QUẢN LÝ DỰ ÁN Dự án nâng cao kiến thức sức khỏe tình dục cho SV

Dự án nâng cao kiến thức sức khỏe tình dục cho SV K52 khoa SPTA trường ĐHNN – ĐHQGHN. Vấn đề giáo dục SKTD luôn là một vấn đề nhức nhối ở Việt Nam, đặc biệt trong mối trường học đường. Việt Nam là nước có tỷ lệ nạo phá thai ở tuổi vị thành niên cao nhất Đông Nam Á và đứng thứ 5 trên thế giới. Những con số này đã cho thấy thực trạng thiếu hiểu biết về SKTD đang ở mức báo động.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ

(Bold, size14, in hoa)

BÀI TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

LỜI NÓI ĐẦU

Vấn đề giáo dục SKTD luôn là một vấn đề nhức nhối ở Việt Nam, đặc biệt trong mối trường học đường Việt Nam là nước có tỷ lệ nạo phá thai ở tuổi vị thành niên cao nhất Đông Nam Á và đứng thứ 5 trên thế giới Những con số này đã cho thấy thực trạng thiếu hiểu biết về SKTD đang ở mức báo động

Với thực trạng này, “ Dự án nâng cao kiến thức sức khỏe tình dục cho SV K52 khoa SPTA - trường ĐHNN – ĐHQGHN” được thành lập để giúp SV có kiến thức về sức khỏe tình dục cho sinh viên K52- khoa Sư phạm Tiếng Anh, giúp họ tránh được nhữnghậu quả không mong muốn Trong dự án này có nhiều hoạt động, em xin giới thiệu sâu hơn về dự án “ xây dựng trung tâm tư vấn và thành lập tổng đài về SKTD cho sinhviên” Dự án này giúp giải đáp mọi thắc mắc trong cuộc sống đặc biệt là vấn đề SKTDcho SV và hoàn toàn miễn phí Lắng nghe chia sẻ, tâm sự của SV liên quan đến vấn đềSKTD, đưa ra lời khuyên nhanh chóng và cung cấp kiến thức cho người cần tư vấn

DANH MỤC VIẾT TẮT

Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN

Tên dự án: Dự án “ xây dựng trung tâm tư vấn và thành lập tổng đài về SKTD” cho sinh viên

1 Địa điểm: phòng 208 , tòa A3, ĐHNN - ĐHQGHN, số 1 đường Phạm Văn Đồng,

quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội ( đã có sẵn phòng)

- Lý do chọn ý tưởng: với hiện trạng trên, nhằm giúp trang bị đầy đủ những kiếnthức, kỹ năng cần thiết về SKTD dành cho SV K52 khoa SPTA trường

ĐHNN-ĐHQGHN, ý tưởng về dự án này được thực hiện

5 Mục đích và mục tiêu

Mục đích:

Dự án Nâng cao kiến thức SKTD dành cho SV K52 khoa SPTA trường

ĐHNN-ĐHQGHN được thành lập nhằm giúp SV được trang bị đầy đủ kiến thức và tránh khỏinhững hệ lụy có thể xảy ra đối với vấn đề tình dục thông qua các hoạt động phối hợp với gia đình, nhà trường và xã hội

- SV không còn rụt rè mà sẽ cởi mở, thoải mái khi trao đổi, tâm sự, tìm hiểu về các kiến thức tình dục.

6 Phạm vi của dự án

- Thuê cộng tác viên trực văn phòng

- Thuê bác sĩ và chuyên gia đào tạo

- Nhà đầu tư

- Nhà đấu thầu thiết kế

7 Các bên tham gia trong dự án

- Người quản lý dự án

- Ban tổ chức

- Ban kế hoạch tài chính

- Ban tư vấn

- Ban thông tin

- Các đơn vị đấu thầu

- Ban thẩm định, kiểm tra dự án

8 Các điểm mốc thời gian quan trọng:

- Đánh giá hồ sơ những đơn vị tham gia đầu tư và chọn lựa các tổ chức đầu tư phù hợp: 12/ 2020

- Đơn vị đầu tư và ban thiết kế thực hiện bản thiết kế: 12/ 2020

- Thẩm định và phê duyệt bản thiết kế: 01/2021

- Khởi công dự án thiết kế trung tâm: 01/ 2021

- Thành lập trung tâm và tổng đài tư vấn: tháng 02/ 2021-05/2021

Dự án bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch thực hiện dự án cho đến giai đoạn kết thúc dựán

Bao gồm các công việc sau:

- Xác định đầy đủ phạm vi của dự án, các công việc cần thực hiện

- Lịch trình thực hiện dự án

- Kế hoạch nhân sự, chất lượng, thông tin, đấu thầu

- Phân tích chi phí và ngân sách cần cho dự án

- Quản trị toàn bộ phạm vi, thời gian, nhân lực, chi phí, chất lượng, thông tin, rủi ro của dự án nâng cao nhận thức về SKSS của sinh viên K52- Khoa SPTA

- Lựa chọn nhà thầu thiết kế nội thất

- Giám sát, quản lý quy trình dự án

- Kết thúc dự án

* Đầu vào:

- Ý tưởng làm dự án nâng cao nhận thức về SKSS của sinh viên K52- Khoa SPTA

- Sự tư vấn của các chuyên gia

- Bảng dự toán ngân sách

- Lập kế hoạch quản trị về nhân lực, chi phí, thông tin, rủi ro, đấu thầu

* Công cụ và kỹ thuật

- Phần mềm quản lý dự án ( Project management software)

- Hệ giao việc ( Work Authorization System)

- Họp đánh giá tình trạng ( Status Review Meeting)

- Sự tư vấn của các chuyên gia

- Kỹ năng của người quản lý: kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp, kỹ năng nắm bắt tâm lý,

* Đầu ra:

- Kế hoạch dự án thành công

+ Xây dựng trung tâm, đạt đc doanh thu, giải quyết được vấn đề của sinh viên, tạo uy tín cho trung tâm, nguồn nhân lực chất lượng để duy trì được dự án lâu dài

+ Thông tin liên quan đến dự án bảo mật, chất lượng, đầy đủ, chính xác

1.2 Thực thi kế hoạch dự án

Quản lý trong giai đoạn này được thực hiện thông qua:

- Giám sát quá trình dự án

- So sánh, đánh giá kết quả dự án với mục tiêu đặt ra

- Điều chỉnh kế hoạch do rủi ro phát sinh

- Luôn có phương án dự phòng và thực hiện theo kế hoạch đó

* Đầu vào:

- Các kế hoạch đã được thông qua

- Các chính sách về luật pháp và các chính sách hỗ trợ của nhà nước

- Tài liệu về thực trạng của sinh viên

* Công cụ và kỹ thuật:

- Phần mềm quản lý dự án ( Project management software)

- Hệ giao việc ( Work Authorization System):

- Họp đánh giá tình trạng ( Status Review Meeting)

- Phân chia thành các tổ, ban có các chuyên môn khác nhau

- Xây dựng thủ tục hành chính trong tổ chức Mỗi thủ tục quy định bắt buộc các thành viên trong tổ, ban tuân theo Mỗi thủ tục có các văn bản để các thành viên nắm được

- Các thành viên am hiểu về kiến thức về SKTD và có kỹ năng mềm

- Sư tư vấn của chuyên gia trong quá trình xây dựng trung tâm tư vấn và mua sắm cơ

sở vật chất cho trung tâm

* Đầu ra:

- Hoàn thành được các thủ tục, cách thức quản lý dự án

- Hoàn thành ý tưởng xây dựng dự án xây dựng trung tâm

- Cập nhật các sự thay đổi

1.3 Kiểm soát những thay đổi tổng thể

Người quản lý dự án kiểm soát những thay đổi trong quá trình thực hiện dự án, xem xét, báo cáo hoạt động của các ban, nhà thầu và thông qua việc khảo sát thực tế

* Đầu vào:

- Toàn bộ kế hoạch về dự án nâng cao nhận thức về SKSS của sinh viên

- Các báo cáo về tình hình hoạt động của dự án

- Các đề xuất thay đổi về dự án

- Luôn cập nhật phương án dự phòng

* Công cụ và kỹ thuật:

- Kiểm soát những yếu tố liên quan đến dự án như khối lượng công việc, dở dang, khối lượng nguyên vật liệu, số lượng công nhân, máy móc

- Kiểm soát chi phí và tiến độ dự án

- Phân công công việc, trách nhiệm cho các ban chuyên môn để cập nhật thông tin, cóthể kiểm soát được những thay đổi tổng thể của dự án

* Đầu ra:

- Cập nhật kế hoạch tổng thể của dự án

- So sánh giữa kế hoạch và thực tế

- Tìm hiểu nguyên nhân

- Rút ra bài học kinh nghiệm

- Điều lệ dự án xác định được mục tiêu của dự án, giúp không bị nhầm lẫn với những

gì phải được thực hiện

- Dự án phải đảm bảo về mặt pháp lý, có cấp phép hoạt động của nhà nước và được nhà nước bảo hộ

* Công cụ và kỹ thuật:

- Phân tích chất lượng dịch vụ, đánh giá chất lượng chuyên gia

- Phân tích lợi ích, chi phí từ dự án

- Luôn có phương án dự phòng

* Đầu ra:

- Báo cáo phạm vi về dự án

- Báo cáo về phụ trợ chi tiết

- Kế hoạch quản trị phạm vi của dự án

Trung tâm tư

vấn về SKTD Bản kế hoạch về dự án xây

dựng trung tâm

tư vấn

-Đảm bảo truyền tải đượckiến thức về SKTD cho 90% sinh viên

- Giải quyết được các vấn

đề sinh viên gặp phải về SKTDĐảm bảo được lợi nhuận

Đảm bảo sự tiện dụng, đủ rộng, thoải máicho sinh viên cũng như tất cảmọi người

Phù hợp với thực tế mặt bằng

Bảng 2.2.1 Bảng chi tiết phạm vi sản phẩm của dự án

Cơ cấu phân tách công việc WBS:

STT WBS Công việc Ghi chú

1 1.0 Họp toàn bộ các bên có liên quan Ban điều hành tiến hành

họp các ban, phân công nhiệm vụ cho từng ban,

cụ thể bằng văn bản Các ban phân công công việc cho từng thành viên

3 1.2 Họp thống nhất ý tưởng thiết kế

5 2.0 Chuẩn bị kêu gọi nhà đầu tư Ban thiết kế, ban thông

tin, ban tư vấn trình lên ban điều hành

6 2.1 Phát hành hồ sơ mời nhà đầu tư

7 2.2 Ký kết hợp đồng với nhà đầu tư

8 3.0 Kế hoạch thực hiện công việc Ban thiết kế, ban kỹ thuật

trình lên ban giám sát

9 3.1 Kiểm tra sơ bộ bản dự án

Bảng 2.2.2 Bảng cơ cấu phân tách công việc

2.3 Kiểm tra phạm vi

- Xác nhận phạm vi của dự án là xây dựng trung tâm tư vấn về SKTD

2.4 Kiểm soát thay đổi phạm vi

* Đầu vào:

- Tuân thủ quy trình quản lý yêu cầu

- Nhấn mạnh thời gian hoàn tất vào những vấn đề quan trọng của dự án

- Phân bổ tài nguyên để xử lý nâng cấp hoặc các yêu cầu thay đổi

* Công cụ và kỹ thuật:

- Hệ thống kiểm soát thay đổi Concurrent Versions System ( CVS)

- Phần mềm liên lạc như email, website, để giúp trao đổi thông tin về dự án

- Phần mềm Microsoft Word, Powerpoint

* Đầu ra:

2 Lập dự toán

4 Ký kết hợp đồng với đơn vị đầu tư

5 Thẩm định dự án

6 Phê duyệt dự án

Bảng 2.4.1 Những thay đổi của phạm vi có thể kiểm soát

3 Quản lý thời gian dự án

3.1 Xác định công việc

1 Thiết kế sơ bộ

3 Tổ chức kêu gọi vốn đầu tư

4 Ký kết hợp đồng với đơn vị đầu tư

N Trình chủ đầu tư, giải

ngân chi phí đầu tư

Sơ đồ 3.2 Sơ đồ PERT

Thời gian dự trữ của các công việc:

ES: Thời gian bắt đầu sớm của công việc

EF: Thời gian kết thúc sớm của công việc

LS: Thời gian bắt đầu muộn của công việc

LF: Thời gian kết thúc muộn của công việc

3.3 Ước tính thời gian hoàn thành công việc

Đơn vị thời gian ( ngày)

Công

việc Tên công việc Thời giancực đại

(b)

Thời gian bình thường(m)

Thời gian cực tiểu (a)

Thời gian trung bình (n)

Phương sai

N Trình chủ đầu tư, giải

Thời gian dự tính thực hiện dự án: 274,26 ngày

Thời gian dài nhất hoàn thành dự án là: 274,26+ 19,995= 294,225 ngày, tương đương

9 tháng 27 ngày

Tính: Xác suất hoàn thành dự án trong vòng 294,225 ngày

Đường găng của công việc là đường B- D- E- F- G- H- L- M- N- O- P- Q- R, có tổng chiều dài: 244,68 ngày

Phương sai của các công việc trên đường găng: 18,107 ngày

Z= = 2,73

Tra bảng ta tìm được giá trị của Z là 0,9967

Vậy xác suất hoàn thành dự án là 99, 67%

Công thức tính:

Thời gian trung bình: n= ( a+ b+ 4m)/ 6

Trong đó:

a: Thời gian cực đại

b: Thời gian bi quan

m: Thời gian bình thường

n: Thời gian trung bình

Phương sai: = (( b-a)^2): 36

3.4 Lập kế hoạch tiến độ

- Khởi động dự án: tháng 10/2020

- Nguồn lực: Ban điều hành dự án

- Xong thủ tục, pháp lý: tháng 11/ 2020

- Nguồn lực: Ban điều hành dự án và một số ban liên quan

- Xong việc gọi nhà đầu tư và lựa chọn nhà đầu tư: 01/ 2021

- Nguồn lực: Ban điều hành dự án và một số ban liên quan

- Xong thiết kế: 03/2021

- Nguồn lực: Toàn bộ nhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật

- Cập nhật các thay đổi thời gian của dự án

- Có kế hoạch quản lý thời gian

*Công cụ và kỹ thuật:

- Phần mềm quản lý dự án ( Project management software)

- Hệ thống kiểm soát những thay đổi dự án

1 Chuyên gia tư vấn tâm

4.2 Ước tính chi phí:

BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ TOÀN BỘ DỰ ÁN

Thuê chuyên gia tâm lý 144.000.000 VNĐ/ năm

Nhà thiết kế nội thất trung tâm 10.000.000 VNĐ

Chi phí lắp đặt các thiết bị, mua cơ sở vật

chất, trang trí địa điểm trung tâm

4.3 Dự toán chi phí chi tiết:

1 Bác sĩ:

+ bác sĩ full-time

+ bác sĩ part- time

11

15.000.000 VNĐ/ tháng x 12 tháng= 180 triệu/ năm

Bảng 4.3 Bảng dự toán chi phí chi tiết

4.4 Kiểm soát chi phí

- Có chi phí dự trù để dùng cho các trường hợp phát sinh bất ngờ hoặc rủi ro

- Đảm bảo chi phí dùng đúng mục đích của dự án, các khoản mục

Các tiêu chuẩn áp dụng cho dự án :

- Dự án phải đảm bảo đúng thiết kế, đúng chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật, tiến bộ

- Tiêu chuẩn xây dựng dự án về quản lý chất lượng, quy hoạch và nghiệm thu

5.1.2 Sơ đồ quản trị chất lượng

- Quản lý chất lượng thiết kế trung tâm:

Quản lý chất lượng thiết kế dự án đảm bảo theo kế hoạch, lịch trình đã vạch ra

- Quản lý chất lượng nhân viên dự án

+ Thành lập ban quản lý dự án, phân công chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, có chính sách lao động cụ thể hợp lý để đảm bảo sự đóng góp của mọi người trong dự án chung+ Thành lập ban kiểm tra cán bộ, nhân viên thường trực tại dự án Người quản lý dự

án trực tiếp quản lý ban nhân viên này

- Quản lý chất lượng nghiệm thu dự án

+ Bản kế hoạch trước khi được thực hiện phải được đánh giá chất lượng, được nghiệmthu và xác nhận

+ Ban tư vấn phải có đủ điều kiện năng lực để thực hiện thẩm tra thiết kế và chịu tráchnhiệm về kết quả kiểm tra

+ Nếu thiết kế không đảm bảo yêu cầu theo đúng hợp đồng thì công ty thiết kế phải thiết kế lại và chịu tất cả chi phí, kể cả thẩm định

+ Các công ty thiết kế phải chịu trách nhiệm trước nhà đầu tư và pháp luật về chất lượng thiết kế và các hành vi vi phạm gây ra thiệt hại liên quan đến dự án

5.1.3 Đảm bảo chất lượng

- Lập sổ theo dõi dự án theo từng hạng mục

- Kiểm tra tiến độ kế hoạch

- Kiên quyết xử lý sai phạm Mọi thay đổi đều phải có sự nhất trí giữa các bên có liên quan

- Ban quản lý dự án giám sát, kiểm tra tất cả các công việc, giải quyết kịp thời những rủi ro để cải thiện chất lượng

5.1.4 Kiểm soát chất lượng

Phạm vi: không vượt quá phạm vi của dự án Tuân theo bản kế hoạch chung của dự

án Nếu có sự điều chỉnh phải thông báo ngay với ban quản lý xem xét có phù hợp vớitổng thể của dự án

Tiêu chuẩn:

- Hoàn thành đúng kế hoạch trong thời gian đề ra

- Có hệ thống quản lý chất lượng, lập kế hoạch chất lượng cụ thể

- Có ứng dụng và sáng kiến cải tiến

Quy định:

- Thành viên ban dự án không được cắt xén thời gian, kinh phí làm ảnh hưởng đến chất lượng dự án

- Trách nhiệm của ban quản lý dự án đảm bảo và nâng cao chất lượng

+ Có mối quan hệ rộng với các nhà đầu tư

- Công việc chính:

+ Tiếp nhận yêu cầu, phản hồi từ các nhà đầu tư

+ Xây dựng kế hoạch tổng thể và lịch trình dự án

+ Tổ chức phân công nhiệm vụ cho từng ban cụ thể

+ Thống nhất các bộ phận phụ trách và giải quyết với rủi ro

* Ban giám sát:

- Số lượng: 3 người

- Nhiệm vụ:

+ Theo dõi tiến độ công việc

+ Kiểm tra chất lượng

+ Tổng hợp, báo cáo thường xuyên lên ban điều hành

+ Giải ngân phù hợp với tiến độ dự án

+ Báo cáo thay đổi về mặt tài chính trong quá trình thực hiện dự án

+ Thanh toán và lập báo cáo tài chính lên ban điều hành

Kỹ năng cần thiết:

- Có kinh nghiệm về mặt quản lý

- Linh hoạt trong mọi tình huống

*Ban tư vấn:

- Số lượng: 3 người

- Nhiệm vụ:

+ Tư vấn về kỹ thuật công nghệ

+ Tư vấn về các vấn đề liên quan đến pháp luật

- Xây dựng nhóm thống nhất, có quy định để các thành viên tuân theo, trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng, có tinh thần đồng đội, quan tâm đến chất lượng công việc

- Xây dựng tập thể vững mạnh

- Người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm chính cho việc lập kế hoạch và thực hiện dự án Người quản lý có định hướng công việc, lập báo cáo, ngân sách, quản lý rủi ro, giải quyết tốt các rủi ro và linh hoạt trong các tình huống

Hình 6.2 Biểu đồ phụ tải nguồn lực

7 Quản lý thông tin dự án

7.1 Lập kế hoạch thông tin

- Cập nhật các thông tin đầy đủ về dự án đến các nhà đầu tư, các ban trong dự án, người quản lý dự án trong từng giai đoạn

+ Thông tin nội bộ được đảm bảo truyền đi giữa các ban, đến các thành viên trong các ban

+ Báo cáo đầy đủ sự hoàn thành mức độ công việc của các ban

- Dùng các phương thức giao tiếp như email, điện thoại…

- Luồng thông tin vào: xuất phát từ nhà đầu tư, các tổ chức có liên quan, các thông tin

từ thị trường đến ban điều hành

- Luồng thông tin ra:

+ Truyền đạt các ý tưởng, quyết định của ban điều hành cho nhóm

+ Cung cấp, giải đáp thông tin cho báo chí, những người quan tâm

Sơ đồ quản trị luồng thông tin

Sơ đồ 7.1 Sơ đồ quản trị luồng thông tin

7.2 Phân phối thông tin

án thông qua vănbản, báo cáo

Thông qua cuộc

3 Quản lý thông tin,

Thường xuyên

4 Báo cáo kết quả

hoạt động định kỳ

Các cuộc họp, văn bản

Các thành viên

- Cần có biện pháp xử lý đặc biệt khi có sự cố thông tin đột xuất, khó kiểm soát để không ảnh hưởng đến dự án

- Quản trị thông tin có liên hệ mật thiết đối với các phần quản trị khác: quản trị nhân

sự, quản trị rủi ro…

8 Quản trị rủi ro

Rủi ro là yếu tố không thể tránh khỏi khi làm bất cứ dự án nào, ảnh hưởng đến quá trình thực hiện dự án rất nhiều

8.1 Nhận diện rủi ro

Sơ đồ 8.1 Nhận diện rủi ro

8.2 Lượng hóa rủi ro

Quản trị rủi ro

Phân loại rủi ro

Kiểm soát rủi ro

Rủi ro từ nhà

đầu tư Rủi ro từ bên thiết kế Rủi ro từ nội bộ bên trong Rủi ro từ yếu tố khách quan