QUẢN LÝ DỰ án XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ SINH VIÊN

Nhằm áp dụng những kiến thức đã học ở môn Quản trị dự án hệ thống thông tin và bước đầu đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào trong lĩnh vực quản lý, nhóm PONN đã lựa chọn đề tài “Xây dựn

Gi ớ i thi ệ u d ự án

- Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên

- Thời gian thực hiện: 4 tháng từ ngày 21/06/2021 đến ngày 30/10/2021

Mục tiêu dự án

Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sinh viên giúp ban lãnh đạo nhà trường và giảng viên thực hiện các nghiệp vụ quản lý một cách chính xác và nhất quán, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc Hệ thống CNTT cho phép lưu trữ, tra cứu và cập nhật dữ liệu sinh viên một cách nhanh chóng, giảm thiểu sai sót thông tin và tăng cường tính minh bạch của quá trình quản lý Việc số hóa quy trình quản lý sinh viên không chỉ tối ưu hoá thao tác nghiệp vụ mà còn hỗ trợ quyết định của ban lãnh đạo bằng cách cung cấp dữ liệu thống kê và báo cáo chất lượng Đầu tư CNTT trong quản lý sinh viên hướng tới nâng cao chất lượng giáo dục, cải thiện hiệu quả vận hành và đảm bảo an toàn thông tin.

Hỗ trợ việc chỉnh sửa, cập nhật và thông báo diễn ra tiện lợi và nhanh chóng

Triển khai thành công phần mềm quản lý sinh viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng, đồng thời đảm bảo bảo mật dữ liệu của nhà trường và thông tin cá nhân của sinh viên, có khả năng chuyển đổi, tích hợp dữ liệu giữa các hệ thống Đảm bảo mọi giảng viên và nhân viên phòng quản trị CNTT đã đọc và nắm rõ các quy trình, kế hoạch của dự án Dự án có sẵn kế hoạch đối phó rủi ro và sự cố nhằm giảm thiểu tác động và duy trì tiến độ Nhờ đó, dự án bám sát mục tiêu về phạm vi, thời gian và chi phí.

Phạm vi dự án

Dựán được thực hiện tại trường Đại học Ngân hàng.

Tiến trình quản lý dự án

- Phần I: Quản lý tích hợp dự án

- Phần II: Quản lý phạm vi dự án

- Phần III: Quản lý thời gian dự án

- Phần IV: Quản lý chi phí dự án

- Phần V: Quản lý chất lượng dự án

- Phần VI: Quản lý nguồn nhân lực dự án

- Phần VII: Quản lý truyền thông dự án

- Phần VIII: Quản lý rủi ro dự án

- Phần IX: Quản lý mua hàng dự án

- Phần X: Quản lý các bên liên quan

QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN

Phát triển điều lệ dự án

Tên dự án: Xây dựng Phần mềm Quản Lý Sinh Viên

- Hoàn thành phiên bản đầu tiên của phần mềm vào 16/8/2021

- Hoàn thành phiên bản sản xuất vào 30/10/2021

Thông tin ngân sách: Phân bổ 120 triệu cho dự án này Chi phí dự án là thông tin nội bộ Phần cứng sẽ được thuê ngoài

Giám đốc dự án: Nguyễn Duy Thanh, thanhnd@ponn.com

Mục tiêu dự án là phát triển phần mềm quản lý sinh viên cho trường học, giúp quản lý thông tin sinh viên nhanh chóng và dễ dàng, từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý của trường học Dự án đặt mục tiêu hoàn thành phiên bản đầu tiên của phần mềm trong 2 tháng và hoàn thiện phiên bản sản xuất trong 2 tháng tiếp theo.

Tiêu chí thành công của dự án là phần mềm phải đáp ứng đầy đủ các thông số kỹ thuật và mục tiêu đã đề ra, được kiểm tra kỹ lưỡng và hoàn thành đúng hạn CEO sẽ phê duyệt dự án sau khi nhận được sự tư vấn từ các bên liên quan quan trọng khác.

- Thành lập đội dự án, xác định mục đích, phạm vi, phân chia công việc cụ thể cho từng giai đoạn của dự án

- Trong vòng 1 tháng sẽ hoàn thành việc tiếp nhận các yêu cầu từ các bên liên quan, xác định phạm vi và sơ đồ Gantt của dự án

- Hoàn thành phần cứng dự án trước giai đoạn tiền hoàn thiện phần mềm

- Họp tiến độ của dự án hàng tuần để kiểm soát dự án dễ dàng

- Tiến hành xây dựng, thiết kế dựa trên yêu cầu, kế hoạch của dự án

- Kiểm tra, kiểm thử các đầu ra của từng giai đoạn, sản phẩm cuối cùng trước khi hoàn tất

VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM

Tên Vai trò Vị trí Thông tin liên hệ

Jenny Sponsor CEO jennyy@ponn.com

Nguyễn Duy Thanh Project Manager CIO thanhnd@ponn.com

Leader Manager tnguyen@ponn.com

Nguyễn Trung Tùy Nhi Team Member Tester tuynhi@ponn.com

Nguyễn Thị Thanh Phương Team Member Programmer tphuong@ponn.com

Lê Thị Kiều Oanh Team Member Designer oanhltk@ponn.com

Trịnh Thị Ngọc Lan Team Member Developer ngoclan@ponn.com

Chữ ký: (Chữ ký của tất cả các bên liên quan ở trên)

Lưu ý: (Từ các bên liên quan, nếu có)

- “Tôi muốn được tham gia nhiều vào dự án này Nó là điều quan trọng và tôi hy vọng mọi người sẽ giúp nó thành công.” – Jenny

Kế hoạch kiểm thử phần mềm đã được hoàn thiện và ghi chép đầy đủ, đảm bảo tính minh bạch và dễ theo dõi tiến độ kiểm thử Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến kế hoạch này, đừng ngần ngại liên hệ với tôi, Tùy Nhi.

B ả ng 1 Điề u l ệ d ự án cho Ph ầ n m ề m qu ả n lý sinh viên

Phát tri ể n k ế ho ạ ch

- Mục đích: Xây dựng một phần mềm giúp việc quản lý thông tin sinh viên ở trường học dễ dàng, nhanh chóng

- Phạm vi dự án: Tập trung vào quản lý thông tin sinh viên (Module tra cứu điểm,

Module chứng chỉ/ văn bằng đã nộp, chức năng xuất hồ sơ,…)

- Mục tiêu: Hoàn thành dựán đúng tiến độ và thời gian đã đặt ra

- Ngân sách: Ngân sách dự kiến xây dựng hệ thống: Ngân sách thực hiện dự án

100,000,000 VNĐ, ngân sách dự trù 20,000,000 VNĐ, tổng ngân sách 120,000,000 VNĐ.

- Lộ trình thực hiện dự án:

Giai đoạn 1 tập trung vào thu thập thông tin và các tài liệu liên quan, xác định và làm rõ yêu cầu từ phía người dùng, đồng thời phân tích phạm vi và tiêu chuẩn cần thiết cho dự án Quá trình này bao gồm khảo sát yêu cầu, tổng hợp dữ liệu và tài liệu liên quan, từ đó xây dựng tài liệu đặc tả chi tiết đúng với yêu cầu của người sử dụng Việc nắm bắt rõ mục tiêu, phạm vi và yêu cầu kỹ thuật ở bước đầu giúp định hình khung làm việc, bảo đảm tính khả thi và làm nền cho các bước thiết kế và triển khai tiếp theo.

Trong Giai đoạn 2, dự án tiến hành lập kế hoạch, phân tích yêu cầu và thiết kế về mặt chức năng đồng thời mô tả khung giao diện; tiếp đó hoàn thiện phân tích thiết kế hệ thống và thiết kế giao diện của phần mềm, nhận ý kiến từ người dùng để chỉnh sửa nhằm hoàn thiện giao diện và tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.

Giai đoạn 3 tập trung vào lập trình và triển khai các chức năng của sản phẩm dựa trên bản phân tích đã có Trong giai đoạn này, đội ngũ phát triển viết mã nguồn, lập trình các chức năng và tuân thủ các yêu cầu đã được xác định từ bản phân tích để đảm bảo tính đúng đắn và phù hợp với thiết kế Sau khi hoàn tất việc viết code, từng chức năng được kiểm thử (test) chi tiết để phát hiện lỗi, đo lường hiệu suất và đảm bảo tính tương thích với hệ thống Quá trình kiểm thử gồm cả kiểm tra từng chức năng riêng lẻ và kiểm tra tích hợp giữa các thành phần nhằm tránh xung đột và đảm bảo hoạt động trơn tru Sau mỗi vòng kiểm tra, đội ngũ thực hiện chỉnh sửa và tối ưu hóa dựa trên kết quả đánh giá để hoàn thiện sản phẩm và sẵn sàng cho các bước tiếp theo trong quy trình phát triển.

Giai đoạn 4 tập trung thực hiện kiểm thử chức năng sản phẩm trong các tình huống đã định, thực hiện khắc phục lỗi và tinh chỉnh hệ thống, kiểm tra giao diện người dùng để đảm bảo tính ổn định và thân thiện, đồng thời upload sản phẩm lên host nhằm xác nhận hoạt động trên môi trường thật Sau khi các bước kiểm thử hoàn tất, kết quả được tổng hợp thành báo cáo hoàn thiện và kèm tài liệu hướng dẫn chi tiết để hỗ trợ vận hành và bàn giao cho người dùng.

+ Giai đoạn 5: Hoàn thành, bàn giao sản phẩm, tài liệu hướng dẫn và kết thúc dự án

- Vai trò và trách nhiệm

2.3 Kế hoạch quy trình quản lý

- Các kế hoạch khởi động (lập dự toán, bố trí nhân sự, thu nhận nguồn lực và kế hoạch đào tạo nhân viên dự án)

- Kế hoạch làm việc (các hoạt động công việc, lịch trình, nguồn lực và phân bổ ngân sách)

- Kế hoạch quản lý rủi ro

- Kế hoạch đóng dự án

2.4 Kế hoạch quy trình kỹ thuật

- Phương pháp, công cụ và kỹ thuật

- Kế hoạch cơ sở hạ tầng

- Kế hoạch nghiệm thu sản phẩm

2.5 Kế hoạch quy trình hỗ trợ

- Kế hoạch quản lý cấu hình

- Kế hoạch xác minh và xác nhận

- Kế hoạch đảm bảo chất lượng

- Đánh giá và kiểm toán

- Kế hoạch giải quyết vấn đề

- Kế hoạch quản lý nhà thầu phụ

- Kế hoạch cải tiến quy trình.

Định hướng và quản trị công việc

- Mô tả công việc của người quản lí dự án

+ Lên kế hoạch, triển khai dự án một cách chi tiết

+ Ước lượng và lập lịch hợp lí

+ Phân công việc theo khảnăng vềtrình độ, kỹ thuật của từng thành viên

+ Theo dõi thường xuyên tiến độ và chất lượng dự án

+ Có những thay đổi cần thiết để dựán đạt hiệu quả cao

+ Việc kiểm thử phải đích thân giám sát chi tiết và cẩn thận

+ Mở các cuộc họp và thảo luận để giải quyết các vấn đề của dự án

- Công cụ và kỹ thuật thực thi dự án của người quản lí

+ Phán đoán chuyên gia (expert judgment)

+ Hệ thống thông tin quản lí dự án (PMIS).

Theo dõi và ki ể m soát công vi ệ c

+ Quản trị viên quản lí tiến trình thực hiện dự án tại các mốc kiểm soát, lịch trình quan trọng

Tại thời điểm kiểm soát, một cuộc họp giữa quản trị viên và các trưởng nhóm sẽ được tổ chức, nơi các trưởng nhóm trình bày và báo cáo tiến độ công việc của mình.

+ Nếu công việc nào không đúng tiến độ hoặc có khó khăn, quản trị viên sẽ đề ra cách khắc phục hoặc ra thời hạn mới

+ Tài liệu tại các mốc là các báo cáo và biên bản các cuộc họp

+ Sau các cuộc họp, quản trị dự án sẽ soạn báo cáo tiến trình dự án và nộp lên giám đốc dự án.

Kiểm soát thay đổi tích hợp

- Các hoạt động điều chỉnh được xét duyệt:

+ Khách hàng có thêm yêu cầu trong quá trình phân tích hệ thống, phải lùi thời hạn nộp bản phân tích

→ Điều chỉnh: Điều chỉnh nhân lực và thời gian làm việc (làm thêm giờ) đểđảm bảo hoàn thành đúng tiến độ

+ Công việc chưa đạt được kết quả theo đúng kế hoạch thời gian công việc

→ Điều chỉnh: Điều chỉnh nhân lực và thời gian làm việc (làm thêm giờ), tập trung và các khâu quan trọng

+ Nhân viên chưa tập trung cho công việc

→ Điều chỉnh: Có biện pháp thưởng/phạt rõ ràng.

Kết thúc dự án hoặc giai đoạn

- Phần mềm quản lý sinh viên hoàn chỉnh đã kiểm thử chi tiết, hoàn thiện và được duyệt hoạt động

- Bàn giao sản phẩm, tuyên bố kết thúc dự án trong thời hạn, kiểm soát dự án trong phạm vi ngân sách.

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN

Kế hoạch quản lý phạm vi

- Bản tuyên bố phạm vi chi tiết

Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên

Downloaded by Hei Ut (hut371809@gmail.com)

Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Duy Thanh

Dự án tập trung xây dựng một phần mềm hỗ trợ giảng viên và nhà trường trong quản lý thông tin sinh viên, nhằm tiết kiệm thời gian xử lý lượng lớn dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản trị Phần mềm được thiết kế để đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận, cho phép giảng viên cập nhật điểm quá trình và tiến độ học tập của sinh viên một cách nhanh chóng và chính xác Đồng thời, hệ thống giúp ban lãnh đạo gửi thông báo học tập và sinh hoạt tại trường tới sinh viên một cách hiệu quả, tăng cường liên thông và phối hợp giữa các đơn vị Với các tính năng này, dự án cải thiện hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quản lý thông tin giáo dục.

Thu thập yêu cầu

+ Bản câu hỏi – Khảo sát

- Công cụ hỗ trợ: Microsoft Office (ví dụ: Word, Excel), Google Form

STT Các bên liên quan Các yêu cầu

Giảng viên, nhân viên phòng hỗ trợ công nghệ thông tin

- Phần mềm dễ sử dụng

- Phải kết nối được với các thiết bị đầu ra (ví dụ: máy in) để xuất báo cáo

- Cơ sở dữ liệu phải có khả năng lưu trữ được số lượng thông tin lớn Có thể truy cập thông tin một cách chính xác và nhanh chóng

- Có tính năng phân quyền người dùng

- Tương thích với các trình duyệt web khác nhau, tối ưu hóa nội dung, tốc độ tải/ nạp trang web đạt chuẩn

Cung cấp kiến thức về quản lý sinh viên một cách đầy đủ và chính xác

3 Ban lãnh đạo nhà trường Thống kê hoạt động quản lý của nhà trường

4 Nhân viên phát triển dự án Đảm bảo chất lượng hệ thống, giao diện hệ thống trực quan, dễ dàng thao tác

Nhà cung cấp - Hệ thống hỗ trợ bảo trì sửa lỗi khi có sự cố

- Hỗ trợ bảo trì và nâng cấp sản phẩm.

Xác định phạm vi

Xây dựng phần mềm quản lý có thể ảnh hưởng đến hệ thống của nhà trường

Tuyên bố phạm vi dự án, Ver 1:

Phần mềm được xây dựng phải tương thích với mô hình hệ thống quản lý của nhà trường; nếu việc tích hợp và nâng cấp hệ thống mang lại quản lý tốt hơn, nhanh hơn và tiết kiệm chi phí, cần gửi bản mô tả chi tiết về các cải tiến để được Giám đốc quản lý hệ thống của nhà trường phê duyệt Thông tin kỹ thuật về máy chủ hiện tại được trình bày ở tệp đính kèm số 1; hãy xem xét hệ thống hiện tại để đánh giá tính phù hợp Giám đốc bộ phận quản lý hệ thống phải phê duyệt kế hoạch chi tiết mô tả hệ thống và danh sách những người tham gia ít nhất hai tuần trước khi tiến hành cài đặt phần mềm.

Tuyên bố phạm vi dự án, Ver 2:

Đề xuất của dự án là mua hai máy chủ mới nhằm tăng cường hệ thống mạng, tối ưu việc truyền tải dữ liệu và đáp ứng của máy chủ, đồng thời đảm bảo tương thích với các ứng dụng và chức năng in ấn Bảng mô tả chi tiết về máy chủ và kế hoạch triển khai được đính kèm trong tệp số 2.

Phân rã công vi ệ c (WBS)

Sơ đồ 1 Phân rã công vi ệ c theo s ả n ph ẩ m

- Đánh số PMI dưới dạng bảng biểu

1.1 Đánh giá các hệ thống hiện tại

1.2.1 Xác định yêu cầu của người dùng

1.2.2 Xác định yêu cầu chuẩn hóa cho mỗi tính năng

1.2.3 Xác định yêu cầu hệ thống

1.2.4 Xác định yêu cầu của người trực tiếp quản lý hệ thống

1.3 Xác định chức năng cụ thể

1.4 Xác định rủi ro và phương pháp quản lý rủi ro

1.5 Phát triển kế hoạch dự án

1.6 Bản tóm tắt nội bộ của đội phát triển hệ thống

Sơ đồ 2 Sơ đồ phân rã công vi ệc theo giai đoạ n

Xác nhận phạm vi

Giám đốc quản lý hệ thống phía nhà trường chấp nhận ký kết các chuyển giao.

Kiểm soát phạm vi

Phương sai: sự khác nhau giữa kế hoạch và thực tế khi thực hiện dự án

- Số lượng chức năng quản lý được sẽ được cố định

- Phần mềm mới sẽ tương thích với hệ thống quản lý cũng như các phần mềm hiện tại của nhà trường

- Đảm bảo đầy đủ số lượng tài nguyên để chuyển đổi khối lượng dữ liệu hiện tại

- Những chính sách, điều khoản, hình thức quản lý sinh viên thay đổi theo năm để cải thiện chất lượng đào tạo của nhà trường

Phần mềm mới gặp một số vấn đề về tương thích với hệ thống phần mềm hiện tại của nhà trường, khiến các chức năng thiết yếu chưa thể tích hợp và đưa vào sử dụng để hỗ trợ quản lý sinh viên Do đó, giải pháp này chưa được triển khai và vẫn chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý sinh viên cho trường cho đến khi sự tương thích được khắc phục và vận hành ổn định.

- Không đủtài nguyên để xử lý khối lượng dữ liệu nhằm chuyển đổi thông tin từ phần mềm cũ sang phần mềm mới.

QU Ả N LÝ TH Ờ I GIAN D Ự ÁN

Kế hoạch lịch biểu

Xác định hoạt động dự án là bước khởi đầu quan trọng, trong đó các đầu vào được xem xét kỹ gồm tài sản của nhà trường như nguồn lực và cơ sở hạ tầng; phác thảo ý tưởng cho phần mềm quản lý sinh viên nhằm tối ưu hóa việc quản lý hồ sơ và quá trình học tập; phát biểu sơ bộ về phạm vi dự án để làm rõ phạm vi công việc và giới hạn; và xây dựng kế hoạch quản lý dự án nhằm điều phối nguồn lực, thời gian, chi phí, quản lý rủi ro và đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Các công cụ kỹ thuật: phân rã công việc Đầu ra: Danh mục các hoạt động của dự án

Tính chất các hoạt động,

Các mốc thời gian yêu cầu, Thủ tục kiểm soát sự thay đổi

Trong quản lý dự án, thứ tự hoạt động được thiết lập để đảm bảo luồng công việc hợp lý và hiệu quả Đầu vào của quy trình gồm danh mục các hoạt động dự án và tính chất của từng hoạt động, nhằm mô tả đặc điểm, yêu cầu và phạm vi thực hiện Các mốc thời gian yêu cầu được xác định rõ và đưa vào lịch trình dự án để theo dõi tiến độ và đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng tiến độ Thủ tục kiểm soát sự thay đổi được thiết kế để quản lý mọi thay đổi ảnh hưởng đến phạm vi, thời gian và nguồn lực và được triển khai theo quy trình phê duyệt phù hợp.

Các công cụ kỹ thuật:

Các công cụ WBS, sơ đồ mạng công việc và PDM được dùng để xây dựng sơ đồ mạng công việc và cập nhật danh mục các hoạt động của dự án Đầu ra gồm sơ đồ mạng công việc và danh mục hoạt động được cập nhật, trong khi thủ tục kiểm soát thay đổi được áp dụng để quản lý mọi sự điều chỉnh phạm vi và lịch trình Đồng thời, ước tính nguồn lực cho từng hoạt động dựa trên danh sách hoạt động, nguồn lực sẵn có và các mốc thời gian yêu cầu, nhằm đảm bảo kế hoạch dự án được triển khai hiệu quả Đầu vào gồm danh mục các hoạt động của dự án, các nguồn lực sẵn có, các mốc thời gian yêu cầu và kế hoạch dự án.

Trong quản lý dự án, các công cụ kỹ thuật được chuyên gia đánh giá sử dụng để phân rã nguồn lực và xác định các đầu ra quan trọng như yêu cầu nguồn lực, phân tách nguồn lực cho từng hoạt động, xác định phân bố nguồn lực và lịch phân bố nguồn lực cho các hoạt động Việc ước tính thời gian hoạt động dựa trên đầu vào gồm phạm vi dự án, danh mục hoạt động, tính chất hoạt động và yêu cầu nguồn lực hoạt động.

Lịch phân bố nguồn lực

Công cụ: Chuyên gia đánh giá Đầu ra: Tiến độ thời gian hoạt động, Tính chất hoạt động (cập nhật)

Để lập lịch trình dự án hiệu quả, các đầu vào gồm phát biểu về phạm vi dự án, danh mục hoạt động, tính chất hoạt động và yêu cầu nguồn lực cho mỗi hoạt động Sau đó, tiến hành lập lịch phân bổ nguồn lực để đảm bảo mọi hoạt động có đủ nhân lực và vật lực cần thiết, đồng thời tối ưu hóa thời gian thực hiện Cuối cùng là thiết lập tiến độ thời gian cho từng hoạt động và toàn dự án, theo dõi, cập nhật và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo hoàn thành đúng hạn và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Trong quản lý dự án, các công cụ như biểu đồ Gantt, đường giới hạn, chuỗi giới hạn, PERT và CMP được sử dụng để xây dựng và theo dõi lịch trình dự án một cách hiệu quả Đầu ra của quá trình này gồm lịch trình dự án, danh sách các hoạt động cơ sở dự án và các yêu cầu nguồn lực cho từng hoạt động được cập nhật Bên cạnh đó, tính chất hoạt động và lịch trình hoạt động cũng được cập nhật liên tục để phản ánh tiến độ, và kế hoạch dự án được cập nhật nhằm tối ưu hóa phân bổ nguồn lực và quản lý rủi ro.

Kiểm soát lịch trình Đầu vào: Kế hoạch kiểm tra tiến độ, Các hoạt động cơ bản dự án, Các báo cáo tiến độ

Công cụ đo lường kết quả và các biểu đồ phân tích cung cấp cái nhìn trực quan về tiến độ và hiệu suất dự án, trong khi hệ thống kiểm soát và thay đổi lịch trình giúp quản lý sự biến động và tối ưu hóa kế hoạch Phần mềm hỗ trợ tích hợp toàn bộ quy trình này để tự động cập nhật lịch trình dự án, ghi nhận các yêu cầu thay đổi và đề xuất hành động khắc phục thích đáng Đầu ra gồm cập nhật lịch trình dự án, các yêu cầu thay đổi và hành động khắc phục được triển khai nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng.

Kế hoạch lịch biểu phần mềm quản lý sinh viên

Sơ đồ 3 K ế ho ạ ch l ị ch bi ể u ph ầ n m ề m qu ả n lý sinh viên

Xác đị nh ho ạt độ ng

Tên hoạt động Mô tả Dự tính thời gian

- Đánh giá các hệ thống hiện tại

- Xác định chức năng cụ thể

- Xác định rủi ro và phương pháp quản lý rủi ro

- Phát triển kế hoạch dự án

- Bản tóm tắt nội bộ của đội phát triển hệ thống

Phát triển giao diện Phát triển giao diện phần mềm và trang web theo như bản thiết kế đã có 20 ngày

Triển khai Triển khai thực hiện xây dựng phần mềm và trang web 10 ngày

- Kiểm tra hệ thống 13 ngày Đào tạo & Hỗ trợ 4 ngày

B ả ng 2 Xác đị nh các ho ạt độ ng

Thứ tự hoạt động

STT Tên hoạt động Sự phụ thuộc

6 Đào tạo và hỗ trợ 4, 5

B ả ng 3 Th ứ t ự ho ạt độ ng

Ước lượ ng ngu ồ n l ự c

Sơ đồ 4 Sơ đồ phân rã ngu ồ n l ự c RBS

Ước lượng thời gian

- Có khả năng nhất: 4 tháng

STT Giai đoạn Tên công việc Thời gian ước tính

1 Ý tưởng Đánh giá hệ thống hiện tại, khảo sát người dùng 21/6 – 25/6

Xác định chức năng cụ thể 2/7 – 8/7

Xác định rủi ro và phương pháp quản lý rủi ro 9/7 – 14/7

Phát triển kế hoạch dự án 15/7 – 21/7

Bản tóm tắt nội bộ của đội phát triển hệ thống 22/7 – 23/7

3 Phát triển giao diện Phát triển giao diện 28/8 – 24/9

Bộ phận phân tích thiết kế Bộ phận IT Bộ phận kiểm thử

Bộ phận đào tạo và hỗ trợ Trang thiết bị

4 Triển khai Triển khai dự án 24/9 – 7/10

6 Đào tạo & Hỗ trợ Đào tạo và hỗ trợ 27/10 – 30/10

B ả ng 4 Ước lượ ng th ờ i gian

Phát triển lịch biểu

Sơ đồ 5 Sơ đồ Gantt

Ki ể m soát l ị ch bi ể u

Sơ đồ 6 Sơ đồ ki ể m soát l ị ch bi ể u

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

K ế ho ạ ch chi phí

Lập bảng kế hoạch quản lý chi phí phần mềm:

+ Kế hoạch quản lý dự án

+ Các yếu tốmôi trường của doanh nghiệp

+ Tài sản của quy trình tổ chức

- Công cụ và kỹ thuật:

+ Đánh giá của chuyên gia

+ Kế hoạch quản lý chi phí

Ước lượng chi phí

#Đơn vị/giờ phí/Đơn Chi vị/Giờ Tổng phụ Tổng WBS cấp 2 % tổng Các mục WBS

1.2.Các thành viên trong nhóm dự án 925 25,000 23,125,000

5 Đào tạo và hỗ trợ 6,100,000 5%

Tổng chi phí dựán ước tính 116,370,000

B ả ng 5 D ự toán chi phí d ự án ph ẩ n m ề m qu ả n lý sinh viên

Xác đị nh ngân sách

1.2.Các thành viên trong nhóm dự án

5 Đào tạo và hỗ trợ

B ả ng 6 Đường cơ sở chi phí d ự án ph ầ n m ề m qu ả n lý sinh viên

Kiểm soát chi phí

- Giá trị ước tính - PV (Planned Value) - BCWS (chi phí ngân sách theo lịch trình): một phần của tổng dựtoán được duyệt theo kế hoạch

- Chi phí thực tế - AC (Actual Cost) - ACWP (chi phí thực tế thực hiện): tổng chi phí phát sinh trong việc hoàn thành công việc

- Giá trị thu được - EV (Earned Value) - BCWP (chi phí ngân sách thực hiện): ước tính giá trị của công việc thực sự hoàn thành

Chi phí thực tế (AC) 6,000,000

Chi phí sai biệt (CV) -4,000,000

Lịch biểu sai biệt (SV) -2,000,000

Chỉ số hiệu quả chi phí (CPI) 33%

Chỉ số hiệu quả lịch biểu (SPI) 50%

B ả ng 7 B ả ng ki ể m soát chi phí

- CPI và SPI < 1 chỉ ra:

→ Chi phí nhiều hơn kế hoạch (vượt ngân sách) và mất nhiều thời gian hơn kế hoạch (chậm tiến độ)

QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN

K ế ho ạ ch qu ả n lý ch ất lượ ng

• Các khía cạnh phạm vi quan trọng của dự án ảnh hưởng đến chất lượng:

+ Phù hợp với yêu cầu của khách hàng

+ Đưa ra kết quả chính xác với hiệu quả cao

+ Phân quyền đăng nhập cho hệ thống, người có tài khoản mới được đăng nhập vào hệ thống

+ Giao diện đơn giản, thân thiện và dễ sử dụng với người dùng

+ Có đầy đủ các chức năng chính để phục vụ nhu cầu người dùng

- Kết quảđầu ra: Người dùng nhận được tất cả các báo cáo mà họ cần

+ Hệ thống chạy được trên nền tảng web và các thiết bị di động

+ Thời gian phản hồi nhanh

- Độ tin cậy: Thông tin người dùng được bảo mật tuyệt đối, ngăn chặn các truy cập trái phép

- Khả năng bảo trì: Trong quá trình bảo trì, nâng cấp, khách hàng sẽ không bị ảnh hưởng mà vẫn có thể truy cập hệ thống bình thường

• Các loại kiểm thử có thể dùng:

- Kiểm thửđơn vị: Đảm bảo hệ thống không có lỗi

Kiểm thử chức năng là quá trình kiểm thử định kỳ nhằm đảm bảo hệ thống thực hiện đúng các chức năng yêu cầu cho các bên liên quan đến dự án Quá trình này xác nhận rằng người dùng có thể truy cập được vào hệ thống và hệ thống vận hành ổn định, đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ và mang lại trải nghiệm người dùng tốt.

Kiểm thử hệ thống là quá trình đánh giá toàn diện nhằm xác định xem hệ thống có tương thích và hoạt động bình thường trên các thiết bị khác nhau hay không Quá trình này đảm bảo hệ thống đáng tin cậy và được bảo trì thường xuyên, từ đó duy trì hiệu suất, ổn định và khả năng mở rộng cho toàn bộ hệ thống.

- Kiểm thử chấp nhận người dùng: Người dùng cuối kiểm tra độc lập trước khi chấp nhận hệ thống được chuyển giao

Đảm bảo chất lượng

Đảm bảo chất lượng bao gồm toàn bộ vòng đời của dự án và không tập trung vào bất kỳ giai đoạn cụ thể nào

Hoạt động đảm bảo chất lượng Công tác đảm bảo chất lượng

Kiểm tra và đánh giá các tài liệu dự án Kiểm tra tính đúng đắn của các tài liệu dự án, kế hoạch quản lý chất lượng, yêu cầu hệ thống kỹ thuật, đánh giá các test case

Kiểm tra và đánh giá tiến trình làm việc của dự án

Kiểm tra tiến trình làm việc đúng theo các yêu cầu Đo lường chất lượng dự án Dùng công thức tính độđo cho dựán để xem xét chất lượng dự án trước mỗi lần giao cho khách hàng Đánh giá và báo cáo chất lượng dự án Báo cáo chất lượng dự án dựa trên các độ đo

B ả ng 8 Ho ạt động đả m b ả o ch ất lượ ng

Ki ể m soát ch ất lượ ng

Kiểm soát chất lượng được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn chất lượng đã được xác định, đồng thời xác định các biện pháp nâng cao chất lượng và loại bỏ những nguyên nhân gây chất lượng không đảm bảo Quá trình này được thực hiện trong suốt vòng đời dự án, từ giai đoạn lên kế hoạch và thiết kế đến triển khai, kiểm thử và nghiệm thu sản phẩm/dịch vụ Nhờ đó, hệ thống kiểm soát chất lượng không chỉ tuân thủ chuẩn mực mà còn thúc đẩy cải tiến liên tục, tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng đầu ra.

Sơ đồ 7 Sơ đồ xương cá về v ấn đề Ngườ i dùng không th ể đăng nhậ p vào h ệ th ố ng

QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN

K ế ho ạ ch ngu ồ n nhân l ự c

Sơ đồ 8 Sơ đồ t ổ ch ứ c th ể hi ệ n các v ị trí, b ộ ph ậ n công vi ệ c trong d ự án

- Lập ma trận phân công trách nhiệm (RAM) cho dự án

Bộ phận thiết kế giao diện

Bộ phận phát triển giao diện

Bộ phận kiểm thử hệ thống

Bộ phận đào tạo, hỗ trợ

B ả ng 9 Ma tr ậ n phân công trách nhi ệ m RAM

Accountability - Trách nhiệm chính Consultation - Tư vấn

Bộ phận thiết kế giao diện C R A C I

Bộ phận phát triển giao diện A I C R R

Bộ phận kiểm thử hệ thống R I C A R

Bộ phận đào tạo, hỗ trợ I A I C R

Phát triển đội dự án

5 Đào tạo và hỗ trợ 6,100,000 5%

Tổng chi phí dựán ước tính 116,370,000

B ả ng 5 D ự toán chi phí d ự án ph ẩ n m ề m qu ả n lý sinh viên

1.2.Các thành viên trong nhóm dự án

5 Đào tạo và hỗ trợ

B ả ng 6 Đường cơ sở chi phí d ự án ph ầ n m ề m qu ả n lý sinh viên

- Giá trị ước tính - PV (Planned Value) - BCWS (chi phí ngân sách theo lịch trình): một phần của tổng dựtoán được duyệt theo kế hoạch

- Chi phí thực tế - AC (Actual Cost) - ACWP (chi phí thực tế thực hiện): tổng chi phí phát sinh trong việc hoàn thành công việc

- Giá trị thu được - EV (Earned Value) - BCWP (chi phí ngân sách thực hiện): ước tính giá trị của công việc thực sự hoàn thành

Chi phí thực tế (AC) 6,000,000

Chi phí sai biệt (CV) -4,000,000

Lịch biểu sai biệt (SV) -2,000,000

Chỉ số hiệu quả chi phí (CPI) 33%

Chỉ số hiệu quả lịch biểu (SPI) 50%

B ả ng 7 B ả ng ki ể m soát chi phí

- CPI và SPI < 1 chỉ ra:

→ Chi phí nhiều hơn kế hoạch (vượt ngân sách) và mất nhiều thời gian hơn kế hoạch (chậm tiến độ)

V QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN

1 Kế hoạch quản lý chất lượng

• Các khía cạnh phạm vi quan trọng của dự án ảnh hưởng đến chất lượng:

+ Phù hợp với yêu cầu của khách hàng

+ Đưa ra kết quả chính xác với hiệu quả cao

+ Phân quyền đăng nhập cho hệ thống, người có tài khoản mới được đăng nhập vào hệ thống

+ Giao diện đơn giản, thân thiện và dễ sử dụng với người dùng

+ Có đầy đủ các chức năng chính để phục vụ nhu cầu người dùng

- Kết quảđầu ra: Người dùng nhận được tất cả các báo cáo mà họ cần

+ Hệ thống chạy được trên nền tảng web và các thiết bị di động

+ Thời gian phản hồi nhanh

- Độ tin cậy: Thông tin người dùng được bảo mật tuyệt đối, ngăn chặn các truy cập trái phép

- Khả năng bảo trì: Trong quá trình bảo trì, nâng cấp, khách hàng sẽ không bị ảnh hưởng mà vẫn có thể truy cập hệ thống bình thường

• Các loại kiểm thử có thể dùng:

- Kiểm thửđơn vị: Đảm bảo hệ thống không có lỗi

Kiểm thử chức năng định kỳ nhằm đảm bảo hệ thống thực hiện đúng các chức năng yêu cầu cho những người liên quan đến dự án và đảm bảo người dùng có thể truy cập được vào hệ thống.

Kiểm thử hệ thống là quá trình đánh giá toàn diện toàn bộ hệ thống nhằm xác nhận sự tương thích và hoạt động bình thường trên nhiều thiết bị Quá trình này giúp đảm bảo hệ thống đáng tin cậy và được bảo trì định kỳ, từ đó tối ưu hiệu suất, giảm thiểu lỗi và nâng cao trải nghiệm người dùng.

- Kiểm thử chấp nhận người dùng: Người dùng cuối kiểm tra độc lập trước khi chấp nhận hệ thống được chuyển giao

2 Đảm bảo chất lượng Đảm bảo chất lượng bao gồm toàn bộ vòng đời của dự án và không tập trung vào bất kỳ giai đoạn cụ thể nào

Hoạt động đảm bảo chất lượng Công tác đảm bảo chất lượng

Quá trình kiểm tra và đánh giá tài liệu dự án là bước thiết yếu nhằm đảm bảo tính đúng đắn và sự nhất quán của mọi tài liệu liên quan Việc kiểm tra các tài liệu dự án, kế hoạch quản lý chất lượng và yêu cầu hệ thống kỹ thuật giúp phát hiện thiếu sót, khoảng trống và đề xuất biện pháp khắc phục kịp thời Đánh giá các test case là phần quan trọng để xác nhận tính khả thi và độ đầy đủ của các kịch bản kiểm thử, từ đó bảo đảm sản phẩm cuối cùng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và chất lượng Quá trình này cũng hỗ trợ quản trị rủi ro, tăng sự đồng thuận giữa các bên liên quan và đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực và quy trình đã đề ra.

Kiểm tra và đánh giá tiến trình làm việc của dự án

Để đảm bảo tiến trình làm việc tuân thủ đúng các yêu cầu, cần kiểm tra tiến độ thường xuyên và đo lường chất lượng dự án bằng các thước đo cụ thể Dùng công thức đo lường cho dự án để xem xét chất lượng trước mỗi lần giao hàng cho khách hàng, từ đó nhận diện mức độ đáp ứng yêu cầu và khả năng hoàn thiện sản phẩm Quá trình này đi kèm với đánh giá và báo cáo chất lượng dự án dựa trên các độ đo đã định, giúp cải thiện hiệu suất làm việc, quản lý rủi ro và cung cấp báo cáo chất lượng minh bạch cho khách hàng và đội ngũ dự án.

B ả ng 8 Ho ạt động đả m b ả o ch ất lượ ng

Kiểm soát chất lượng dựa trên các tiêu chuẩn chất lượng được xác định rõ ràng và được triển khai xuyên suốt quá trình của dự án Việc áp dụng các tiêu chuẩn này giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời tạo cơ sở cho các biện pháp cải tiến liên tục Đồng thời, quá trình kiểm soát chất lượng tập trung vào xác định nguyên nhân gốc rễ gây chất lượng không đảm bảo và loại bỏ chúng bằng các biện pháp phòng ngừa và cải tiến quá trình Toàn bộ hoạt động được thực hiện liên tục từ giai đoạn hoạch định, thiết kế, thi công đến vận hành, nhằm đảm bảo sự nhất quán và tối ưu kết quả cho dự án và khách hàng.

Sơ đồ 7 Sơ đồ xương cá về v ấn đề Ngườ i dùng không th ể đăng nhậ p vào h ệ th ố ng

VI QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN

1 Kế hoạch nguồn nhân lực

Sơ đồ 8 Sơ đồ t ổ ch ứ c th ể hi ệ n các v ị trí, b ộ ph ậ n công vi ệ c trong d ự án

- Lập ma trận phân công trách nhiệm (RAM) cho dự án

B ả ng 9 Ma tr ậ n phân công trách nhi ệ m RAM

Accountability - Trách nhiệm chính Consultation - Tư vấn

Bộ phận thiết kế giao diện C R A C I

Bộ phận phát triển giao diện A I C R R

Bộ phận kiểm thử hệ thống R I C A R

Bộ phận đào tạo, hỗ trợ I A I C R

2 Thiết lập đội dự án

Các bộ phận của đội dự án 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Bộ phận phát triển giao diện 5 5 5 5 5 4 4 4 4 4 4 4 4 3 3

Bộ phận kiểm thử hệ thống 3 3 4 4 5 5 5

Bộ phận thiết kế giao diện 3 3 5 5 4 4 4 3 3 3

Bộ phận đào tào, hỗ trợ 5 5 5 5 5 5 4 4 4 4 5 5 5 5

B ả ng 11 B ả ng thi ế t l ập độ i d ự án

Lưu ý: màu ô thể hiện trong bảng càng đậm thì bộ phận đó làm việc với mật độ càng nhiều trong tuần đó.

3 Phát triển đội dự án

Trong các dự án CNTT, nguồn nhân lực tài năng thường tồn tại ở mức độ riêng lẻ, nhưng phần lớn thành công của dự án đến từ làm việc nhóm hiệu quả Phát triển nhóm đóng vai trò thiết yếu nhằm nâng cao sự phối hợp và hợp tác giữa các thành viên, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu suất dự án CNTT Bằng cách tăng cường kỹ năng giao tiếp, phân công nhiệm vụ phù hợp và quản lý nguồn lực, đội ngũ có thể đạt tiến độ và chất lượng dự án tốt hơn.

- Mô hình của Tiến sĩ Bruce Tuckman về phát triển nhóm có năm giai đoạn sau:

Hình thành (Forming) → Bão tố (Storming) → Ổn định (Norming) → Thực hiện (Performing) → Thay đổi (Adjourning)

- Tổ chức thực hiện các hoạt động khen thưởng và công nhận

- Nhân viên được khuyến nghị tham gia các khóa đào tạo cụ thể để cải thiện phát triển cá nhân và nhóm.

Qu ản lý độ i d ự án

- Ngoài việc phát triển nhóm dự án, người quản lý dự án phải dẫn dắt nhóm thực hiện các hoạt động dự án khác nhau

- Sau khi đánh giá hiệu suất của nhóm và thông tin liên quan, người quản lý dự án phải quyết định về việc yêu cầu thay đổi dự án

Có một số công cụ và kỹ thuật có sẵn để hỗ trợ quản lý các nhóm dự án, nhằm tăng cường giao tiếp giữa các cá nhân và giữa các nhóm cũng như nâng cao hiệu quả làm việc Các công cụ này bao gồm phần mềm quản lý dự án và các nền tảng cộng tác, cùng với các kỹ thuật quản trị nhóm như quản lý nhiệm vụ, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ Đặc biệt, kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân và giữa nhóm được xem là nền tảng để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và đạt được mục tiêu dự án.

Để phát triển kỹ năng nhóm và thúc đẩy tính sáng tạo trong dự án, nhà quản lý cần nắm vững chiến lược xung đột và quản lý xung đột một cách hiệu quả Hiểu rõ chiến lược xung đột giúp dự đoán và xử lý mâu thuẫn từ sớm, giảm thiểu rủi ro và duy trì nhịp làm việc nhóm Quản lý xung đột hiệu quả không chỉ giải quyết tranh cãi mà còn biến chúng thành cơ hội học hỏi, từ đó nâng cao hiệu suất và khơi dậy ý tưởng sáng tạo của đội ngũ Bằng cách kết hợp quản trị xung đột với phát triển kỹ năng giao tiếp và hợp tác, dự án sẽ có nền tảng vững chắc cho sự đổi mới liên tục.

QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN

K ế ho ạ ch qu ả n lý truy ề n thông

Các bên liên quan Tài liệu Định dạng tài liệu Người liên hệ Tần suất Đội ngũ phát triển dự án (Tester,

Kế hoạch triển khai dự án, báo cáo cuộc họp.

Email, face- to-face, hard copy

Project Manager Hàng tuần sau khi hoàn thành sản phẩm

CIO Yêu cầu dự án, dự trù ngân sách

Hard copy Project Manager Khi bắt đầu dự án

Kế hoạch triển khai dự án

Project Manager Hàng tuần xuyên suốt thời gian thực hiện

Kế hoạch triển khai dự án Hard copy,

CIO Đào tạo và hỗ trợ Fax, email Project manager Khi dự án kết thúc

B ả ng 12 B ả ng k ế ho ạ ch truy ề n thông d ự án

Quản lý truyền thông

Các hoạt động marketing chính:

- OFFLINE: Giảng viên thông tin trực tiếp đến sinh viên thông qua các lần sinh hoạt lớp

+ Trên mạng xã hội: các fanpage của nhà trường

- Đưa thông tin về phần mềm đến với Giảng viên, cán bộ nhà trường và sinh viên một cách công khai và chính xác nhất

- Những khúc mắc của giảng viên, cán bộ hoặc sinh viên sẽ được giải quyết trực tiếp hoặc thông qua email.

Kiểm soát truyền thông

- Thu thập và phân phốithông tin liên lạc cho tất cả các bên liên quan.

- Xác định nhu cầu truyền thông giao tiếp của các bên liên quan trong dự án

+ Kiểm tra toàn bộ sơ đồ tổ chức để tránh bỏ sót một bên liên quan quan trọng

+ Yêu cầu thêm thông tin đầu vào từ nhà tài trợ dự án của bạn

Trong quản trị dự án, các thành viên nhóm thường yêu cầu thông tin chi tiết và cập nhật với tần suất cao để nắm rõ tiến độ, rủi ro và nguồn lực; ngược lại, các cấp quản lý cấp cao lại ưa thích báo cáo ở dạng tóm tắt ngắn gọn và được cập nhật ít thường xuyên hơn để có cái nhìn tổng quan và ra quyết định chiến lược.

- Phân tích giá trị của việc cung cấp thông tin dự án

- Xác định các công nghệ truyền thông thích hợp để sử dụng để truyền đạt thông tin dự án.

- Đảm bảo rằng kế hoạch quản lý truyền thông:

+ Mô tả về các loại thông tin cần thiết cho mỗi bên liên quan của dự án

+ Cấu trúc thu thập và lưu trữ mô tả các phương pháp mà nhóm dự án sẽ sử dụng để thu thập và lưu trữ thông tin dự án.

Để quản trị dự án hiệu quả, một cấu trúc phân phối thông tin mô tả đầy đủ các thành phần như báo cáo trạng thái, lịch trình dữ liệu và biên bản cuộc họp Cấu trúc này xác định rõ ai nhận thông tin và ai phát hành tài liệu, giúp đảm bảo tính kịp thời, nhất quán và minh bạch trong quản trị dự án Việc phân phối đúng người đúng lúc sẽ hỗ trợ cập nhật tiến độ, lưu trữ lịch trình dữ liệu và biên bản cuộc họp ở nơi dễ tra cứu, từ đó nâng cao khả năng ra quyết định và tuân thủ các yêu cầu báo cáo trạng thái.

+ Các phương pháp sẽ được sử dụng để phân phối các loại thông tin khác nhau

+ Cách nhóm sẽ thu thập, cập nhật, lưu trữ và phổ biến kiến thức

+ Lịch trình tạo ra từng loại thông tin liên lạc.

+ Phương pháp truy cập thông tin giữa các cuộc liên lạc theo lịch trình

+ Cách thức kiến thức sẽ được lưu trữ và chuyển giao khi cần thiết trong suốt dự án

+ Một phương pháp để cập nhật và tinh chỉnh kế hoạch quản lý truyền thông trong suốt vòng đời của dự án

- Tích hợp kế hoạch quản lý truyền thông vào kế hoạch tổng thể.

- Phân phối kế hoạch cho các bên liên quan

QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN

K ế ho ạ ch r ủ i ro

Quá trình lập kế hoạch quản lý rủi ro bắt đầu bằng việc xác định cách thức tiếp cận rủi ro và xây dựng lịch trình cho các hoạt động quản lý rủi ro của dự án Mục tiêu là tạo ra một kế hoạch quản lý rủi ro chi tiết, mô tả các bước nhận diện, đánh giá, ưu tiên và giảm thiểu rủi ro, cũng như các phương án ứng phó và theo dõi liên tục Đầu ra chính của quá trình này là một bản kế hoạch quản lý rủi ro được cập nhật, phục vụ cho việc kiểm soát phạm vi, thời gian và ngân sách của dự án.

- Ngân sách/nguồn tài trợ cho dự án: cần lựa chọn phương án phù hợp với nguồn ngân sách hạn chế nhưng sản phẩm vẫn đạt hiệu suất cao

- Vấn đề liên quan đến nhân lực: thiếu nhân lực có trình độ chuyên môn cao

- Tiến độ dự án có thể không theo kế hoạch và giai đoạn golive cũng sẽ có khó khăn do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid 19 hiện nay.

Xác định rủi ro

Quá trình xác định rủi ro trong dự án bao gồm xác định các rủi ro có khả năng ảnh hưởng đến tiến độ, phạm vi và ngân sách dự án; lập hồ sơ rủi ro đầy đủ và phân loại các sự kiện rủi ro tiềm ẩn cùng với hậu quả của chúng Việc này giúp quản lý rủi ro ưu tiên các biện pháp giảm thiểu, lên kế hoạch ứng phó và đảm bảo cập nhật hồ sơ rủi ro theo diễn biến thực tế, từ đó tăng cường khả năng dự báo và kiểm soát rủi ro cho dự án.

Kết quả đầu ra chính của quá trình này là bảng ghi rủi ro (risk register), sự kiện rủi ro (risk event)

- Môi trường phát triển dự án (Development Environment)

Thiếu nhân sự có chuyên môn trong một dự án sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ và hiệu suất làm việc của cả đội Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch nguồn lực rõ ràng, bảo đảm tuyển dụng đúng chuyên môn, phân bổ nhân sự hợp lý và có dự phòng rủi ro để duy trì nhịp độ dự án Đội ngũ đủ kỹ năng giúp rút ngắn thời gian triển khai, cải thiện chất lượng sản phẩm và tối ưu chi phí Bên cạnh tuyển dụng, doanh nghiệp nên tăng cường đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên hiện tại, đồng thời thiết lập cơ chế đánh giá hiệu suất để duy trì hiệu quả làm việc theo thời gian Việc theo dõi các chỉ số hiệu suất dự án (như thời gian hoàn thành, số lỗi phát sinh, năng suất lao động) sẽ giúp điều chỉnh nguồn lực kịp thời và giảm thiểu rủi ro.

+ Dành một phần chi phí đểđào tạo nhân sự ngay từban đầu

+ Lập một chương trình đào tạo riêng cho dự án

+ Tổ chức các buổi trainning cho các thành viên trong đội dự án nâng cao kỹ năng và trình độ kỹ thuật chuyên môn

- Kỹ thuật phát triển phần mềm (Product Engineering)

Kiểm định mức đơn vị (unit test): việc kiểm định hời hợt, thiếu chuẩn xác sẽ gây ra những lỗi nghiêm trọng đối với hệ thống

Kiểm định mức đơn vị phải được thực hiện bởi lập trình viên trước khi bàn giao sản phẩm để phục vụ quá trình tích hợp và kiểm định mức hệ thống (system test) Do đặc thù của kiểm định hệ thống đòi hỏi thời gian và độ chính xác cao, nên cần lên lịch làm việc hợp lý và giám sát chặt chẽ để phát hiện kịp thời các lỗi tiềm ẩn và đảm bảo hệ thống đi vào vận hành một cách ổn định.

Phân tích r ủi ro (đị nh tính)

Đánh giá khả năng và ảnh hưởng của những rủi ro đã biết giúp xác định tầm quan trọng và mức độ có thể xảy ra của từng rủi ro trong hệ thống quản trị Việc xem xét và áp dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau để xếp hạng rủi ro cho phép cập nhật thông tin vào bảng ghi rủi ro một cách liên tục và có hệ thống Kết quả của quá trình xếp hạng rủi ro cung cấp cơ sở ra quyết định về những rủi ro cần được xử lý và ưu tiên các biện pháp xử lý thích hợp, từ đó tối ưu hóa phân bổ nguồn lực Việc thực hiện xếp hạng rủi ro cũng giúp tăng cường quản trị rủi ro và bảo vệ lợi ích của tổ chức.

Kế hoạch đối phó rủi ro

Sau khi rủi ro được đánh giá và ưu tiên, các chiến lược ứng phó rủi ro sẽ được triển khai nhằm tăng cơ hội thành công và giảm thiểu các mối đe dọa để đạt được mục tiêu của dự án Những chiến lược này được kỳ vọng sẽ giảm tác động của rủi ro tiêu cực hoặc tăng cường rủi ro tích cực, đồng thời thực hiện một cách hiệu quả và thiết thực nhất.

Có 4 chiến lược ứng phó với rủi ro tiêu cực: chấp nhận, né tránh, giảm thiểu (giảm khả năng xảy ra, giảm mức ảnh hưởng) và chuyển giao rủi ro

Cụ thểđối với dự án:

Khi khách hàng đề xuất các thay đổi nằm ngoài kế hoạch ban đầu, đội dự án tiến hành quản trị thay đổi và thương lượng với khách hàng để đưa ra các quyết định phù hợp với mục tiêu dự án Quá trình này bao gồm đánh giá tác động lên phạm vi, ngân sách và thời hạn, xác nhận ưu tiên và lợi ích, đồng thời điều chỉnh kế hoạch sao cho vẫn đảm bảo hiệu quả, tính khả thi và sự hài lòng của khách hàng.

- Thực hiện lấy yêu cầu của khách hàng về hệ thống một cách chi tiết, cụ thể nhất, xác định yêu cầu một cách rõ ràng

Nhân viên thiếu kinh nghiệm với công nghệ kỹ thuật mới, doanh nghiệp nên thuê tư vấn bên ngoài để đào tạo và tư vấn cho nhân viên dự án về cách sử dụng công nghệ mới, giúp rút ngắn thời gian hội nhập và tăng hiệu quả triển khai dự án.

Ki ể m soát r ủ i ro

Quản trị rủi ro hiệu quả bắt đầu từ giám sát rủi ro: theo dõi các rủi ro đã xác định, nhận diện nguồn phát sinh và dựa vào các chỉ số đo lường xu hướng rủi ro để điều chỉnh chiến lược và kế hoạch ứng phó Quá trình này cho phép đánh giá mức độ tác động, ưu tiên xử lý và triển khai các biện pháp giảm thiểu kịp thời Việc cập nhật liên tục nguồn rủi ro và xu hướng rủi ro giúp tối ưu hóa nguồn lực, đánh giá hiệu quả các biện pháp phòng ngừa và đảm bảo an toàn vận hành, đồng thời cải thiện vòng đời quản trị rủi ro.

34 ứng phó rủi ro và đánh giá hiệu quả của các chiến lược rủi ro trong suốt vòng đời của dự án

Vào mỗi quý, giám đốc dự án cùng đội ngũ nhân sự sẽ họp để xác định và đánh giá hiệu quả của quản lý rủi ro trong toàn bộ dự án, từ đó đề xuất các kế hoạch hành động triển khai và điều chỉnh các biện pháp phòng ngừa Quá trình này đồng thời nhận diện các rủi ro mới phát sinh và ưu tiên các biện pháp xử lý phù hợp, giúp dự án duy trì tiến độ, chất lượng và an toàn Nhờ đó, quản lý rủi ro dự án được liên tục cải tiến và thích ứng với diễn biến thực tế để tối ưu kết quả cuối cùng.

Quy trình quản lý rủi ro là một chu trình khép kín từ nhận diện – đánh giá – ứng phó – giám sát, được thực hiện liên tục để kịp thời lập kế hoạch quản lý tất cả rủi ro mà dự án phải đối mặt Quy trình này tích hợp chặt chẽ vào quản trị dự án nhằm nhận diện sớm các nguy cơ, đánh giá mức độ ảnh hưởng và xác định các biện pháp ứng phó phù hợp, sau đó giám sát và điều chỉnh liên tục để giảm thiểu tác động, đảm bảo tiến độ, ngân sách và chất lượng dự án được duy trì.

- Các công cụ và kỹ thuật để giám sát rủi ro bao gồm phân tích dữ liệu, kiểm toán và các cuộc họp.

QUẢN LÝ MUA HÀNG DỰ ÁN

Lập kế hoạch quản lý mua hàng

Tuyên bố công việc (SOW) mô tả phạm vi công việc xây dựng hệ thống quản lý sinh viên, trong đó yêu cầu có 1 máy chủ Host, 1 máy tính để bàn và CPU để kết nối tới Host; địa điểm làm việc là Văn phòng; thời gian thực hiện kéo dài 2 tuần từ ngày 28/06/2021 đến ngày 05/07/2021; lịch trình giao hàng tối đa là ngày 09/07/2021; tiêu chuẩn áp dụng: Không; tiêu chí chấp nhận là sản phẩm mới và được bảo hành trên 3 năm; yêu cầu đặc biệt: Không.

Ti ế n hành mua hàng

- Đánh giá các gói thầu Đề xuất Tên nhà thầu Giá đấu thầu

1 Công ty cổ phần FPT 20.000.000đ

2 Công ty Cổ phần Công nghệ

3 Công ty cổ phần VNG 30.000.000đ

B ả ng 13 Danh sách đề xu ấ t các nhà th ầ u

35 Đề xuất 1 Đề xuất 2 Đề xuất 3

Tiêu chí Trọng số Đánh giá

Cách tiếp cận kỹ thuật 30% 90 27 80 24 85 25,5

Cách tiếp cận quản lý 25% 85 21,25 75 18,75 85 21,25

Hiệu suất trong quá khứ 20% 85 17 75 15 80 16

B ả ng 14 T ờ đánh giá đề xu ấ t

- Lựa chọn nhà cung cấp

Dựa trên tờ đánh giá đề xuất, nhóm phát triển dự án quyết định chọn nhà thầu FPT làm đơn vị cung cấp thiết bị cho dự án với hợp đồng trị giá 20.000.000 đồng Quyết định này khẳng định sự nhất trí từ quá trình đánh giá nhu cầu và đề xuất, đảm bảo nguồn thiết bị thiết yếu được cung cấp đúng tiến độ và chất lượng bởi nhà thầu FPT.

Sau khi xem xét hai bên tiến hành ký hợp đồng.

Kiểm soát mua hàng

Hợp đồng với nhà cung cấp

+ Hai bên làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý trong việc lập hợp đồng với nhau

+ Hai bên có trách nhiệm hoàn thành hợp đồng đã đưa ra.

+ Nếu một bên làm sai so với hợp đồng thì phải bồi thường đúng với hợp đồng đã nêu ra

- Đảm bảo thực hiện hợp đồng:

+ Giá trị đặt cọc đảm bảo thực hiện hợp đồng là 10%

+ Thời gian có hiệu lực kéo dài cho đến khi thiết bị phải bảo hành

Nhà thầu có trách nhiệm bảo hành đúng thời hạn bảo hành do nhà sản xuất đề ra, tính từ ngày bàn giao sản phẩm Trong thời gian bảo hành, nếu thiết bị bị hỏng do lỗi không do nhóm gây ra, nhóm có thể thay thế bằng sản phẩm khác miễn phí.

K ế t thúc mua hàng

- Hoàn tất và thanh lý hợp đồng

- Lưu trữ hợp đồng và các tài liệu mua hàng.

QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN

Xác đị nh các bên liên quan

+ Process (P): Project Manager, Leader Developer, Front-end Developer, Back- end Developer, Database Manager

+ Output (O): Tester, QA, Designer, Programer

• Bảng ghi các bên liên quan

Ngoài Vai trò Thông tin liên hệ

Jenny CEO Trong Sponsor jennyy@ponn.com

Nguyễn Duy Thanh CIO Trong Project Manager thanhnd@ponn.com

Thảo Nguyên Manager Trong Leader tnguyen@ponn.com

Tùy Nhi Tester Trong Team Member tuynhi@ponn.com

Thanh Phương Programer Trong Team Member tphuong@ponn.com

Lê Thị Kiều Oanh Designer Trong Team Member oanhltk@ponn.com

Trịnh Thị Ngọc Lan Developer Trong Team Member ngoclan@ponn.com

Kelvin Ngoài Đối tác kelvin@gmail.com

Rosie Ngoài Khách hàng roise@gmail.com

B ả ng 15 B ả ng ghi các bên liên quan

• Phân loại các bên liên quan

Thấp Quyền hạn Cao Khách hàng

Giám sát Đối tác Developer

Sơ đồ 9 Lướ i quy ề n h ạ n/ quan tâm

Kế hoạch quản lý các bên liên quan

Các bên liên quan Không nhận thức

Chống đối Trung dung Ủng hộ Dẫn dắt

B ả ng 16 Ma tr ậ n các bên liên quan

Quản lý sự tham gia các bên liên quan

- Ma trận quản lý kỳ vọng

Thang đo Ưu tiên Kỳ vọng Hướng dẫn

Dự án hoàn thành đúng phạm vi, đúng yêu cầu chức năng của khách hàng

Thường xuyên theo dõi, cập nhật tiến độ

Dự án hoàn thành sớm/ đúng thời gian dự kiến Có kế hoạch hợp lý, phân bổ thời gian hợp lý

Dựán đạt được với chi phí nằm trong phạm vi ước tính hoặc thấp hơn

Tiết kiệm, tối ưu hóa nguồn lực hiện tại

B ả ng 17 Ma tr ậ n qu ả n lý k ỳ v ọ ng

Hiện tại chưa có vấn đề nào được ghi nhận.

Ki ể m soát các bên liên quan

• Các bên liên quan quan trọng của dự án: PM, Developer, Database Manager, Designer, Tester, QA, Khách hàng

• Phần mềm hỗ trợ các bên liên quan:

Phần mềm truyền thông, phần mềm truyền thông xã hội và phần mềm quản lý dự án cùng các công cụ cộng tác đóng vai trò then chốt trong việc tăng cường sự tham gia của các bên liên quan Nhờ khả năng kết nối thông tin, thúc đẩy trao đổi và tối ưu hóa quy trình làm việc, các giải pháp này giúp cải thiện giao tiếp, phối hợp và cam kết của người dùng, khách hàng và đối tác Việc tích hợp đồng bộ các công cụ này không chỉ tối ưu hóa quy trình ra quyết định mà còn nâng cao hiệu quả quản lý dự án, theo dõi tiến độ và đo lường kết quả thông qua các KPI, từ đó tăng cường sự đồng thuận và hiệu suất làm việc nhóm.

+ Linkedin với hàng ngàn nhóm quản lý dự án

Định dạng
Số trang	42
Dung lượng	1,18 MB

Tài liệu tham khảo	Loại	Chi tiết
3. Chand, S. (2019, November 26). From Edureka: https://www.edureka.co/blog/project-communication-management/	Link
7. (n.d.). From Wrike: https://www.wrike.com/project-management-guide/faq/what-is-project-communication-management/	Link
8. (n.d.). From Tutorialspoint: https://www.tutorialspoint.com/management_concepts/project_time_management.htm	Link
1. Slide bài giảng Quản trị dự án Hệ thống thông tin của ThS. Nguyễn Duy Thanh 2. Cadle, J., & Yeates, D. (2008). Project management for information systems(5th ed.). Pearson	Khác
4. ITPM Group 2. (2012). Automated Student Management System (ASMS). University of Colombo School of Computing	Khác
5. PMI. (2017). A guide to the project management body of knowledge (6th ed.). PMI	Khác
6. Schwalbe, K. (2019). Information technology project management (9th ed.). Cengage Learning	Khác