

1 Cài đặt

Phần mềm QSPro BidCost 2020 được đóng gói chung trong

bộ phần mềm QSPro Bạn hãy download bộ cài đặt trên

www.thangdutoan.vn, mục download (link mục download

http://bit.ly/2Oz4nTM link bộ cài đặt http://bit.ly/2v4Qg17)

rồi sau đó chạy file QSProNewVision-Setup.exe để tiến hành

cài đặt phần mềm

Bạn chỉ cần bấm Next để chương trình cài đặt vào ổ đĩa

Sau khi cài đặt, trên desktop của bạn sẽ có biểu tượng

Bạn nhấp đúp và biểu tượng Excel để mở file “QSPro BidCostMau.xls”

Bạn lưu ý phần mềm này chạy trên nền Excel nên giao diện cũng chính là giao diện Excel, file cũng là file Excel chúng tôi chỉ thêm các hàm, nút lệnh để điều khiển phần mềm mà thôi, các thao tác chèn thêm xóa dòng cũng chính là các thao tác của Excel

Do file là file của Excel nên nếu cần mở file cũ, bạn chọn và

mở như với file Excel bình thường (bằng My Computer hoặc chạy Excel lên rồi bấm nút Open của Excel …)

Ghi chú: Trong file Excel của chương trình có các macro điều khiển (thông qua các nút lệnh và các phím chức năng trong chương trình) Bạn phải đặt chế độ bảo vệ của Excel về Low hoặc Medium thì các nút lệnh và các phím chức năng mới có tác dụng Chương trình cài đặt tự động đặt chế độ bảo vệ macro về Low nhưng nếu bạn không muốn thì có thể vào Excel để đặt về Medium

Nếu đặt về Medium: mỗi khi chạy file của chương trình hoặc các file khác mà có chứa macro sẽ hiện bảng cảnh báo

Bạn bấm <Enable Macros>

để các macro được phép chạy

Nếu đặt về Low: Sẽ không hiện bảng cảnh báo Cái này tiện hơn nhưng lỡ file có virus nguy hiểm thì có thể phá hoại máy

Thường thì chúng tôi đặt về Low, vì đa số virus macro không nguy hiểm lắm Nhưng nếu các bạn không rành về virus thì nên đặt về Medium cho an toàn

Xem video hướng dẫn cài đặt trên thangdutoan.vn

2 Quản lý các file hồ sơ

Phần mềm này chạy trực tiếp trên Excel nên file cũng là file xls của Excel File mẫu có chứa các macro, nút lệnh và các chức năng cần thiết khác của chương trình là file

QSProBidCostMau.xls ở trong thư mục chương trình Bạn

hãy lưu thành tên khác để bắt đầu làm việc

Thực ra sau này, ít khi nào bạn làm từ đầu một công trình mà thường copy công trình trước ra để sửa lại cho nhanh

Lưu ý: Bạn có thể chỉnh sửa file mẫu theo ý bạn như màu sắc

cỡ chữ font, kiểu bảng in (giấu cột, giấu dòng, hiện ẩn bảng

…) Mỗi lần copy thành công trình mới sẽ không phải chỉnh sửa nữa

3 Làm việc với phần mềm

Vì phần mềm chạy trực tiếp trong Excel nên bạn thao tác với Excel như bình thường (xóa, cắt, dán, copy …) Các chức năng của phần mềm thực hiện thông qua các nút bấm (ở dòng 9) và các phím tắt Khi cần đến các thao tác xử lý CSDL phức tạp, bạn bấm nút, phần mềm sẽ xuất hiện tính toán và lập các công thức cho bạn

Sơ lược về trình tự làm việc:

- Bạn sẽ bắt đầu với bảng dự toán Nếu có file sẵn, có thể copy mã hiệu, khối lượng để phần mềm tự động tra định mức Nếu không sẽ phải tra từng công việc

- Nhập khối lượng và kiểm tra, tính lại khối lượng nếu cần

- Bấm các nút để phân tích vật tư, tổng hợp vật tư Sau khi bạn nhập đủ đơn giá vật tư, phần mềm sẽ tự động tính ra đơn giá dự thầu, giá dự thầu, đơn giá thi công, giá thành thi công …

- Bấm nút để phần mềm tính chênh lệch Dựa vào chênh lệch về khối lượng, đơn giá, thành tiền cho mỗi công việc, bạn có thể biết được công việc nào lời nhiều, công việc nào lời ít Từ đó để có những biện pháp phù hợp

Chú ý: trong quá trình làm việc, nếu có xảy ra lỗi thì có thể Excel sẽ bị khóa Bạn hãy vào thư mục chương trình và chạy file MoKhoaFileExcel.exe, file Excel sẽ được mở lại

4 Một số thao tác cần lưu ý

a Tách bảng cho tiện làm việc

Bạn hãy dùng lệnh tách bảng của excel để luôn giữ phần tiêu

đề phía trên cho dễ thao tác Di chuột vào ô vuông nhỏ (chỗ vòng tròn nhỏ) trỏ chuột sẽ trở thành mũi tên 2 đầu Bấm và kéo xuống

Bên trái trước khi tách, bên phải sau khi tách Sau khi tách, bạn có thể cuộn để xem nội dung bên dưới mà tiêu đề và các nút lệnh vẫn giữ nguyên, tiện thao tác

Làm tương tự với tách theo chiều dọc

Với các cột thì bạn chỉ giấu hoặc hiện cột thôi, không được xóa

Bạn có thể copy trong cùng 1 file hoặc từ file này tới file kia

(nếu đều là file của QSPro BidCost 2020) Trường hợp không phải là file QSPro BidCost 2020 thì có thể copy rồi

tra theo mã hiệu

Chức năng này rất tiện lợi và giảm được nhiều công sức cho anh em ta Chẳng hạn ở công trình B có bể nước, kích thước

y chang như công trình A (mấy anh thiết kế cũng copy từ cái

nọ ra cái kia mà thôi) Bạn chỉ cần mở công trình A, copy toàn bộ các dòng của phần bể nước sang là xong

Điều thú vị là toàn bộ các thông tin từ tên công việc, đơn giá, định mức … sẽ được copy toàn bộ sang và bạn không phải chỉnh sửa gì thêm

Copy nhiều dòng (bấm vào tiêu đề dòng để copy nguyên dòng)