Theo nội dung ghi chép trên sổ kế toán Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính liên quan đến đối tượng kế toán ở dạng tổng quát được phản ánh ở các T
Trang 1CHƯƠNG 5
Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán
5.1 Sổ kế toán
5.1.1 Khái niệm sổ kế toán
Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau, được sử dụng để ghi chép hệ thống hoá thông tin về các hoạt động KTTC trên cơ sở số liệu các chứng từ kế toán theo đúng phương pháp kế toán, nhằm cung cấp thông tin
có hệ thống phục vụ công tác lãnh đạo
và quản lý các hoạt động KTTC trong đơn vị.
Nguyên tắc chung xây dựng mẫu sổ kế toán: sổ kế
toán phải có kết cấu khoa học, hợp lý đảm bảo
những yếu tố qui định:
- Ngày tháng ghi sổ, số hiệu và ngày của chứng từ
sử dụng để ghi sổ
- Tóm tắt nội dung hoạt động KTTC được ghi sổ
- Số tiền được ghi sổ
Đảm bảo cho việc ghi chép thuận tiện, hệ thống
hoá tổng hợp số liệu, thuận tiện cho việc nhận biết
thông tin phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các
hoạt động trong đơn vị
5.1 2 Các loại sổ kế toán.
5.1.2.1 Theo cách ghi chép trên sổ kế toán
Sổ kế toán ghi theo thứ tự thời gian:
Loại sổ kế toán được sử dụng để ghi tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính diễn ra trong kỳ hạch toán theo trình tự thời gian diễn ra các hoạt động KTTC đó
Thuộc loại sổ này có: Sổ nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Tác dụng: Cho phép nhận biết và kiểm tra toàn bộ hoạt động KTTC xảy ra ở đơn vị
Loại sổ này được sử dụng để ghi chép, phản
ánh, hệ thống hóa các hoạt động kinh tế tài
chính theo từng chỉ tiêu kinh tế tài chính, theo
từng đối tượng kế toán cụ thế.
Thuộc loại sổ kế toán này có: Sổ cái các TK, sổ
kế toán chi tiết, Sổ Nhật ký chứng từ
Tác dụng: Cho phép nhận biết tình hình và
kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh
tế của đơn vị.
Loại sổ này được sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong kỳ hạch toán vừa theo thứ tự thời gian, vừa theo hệ thống trên cùng một trang sổ.
Thuộc loại sổ này có: Sổ nhật ký sổ cái
Tác dụng: Cho phép nhận biết và kiểm tra được tình hình thực hiện các chỉ tiêu chính của đơn vị và các hoạt động chính diễn ra trong đơn vị.
Trang 25.1.2.2 Theo nội dung ghi chép trên sổ kế
toán
Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép
các hoạt động kinh tế tài chính liên quan
đến đối tượng kế toán ở dạng tổng quát
được phản ánh ở các TKKT tổng hợp
Thuộc loại sổ kế toán này có: Sổ cái các TK,
Sổ nhật ký sổ cái, Sổ nhật ký chung, Sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ
Tác dụng: Cho phép nhận biết các chỉ tiêu
kinh tế ở dạng tổng quát
Sổ kế toán chi tiết:
Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính một cách chi tiết cụ thể theo các TKKT chi tiết, đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết của đơn vị
Thuộc loại sổ kế toán này có các sổ kế toán chi tiết như: sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua
Tác dụng: Cho phép nhận biết các chỉ tiêu kinh tế, các đối tượng kế toán cụ thể trong đơn vị
Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết:
Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các
hoạt động kinh tế tài chính vừa theo TKKT tổng
hợp, vừa theo TKKT chi tiết
Thuộc loại sổ kế toán này có: Sổ Nhật ký chứng từ,
Sổ cái các TK( kiểu nhiều cột)
Tác dụng: Cho phép nhận biết các chỉ tiêu kinh tế
tài chính vừa ở dạng tổng quát vừa ở dạng chi tiết,
cụ thể
5.1.2.3 Theo hình thức tổ chức sổ
Sổ tờ rời: là loại sổ kế toán mà các trang sổ kế toán được để riêng biệt
Sổ đóng thành quyển: là loại sổ kế toán mà các trang sổ được đóng thành quyển, có đánh số thứ
tự các trang sổ và đóng dấu giáp lai ở giữa các trang sổ
5.1.3 Qui tắc ghi sổ kế toán và chữa sổ kế
toán.
5.1.3 1 Mở sổ kế toán
Đầu niên độ kế toán (đầu năm dương lịch 1/1),
các đơn vị tiến hành mở sổ kế toán theo danh
mục sổ kế toán đã đăng ký với cơ quan quản lý
nhà nước và ghi chuyển số dư trên sổ kế toán
cuối năm trước (số dư cuối kì) sang số dư đầu
năm nay (số dư đầu kì) trên sổ kế toán mới mở
cho năm nay.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở một hệ thống sổ
5.1.3 2 Ghi sổ kế toán
Việc ghi sổ kế toán phải tiến hành trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp.Sổ kế toán phải được ghi đầy đủ, kịp thời, chính xác và rõ ràng
Số liệu ghi trên sổ kế toán phải dùng mực tốt, không phai, được ghi liên tục, có hệ thống
Không được ghi xen kẽ, ghi chồng lên nhau, bỏ cách dòng; cấm tẩy xoá; cấm dùng chất hoá học để sửa chữa (bút xoá)
Khi phát hiện sai sót trong sổ kế toán phải sửa chữa theo đúng phương pháp chữa sổ theo qui định nhưng không làm mất số liệu đã ghi sai
Trang 35.1.3.3 Chữa sổ kế toán
Phương pháp cải chính:
- Điều kiện áp dụng: Được dùng để chữa sổ kế toán
trong trường hợp ghi sai diễn giải, ghi sai số liệu
được phát hiện sớm trước khi cộng dồn số liệu hoặc
chuyển sổ
- Nội dung phương pháp: Kế toán dùng mực đỏ gạch
ngang chỗ ghi sai và dùng mực thường ghi phần
đúng vào khoảng trống phía trên Bên cạnh ghi rõ họ
tên, chữ ký người sửa
Phương pháp ghi bổ sung:
- Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng khi
bỏ sót nghiệp vụ hoặc số tiền ghi sai < số tiền thực
tế cần ghi và sai sót phát hiện muộn sau khi cộng dồn số liệu
- Nội dung phương pháp:
+ TH ghi sai số tiền: chữa bằng cách ghi bổ sung số tiền ghi thiếu ở dòng tiếp theo sau dòng cộng sổ, sau đó cộng sổ lại
+ TH ghi sót nghiệp vụ: ghi vào dòng tiếp theo dòng cộng sổ, sau đó cộng sổ lại
Ví dụ:
Mua vật liệu nhập kho theo giá 36.400.000đ, chưa
trả tiền cho người bán
Giả sử kế toán đã định khoản:
Nợ TK152 34.600.000đ
Có TK331 34.600.000đ
Khi phát hiện kế toán ghi bổ sung bút toán:
Nợ TK152 1.800.000đ
Có TK331 1.800.000đ
Phương pháp ghi âm:
- Điều kiện áp dụng:
+ Số ghi sai > số thực tế cần ghi
+ Ghi trùng nghiệp vụ nhiều lần
+ Ghi sai định khoản
- Nội dung phương pháp:
+ TH số ghi sai > số thực tế cần ghi: Ghi số tiền
chênh lệch thừa bằng bút toán đỏ
+ TH ghi trùng nghiệp vụ nhiều lần: Lập định
khoản mới cùng quan hệ đối ứng, cùng số phát
sinh và ghi sổ bằng bút toán đỏ để xoá phần ghi
thừa
+ TH ghi sai định khoản: Khi phát hiện ghi lại định
khoản đã ghi sai bằng mực đỏ để xoá, rồi ghi lại
định khoản đúng bằng mực thường
Ví dụ: Vẫn ví dụ trên, kế toán đã ghi:
Nợ TK152 63.400.000đ
Có TK331 63.400.000đ
Khi phát hiện ghi đỏ phần chênh lệch thừa:
Trang 45.1.3.4 Khoá sổ kế toán
Cuối kỳ hạch toán (cuối tháng, quí, năm) hoặc
trong các trường hợp: kiểm kê tài sản, sáp nhập,
giải thể, chia tách doanh nghiệp phải tiến hành
khóa sổ kế toán
Khoá sổ kế toán là việc ghi chuyển số liệu giữa các
sổ kế toán có liên quan, cộng số phát sinh tính và
ghi số dư cuối kỳ của các TKKT trên sổ kế toán
phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán
5.2 Các hình thức kế toán
5.2.1 Khái niệm hình thức kế toán.
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ cho việc lập báo cáo
kế toán
5.2.2 Các hình thức kế toán.
5.2.2.1 Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái (NKSC)
Đặc trưng cơ bản :
Sử dụng Sổ nhật ký sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp
duy nhất để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế
theo thứ tự thời gian và theo hệ thống Căn cứ để
ghi vào Nhật ký sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc
bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Hệ thống sổ kế toán:
+ Sổ nhật ký sổ cái
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán
(1): Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán
hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được
kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác
định TK ghi Nợ, TK ghi Có để ghi vào sổ NKSC Số liệu của
mỗi chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng kế toán
cùng loại được ghi trên cùng một dòng ở cả 2 phần Nhật
ký và Sổ cái
Bảng tổng hợp chứng từ được lập cho những kế toán
cùng loại (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho ) phát
sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày
Chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại sau khi đã ghi sổ kế toán được dùng để ghi Sổ
(thẻ) kế toán chi tiết có liên quan
Đối với các chứng từ về thu, chi tiền mặt thủ quỹ ghi vào
(2): Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng
từ kế toán phát sinh trong tháng vào NKSC và Sổ
kế toán chi tiết , kế toán tiến hành cộng số liệu ở của cột sô phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng TK ở phần sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng
Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu tháng
Trang 5Tổng số tiền của cột “
phát sinh” ở phần
Nhật ký
= Tổng số phát sinh
Nợ của tất cả các tài khoản
= Tổng số phát sinh
Có của tất cả các tài khoản
Tổng số dư Nợ các TK = Tổng số dư Có các TK
(3): Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối
khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, cộng số phát sinh
Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng
Căn cứ vào số liệu khoá sổ các đối tượng, lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng TK
Đối chiếu số liệu giữa các bảng tổng hợp chi tiết với sổ NKSC, giữa NKSC với sổ quỹ
Căn cứ vào số liệu trên NKSC và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập Báo cáo kế toán
5.2.2.2.Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (CTGS)
Đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng
từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng
từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Hệ thống sổ kế toán
+ Chứng từ ghi sổ
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ cái
+ Các sổ kế toán chi tiết
Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán:
(1): Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán
hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã
được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế
toán lập CTGS căn cứ vào CTGS để ghi vào sổ Đăng
ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi sổ cái
Căn cứ vào các chứng từ kế toán lập các sổ kế toán
chi tiết có liên quan
Đối với các chứng từ về thu , chi tiền mặt thủ quỹ
ghi vào sổ quỹ
(2): Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng
số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng TK trên Sổ cái
Căn cứ vào số liệu ở sổ cái, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh
Trang 6(3): Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái
với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối số
phát sinh với sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, kế toán
căn cứ vào số liệu ở Sổ cái, Bảng cân đối số phát
sinh, các bảng chi tiết lập các BCTC
5.2.2.3 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình
tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh
Hệ thống sổ kế toán
+ Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt
+ Sổ cái
+ Các sổ kế toán chi tiết
Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán:
(1): Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra,kế toán ghi vào sổ NKC, sau đó căn cứ sổ liệu đã ghi sổ NKC để ghi vào Sổ cái theo từng TK
kế toán phù hợp
Nếu đơn vị có mở Sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ NKC, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các Sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt
như: sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ
nhật ký mua hàng, sổ nhật ký bán hàng, căn cứ vào
các chứng từ kế toán ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt
Định kỳ (3,5,10, ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối
lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp số liệu từng
sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào các TK phù hợp trên
sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một
nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký
đặc biệt (nếu có)
Chú ý: Các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã ghi vào sổ
Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ NKC
(2): Cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh, căn
cứ vào số liệu trên các sổ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết
Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết và Sổ cái,kế toán căn cứ vào số liệu ở
Sổ cái, bảng cân đối số phát sinh bảng tổng hợp chi tiết lập các BCTC
Trang 75.2.2.4 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
(NKCT)
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký
-Chứng từ:
+ Tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo bên Có của các TK kết hợp với việc phân
tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các TK đối ứng Nợ
+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống
hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế
+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc
hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong
cùng một quá trình ghi chép
Hệ thống sổ kế toán:
+ Sổ NKCT, bảng kê
+ Sổ cái
+ Sổ kế toán chi tiết
Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán:
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, kế toán ghi trực tiếp vào các NKCT hoặc bảng kê, sổ kế toán chi tiết có liên quan
- Đối với các loại chi phí SXKD phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu ở bảng phân bổ ghi vào bảng kê và NKCT có liên quan
- Cuối tháng, căn cứ vào số liệu tổng cộng ở Bảng
kê và các sổ kế toán chi tiết, kế toán ghi vào NKCT
có liên quan
(2): Cuối tháng, khóa sổ, cộng số liệu trên các
NKCT , kiểm tra đôí chiếu số liệu trên các NKCT với
các sổ , thẻ kế toán chi tiết , bảng tổng hợp chi tiết
có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT
ghi trực tiếp vào Sổ cái
- Cuối tháng, căn cứ vào Sổ hoặc thẻ kế toán chi
tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng TK
để đối chiếu với sổ cái
- Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu trong
NKCT, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được
dùng để lập BCTC
5.2.2.5 HÌNH THỨC KẾ TOÁN MÁY
Chứng từ kế toán
Sổ kế toán
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết
Nhập số liệu hàng ngày
Bảng tổng hợp CTKT
Quan hệ đối chiếu
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRÊN MÁY
VI TÍNH
Trang 8Giảm nhẹ khối lượng ghi sổ kế toán
Cung cấp và chia sẻ thông tin kế toán kịp thời
Áp dụng đối với mọi đơn vị có quy mô từ nhỏ, vừa, lớn; đội ngũ kế toán viên có
trình độ chuyên môn cao; cơ sở vật chất và kỹ thuật được trang bị tốt
Nhược điểm:
Điều kiện AD:
Tính bảo mật thông tin cao
Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu được thực hiện thường xuyên ngay trên trang sổ,
không phải lập Bảng đối chiếu phát sinh các tài khoản
Mẫu sổ kế toán nếu áp dụng hỗn hợp thì sẽ phức tạp
Không hiển thị quy trình ghi sổ kế toán nên công tác kiểm tra, kiểm soát cần có
người trình độ cao