Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý hàng hóa vật tư

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý hàng hóa vật tư

đại học kinh tế quốc dân khoa tin học kinh tế

Ngày nay cùng với sự phát triển vợt bậc của công nghệthông tin trên toàn thế giới, ở Việt Nam, công nghệ thôngtin ngày càng đợc áp dụng nhiều hơn trong các lĩnh vựccủa đời sống xã hội Một trong những lĩnh vực phát triểnnhất hiện nay là các ứng dụng các hệ thống thông tin trongviệc quản lý Chính vì thế, khi trình độ tin học hoá cao,việc phát triển, ứng dụng các hệ thống thông tin sẽ đợcthực hiện ở hầu hết các đơn vị Điều đó vừa thể hiện vaitrò của khoa học công nghệ mới đối với xã hội, đồng thờicũng là sự đáp ứng của một nhu cầu ngày càng tăng, càng

đa dạng của một nền kinh tế đang phát triển

Một xã hội phát triển và năng động là một xã hội luôn có

sự vận động và trao đổi thông tin Các thông tin này đợchình thành trên nhiều yếu tố rất đa dạng và phức tạp Để

đảm bảo cho một xã hội nói chung, một tổ chức, một đơn

vị nói riêng hoạt động nhịp nhàng, đòi hỏi cần phải xử lýthông tin linh hoạt, thuận tiện và nhanh chóng Hơn nữaviệc ứng dụng các hệ thống thông tin giúp cho các đơn vị

tổ chức dễ dàng hơn trong việc quản lý

Là một sinh viên đợc đào tạo tại Khoa Tin học kinh tếcủa Trờng Đại học Kinh tế quốc dân trong giai đoạn quantrọng này, em tha thiết đợc mang những kiến thức đã họchỏi trong trờng để đóng góp vào sự phát triển của nềnkinh tế đất nớc, của Trờng Đại học Kinh tế quốc dân nóichung và Khoa Tin học kinh tế nói riêng

Thực hiện Chuyên đề thực tập tốt nghiệp, Em đã lựa

chọn Đề tài "Phân tích thiết kế phần mềm Quản lý hàng hoá vật t" với hy vọng chơng trình có thể đợc áp dụng

trong công tác quản lý hàng hoá của quân đội nói riêng,cũng nh trong công tác quản lý vật t nói chung Chơngtrình đợc thực hiện nhằm giảm bớt các chi phí không cầnthiết, nhằm nâng cao công tác quản lý hàng hoá.

Em xin chân thành cảm ơn thầy Đoàn Quốc Tuấn –khoa Tin học kinh tế , Đại học Kinh Tế Quốc Dân, các thầygiáo trong khoa Tin học kinh tế cùng với các anh chị trongViện công nghệ thông tin và các bạn đã quan tâm, giúp đỡtôi hoàn thành chuyên đề này

Chơng i Tổng quan về Viện công nghệ thông tin

- Viện công nghệ thông tin đợc thành lập trên cơ sở hợp nhất phân viện chiến tranh thông tin và phân viện công nghệ thông tin Phân viện công nghệ thông tin tiền thân là phân viện Toán- máy tính, sau đó là trung tâm Toán – máy tính của Bộ quốc phòng, đợc chính thức đa vào hoạt động với dàn máy tính đầu tiên từ ngày

15/4/1974 Phân viện chiến tranh thông tin đợc hình thành năm 2000 trên cơ sở bộ phận công nghệ thông tin của Viện KTQS2/BQP

3 Thành phần kinh tế : Nhà nớc

4 Trụ sở chính thức

- Địa chỉ 1 31 A Trần Phú- Ba Đình- Hà Nội

- ĐT: (04)846364;(069)552612

5 Họ và tên ng ời lãnh đạo của tổ chức

- Đại tá: Nguyễn Quang Bắc

- Ngày sinh : 29/12/1952

- Chức danh : Tiến sỹ khoa học.

6 Các cơ sở giao dịch : Cơ sở phía nam

trong các lĩnh vực thuộc ngành công nghệ thông tin phục

vụ quốc phòng an ninh và kinh tế quốc dân Là đơn vị

đầu ngành về công nghệ thông tin của Bộ quốc phòng, Viện công nghệ thông tin có các nhiệm vụ sau:

a Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học kĩ thuật và công nghệ theo chơng trình nghiên cứu của nhà nớc và Bộ quốc phòng phù hợp với chức năng nhiệm vụ của Trung tâm khoa học kĩ thuật- Công nghệ quân sự trên cáclĩnh vực công nghệ thông tin và toán quân sự, tự động hoá chỉ huy, chiến tranh thông tin, số hoá và điều khiển

đáp ứng yêu cầu của quốc phòng an ninh

b Nghiên cứu thiết kế, chế tạo ra các sản phẩm phục

vụ cho sản xuất, sửa chữa, cải tiến và từng bớc hiện đại hoá vũ khí, trang bị quân sự kĩ thuật

c Tham gia nghiên cứu cơ bản, phát triển khoa học kĩthuật và công nghệ nói chung làm cơ sở cho việc xây dựng ngành công nghệ thông tin đặc thù quốc phòng

d ứng dụng các thành tựu, kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ vào việc tổ chức sản xuất sản phẩm công nghệ thông tin hoàn chỉnh Xây dựng quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất thử nghiệm để hoàn thiện trớc khi chuyển giao công nghệ

e Tham gia t vấn, thẩm định trong các lĩnh vực có liên quan Thực hiện nhiệm vụ của một cơ sở công nghệ thông tin phục vụ, tính toán của quân đôi

f Xây dựng và phát triển tiềm lực khoa học của viện

g Tham gia đào tạo thạc sỹ, tiến sĩ và tham gia đào tạo nguồn lực cho các học viện, nhà trờng trong quân đội thuộc ngành công nghệ thông tin

h Tổ chức hợp tác về khoa học công nghệ, về chuyểngiao công nghệ với các cơ sở nghiên cứu trong và ngoài nớc, tham gia các hoạt động kinh tế gắn với chức năng, nhiệm

vụ chuyên môn của viện theo quy định của nhà nớc và Bộ quốc phòng

- Viện công nghệ thông tin đợc quyền đứng t cách pháp nhân để:

a Trực tiếp kí kết các hợp đồng về nghiên cứu khoa học công nghệ, chế thử sản phẩm, sản xuất, dịch vụ khoa học công nghệ, chủ trì hoặc tham gia thiết kế, chỉ đạo thi công các công trình xây dựng cơ bản ở đất liền, ngoàibiển, đảo và biên giới phù hợp với khả năng chuyên môn để phục vụ kịp thời các yêu cầu của quân đội và xây dựng kinh tế

b Đợc liên doanh, kí kết với các đối tác trong và ngoài nớc nhằm nhanh chóng tiếp thu các thành tựu khoa học

công nghệ tiên tiến có liên quan đến sự phát triển kĩ

thuật công trình quân sự trong các lĩnh vực hoạt động khoa học công nghệ đã đăng kí theo quy định của Bộ quốc phòng và nhà nớc

c Đợc tham gia sinh hoạt các hiệp hội khoa học kĩ thuật chuyên ngành và các học thuật khác, trao đổi, đào tạo chuyên gia, tiếp nhận đầu t trang bị kĩ thuật, tài liệu

và kinh nghiệm trong, ngoài quân đội và nhà nớc để cùng hợp tác nghiên cứu, chế thử và sản xuất phát triển các sản phẩm có tính chuyên ngành theo đúng quy định của nhà nớc và Bộ Quốc Phòng

d Đợc dự tuyển, chủ trì hoặc tham gia thực hiện các

đề tài, chơng trình, đề án, dự án về nghiên cứu và triển khai khoa học kĩ thuật, công nghệ của quân đội và nhà n-

ớc trên các lĩnh vực khoa học kĩ thuật liên quan

e Quản lý, khai thác cơ sở nghiên cứu , phòng thí nghiệm, hệ thống trang thiết bị thuộc quyền phục vụ nghiên cứu khoa học công nghệ, cung cấp các t liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của viện Đợc lựa chọn cán

bộ khoa học kĩ thuật - công nghệ đủ phẩm chất chính trị , có năng lực chuyên môn giỏi, đúng chuyên ngành của viện, báo cáo cơ quan có thẩm quyền điều động, bố trí

Đợc cấp kinh phí cả ngoại tệ khi cần thiết phục vụ cho

nghiên cứu khoa học và công nghệ

f Mọi cán bộ của viện đợc hởng đầy đủ các chế đồ bồi dỡng, đào tạo, xét phong các chức danh khoa học theo chế độ của nhà nớc Mọi hoạt động khoa học công nghệ vàsản xuất của viện theo đúng cơ chế, chính sách, các quy

định, điều lệ, pháp luật hiện hành của nhà nớc và Bộ quốc phòng.

9 Đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ

- Đội ngũ cán bộ, công nhân viên của viện đợc thành lập và phát triển 30 năm nay Đến nay đã có một đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ tơng đối mạnh, gồm 2 tiến sĩ khoa học, 5 tiến sĩ, 12 thạc sĩ, 84 kĩ s và cử nhân, 42 nhân viên kĩ thuật

- Cán bộ khoa học công nghệ của viện công nghệ thông tin có trình độ đại học trở lên, có khả năng thiết kế các hệ thống thông tin và viết phần mềm

- Viện hiện có 5 phòng ban cơ quan, 15 phòng

nghiên cứu

10 Năng lực công nghệ và kinh nghiệm triển khai các hệ thống công nghệ thông tin

- Làm chủ các hớng công nghệ Viện công nghệ thôngtin đã duy trì đợc đội ngũ cán bộ nghiên cứu tơng đối toàn diện đã làm việc với hầu hết các sản phẩm tin học mới

nh :

a Các hệ thống phần mềm trên UNIX ,Window NT, Linux, NetWare,

b Mạng Intranet/ Internet, công nghệ Portal.

cấp thấp đến cấp cao, tham gia nhiều chơng trình nghiêncứu cơ bản của quân đội và nhà nớc.

ii Những vấn đề chuyên môn đã tìm hiểu tại nơi thực tập và định hớng đề tài nghiên cứu.

1 Những vấn đề chuyên môn đã tìm hiểu tại nơi thực tập

Trong quá trình thực tập tại Viện công nghệ thông tin, em đã tìm hiểu và nghiên cứu đợc một số vấn đề liên quan đến việc quản lý hàng hoá lu kho, các chiến lợc kho bãi, hệ thống quản lý thông tin, xử lý nguyên vật liệu và hàng hoá, trong công tác quản lý hàng hoá vật t của viện nhằm đáp ứng các nhu cầu trong và ngoài quân đội Sau

đây là một vài nội dung chính trong vấn đề quản lý hànghoá, vật t

a Quản lý hàng hoá lu kho:

Hàng hoá lu kho là một nội dung trong công tác hậu cần và đã nhận đợc sự quan tâm lớn của các nhà quản lý trong các thập kỉ vừa qua Các nhà điều hành ngày nay nhận ra rằng duy trì hàng hoá quá mức sẽ rất đắt Bởi vậy rất nhiều nỗ lực đã đợc triển khai để loại bỏ hàng hoá lu kho không cần thiết Tuy nhiên có vô vàn tình huống mà ở

đó phải duy trì hàng hoá lu kho, đặc biệt là khi đáp ứng nhu cầu của khách hàng bên ngoài Mục tiêu của nhà quản

lý chỉ đợc thực hiện khi nó là cái cần thiết để thoả mãn nhu cầu khách hàng và quản lý một cách hiệu quả

Các vấn đề về hàng hoa lu kho có liên hệ rất chặt chẽvới các nội dung của dịch vụ khách hàng Khách hàng hy vọng tìm những sản phẩm mong muốn sẵn có khi họ cần

chúng Nếu các khách hàng nội bộ phải đối mặt với một giáhàng trống rỗng, quá trình sản xuất lợi ích sẽ dừng lại Các khách hàng bên ngoài, những ngời không thể hoàn tất một chuyến mua hàng gần nh sẽ chuyển sang một đối thủ cạnhtranh.

Về thực chất quản lý hàng hoá lu kho bao gồm việc cân bằng chi phí của việc duy trì hàng hoá lu kho với chi phí của việc không duy trì hàng hoá lu kho Trong trờng hợp đầu, các tổ chức gánh chịu các chi phí trực tiếp liên quan đến bảo hiểm, thuế, kho bãi và sự lạc hậu cũng nh các quỹ gắn với các mặt hàng đang có trong tổ chức

Trong một ví dụ, vào năm 1995, chi phí của rất nhiều yếu

tố mang tính đa dạng khác nhau đã giảm nhanh đến nỗi tập đoàn máy tính Compaq phát hiện ra rằng họ đang tích trữ hơn 2 tỷ USD hàng hoá lu kho, những mặt hàng này không thể bán nh giá ban đầu của chúng Thêm vào

đó tổng tài sản sẽ gia tăng bởi khối lợng hàng hoá lu kho, dẫn đến kết quả đầu t ở mức thấp hơn Việc giảm hàng hoá lu kho có thể dẫn đến những hậu quả khác thậm chí

là những chi phí cao hơn dới dạng dịch vụ khách hàng

nghèo nàn, giảm doanh thu hoặc ngng trệ sản xuất Bởi vậy các nhà quản lý phải cân nhắc một cách thật kỹ lỡng tất cả những chi phí liên quan trong quyết định duy trì hàng hoá lu kho ở mức nào

Tuy nhiên, rất quan trọng khi nhận ra rằng hàng hoá lu kho có thể phục vụ nhiều mục tiêu có lợi khác nhau trong một tổ chức

+ Tạo điều kiện thuận lợi về mặt kinh tế: Nhà quản lý có thể quyết định, ví dụ mua một số lợng lớn một sản phẩm để nhận đợc sự giảm giá Hoặc các chi phí vận tải thấp hơn có thể đạt đợc khi nhận đợc một số lợng lớn sản phẩm trong cùng một thời gian Tơng tự nh vậy, một quá trình sản xuất dài lâu có thể giảm đáng kể các chi phí sản xuất Trong tất cả các trờng hợp, hàng hoá lu kho

đang đợc sử dụng nh một cách để đạt đến điểm tiết kiệm trong các bộ phận khác của hệ thống hậu cần

+ Cung cấp một công cụ trong việc cân bằng cung và cầu Một số hãng có thể chỉ bán sản phẩm của họ vào những thời điểm nhất định trong năm Để tận dụng các đầu t tài sản cố định về nhà cửa và thiết bị duy trì một lực lợng lao động có tay nghề, nhà quản lý có thể

quyết định sản xuất quanh năm và dự trữ hàng hoá thànhphẩm tới tận mùa bán sau

+ Cung cấp sự bảo hộ đối với nhu cầu không ổn

định Mặc cho những nỗ lực dự đoán tốt nhất của các nhàquản lý, không bao giờ có thể xác định chính xác nhu cầu

ở mức nào Tơng tự nh vậy, các phơng tiện vận tải bị hỏnghóc, nguyên vật liệu thô có thể đột nhiên hết và dây chuyền sản xuất có thể dừng lại Hàng hoá lu kho đợc sử dụng để đảm bảo rằng các nhu cầu của khách hàng đợc

đáp ứng thậm chí khi quá trình sản xuất bị gián đoạn vì những nguyên nhân trên

Các loại hàng hoá lu kho:

Hàng hoá lu kho thông thờng đợc sử dụng để hỗ trợ cho quá trình cung cấp thêm trong những điều kiện chắcchắn.

Hàng hoá lu kho dự phòng đợc sử dụng nhằm hỗ trợ cho khách hàng lu kho thông thờng để bù đắp những nhu cầu không ổn định và khoảng thời gian giữa lúc bắt đầu

và hoàn thành một quá trình sản xuất mới Mục tiêu của nó

là nhằm giúp cho công ty và khách hàng khi bị rơi vào ờng hợp hết hàng hoá

tr-Hàng hoá lu kho đang luân chuyển: Là hàng hoá

đang trên đờng từ một nơi tới một nơi khác Nó có thể thuộc về nhà vận chuyển hoặc khách hàng tuỳ thuộc vào các giai đoạn bán hàng

Hàng hoá tích trữ đợc triển khai vì những lí do khác hơn là việc đáp ứng nhu cầu hiện tại Các nhà quản lý có thế sợ rằng giá của những nguyên vật liệu cần thiết sẽ tăng trong tơng lai hoặc nguyên vật liệu bị khan hiếm và lựa chọn mua một số lợng lớn do tiên đoán một số tình huống

có thể xảy ra Một ngời bán lẻ có thể bán với một giá đặc biệt thấp nếu mua một khối lợng lớn tại một thời điểm

Hàng hoá lu kho theo mùa: Đợc tích luỹ trớc một mùa bán Nó cung cấp cho nhà quản lý khả năng ổn định sản xuất và duy trì một lực lợng lao động dài hạn, thậm chí khiphần lớn việc bán hàng xảy ra vào những thời điểm khá nhỏ của năm

Hàng hoá tồn kho là loại hàng hoá mà không ai muốn,

ít nhất là ngay lập tức Một sinh viên nhanh nhạy sẽ phân vân tại sao bất cứ một tổ chức nào đều gánh chịu những

chi phí liên quan đến việc lu trữ những hàng hoá này hơn

là việc vứt bỏ chúng Một lí do có thể là nhà quản lý hy vọng nhu cầu sẽ tiếp tục ở một số lĩnh vực trong tuơng lai,

và do đó nó việc vứt bỏ những hàng hoá này có thể có chi phí lớn hơn việc giữ chúng lại Nhng lý do ép buộc lớn nhất cho việc duy trì những hàng hoá này là dịch vụ khách hàng, có lẽ một ngời mua quan trọng có những nhu cầu không thờng xuyên đối với một số mặt hàng này, bởi vậy nhà quản lý giữ chúng nh là một cử chỉ thiện chí với kháchhàng

b Chiến lợc kho bãi

Kho bãi có thể đóng vai trò đa dạng trong hệ thống logistics của một hãng Kho bãi có thể đóng vai trò nh các cơ sở tập hợp, trung tâm dỡ hàng và trong một vai trò đa chức năng bao gồm cả hai Đối với một số tổ chức, các kho bãi đóng vai trò nh một điểm thống nhất hoặc tập hợp Ví

dụ những số lợng nhỏ của các hàng hoá đa dạng có thể đợc nhận vào kho bãi từ nhiều nhà bán lẻ qua những chuyến vận chuyển thấp hơn tải trọng tối đa Tại cơ sở, rất nhiều mặt hàng sau đó đợc kết hợp thành một loại hàng hoá dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng và đợc vận chuyển

đến khách hàng với số lợng đủ tải trọng của phơng tiện Ví

dụ, một nhà sản xuất có thể mua các yếu tố từ nhiều nhà bán lẻ khác, chúng đợc kết hợp vào một chuyến xe tải tại kho

để vận chuyển đến nhà máy lắp ráp Trong sự sắp xếp này, mục tiêu là sử dụng nhà kho nh một công cụ để thiểu hoá khoảng cách mà một chuyến vận chuyển thấp hơn tải

trọng phải đợc vận chuyển Nh một sự lựa chọn, kho bãi có thể thực hiện một chức năng phân chia.

Nơi những số lợng lớn hoặc hàng hoá đến từ các nhà cung cấp qua các chuyến vận tải đầy tải trọng và đợc chia thành những lô nhỏ hơn và sau đó vận chuyển đến kháchhàng trên những chuyến vận tải nhỏ hơn tải trọng

Ví dụ, các chuỗi bán lẻ rau quả, thờng mua một khối ợng lớn hàng hoá Những sản phẩm này đợc nhận bởi các xe tải và đa vào một nhà kho nơi mà chúng đợc chia thành nhữngg số lợng nhỏ hơn đợc mỗi cửa hàng yêu cầu Một lầnnữa, mục tiêu là thiểu hoá quá trình vận chuyển ít hơn tảitrọng Lu ý rằng, trong khi các phơng tiện vận chuyển hànghoá từ nhà kho đến nhà bán lẻ có thể đợc chất đầy hàng, các sản phẩm có thể đến từ nhiều nhà cung cấp khác

l-nhau Bởi vậy, vận chuyển về thực chất trở nên nhỏ thấp hơn tải trọng Các hãng đang hoạt động trên những thị tr-ợng toàn cầu thờng thấy rằng họ phải sử dụng kho bãi với cả hai vai trò Hàng hoá đợc tập trung lại trong kho bãi nội địa

để đạt tới container đầy đủ Các container khác nhau sau

đó có thể đợc vận chuyển cùng với nhau đến một nhà kho

ở thị trờng nớc ngoài nơi hàng hoá đợc phân chia để vận chuyển đến khách hàng

Các nhà quản lý phục vụ khách hàng quốc tế phải quyết định hoặc phục vụ các thị trờng khác nhau từ một nhà kho tập trung hoặc đặt một nhà kho tại mỗi thị trờng

Có một số u điểm tập trung hàng lu kho bao gồm đơn giản thủ tục đặt hàng, hạn chế các hoạt động kho bãi tại quốc gia, giảm nhu cầu sử dùng vốn và duy trì hàng lu kho,

giảm chi phí vận tải ra bên ngoài và có tiềm năng sử dụng tốt hơn năng lực đa phơng thức Tuy nhiên, những bất lợi cũng phải đợc cân nhắc Chúng bao gồm các chi phí vận tải về kho tăng lên, cũng nh sự nhận thức của khách hàng

và doanh thu nội bộ tăng và các nhà quản lý Marketing những ngời có thể phản ứng tiêu cực với việc sản phẩm đợcvận chuyển từ bên ngoài nớc của họ Cuối cùng một cơ sở tập trung có thể phải lớn hơn và phức tạp hơn để xử lý nhucầu hàng lu kho của rất nhiều quốc gia hoặc thị trờng khác nhau

Chức năng kho bãi là một nhân tố rất quan trọng của

hệ thống cung ứng, không chỉ trên cơ sở hàng ngày, mà còn bởi vì các quyết định xung quanh kho bãi có các chi phí dài hạn quan trọng và việc áp dụng các dịch vụ khách hàng Kho bãi phải đuợc định vị sao cho phục vụ các kháchhàng của công ty một cách tối u Một khi một cơ sở đợc xác

định, các nhà quản lý phải quyết định nó nên đợc quản lý

nh thế nào hay sử dụng một số hình thức kết hợp Những vấn đề này trở nên đặc biệt phức tạp và đa diện đối với một hãng phục vụ cho thị trờng toàn cầu bởi vì các thị tr-ờng khác nhau yêu cầu các cách tiếp cận khác nhau Cùng vớimột số các yếu tố của hệ thống, của rất nhiều lựa chọn khác nhau về kho bãi phải đợc cân nhắc thận trọng để

đảm bảo rằng các nhu cầu của khách hàng đợc đáp ứng ở mức giá thấp nhất có thể

c Hệ thống xử lý nguyên vật liệu và bao gói hàng hoá

Hệ thống xử lý thủ công thờng yêu cầu nhiều lao

động Các kho bãI sử dụng một phơng thức không tự động

hoá thờng dựa trên một hệ thống khá đơn giản các giá và ngăn để lu trữ hàng hoá.

Các nhân viên vận hành sắp xếp hoặc di dời hàng hoá bằng tay hoặc qua một số thiết bị đợc cơ giới hoá nh một thiết bị nâng( xe nâng) Hệ thống thủ công yêu cầu những khoảng cách khá rộng để phù hợp với những phơng tiện và bị hạn chế theo chiều thẳng đứng bởi vì tất cả các mặt hàng phải ở trong tầm với của ngời công nhân hoặc xe nâng, hệ thống thủ công có thể làm việc tốt nhất

ở những nơi có nhu cầu hoặc rất cao hoặc rất thấp đối vớinhững hàng hoá đợc dự trữ ở trong đó Chúng cung cấp một sự linh hoạt rất lớn trong việc thực hiện các đơn đặt hàng, bởi vì chúng sử dụng hệ thống xử lý linh hoạt nhất làcon ngời

Tuy nhiên, kho bãi có nhiều nhân công có thể có chi phí rất lớn nếu mức lơng ở địa phơng cao Hơn nữa, ngời làm việc có thể sắp xếp hàng hoá vào các vị trí không

đúng, ghi chép sai về thông tin vị trí, làm hỏng hàng hoá,

và lựa chọn sai đơn đặt hàng của khách hàng Rất nhiều những lỗi này có thể đợc loại bỏ qua sự tự động hoá của chức năng xử lý nguyên vật liệu

Tự động hoá kho bãi nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả bằng cách cơ giới hoá hoạt động lu trữ hàng có nhiều lao động Thiết bị tự động phổ biến nhất đợc sử dụng ngày nay là xe nâng, đợc khoảng gần một nửa các hãng đợc hỏi sử dụng(47,6%), hệ thống đợc sử dụng phổ biến tiếp theo là các hệ thống nằm ngang đợc cải tiến nh băng tải hoặc xe kéo vòng tròn, (41,2%), hệ thống lu trữ

và thu hồi tự động (39%), phân loại tốc độ cao hoặc hệ thống sàng lọc, (30,1%), các thiết bị dỡ hàng hoá tự động, bán tự động và không ngời lái (28,1%) và các thiết bị chọn hàng (15,9%).

Sản phẩm bao bì là một chủ đề nhận đợc sự chú ý ngày càng gia tăng trên khắp thế giới Ví dụ, trong nền kinh tế kế hoạch trớc đây của Trung Quốc, ngành sản xuấtcủa Thợng Hải đặt trọng tâm chính vào chất lợng của sản phẩm và ít chú ý đến bao gói Các mặt hàng của Thợng Hải trên cả hai thị trờng nội địa và thế giới thờng đợc xem

là thể hiện “ Chất lợng hạng nhất, bao gói hạng nhì, giá hạng ba”

Thợng Hải đã tụt xa so với các nớc phát triển và các khu vực duyên hải khác của Trung Quốc về bao gói Trong vòng

2 năm qua, Thợng Hải đã đánh dấu sự đầu t gia tăng của

họ cho công nghiệp bao gói để đảm bảo rảng các sản phẩm đợc đóng gói của nó đáp ứng đợc nhu cầu của kháchhàng đối với hàng hoá dễ hỏng hóc Các nhà sản xuất nhận

ra rằng bao gói đợc cải tiến của hàng hoá có thể làm tăng

đáng kể giá trị bổ sung của sản phẩm

Có 2 loại bao gói cơ bản: Đóng gói theo ngời tiêu dùng

và đóng gói công nghiệp Loại đầu tiên cũng đợc đề cập

đến nh là bao gói Marketing hoặc nội bộ bởi vì nó là cái

mà khách hàng nhìn thấy khi sản phẩm ở trên giá Bao gói nội bộ thờng chịu ảnh hởng bởi quan điểm của bộ phận Marketing bởi vì nó đựơc thiết kế để thể hiện và giới thiệu đến khách hàng cuối cùng Bao gói công nghiệp đợc biết đến nh là bao gói bên ngoài Mục tiêu chính của bao

gói bên ngoài là bảo vệ hàng hoá trong khi tạo thuận lợi cho chuyến đi của chúng qua các đờng, tuyến hậu cần Thôngthờng loại bao gói này bị vứt bỏ trớc khi sản phẩm đợc đặt lên giá bán, bởi vậy khách hàng có thể không bao giờ nhìn thấy loại vật liệu này Cái mà họ cần xem là liệu sản phẩm

có đợc bao gói hợp lý không, tức là một sản phẩm không bị hỏng và có thể vận hành tốt

Qúa trình phân tích giữa kho bãi thủ công và kho bãi

tự động hoá hẳn là một vấn đề khó khăn Hệ thống xử lý hàng hoá đợc cơ giới hoá tạo ra những cơ hội to lớn nhằm cải thiện dòng hàng hoá thông qua các cơ sở kho bãi trong khi tăng cờng khả năng kiểm soát hàng lu kho và thiểu hoá thiệt hại xảy ra Không may là, đầu t ban đầu có thể khá cao và bản chất cứng ngắc của hệ thống có thể làm nó rấtkhông linh hoạt Mặt khác hệ thống thủ công đơn giản hơn nhiều, và dễ thích ứng với những điều kiện thay đổihơn và không yêu cầu một lợng vốn đầu t ban đầu lớn Các nhà quản lý phải đánh giá mỗi thị trờng để xác định cái gì là phơng pháp tốt nhất trong điều kiện của địa ph-

ơng và nhu cầu dịch vụ khách hàng Bao gói là một lĩnh vực đang đợc cho là có vai trò lớn trong hệ thống cung ứng phục vụ công tác hậu cần, khi các nhà quản lý hớng tới mục tiêu đáp ứng nhu cầu của các khách hàng toàn cầu của họ

về những hàng hoá không bị h hỏng cùng với các vật liệu bao gói không ảnh hởng đến môi trờng và có chi phí thấp Thêm vào đó, nó đang đợc nhìn nhận nh một nhân tố

đóng góp tích cực vào toàn bộ hiệu quả của hệ thống bởi

những khả năng tự động hoá có thể thực hiện cùng với

những mã vạch

d Quản lý thông tin

Thông tin là một yếu tố chủ yếu của bất cứ một hệ thống hậu cần nào bởi vì nó đóng vai trò nh keo dán hệ thống này lại với nhau, ở một phạm vi lớn hơn trớc đây,

những công ty lớn xem xét thế giới dạng các khu vực nhiều hơn là những quốc gia cụ thể Ví dụ, từ một quan điểm hậu cần, Na Uy, Thuỵ Điển, Đan Mạch, Phần Lan, đang đợc xem là một thực thể thống nhất hoặc là khu vực

Scandinavian Tuy nhiên, từ viễn cảnh của việc bán hàng vàMarketing, chúng đợc xem xét nh những quốc gia độc lập, nghĩa là công việc kinh doanh mang tính cục bộ Phía saubối cảnh này có các hệ thống thông tin đầy quyền lực, chophép có thể kết hợp các định giá khác nhau ( giá bán, giá nội bộ), tỷ giá hối đoái, kho bãi, các nhà cung cấp, nhà máy

và phơng thức cung cấp cho các đơn đặt hàng giống nhau

Những tiến bộ trong hệ thống thông tin đang làm thay đổi cách thức quản lý Việc tự động hoá chức năng xử

lý đơn đặt hàng dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn vàthu thập đợc nhiều thông tin hơn cho những phân tích sau này Việc sử dụng ngày càng nhiều của hệ thống trợ giúp ra quyết định đang giúp các nhà quản lý cải thiện cảviệc ra quyết định của họ lẫn khả năng dự toán Giao dịchdữ liệu điện tử đem lại cho các hãng một công cụ để

truyền thông tin qua kênh một cách chính xác hơn và ở mức chi phí thấp hơn so với hệ thống thủ công Cuối cùng

những tiến bộ về công nghệ trong rất nhiều loại của phần cứng sẽ tiếp tục tăng cờng chất lợng của thông tin có thể sử dụng đối với nhà quản lý, cải thiện dịch vụ khách hàng và giảm thời gian phục vụ.

2 Định h ớng đề tài nghiên cứu

Sau khi đã tìm hiểu và thực tập tại Viện công nghệ thông tin, đợc tiếp xúc với thực tế, em nhận thấy rằng việc quản lý hàng hoá lu kho là vô cùng quan trọng trong công tác hậu cần phục vụ quân đội, cũng nh trong công tác hậu cần nói chung

Đây là một đề tài khá hay và rất thiết thực trong đời sống Chính vì thế khi thực hiện chuyên đề thực tập, em

đã lựa chọn đề tài “ Phân tích thiết kế phần mềm quản

lý hàng hoá vật t”, với hy vọng là chơng trình sẽ có thể đợc

áp dụng trong thực tiễn nhằm phục vụ công tác quản lý kho hàng trong quân đội và có thể giảm bớt chi phí trong quá trình quản lý hàng hoá, vật t

CHơng II cơ sở phơng pháp luận trong việc

nghiên cứu đề tài

i Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin

1 Khái niệm về dữ liệu và thông tin

Thông tin và dữ liệu là hai khái niệm khác nhau nhng thờng đợc dùng lẫn lộn Dữ liệu là các số liệu hoặc tài liệu cho trớc cha đợc xử lý Thông tin là dữ liệu đã đợc xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có nghĩa và có giá trị đối với đối tợng nhận tin trong việc ra quyết định Thông tin của quá trình xử lý này có thể trở thành dữ liệu của quá trình khác

Để mô tả thông tin ngời ta thờng sử dụng hai khái niệm

độ cứng và độ phong phú của thông tin

Độ cứng của một thông tin là thớc đo khách quan của tính chính xác và mức độ tin cậy của một mẩu tin

Độ phong phú của thông tin diễn tả một quan niệm cho rằng thông tin đó giàu hay nghèo Nó phụ thuộc vào phơng tiện thông tin liên lạc Sau đây là bảng chỉ ra độ phong phú của thông tin truyền đa qua một số phơng tiện thờng dùng

Phong

phú nhất   

Nghèo nànnhất

Mặt đối

mặt

Điện thoại

Tài liệu gửi

đích danh

Tài liệu viết không giành cho riêng ai

Số liệu

2 Hệ thống thông tin

2.1 Khái niệm về hệ thống thông tin

Trong bất kỳ một tổ chức doanh nghiệp, xã hội, chính trị nào cũng đều tồn tại một hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là tập hợp những con ngời, thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, … thực hiện hoạt động thu thập dữ liệu, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng

Hệ thống thông tin đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học

Đầu vào của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn và đợc

xử lý bởi hệ thống sử dụng của nó cùng với các dữ kiện đã

đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý đợc chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu

Để một hệ thống thông tin có thể đợc nhìn một cách trực quan ngời ta tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin Nhờ có việc mô hình hoá các hệ thống thông tin mà nhà quản lý có thể thực hiện một cách nhanh hơn công việc của mình Trong mỗi tổ chức thì mô hình hệ thống thông tin có một đặc thù riêng tuy nhiên nó cũng tuân theomột quy tắc nhất định

Mô hình hoá hệ thống thông tin

Phân phát

Thông qua mô hình trên, ta thấy mọi hệ thống thông tin

đều có bốn bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử

lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra

Ví dụ: Trong quản lý hàng hoá vật t thì nguồn chính làcác phiếu xuất và nhập vật t Qua đây ta cần phải thu thập đợc các thông tin nh hàng hoá đợc xuất và nhập từ khonào, chất lợng và số lọng hàng ra sao, đơn vị nhận là đơn

vị nào

Vấn đề xử lý: chơng trình phải cập nhật đợc dữ liệu

đa vào nh cập nhật đợc danh mục hàng hoá, vật t, phiếu xuất, phiếu nhập, phải in ra đợc các báo cáo đầu ra cần thiết

Sau khi xử lý và lu dữ, các dữ liệu phải đợc đa vào khodữ liệu nh các danh mục…

Đích chính là các đầu ra, đó là các báo cáo nh báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất, nhập hàng hoá

Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin trong một

tổ chức nhng có hai cách phân loại thông dụng nhất là:

Phân loại theo mục đích của thông tin đầu ra Phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết

định

2.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Với cùng một hệ thống thông tin có nhiều cách mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của ngời mô tả Ví dụ trongmột chơng trình quản lý vật t hàng hoá thì ngời sử dụng coi chơng trình này nh một thực thể cấu thành từ một

đầu cuối đối với những thông báo đợc hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần thực hiện ( viết các báocáo xuất, nhập, nhập mới các danh mục đơn vị nhập, đơn

vị xuất, rồi in ra báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất, nhập hàng hoá…) Còn cán bộ kỹ thuật tin học thì nhìn chơng trình này nh một thực thể với những thủ tục khác nhau đợcviết trong ngôn ngữ lập trình gì và chúng tốn dung lợng làbao nhiêu

Có ba mô hình đã đợc đề cập tới để mô tả cùng một

hệ thống thông tin: mô hình lô gíc, mô hình vật lý ngoài

và mô hình vật lý trong

LôgicVật lý ngoài

Vật lý trong

Lôgic Vật lý ngoài Vật lý trong

Nguồn

tin

Lôgic Vật lý ngoài Vật lý trong

Đích tin Lôgic

Vật lý ngoài Vật lý trong

Thông tin vào Thông tin ra

L u trữ dữ liệu

Một hệ thống thông tin theo ba mô hình

Mô hình lô gíc ( thể hiện góc nhìn của quản lý) mô tả

hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phảithực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản

sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi " Cái gì ? " và " Để làm gì ?".

Mô hình vật lý ngoài ( thể hiện góc nhìn của ngời sử dụng ) chú ý đến những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng

nh hình thức của đầu vào và đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngời và

vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình, bàn phím sử dụng Mô hình này chú ý đến

mặt thời gian hệ thống Mô hình này trả lời các câu hỏi " Cái gì?" , "Ai?", "ở đâu ?" và "Khi nào?"

Mô hình vật lý trong ( thể hiện góc nhìn kỹ thuật ) chú ý đến những thông tin liên quan loại trang bị đợc dùng

để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử

lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện Mô

hình này giải đáp câu hỏi " Nh thế nào ?"

3 Cơ sở dữ liệu

Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý là quản lý dữ liệu Dữ liệu đợc coi là nguyên liệu

để chế biến thành thông tin dới dạng tiện dùng và có ích cho việc ban hành các quyết định Dù ở trong thời đại nào thì việc thu thập dữ liệu cũng rất quan trọng Khi máy tính điện tử cha ra đời thì tất cả thông tin vẫn đợc thu thập, lu trữ, xử lý và cập nhật Các dữ kiện này đợc ghi trong sổ sách hay ghi trong các phích bằng bìa cứng… Ngày nay nhờ sự phát triển bùng nổ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lu trữ dữ liệu trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều

Trong hệ thống thông tin ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh

chóng những dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này đợc

đặt trên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản nhờ chơng trình máy tính thì nó còn đợc gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu

Phơng pháp phổ biến để thiết kế các cơ sở dữ liệu làmô hình dữ liệu Mô hình dữ liệu của một cơ sở dữ liệu

là một bản phác thảo mà họ chỉ ra các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa chúng Thông qua mô hình dữ liệu ta có thể biết đợc cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu Lập mô hình dữ liệu là một phần việc chính của quá trình thiết kế một cơ sở dữ liệu Có lập mô hình dữ liệu đúng thì thiết kế cơ sở dữ liệu mới tốt đợc Thiết kế mô hình dữ liệu là yếu tố quan trọng làm cho cơ sở dữ liệu trở thành công cụ hữu ích choviệc ra quyết định

Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu quan hệ:

Thực thể là một đối tợng nào đó mà nhà quản trị

muốn lu giữ thông tin về nó Một số thực thể có vẻ vật chất

nh vật t, máy móc, khách hàng, sinh viên…, còn một số thựcthể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm nh tài khoản, dự án, nhiệm vụ công tác

Mỗi thực thể có những đặc điểm và tính chất đợc gọi

là thuộc tính Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách

biệt thờng không chia nhỏ đợc nữa Các thuộc tính mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lu trữ

Dòng ( bản ghi ) dùng để ghi chép dữ liệu về một cá

thể tức là biểu hiện riêng biệt thực thể

Cột ( trờng ) dùng để lu trữ thông tin về từng thực thể.

Giao giữa một dòng và một cột là một ô chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của các thực thể trên dòng đó

Bảng gồm toàn bộ các bản ghi lu trữ thông tin do một

thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trờng

Trong một bảng thì thờng có các khóa chính Khoá chính là một kiểu chỉ mục đặc biệt Khoá chính thể hiện tính duy nhất của mẩu tin Vì vậy sẽ không có hai mẩu tin trong cùng một bảng mà có cùng giá trị cho trờng khoá chính cũng nh trong trờng khoá chính sẽ không có giá trị rỗng

Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin Có nhiều loại

cơ sở dữ liệu Sau đây là những khái niệm liên quan đến

cơ sở dữ liệu quan hệ, đây là cơ sở dữ liệu (quan hệ) phổ biến nhất hiện nay.

Một cơ sở dữ liệu quan hệ chứa các dữ liệu trong các bảng, đợc cấu tạo bởi các dòng còn gọi là các mẩu tin, và cột còn gọi là các trờng Một cơ sở dữ liệu cho phép truy vấn các tập hợp các dữ liệu con từ các bảng, cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẩu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau

Ví dụ trong việc quản lý hàng hoá vật t có sử dụng cơ

sở dữ liệu có tên là db1.mdb.Trong này có các bảng nh DM_DVN.dbf, DM_DVX.dbf, CTCHUNG.dbf, CTVT.dbf,…Trongcác bảng có chứa các thông tin về đơn vị nhập, đơn vị xuất, số chứng từ, ngày viết chứng từ, tên vật t, số lợng,

đơn giá,…

Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu

- Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu đợc nhập vào cơ sở

thông qua việc nhập dữ liệu Thể thức dữ liệu đợc nhập vào cơ sở dữ liệu không giống nh thể thức dữ liệu đợc nhìn thấy khi nhập Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ bằng hình thức các form điền biểu hiện bản ghi của cơ sởdữ liệu với những ô trắng để ngời sử dụng nhập thông tin hay đánh dấu các mục đợc chọn

- Truy vấn dữ liệu: Truy vấn dữ liệu là làm thế nào

để lấy đợc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Thông thờng sử dụng hai ngôn ngữ truy vấn: ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL hoặc bằng ví dụ QBE

- Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu: Báo cáo là những dữ liệu đợc kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, đợc tổ chức sắp xếp và đa ra dới dạng in ấn Lập báo cáo là một bộ phận

đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu dùng để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu để xử lý và đa ra cho ngời sử dụng trong một thể thức sử dụng đợc

- Tổ chức cấu trúc các tệp: Dữ liệu cần phải đợc tổ chức theo một cách nào đó để không d thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và hiểu đợc chúng Vì vậy cơ sở dữ liệu cần phải đợc cấu trúc lại Để lu trữ dữ liệu chúng ta cần một cơ chế để gắn các thực thể mà chúng có mối quan hệ

tự nhiên giữa cái nọ với cái kia

ii Phân tích thiết kế một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức

những công cụ quản lý tốt Phát triển một hệ thống thông tin thì bao gồm việc phân tích, thiết kế và cài đặt

Phân tích một hệ thống bao gồm việc thu thập dữ liệu vàsắp xếp chúng để đa ra chuẩn đoán về thực tế Thiết

kế nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lô gic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Còncài đặt một hệ thống tức là tích hợp nó vào hoạt động của

tổ chức

1 Mô hình của phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin

Xem hệ thống thông tin mới hoạt

động nh thế nào ?.

Phơng pháp 2: Phơng pháp chu kỳ phát triển (system development life cycle)

3 Các công đoạn của phát triển hệ thống:

3.1 Đánh giá yêu cầu

Khi thấy đợc sự cần thiết cần thay đổi hay điều

chỉnh một hệ thống thông tin thì ngời quản lý chịu trách nhiệm đề đạt yêu cầu phát triển hệ thống tới lãnh đạo bộ phận tin học hoặc đến một hãng chuyên môn Một dự án

Thiết

kế lô

gíc

Xây dựng một số ph

ơng án

Thiết kế vật lý ngoài

Thực hiện kỹ thuật

Cài

đặt

Phân tích

Xác định và

làm rõ yêu

cầu phát

triển nhanh

phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi

có bản yêu cầu mà cần phải có cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi Sự phân tích này gọi là thẩm định yêu cầu hay nghiên cứu khả thi và cơ hội.Việc đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công cho một dự án Chỉ cần một sai lầm trong giai

đoạn này cũng sẽ làm lùi bớc trên toàn bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ớc toán độ lớn của dự án và những thay

đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó,

đánh giá tính khả thi của dự án và đa ra những gợi ý cho ngời ra quyết định

Đánh giá yêu cầu bao gồm bốn công đoạn:

a Lập kế hoạch

Đây là công đoạn đầu tiên cho bất cứ một quá trình phát triển hệ thống nào Việc lập kế hoạch cho quá trình phát triển thông tin là việc cần làm và cần phải đợc làm cẩn thận

Về cơ bản thì lập kế hoạch là làm quen với hệ thống

đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng nh nguồn

và phơng pháp thu thập cần dùng Quy mô số lợng, độ đa dạng của nguồn thông tin này tuỳ thuộc vào mức độ phân tích của từng dự án Đối với dự án lớn thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng thành viên cũng nh các phơng tiện đi kèm với từng nhiệm vụ

b Làm rõ yêu cầu

Làm rõ yêu cầu với mục đích làm cho phân tích viên xác định chính xác yêu cầu của ngời sử dụng tránh việc xác định sai yêu cầu

Chẳng hạn trợ lý Khoa Tin học kinh tế muốn làm lại hệ thống quản lý điểm của các sinh viên Thực chất ngời trợ lý này chỉ muốn bổ xung một phần nhỏ trong hệ thống đó

ví dụ nh quản lý điểm của các sinh viên học lại Nếu yêu cầu không đợc làm rõ rất có thể phân tích viên xác định sai yêu cầu là viết cả một chơng trình quản lý điểm của sinh viên

Thông qua việc đánh giá xem liệu yêu cầu đó có

đúng nh đề nghị của tổ chức hay có thể giảm xuống hoặc tăng cờng mở rộng thêm

Phân tích viên sẽ thực hiện nhiều hình thức nh: phỏngvấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra

để có cái nhìn khác nhau về vấn đề gốc của yêu cầu, haynói cách khác là xác định khung cảnh chính xác nhất về

hệ thống Khung cảnh hệ thống phải vừa vặn, hẹp quá hayrộng quá đều ảnh hởng không tốt đến việc thực hiện dự

hàng loạt các câu hỏi: Dự án có tôn trọng chính sách quản

lý nhân sự của tổ chức hay không? Nó ảnh hởng nh thế nào tới không khí làm việc và quan hệ với khách hàng? Tác

động của dự án đối với các hệ thống bên cạnh? Ngời sử dụng có sẵn sàng tham gia vào dự án hay không?

Khả thi về kỹ thuật đợc đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm đợc với yêu cầu

kỹ thuật của hệ thống đề xuất Cũng nh việc các thiết bị

đó có tơng thích với công nghệ có sẵn trong tổ chức

Khả thi về tài chính: Cần xem xét giữa lợi ích thu đợc

từ hệ thống so với chi phí bỏ ra để thực hiện dự án

Khả thi về thời gian: Là xem xét các khả năng trên có thể hoàn thành đúng thời gian đã đặt ra hay không.Tronggiai đoạn này phải đa ra đợc bảng tiến độ thời gian

d Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu

cầu

Báo cáo này đợc gửi cho ngời có thẩm quyền quyết

định việc có thực hiện bớc tiếp theo của dự án Vì thế báocáo phải là bức tranh toàn cảnh về hệ thống mới và nhữngkiến nghị trong những bớc thực hiện tiếp theo một cách rõràng đầy đủ nhất

Báo cáo cần trình bày rõ các nội dung sau:

 Nhắc lại yêu cầu (tên yêu cầu, tên ngời yêu cầu,

hệ thống thông tin nghiên cứu, những vấn đề dongời yêu cầu nêu lên)

 Phơng pháp tiến hành yêu cầu ( các công cụ thuthập thông tin, những ngời đã gặp và làm việc )

 Mô tả khung cảnh ( nêu các bộ phận, các chứcnăng, các vị trí công tác có ảnh hởng hoặc bị

ảnh hởng của hệ thống nghiên cứu, nêu tên cácnhà quản lý có trách nhiệm, đặc trng về tổchức, đặc trng về công nghệ, khung cảnh tàichính )

 Hệ thống nghiên cứu ( tên gọi và mô tả, mục

đích của hệ thống)

 Nêu các vấn đề ( vấn đề dới góc độ các nhà quản lý có liên quan và dới góc độ nhà phân tích)

 Đánh giá về tính khả thi ( tổ chức, kỹ thuật, thời gian, tài chính)

3.2.1 Thu thập thông tin.

Để có thể tiến hành phân tích chi tiết trớc hết ta phải

thu thập thông tin Có nhiều phơng pháp thu thập thông tin nh phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu

điều tra, quan sát

Các thông tin thu thập đợc cần phải đợc phân loại theo các tiêu chí

- Hiện tại / tơng lai:

Thông tin cho hiện tại phản ánh chung về môi ờng hoàn cảnh, các thông tin có lợi ích cho nghiên cứu

Các thông tin động thờng là các thông tin về không gian, thời gian, …

Các thông tin biến đổi: thông tin biến đổi là docác quy tắc quản lý, các quy định của nhà nớc…

- Môi trờng / nội bộ: Phân biệt các thông tin của nội

bộ hay môi trờng có tác động tới hệ thống

để phân loại dữ liệu lu trữ và tìm kiếm có hiệu quả và bảo mật dữ liệu đặc biệt trong các hệ thống thông tin xử

lý bằng máy tính

VD: Khi ta nói mã số chứng từ là 1111/PX thì chỉ có duy nhất một phiếu là có mã số đó trong số các phiếu xuất.

Lợi ích của việc mã hoá dữ liệu

 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tintrên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu nguồn và đích, không

hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

Nguồn hoặc đích:

Nguồn hay đích có thể là một ngời hay một nhóm tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống thông tin thống nhng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc trao

đổi thông tin với hệ thống

Biểu diễn: bằng hình chữ nhật có gán nhãn đợc xác định bằng các danh từ

VD Trong quản lý hàng hoá, vật t thì các tổ chức cung cấp hàng hoá cho đơn vị hoặc các tổ chức,cá nhân

mà đơn vị bán hàng … đợc coi là tệp nguồn hay đích

Chức năng xử lý:

Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác

nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó Tính chất quan

Tên ngời / bộphận phát / nhận

tin

trọng của chức năng là biến đổi thông tin Tức là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó

nh tổ chức lại thông tin, bổ xung thông tin,…

Biểu diễn: Chức năng xử lý đợc biểu diễn bằng đờng tròn hay ô van, trong đó có ghi tên của chức năng Tên của chức năng là các thao tác nên nó phải là một động từ cộng với bổ ngữ

VD Trong quản lý hàng hoá,vật t thì có một số chức năng nh: Viết phiếu xuất, viết phiếu nhập, tổng hợp tồn kho, xem thẻ kho,…

Luồng dữ liệu

Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lý Luồng dữ liệu đợc coi nh các giao diện giữa các thành phần của biểu đồ

Biểu diễn: Luồng dữ liệu đợc biểu diễn bằng mũi tên

có hớng chỉ hớng của luồng thông tin Trên đó có tên là luồng thông tin mang theo Tên là một danh từ cộng thêm tính từ (nếu cần)

Tên dòng dữ

liệu

Tiến trình

VD Trong quản lý hàng hoá vật t có các luồng dữ liệu nh: phiếu xuất hàng, phiếu nhập hàng,…

Kho dữ liệu

Kho dữ liệu là các thông tin cần lu giữ lại trong một khoảng thời gian để sau này một hay vài chức năng xử lý, các bộ phận nguồn hay đích sử dụng

Biểu diễn: đợc biễu diễn cặp đoạn thẳng song song,giữa hai đờng thẳng đó có ghi nhãn

VD Kho các phiếu xuất nhập, danh mục các đơn vị nhập, các đơn vị xuất, kho hàng hoá vật t,…

Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin, không đi vào chi tiết Sơ đồ ngữ cảnh có thể bỏ qua cácc kho dữ liệu, các xử lý cập nhật