Vi du ve PTTKHT HDT HT quan ly sinh vien Quản lý sinh viên về mặt hành chính

Thống kê theo điểmo Những chức năng chưa có Theo dõi tình hình nộp học phí Theo dõi phát học bổng Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp Cập nhật tiêu chuẩn xét tốt nghiệp Cập nhật tiêu chuẩn

Hệ thống quản lý sinh viờn gồm cú hai phõn hệ: Quản lý sinh viờn về mặt hànhchớnh và Quản lý học tập Trong tài liệu này chỉ trỡnh bày về phõn hệ Quản lý sinhviờn về mặt hành chớnh.

Quản lý sinh viờn về mặt hành chớnh

I Nắm bắt yờu cầu

I.1 Mụ tả bài toỏn

I.1.1 Bài toỏn

Quản lý sinh viờn là một cụng tỏc rất quan trọng và phức tạp mà bất kỳ đơn

vị đào tạo đại học nào cũng phải thực hiện Bắt đầu từ việc làm thủ tục nhập họccho sinh viờn mới, tiếp đú là theo dừi và quản lý cỏc thụng tin về sinh viờn trongsuốt khoỏ học cũng như việc hệ thống hoỏ, lưu trữ và bảo quản cỏc thụng tin kếtquả học tập, hồ sơ cỏ nhõn sinh viờn ngay cả khi họ đó ra trường.Việc nắm bắt,quản lý cỏc thụng tin này đó được thực hiện ở hầu hết cỏc trường đại học Tuynhiờn, thụng tin ở dạng này chỉ dừng ở mức độ lưu trữ để khai thỏc theo cỏc khớacạnh tĩnh thay thế cho cỏc hoạt động bằng tay hàng ngày Quản lý sinh viờn cầntớnh đến cỏc hoạt động tớch cực hơn nữa, chẳng hạn như việc theo dừi cỏc loại hỡnhdịch vụ, cỏc hoạt động ngoại khúa, cỏc thụng tin thực tập, đi làm, cung cấp cỏcdịch vụ trực tuyến

I.1.2 Thực trạng và vấn đề cần giải quyết

Văn phòng

và các ban chức năng

Các khoa trực thuộc

Các viện nghiên cứu thành viên

Các đơn

vị phục

vụ, sản xuất dịch vụ

Hỡnh vẽ 1: Sơ đồ tổ chức ĐHQG

- Tổng số cán bộ công chức của ĐHQG (tính đến 31-12-2003): 2503 người

- Số lượng học sinh, sinh viên tính đến năm học 2002-2003: 44 400 sinh viên

b Bậc và loại hình đào tạo

 Bậc đào tạo: THPT chuyên, đại học và sau đại học

 Loại hình đào tạo: Chính quy, tại chức (vừa học vừa làm), chuyên tu, văn bằng thứ hai

c Chương trình đào tạo

Chương trình đào tạo bậc đại học bao gồm 5 khối kiến thức: kiến thứcchung, kiến thức cơ bản, kiến thức cơ sở, kiến thức chuyên ngành và kiến thứcnghiệp vụ cho từng ngành đào tạo Ngoài ra, các ngành thuộc cùng một nhómngành có chung một khối lượng kiến thức cơ bản nhất định được gọi là kiến thức

cơ bản chung của nhóm ngành

Hiện nay, Đại học Quốc gia Hà Nội đã xây dựng chương trình đào tạochuẩn bậc đại học của 60 ngành học Các đơn vị đào tạo trực thuộc ĐHQG đảmnhiệm việc tổ chức quản lý, đào tạo các ngành học của từng đơn vị

đơn vị đào tạo do phòng Công tác chính trị - quản lý sinh viên và phòng đào tạo ởmỗi đơn vị trực tiếp thực hiện, có sự chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị, phòng Côngtác chính trị - quản lý sinh viên của ĐHQG và ban giám đốc ĐHQG Ngoài ra còn

có sự hỗ trợ từ các đơn vị khác trực thuộc ĐHQGHN và các phòng ban khác trongmỗi đơn vị như ban quản lý Ký túc xá ở mỗi đơn vị, trung tâm thông tin thư việncủa ĐHQG HN, phòng tài vụ, văn phòng Đoàn Mỗi đơn vị có chức năng vànhiệm vụ khác nhau, tuy nhiên công việc quản lý sinh viên chủ yếu gồm nhữngcông việc sau:

1 Quản lý hồ sơ nhập học Quản lý các thông tin:

Lý lịchChính sách xã hội (đối tượng)Địa chỉ tạm chú

Địa chỉ liên lạc với phụ huynh

Được thực hiện ngay sau khi sinh viênlàm thủ tục nhập học

Cập nhật thông tin sinh viên chuyểnlớp, chuyển ngành, chuyển trường

tiên, khen thưởng, kỷ luật Lên danh sách thu học phíCập nhật tình hình thu học phí

Lên danh sách phát học bổngCập nhật tình hình phát học bổngCập nhật sinh viên được khen thưởng.Cập nhật các thành tích khen thưởngCập nhật các sinh viên bị kỷ luật, cậpnhật các hình thức kỷ luật

toán học phí, thanh toán thư viện,thanh toán ký túc xá Được thực hiệnvào các đợt theo quy định trong năm

để phục vụ cho xét tốt nghiệp cho sinhviên năm cuối khoá và xét tốt nghiệp

bổ sung cho các sinh viên các khoátrước đó

In số liệu xét tốt nghiệp để gửi lênBCN và ĐHQG xét duyệt

Ghi nhận các sinh viên được côngnhận tốt nghiệp

In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảngđiểm

Theo dõi phát bằng, phát hồ sơ tốtnghiệp

Lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ tốt nghiệp

7 Tổ chức xét tốt nghiệp bổ sung Một năm học có một đợt xét tốt

nghiệp chính vào cuối năm học và cácđợt xét tốt nghiệp bổ sung Xét tốtnghiệp bổ sung được thực hiện đầy đủcác thủ tục giống như xét tốt nghiệpchính

Ngoài các công việc nêu trên, quản lý sinh viên có thể bao gồm các hoạtđộng khác như quản lý sinh viên thực tập, quản lý cựu sinh viên, tư vấn cho sinhviên, cung cấp các dịch vụ Internet, tổ chức các câu lạc bộ, tổ chức các hoạt độngngoại khóa…

Số lượng cán bộ trực tiếp tham gia công tác quản lý sinh viên ở mỗi đơn vịđào tạo thường là hai đến ba cán bộ trong khi phải giải quyết một khối lượng lớncông việc Do vậy quản lý sinh viên là rất vất vả, đòi hỏi có hệ thống tin học hỗtrợ quản lý sinh viên mà đảm bảo tính chính xác, kịp thời, giảm tải, hỗ trợ ra quyếtđịnh, báo cáo định kỳ tới các cấp chỉ đạo

e Hệ thống đã tin học hóa

ĐHQG HN đã và đang tiến hành đẩy mạnh việc nâng cấp và phát triển toàndiện mọi hoạt động quản lý của mình dựa trên nền tảng là các hệ thống thông tintrong tất cả các đơn vị trực thuộc Khoa công nghệ và đại học KHTN đã phát triển

và sử dụng các chương trình quản lý, trong đó có chương trình quản lý đào tạođược phát triển trên nền Foxweb từ năm 1997, cơ sở dữ liệu là Foxpro

Hệ thống quản lý sinh viên này hiện đang sử dụng tại khoa Công nghệ

và ĐHKHTN

Khảo sát:

Hệ thống này được viết trên nền Foxweb, cơ sở dữ liệu là Foxpro, yêu cầucấu hình là VF6.0, IIS Hệ thống đã hỗ trợ nhiều chức năng cho công tác quản lý

đào tạo, tuy nhiên, vẫn còn một số chức năng chưa được hỗ trợ hoặc có hỗ trợnhưng không tiện ích.

Đăng ký ngành học mới, chuyển ngành

Thống kê theo điểm

o Những chức năng chưa có

Theo dõi tình hình nộp học phí

Theo dõi phát học bổng

Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp

Cập nhật tiêu chuẩn xét tốt nghiệp

Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp

Lưu hồ sơ tốt nghiệp vĩnh viễn

Thống kê

Theo dõi tình hình thực tập của sinh viên

Theo dõi thông tin liên lạc với phụ huynh

sinh viên

Cập nhật khen thưởng kỷ luật

Đánh giá chung:

Ưu điểm:

- Tận dụng được các cơ sở dữ liệu cũ của đơn vị (vì các cơ sở dữ liệu

cũ là cơ sở dữ liệu Foxpro)

- Tốc độ truy xuất nhanh

- Đã hỗ trợ nhiều chức năng quản lý sinh viên

- Giao diện dễ dùng, đáp ứng nghiệp vụ quản lý đào tạo

Hạn chế:

- Bảo mật kém

- Còn một số chức năng quản lý sinh viên chưa được hỗ trợ

- Giao diện của một số chức năng không thuận tiện: Kết thúc một lầnthực hiện thì không hỏi mà tự thoát, người dùng phải thao tác lại từđầu.

- Chức năng Xét thôi học, ngừng học chỉ cho phép người dùng indanh sách từng lớp Trong thực tế, cần thống kê và in danh sách cảkhóa và của tất cả các năm

- Nên cho phép các báo cáo, thống kê có thể kết xuất ra các trìnhsoạn thảo như Word, Exel để người dùng dễ dàng chỉnh sửa trướckhi in

- Cổng giao tiếp với sinh viên, phụ huynh, giáo viên, các cán bộtrong đơn vị, và các cấp lãnh đạo còn hạn chế

Hiện tại, tất cả các thông tin liên quan đến sinh viên như quy chế, cơ cấu tổchức, chương trình đào tạo, chế độ chính sách đều đưa trên website củaĐHQGHN, người dùng có thể dễ dàng tra cứu ở trên đó Tuy nhiên, chưa có sựliên tác giữa hệ thống quản lý sinh viên và các hệ thống này nên việc đưa tin chưađược tự động hóa để, do đó không đảm bảo tính kịp thời và thuận tiện

Chưa hỗ trợ giao tiếp trên cơ sở những công nghệ mới ví dụ qua các thẻ kỹthuật số, qua các thiết bị di động để việc xử lý đặc biệt là xử lý các thủ tục hànhchính được dễ dàng và tiết kiệm thời gian

- Hệ thống này được xây dựng trên những công cụ và phương pháp

cũ nên việc nâng cấp và bảo trì hệ thống là khó

- Không hỗ trợ việc quản lý các cựu sinh viên

Vai trò của các cựu sinh viên là rất quan trọng Họ có thể hỗ trợ không chỉ

về tài chính mà còn cung cấp các thông tin về thực tập, về việc làm về nhu cầunhân lực ở cơ quan họ hay ở các cơ quan khác Nếu theo dõi về chuyên môn và cơquan công tác của các cựu sinh viên thì có thể có định hướng phù hợp về chươngtrình đào tạo cũng như quy mô đào tạo của đơn vị

I.1.2.2 Vấn đề cần giải quyết

1 Hoàn chỉnh các chức năng nghiệp vụ của công tác quản lý sinh viên

Bổ sung các chức năng chưa có và sửa đổi các chức năng đã có nhưng chưathuận tiện cho người dùng

2 Hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến và môi trường giao tiếp tiện ích

Với tốc độ phát triển công nghệ thông tin như hiện nay, các đơn vị đào tạonên cung cấp cho sinh viên các dịch vụ tiện ích như:

liên quan đến sinh viên

công ty, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khác để thu thập thông tin vềviệc làm, định hướng việc làm để định hướng chương trình giảng dạyphù hợp và cung cấp các thông tin này cho sinh viên

hiện đang trong trường với các cựu sinh viên, các doanh nghiệp để cóthể thường xuyên trao đổi, cập nhật thông tin về việc làm, chuyênmôn, về nhu cầu nhân lực ở các công ty, doanh nghiệp, cơ quan, tổchức khác Tổ chức các đợt đánh giá về tình hình việc làm của các cựusinh viên, đánh giá về nhu cầu việc làm của xã hội Các kết quả đánhgiá đó sẽ giúp cho nhà trường có định hướng chương trình giảng dạyphù hợp và giúp cho sinh viên định hướng được chuyên ngành vàcông việc của mình trong tương lai

động văn hoá, phô tô tài liệu, truy cập Internet: Quản lý các đăng ký

sử dụng dịch vụ của sinh viên và theo dõi quá trình sử dụng dịch vụcủa sinh viên

kỹ thuật số, qua các thiết bị di động để việc xử lý đặc biệt là các thủtục hành chính được dễ dàng và tiết kiệm thời gian Các thủ tục xácnhận hiện nay yêu cầu rất nhiều loại giấy tờ, gây khó khăn và mất thờigian cho cả sinh viên và các cán bộ quản lý

Khi đó hệ thống quản lý sinh viên cần phải tích hợp với các hệ thống thôngtin khác trong đơn vị để hỗ trợ cho việc quản lý các dịch vụ trên một cách đồng

bộ Hệ thống quản lý sinh viên sẽ là môi trường giao tiếp giữa sinh viên với các hệthống mà cung cấp các dịch vụ trên

4 Đáp ứng các quy chế đào tạo mới

 Quản lý thông tin về điểm tu dưỡng của các sinh viên

Theo quy chế đào tạo hiện nay, điểm tu dưỡng được coi nhưmột yếu tố quản lý bắt buộc Điểm tu dưỡng của mỗi sinh viên ghi

nhận mức độ chấp hành nội quy, quy chế của nhà trường Điểm tổngkết học kỳ của sinh viên sẽ là điểm học lực cộng điểm tu dưỡngtrong kỳ đó Do đó hệ thống cần ghi nhận điểm tu dưỡng của mỗisinh viên để cuối kỳ tổng kết điểm.

 Quản lý sinh viên học vượt

Theo quy chế của bộ ban hành, cho phép các sinh viên suấtsắc được học vượt một số môn nhất định Hệ thống cần quản lý cácsinh viên đăng ký học vượt, phân lớp cho các sinh viên học vượt cácmôn và theo dõi tình hình học tập của các sinh viên đó

 Quản lý sinh viên học nhiều ngành, nhiều trường

Các sinh viên có thể học nhiều ngành, nhiều trường nếu đủđiều kiện quy định của các trường sinh viên tham dự Khi đó hệthống quản lý sinh viên của mỗi trường cần ghi nhận các sinh viênhọc nhiều ngành, nhiều trường và theo dõi tình hình học tập của cácsinh viên đó

 Quản lý chặt chẽ thông tin liên lạc với gia đình sinh viên

Theo yêu cầu thực tế ở một số đơn vị đào tạo, vấn đề liên lạc với gia đìnhsinh viên, với nơi sinh viên tạm trú là rất cần thiết Yêu cầu hệ thống quản lý thôngtin về địa chỉ liên lạc với gia đình của sinh viên và địa chỉ tạm trú hiện tại của sinhviên

 Quản lý cựu sinh viên

Việc giữ liên lạc với các cựu sinh viên cũng rất quan trọng: Nếu chúng taquản lý các thông tin về cựu sinh viên như là công việc, nơi làm việc, thu nhập…

kể từ khi tốt nghiệp cho đến hiện tại của các cựu sinh viên thì chúng ta có thể đánhgiá được tình hình, xu hướng, nhu cầu về chuyên môn, về việc làm của xã hội hiệnnay để từ đó có định hướng đúng đắn cho công tác đào tạo của đơn vị Do đó, hệthống cần tạo môi trường giao tiếp cho cựu sinh viên để có thể thường xuyên cậpnhật thông tin và ghi nhận kịp thời những phản hồi từ họ trong những trường hợpcần thiết như tổ chức kỷ niệm ngày thành lập trường, tổ chức đánh giá và lấy ýkiến về định hướng phát triển,…

 Quản lý thông tin đào tạo theo tín chỉ

Hình thức đào tạo từ trước đến nay ở ĐHQG là đào tạo theo niênkhóa.Tuy nhiên, hiện nay, các đơn vị đào tạo có xu hướng chuyển sang hình thứcđào tạo theo tín chỉ Như vậy sẽ có thời điểm tồn tại song song hai hình thức đàotạo này, đào tạo theo niên khóa cho những khóa học cũ và đào tạo theo tín chỉ cho

những khóa học mới Do đó, hệ thống cần có tính mở để có thể quản lý cả đào tạotheo niên khóa và đào tạo theo tín chỉ và trong tương lai thì chỉ quản lý đào tạotheo tín chỉ.

5 Các vấn đề khác

 Việc hỗ trợ các chuẩn

Hệ thống cần có khả năng liên tác với các hệ thống khác trong đơn vị,

do đó phải có chuẩn cho tất cả các hệ thống liên tác Vấn đề về tốc độ cũng nhưcác thuật toán xử lý

Với một lượng dữ liệu lớn cho cả một bài toán tổng thể Việc truy xuất

dữ liệu là rất nhiều và phức tạp Cải thiện tốc độ cũng như bổ xung các thuật toángiúp cho nâng cao tốc độ hiển thị và thao tác là cần thiết

 Vấn đề về bảo mật và an toàn dữ liệu

Với một số lượng lớn sinh viên trong các đơn vị trực thuộc ĐHQG vàrất nhiều thông tin cần quản lý về sinh viên trong mỗi năm học, vấn đề đặt ra làphải sử dụng một công nghệ lưu trữ dữ liệu phù hợp để đảm bảo tốc độ xử lý và antoàn dữ liệu Đảm bảo tính an toàn dữ liệu trong hệ thống quản lý sinh viên vàđiểm không những để tránh sai sót cho người quản trị dữ liệu trong lưu trữ và xử

lý mà quan trọng là để ngăn chặn những hành vi gian lận điểm từ bên ngoài

I.1.3 Các giải pháp được đề xuất

được khối lượng dữ liệu lớn với tần suất truy cập dữ liệu cao, đáp ứng các dịch vụ trực tuyến và đảm bảo các yêu cầu về an toàn dữ liệu Các cơ sở dữ liệu mà có thể đáp ứng các yêu cầu

 Hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến và môi trường giao tiếp tiện ích

Hiện nay ở ĐHQG đã có một số hệ thống cung cấp các dịch vụ trựctuyến như:

- Hệ thống Thư viện điện tử

- Hệ thống Quản lý và điều hành qua mạng

- Website của ĐHQG: cung cấp tất cả các thông tin về cơ cấu tổchức, quy chế đào tạo, chương trình đào tạo, các thông tin liên quanđến sinh viên như kết quả học tập,…

Hệ thống Quản lý sinh viên cần tích hợp với các hệ thống này để có thểcung cấp kịp thời các thông tin liên quan đến sinh viên Giải pháp đềxuất là kết xuất các thông tin liên quan đến sinh viên dưới dạng các filepdf để đưa tới các hệ thống khác

Hoàn thiện diễn đàn cho sinh viên

Giao tiếp trên cơ sở những công nghệ mới ví dụ qua các thẻ kỹ thuật số,qua các thiết bị di động

(Các giải pháp này được nêu chi tiết hơn trong dự án Portal của ĐHQG)

 Các giải pháp chuẩn hóa và quy trình hóa nghiệp vụ

Để đảm bảo cho công tác quản lý đào tạo được thực hiện tốtnhất, các quy trình nghiệp vụ phải được thực hiện đầy đủ vàđúng tiến độ

quy trình một cách rõ ràng về công việc cầnlàm, thời gian và tốc độ làm

quy trình về công việc, về thời gian, về tốc độcũng như là phương thức phản hồi

 Theo dõi quy trình một cách chặt chẽ dựa trêncác phản hồi từ những người tham gia quy trình

 Báo cáo lên cấp trên

cách đảm bảo chất lượng công việc và tiến độcông việc

 Gửi các phản hồi tới người quản lý quy trình

I.2 Mục tiêu của hệ thống

Nghiệp vụ quản lý sinh viên được tự động hoá hoàn chỉnh và hỗ trợ các dịch vụ tiện ích liên quan đến giáo dục, đào tạo cho những người sử dụng hệ thốngđặc biệt là sinh viên

I.3 Các chức năng hệ thống

R.1 Gói cập nhật thông tin sinh viên

R.1.1 Lưu thông tin một sinh viên mớiR.1.2 Sửa thông tin sinh viên

R.1.3 Xoá thông tin sinh viênR.1.4 Tìm kiếm sinh viên và tạo danh sáchR.1.5 In thông tin chi tiết về sinh viênR.2 Phân lớp

R.2.1 Phân lớpR.3 Quản lý học phí

R.3.1 Tính toán tiền học phí của mỗi sinh viên theo kỳR.3.2 Cập nhật tình hình nộp học phí theo đợt/ khóa học (course)-R.4 Quản lý khen thưởng, kỷ luật

R.4.1 Cập nhật thông tin khen thưởng, kỷ luậtR.4.2 Cập nhật tiêu chuẩn cộng điểm thưởngR.4.3 Cộng điểm thưởng

R.5 Xét lên lớp/ lưu ban, thôi học, ngừng học

R.6.1 Quyết định những sinh viên lên lớp, thôi học, ngừng họcR.6.2 Lưu lại kết quả xét lên lớp, thôi học, ngừng học

R.6.3 Cập nhật thông tin lớp học cho những sinh viên phải thôi học,ngừng học

R.6 Quản lý học bổng

R.7.1 Cập nhật thông tin mức học bổngR.7.2 Xét học bổng và ghi nhận sinh viên được học bổng theo mứcR.7.3 Cập nhật thông tin phát học bổng

R.9 Quản lý sinh viên làm khoá luận tốt nghiệp

R.9.4 Cập nhật tiêu chuẩn làm khoá luận tốt nghiệpR.9.5 Lên danh sách sinh viên đủ điều kiện làm khoá luận tốtnghiệp

R.9.6 Cập nhật đề tài khoá luận tốt nghiệpR.9.7 Cập nhật thông tin sinh viên làm khoá luận tốt nghiệp

R.9.8 In các mẫu biểu R.10 Quản lý xét tốt nghiệp

R.9.9 Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp cho mỗi sinh viên: Cập nhậtcác chứng chỉ, học phí, ký túc xá, thư viện

R.9.10 Cập nhật tiêu chuẩn xét tốt nghiệp hàng nămR.9.11 Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp hàng nămR.9.12 Xếp loại tốt nghiệp

R.9.13 In số liệu xét tốt nghiệpR.9.14 Ghi nhận các sinh viên được công nhận tốt nghiệpR.9.15 Thống kê báo cáo tình hình tốt nghiệp

R.9.16 In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảng điểm

R.9.17 Theo dõi phát bằng, phát hồ sơ tốt nghiệpR.11 Lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ của các sinh viên đã tốt nghiệp

R.12 Xét tốt nghiệp bổ sung

R.13 Quản lý cựu sinh viên

I.4 Các thuộc tính của hệ thống

 Dễ sử dụng, không cần đào tạo nhiều

 Đảm bảo tốc độ và an toàn trong lưu trữ và xử lý dữ liệu

 Có khả năng liên tác với các hệ thống khác, khả năng nâng cấp bảo trì dễdàng

cứng >10 GB Hệ quản trị CSDL được cài là SQL Server hoặc My SQL.Weblogic 4.0 hoặc Tomcat server

 Cấu hình máy trạm : Tối thiểu C 433, >64 MB Ram Có cài đặt IE 4 trởlên

I.5 Xác định các khái niệm

 Lớp (lớp được phân banđầu, lớp sau khi chuyển,lớp sau khi lưu ban, lớphọc lại)

Doi tuong

Co quan ngoai

De tai KLTN

Tong ket 1 *1 * 11

Diem thi 1 *

1 1 *

1

1 1 *

1 1 *

1 1 *

1 0 *

Sinh vien

* 1

* 1

1 1

1 1

1 1

1

1 0 * 10 * 1

1 * 1

DS_Thi_diem 1 *

1

1 *

1

HT_Thi Course_HTThi

1

1 * 1

1 *

1 *

1 1 *

1 1 *

1 1 *

1 DS_Pha ch 1 *

1

Bo mon 0 *

1

Tieu chuan lam KLTN

1 *

1 1 *

1

1 *

1 1 1 *

1 1 *

1 1 *

I.7 Xác định các tác nhân, các ca sử dụng và mô tả các ca sử dụng

I.7.1 Xác định các tác nhân

Tác nhân Các ca sử dụngnghiệp vụ Kết quả đem lại

in danh sách Hiển thị danh sách sinh viên thoả mãn điều kiện tìm kiếm lên màn hình và in

sơ yếu lý lịch, )Cập nhật thông

Ghi nhận một mức học bổng mới và các thông tin liên quan

Sửa các thông tin về một mức học bổngXoá bỏ một mức học bổng

Cập nhật khenthưởng, kỷ luật(thêm, sửa, xóa,tìm kiếm)

Ghi nhận những sinh viên được khen thưởng, kỷ luật

chuyển trường,chuyển ngành

Ghi nhận những sinh viên chuyển lớp, chuyển trường, chuyển ngành Cập nhật những thông tin liên quan

Tổ chức lưu trữvĩnh viễn hồ sơ

đã tốt nghiệp

Hồ sơ của các sinh viên đã tốt nghiệp được lưu ở một nơi khác để khi cần thiết có thể lấy ra

Cập nhật thôngtin về cựu sinhviên.

Cập nhật các thông tin về công việc, nơi làm việc, thu nhập, địa chỉ liên lạc của các cựu sinh viên

Nhân viên

phòng đào

tạo

Cập nhật khenthưởng, kỷ luật

Ghi nhận những sinh viên được khen thưởng, kỷ luật

học bổng theo các mức

Xét lên lớp, dừnghọc, thôi học Xét lên lớp, dừng học, thôi học Cập nhật kết quả.Cập nhật thông

tin xét tốt nghiệp

Ghi nhận các thông tin về sinh viên phục vụ cho việc xét tốt nghiệp

Cập nhật tiêuchuẩn xếp loại tốtnghiệp

Ghi nhận một tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp mới

Sửa các thông tin về một tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp

Xoá bỏ một tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp

Xếp loại tốtnghiệp

Xếp loại tốt nghiệp và ghi nhận kết quả

Cập nhật tiêuchuẩn tốt nghiệp Nhập tiêu chuẩn xét tốt nghiệp (gồm điểm chuẩn và điểm đạt) cho khoá học

hiện xét

In số liệu xét tốtnghiệp In ra giấy danh sách sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp (gồm những sinh viên

năm cuối và những sinh viên các khoá trớc cha tốt nghiệp) cùng với các t liệu

về học tập của các sinh viên đó Thêm vào đó là bản thống kê tỷ lệ xét tốt nghiệp theo từng phân loại tốt nghiệp.Tìm kiếm sinh

viên Hiển thị các sinh viên thoả mãn điều kiện tìm kiếm lên màn hìnhThống kê, báo

cáo

In ra giấy bản báo cáo về tỷ lệ tốt nghiệp/ cha tốt nghiệp theo từng xếp loại tốt nghiệp

In số liệu phục vụcông tác in bằngtốt nghiệp

In ra giấy các số liệu tốt nghiệp về sinh viên để gửi lên ÐHQG đề nghị in bằng tốt nghiệp

Cập nhật thôngtin tốt nghiệp,phát bằng, phát

Xét tốt nghiệp bổsung

Thủ trưởng

đơn vị

Xét duyệt, kýnhận các báo cáo,đơn từ về sinhviên được gửi từphòng công tácsinh viên vàphòng đào tạo

Các báo cáo, đơn từ về sinh viên được xét duyệt và ký nhận

Xem và in thôngtin về sinh viên

Lãnh đạo

ĐHQG

Xét duyệt, kýnhận các báo cáo

về sinh viênđược gửi từ cácđơn vị trực thuộc

Các báo cáo, đơn từ về sinh viên được xét duyệt và ký nhận

In bằng tốtnghiệp cho cácsinh viên trongcác đơn vị trựcthuộc ĐHQG dựavào số liệu đượcgửi từ các đơn vịtrực thuộc

Bằng tốt nghiệp

Xem và in thôngtin về sinh viên

Sinh viên Cập nhật thông

tin sinh viên

Xem điểm, xemcác quy chế, cácquyết định liênquan tới sinhviên.

Tham gia cácdịch vụ

Phụ huynh

sinh viên

Cập nhật thôngtin sinh viênTheo dõi tìnhhình học tập củasinh viên

Nhân viên

phòng tài vụ

Thu học phí vàcập nhật tìnhhình nộp học phíPhát học bổng vàcập nhật tìnhhình phát họcbổng

Khách

Xem và in thôngtin về sinh viênXem và in cácquy chế đào tạo

Người quản

trị dữ liệu

Cập nhật cácdanh mục Các danh mục và thông tin liên quan được lưu trữ và xử lý (Danh mục

Trường, Lớp, Khoa, Ngành, Hệ, Khóa học, Đối tượng,…)

I.7.2 Xác định các ca sử dụng

1 Gói cập nhật sinh viên

uc1 Thêm sinh viên

uc2 Sửa sinh viên

uc3 Xoá sinh viên

uc4 Tìm kiếm sinh viên

2 Gói quản lý lớp học

uc5 Phân lớp và cập nhật thông tin lớp

uc6 Chuyển lớp, chuyển ngành, chuyển trường

uc7 Xét lên lớp, ngừng học, thôi học

3 Quản lý học phí

uc8 Lên danh sách nộp học phí theo đợt (miễn giảm học phí)

uc9 Cập nhật tình hình nộp học phí theo đợt

4 Quản lý khen thưởng, kỷ luật

uc10 Cập nhật mức khen thưởng

uc11 Cập nhật sinh viên được khen thưởng

uc12 Cập nhật sinh viên bị kỷ luật

uc13 Cập nhật tiêu chuẩn cộng điểm thưởng

uc17 Cập nhật thông tin sinh viên thực tập

7 Quản lý sinh viên học trả nợ

uc18 Cập nhật thông tin sinh viên đăng ký học trả nợ

uc19 Cập nhật tình hình thu lệ phí học trả nợ

uc20 Phân lớp và cập nhật thông tin lớp học trả nợ

8 Quản lý sinh viên làm khoá luận tốt nghiệp

uc21 Cập nhật tiêu chuẩn làm khoá luận tốt nghiệp

uc22 Lên và in danh sách sinh viên đủ điều kiện làm khoá luận tốt nghiệpuc23 Cập nhật đề tài khoá luận tốt nghiệp

uc24 Cập nhật thông tin sinh viên đăng ký làm khoá luận tốt nghiệp

uc25 In các mẫu biểu

9 Quản lý công tác tốt nghiệp

uc26 Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp cho mỗi sinh viên: Cập nhật các chứngchỉ, học phí, ký túc xá, thư viện

uc27 Cập nhật tiêu chuẩn xét tốt nghiệp hàng năm

uc28 Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp hàng năm

uc29 Xếp loại tốt nghiệp

uc30 In số liệu xét tốt nghiệp

uc31 Ghi nhận các sinh viên được công nhận tốt nghiệp

uc32 Thống kê báo cáo tình hình tốt nghiệp

uc33 In bằng, in hồ sơ tốt nghiệp, in bảng điểm

uc34 Theo dõi và cập nhật thông tin phát bằng, phát hồ sơ tốt nghiệp

uc35 Tổ chức lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ của các sinh viên đã tốt nghiệp

uc36 Tổ chức xét tốt nghiệp bổ sung

10 Gói cập nhật danh mục

uc44 Cập nhật Đối tượng

uc45 Cập nhật Hình thức khen thưởng

uc46 Cập nhật Hình thức kỷ luật

11 Gói cập nhật cựu sinh viên

uc47 Cập nhật thông tin về cựu sinh viên

I.7.2 Biểu đồ ca sử dụng theo gói

1 Gói cập nhật sinh viên

(from Use Case View)

Them sinh vien

Sua sinh vien

Xem thong tin ve sinh vien

Sinh vien

(from Use Case View)

initiates

initiates initiates

(from Use Case View)

Xet len lop-dung hoc-thoi hoc

Cap nhat hoc phi phai nop cho

tung sinh vien

Cap nhat hoc phi da nop theo dot

NV phong TV

(from Use Case View)

Cap nhat doi tuong

NV phong CTSV

(from Use Case View)

5 Quản lý học bổng

NV phong DT

(from Use Case View)

Cap nhat phat hoc bong

NV phong TV

(from Use Case View)

NV phong CTSV

(from Use Case View)

Xet hoc bong Cap nhat muc hoc bong

Cap nhat thanh tich khen thuong

Cap nhat sinh vien bi ky luat

Cap nhat tieu chuan cong diem

thuong

NV phong DT

(from Use Case View)

NV phong CTSV

(from Use Case View)

Cap nhat sinh vien duoc khen

thuong

6 Quản lý thực tập

7 Quản lý sinh viên học trả nợ

8 Quản lý sinh viên làm khoá luận tốt nghiệp

NV phong TV

(from Use Case View)

Thu le phi hoc tra no

Sinh vien

(from Use Case View)

Dang ky hoc tra no

Phan lop hoc tra no

NV phong DT

(from Use Case View)

Cap nhat thong tin sinh vien thuc

(from Use Case View)

Cap nhat tieu chuan lam KLTN

Xet dieu kien lam KLTN

NV phong DT

(from Use Case View)

Cap nhat thong tin sinh vien lam

KLTN

9 Quản lý công tác tốt nghiệp

NV phong CTSV

(from Use Case View)

Luu tru vinh vien ho so tot nghiep

NV phong TV

(from Use Case View)

Cap nhat thong tin xet tot nghiep

Cap nhat tieu chuan xet tot nghiep

Cap nhat tieu chuan xep loai tot

uc1 Thêm mới sinh viên

- Mô tả khái quát: Nhập trực tiếp thông tin về sinh viên dựa vào hồ

sơ nhập học của mỗi sinh viên hoặc nạp thông tin

về sinh viên từ một cơ sở dữ liệu cũ/ từ file vănbản/ từ file exel và yêu cầu hệ thống ghi nhận

- Mô tả diễn biến:

Nhập trực tiếp:

3 Nhập các thông tin cần thiết về

sinh viên mới, yêu cầu ghi nhận 4 Ghi nhận và thông báo kết quả

Nạp từ cơ sở file nguồn:

3 Chọn file nguồn, yêu cầu nạp 4 Nạp và thông báo kết quả nạp

- Nhập trực tiếp: Kết quả kiểm tra thông tin là thiếuhoặc không chính xác Hệ thống thông báo lỗi vàyêu cầu nhập lại hoặc phải dừng ca sử dụng

Nếu kiểm tra họ tên, ngày sinh, quê quán thấytrùng với một sinh viên đã có trong hệ thống thìthông báo nhập lại hoặc dừng

- Nạp từ file nguồn: Gặp một bản ghi lỗi (lỗi dữliệu, lỗi định dạng dữ liệu) hoặc kiểm tra thấytrùng với một sinh viên đã có trong hệ thống: + Hiển thị thông báo yêu cầu người dùng cho biết:

o Bỏ qua bản ghi hiện thời - > tiếp tục nạp cácbản ghi khác

o Dừng nạp + Tiến hành theo yêu cầu của người dùng

uc2 Sửa thông tin sinh viên

trong hệ thống

- Mô tả khái quát: Tìm đến sinh viên cần sửa đổi, xóa các thông tin

cũ và nhập các thông tin mới về sinh viên này.Cuối cùng, yêu cầu hệ thống ghi nhận các thôngtin mới

- Mô tả diễn biến:

1 Yêu cầu sửa thông tin sinh viên 2 Hiện form nhập điều kiện tìm

kiếm

3 Nhập thông tin về sinh viên cần

sửa, yêu cầu tìm 4 Tìm kiếm và hiển thị danh sáchsinh viên tìm được

5 Chọn sinh viên cần sửa trong

danh sách kết quả tìm kiếm

6 Hiển thị thông tin về sinh viên

đã chọn

7 Tiến hành sửa, yêu cầu ghi lại 8 Kiểm tra, ghi lại thông tin mới

và thông báo kết quả ghi nhận

kiện tìm kiếm thì thông báo không tìm được vàyêu cầu tìm lại hoặc dừng

- Bước 8: Nếu thông tin sửa không chính xác thì

yêu cầu sửa lại hoặc dừng ca sử dụng.

uc3 Xoá sinh viên

quan đến sinh viên cần xoá

viên cần xoá và tiến hành xoá tất cả thông tin liênquan đến sinh viên đó

- Mô tả diễn biến:

1 Yêu cầu xóa thông tin sinh viên 2 Hiện form nhập điều kiện tìm

5 Chọn sinh viên cần xóa trong

- Ngoại lệ:

uc4 Phân lớp

lớp

phù hợp theo quy định chung của khoa Lưu lạikết quả phân lớp

danh sách các lớp trong khoa

- Mô tả diễn biến

1.Chọn một lớp và chọn những

sinh viên được phân vào lớp đó,

chọn học kỳ Yêu cầu ghi nhận sự

2 Ghi nhận sự lựa chọn và thôngbáo kết quả ghi nhận

lựa chọn

- Ngoại lệ

của các sinh viên đã được cập nhật

uc5 Lên danh sách thu học phí

nộp của mỗi sinh viên theo đợt (học kỳ)

viên Lập danh sách thu theo lớp

cho lớp theo đợt

- Mô tả diễn biến

1 Chọn lớp, học kỳ Yêu cầu lên

danh sách thu học phí theo kỳ 2 Hiện danh sách thu học phí trênthiết bị

uc6 Cập nhật tình hình nộp học phí

- Mô tả khái quát Ca sử dụng bắt đầu khi sinh viên đến nộp học phí

Nhân viên phòng tài vụ ghi nhận số tiền học phí

mà sinh viên nộp

sinh viên phải nộp theo học kỳ

- Mô tả diễn biến

1 Chọn sinh viên (sinh viên đến

nộp học phí) Nhập số tiền sinh

viên nộp Yêu cầu ghi nhận

2 Ghi nhận và thông báo kết quảghi nhận

- Ngoại lệ

hình nộp học phí được cập nhật

uc7 Xét lên lớp, ngừng học, thôi học

viên trong năm học vừa qua để quyết định sinhviên đủ điều kiện học tiếp, phải thôi học hayngừng học để trả nợ các môn còn nợ Lưu lại kếtquả này

- Mô tả diễn biến

Hiện kết quả trên màn hình

uc8 Cập nhật mức học bổng

- Mục đích Cập nhật các mức học bổng hiện thời và tiêu

chuẩn để đạt được các mức học bổng đó Phục vụcho việc xét học bổng cho sinh viên

- Mô tả khái quát Nhập mức học bổng mới và tiêu chuẩn để đạt

được mức học bổng đó

- Mô tả diễn biến

1 Yêu cầu hiện form nhập mức

uc9 Xét học bổng

tiêu chuẩn để đạt các mức học bổng theo quy địnhhiện thời để quyết định sinh viên có được họcbổng hay không và được học bổng loại (mức) nào.Yêu cầu hệ thống ghi nhận kết quả xét học bổng

- Mô tả diễn biến

uc10 Cập nhật sinh viên thực tập

- Mục đích Theo dõi tình hình thực tập của các sinh viên

trong khoa

sinh viên gồm có tên sinh viên, thầy phụ trách,nơi sinh viên thực tập và thời gian sinh viên thựctập

- Mô tả diễn biến

uc11 Cập nhật tiêu chuẩn làm khoá luận tốt nghiệp

uc12 Lên danh sách sinh viên đủ điều kiện làm khoá luận tốt nghiệp

sinh viên đủ điều kiện làm khoá luận tốt nghiệptheo tiêu chuẩn đã được quy định trước

tám kỳ của các sinh viên năm cuối, so sánh vớitiêu chuẩn đã được đặt ra để quyết định sinh viên

đó có được làm khoá luận hay không Lên danhsách những sinh viên đủ điều kiện làm khoá luậntốt nghiệp

- Mô tả diễn biến

được làm KLTN cho lớp đã chọn

3 Chọn các tiêu chuẩn Yêu cầu

hệ thống lên danh sách các sinh

viên trong lớp mà thoả mãn các

tiêu chuẩn đã chọn

4 Hiển thị danh sách các sinhviên thoả mãn

uc13 Cập nhật thông tin sinh viên đăng ký làm KLTN

luận

khoá luận tốt nghiệp Nhân viên phòng đào tạonhập các thông tin trong bản đăng ký của sinhviên: Họ tên sinh viên, tên đề tài, thầy hướng dẫn

- Mô tả diễn biến

được làm KLTN cho lớp đã chọn

3 Chọn các tiêu chuẩn Yêu cầu

hệ thống lên danh sách các sinh

viên trong lớp mà thoả mãn các

tiêu chuẩn đã chọn

4 Hiển thị danh sách các sinhviên thoả mãn

uc14 Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp

- Tên ca sử dụng: Cập nhật thông tin xét tốt nghiệp

công tác xét tốt nghiệp

nghiệp Cập nhật các thông tin về việc hoàn chỉnh

hồ sơ, thanh toán học phí, thanh toán thư viện,thanh toán ký túc xá mà đã được phòng công tácsinh viên và phòng tài vụ xác nhận

- Mô tả diễn biến:

1 Chọn chức năng cập nhật thông

tin xét tốt nghiệp

2 Hiện form nhập thông tin tìmkiếm

3 Nhập thông tin về sinh viên cần

tìm Yêu cầu tìm kiếm

4 Ðưa ra thiết bị danh sách sinhviên thoả mãn điều kiện tìm kiếm

5 Sửa thông tin xét tốt nghiệp

Yêu cầu ghi nhận 6 Ghi nhận thông tin xét tốtnghiệp

uc15 Cập nhật tiêu chuẩn tốt nghiệp

thông tin về một tiêu chuẩn đang có trong hệthống

- Mô tả diễn biến:

5 Nhập thông tin cho tiêu chuẩn

tốt nghiệp mới Yêu cầu ghi nhận

6 Kiểm tra thông tin mới và ghinhận Thông báo kết quả ghi nhận.Ngoại lệ 1:

Bước3: Chọn chức năng xoá một

tiêu chuẩn tốt nghiệp

Bước 4: Hiển thị danh sách cáctiêu chuẩn tốt nghiệp hiện có.Bước5: Chọn tiêu chuẩn cần xóa Bước 6: Xác nhận xóa và thực

Yêu cầu xóa hiện xóa.

Ngoại lệ

Bước 3: Chọn chức năng sửa

thông tin về một tiêu chuẩn tốt

Bước 6: Hiển thị thông tin chi tiết

về tiêu chuẩn tốt nghiệp vừa đượcchọn

Bước 7 Nhập thông tin mới cho

tiêu chuẩn tốt nghiệp được chọn

Yêu cầu ghi nhận

Bước 8: Kiểm tra thông tin mới vàghi nhận Thông báo kết quả ghinhận

uc16 Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp

- Tên ca sử dụng: Cập nhật tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp

khoá học

khoá học hoặc sửa/xoá các thông tin về một tiêuchuẩn xếp loại tốt nghiệp trong hệ thống

- Mô tả diễn biến:

1 Chọn chức năng cập nhật tiêu

chuẩn xếp loại tốt nghiệp 2 Hiện form chọn nhập mới/ sửa/xoá tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp

loại tốt nghiệp mới

5 Nhập thông tin cho tiêu chuẩn

xếp loại tốt nghiệp mới Yêu cầu

ghi nhận

6 Kiểm tra thông tin mới và ghinhận Thông báo kết quả ghi nhận

Ngoại lệ 1:

Bước3: Chọn chức năng xoá một

tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp Bước 4: Hiển thị danh sách cáctiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp hiện

có

Bước5: Chọn tiêu chuẩn cần xóa

Ngoại lệ

Bước 3: Chọn chức năng sửa

thông tin về một tiêu chuẩn xếp

loại tốt nghiệp

Bước 4: Hiển thị danh sách cáctiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp hiệncó

Bước 5: Chọn một tiêu chuẩn xếp Bước 6: Hiển thị thông tin chi tiết

loại tốt nghiệp cần sửa về tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp

vừa được chọn

Bước 7 Nhập thông tin mới cho

tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp

được chọn Yêu cầu ghi nhận

Bước 8: Kiểm tra thông tin mới vàghi nhận Thông báo kết quả ghinhận

uc17 Xếp loại tốt nghiệp

kiện tốt nghiệp

- Mô tả khái quát: Dựa vào các tiêu chuẩn xếp loại tốt nghiệp và

điểm tổng kết toàn khóa học của mỗi sinh viênxếp loại tốt nghiệp cho các sinh viên

- Mô tả diễn biến:

1 Chọn chức năng Xếp loại tốt

nghiệp

2 Hiện form chọn phạm vi xếploại tốt nghiệp

uc18 In số liệu xét tốt nghiệp

- Tên ca sử dụng: In số liệu xét tốt nghiệp

khoa và ÐHQG xét duyệt

mãn tiêu chuẩn tốt nghiệp, DSSV chưa thoả mãntiêu chuẩn tốt nghiệp cùng với lý do, DSSV thoảmãn tiêu chuẩn xét tốt nghiệp bổ sung cùng vớidiễn giải, kết quả thống kê tỷ lệ xét tốt nghiệp

- Mô tả diễn biến:

1 Chọn chức năng In số liệu xét

tốt nghiệp

2 Hiện form nhập các thông tincần thiết cho số liệu cần in

3 Nhập thông tin cho số liệu Yêu

cầu đưa ra thiết bị số liệu xét tốt

nghiệp

4 Ðưa ra thiết bị các số liệu xéttốt nghiệp

II.Phân tích

II.1 Biểu đồ tuần tự hệ thống

1 Gói cập nhật sinh viên

2 Gói quản lý thông tin lớp học

2 Tim kiem sinh vien()

: QLSV : NV phong CTSV

1 Them sinh vien ()

3 Sua thong tin sinh vien()

4 Xoa sinh vien

5 In thong tin sinh vien()

3 Quản lý học phí

2 Cap nhat hoc phi phai nop()

1 Cap nhat che do mien giam hoc phi cho doi tuong()

3 Cap nhat hoc phi da nop()

: QLSV : NV phong CTSV

1 Phan lop()

2 Chuyen lop()

3 Chuyen truong()

4 Xet len lop()

5 Xet dung hoc()

6 Xet thoi hoc()

: QLSV : NV phong CTSV : NV phong DT

1 Cap nhat thanh tich khen thuong()

2 Cap nhat sinh vien bi ky luat()

3 Them tieu chuan cong diem thuong()

5 Sua tieu chuan cong diem thuong()

6 Xoa tieu chuan cong diem thuong()

4 Tim kiem tieu chuan cong diem thuong()