Đề tài TIỂU LUẬN KĨ NĂNG GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG NGOÀI DOANH NGHIỆP

Giao tiếp với các cơ quan chính phủ cũng phải tuân thủ các nguyên tắc giao tiếp cơ bản: -Phân tích tình huống giao tiếp: mục đích và nội dung giao tiếp, đối tượng tiếp nhận thông tin, cá

TIỂU LUẬN

Đề tài : KĨ NĂNG GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG NGOÀI

DOANH NGHIỆP

GVHD: Nguyễn Thị Sáu LỚP: DHTN16ETT - 422000380306

THÀNH VIÊN THỰC HIỆN: Nhóm 4

TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG NGOÀI DOANH NGHIỆP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM

- -TP.HCM, ngày 10 tháng 10 năm 2021

NHÓM 4 môn KỸ NĂNG GIAO TIẾP

ST

T

1 La Thành Lộc 2007132

1

Soạn 4.2.3:Giao tiếp với cơ quan chính quyền

100%

2 Lê Trần Thanh

Na

20006511 Soạn 4.2.4:Giao tiếp với

báo chí

100%

3 Vũ Thuỵ Nhật

Linh

2007348 1

Soạn 4.3.1:1 số chỉ dẫn cho ứng viên khi phỏng vấn

100%

4 Nguyễn Thanh

Nam

2000814 1

Soạn 4.3.2:Các hình thức

phỏng vấn

100%

5 Đỗ Tùng Lâm 2007017

1

Soạn 4.3.3:Tiến trình phỏng

vấn

100%

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

Ngày 10 tháng 10 năm 2021

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên em- La Thành Lộc - đại điên cho sinh viên nhóm 4 xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại Học Công Nghiệp Thành Phố Hồ CHí Minh đã đưa môn học

Kỹ năng giao tiếp vào chương trình giảng dạy

Đặt biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến giảng viên bộ môn

-Nguyễn thị Sáu đã giảng dạy, truyền đạt những kiến thức quý báu cho chúng

em trong suốt khoảng thời gian vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học của

cô, chúng em đã bổ sung thêm được nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học hiểu quả, nghiêm túc.Đây chắc chắn là những kiến thức quý báu ,là hành trang để chúng em có thể vững bước sau này.Sau cùng chỉ mong muốn cho được dồi dào sức khỏe, để có thể giúp thế hệ sau của bọn em có được những kiến thức bổ ích

và quý giá mà cô đã truyền đạt

Nhóm 4 xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

4.2 GIAO TIẾP VỚI BÊN NGOÀI DOANH NGHIỆP

4.2.3: Giao tiếp với cơ quan chính quyền

4.2.4: Giao tiếp với báo chí

4.3 KỸ NĂNG PHỎNG VẤN VÀ TUYỂN DỤNG

4.3.1: Một số chỉ dẫn cho ứng viên trước khi phỏng vấn 4.3.2: Các hình thức phỏng vấn

4.3.2.1: Phỏng vấn không chỉ dẫn

4.3.2.2: Phóng vấn theo mẫu

4.3.2.3: Phỏng vấn qua điện thoại

4.3.2.4: Phỏng vấn tình huống

4.3.2.5: Phỏng vấn trực tiếp

4.3.2.6: Phóng vấn nhóm

4.3.3: Tiến hành phỏng vấn

4.2.3Giao tiếp với cơ quan chính quyền

Bất cứ đơn vị, doanh nghiệp nào đặt trên địa bàn cụ thể dù trung ương hay địa phương, các quốc gia trong khu vực và thế giới đều có sự liên quan liên hệ đến

cơ quan chính quyền

Hình thức giao tiếp với cơ quan chính quyền:

- Giao tiếp trực tiếp: liên hệ trực tiếp với chỉ huy bộ phận lập pháp để tham khảo ý kiến, thảo luận hoặc đưa ra các mục tiêu và ý kiến kinh doanh; tổ chức chiêu đãi tại địa điểm kinh doanh và mời đại diện chính phủ tham dự, đây là cơ hội tốt để đề nghị chính phủ quan tâm đến công ty và tìm hiểu công ty; tình hình hiện tại, sử dụng hợp lý các chính sách thuế, có thể tổ chức cho lãnh đạo chính phủ đến thăm công ty của mình (Ví dụ: Công ty của ba em trước đây mỗi khi làm mấy cái giấy tờ thuế toàn phải đi đến tận các cơ quan quản lý thuế để làm )

- Giao tiếp gián tiếp : với chính phủ thông qua các báo cáo thường xuyên và phỏng vấn qua email để thu thập ý kiến và quan điểm về các vấn đề kinh tế, hiện tại và chính sách từ giới lập pháp và hành chính ( Ví dụ: Giờ thì áp dụng chính sách Chính phủ số, công ty của ba em không cần phải ra tận chỗ cơ quan thuế để giấy tờ nữa mà chỉ cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử TPHCM là

có để làm hồ sơ về thuế được rồi.)

- Hãy nhớ rằng, ai cũng muốn người khác nghĩ rằng mình quan trọng, vì vậy nếu đại diện chính phủ giả vờ quan trọng, còn nếu đại diện chính phủ giả vờ quan trọng thì điều đó cần được hiểu rõ Chủ yếu là để hoàn thành công việc Giao tiếp với các cơ quan chính phủ cũng phải tuân thủ các nguyên tắc giao tiếp

cơ bản:

-Phân tích tình huống giao tiếp: mục đích và nội dung giao tiếp, đối tượng tiếp nhận thông tin, các rào cản trong giao tiếp, điều gì người nhận giao tiếp không mong muốn, họ cần thông tin gì Thông tin có làm hài lòng khách hàng

-Phân tích mục tiêu truyền thông: đối tượng phải được hiểu và phân tích, bao gồm một hoặc nhiều người nhận thông tin; lợi ích của người nhận; thái độ của người nhận và cuối cùng là cảm xúc của người nhận

-Thông tin của người nhận phải phù hợp về nội dung và hình thức, và điều này phải được thực hiện một cách chính xác để truyền thông có hiệu quả

-Phản ứng của người nhận thông tin, hay cụ thể hơn là phản ứng của đối tác giao tiếp

-Phải biết cách loại bỏ những câu giao tiếp không phù hợp trong quá trình giao tiếp và giúp cho quá trình giao tiếp đạt kết quả tốt

Có nhiều hình thức giao tiếp với các cơ quan chính phủ: có thể hiểu là giao tiếp hoặc giao tiếp bằng văn bản gián tiếp Nó phụ thuộc vào mức độ giao tiếp hoặc nội dung của giao tiếp bằng văn bản Điều này phụ thuộc vào mức độ giao tiếp hoặc nội dung giao tiếp, ví dụ sẽ có các nội dung và hình thức giao tiếp khác với các cơ quan quản lý quốc gia hoặc cơ quan hành chính quốc gia trong các lĩnh vực chuyên môn khác nhau

Giao tiếp thành công với cơ quan chính phủ được thể hiện qua kết quả của quá trình giao tiếp phù hợp với yêu cầu và nội dung kế hoạch mà cơ quan, doanh nghiệp đưa ra trước đó

4.2.4 Giao tiếp với báo chí

Giao tiếp với báo chí của cơ quan, doanh nghiệp đơn vị là giao tiếp bên ngoài Việc giao tiếp với cơ quan thông tấn báo chí cần nắm rõ các nguyên tắc

cơ bản trong giao tiếp:

-Cởi mở và lịch sự trong suốt quá trình giao tiếp với cơ quan thông tấn báo chí Cung cấp thông tin cho họ theo những nội dung đã được lên kế hoạch và cho phép của cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp

-Cần có tác phong lịch sự, nhanh nhẹn, ôn hòa và thoải mái

-Khi giao tiếp với cơ quan thông tấn báo chí đối tượng giao tiếp cần nắm và vận dụng tốt các nguyên tắc của phỏng vấn

-Đối tượng giao tiếp cần phải xác định được nội dung cho phép trao đổi, trình bày trong giao tiếp

-Giao tiếp với báo chí thành công khi quá trình, nội dung giao tiếp đạt được những mong muốn đưa ra trước đó của doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị

Ví dụ: Hồi cấp 3, em từng đạt được giải Nhất cuộc thi giải Toán trên máy tính Quốc gia, lúc đó đã có một số tòa soạn báo nổi tiếng đã đến nhà em để phỏng vấn, hỏi những câu hỏi về gia đình, bản thân em và kinh nghiệm học Toán của em Em đã trả lời họ một cách thành thật và lịch sự nhất có thể về những câu hỏi đó

Những việc nên làm khi giao tiếp với báo chí

- Khi giao tiếp cần có sự trung thực và chính xác

- Phải hiểu rằng nội dung giao tiếp với báo chí sẽ được ghi lại nên cần cân nhắc trước mỗi phát ngôn đưa ra

- Cố gắng cung cấp những thông tin phóng viên cần

- Phải lưu giữ một danh sách các công việc đã hoàn thành.

Những việc không nên làm

- Không nên sử dụng biệt ngữ, từ ngữ quá chuyên môn

- Trong lúc giao tiếp những nội dung ta chưa trả lời được ngay thì hãy hẹn

lại và phản hồi sớm nhất có thể

- Không ra tuyên bố trước khi chúng ta đã chuẩn bị một thông cáo báo chí,

không vội đưa tin cho đến khi đã có trong tay những thông tin đầy đủ, chính

xác

4.3 KỸ NĂNG PHỎNG VẤN TUYỂN CHỌN

Phóng vẫn là khâu quan trọng để quyết định các ứng viên cho các vị trí tuyển dụng khác nhau của doanh nghiệp, cơ quan đơn vị Phỏng vấn cho phép tìm hiểu và đánh giá ứng viên về nhiều phương diện khác nhau như tác phong, kiểu dáng, mức độ tin cậy, hòa đồng của ứng viên

4.3.1 Một số chỉ dẫn cho ứng viên trước khi phỏng vấn

Để kỹ năng phỏng vấn tuyển chọn thành công cần lưu ý những nội dung sau:

1) Phân tích bản thân và yêu cầu của công việc: Thông tin cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm, người giới thiệu, sở thích nghề nghiệp

2) Thu thập thông tin và các cơ hội công việc khi phỏng vấn tuyển chọn: Trung tâm giới thiệu việc làm, các mối quan hệ, các mẫu sơ yếu lý lịch, định dạng sơ yếu lý lịch

3) Chuẩn bị sơ yếu lý lịch: Mở đầu của sở yếu, quá trình học tập, đào tạo của cá nhân, những kiến thức kinh nghiệm năng lực, các hoạt động và các kỹ năng đặc biệt của cá nhân, người tham chiếu

4)Viết thư xin việc: chuẩn bị nội dung viết thư xin việc, bố cục của thư xin việc ,viết thư xin việc (gây sự chú ý đến nhà tuyển dụng, thuyết phục được nhà tuyển dụng về vị trí công việc mà mình ứng tuyển, xúc tiến gần mục tiêu hơn nữa

5)Gửi thư xin việc

4.3.2 Các hình thức phỏng vấn

1 Phỏng vấn không chỉ dẫn

Là hình thức phỏng vấn dựa vào hồ sơ của ứng viên, dựa vào bảng mô tả công việc của ứng viên, bảng tiêu chuẩn công việc Cuộc phỏng vấn có thể bắt đầu bằng những câu hỏi truyền thống như: Tại sao bạn lại quan tâm đến vị trí tuyển dụng này? Và tiếp theo là các tình huống ứng xử của ứng viên Người phòng vấn căn cứ vào các câu trả lời của ứng viên và nội dung của câu hỏi có thể thay đổi theo nhiều chiều hướng khác nhau Hình thức này mất khá nhiều thời gian

mà độ thành công không cao

( Ví dụ: người tuyển dụng sẽ hỏi các câu như:

Hãy cho tôi một ví dụ về cách anh/chị giải quyết thành công một sự cố trong công việc trước đây cùng với đội nhóm của mình?

Anh/chị đã từng xử lý thành công một vấn đề nan giải trong công việc trước đây như thế nào? )

2 Phỏng vấn theo mẫu

Phỏng vấn này được thực hiện theo mẫu đã được chuẩn bị sẵn của cơ quan, đơn

vị doanh nghiệp tuyển dụng Các câu hỏi thường được các đơn vị tuyển dụng biên soạn một cách cụ thể, rõ ràng, xoáy sâu vào nội dung vị trí tuyển dụng cho đơn vị mình Các yêu cầu công việc, tiêu chuẩn cần có của một ứng viên như: Động cơ, thái độ, năng lực,khả năng, giao tiếp… Nâng cao hiệu quả cho cuộc phỏng vấn chuyên sâu và những câu hỏi áp dụng như: Học hỏi, thăng tiến, lương thưởng…Hình thức này tốn ít thời gian mà hiệu quả cao,mức độ chính xác và đáng tin cậy

( Ví dụ: nhà tuyển dụng sẽ đặt ra một số câu hỏi truyền thống như:

Hãy cho tôi biết về anh/chị

Điểm mạnh của anh/chị là gì?

Tại sao anh/chị muốn làm việc cho công ty chúng tôi? )

3 Phỏng vấn qua điện thoại

Phỏng vấn qua điện thoại với các ứng viên cũng có công tác chuẩn bị gần giống như phỏng vấn trực tiếp theo mẫu Tuy nhiên các nhà tuyển dụng và ứng viên tham gia trả lời phỏng vấn có thể tham khảo, cách giao tiếp qua điện thoại sao cho thoải mái để các ứng viên trả lời một cách tốt nhất Những phản hồi tích cực

từ nhà phỏng vấn tuyển dụng giúp cho các ứng viên tự tin hơn

4 Phỏng vấn tình huống

Hình thức này được thực hiện trong đó người phòng vấn đưa ra các tình huống thực tế phù hợp với công việc và vị trí mà nhà tuyển dụng muốn các ứng viên vào các vị trí công việc Các ứng viên phải trình bày các cách xử lí giải thích các câu hỏi phù hợp, nhanh gọn, súc tích Các tình huống được xây dựng căn cứ vào các quyền hạn trách nhiệm và điều kiện làm việc các mối quan hệ trong công việc thực tế Hình thức này tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng, có thể rất khó hay phức tạp cũng có thể rất dễ Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào tính chất công việc và vị trí tuyển dụng

5 Phỏng vấn trực tuyến

Hình thức này được thực hiện trên cơ sở kết hợp nhiều phương tiện khác nhau như: truyền hình video…Hình thức này khá phổ biến và hiệu quả khá cao vì áp dụng nhiều phương tiện hiện đại Các ứng viên tuyển dụng đều có thể dẫn dắt hình thức này Phỏng vấn này giúp cho nhà tuyển dụng nhanh chóng kiểm tra được kinh nghiệm kiến thức của ứng viên đồng thời giảm được chi phí phỏng vấn

6 Phỏng vấn nhóm

Hình thức này được thực hiện bởi hội đồng hỏi các ứng viên tham gia phỏng vấn tuyển dụng hoặc một nhóm phỏng vấn cùng hỏi ứng viên tham gia phỏng vấn Trong phỏng vấn nhóm trưởng đưa ra các câu hỏi hay tình huống với nhiều

đề tài khác nhau Mỗi phỏng viên trong hội đồng phỏng vấn nghe được câu trả lời của nhân viên tham dự phỏng vấn, do đó các phỏng vấn viên có thể đánh giá trình độ, năng lực của các ứng viên một cách nhanh chóng và chính xác có tính khách quan cao Tuy nhiên hình thức này có thể làm cho các ứng viên cảm thấy căng thẳng để giảm bớt căng thẳng thì áp dụng cùng lúc phỏng vấn nhóm ứng viên

4.3.3 Tiến trình phỏng vấn

Phỏng vấn là việc chúng ta phải tham gia khi muốn ứng tuyển vào một vị trí công việc nào đó như phỏng vấn tham gia câu lạc bộ, phỏng vấn xin việc làm, phỏng vấn tham gia xét học bổng du học v.v… Tiến trình phỏng vấn là quy trình chung diễn ra của các cuộc phỏng vấn, bao gồm 4 bước:

- Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn

Tại bước này những người chịu trách nhiệm phỏng vấn cần nghiên cứu kĩ hồ sơ của các ứng cử viên, xem xét điểm mạnh điểm yếu có ghi trong hồ sơ từ đó trong lúc phỏng vấn đưa ra các câu hỏi nhằm đánh giá ứng cử viên tham gia phỏng vấn

Người chịu trách nhiệm phỏng vấn cũng thông báo thời gian và địa điểm cụ thể cho ứng viên trước ít nhất 1 tuần để hai bên dễ dàng sắp xếp

Ứng cử viên tham gia phỏng vấn: cần tìm hiểu rõ vị trí bản thân xin ứng cử, tìm hiểu kĩ trước yêu cầu của công việc cũng như các thông tin cơ bản của công ty

- Bước 2: Chuẩn bị câu hỏi và câu trả lời

Ứng cử viên tham hai chuẩn bị sẵn các câu hỏi và tình huống có thể xảy ra trong buổi phỏng vấn nhằm thể hiện tốt nhất khả năng, năng lực của bản thân trước người phỏng vấn

- Bước 3: Tiến hành phỏng vấn

Tại bước này ứng cử viên cần chuẩn bị tốt tâm lý cũng như câu hỏi (ở bước 2), tinh thần lạc quan ổn định, không được quá lo lắng

Hội đồng phỏng vấn cần thống nhất với nhau về nội dung câu hỏi cũng như thang điểm để tránh có mâu thuẫn xảy ra

- Bước 4: Đánh giá lựa chọn

Sau khi tiếp nhận phỏng vấn ứng cử viên tham gia phỏng vấn sẽ chờ nhận kết quả

Hội đồng phỏng vấn sẽ thảo luận đưa ra kết quả hợp lý và chính xác nhất để thông báo cho ứng cử viên

- Bước 5: Thông báo cho ứng cử viên không đạt

Không chỉ thông báo cho những ai thông qua vòng phỏng vấn mà sẽ thông báo luôn cho những người không đạt, đây là thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp đối với những ứng viên đến tham gia phỏng vấn, đồng thời các ứng viên biết kết quả sẽ tham gia ứng tuyển đến các doanh nghiệp cơ quan khác phù hợp hơn

Downloaded by Út Bé (beut656@gmail.com)