Các dạng câu hỏi ôn tập và trả lời môn Quản trị nguồn lực thông tin theo các chương_NEU

Học phần Quản trị nguồn lực thông tin là học phần quan trọng trong chương trình đào tạo của một số ngành của trường Đại học Kinh tế quốc dân. Các câu hỏi ôn tâp chứa đầy đủ thông tin cùng hướng dẫn, giải thích ví dụ sẽ cho bạn một cái nhìn tổng quan nhất về môn học. Vì vậy bộ câu hỏi này là hành trang không thể thiếu trong kế hoạch ôn tập môn học này của bạn.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC THÔNG TIN

1 Nêu vai trò, vị trí và tầm quan trọng của quản trị nguồn lực thông tin trong doanh nghiệp?

- Vai trò của quản trị nguồn lực thông tin trong doanh nghiệp:

Thông tin là nguồn lực to lớn của doanh nghiệp, thông tin thường nhật cần xử lý trong các hoạt động kinh doanh của DN ngày càng nhiều lên và chúng ta phải luôn nỗ lực để nhanh chóng có được những quyết định chuẩn xác nhất, đúng lúc nhất, trong khối thông tin khổng lồ do chính doanh nghiệp tạo nên, theo đó vấn

đề quản trị nguồn lực thông tin sao cho hiệu quả để phục vụ cho sự phát triển là vấn đề hết sức cấp bách và

được quan tâm hàng đầu hiện nay

Yếu điểm chính trong hầu hết các doanh nghiệp, nhất là các DN vừa và nhỏ, đó là tình trạng quản lý rời rạc, nhỏ lẻ; quản lý thủ công, dẫn đến nguồn lưu chuyển thông tin trong doanh nghiệp thiếu chính xác, không kịp thời; và chưa quan tâm đến tính hoạch định, chiến lược Bên cạnh đó, trên thực tế, các lãnh đạo thường không ngay lập tức hình dung ra nên ứng dụng CNTT vào đâu và hiệu quả thu được sẽ đạt đến mức

độ nào Trong khi đó các bộ phận nghiệp vụ thường quá tải vì phải giải quyết các tác vụ hàng ngày, nên họ không có nhiều thời gian để xác định xem có thể ứng dụng vào chỗ nào thì tốt Chính vì vậy quản trị nguồn lực thông tin trong doanh nghiệp sẽ phải tìm cách thuyết phục, phối hợp, để tìm ra những mảng nghiệp vụ cần phải ứng dụng CNTT và khi triển khai có thể thấy kết quả nhanh nhất

Nguồn lực thông tin trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều thành phần quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp như hạ tầng hệ thống thông tin, thông tin và tri thức, công nghệ thông tin có tính sở hữu, nhân lực thông tin và quy trình kinh doanh Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần phải có chiến lược chuyển toàn bộ thông tin đó vào một môi trường tích hợp để quản trị và sử dụng một cách hiệu quả

- Vị trí và tầm quan trọng của quản trị nguồn lực thông tin trong doanh nghiệp:

Với vai trò to lớn trong quản lý doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp tất yếu phải cần đến những nhà quản trị nguồn lực thông tin – những nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp, CIO – Chief Information Officer Trong doanh nghiệp, vị trí của CIO chính là điểm giao nhau của hai luồng quan hệ đối nội và đối ngoại Trong quan hệ đối nội, CIO là trung gian giữa những vị trí quan trọng nhất: giám đốc điều hành (CEO), giám đốc tài chính (CFO), giám đốc nhân sự (CPO), các cổ đông và những người sử dụng hệ thống thông tin Trong quan hệ đối ngoại, CIO có trách nhiệm làm thông suốt thông tin với khách hàng, các công ty đối tác, với ngân hàng và công ty mẹ Vì vậy tầm quan trọng của nhà quản trị nguồn lực thông tin trong doanh nghiệp là hết sức to lớn Một CIO đúng nghĩa sẽ phải cùng lúc theo đuổi các nhiệm vụ quan trọng sau:

• Thiết lập chiến lược phát triển ICT cho DN, bao gồm các dự án phát triển và nguyên tắc quản lý;

• Thiết kế, xây dựng, duy trì và nâng cao hiệu quả hệ thống CNTT trong DN;

• Quản lý và phân tích hệ thống thông tin, CSDL;

• Quản lý tài sản tri thức DN;

• Quản lý hệ thống tái cơ cấu quá trình kinh doanh (Business Process Re-engineering – BPR), các sáng kiến, thực hiện cải cách

2 Phân tích các mục tiêu và chức năng cơ bản của quản trị nguồn lực thông tin trong một tổ chức

- Mục tiêu của quản trị nguồn lực thông tin trong một tổ chức

• Thứ nhất, QTNLTT phải giúp cho doanh nghiệp xác định được sự bất cập hoặc trùng lặp thông tin

• Thứ hai, QTNLTT phải giúp doanh nghiệp làm rõ vai trò và trách nhiệm của người sở hữu cũng như người sử dụng thông tin

• Thứ ba, QTNLTT phải giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua sắm và xử lý thông tin

• Thứ tư, QTNLTT phải xác định rõ chi phí và lợi ích của những nguồn lực thông tin khác nhau

• Thứ năm, QTNLTT phải trợ giúp tích cực cho các quá trình ra quyết định với những thông tin có chất lượng

- Chức năng cơ bản của quản trị thông tin trong một tổ chức:

• Tư vấn cho lãnh đạo về thông tin trong tổ chức, kết hợp CNTT với công việc kinh doanh, nhằm đảm bảo sự tăng trưởng và đổi mới cho DN

• Tổ chức công việc hợp lý, đảm bảo tầm nhìn xuyên suốt sơ đồ tổ chức của DN, cùng với sự am tường về công nghệ để trở thành một tác nhân thay đổi công việc kinh doanh, chuyển dần sang vai trò tổ chức và hoạch định chiến lược kinh doanh

• Chủ trì mua sắm nguồn lực thông tin và kiểm soát chúng

• Phân tán nguồn lực của DN một cách hợp lý, và chuyển đổi sự tập trung từ việc quản lý hiệu quả

và cắt giảm chi phí sang việc tạo ra những cách thức mới để tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp; nghiên cứu mọi khả năng để cắt giảm chi phí, bằng cách xem CNTT như một cách thức để cung cấp những giải pháp linh hoạt và hiệu quả, như tận dụng các lợi thế của công nghệ ảo hóa để tận dụng tối đa không gian làm việc, mà vẫn đảm bảo khai thác tối đa hiệu quả của ứng dụng, hay mô hình phần mềm là dịch vụ (Software as a Service – SaaS)

• Đi đầu trong sự thay đổi, bằng cách tập trung đầu tư sức lực vào các quy trình nghiệp vụ, các mối quan hệ, luồng thông tin và dịch vụ

• Xây dựng đội ngũ chuyên gia CNTT chất lượng cao cho DN (tại chỗ hoặc thuê ngoài)

• Đảm bảo an toàn và an ninh thông tin trong doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH HỆ THỐNG THÔNG TIN CHIẾN LƯỢC

A LÝ THUYẾT

2.1 ĐẦU TƯ CHO CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

Công nghệ thông tin đóng vai trò trọng yếu trong nguồn lực thông tin của doanh nghiệp hiện đại Nguồn lực CNTT được sử dụng trong hoạt động tác nghiệp và trong hoạt động quản lý Câu hỏi đặt ra cho các nhà quản trị doanh nghiệp là Đầu tư CNTT vào đâu? Đầu tư bao nhiêu cho CNTT là đủ? Và xem xét đánh giá một dự án đầu tư CNTT ở doanh nghiệp như thế nàoo? Là những câu hỏi lớn và không dễ dàng trả lời Mục này trình về một số quan điểm và quy trình để các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể ứng dụng trong việc

ra quyết định đầu tư CNTT ở doanh nghiệp mình

2.1.1 Hiệu quả đầu tư cho CNTT được xem xét trên cơ sở phân tích Giá trị thu được và Chi phí bỏ

ra

Nguồn lực có hạn do vậy phải sắp xếp các dự án theo thứ tự ưu tiên Làm thế nào so sánh dự án CNTT với các dự án khác trong tổ chức? Với sứ mệmh, tầm nhìn và chiến lược đã định, lãnh đạo một doanh nghiệp luôn phải ra quyết định lựa chọn những dự án đầu tư từ rất nhiều các dự án đề xuất rất đa dạng và khác biệt Chẳng hạn Đầu tư tuyển thêm nhân viên Marketing mới; đầu tư thiết kế sản phẩm mới, đầu tư hệ thống nhà xưởng, đầu tư nâng cao tay nghề công nhân… Cần phải có một cách thức chung để so sánh các

dự án đầu tư khác loại với nhau Tiêu chí để sắp xếp thứ tự ưu tiên là dựa vào kết quả phân tích Giá trị và Chi phí (theo nghĩa rộng của 2 từ này) của dự án

Xem xét để đầu tư CNTT trước đây thường dựa vào kết quả phân tích chi phí/lợi ích (Cost/Benefit Analysis CBA) tính bằng tiền Ví dụ để ra quyết định đầu tư một hệ thống tính lương, người ta tính các khoản chi phí (Phần cứng, phần mềm, huấn luyện nhân viên, …) và lợi ích thu được (Thời gian tiết kiệm được, Giảm chi phí lao động tính lương, giảm sai sót ) Bằng cách này nhà quản lý đã có thể xem xét đầu

tư cho dự án ứng dụng CNTT với các dự án khác dựa vào hiệu quả kinh tế của việc đầu tư

Tuy nhiên ngày nay CNTT đã phát triển rất tinh vi và phức tạp, rất khó tính chi phí và lợi ích theo nghĩa kế toán như trên Ví dụ đầu tư Hạ tầng mạng, đầu tư kho cơ sở dữ liệu dùng chung, hay trang bị một

hệ thống TeleConferencing… Việc quy về lợi ích kinh tế (đo bằng tiền) là khó có thể làm được Do đó cần phải chuyển sang phân tích giá trị (Value) và chi phí theo khía niệm mở rộng

Giá trị của đầu tư CNTT bao gồm:

1 Thu hồi vốn từ đầu tư (Return on Investment)

2 Đạt được chiến lược phát triển tổ chức

3 Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

4 Cung cấp thông tin cho quản lý

5 Hạ tầng thông tin

Chi phí của đầu tư CNTT bao gồm

1 Chi phí cho các yếu tố phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, truyền thông

2 Chi phí đào tạo huấn luyện, bảo hiểm

3 Chi phí thay đổi quy trình kinh doanh, thay đổi tổ chức

4 Chi phỉ rủi ro…

5 Chi phí sử dụng không gian, điện nước, …

Dự án nào nào giúp doanh nghiệp đạt được giá trị cao hơn sẽ được ưu tiên hơn Không bắt buộc phải dùng tiền làm thước đo đánh giá Với cách phân tích Giá trị và chi phí như trên, người ta có thế đưa các dự án khác nhau của doanh nghiệp về chung một mặt bằng đánh giá Đây là cách mà các nhà quản lý dùng để biện minh cho việc lựa chọn dự án đầu tư của doanh nghiệp trong đó có cả đầu tư CNTT

2.1.2 Đầu tư cho CNTT ở doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu xuất của các quy trình kinh doanh

Mỗi một doanh nghiệp có rất nhiều dòng kinh doanh (line of Business) như sản phẩm A, dòng kinh doanh dịch vụ B, … Mỗi một dòng kinh doanh có một chuỗi giá trị (Value chain) Doanh nghiệp cần đưa ra khái niệm giá trị cho mỗi chuỗi, từ đó có thể tìm cách ứng dụng CNTT làm gia tăng giá trị ở mỗi hoạt động thuộc chuỗi giá trị Dòng kinh doanh sản phẩm có thể xem xét những khả năng đầu tư ứng dụng CNTT làm gia tăng giá trị của một chuối giá trị tiêu biểu như sau:

10 năm, tỷ lệ khấu hao đều 10% giá mua /1 năm là không thể bảo đảm sự sống cho dự án CNTT Vì vậy

EDI liên kết với nhà cung cấp

và môi giới

Hậu cần

đầu vào

Tác nghiệp

Marketing

& Bán hàng

Hậu cần đầu ra

CAD

HRI

S

Hệ thống quản lý tài chính Phần mềm ERP

CAM

trong khi xem xét các nhà quản lý cần phải suy tính và bảo đảm sự sống cho nó ngay từ khi xem xét phê duyệt dự án

Khi xem xét dự án CNTT phải thực hiện từ 2 góc nhìn: Quy trình kinh doanh và khía cạnh bền vững của CNTT

Đối với quy trình kinh doanh cần phân tích Giá trị thu được và Chi phí bỏ ra để trả lời câu hỏi đầu tư CNTT

có xác đáng không

Đối với tính bền vững của dự án CNTT phải xác định đựoc chi phí bỏ ra và phàn bù lại được chuyển từ kết quả kinh doanh sang Trên cơ sở xem xem chi phí bỏ ra và phần bủ này để biết đầu tư cso bền vững hay không

2.1.4 Chia các dự án CNTT trong doanh nghiệp thành 3 cấp để dễ quản lý và thực hiện

Cấp mức chức năng: Đầu tư cho các xử lý thông tin, tính toán nâng cao hiệu suất thực hiện chức

năng nhiệm vụ của mỗi cán bộ, nhân viên … của doanh nghiệpg Máy tính cá nhân nối mạng Internet, các phần mềm tin học văn phòng, các phân mềm phân tích dữ liệu số, phần mềm thiết kế sản phẩm, lập kế hoạch, … là danh mục các thiết bị CNTT cần được đầu tư ở người sử dụng cuối ở các doanh nghiệp

Cấp đơn vị chức năng và, liên đơn vị chức năng: Đầu tư cho các hệ thống thông tin quản lý Tài chính, quản

lý khách hàng, quản lý nhân lực, Quản trị thiết bị, Quản trị vận hành, … Những hệ thống này cần được đầu

tư mạng LAN với tư cách một mạng Intranet, nếu liên đơn vị cần đầu tư mạng Extranet Hệ thống cấp này cần phải đầu tư đồng bộ cho các yếu tố Phần cứng và mạng, Phần mềm chạy trên mạng với giao diện Web,

Cơ sở dữ liệu, Viễn thông, nhân lực quản lý và kỹ năng sử dụng các nghiệp vụ chức năng trên hệ thống, và đương nhiên phải đầu tư cả về an toàn, an ninh, độ sẵn sàng của hệ thống Đầu từ này sẽ tác động nâng giá trị của các quy trình chức năng trong doanh nghiệp

Cấp toàn doanh nghiệp: Đó là những dự án đầu tư cấp doanh nghiệp như Hệ thống thông tin quản

lý tổng thể doanh nghiệp (ERP), Hạ tầng CNTT và truyền thông, Kiến trúc thông tin quản lý cấp doanh nghiệp Đầu tư hạ tầng CNTT là để đảm bảo cho các đầu tư ứng dụng CNTT thực hiện được và thực hiện

Chi phí dịch vụ

Các dự án đầu tư hạ tầng CNTT phải được xem xet cùng mức với các dự án đầu tư hạ tầng khác của doanh nghiệp 3 hạ tầng vững chắc của bất kỳ 1 hệ thống kinh tế xã hội nào cùng là: Vật chất (nhà cửa, đường xá…), Năng lượng (điện, nhiện liệu, ) và thông tin (CNTT và Truyền thông, Hệ thống văn bản pháp quy, …)

3 cấp đầu tư thể hiện qua 3 khối của sơ đồ sau

Con đường đề xuất các dự án đầu tư CNTT:

Mục tiêu của Doanh nghiệp → Mục tiêu của CNTT → Nhiệm vụ CNTT → Các dự án CNTT

Vì vậy, Lãnh đạo CNTT ở các doanh nghiệp cần phải được tham gia trong các cuộc họp về chiến lược phát triển doanh nghiệp Họ cần biết rõ Sứ mạng, Tầm nhìn, Chiến lược, Kế hoạch chiến lược, Kết quả phân tích SWOT và các yếu tố đảm bảo thành công của một doanh nghiệp (CSFs) cũng như các ràng buộc về tài chính, nhân lực, cơ sở hạ tầng…ngõ hầu đưa ra được kế hoạch và đề xuất đầu tư CNTT có hiệu quả

2.2 Lập kế hoạch HTTT chiến lược

Lập kế hoạch kinh doanh chiến lược và nó tập trung vào các nguồn lực thông tin của doanh nghiệp để tạo hiệu lực, hoàn thiện kế hoạch kinh doanh Yêu cầu quan trọng của lập kế hoạch HTTT là nhu cầu của kinh doanh giúp phát triển và khai thác tốt mọi nguồn lực của tổ chức và đạt được mục tiêu kinh doanh Các HTTT được nghiên cứu và phát triển cho doanh nghiệp phải được nằm trong kế hoạch HTTT chiến lược Vì vậy mọi doanh nghiệp ngày phải coi SISP là một vấn đề quản lý quan trọng (Bechor, Neumann, Zviran & Glezer, 2010) Các nhà nghiên cứu khẳng định rằng SISP là cần thiết để tạo điều kiện hoặc ảnh hưởng đến định hưỡng chiến lược của một tổ chức (Grover & Segars, 2005)

2.2.1 Khái niệm lập kế hoạch HTTT chiến lược

Lập kế hoạch kinh doanh là quá trình xác định mục đích, mục tiêu và những ưu tiên của công ty và phát triển những kế hoạch hành động để đạt được mục đích, mục tiêu trên Bản kế hoạch kinh doanh (Business Plan) về cơ bản là trả lời tốt các câu hỏi:

Hạ tẩng CNTT và Truyền thông Ứng dụng CNTT Quy trình Kinh doanh

Lập kế hoạch HTTT chiến lược về cơ bản có thể được hiểu là” quá trình xác định một danh mục đầu tư các ứng dụng dựa trên nền tảng máy tính để giúp tổ chức đạt được mục tiêu kinh doanh của mình” (Newkirk & Lederer, 2007) Kế hoạch HTTT chiến lược (SIS Plan) chủ yếu trả lời các câu hỏi sau

2.2.2 Những thông tin và tài liệu cần cho việc lập kế hoạch HTTT chiến lược

Những thông tin cơ bản cần thiết cho công tác lập kế hoạch HTTT chiến lược có thể liệt kê thành danh mục như sau:

1 Sứ mệnh (Mision)

2 Tầm nhìn (Vision)

3 Chiến lược (Strategy)

4 Kế hoạch chiến lược (Strategic Plan)

5 Môi trường cạnh tranh, môi trường chung

6 Tương lai của công nghệ (Foresight Công nghệ)

7 Yếu tố đảm bảo thành công(Critical Success Factors –CSF)

Những nguồn thông tin từ ngoài cần cho việc lập kế hoạch chiến lược HTTT cũng phải đầy đủ như khi lập chiến lược của doanh nghiệp Đó là các thông tin từ 5 nguồn lực cạnh tranh:

- Khách hàng

- Nhà cung cấp

- Đối thủ cạnh tranh trực tiếp

- Đối thủ sẽ cạnh tranh

- Các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa thay thể hoặc bổ sung

Các thông tin tử môi trường chung cũng là đầu vào cho hoạt động lập kế hoạch HTTT chiến lược Đó là

- Môi trường chính trị, pháp lý

- Môi trường văn hóa-xã hội

- Môi trường tự nhiên

- Môi trường công nghệ

Thông tin về môi trường chung có thể phân mức: ngành, quốc gia, khu vực và quốc tế

thế cơ bản của vòng đới một HTTT là theo mô hình thác nước: Lựa chọn và xác định, Lập kế hoạch, Phân tích, Thiết kế logic, Thiết kế vật lý, Cài đặt, Bảo trì

Tuy nhiên trên thực tế cần phải xem xét dược góc nhìn biến động và xoáy trôn ốc đi lên, không tuyến tính

để kế hoạch HTTT được mềm dẻo góc nhìn đó được mô hình hóa như sau:

2.2.4 Kiến trúc HTTT và Lập kế hoạch HTTT chiến lược

Kiến trúc HTTT (Information System Architecture-ISA) là bản kế hoạch khái niệm thể hiện kiến trúc tương

lai mong muốn của HTTT trong tổ chức

ISA cung cấp khung cảnh cho nhà quản lý ra các quyết định thích hợp liên quan đến HTTT của họ (McFadden, 2010)

Kiến trúc HTTT là phương tiện và ngôn ngữ để trình bày kế hoạch HTTT Nếu kiến trúc toàn doanh nghiệp thì viết tắt theo tiếng Anh EA (Enterprise Architechture) Lợi ích sử dụng kiến trúc HTTT là như sau: – Cung cấp cơ sở cho việc lập KH HTTT CL

– Cung cấp cơ sở để giao tiếp với lãnh đạo cấp cao và văn cảnh để ra quyết định ngân sách liên quan tới HTTT

– Cung cấp những khái niệm thống nhất cho những đối tượng hưởng lợi khác nhau trong HTTT

– Giao tiếp mọi hướng cho CNTT và văn cảnh cho các quyết định trong lĩnh vực này

– Trợ giúp thành công việc tích hợp thông tin khi hệ thông phân tán

– Cung cấp nền tảng để đánh giá các phương án công nghệ

Những người lập kế hoạch HTTT có thể sử dụng khung kiến trúc của Zachman:

• Ai thực hiện tiến trình, cung cấp và nhận thông tin

5- Sự kiện và thời điểm

Vận hành 5 Chuyể

n đổi

6- Lý do

• Tại sao đối với sự kiện và quy tắc quản trị việc xử lý

Và 6 tác nhân chính của kế hoạch HTTT liên quan với dữ liệu(Data), Tiến trình(Process) và mạng (Network)

trong ISA theo mô hình Zachman:

– Mục tiêu KD (Người sở hữu)

– Mô hình KD (Người kiến trúc kinh doanh)

– Mô hình HTTT (Thiết kế viên HTTT)

– Mô hình công nghệ (Người xây dựng HTTT)

– Xác định công nghệ (Nhà thầu)

Ma trận 6 mức phạm vi và 6 nội dung của khung kiến trúc Zachman:

2.2.5 Môt số phương pháp tiêu biểu cho việc lập kế hoạch HTTT chiên lược cấp doanh nghiệp

Có khá nhiều phương pháp để lập kế hoạch HTTT chiến lược được dùng trên thế giới Có thể liệt

kê tên phương pháp và tác giả của nó:

Tên phương pháp Tác giả

- BSP IBM

- CSF John F Rockart

- Information Engineering James Martin

- Value Chain Analysis Michael Porter

- Method/1 Arthur Anderson

- SSP PRO Robert Holland

- Multiple Methodology Michael Earl

- Fuzzy Cognitive Maps Kosko

- Balanced Scorecard Analysis R Kaplan & D Norton

- SWOT Analysis Dosher, Benepe & …

- Business continuity Goh Moh Heng

Management Planning

- IT Porfolio Systems Planning Weill and Aral

- Strategic System Planning Robert Holland

- 4 Front Delloit & Touche

- Staged Approach Nolan Norton

Những phương pháp dưới đây là thường được dùng

1 Phương pháp lập kế hoạch HTTT chiến lược thông qua những yếu tố đảm bảo thành công

CSF

Khái niệm CSF: CSF là một số (<=7) yếu tố mà nếu làm tốt sẽ bảo đảm năng lực cạnh tranh của cá nhân,

bộ phận hay một doanh nghiệp

CSF bao gồm cả những vấn đề sống còn đối với các hoạt động của tổ chức cũng như thành công trong

tương lai

CSF chính là một số cái phải thực hiện tốt đảm bảo thành công cho một nhà quản lý hoặc một tổ chức Do

vậy chúng là lĩnh vực quản lý hoặc kinh doanh cần phải có sự quan tâm đặc biệt và liên tục nhằm mang lại

hiệu suất cao nhất

CSF có bản chất thứ bậc

Xác định được các CSF thì quy trình lập kế hoạch HTTT chiến lược chính là việc xây dựng theo sơ đồ sau:

Có thể trình bày ngắn gọn cách thực lập kế hoạch HTTT chiến lược như sau:

Từ chiến lược kinh doanh -> Xác định các mục tiêu quản lý -> Xác định các CSFs quản lý -> Xác định ba nhánh CAS Tập hợp các giả định, quy tắc quản lý, CIS Tập hợp các thông tin trọng yếu và CDS tập hợp các quyết định trọng yếu -> qua giám sát, sản xuất thông tin quản lý và hoạt động trợ giúp ra quyết định-> phân tích hệ thông thông tin lãnh đạo, phân tích thông tin quản lý và phân tích trợ giúp ra quyết định -> hoạch định được mô hình thông tin chiến lược cho danh nghiệp

2 Phương pháp BSP

BSP (Business Systems Planning) là kỹ thuật của IBM được dùng ban đầu bên trong hãng IBM; sau đó từ giữa năm 1970 được bán như một dịch vụ BSP có lẽ là phương pháp lập kế hoạch HTTT sớm nhất mà nó được biết rộng rãi đến ngày nay

BSP cung cấp cách tiếp cận có cấu trúc và chia thành một số giai đoạn xác định chặt chẽ từ xác định các quy trình kinh doanh cho đến xác định cấu trúc dữ liệu yêu cầu Dữ liệu được theo vết khi chúng chạy theo các hoạt động kinh doanh hoặc xuất ra từ các hoạt động kinh doanh

BSP bao gồm 4 hoạt động chính:

– Xây dựng các tài liệu về các hoạt động KD

CSFs cho ngành

CSFs cho tổ chứcCSFs cho đơn vị tổ chức

CSFs cho mỗi vị trí công tác

Chiến lược kinh doanh Mục tiêu quản lý CSF

– Xác định các quy trình KD

– Xác định dữ liệu cần thiết hổ trợ các quy trình KD

– Xác định kiến trúc thông tin

13 bước của phương pháp BSP

1 Thành lập hội đồng

2 Chuẩn bị nghiên cứu

3 Khởi đầu nghiên cứu

4 Xác định các Quy trình KD

5 Xác định các thực thể KD và các lớp dữ liệu

6 Phân tích HTTT trợ giúp hiện có

7 Xác định các triển vọng

8 Xác định các yêu cầu mới và kết luận

9 Xác định kiến trúc thông tin

10 Xác định các ưu tiên

11 Rà soát quản trị nguồn lực thông tin

12 Phát triển các khuyến nghị và KH hành động

13 Lập các kết quả báo cáo

3 Phương pháp EARL (Multiple methodology)

- Phân loại yêu cầu và chiến lược kinh doanh theo nghĩa HTTT Cái gì là chiến lược KD và cái gì là chiến lược HTTT

- Đánh giá sự cung cấp và sử dụng của HTTT hiện có Làm thế nào để tích hợp hệ thống cũ với những cái mới

- Đổi mới các cơ hội chiến lược mới do CNTT mang lại

Phương pháp Earl là đa tuyến vì nó xem xét vấn đề từ 3 góc khác nhau: trên-xuống, dưới lên và trong-ra

ngoài Xem lược đồ:

4 bước của phương pháp Earl

Tầng trên cùng chính là phương pháp, tầng giữa là các kỹ thuật trợ giúp cho phương pháp và tầng thấp nhất

là các công cụ trợ giúp các kỹ thuật

Các kỹ thuật cho phương pháp này bao gồm DFD, Phân tích ma trận, phân rã chức năng tập trung vào việc nghiện các nhóm và nghiên cứu Delphi

Các công đoạn, hoạt động và sản phẩm của phương pháp method/1 như sau:

- Tờ trình đề xuấtr

2 Đánh giá

kinh doanh và

cạnh tranh

- Nghiên cứu môi trường KD và cạnh tranh

- Xác định các thông tin cạnh tranh

- Xác định các nhu cầu thông tin chiến lược

- Các cơ hội sử dụng thông tin cạnh tranh

- Các tiêu chuẩn ưu tiên

3- Đánh giá

hiện trạng

- Tài liệu hóa HTTT hiện thời -Đánh giá hiệu quả của các dịch vụ thông tin

-Rà soát các hoạt động chức năng

-Đánh giá vận hành hiện thời -Đánh giá vị trí CNTT cạnh tranh

-Bản đánh giá vị trí CNTT cạnh tranh -Mô tả các đặc trưng ứng dụng hiện thời và theo kế hoạch

-Bản đánh giá năng lực, kiến trúc và vận hành hiện có

- Tổng howpjnhu cầu của mỗi phòng ban chức năng

- Mô tả các cơ hội tăng cường

- Khái quát xu thế và mục tiêu CNTT

5 Chiến lược

CNTT

- Phát triển chiến lược CNTT mức caos

- Xác định kiến trúc quan niệm của các HTTT yêu cầu

-Xác định các dự án ưu tiên cao

- Phát triển kế hoạch dữ liệu và ứng dụng

- Xây dựng kế hoạch luân chuyển

- Chuẩn bị kế hoạch hành động thông tin

- Phê chuẩn và khởi động kế hoạch hành động thông tin

- Kế hoạc thông tin

- Phát triển thiết kế quan niệm

- Đạt được phê duyệt của hội đồng tư vấn quản lý

-Báo cáo xác định sản phẩm

Còn nhiều phương pháp lập kế hoạch HTTT chiến lược chưa được trình bày ở đây Các nhà lập kế hoạch

HTTT có thể tham khảo từ các tài liệu và tác giá đã kể trên

Việc lập kế hoạch kế hoạch HTTT chiến trên thế giới và ở Việt Nam còn nhiều bất cập và chưa được quan

tâm đúng mức do đó làm giảm hiệu quả ứng dụng HTTT quản ls trong các tổ chức và doanh nghiệp

Có thể kể ra một số nguyên nhân dẫn đén kế hoạch HTTT chiến lược yếu kém Đó là:

• Quá nhấn mạnh công nghệ đối với sứ mệnh của tổ chức

• Chọn sai người thực hiện

• Quá tập trung vào chi tiết kỹ thuật

• Thiếu sự lãnh đạo phù hợp

-

B CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Sự cần thiết của lập kế hoạch hệ thống thông tin chiến lược

• Trong những tổ chức hiện đại, các hệ thống thông tin đóng vai trò then chốt và được sự đánh giá

cao của các nhà quản lý Công nghệ số hóa đã thực sự làm thay đổi các tổ chức kinh doanh Các hệ HTTT

ngày nay đã ảnh hưởng trực tiếp tới cách thức các nhà quản lý ra quyết định, các nhà lãnh đạo lập kế hoạch

thậm chí quyết định cả việc sản phẩm, dịch vụ nào được đưa vào sản xuât Tóm lại, các HTTT đã thực sự

đóng vai trò chiến lược trong đời sống của tổ chức Vì vậy, kế hoạch HTTT chiến lược sẽ là cơ sở để quyết

định đầu tư phát triển các HTTT chức năng

• Lập kế hoạch HTTT chiến lược là nhu cầu của kinh doanh giúp phát triển và khai thác tốt mọi nguồn lực thông tin liên kết với các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh

• Lập kế hoạch HTTT chiến lược sẽ giúp cho những nhà quản lý xác định được mục đích, mục tiêu

và những ưu tiên HTTT của công ty; đồng thời phát triển những kế hoạch để đạt được mục tiêu trên Vì vậy, có thể nói lập kế hoạch HTTT chiến lược là kim chỉ nam cho lãnh đạo thông tin (CIO) và các lãnh đạo cấp cao khác

• Lập kế hoạch HTTT chiến lược giúp doanh nghiệp sử dụng những thành tựu tiên tiến nhất của CNTT và HTTT vào kinh doanh tầm chiến lược

2 Tại sao hội đồng quản lý cấp cao bắt buộc phải tham gia vào việc BSP

• BSP: (Business System Planning): hoạch định hệ thống kinh doanh

• Thứ nhất, hội đồng quản trị cấp cao là những người chịu trách nhiệm về đường lối, chiến lược, các

công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp, có nhiệm vụ chính yếu là xác định mục tiêu doanh nghiệp từng thời kỳ, phương hướng và biện pháp kinh doanh vì vậy việc hội đồng quản trị cấp cao tham gia vào việc hoạch định hệ thống kinh doanh để xác định những vấn đề cốt yếu trong hệ thống kinh doanh

là vô cùng cần thiết

• Thứ hai, hoạch định là chức năng chính yếu của hoạt động quản trị Nó có vai trò quan trọng, bởi

nó hỗ trợ các nhà quản trị một cách hữu hiệu trong việc để ra những chiến lược, kế hoạch sử dụng có hiệu quả các nguồn lực hạn chế và đối phó với điều kiện môi trường kinh doanh luôn biến động Hoạch định được coi là công cụ, phương tiện giúp cho doanh nghiệp hướng tới những mục tiêu mong muốn trong từng thời kì

• Thứ ba, một chương trình quản trị sẽ không có ý nghĩa nếu không đề cập đến việc xây dựng hệ

thống kinh doanh Sau khi đã xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh, hệ thống kinh doanh được coi

là điều kiện tiên quyết để thực hiện các mục tiêu đã đề ra

3 Phương pháp lập kế hoạch HTTT chiến lược nào phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam?

- Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn nhiều gặp vấn đề khó khăn trong quá trình hình thành và phát triển, trong đó vấn để ảnh hưởng nhiều nhất đến sự phát triển của doanh nghiệp là việc chưa đo lường được những yếu tố quan trọng để phát triển, không tối ưu hóa những nguồn lực có sẵn dẫn đến thành lập những dự án vượt quá ngân sách hoặc thời hạn, có thể thấy rằng phần lớn các doanh nghiệp chưa hoàn toàn nắm bắt được các nhân tố thành công then chốt trong dự án của mình Vì vậy, một giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề này là sử dụng phương pháp lập kế hoạch HTTT chiến lược: CFS (Critical Success Factors) – xác định nhân tố thành công then chốt

- Bằng cách sử dụng phương pháp CSF, các nhà quản lý có thể dễ dàng xác định nhu cầu thông tin, giúp tổ chức lập kế hoạch HTTT và giúp doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch chiến lược

• Xác định CSF ngành: giúp doanh nghiệp xác định đặc trưng cụ thể của ngành công nghiệp mà mình đang hoạt động Đây là yếu tố tối thiểu doanh nghiệp cần phải duy trì để đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường Ví dụ: doanh nghiệp về công nghệ có thể xác định tính đổi mới như một CSF

• Xác định CSF môi trường: giúp doanh nghiệp phân tích kết quả của những ảnh hưởng vĩ mô đến doanh nghiệp như: môi trường kinh doanh, nền kinh tế, đối thủ cạnh tranh, tiến bộ công nghệ

• Xác định CSF chiến lược: giúp doanh nghiệp có chiến lược cạnh tranh cụ thể mà doanh nghiệp lựa chọn đi theo Ví dụ: chiến lược phân khúc khách hàng, khách hàng mục tiêu, định vị thương hiêu hay chiến lược giá, phân phối sản phẩm

• Xác định CSF giai đoạn: giúp doanh nghiệp phân tích những thay đổi và tăng trưởng nội bộ tồn tại trong thời gian ngắn Các rào cản, thách thức, hướng đi và ảnh hưởng cụ thể sẽ quyết định các CSF này Ví dụ: một doanh nghiệp mở rộng nhanh chóng có thể coi tăng doanh số bán hàng ở thị trường quốc tế là CSF giai đoạn

- Việc nhận thức, giao tiếp và đo lường hiệu quả CSF đúng đắn sẽ đem lại cho doanh nghiệp Việt Nam những lợi ích vô cùng to lớn:

• Loại bỏ các chỉ số đo lường không liên quan hay không tác động trực tiếp đến thành công của doanh nghiệp, giúp tối ưu nguồn lực và chi phí

• Giúp nhân viên trong doanh nghiệp nhận thức được điều gì là ưu tiên và điều chỉnh từng hành vi trong công việc hàng ngày sao cho nhất quán với mục tiêu của doanh nghiệp

• Quy trình làm việc được tối ưu hóa Các cuộc họp, báo cáo và nhiệm vụ được tinh giản vì những vấn đề không liên quan được bãi bỏ

4 Quản trị chiến lược HTTT trong thời kỳ cách mạng 4.0

a, Tầm quan trọng của việc quản trị chiến lược HTTT trong thời kì cách mạng công nghiệp 4.0

Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (cách mạng 4.0) với xu hướng phát triển dựa trên hệ thống kết nối

số hóa – vật lý – công nghệ sinh học, trong đó sự đột phá của Internet và trí tuệ nhân tạo đang làm thay đổi nền sản xuất và tác động mạnh mẽ đến doanh nghiệp Vì vậy, một trong những vấn đề quan trọng và bức thiết hiện nay đối với doanh nghiệp là làm sao có thể tiếp cận những thành tựu của cách mạng công nghệ, bắt kịp xu thế chung để có thể bứt phá, tận dụng cơ hội để phát triển các HTTT giúp giảm chi phí, nâng cao năng suất và gia tăng vị thế cạnh tranh trên thị trường Điều đó đòi hỏi nhà quản trị doanh nghiệp cần đổi mới tư duy và nâng cao năng lực cạnh tranh

Quản trị chiến lược HTTT trong thời kỳ cách mạng 4.0 mang lại cho nhà quản trị những lợi ích vô cùng to lớn:

• Nắm bắt cơ hội và xu hướng phát triển công nghệ, thành tựu công nghệ của thị trường và tổ chức

• Kết nối nguồn lực có sẵn với chiến lược phát triển HTTT giúp phát huy hiệu quả tối đa

• Nhận định được những tiềm lực công nghệ và đổi mới của doanh nghiệp

• Thiết lập, thực hiện và đánh giá một cách chính xác, hiệu quả hơn những mục tiêu chiến lược

• Nắm bắt được cách thức phân tích và xây dựng một HTTT chiến lược hiệu quả

b, Quản trị chiến lược HTTT trong thời kỳ cách mạng 4.0 một cách có hiệu quả

• Nâng cao nhận thức của lãnh đạo HTTT trong các doanh nghiệp để nhận thức rõ hơn yêu cầu bức thiết của quản trị chiến lược HTTT trong thời kỳ cách mạng 4.0

• Những nhà lãnh đạo HTTT phải không ngừng học hỏi, đổi mới tư duy, phát triển kỹ năng lập kế hoạch HTTT chiến lược

• Không ngừng tìm tòi, phát huy những tiềm năng của tổ chức, áp dụng những tiến bộ của khoa học công nghệ vào doanh nghiệp để đạt được mục tiêu kinh doanh hiệu quả

• Đảm bảo cơ sở cho các HTTT trong doanh nghiệp hoạt động

• Đầu tư xây dựng một HTTT chiến lược rõ ràng, có hiệu quả và quy mô

• Rút ra được những kinh nghiệm trong những kế hoạch HTTT chiến lược đã thất bại (quá nhấn mạnh về kỹ thuật, quá chi tiết; chọn sai người lập kế hoạch; chưa tích hợp được với chiến lược kinh doanh; thiếu sự tham gia của lãnh đạo cấp cao)

CHƯƠNG 4: ĐẦU TƯ CHO DOANH NGHIỆP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

4.1 ĐẦU TƯ CHO CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

Công nghệ thông tin đóng vai trò trọng yếu trong nguồn lực thông tin của doanh nghiệp hiện đại Nguồn lực CNTT được sử dụng trong hoạt động tác nghiệp và trong hoạt động quản lý Câu hỏi đặt ra cho các nhà quản trị doanh nghiệp là Đầu tư CNTT vào đâu? Đầu tư bao nhiêu cho CNTT là đủ? Và xem xét đánh giá một dự án đầu tư CNTT ở doanh nghiệp như thế nàoo? Là những câu hỏi lớn và không dễ dàng trả lời Mục

này trình về một số quan điểm và quy trình để các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể ứng dụng trong việc

ra quyết định đầu tư CNTT ở doanh nghiệp mình

4.1.1 Hiệu quả đầu tư cho CNTT được xem xét trên cơ sở phân tích Giá trị thu được và Chi phí bỏ

ra

Nguồn lực có hạn do vậy phải sắp xếp các dự án theo thứ tự ưu tiên Làm thế nào so sánh dự án CNTT với các dự án khác trong tổ chức? Với sứ mệmh, tầm nhìn và chiến lược đã định, lãnh đạo một doanh nghiệp luôn phải ra quyết định lựa chọn những dự án đầu tư từ rất nhiều các dự án đề xuất rất đa dạng và khác biệt Chẳng hạn Đầu tư tuyển thêm nhân viên Marketing mới; đầu tư thiết kế sản phẩm mới, đầu tư hệ thống nhà xưởng, đầu tư nâng cao tay nghề công nhân… Cần phải có một cách thức chung để so sánh các dự án đầu

tư khác loại với nhau Tiêu chí để sắp xếp thứ tự ưu tiên là dựa vào kết quả phân tích Giá trị và Chi phí (theo nghĩa rộng của 2 từ này) của dự án

Xem xét để đầu tư CNTT trước đây thường dựa vào kết quả phân tích chi phí/lợi ích (Cost/Benefit Analysis CBA) tính bằng tiền Ví dụ để ra quyết định đầu tư một hệ thống tính lương, người ta tính các khoản chi phí (Phần cứng, phần mềm, huấn luyện nhân viên, …) và lợi ích thu được (Thời gian tiết kiệm được, Giảm chi phí lao động tính lương, giảm sai sót…) Bằng cách này nhà quản lý đã có thể xem xét đầu

tư cho dự án ứng dụng CNTT với các dự án khác dựa vào hiệu quả kinh tế của việc đầu tư

Tuy nhiên ngày nay CNTT đã phát triển rất tinh vi và phức tạp, rất khó tính chi phí và lợi ích theo nghĩa kế toán như trên Ví dụ đầu tư Hạ tầng mạng, đầu tư kho cơ sở dữ liệu dùng chung, hay trang bị một

hệ thống TeleConferencing… Việc quy về lợi ích kinh tế (đo bằng tiền) là khó có thể làm được Do đó cần phải chuyển sang phân tích giá trị (Value) và chi phí theo khía niệm mở rộng

Giá trị của đầu tư CNTT bao gồm:

6 Thu hồi vốn từ đầu tư (Return on Investment)

7 Đạt được chiến lược phát triển tổ chức

8 Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

9 Cung cấp thông tin cho quản lý

10 Hạ tầng thông tin

Chi phí của đầu tư CNTT bao gồm

6 Chi phí cho các yếu tố phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, truyền thông

7 Chi phí đào tạo huấn luyện, bảo hiểm

8 Chi phí thay đổi quy trình kinh doanh, thay đổi tổ chức

9 Chi phỉ rủi ro

10 Chi phí sử dụng không gian, điện nước,…

Dự án nào nào giúp doanh nghiệp đạt được giá trị cao hơn sẽ được ưu tiên hơn Không bắt buộc phải dùng tiền làm thước đo đánh giá Với cách phân tích Giá trị và chi phí như trên, người ta có thế đưa các dự án khác nhau của doanh nghiệp về chung một mặt bằng đánh giá Đây là cách mà các nhà quản lý dùng để biện minh cho việc lựa chọn dự án đầu tư của doanh nghiệp trong đó có cả đầu tư CNTT

4.1.2 Đầu tư cho CNTT ở doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu xuất của các quy trình kinh doanh

Mỗi một doanh nghiệp có rất nhiều dòng kinh doanh (line of Business) như sản phẩm A, dòng kinh doanh dịch vụ B, … Mỗi một dòng kinh doanh có một chuỗi giá trị (Value chain) Doanh nghiệp cần đưa ra khái niệm giá trị cho mỗi chuỗi, từ đó có thể tìm cách ứng dụng CNTT làm gia tăng giá trị ở mỗi hoạt động thuộc chuỗi giá trị Dòng kinh doanh sản phẩm có thể xem xét những khả năng đầu tư ứng dụng CNTT làm gia tăng giá trị của một chuối giá trị tiêu biểu như sau:

10 năm, tỷ lệ khấu hao đều 10% giá mua /1 năm là không thể bảo đảm sự sống cho dự án CNTT Vì vậy trong khi xem xét các nhà quản lý cần phải suy tính và bảo đảm sự sống cho nó ngay từ khi xem xét phê duyệt dự án

Khi xem xét dự án CNTT phải thực hiện từ 2 góc nhìn: Quy trình kinh doanh và khía cạnh bền vững của CNTT

Đối với quy trình kinh doanh cần phân tích Giá trị thu được và Chi phí bỏ ra để trả lời câu hỏi đầu tư CNTT

có xác đáng không

Đối với tính bền vững của dự án CNTT phải xác định đựoc chi phí bỏ ra và phàn bù lại được chuyển từ kết quả kinh doanh sang Trên cơ sở xem xem chi phí bỏ ra và phần bủ này để biết đầu tư cso bền vững hay không

6.1.4 Chia các dự án CNTT trong doanh nghiệp thành 3 cấp để dễ quản lý và thực hiện

Cấp mức chức năng: Đầu tư cho các xử lý thông tin, tính toán nâng cao hiệu suất thực hiện chức

năng nhiệm vụ của mỗi cán bộ, nhân viên … của doanh nghiệpg Máy tính cá nhân nối mạng Internet, các phần mềm tin học văn phòng, các phân mềm phân tích dữ liệu số, phần mềm thiết kế sản phẩm, lập kế hoạch,… là danh mục các thiết bị CNTT cần được đầu tư ở người sử dụng cuối ở các doanh nghiệp

Cấp đơn vị chức năng và, liên đơn vị chức năng: Đầu tư cho các hệ thống thông tin quản lý Tài chính, quản

lý khách hàng, quản lý nhân lực, Quản trị thiết bị, Quản trị vận hành, … Những hệ thống này cần được đầu

tư mạng LAN với tư cách một mạng Intranet, nếu liên đơn vị cần đầu tư mạng Extranet Hệ thống cấp này cần phải đầu tư đồng bộ cho các yếu tố Phần cứng và mạng, Phần mềm chạy trên mạng với giao diện Web,

Cơ sở dữ liệu, Viễn thông , nhân lực quản lý và kỹ năng sử dụng các nghiệp vụ chức năng trên hệ thống,

và đương nhiên phải đầu tư cả về an toàn, an ninh, độ sẵn sàng của hệ thống Đầu từ này sẽ tác động nâng giá trị của các quy trình chức năng trong doanh nghiệp

EDI liên kết với nhà cung cấp

và môi giới

Hậu cần

đầu vào

Tác nghiệp

Marketing

& Bán hàng

Hậu cần đầu ra

CAD

HRI

S

Hệ thống quản lý tài chính Phần mềm ERP

CAM

Cấp toàn doanh nghiệp: Đó là những dự án đầu tư cấp doanh nghiệp như Hệ thống thông tin quản

lý tổng thể doanh nghiệp (ERP), Hạ tầng CNTT và truyền thông, Kiến trúc thông tin quản lý cấp doanh nghiệp Đầu tư hạ tầng CNTT là để đảm bảo cho các đầu tư ứng dụng CNTT thực hiện được và thực hiện

có hiệu quả

Các dự án đầu tư hạ tầng CNTT phải được xem xet cùng mức với các dự án đầu tư hạ tầng khác của doanh nghiệp 3 hạ tầng vững chắc của bất kỳ 1 hệ thống kinh tế xã hội nào cùng là: Vật chất (nhà cửa, đường xá…), Năng lượng (điện, nhiện liệu, ) và thông tin (CNTT và Truyền thông, Hệ thống văn bản pháp quy,…)

3 cấp đầu tư thể hiện qua 3 khối của sơ đồ sau

Con đường đề xuất các dự án đầu tư CNTT:

Mục tiêu của Doanh nghiệp → Mục tiêu của CNTT → Nhiệm vụ CNTT → Các dự án CNTT

Vì vậy: Lãnh đạo CNTT ở các doanh nghiệp cần phải được tham gia trong các cuộc họp về chiến lược phát triển doanh nghiệp Họ cần biết rõ Sứ mạng, Tầm nhìn, Chiến lược, Kế hoạch chiến lược, Kết quả phân tích SWOT và các yếu tố đảm bảo thành công của một doanh nghiệp (CSFs) cũng như các ràng buộc về tài chính, nhân lực, cơ sở hạ tầng…ngõ hầu đưa ra được kế hoạch và đề xuất đầu tư CNTT có hiệu quả

B CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Từ chuyên đề Quản trị thông tin toàn doanh nghiệp, hãy tóm tắt và phân tích các Thông tin cạnh tranh và Thông tin môi trường chung của Trung tâm Anh ngữ APAX trên địa bàn Hà Nội

*Thông tin cạnh tranh:

● Hình thức cạnh tranh:

- Cạnh tranh trực tiếp: Các trung tâm anh ngữ khác trên địa bàn thành phố Hà Nội cung cấp các khóa học tiếng anh tương tự (phần lớn)

- Cạnh tranh gián tiếp: Các gia sư tiếng anh tự do (phần nhỏ)

● Nhân tố ảnh hưởng đến sự cạnh tranh:

- Nhân tố bên ngoài:

+ Giá cả: Có nhiều hình thức khác nhau như trả theo lộ trình học, theo khóa học, trọn gói VD: Trung tâm Anh ngữ APAX, học phí bình quân 3,1 triệu đồng/tháng; Trung tâm Anh ngữ Cleverlearn, bình quân hơn 3,8 triệu đồng/3 tháng; Trung tâm Anh ngữ Quốc tế ASEM Vietnam thì tùy theo cấp độ để thu, thấp nhất hơn 1,6 triệu đồng và cao nhất là gần 3 triệu đồng/chương trình học,

Hạ tẩng CNTT và Truyền thông Ứng dụng CNTT Quy trình Kinh doanh

+ Chất lượng: Chịu ảnh hưởng lớn từ các hình thức marketing, PR cho trung tâm thông qua mạng xã hội, các trang báo uy tín VD: Sự khác nhau về nguồn lực giảng dạy, giáo viên nước ngoài/ trong nước, hình thức chăm sóc khách hàng, sự uy tín bằng các hình thức quảng bá truyền thông, đội ngũ lãnh đạo, c + Đánh giá của khách hàng đã sử dụng dịch vụ: VD: Sự lan truyền thông tin giữa khách hàng với khách hàng

- Nhân tố bên trong:

+ Nguồn vốn đầu tư, phân tích kinh doanh, phân tích chiến lược, …

*Thông tin môi trường:

● Môi trường nội bộ

- Trung tâm anh ngữ APAX được đầu tư và phát triển bởi Công ty cổ phần Đầu tư APAX Holdings

- Tầm nhìn: Trở thành đơn vị cung cấp dịch vụ giáo dục Anh ngữ uy tín hàng đầu Việt Nam Số mệnh không ngừng sáng tạo, phấn đấu tạo ra giá trị khác biệt, đem đến cho thế hệ trẻ Việt Nam các chương trình đào tạo tiếng Anh và rèn luyện kỹ năng tư duy với tâm thế của người dẫn đầu

- Phương châm hoạt động: “English for Future Leaders” APAX đem đến cho thế hệ trẻ Việt Nam chìa khóa mở cánh cửa hội nhập cùng bạn bè quốc tế với tâm thế của người dẫn đầu tương lai

- Giá trị cốt lõi:

+ Tư duy sáng tạo

+ Ngôn ngữ

+ Giá trị nghệ thuật

- Quy mô hoạt động:

● Môi trường ngành: Trung tâm anh ngữ APAX hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực đào tạo, giảng dạy

tiếng Anh và phát triển kĩ năng tư duy toàn diện cho thế hệ trẻ Việt Nam

● Môi trường vĩ mô:

- Kinh tế Việt Nam tăng trưởng ổn định tạo điều kiện phát triển thuận lợi cho các trung tâm Anh ngữ

- Tình hình chính trị ổn định góp phần tạo nên sự phát triển dài hạn, bền vững của trung tâm trong tương lai

- Tốc độ phát triển của công nghệ và việc áp dụng công nghệ rỗng rãi tạo ra nhiều thách thức cho trung tâm

- Nhu cầu đào tạo Anh ngữ cho thế hệ trẻ Việt Nam luôn cao, đòi hỏi chất lượng ổn định, địa điểm hợp lí, thuận tiện

2 Căn cứ Nghị định 73/2019/NĐ-CP quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng ngân sách Hãy cho biết nghị định này do ai là chủ đầu tư dự án và cách tính tổng mức đầu tư?

- Căn cứ Nghị định 73/2019/NĐ-CP về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng ngân

sách, chủ đầu tư là cơ quan, tổ chức được giao trực tiếp quản lý dự án ứng dụng công nghệ thông tin, cụ

thể như sau:

a Đơn vị quản lý, sử dụng sản phẩm của dự án hoặc đơn vị chuyên môn về công nghệ thông tin làm chủ đầu tư

b Bộ, cơ quan trung ương, Ủy ban nhân dân các cấp đồng thời làm chủ đầu tư

c Ban quản lý dự án do bộ, cơ quan trung ương, Ủy ban nhân dân các cấp thành lập làm chủ đầu tư nếu Ban quản lý dự án đó có tư cách pháp nhân và có đủ điều kiện tổ chức triển khai thực hiện dự án Đối với dự án sử dụng vốn hỗn hợp, chủ đầu tư do các thành viên góp vốn thỏa thuận cử ra hoặc là đại diện của bên có tỷ lệ vốn góp cao nhất

- Cách tính tổng mức đầu tư: Tổng mức đầu tư dự án là toàn bộ chi phí dự tính để đầu tư được ghi

trong quyết định đầu tư, là cơ sở để chủ đầu tư lập kế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư dự án Tổng mức đầu tư bao gồm:

bị khác; chi phí vận chuyển, bảo hiểm thiết bị; thuế và các loại phí liên quan để mua sắm thiết bị

- Chi phí tạo lập cơ sở dữ liệu; chuẩn hóa, chuyển đổi phục vụ cho nhập dữ liệu; thực hiện nhập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu

- Chi phí lắp đặt thiết bị; cài đặt phần mềm; kiểm tra, hiệu chỉnh thiết bị và phần mềm

- Chi phí đào tạo hướng dẫn sử dụng; chi phí đào tạo cho cán bộ quản trị, vận hành hệ thống (nếu có)

- Chi phí triển khai, hỗ trợ, quản trị, vận hành sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án trước khi nghiệm thu bàn giao (nếu có)

c Chi phí quản lý dự án: gồm các chi phí để tổ chức thực hiện quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi hoàn thành, nghiệm thu bàn giao, đưa sản phẩm của dự án vào khai thác sử dụng và chi phí giám sát, đánh giá đầu tư dự án

d Chi phí tư vấn đầu tư: Chi phí khảo sát; lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư, báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật; điều tra, nghiên cứu phục vụ lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư, báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật, tuyển chọn giải pháp; thẩm tra tính hiệu quả và tính khả thi của dự án đầu tư; lập thiết

kế chi tiết, điều chỉnh, bổ sung thiết kế chi tiết; lập dự toán; điều chỉnh dự toán; thẩm tra thiết kế chi tiết,

dự toán; lập hồ sơ yêu cầu, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu và chi phí phân tích đánh giá hồ sơ đề xuất,

hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu để lựa chọn nhà thầu; lập định mức, đơn giá; kiểm tra chất lượng vật liệu, thiết bị; đánh giá chất lượng sản phẩm; quy đổi vốn đầu tư; giám sát công tác triển khai; thực hiện các công việc tư vấn khác;

e Chi phí khác: phí và lệ phí; bảo hiểm (trừ chi phí bảo hiểm thiết bị quy định tại điểm b khoản này); kiểm thử hoặc vận hành thử; kiểm toán; thẩm tra, phê duyệt quyết toán vốn đầu tư; lắp đặt và thuê đường truyền; lệ phí đăng ký và duy trì tên miền; chi phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin; chi phí thẩm định giá

và các chi phí đặc thù khác

f Chi phí dự phòng: chi phí dự phòng trượt giá trong thời gian thực hiện dự án, chi phí dự phòng phát sinh khối lượng và chi phí dự phòng cho các khoản tạm tính (nếu có) Trường hợp dự án được triển khai trên phạm vi nhiều địa điểm khác nhau hoặc ở nước ngoài, các chi phí quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và

e khoản này được tính thêm chi phí di chuyển thiết bị và lực lượng lao động Các chi phí quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và e khoản này nếu chưa có quy định về định mức hoặc chưa tính được ngày thì được tạm tính để đưa vào tổng mức đầu tư Tổng mức đầu tư được tính toán và xác định trong giai đoạn lập báo cáo nghiên cứu khả thi phù hợp với nội dung báo cáo nghiên cứu khả thi và thiết kế cơ sở Trường hợp dự án thực hiện lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật, dự toán được lập thay cho tổng mức đầu tư Dự toán tính theo khối lượng từ thiết kế chi tiết và các quy định tại Điều 28 Nghị định này

- Tổng mức đầu tư được tính toán toán và xác định theo một trong các phương pháp sau đây:

a Tính theo thiết kế cơ sở của báo cáo nghiên cứu khả thi, trong đó: Chi phí xây lắp được tính theo khối lượng chủ yếu từ thiết kế cơ sở, các khối lượng khác dự tính và giá vật tư, thiết bị, dịch vụ phù hợp trên thị trường; Chi phí thiết bị được tính theo số lượng, chủng loại thiết bị phù hợp với giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, giá thiết bị trên thị trường và các yếu tố khác liên quan (nếu có); Chi phí xây dựng, phát triển, nâng cấp, mở rộng phần mềm nội bộ được xác định theo phương pháp so sánh hoặc phương pháp chuyên gia hoặc phương pháp tính chi phí hoặc theo báo giá thị trường hoặc kết hợp các phương pháp; Chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư và chi phí khác được xác định bằng cách lập dự toán hoặc tạm tính theo tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng chi phí xây lắp, chi phí thiết bị; Chi phí dự phòng được xác định theo quy định tại khoản 5 Điều này Đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng công nghệ mới, việc xác định các chi phí thuộc tổng mức đầu tư được phép căn cứ theo báo giá thị trường (nếu có)

b Tính trên cơ sở số liệu của các dự án có chỉ tiêu kinh tế-kỹ thuật tương tự đã thực hiện Khi áp dụng phương pháp này phải tính quy đổi các số liệu của dự án tương tự về thời điểm lập báo cáo nghiên cứu khả thi và điều chỉnh các khoản mục chi phí chưa xác định trong tổng mức đầu tư cho phù hợp

c Kết hợp các phương pháp quy định tại điểm a, điểm b khoản này Chi phí dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh được tính trên tổng các chi phí quy định tại các điểm a, b, c, d và đ khoản 2 Điều này Chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá được tính trên cơ sở độ dài thời gian triển khai đầu tư của dự án có tính đến các khả năng biến động giá trong nước và quốc tế

3 Dựa vào phụ lục 2 của Thông tư 06/2011/TT-BTTTT Quy định về lập quản lý chi phí đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin Hãy lập bảng TỔNG HỢP DỰ ÁN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN cho dự án của Bộ X với tổng mức đầu tư 50 tỷ Vnd

- Dự án ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ X với tổng mức đầu tư 50 tỷ VND bao gồm các chi phí sau:

● Chi phí xây lắp (Gxl): được xác định trên cơ sở khối lượng và giá xây lắp Dự trù: 12 tỷ (sau thuế)

● Chi phí thiết bị (Gtb): bao gồm chi phí mua sắm thiết bị công nghệ; chi phí đào tạo và chuyển giao

công nghệ; chi phí lắp đặt thiết bị và cài đặt, hiệu chỉnh được xác định trên công thức:

Gtb=Gms + Gts + Gđt + Glđ

trù (sau thuế)

1 Chi phí mua sắm thiết bị công

nghệ thông tin (Gms)

Bao gồm thiết bị phải lắp đặt và cài đặt, thiết bị không phải lắp đặt và cài đặt, thiết bị đặc biệt là phần mềm nội bộ, các thiết bị phụ trợ và thiết bị ngoại vi

Tổng 20 tỷ

● Chi phí quản lý dự án (Gql): được xác định theo công thức:

Gql = T x (Gxltt + Gtbtt)

T (định mức tỷ lệ phần trăm đối với chi phí quản lý dự án) = 0.3%

Gxltt (chi phí xây lắp trước thuế) = 12 x 0.9= 10.8 tỷ Gtbtt (chi phí thiết bị trước thuế) = 20 x 0.9 = 18 tỷ

 Gql = 0.3% x (10.8 +18) =0.0864 tỷ (trước thuế)

 Gql (sau thuế) = 0.09504 tỷ

● Chi phí tư vấn đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin (Gtv)

Được xác định dựa trên công thức:

Với kinh phí dự trù là: 9.6 tỷ (sau thuế)

● Chi phí khác (Gk): được xác định theo công thức:

THUẾ GTGT

GIÁ TRỊ SAU THUẾ

2.1 Chi phí mua sắm thiết bị công nghệ thông tin 7.2 tỷ 10% 8 tỷ

Chương 5: TRIỂN KHAI CHỨC NĂNG QTNLTT TRONG TỔ CHỨC

Cán bộ và nhân viên bộ phận quản lý hệ thống thông tin

Trong những doanh nghiệp lớn và hiện đại, bộ phận quản lý (IS Department People) được thành lập như một tổ chức riêng trực thuộc Ban lãnh đạo doanh nghiệp Lịch sử hình thành và phát triển bộ phận quản lý HTTT đã trải qua các giai đoạn điển hình sau đây:

- Từ 1950 - 1965: Bộ phận tính toán kế toán điện cơ thuộc phòng Kế toán

- Từ 1965 - 1977: Trung tâm xử lý dữ liệu, Phòng Điện Toán, Trung tâm máy tính

- Từ 1978 - 1990: Trung tâm Tin học, Trung tâm CNTT

- Từ 1990 - nay: Trung tâm HTTT, Phòng HTTT

Tuỳ theo thời gian và cấu trúc của bộ phận HTTT mà có những chức danh, chức vụ và vai trò của cán bộ chuyên viên HTTT Sau đây là mô tả cấu trúc của bộ phận HTTT hiện đại và các chức danh nhân sự tương ứng

Thông thường cán bộ và nhân viên chuyên nghiệp HTTT trong một tổ chức được cấu trúc như sơ đồ ở hình

- Các bộ phận trực thuộc gồm bộ phận Phát triển và Bảo trì hệ thống, Dịch vụ, Vận hành và Kế hoạch

- Các bộ phận nhỏ hơn gồm có Phân tích và thiết kế hệ thống, Lập trình, Trung tâm thông tin, Tư vấn …

- Tên các chức danh và trách nhiệm của cán bộ quản lý NLTT

Sau đây là những chức danh và trách nhiệm của cán bộ quản lý NLTT

- Giám đốc thông tin (CIO): Nhà quản lý NLTT ở cấp cao nhất, có trách nhiệm lập kế hoạch chiến lược và sử dụng các nguồn lực thông tin trên toàn tổ chức

- Giám đốc HTTT (IS Director): Có trách nhiệm quản lý các HTTT trong toàn tổ chức và quản lý vận hành hàng ngày

- Quản trị tài khoản (Account Executive): Quản trị mức tác nghiệp hàng ngày tất cả các mặt của HTTT trong các bộ phận chuyên biệt, nhà máy, các chức năng kinh doanh hoặc các đơn vị sản xuất

- Quản lý Trung tâm thông tin (Information Center Manager): Quản lý các dịch vụ thông tin trên mạng, huấn luyện và tư vấn

- Quản lý phát triển (Development Manager): Quản trị và điều phối tất cả các dự án HTTT mới

- Quản trị dự án (Project Manager): Quản trị dự án HTTT cụ thể

- Quản trị bảo trì (Maintenance Manager): Quản trị và điều phối mọi dự án bảo trị HTTT

- Quản trị hệ thống (Systems Manager): Quản trị một HTTT cụ thể đang hoạt động

- Quản trị kế hoạch HTTT (IS Planning Manager): Chịu trách nhiệm phát triển kiến trúc mạng, phần cứng, phần mềm cho toàn tổ chức Lập kế hoạch phát triển và thay đổi hệ thống

- Quản trị vận hành (Operations Manager): Chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của trung tâm dữ liệu hoặc trung tâm máy tính

- Quản trị lập trình (Programming Manager): Điều phối các công việc liên quan tới lập trình ứng dụng

- Quản trị lập trình hệ thống (Systems programming Manager): Điều phối việc trợ giúp bảo hành toàn bộ hệ thống phần mềm (Hệ điều hành), tiện ích, ngôn ngữ lập trình, công cụ phát triển …)

- Quản trị những công nghệ mới (Manager of Emerging Technologies): Dự báo xu hướng công nghệ, đánh giá và thử nghiệm những công nghệ mới

- Quản trị viễn thông (Telecommunications Manager): Chịu trách nhiệm điều phối và quản lý mạng

dữ liệu và mạng tiếng nói

- Quản trị mạng Network Manager: Quản trị công việc liên quan tới mạng của toàn tổ chức

- Quản trị cơ sở dữ liệu (Database Administrator): Quản trị cơ sở dữ liệu và việc sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu

- Quản trị an ninh máy tính (Auditing or Computer Security Manager): Chịu trách nhiệm quản trị việc

sử dụng hợp pháp và đạo đức các HTTT trong tổ chức

- Quản trị bảo đảm chất lượng Quality Assurance Manager: Chịu trách nhiệm giám sát và phát triển các chuẩn và các thủ tục để đảm bảo HTTT trong tổ chức hoạt dộng chính xác và có chất lượng

- Quản trị trang Web (WebMaster): Quản trị Website hay cổng thông tin của tổ chức

Tên và chức danh các chuyên viên hệ thống thông tin

- Phân tích viên (System Analyst): Phân tích và thiết kế hệ thống Thành viên các dự án Tham gia soạn thảo và bảo vệ các dự án

- Lập trình viên (Programmer): Lập trình phần mềm ứng dụng cho hệ thống Tham gia thử nghiệm các hệ thống và bảo trì phần mềm

- Chuyên gia viễn thông (Telecommunication Specialist): Làm các công việc liên quan tới viễn thông như theo dõi lắp đặt thiết bị, tìm và đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông, theo dõi tốc độ truy nhập

và độ sẵn sàng của các dịch vụ viễn thông, thanh toán phí viễn thong …

- Nhân viên cơ sở dữ liệu (Database Employee): Theo dõi hàng ngày hoạt động của các cơ sở dữ liệu Kiểm tra và kiểm soạt hoạt động của các hệ quản trị dữ liệu Vận hành và thao tác các công việc liên quan tới lưu trữ và khôi phục dữ liệu

- Thao tác viên hệ thống (System Operator): Vận hành hoạt động các HTTT Tham gia thử nghiệm các hệ thống

- Kỹ thuật viên (Technicien): Lắp đặt phần cứng mạng và máy tính Bảo dưỡng thiết bị Cài đặt các phần mềm Theo dõi hệ thống điện nguồn Chỉnh sửa các thiết bị đầu ra

- Nhân viên phân phát đầu ra (Output Distributor): Tổ chức và thực hiện việc phân phát các sản phẩm đầu ra của HTTT

- Chuyên viên huấn luyện (Trainner): Thực hiện các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng và huấn luyện quản trị, khai thác hệ thống thông tin

- Chuyên viên đồ hoạ (Graphics Specialist): Có kiến thức về hội hoạ, kỹ năng sử dụng CNTT thiết

kế các sản phẩm đồ hoạ phục vụ cho hệ thống cũng như các giao diện, các sản phẩm đầu ra của hệ thống thông tin

Yêu cầu năng lực chuyên môn cơ bản đối với chuyên viên HTTT

* Kỹ năng và hiểu biết kỹ thuật

– Phần cứng (máy tính, mạng, thiết bị ngoại vi, công nghệ cơ sở - platform )

– Phần mềm (hệ điều hành, phần mềm ứng dụng, tiện ích, trình điều khiển …)

– Kỹ thuật mạng (hệ điều hành mạng, cáp mạng, cạc mạng, chuyển mạch, LAN, WAN, Internet …)

* Kỹ năng và hiểu biết quản trị kinh doanh

– Quản trị kinh doanh (quy trình kinh doanh, các chức năng quản trị doanh nghiệp, tích hợp các chức năng, công nghiệp …)

– Quản trị học (lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát, quản trị con người, quản trị dự án…) – Xã hội (quan hệ xã hội, giao tiếp, năng động nhóm, chính sách …)

* Kỹ năng và hiểu biết hệ thống

– Tích hợp hệ thống (Phương pháp tiếp cận hệ thống, kết nối, tương thích, tích hợp các hệ thống con

Tương lai nghề nghiệp chuyên viên hệ thống thông tin

Chuyên viên hệ thống thông tin là lĩnh vực nghề nghiệp rất có tương lai và thu nhập, đặc biệt trong xã hội tri thức Bảng 5 - 1 và 5 - 2 cung cấp một vài số liệu minh hoạ về tốc độ phát triển và mức lương của nghề chuyên viên HTTT

Bảng 5 – 1 Tốc độ tăng trưởng nghề nghiệp HTTT 1

Quản trị viên CSDL (Database Administrators 29%

Quản trị viên mạng và hệ thống (Network / Systems Administrators 27%

Phân tích viên hệ thống máy tính Computer Systems Analysts 29%

Phân tích và thiết kế ứng dụng (Application Analysts & Designers 62%

1 Nguồn: US Department Labor

Phân tích viên hệ thống Systems Analysts 29%

Bảng 5-2 Mức lương trung bình của một số chức danh nghề nghiệp HTTT2

Chức danh nghề nghiệp

(nghìn USD/năm)

Thiết kế giao diện và nội dung trang WEB (Web Content / Interface Designer) 56

Phân tích và thiết kế HTTT kinh doanh (Business Systems Analyst / Designer) 59

Phân tích viên hệ thống ứng dụng (Application Systems Analyst) 64

Phân tích viên hệ thống quản trị toàn diện/ tổng hợp (ERP Analyst) 87

Người sử dụng cuối

Người dùng cuối hay người dùng thuần tuý (end users) là người sử dụng máy tính và các trình ứng dụng ở

cơ quan hay ở nhà để hoàn thành nhiệm vụ và tạo ra các kết quả3 Người sử dụng cuối bao gồm những người sử dụng các sản phẩm đầu ra của HTTT và sử dụng các ứng dụng trên HTTT để thực hiện những nhiệm vụ chức năng nghề nghiệp của mình, ví dụ kế toán viên sử dụng hệ kế toán máy, nhân viên quản lý kho sử dụng hệ quản lý kho, nhân viên Marketing sử dụng hệ thống thông tin Marketing …

Hình 5 – 3 Tỷ lệ % thời lượng trung bình của nhân viên sử dụng phần mềm văn phòng

Lao động cổ cồn trắng được coi là những người sử dụng cuối quan trọng của các HTTT hiện nay Nhân viên văn phòng được xem là những người sử dụng cuối có thời lượng sử dụng HTTT nhiều nhất trong tổ chức Biểu đồ ở hình 16 - 5 cho biết tỷ lệ sử dụng các loại phần mềm văn phòng

Vai trò của người sử dụng HTTT đóng vai trò ngày càng lớn trong việc bảo đảm sự thành công và hiệu quả của HTTT trong một tổ chức Người sử dụng phải được tham gia vào quá trình phân tích thiết kế và thử

2 Median entry-level salary levels in the metro-NY region from www.salary.com , October 2009

nghiệm hệ thống thông tin Người sử dụng phải được đào tạo và huấn luyện đầy đủ về hệ thống trong mỗi lần bảo trì nâng cấp hệ thống

Các khái niệm và từ vựng

Các yếu tố thành công mấu chốt CFS

Chiến lược

Chuyên gia viễn thông

Chuyên viên đồ hoạ

Chuyên viên huấn luyện

Giám đốc HTTT

Giám đốc thông tin

Kế hoạch chiến lược

Kỹ thuật viên

Mô hình STEP

Người dùng cuối

Nhân viên cơ sở dữ liệu

Nhân viên phân phát đầu ra

Phân tích SWOT

Phân tích viên

Quản lý phát triển

Quản lý Trung tâm thông tin

Quản trị an ninh máy tính Quản trị bảo đảm chất lượng Quản trị bảo trì

Quản trị cơ sở dữ liệu Quản trị dự án Quản trị hệ thống Quản trị kế hoạch HTTT Quản trị lập trình Quản trị lập trình hệ thống Quản trị mạng Network Manager Quản trị những công nghệ mới Quản trị tài khoản

Quản trị trang Web Quản trị vận hành Quản trị viễn thông Thao tác viên hệ thống

1 Hãy nêu các chức năng cơ bản của quản trị hệ thống thông tin

- Các chức năng cơ bản của quản trị hệ thống thông tin:

• Lập kế hoạch: Lựa chọn mục tiêu và cách thức thực hiện Xác định mục đích, mục tiêu của công

ty, từ đó phát triển kế hoạch hành động thông tin để đạt được mục đích, mục tiêu đó

• Tổ chức: Phân nhiệm Phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận phòng ban chức năng, cho từng

người phụ trách quản lý công việc tại các bộ phận chức năng của tổ chức

• Lãnh đạo: Phát huy động lực của nhân viên Khen thưởng, xử phạt đúng người Khuyến khích,

tạo động lực, vừa duy trì kỷ luật công ty, vừa tạo không khí thoải mái trong các phòng ban

• Kiểm soát: Giám sát và hiệu chỉnh các hoạt động để biết hệ thống có vận hành đúng theo kế hoạch

và mục tiêu đã đề ra hay không, đảm bảo mục tiêu, hiệu suất, hiệu quả của công việc

2 Cho biết các năng lực cần thiết của cán bộ lãnh đạo thông tin (CIO)

- Những năng lực cần thiết của cán bộ lãnh đạo thông tin (CIO):

• Năng lực lãnh đạo:

o Là người có tầm nhìn: quan trọng nhất vẫn là tầm nhìn về hệ thống thông tin phục vụ cho

sự phát triển của Doanh nghiệp Tuy nhiên, để có thể đứng vào hàng ngũ lãnh đạo Doanh nghiệp, CIO cũng cần hiểu biết tình hình sản xuất và kinh doanh của công ty, để có thể chia sẻ tầm nhìn với các lãnh đạo khác nữa

o Có niềm tin và khao khát ứng dụng Công nghệ thông tin giúp tăng hiệu quả Doanh nghiệp

o Có khả năng lãnh đạo bộ phận CNTT cũng như các bộ phận khác, cùng triển khai thành

công các giải pháp CNTT

o Có khả năng chinh phục, lôi cuốn, mời gọi mọi người cùng hợp tác cho mục tiêu chung

• Am tường các giải pháp Công nghệ thông tin (CNTT)

o Giải pháp cho Tiếp Thị: digital marketing, SEO – Giải pháp cho Kinh Doanh: DMS, CRM

o Giải pháp cho Tài Chính và Chuỗi Cung Ứng: ERP, SCM

o Giải pháp cho Nhân Sự: HRM CIO là gì – Giải pháp CNTT nào các công ty đa quốc gia cùng lĩnh vực đang ứng dụng?

Với từng giải pháp, CIO cần am hiểu tường tận:

o Ích lợi của giải pháp đem lại cho Doanh nghiệp là gì?

o Doanh nghiệp cần đầu tư bao nhiêu? Và khả năng thu hồi đầu tư như thế nào? – So sánh giữa các giải pháp

o So sánh giữa các nhà cung cấp

o Những yếu tố then chốt để triển khai giải pháp thành công

• Am hiểu chiến lược kinh doanh và những thách thức của Doanh nghiệp

o CIO cần am hiểu ít nhất một lĩnh vực trọng yếu nào đó của Doanh nghiệp, chẳng hạn Kinh Doanh, Tiếp Thị, Chuỗi Cung Ứng hay Tài Chính Trong giai đoạn khởi đầu, công ty thường chú trọng đến Kinh Doanh và Tiếp Thị Khi thị trường đã định hình và ổn định, công ty tập trung nhiều hơn vào Chuỗi Cung Ứng và Tài Chính Tùy thuộc vào công ty đang ở giai đoạn nào, CIO cần am hiểu và tập trung xây dựng giải pháp CNTT cho lĩnh vực trọng yếu tương ứng

• Kỹ năng khác: Ngoại ngữ, giao tiếp …

3 Hãy nêu tên các chức danh và trách nhiệm của từng chức danh trong bộ phận quản trị nguồn lực thông tin?

- Tên các chức danh và trách nhiệm của cán bộ quản trị nguồn lực thông tin:

• Giám đốc thông tin (CIO): Nhà quản lý NLTT ở cấp cao nhất, có trách nhiệm lập kế hoạch chiến

lược và sử dụng các nguồn lực thông tin trên toàn tổ chức

• Giám đốc HTTT (IS Director): Có trách nhiệm quản lý các HTTT trong toàn tổ chức và quản lý

vận hành hàng ngày

• Quản trị tài khoản (Account Executive): Quản trị mức tác nghiệp hàng ngày tất cả các mặt của

HTTT trong các bộ phận chuyên biệt, nhà máy, các chức năng kinh doanh hoặc các đơn vị sản xuất

• Quản lý Trung tâm thông tin (Information Center Manager): Quản lý các dịch vụ thông tin

trên mạng, huấn luyện và tư vấn

• Quản lý phát triển (Development Manager): Quản trị và điều phối tất cả các dự án HTTT mới

• Quản trị dự án (Project Manager): Quản trị dự án HTTT cụ thể

• Quản trị bảo trì (Maintenance Manager): Quản trị và điều phối mọi dự án bảo trị HTTT

• Quản trị hệ thống (Systems Manager): Quản trị một HTTT cụ thể đang hoạt động

• Quản trị kế hoạch HTTT (IS Planning Manager): Chịu trách nhiệm phát triển kiến trúc mạng,

phần cứng, phần mềm cho toàn tổ chức Lập kế hoạch phát triển và thay đổi hệ thống

• Quản trị vận hành (Operations Manager): Chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát các hoạt động

tác nghiệp hàng ngày của trung tâm dữ liệu hoặc trung tâm máy tính

• Quản trị lập trình (Programming Manager): Điều phối các công việc liên quan tới lập trình ứng

dụng

• Quản trị lập trình hệ thống (Systems programming Manager): Điều phối việc trợ giúp bảo

hành toàn bộ hệ thống phần mềm (Hệ điều hành), tiện ích, ngôn ngữ lập trình, công cụ phát triển …)

• Quản trị những công nghệ mới (Manager of Emerging Technologies): Dự báo xu hướng công

nghệ, đánh giá và thử nghiệm những công nghệ mới

• Quản trị viễn thông (Telecommunications Manager): Chịu trách nhiệm điều phối và quản lý

mạng dữ liệu và mạng tiếng nói

• Quản trị mạng Network Manager: Quản trị công việc liên quan tới mạng của toàn tổ chức

• Quản trị cơ sở dữ liệu (Database Administrator): Quản trị cơ sở dữ liệu và việc sử dụng các hệ

quản trị cơ sở dữ liệu

• Quản trị an ninh máy tính (Auditing or Computer Security Manager): Chịu trách nhiệm quản

trị việc sử dụng hợp pháp và đạo đức các HTTT trong tổ chức

• Quản trị bảo đảm chất lượng Quality Assurance Manager: Chịu trách nhiệm giám sát và phát

triển các chuẩn và các thủ tục để đảm bảo HTTT trong tổ chức hoạt động chính xác và có chất lượng

• Quản trị trang Web (WebMaster): Quản trị Website hay cổng thông tin của tổ chức

4 Mô tả năng lực chuyên môn cơ bản đối với các chuyên viên HTTT

- Năng lực chuyên môn cơ bản đối với các chuyên viên HTTT:

• Kỹ năng và hiểu biết kỹ thuật

o Phần cứng (máy tính, mạng, thiết bị ngoại vi, công nghệ cơ sở - platform )

o Phần mềm (hệ điều hành, phần mềm ứng dụng, tiện ích, trình điều khiển)

o Kỹ thuật mạng (hệ điều hành mạng, cáp mạng, cạc mạng, chuyển mạch, LAN, WAN, Internet …)

• Kỹ năng và hiểu biết quản trị kinh doanh

o Quản trị kinh doanh (quy trình kinh doanh, các chức năng quản trị doanh nghiệp, tích hợp các chức năng, công nghiệp …)

o Quản trị học (lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát, quản trị con người, quản trị dự án…)

o Xã hội (quan hệ xã hội, giao tiếp, năng động nhóm, chính sách …)

• Kỹ năng và hiểu biết hệ thống

o Tích hợp hệ thống (Phương pháp tiếp cận hệ thống, kết nối, tương thích, tích hợp các hệ thống con

Chương 6: MUA SẮM VÀ QUẢN TRỊ PHẦN CỨNG, PHẦN MỀM

6.1 Mua sắm nguồn lực thông tin

Tạo ra và duy trì nguồn lực thông tin trong một doanh nghiệp hiện nay là một hoạt động lớn và không dễ đối với các nhà quản lý Cách đây 10 năm nhiều công ty lớn hàng đầu ở Mỹ đã đầu tư 5% doanh thu/năm cho việc mua sắm thêm máy tính, nếu tính thêm các khoản chi phần mềm, đào tạo nhân lực và các

chi phí khác tổng chi phí cho nguồn lực thông tin lên đến gần 15% doanh thu/năm Ngay từ những năm

2005 một số trường đại học ở khu vực Đông Nam Á đã đầu tư mỗi năm khoảng 1 triệu Đô la Mỹ cho việc mua sắm thiết bị phần cứng tin học

Mua sắm nguồn lực thông tin như thế nào cho có hiệu quả là một vấn đề lớn Sau đây là một số việc cân phải làm để có thể thực thi tốt việc mua sắm nói trên

1 Doanh nghiệp cần thành lập tiểu ban mua sắm đấu thầu cho từng đợt mua sắm

Tiểu ban bao gồm Lãnh đạo, Nhà quản lý, phân tích viên hệ thống, chuyên gia phần cứng, phần mềm, viễn thông, cán bộ tài chính, …

2 Dựa vào kế hoạch nguồn lực thông tin viết đặc tả chức năng và dự báo giá

3 Thành lập tổ chọn nhà cung cấp

a Chọn phương thức mua sắm: - Chỉ định thầu

- Chào hàng cạnh tranh

- Đấu thấu cạnh tranh trong nước

- Đấu thầu cạnh tranh quốc tế

b Chuẩn bị hồ sơ mời thầu

c Phát hành hồ sơ mời thầu

b Mở thầu và chấm thầu

4 Thương thảo và ký kết hợp đồng cung cấp

5 Theo dõi và giám sát thực hiện hợp đồng

6 Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

7 Vào sổ thiết bị của công ty

Một số lưu ý khi mua sắm nguồn lực thông tin

1 Hãy viết yêu cầu mua sắm nguồn lực thông tin dưới dạng một dự án Bao gồm Tên dự án, Mục đích dự án, Nguồn vốn, Tổng dự trù kinh phí, Thời hạn hoàn thành, liệt kê các hoạt động của dự án (tên, mục tiêu, công việc và thiết bị, giá cả, thời gian )

2 Đối với nguồn lực phần cứng cần xác định rõ:

a Yêu cầu đối với nhà cung cấp: Chức năng kinh doanh, Vốn pháp dịnh, lịch sử hình thành và phát triển, năng lực nhân sự chuyên môn, thiết bị và hệ thống bảo trì, danh sách khách hàng cùng loại

b Đặc tả kỹ thuật của thiết bị và các yêu cầu khác như thời hạn bảo trì, tương thích với

hệ thống đang có, độ ổn định (số lần hỏng hóc/năm) …

Ở Việt Nam chưa sản xuất được máy tính mà mới chỉ lắp ráp Cần đặc biệt lưu ý phần mềm hệ thống đi kèm

3 Đối với nguồn lực phần mềm cần xác định rõ:

a Phần mềm có thể trang bị theo 3 hình thức: Mua sẵn trên thị trường như là một sản phẩm hàng hoá thông thường, sử dụng phần mềm mã nguồn mở, hoặc thuê công ty ngoài thiết kế Nếu thua công ty ngoài thiết kế thì gọi là tư vấn mỗi hình thức sẽ có những quy định riêng của luật mua sắm đấu thầu

b Đặc tả phần mềm là một công việc rất khó và tốn nhiều thời gian Cần chú ý sự tham gia tích cực của người sử dụng để viết đặc tả này Đặc tả phần mềm có 2 phần: đặc tả chức năng và đặc tả phi chức năng Đặc tả chức năng là những chức năng gì nó có thể làm được của chức năng kinh doanh đặc tả phi chức năng như: Độ an toàn, khả năng phục hồi, độ lớn của dữ liệu, thời gian trả kết quả…

Hiện nay phần mềm vẫn được vào sổ thiết bị và quản lý như thiết bị thông thường khác Tuy nhiên có nhiều vấn đề cận xem xét: Giá cả phần mềm rất biến động, Không có khấu hao vật lý, chỉ có khấu hao vô hình

Tỷ lệ khấu hao vô hình rất cao Không có giá trị vớt hay bán thanh lý Nhièu phần mềm được bán theo bản quyền sử dụng theo năm Cần phải có thủ tục thanh lý tài sản - phần mềm khác với tài sản vật chất khác

4 Đối với nguồn lực dữ liệu và thông tin:

a Dữ liệu và thông tin là hàng hoá nội dung Có nhiều cấp độ mua: Chỉ xem, có thể tải

về hoặc dạng Text hoặc dạng pdf

b Các thông tin kinh tế có nhiều cách thức mua bán khác nhau

Quy trình mua sắm thiết

6.2 Quản trị tài sản phần cứng và phần mềm

- Khái niệm tài sản và quản lý tài sản

- Một số đặc tính riêng có của tài sản phần cứng và phần mềm

- Tài sản dữ liệu doanh nghiệp

Các chức quản lý phần cứng

• Các chức năng quản lý tài sản chung

• Hệ thống báo cáo về tài sản cho cấp trên

• Những báo cáo đặc thù về thiết bị CNTT

• Những quy đinh về Khấu hao và Thanh lý thiết bị CNTT

Vòng đời của tài sản phần cứng – phần mềm

1 Mua sắm

Mua sắm là bước đầu tiên trong vòng đời của tài sản, và nó liên quan đến việc mua tài sản thực tế để đáp

ứng cả yêu cầu của công ty và ngân sách Thông thường, việc mua hàng được thực hiện sau khi hiểu các

yêu cầu được phát hiện từ dữ liệu thu thập được và sau đó các dự đoán được chuẩn bị để xác nhận việc mua

hàng thực tế

Các quy trình liên quan đến bước này là:

• Tạo đơn đặt hàng

• Bắt đầu quy trình làm việc của đơn đặt hàng được xác định trước

• Liên kết với các trung tâm chi phí để có ngân sách

• Nhận phê duyệt cho đơn đặt hàng

• Thêm tài sản đã mua vào kho CNTT

2 Triển khai

Nội dung được triển khai trong giai đoạn này của vòng đời Kiểm tra sơ bộ được thực hiện để đánh giá các

lỗi vật lý, các vấn đề kỹ thuật, các vấn đề thiết kế và liệu tài sản đã được lắp đặt đúng cách và an toàn hay

chưa Sau các bước này, tài sản cuối cùng cũng được sử dụng để đáp ứng các yêu cầu mà nó được mua

Các hoạt động được kết hợp trong giai đoạn này là:

• Triển khai tài sản, sửa đổi trạng thái từ tồn kho thành đang sử dụng

• Gán phần mềm cho nội dung phần cứng

• Lập bản đồ các mối quan hệ

3 Bảo trì

Do tài sản được sử dụng liên tục nên việc hao mòn là điều thường xuyên xảy ra nên việc bảo quản tài sản

đó trở nên vô cùng quan trọng Đây là lý do tại sao bảo trì là bước thứ ba trong vòng đời

Khi một tài sản đang được sử dụng, mục tiêu chính là tối đa hóa năng suất của tài sản đó Vì vậy, hiệu suất

của nội dung được theo dõi liên tục để phát hiện bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra đột ngột khi nó đang được

sử dụng Trong giai đoạn này, có thể thực hiện bất kỳ loại sửa chữa, cập nhật, kiểm tra tuân thủ và phân

tích chi phí - lợi ích nào

Các quy trình bao gồm trong bước này là:

• Xác định tổng chi phí sở hữu của tài sản

4 Hỗ trợ

Với độ tuổi ngày càng cao của tài sản, việc bảo trì và hỗ trợ sẽ giúp kéo dài tuổi thọ sản xuất của nó Trong giai đoạn này, các sửa đổi và cập nhật được thực hiện để cập nhật nội dung, giúp nội dung hoạt động hiệu quả vì hiệu quả CNTT tổng thể

Các quá trình liên quan đến giai đoạn này là:

• Bảo trì hợp đồng cho tài sản

• Thông báo cho kỹ thuật viên về ngày hết hạn

• Ánh xạ phụ thuộc trong CMDB để xác định tác động

• Thỏa thuận cấp phép phần mềm và quản lý

5 Nghỉ hưu & thải loại

Một tài sản phải được xử lý khi hết thời gian sử dụng hữu ích và hiệu quả Trước khi xử lý, các mối quan

hệ được xem xét và xử lý để không ảnh hưởng đến tổ chức hoặc môi trường

Giai đoạn này bao gồm việc xóa mọi thông tin quan trọng về kinh doanh trên tài sản

Sau đó, nó được tháo rời từng phần, với tất cả những phần có thể tái sử dụng được giữ lại và những phần không thể tái sử dụng sẽ bị loại bỏ Nếu nội dung chứa bất kỳ thành phần nào có thể gây ra mối đe dọa đến môi trường, chúng được phân loại là nguy hiểm và bị loại bỏ

Các hoạt động được kết hợp trong bước này là:

• Thay đổi trạng thái từ đang sử dụng thành hết hạn / đã được xử lý

• Bỏ phân bổ phần mềm được chỉ định cho tài sản đã xử lý

Những lợi ích của Quản lý tài sản phần cứng (HAM) là gì?

• Tiết kiệm chi phí

Quản lý tài sản phần cứng đúng cách trong suốt vòng đời của nó có thể giúp tiết kiệm tiền Một trong những

lý do là, khi tài sản được bảo trì và bảo dưỡng đúng cách, khả năng hỏng hóc của chúng sẽ giảm đi Việc vứt bỏ một tài sản khi nó sắp hết vòng đời cũng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí bảo trì

• Cải thiện việc mua sắm tài sản và sử dụng

Quản lý tài sản phần cứng có thể giúp bạn tận dụng tối đa hàng tồn kho của tổ chức bằng cách tận dụng các tài sản chưa được sử dụng Nhận được thông tin chi tiết đầy đủ về khoảng không quảng cáo và hiểu những

gì có sẵn có thể giúp bạn lấy khoảng không quảng cáo từ các kho dự trữ hiện có hơn là mua hàng ảnh hưởng đến ngân sách

• Tăng cường bảo mật và tuân thủ

Với việc sử dụng giải pháp HAM, bạn có thể có cái nhìn toàn diện và chính xác về các tài sản phần cứng

có thể giúp bạn xác định các tài sản cần được bảo trì hoặc sắp nghỉ hưu để có thể sửa chữa hoặc xử lý chúng trước khi chúng trở thành mối đe dọa an ninh đối với tổ chức của bạn Bằng cách theo dõi kiểm kê tài sản của mình, bạn có thể phát hiện bất kỳ tài sản nào chưa được phê duyệt để đảm bảo tuân thủ các chính sách của tổ chức bạn

Điều này sẽ không chỉ giúp cô lập nhanh chóng các lỗ hổng bảo mật mà còn giúp ích trong quá trình đánh giá tuân thủ

• Khuếch đại quyền kiểm soát đối với khoảng không quảng cáo CNTT

Quản lý tài sản phần cứng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về tài sản phần cứng của mình để thiết lập tính minh bạch và kiểm soát tốt hơn khoảng không quảng cáo CNTT của bạn Bạn có thể theo dõi thông tin kiểm kê

• Tăng hiệu quả

Với việc quản lý tài sản phần cứng, các nhóm CNTT có thể tập trung vào công việc tạo ra giá trị hơn bằng cách tận dụng tự động hóa các quy trình thừa và không hiệu quả Theo dõi kiểm kê phần cứng cũng có thể giúp họ xác định các vấn đề về tài sản trước khi chúng xảy ra, điều này có thể gây ra sự chậm trễ hoặc gián đoạn trong hoạt động

Quản lý tài sản phần cứng là một cơ chế tuyệt vời sẽ hỗ trợ bạn thiết lập khả năng hiển thị và kiểm soát các tài sản phần cứng CNTT của bạn Với quy trình HAM, bạn có thể quản lý hiệu quả các tài sản phần cứng

từ mua sắm đến nghỉ hưu

Nó cũng giúp bạn thực hiện kiểm tra thường xuyên và bảo trì định kỳ một cách dễ dàng Quản lý tài sản phần cứng cũng cho phép bạn đưa ra quyết định mua hàng thông minh hơn và tiết kiệm hơn bằng cách ghi lại thông tin tài chính của từng tài sản và cung cấp sự minh bạch hoàn toàn về các yêu cầu phần cứng

Để phục vụ việc quản trị thiết bị phần cứng cần tổ chức cơ sở dữ liệu với cấu trúc tối tiểu như sau; tệp chủ Tệp thiết bị phần cứng với các thuộc tính cơ bản của thiết bi, Tệp đặc tả kỹ thuật, Tệp Sửa chữa, Tệp phaane mềm cài đặt, Tệp thiết bị đi kèm, và tệp lịch sử sử dụng Các tệp phụ liên kết với tệp chủ qua mã thiết bị

6.3 Quản trị tài sản phần mềm

6.3.1 Những đặc trưng riêng có của tài sản phần mềm

• Giá trị thanh lý của phần mềm

- Ngày bắt đầu sửa

- Nội dung sửa

Để phục vụ việc quản trị thiết bị phần cứng cần tổ chức cơ sở dữ liệu với cấu trúc tối tiểu như sau; tệp chủ Tệp thiết bị phần cứng với các thuộc tính cơ bản của thiết bi, Tệp đặc tả kỹ thuật, Tệp Sửa chữa, Tệp phần mềm cài đặt, Tệp thiết bị đi kèm, và tệp lịch sử sử dụng Các tệp phụ liên kết với tệp chủ qua mã thiết bị

6.3.2 Quy trình sản xuất sản phẩm phần mềm

6.3.3 Hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm đáp ứng quy trình

1 Hoạt động sản xuất một sản phẩm phần mềm của tổ chức, doanh nghiệp quy định tại Điều 3 Thông tư này được xác định là hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm đáp ứng quy trình khi đối với sản phẩm đó

tổ chức, doanh nghiệp thực hiện ít nhất một trong hai công đoạn: Xác định yêu cầu, Phân tích và thiết kế quy định tương ứng

2 Hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm đáp ứng quy trình được thể hiện bằng một hoặc nhiều tài liệu sau, tương ứng với từng tác nghiệp thuộc các công đoạn mà tổ chức, doanh nghiệp đã thực hiện:

a) Tài liệu chứng minh từng tác nghiệp của công đoạn Xác định yêu cầu: Mô tả ý tưởng về phương thức phát triển sản phẩm; mô tả các đặc tính (yêu cầu) của sản phẩm, các ngữ cảnh sử dụng sản phẩm; mô tả đề xuất, kết quả khảo sát, kết quả làm rõ, hoàn chỉnh yêu cầu đối với sản phẩm; mô tả phân tích chi tiết nghiệp vụ; mô tả yêu cầu hoàn chỉnh đối với sản phẩm; mô tả nội dung tư vấn điều chỉnh quy trình; biên bản thống nhất yêu cầu, xét duyệt yêu cầu, mô tả khả năng kiểm soát và các cơ sở để xác nhận sự tuân thủ yêu cầu của sản phẩm; hoặc các tài liệu có nội dung tương tự

b) Tài liệu chứng minh từng tác nghiệp của công đoạn Phân tích và thiết kế: Mô tả yêu cầu; mô tả bài toán phát triển; mô tả các kỹ thuật phù hợp được thực hiện để tối ưu hóa giải pháp, phân tích về tính đúng đắn

và khả năng kiểm tra của phần mềm, phân tích ảnh hưởng của các yêu cầu phần mềm vào môi trường vận hành, liệt kê các yêu cầu được ưu tiên, chấp thuận và được cập nhật khi cần thiết; mô tả mô hình dữ liệu,

mô hình chức năng, mô hình luồng thông tin; mô tả giải pháp phần mềm; thiết kế giải pháp, thiết kế hệ thống phần mềm, thiết kế dữ liệu, thiết kế kiến trúc, thiết kế các đơn vị, mô đun thành phần của phần mềm; thiết kế bảo mật, an toàn thông tin cho phần mềm; thiết kế giao diện trải nghiệm khách hàng; hoặc các tài liệu có nội dung tương tự

c) Tài liệu chứng minh từng tác nghiệp của công đoạn Lập trình, viết mã lệnh: Một số đoạn mã nguồn chính thể hiện doanh nghiệp có viết mã lệnh phần mềm; mô tả hệ thống phần mềm đã được tích hợp; hoặc các tài liệu có nội dung tương tự

d) Tài liệu chứng minh từng tác nghiệp của công đoạn Kiểm tra, thử nghiệm phần mềm: Kịch bản kiểm tra, thử nghiệm các đơn vị, mô đun phần mềm; mô tả kết quả thử nghiệm phần mềm, kết quả kiểm thử hệ thống phần mềm, kết quả kiểm thử chức năng phần mềm, kết quả thẩm định chất lượng phần mềm; mô tả đánh giá khả năng gây lỗi; mô tả kết quả kiểm thử bảo mật, an toàn thông tin cho phần mềm; xác nhận phần mềm đáp ứng yêu cầu của khách hàng; biên bản nghiệm thu phần mềm; hoặc các tài liệu có nội dung tương tự đ) Tài liệu chứng minh từng tác nghiệp của công đoạn Hoàn thiện, đóng gói sản phẩm: Giới thiệu đầy đủ

về sản phẩm phần mềm; hướng dẫn cài đặt (trong trường hợp chuyển giao sản phẩm trọn gói), hướng dẫn

sử dụng sản phẩm sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ (cho người sử dụng hoặc người thuê dịch vụ); bản sao chứng nhận đăng ký mẫu mã (nếu có); bản sao chứng nhận đăng ký quyền sở hữu trí tuệ (nếu có); hoặc các tài liệu có nội dung tương tự

e) Tài liệu chứng minh từng tác nghiệp của công đoạn Cài đặt, chuyển giao, hướng dẫn sử dụng, bảo hành, bảo trì sản phẩm: Biên bản hoặc hợp đồng chuyển giao (trọn gói sản phẩm hoặc quyền sử dụng sản phẩm dưới dạng cho thuê); hướng dẫn cài đặt sản phẩm phần mềm (trường hợp chuyển giao sản phẩm trọn gói);

mô tả kết quả cài đặt sản phẩm phần mềm (trên hệ thống của khách hàng trong trường hợp chuyển giao trọn gói hoặc trên hệ thống cung cấp dịch vụ trong trường hợp cho thuê sản phẩm phần mềm); nội dung đào tạo, hướng dẫn (người sử dụng hoặc người thuê dịch vụ); mô tả hoạt động kiểm tra sản phẩm phần mềm sau khi

bàn giao hoặc sản phẩm phần mềm trên hệ thống cung cấp dịch vụ; mô tả hoạt động sửa lỗi sản phẩm phần mềm sau bàn giao hoặc sản phẩm phần mềm trên hệ thống cung cấp dịch vụ; mô tả hoạt động hỗ trợ sau bàn giao trong quá trình cho thuê dịch vụ; mô tả hoạt động bảo hành sản phẩm sau bàn giao hoặc trong quá trình cho thuê dịch vụ; mô tả hoạt động bảo trì sản phẩm phần mềm (trên hệ thống của khách hàng hoặc trên hệ thống cung cấp dịch vụ)

6.4 Quản lý dự án phần mềm

Quản lý dự án phần mềm là gì và cách thức triển khai ra sao để đạt được hiệu quả tối ưu trong các hoạt

động của doanh nghiệp? Đây là công việc mà rất nhiều doanh nghiệp triển khai phần mềm cần phải có và quan tâm tới khi bắt đầu làm dự án

6.4.1 Quản lý dự án phần mềm là gì?

Quản lý dự án phần mềm là khái niệm dùng để chỉ các hoạt động bao gồm lập kế hoạch, lập lịch, phân bổ tài nguyên, thực hiện, theo dõi và phân phối các dự án liên quan đến phần mềm và web Cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, những xu hướng mới ra đời ảnh hưởng mạnh mẽ đến phong cách sinh hoạt và lối sống của con người, đặc biệt là thói quen mua hàng trực tuyến dẫn tới các phần mềm bán hàng ra đời Sau khi đã ký hợp đồng kinh tế, việc tiếp theo của cả hai bên khách hàng và nhà cung cấp là quản lý dự án sao cho có hiệu quả nhất Hoạt động quản lý

dự án phần mềm bán hàng đang ngày càng phát triển và hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp

Lại một lần nữa, lấy module quản lý dự án của Odoo làm ví dụ, bạn có thể thấy rằng mô hình này khá giống với Microsoft Project quen thuộc Tuy nhiên, điểm khác biệt là đây là hệ thống tự động, việc xem ai phụ trách công việc nào, cũng như tự cập thông tin trực tuyến và đo lường liên tục giúp

nhà quản lý hay đối tác làm các dự án phần mềm hoàn toàn có thể nắm bắt được tiến độ và hoạch định kế hoạch tương lai dễ dàng và chi tiết hơn

6.4.3 Báo cáo quản lý dự án phần mềm

Báo cáo quản lý dự án phần mềm là một bản tóm tắt tổng quan về tình trạng hiện tại của dự án phần mềm Đây là bản trình bày chính thức về tình hình của một dự án tại một thời điểm nhất định Tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án, báo cáo quản lý dự án có thể được yêu cầu hàng tuần hoặc hàng tháng

Một số thông tin bắt buộc cần có trong một bản báo cáo quản lý dự án:

• Tên khách hàng và thông tin

• Ngày phát hành báo cáo

• Các số liệu chính về dự án

• Lập kế hoạch tiến độ so với kế hoạch Dự án vượt trước hay chậm tiến độ?

• Chi phí hiện tại so với ngân sách

• Phạm vi hiện tại so với kế hoạch Phạm vi có thay đổi kể từ khi dự án bắt đầu không?

• Lập kế hoạch so với nguồn cung ứng thực tế Có bất kỳ tài nguyên nào bị thiếu hoặc phân bổ tổng thể không?

• Tổng quan về rủi ro Có rủi ro cao nào cần được quản lý không?

• Kết quả chất lượng hiện tại Kiểm tra chất lượng đã được thực hiện? Có vấn đề gì không? Báo cáo quản lý dự án tự động của Odoo (thời gian, người phụ trách, người tham giam, chi phí, ,)

Báo cáo quản lý dự án tự động của Odoo

6.4.4 Quy trình quản lý dự án phần mềm

Quy trình quản lý dự án phần mềm là quy trình vận dụng những kiến thức, kỹ năng và kỹ thuật công nghệ vào hoạt động của dự án để đạt được mục tiêu của dự án đặt ra Những ứng dụng này được đưa vào phần mềm theo một tiêu chuẩn hóa của quản lý dự án theo tiêu chuẩn PMI

Để đảm bảo dự án thành công, đội ngũ phải đảm bảo:

• Lựa chọn quy trình phù hợp để đạt được mục tiêu của dự án

• Tuân theo các yêu cầu để đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan

• Cân bằng được các yêu cầu (nhân tố) cạnh tranh trong dự án như: phạm vi công việc, ngân sách, tiến độ, chất lượng, rủi ro, thay đổi Tùy theo quy mô của từng dự án mà các mỗi giai đoạn lại có thể gồm những quy trình nhỏ hơn

Ngoài các lợi ích chiến lược nêu trên phần mềm còn cung cấp đầy đủ các tính năng hệ thống Việc bảo mật được tiến hành một cách tuyệt đối nghiêm ngặt Việc phân quyền được cụ thể đến từng vai trò của người

• Phân công trách nhiệm cho các nhân viên và bộ phận triển khai dự án

b Lên kế hoạch cho dự án

Giai đoạn này yêu cầu thiết lập phạm vi công viêc của dự án, điều chỉnh lại mục tiêu và xác định đường đi tới mục tiêu đó

c Triển khai dự án

Giai đoạn này là giai đoạn những người được phân công trách nhiệm dự án thực hiện hoàn thành các công việc theo kế hoạch phía trên

d Giám sát và kiểm soát chất lượng dự án

Giai đoạn này yêu cầu người quản lý dự án cần theo dõi, rà soát và điều chỉnh lại tiến độ và khả năng thực hiện của dự án Ngoài ra nhà quản lý cũng cần theo dõi các rủi ro, thay đổi, phát sinh trong quá trình triển khai Từ đó, nhà quản lý dự án có thể kịp thời đưa ra được những đề xuất điều chỉnh

e Kết thúc và nghiệm thu dự án

Giai đoạn này là giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý dự án Việc nhà quản lý cần phải làm đó chính

là kiểm tra lại thông tin, kết quả của dự án có đạt yêu cầu ban đầu hay không Từ đó, đánh giá dự án phần mềm này thành công hay không

A CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Trình bày các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp thiết bị phần cứng?

- Các tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp thiết bị phần cứng:

○ Tính pháp nhân: Xem xét và đảm bảo nhà cung cấp có giấy phép kinh doanh, được pháp luật công nhận và bảo trợ Trong giấy phép kinh doanh chúng ta phải xem xét đến lĩnh vực kinh doanh có phù hợp hay không

○ Quy mô: Xem xét thông qua vốn pháp định và vốn lưu động

○ Kinh nghiệm: Xem xét thông qua số năm thành lập của nhà cung cấp (thường là trên 5 năm) Ngoài ra cũng cần xem xét đến số lượng các hợp đồng cùng loại (nhà thầu đã triển khai thành công những gói thầu có giá trị tương đương hay chưa)

○ Đội ngũ nhân viên, kỹ thuật: Phải đáp ứng đủ yêu cầu về số lượng và chất lượng để đủ khả năng cũng như trình độ để hoàn thành gói thầu một cách tốt nhất

○ Các trung tâm bảo hành: nên chọn những nhà cung cấp có những trung tâm bảo hành rộng khắp cả nước để dễ dàng được xử lý khi thiết bị gặp sự lỗi, tránh lựa chọn những nhà cung cấp chỉ có một trung tâm bảo hành khiến việc xử lý sự cố trở nên khó khăn và tốn kém

○ Báo cáo tài chính: nên xem xét báo cáo tài chính những năm gần đây của nhà cung cấp và lựa chọn những nhà cung cấp có ít nhất 3 năm liên tiếp có lãi, có nộp thuế đầy đủ cho ngân sách nhà nước (báo cáo tài chính dương) Đây là việc cần sự điều tra kỹ càng và xem xét tỉ mỉ vì có những

nhà cung cấp đưa ra những báo cáo tài chính giả, lãi giả lỗ thật cố tình tìm những gói thầu mới để bù đắp thua lỗ dẫn đến khả năng thành công của gói thầu thấp và thất bại

2 Nguyên tắc trích khấu hao TSCĐ trong thông tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định

- Nguyên tắc trích khấu hao TSCĐ trong thông tư số 45/2013/TT-BTC:

1 Tất cả TSCĐ hiện có của doanh nghiệp đều phải trích khấu hao, trừ những TSCĐ sau đây:

● TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn đang sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh

● TSCĐ khấu hao chưa hết bị mất

● TSCĐ khác do doanh nghiệp quản lý mà không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ TSCĐ thuê tài chính)

● TSCĐ không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp

● TSCĐ sử dụng trong các hoạt động phúc lợi phục vụ người lao động của doanh nghiệp (trừ các TSCĐ phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, bể chứa nước sạch, nhà để xe, phòng hoặc trạm y tế để khám chữa bệnh, xe đưa đón người lao động, cơ sở đào tạo, dạy nghề, nhà ở cho người lao động do doanh nghiệp đầu tư xây dựng)

● TSCĐ từ nguồn viện trợ không hoàn lại sau khi được cơ quan có thẩm quyền bàn giao cho doanh nghiệp để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học

● TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất lâu dài có thu tiền sử dụng đất hoặc nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất lâu dài hợp pháp

2 Các khoản chi phí khấu hao tài sản cố định được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại các văn bản pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp

3 Trường hợp TSCĐ sử dụng trong các hoạt động phúc lợi phục vụ cho người lao động của doanh nghiệp quy định tại khoản 1 Điều 9 Thông tư này có tham gia

hoạt động sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp căn cứ vào thời gian và tính chất sử dụng các tài sản cố định này để thực hiện tính và trích khấu hao vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp và thông báo cho

cơ quan thuế trực tiếp quản lý để theo dõi, quản lý

4 TSCĐ chưa khấu hao hết bị mất, bị hư hỏng mà không thể sửa chữa, khắc phục được, doanh nghiệp xác định nguyên nhân, trách nhiệm bồi thường của tập thể, cá nhân gây ra Chênh lệch giữa giá trị còn lại của tài sản với tiền bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra, tiền bồi thường của cơ quan bảo hiểm và giá trị thu hồi được (nếu có), doanh nghiệp dùng Quỹ dự phòng tài chính để bù đắp Trường hợp Quỹ dự phòng tài chính không đủ bù đắp, thì phần chênh lệch thiếu doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp

5 Doanh nghiệp cho thuê TSCĐ hoạt động phải trích khấu hao đối với TSCĐ cho thuê

6 Doanh nghiệp thuê TSCĐ theo hình thức thuê tài chính (gọi tắt là TSCĐ thuê tài chính) phải trích khấu hao TSCĐ đi thuê như TSCĐ thuộc sở hữu của doanh nghiệp theo quy định hiện hành Trường hợp ngay tại thời điểm khởi đầu thuê tài sản, doanh nghiệp thuê TSCĐ thuê tài chính cam kết không mua lại tài sản thuê trong hợp đồng thuê tài chính, thì doanh nghiệp đi thuê được trích khấu hao TSCĐ thuê tài chính theo thời hạn thuê trong hợp đồng

7 Trường hợp đánh giá lại giá trị TSCĐ đã hết khấu hao để góp vốn, điều chuyển khi chia tách, hợp nhất, sáp nhập thì các TSCĐ này phải được các tổ chức định giá chuyên nghiệp xác định giá trị nhưng không thấp hơn 20% nguyên giá tài sản đó Thời điểm trích khấu hao đối với những tài sản này là thời điểm doanh nghiệp chính thức nhận bàn giao đưa tài sản vào sử dụng và thời gian trích khấu hao từ 3 đến

5 năm Thời gian cụ thể do doanh nghiệp quyết định nhưng phải thông báo với cơ quan thuế trước khi thực hiện

Đối với các doanh nghiệp thực hiện cổ phần hóa, thời điểm trích khấu hao của các TSCĐ nói trên là thời điểm doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chuyển thành công ty cổ phần

8 Các doanh nghiệp 100% vốn nhà nước thực hiện xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hoá theo phương pháp dòng tiền chiết khấu (DCF) thì phần chênh lệch tăng của vốn nhà nước giữa giá trị thực tế

và giá trị ghi trên sổ sách kế toán không được ghi nhận là TSCĐ vô hình và được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thời gian không quá 10 năm Thời điểm bắt đầu phân bổ vào chi phí

là thời điểm doanh nghiệp chính thức chuyển thành công ty cổ phần (có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh)

9 Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện bắt đầu từ ngày (theo số ngày của tháng)

mà TSCĐ tăng hoặc giảm Doanh nghiệp thực hiện hạch toán tăng, giảm TSCĐ theo quy định hiện hành

về chế độ kế toán doanh nghiệp

10 Đối với các công trình xây dựng cơ bản hoàn thành đưa vào sử dụng, doanh nghiệp đã hạch toán tăng TSCĐ theo giá tạm tính do chưa thực hiện quyết toán Khi quyết toán công trình xây dựng cơ bản hoàn thành có sự chênh lệch giữa giá trị tạm tính và giá trị quyết toán, doanh nghiệp phải điều chỉnh lại nguyên giá tài sản cố định theo giá trị quyết toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt Doanh nghiệp không phải điều chỉnh lại mức chi phí khấu hao đã trích kể từ thời điểm tài sản cố định hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng đến thời điểm quyết toán được phê duyệt Chi phí khấu hao sau thời điểm quyết toán được xác định trên cơ sở lấy giá trị quyết toán tài sản cố định được phê duyệt trừ (-) số đã trích khấu hao đến thời điểm phê duyệt quyết toán tài sản cố định chia (:) thời gian trích khấu hao còn lại của tài sản

cố định theo quy định

11 Đối với các tài sản cố định doanh nghiệp đang theo dõi, quản lý và trích khấu hao theo Thông tư số 203/2009/TT-BTC nay không đủ tiêu chuẩn về nguyên giá tài sản cố định theo quy định tại Điều 2 của Thông tư này thì giá trị còn lại của các tài sản này được phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thời gian phân bổ không quá 3 năm kể từ ngày có hiệu lực thi hành của Thông tư này

3 Vòng đời của tài sản phần cứng - phần mềm và lợi ích của việc quản trị tài sản phần cứng?

- Vòng đời của tái sản phần cứng – phần mềm

a) Lập kế hoạch

● Chịu ảnh hưởng từ hai khía cạnh: Một là từ phía nhu cầu nằm trong chiến lược của doanh nghiệp

và dữ liệu có được từ phía khách hàng Mặt khác là do khía cạnh công nghệ bị tác động bởi các yếu tố về

● Xử lý đơn hàng theo quy trình

● Liên kết với các trung tâm để chốt ngân sách và nhận phê duyệt cho đơn hàng

● Cuối cùng là thêm vào kho của hệ thống CNTT

● Điểm mấu chốt khi thực hiện việc mua sắm:

● Cần bảo đảm được nhà cấp thực sự hiểu được nhu cầu người mua

● Các tài sản mua về cần kết hợp tốt được với nhau mà không gây ra xung đột

● Nên có đầy đủ bảo hành và có chế độ dịch vụ nhà cung cấp

c) Triển khai

● Kiểm tra sơ bộ được thực hiện để đánh giá các lỗi vật lý, các vấn đề kỹ thuật, các vấn đề thiết kế

và liệu tài sản đã được lắp đặt đúng cách và an toàn hay chưa Sau các bước này, tài sản cuối cùng cũng

được sử dụng để đáp ứng các yêu cầu mà nó được mua

● Cài đặt, điều chỉnh và phân phối đến bộ phận cần sử dụng, đưa tài sản ra khỏi kho và cập nhật

hệ thống tồn kho

d) Hỗ trợ và bảo trì

● Khi một tài sản đang được sử dụng, mục tiêu chính là tối đa hóa năng suất của tài sản đó Vì vậy, hiệu suất của nội dung được theo dõi liên tục để phát hiện bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra đột ngột khi nó đang được sử dụng Trong giai đoạn này, có thể thực hiện bất kỳ loại sửa chữa, cập nhật, kiểm tra tuân thủ

và phân tích chi phí - lợi ích nào

● Việc bảo trì và hỗ trợ sẽ giúp kéo dài tuổi thọ sản xuất của nó Trong giai đoạn này, các sửa đổi

và cập nhật được thực hiện để cập nhật nội dung, giúp nội dung hoạt động hiệu quả vì hiệu quả CNTT tổng thể

● Gồm các bước:

○ Lên lịch bảo trì cho tài sản phụ trách bởi các chuyên viên kỹ thuật hoặc từ phía nhà cung cấp

○ Nhận lịch sử kiểm tra và hoàn thành theo dõi quyền sở hữu

○ Cập nhật phần mềm, kiểm tra thỏa thuận cấp phép phần mềm và quản lý

○ Thông báo cho kỹ thuật viên về ngày hết hạn

○ Xác định tổng chi phí sở hữu của tài sản

e) Nghỉ hưu và tháo dỡ, thải bỏ

● Một tài sản phải được xử lý khi đã quá ngưỡng hoạt động ổn định của thiết bị hoặc không còn hữu ích đối với người sử dụng Trước khi xử lý, các mối quan hệ được xem xét và xử lý để không ảnh hưởng đến tổ chức hoặc môi trường

● Trước khi bắt đầu thải bỏ cần xóa sạch những thông tin mà trước đó tồn tại trong phần cứng Đôi lúc yêu cầu các chuyên viên kỹ thuật sử dụng các biện pháp đặc biệt để chắc chắn thông tin bị xóa không thể khôi phục lại được

● Sau đó, nó được tháo rời từng phần, với tất cả những phần có thể tái sử dụng được giữ lại và những phần không thể tái sử dụng sẽ bị loại bỏ Nếu nội dung chứa bất kỳ thành phần nào có thể gây ra mối đe dọa đến môi trường, chúng được phân loại là nguy hiểm và bị loại bỏ

● Quá trình thải bỏ tài sản có thể gồm:

○ Có thể trả lại hoặc cho thuê

○ Có thể bán lại nếu tài sản còn giá trị sử dụng trên thị trường

- Lợi ích của việc quản trị tài sản phần cứng:

a) Tiết kiệm chi phí

● Quản lý tài sản phần cứng đúng cách trong suốt vòng đời của nó có thể giúp tiết kiệm tiền Một trong những lý do là, khi tài sản được bảo trì và bảo dưỡng đúng cách, khả năng hỏng hóc của chúng sẽ giảm đi Việc vứt bỏ

một tài sản khi nó sắp hết vòng đời cũng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí bảo trì

b) Tuân thủ bảo mật, chống trộm cắp tài sản

● Luôn theo dõi tài sản và thông tin liên quan đến tài sản, theo dõi người sử dụng để kiểm soát bảo mật công việc của doanh nghiệp Theo dõi các tài sản nhằm phục vụ bảo trì và xử lý quá hạn tránh các rủi

ro bảo mật

● Ngoài ra luôn kiểm soát tổng thể tốt hơn các tài sản đang sở hữu trong doanh nghiệp, tránh các

chi phí phát sinh không cần thiết, quản lý tài sản tốt hơn, theo dõi và ghi lại chính xác thông tin như chi tiết bảo hành phần cứng, thỏa thuận hợp đồng, gia hạn và tuân thủ cấp phép cũng như tình trạng bảo trì để giảm rủi ro và ngăn chặn hành vi trộm cắp tài sản

c) Cải thiện việc mua sắm tài sản và sử dụng

● Quản lý tài sản phần cứng có thể giúp bạn tận dụng tối đa hàng tồn kho của tổ chức bằng cách tận dụng các tài sản chưa được sử dụng Nhận được thông tin chi tiết đầy đủ về khoảng không quảng cáo

và hiểu những gì có sẵn có thể giúp bạn lấy khoảng không quảng cáo từ các kho dự trữ hiện có hơn là mua hàng ảnh hưởng đến ngân sách

d) Tăng hiệu quả làm việc

● Với việc quản lý tài sản phần cứng, các nhóm CNTT có thể tập trung vào công việc tạo ra giá trị hơn bằng cách tận dụng tự động hóa các quy trình thừa và không hiệu quả Theo dõi kiểm kê phần cứng cũng có thể giúp họ xác định các vấn đề về tài sản trước khi chúng xảy ra, điều này có thể gây ra sự chậm trễ hoặc gián đoạn trong hoạt động

e) Khuếch đại quyền kiểm soát đối với khoảng không quảng cáo CNTT

● Quản lý tài sản phần cứng có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về tài sản phần cứng của mình để thiết lập tính minh bạch và kiểm soát tốt hơn khoảng không quảng cáo CNTT của bạn Bạn có thể theo dõi thông tin kiểm kê phần cứng để xác minh rằng chúng ở đúng vị trí bằng cách sử dụng các tính năng ITAM như khám phá tài sản và yêu cầu xác minh

4 Trình bày quy trình sản xuất sản phẩm phần mềm?

- Các công đoạn trong quy trình sản xuất sản phẩm phần mềm:

Bước 1: Xác định yêu cầu, bao gồm một hoặc nhiều tác nghiệp như: đưa ra hoặc hoàn thiện ý tưởng về

phát triển sản phẩm phần mềm; mô tả các đặc tính (yêu cầu) của sản phẩm, các ngữ cảnh sử dụng sản phẩm; đề xuất, khảo sát, làm rõ yêu cầu đối với sản phẩm phần mềm; phân tích nghiệp vụ; xây dựng yêu cầu hoàn chỉnh đối với sản phẩm phần mềm; tư vấn điều chỉnh quy trình; thống nhất yêu cầu, xét duyệt yêu cầu, khả năng kiểm soát và các cơ sở để xác nhận sự tuân thủ yêu cầu của sản phẩm

Bước 2: Phân tích và thiết kế, bao gồm một hoặc nhiều tác nghiệp như: đặc tả yêu cầu (yêu cầu thuộc chức

năng và không thuộc chức năng, các vấn đề cần được giải quyết); thiết lập bài toán phát triển; các kỹ thuật phù hợp được thực hiện để tối ưu hóa giải pháp, phân tích về tính đúng đắn và khả năng kiểm tra của phần mềm, phân tích ảnh hưởng của các yêu cầu phần mềm vào môi trường vận hành, các yêu cầu được ưu tiên, chấp thuận và được cập nhật khi cần thiết; mô hình hóa dữ liệu; mô hình hóa chức năng; mô hình hóa luồng thông tin; xác định giải pháp phần mềm; thiết kế giải pháp, thiết kế hệ thống phần mềm; thiết

kế dữ liệu, thiết kế kiến trúc của phần mềm, thiết kế các đơn vị, mô đun thành phần phần mềm; thiết kế bảo mật, an toàn thông tin cho phần mềm; thiết kế giao diện trải nghiệm khách hàng

Bước 3: Lập trình, viết mã lệnh, bao gồm một hoặc nhiều tác nghiệp như: viết chương trình phần mềm;

lập trình các đơn vị, mô đun phần mềm; chỉnh sửa, tùy biến, tinh chỉnh phần mềm; tích hợp các đơn vị phần mềm; tích hợp hệ thống phần mềm

Bước 4: Kiểm tra, thử nghiệm phần mềm, bao gồm một hoặc nhiều tác nghiệp như: xây dựng các kịch bản

kiểm tra, thử nghiệm các đơn vị, mô đun phần mềm; thử nghiệm phần mềm; kiểm thử hệ thống phần mềm; kiểm thử chức năng phần mềm; thẩm định chất lượng phần mềm; đánh giá khả năng gây lỗi; kiểm thử bảo mật, an toàn thông tin cho phần mềm; xác định thỏa mãn yêu cầu khách hàng; nghiệm thu phần mềm

Bước 5: Hoàn thiện, đóng gói sản phẩm phần mềm bao gồm một hoặc nhiều tác nghiệp như: xây dựng tài

liệu mô tả sản phẩm phần mềm, tài liệu hướng dẫn cài đặt (trong trường hợp chuyển giao sản phẩm trọn gói), tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm phần mềm (cho người sử dụng hoặc người thuê dịch vụ); đóng gói sản phẩm phần mềm; đăng ký mẫu mã; đăng ký quyền sở hữu trí tuệ

Bước 6: Cài đặt, chuyển giao, hướng dẫn sử dụng, bảo trì, bảo hành sản phẩm phần mềm bao gồm một

hoặc nhiều tác nghiệp như: chuyển giao (trọn gói sản phẩm hoặc quyền sử dụng sản phẩm dưới dạng cho thuê); hướng dẫn cài đặt sản phẩm phần mềm (trường hợp chuyển giao sản phẩm trọn gói); triển khai cài đặt sản phẩm phần mềm (trên hệ thống của khách hàng trong trường hợp chuyển giao trọn gói hoặc trên

hệ thống cung cấp dịch vụ trong trường hợp cho thuê sản phẩm phần mềm); đào tạo, hướng dẫn (người

sử dụng hoặc người thuê dịch vụ); kiểm tra sản phẩm phần mềm sau khi bàn giao hoặc sản phẩm phần mềm trên hệ thống cung cấp dịch vụ; sửa lỗi sản phẩm phần mềm sau bàn giao hoặc sản phẩm phần mềm trên hệ thống cung cấp dịch vụ; hỗ trợ sau bàn giao trong quá trình cho thuê dịch vụ; bảo hành sản phẩm sau bàn giao hoặc trong quá trình cho thuê dịch vụ; bảo trì sản phẩm phần mềm (trên hệ thống của khách hàng hoặc trên hệ thống cung cấp dịch vụ)

Bước 7: Phát hành, phân phối sản phẩm phần mềm, bao gồm một hoặc nhiều tác nghiệp như bán, cho

thuê, phân phối, phát hành sản phẩm phần mềm tự sản xuất

Chương 7: Tái thiết quy trình kinh doanh dựa trên CNTT

7.1 Tổng quan về tái thiết QTKD

7.1.1 Quy trình kinh doanh

Khái niệm quy trinh kinh doanh

Trong kinh tế học quy trình T → H ….H’ → T’ Tiền T mua hàng hóa nguyên vật liệu đầu vào H rồi sản xuất chế biến ra hàng hóa mới H’, rồi bán hàng hóa mới này thu về tiền mới T’ Quy trình này với mục tiêu T’ > T lợi nhuận kinh doanh

Cụ thể thì quy trình kinh doanh là

• Một dãy các hoạt động/hành vi do người/máy móc thực hiện trong một môi trường tổ chức và kỹ thuật nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu kinh doanh nào đó

• Được khởi động bởi một số sự kiện và có những sản phẩm là kết quả của quá trình hoặc là để chuyển giao cho một quy trình khác

• Được thiết lập từ một tập hợp các nhiệm vụ hay hoạt động có liên hệ qua lại giải quyết một nhiệm

vụ cụ thể

• Công việc có đầu có cuối

Có thể hiểu Quy trình kinh doanh là: Tập hợp các hoạt động hoặc nhiệm vụ có cấu trúc và có liên quan để sản xuất ra một sản phẩm hay một dịch vụ đặc thù cho nhóm khách hàng cụ thể

Ví dụ: Quy trình kinh doanh đơn giản