TÌM 1 mẫu THƯ đặt HÀNG và 1 mẫu THƯ TRẢ lời BẰNG TIẾNG ANH PHẤN TÍCH 2 mẫu THƯ BẰNG TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH VIẾT THƯ đặt HÀNG THEO yêu cầu

 Phần 2: Nội dung Body: Đưa ra lý do viết thư: Thank you for sending email to us  Cảm ơn vì đã gửi email tới chúng tôi  I am writing this letter to inform you that…  Tôi viết thư na

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA THƯƠNG MẠI DU LỊCH

A&B

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ 2 NĂM HỌC 2020-2021

MÔN HỌC: TRUYỀN THÔNG TRONG

KINH DOANH QUỐC TẾ

ĐỀ TÀI: TÌM 1 MẪU THƯ ĐẶT HÀNG VÀ 1 MẪU THƯ

TRẢ LỜI BẰNG TIẾNG ANH PHẤN TÍCH 2 MẪU

THƯ BẰNG TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH VIẾT THƯ ĐẶT HÀNG THEO YÊU CẦU

Giảng viên hướng dẫn: LÊ CÔNG ĐOÀN Lớp HP: DHKQ14ATT - Mã HP: 422000378902 Nhóm: 03

D

A

N

H

SÁCH, NHIỆM VỤ PHÂN CÔNG VÀ KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ THÀNH VI

ÊN THEO N Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2021 HÓM:

STT Họ và tên Mã số SV Nội dung

phân côn g

Thời gian thực hiện

Kết qu

ả thực hiện

Thang điểm /1 0

01 Phạm Việt

Khôi

18019611 Câu 1 Từ ngày 5

/6/2021 đến24/6/2021

100% 10/10

Tất cả các thành viên nhóm đã đọc qua và đồng ý.

MỤC LỤC

PHẦN I LÝ THUYẾT: TÌM 1 MẪU THƯ ĐẶT HÀNG VÀ 1 MẪU THƯ TRẢ LỜI BẰNG TIẾNG ANH PHẤN TÍCH 2 MẪU THƯ BẰNG TIẾNG

VIỆT 1

1.1 Thư đặt hàng là gì 1

1.2 Mẫu thư đặt hàng: 3

1.3 Mẫu thư trả lời ( trả lời cho thư đặt hàng ) 9

1.4 So sánh phần mở đầu của thư hỏi hàng và đặt hàng 12

1.5 So sánh nội dung của thư thanh toán và thư đặt hàng : 15

1.6 So sánh phần kết thúc của thư phàn nàn và thư đặt hàng 18

PHẦN II THỰC HÀNH: VIẾT THƯ ĐẶT HÀNG 21

PHẦN I LÝ THUYẾT: TÌM 1 MẪU THƯ ĐẶT HÀNG VÀ 1 MẪU THƯ TRẢ LỜI BẰNG TIẾNG ANH PHẤN TÍCH 2 MẪU THƯ

BẰNG TIẾNG VIỆT

1.1 Thư đặt hàng là gì

- Thư đặt hàng (Order letters): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn đặt hàng với một công ty.Thư đặt hàng cần chứa những thông tin chính xác, vì vậy bạn cần kiểm tra kỹ tất cả các thông số trước khi gửi thư Ngôn ngữ sử dụng cầnchuẩn chỉnh Nên sử dụng từ ngữ đơn giản và rõ ràng Các câu văn dài thường khiến người đọc khó theo dõi và nắm được ý của người viết

- Đặt hàng là một thuật ngữ kinh doanh, là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát

từ phía người mua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng Trong đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hóa định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việ

c ký kết hợp đồng

- Cấu trúc của một bức thư đặt hàng cũng giống các loại thư thương mại khác,gồm có 3 phần:

 Phần 1: Chào hỏi (Salutation)

 Đã biết tên người nhận: Dear Mr/Ms/Mrs…

Ex: Dear Mr Tom, Dear Ms.Linh, Dear Mrs.Hoa

 Chưa biết tên người nhận: Dear sir/madam

 Phần 2: Nội dung (Body): Đưa ra lý do viết thư:

 Thank you for sending email to us

 Cảm ơn vì đã gửi email tới chúng tôi

 I am writing this letter to inform you that…

 Tôi viết thư naỳ để thông báo với anh/chị rằng…

 To confirm… (để xác nhận)

 To request about … (để yêu cầu)

 I would like to inform you that…

 Tôi muốn thông báo với anh/chị rằng…

 In reply to your request…

 Tôi xin trả lời yêu cầu của anh/chị…

* Trường hợp muốn đề nghị hay yêu cầu vấn đề:

 We look forward to receiving…

 Chúng tôi mong chờ nhận được…

 Could you please send me…

 Anh/chị vui lòng gửi cho tôi…

 I would like to receive…

 Tôi muốn nhận…

 I would be grateful if you could …

 Tôi lấy làm biết ơn nếu anh/chị có thể…

 Could you please provide me…

 Anh/chị có thể cung cấp cho tôi…

 I would like to request you to…

 Tôi muốn yêu cầu anh/chị…

 Phần 3: Kết luận (Conclusion)

 We are looking forward to hearing from you

 Best regards (Thân ái)

 Yours sincerely (Trân trọng)

& Một số chú ý khi viết thư tiếng anh thương mại không thể bỏ qua:

 Không được dùng các từ viết tắt

Ex: “I am” thay vì dùng “I’m”; “We would” thay vì dùng “We’d”,

 Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: would, could, please, sir/madam,…

 Nội dung súc tích, đề cập vào vấn đề chính

 Xác nhận rõ ràng về số lượng hàng đặt , thời gian giao hàng, yêu cầu vềhàng,

 Luôn theo dõi thư trả lời đặt hàng của đối tác để kịp thời xác nhận

 Đảm bảo cấu trúc 3 phần: Mở đầu, nội dung, kết luận

1.2 Mẫu thư đặt hàng:

F LYNCH Co Ltd Head Office

Nesson House Newell StreetBirminghamB33EL

Telephone: +44 (0)21 236 6571Fax: +44 (0)21 236 8592

Email: pcrane@lynch.co.ukwww.lynch.com

Your ref:

Our ref:

D/ 1439Order DR4316

9 March, 2021

Satex S.p.A

Via di Pietra Papa

00146 Roma

ITALY

For the attention of Mr Bao Long, Sales Director

Dear Mr Bao Long

Please find enclosed our official order, No DR4316

For this order, we accept the 15% trade discount you offeredm and the terms

of payment (sight draft, CAD), but hope you are willing to review these terms

if we decide to order again

Would you please send the shipping documents and your sight draft to

Northminster Bank ( City Branch ), Deal Street, Birmingham B3 1SQ

If you do not have any of the items we have ordered currently in stock, please

do not send alternatives

We would appreciate delivery within the next six weeks, and look forward to your acknowledgement

Vui lòng tìm đơn đặt hàng chính thức kèm theo của chúng tôi, số DR4316

Đối với đơn đặt hàng này, chúng tôi chấp nhận chiết khấu thương mại 15% mà bạn đã cung cấp và các điều khoản thanh toán (hối phiếu trả tiền, CAD), nhưng

hy vọng bạn sẵn sàng xem xét các điều khoản này nếu chúng tôi quyết định đặt hàng lại

Bạn vui lòng gửi tài liệu vận chuyển và bản nháp của bạn đến Ngân hàng

Northminster (Chi nhánh Thành phố), Phố Deal, Birmingham B3 1SQ

Nếu bạn không có bất kỳ mặt hàng nào chúng tôi đã đặt hàng hiện tại trong kho, vui lòng không gửi sản phẩm thay thế khác

Chúng tôi rất mong đơn hàng sẽ được giao trong vòng 6 tuần và nhận được sự xác nhận của bên bạn

1 Đầu thư (Letterhead)

Bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại của người gửi, và chứa phần mô tả của bức t

hư về doanh nghiệp, thương hiệu, địa chỉ điện tín

Địa chỉ: Nesson House, Newell Street, Birmingham, B33EL.

Telephone: +44 (0)21 236 6571

Fax: +44 (0)21 236 8592

Email: pcrane@lynch.co.uk

www.lynch.com

2 Tham khảo (References)

Tên viết tắt, số hoặc cả hai Tham chiếu của người nhận địa chỉ, nếu đã biết, được nhập trước tiên

Chữ cái đầu tiên là của người viết ( thường viết hoa) và chữ cái thứ hai là của người đánh máy Một tệp hoặc tài liệu tham khảo của một bộ phận cũng có thể được bao gồm:

Tên công ty nhận: Satex S.p.A, Via di Pietra Papa/Địa chỉ: 00146 Roma, ITALYTên người nhận: Bảo Long

3 Ngày viết thư (Date)

Tháng có thể viết tắt Jan, Feb, Aug… nhưng không viết tháng bằng số liệu Khô

ng đề cập đến thị trấn, thành phố Đối với các năm thì ghi năm bằng số đầy đủ v

ào Đặc biệt lưu ý sau tháng phải có dấu phẩy rồi mới ghi năm

Ví dụ: 11 Sep, 2021; or 12 December, 20—

4 Địa chỉ (Inside address)

Tên người nhận, chức vụ (nếu biết) tên công ty của người đó, địa chỉ công ty (đường, quận, huyện, thành phố / tỉnh, quốc gia)

Với lá thư trên, phần địa chỉ được ghi như sau:

Người nhận: Bảo Long

Chức vụ: Giám đốc kinh doanh

Làm việc tại công ty Satex S.p.A, Via di Pietra Papa

Địa chỉ: 00146 Roma, ITALY

5 Dòng lưu ý (Attention line)

Có thể được sử dụng nếu bạn muốn gửi thư cho một thành viên cụ thể của công

ty Chỗ này nên được đặt một khoảng trống rõ ràng tại phía trên hoặc phía dướiđịa chỉ, tuỳ theo ưu tiên

Cụ thể lá thư trên:

For the attention of Mr Bao Long, Giám đốc Kinh doanh

6 Chào hỏi (Salutation)

 Đã biết tên người nhận:

 Nước Anh: Dear Mr/Ms/Mrs… + Surname

Ex: Dear Mr Tom, Dear Ms.Linh, Dear Mrs.Hoa

 Nước Mỹ: Dear Mr Brown: / Dear Mrs Duchannes:

 Chưa biết tên người nhận: Dear sir/madam

Cụ thể ở lá thư trên: Dear Mr Bao Long

8 Nội dung thư (Letter body)

Một lá thư thì phần thân sẽ được chia làm 3 đoạn, đoạn mở, đoạn thân thư và đo

ạn kết

Cụ thể ở lá thư trên:

- Đoạn mở: Đề cập đến đơn đặt hàng số DR4316

- Đoạn thân: Chúng tôi chấp nhận chiết khấu thương mại 15% mà bạn đã cung

cấp và các điều khoản thanh toán (hối phiếu trả tiền, CAD), nhưng hy vọng bạn sẵn sàng xem xét các điều khoản này nếu chúng tôi quyết định đặt hàng lại.Nếu bạn không có bất kỳ mặt hàng nào chúng tôi đã đặt hàng hiện tại trong kho, vui lòng không gửi sản phẩm thay thế khác

- Đoạn kết: Mong nhận được sự giao hàng trong vòng 6 tuần và sự xác nhận

phản hồi từ phía công ty

9 Kết thư (Complimentary Close).

Cũng giống phần mở đầu thì kết thư cũng sẽ được chia làm 2 phần Mỗi cách m

ở đầu thì nó sẽ gắn liền với cách kết thúc cho phù hợp

Bức thư trên kết là: Yours Sincerely thể hiện sự tôn trọng, lịch sự đối với bênđối tác

10 Chữ kí (Signature)

Người viết thư thì sẽ kí lá thư đó

Cụ thể ở lá thư trên là: Peter Crane

Người gửi là Peter Crane chức vụ Trưởng phòng mua

1.3 Mẫu thư trả lời ( trả lời cho thư đặt hàng )

TO: Peter Crane

Cc: Marco Bonetto

Subject: Your Order DR4316

Kính gửi Ông Crane

Cảm ơn về đơn đặt hàng của bạn, chúng tôi hiện đang bắt đầu quá trình sản xuất.Chúng tôi có thể đáp ứng được mọi mặt hàng mà bên bạn yêu cầu và sẽ thông báo về lô hàng trong vài ngày tới

Bảo Long

Giám đốc Kinh doanh

Công ty Satex S.p.A

Địa chỉ Via di Pietra Papa, 00146 Roma

Số điện thoại +39 06 769910

Số fax +39 06 68 15473

Email: Blong@satex.co.it

PHÂN TÍCH THƯ TRẢ LỜI ( TRẢ LỜI CHO THƯ ĐẶT HÀNG )

Lá thư này là một lá thư phản hồi lại thư đặt hàng với nội dung là cảm ơn việcđặt hàng của người mua, và thông báo cho người mua rằng bên phía người bánđang trong quá trình chuẩn bị hàng Và có thể đáp ứng được các nhu cầu vềhàng hóa trong thư đặt hàng của người mua, đồng thời cập nhật thông tin tìnhtrạng đơn hàng cho người mua biết trong vài ngày tới

1 Đầu thư (Letterhead)

Gồm có gửi đến ai, bản sao gửi ai, chủ đề của thư trả lời đặt hàng

+ Gửi đến: Peter Crane

+ Bản sao gửi đến: Marco Bonetto

+ Chủ đề của thư: Đơn đặt hàng DR4316

2 Chào hỏi (Salutation)

Dear Sir hoặc Dear Madam, hoặc là Dear Sir/Madam khi mà không biết về giớitính

Dear Sirs : trang trọng

Cụ thể ở lá thư trên

Dear Mr Crane

Kính gửi Ông Crane

3 Phần nội dung thư

Bất kỳ trong lá nào cũng có đầy đủ ba phần, phần mở đầu, phần nội dung vàphần kết

Trong lá thư trên:

- Đoạn mở: Là đoạn gửi lời cảm ơn đến với người mua đã đặt đơn hàng

Có một số câu mở đầu thông thường cho thư trả lời thư đặt hàng

+ We acknowledge the receipt of your purchase order number [123456]

We are pleased to accept your order and look forward to doing businesswith you

+ This letter is to confirm our acceptance of purchase order number[123456] which we received on [15 July 2015] We are truly excited to dobusiness with you and thank you for putting your trust in our products andservices

+ Thank you very much for your purchase order number [123456]

- Đoạn thân bài: Là phần quan trọng trong lá thư thể hiện nội dung của thư như

là có thể đáp ứng được như cầu của thư đặt hàng hay không Và thông báo vềtình trạng hàng mà người mua đặt có gặp vấn đề gì không, đồng thời đưa ra cácđiều khoản đặt hàng nếu có

Và trong thư này thể hiện nội dung là:

Thông báo cho người mua rằng bên người bán đã chuẩn bị hàng Và có thể đápứng đủ các yêu cầu của đơn hàng mà người mua đặt Khi hoàn thành sẽ thôngbáo cho người mua về tình trạng đơn hàng

Có một số câu trong phần thân bài thường gặp cho thư trả lời thư đặt hàng như:+ Your order will processed once the 50% advance payment has been deposited

in our bank account listed at the end of this letter

+ We are truly excited to do business with you and thank you for putting yourtrust in our products and services Your order has been placed and delivery isexpected on [20 September 2015]

+ As per the terms outlined in our quote, delivery is from four to six weeks fromthe date of the order

- Đoạn kết: Thể hiện sự kết thúc nội dung lá thư và mong muốn nhận được sự

phản hồi Và lá thư này thể hiện là sẽ phản hồi tiếp khi có thông tin về đơn hànghoàn thành

Có một số câu trong phần kết thường gặp cho thư trả lời thư đặt hàng

+ It is truly a pleasure doing business with you We hope to extend ourcooperation for years to come

+ Should you have any queries regarding your order, please call our customersupport number or get in touch with me directly

+ Thank you again for your order and business

4 Phần kết:

Yours Sincerely: Do ở trên là “Dear Crane” thể hiện sự trân trọng, có mối quan

hệ trước với người mua

1.4 So sánh phần mở đầu của thư hỏi hàng và đặt hàng

3 Email p.gerard@disc.co.fr Ref PG/AL

12 May, 2021

The Sales Department

R.G Electronics AG

Havmart 601

D-50000 Koln 1

Dear Sir / Madam

We are a large music store in the centre of Poitiers and would like to know more about the re-writable and recordable CDs you advertise in this

month's edition of ‘Lectron’

Could you tell us if the CDs are leading brand names, or made by small

independent companies, and whether they would be suitable for domestic

recording? We would appreciate it if you could send us some samples If

they are of the standard we require, we will place a substantial order We

would also like to know if you offer any trade discounts

We look forward very much to receiving samples and quotation from you soon

Chúng tôi là một cửa hàng âm nhạc lớn ở trung tâm Poitiers và muốn biết thêm

về các đĩa CD có thể ghi và ghi lại mà bạn quảng cáo trong ấn bản ‘Lectron’ củatháng này

Bạn có thể cho chúng tôi biết các đĩa CD có phải là thương hiệu hàng đầu không, hay do các công ty độc lập nhỏ sản xuất và liệu chúng có phù hợp để thu âm tro

ng nước không? Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi một

số mẫu Nếu chúng đạt tiêu chuẩn mà chúng tôi yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt hàng đáng kể Chúng tôi cũng muốn biết nếu bạn cung cấp bất kỳ chiết khấu thương m

“Thưa ông / bà, chúng tôi là một cửa hàng âm nhạc lớn ở trung tâm Poitier

s và muốn biết thêm về các đĩa CD có thể ghi và ghi lại mà bạn quảng cáo tr ong ấn bản ‘Lectron’ của tháng này”

 Mở đầu trang trọng (Dear Sir/Madam), trường hợp này hai bên chưa có mối qua

n hệ với nhau trước đó, nên trong phần mở đầu này sử dụng ngôn từ trang trọnggiới thiệu và nguyên nhân chọn đối tượng

1.5 So sánh nội dung của thư thanh toán và thư đặt hàng :

Thư thanh toán:

From: Daniel Nguyen

To: Peter Crane

Subject: Payment request

Date 22 May, 2021

Dear Mr Crane

Please take note that your account is still past due in the amount of $ 500

We sent you a statement a short time ago, which was not acted upon by you Please submit payment immediately

Your failure to pay the amount due on your account is a violation of the terms ofyour credit agreement with us We therefore will suspend your account in sevendays from the date of this letter if we do not receive payment Once we suspendyour account, it is unlikely that we will reactivate credit terms on your account

We sincerely hope that you submit payment in full

Yours Sincerely

DỊCH:

Gửi từ: Daniel Nguyen

Tới: Peter Crane

Chủ đề: Yêu cầu thanh toán

Ngày 22 tháng 5 năm 2021

Kính gửi Ông Crane

Xin lưu ý rằng tài khoản của bạn vẫn còn quá hạn với số tiền $ 500.

Chúng tôi đã gửi cho bạn một tuyên bố cách đây một thời gian ngắn, thông báonày đã không được bạn thực hiện Vui lòng gửi thanh toán ngay lập tức

Việc bạn không thanh toán số tiền đến hạn trong tài khoản của mình là vi phạmcác điều khoản trong hợp đồng tín dụng của bạn với chúng tôi Do đó, chúng tôi

sẽ tạm ngưng tài khoản của bạn trong bảy ngày kể từ ngày gửi thư này nếuchúng tôi không nhận được thanh toán Khi chúng tôi tạm ngưng tài khoản củabạn, không có khả năng chúng tôi sẽ kích hoạt lại các điều khoản tín dụng trêntài khoản của bạn

Chúng tôi chân thành hy vọng rằng bạn gửi thanh toán đầy đủ

Trân trọng

Thư thanh toán cũng gồm có ba phần phần mở đầu, phần nội dung và phần kết

1 Đầu thư

Gồm có từ ai gửi, người nhận thư, chủ đề của thư thanh toán, ngày gửi

+ Gửi từ: Daniel Nguyen

+ Gửi đến: Peter Crane

+ Chủ đề của thư: Yêu cầu thanh toán

+ Ngày gửi thư: Ngày 22 tháng 5 năm 2021

2 Chào hỏi

Dear Sir hoặc Dear Madam, hoặc là Dear Sir/Madam khi mà không biết về giớitính

Dear Sirs : trang trọng

Cụ thể ở lá thư trên thể hiện đã có mối quan hệ hay biết nhau trước đó

Dear Mr Crane

Kính gửi Ông Crane

5 Phần nội dung thư

Bất kỳ trong lá nào cũng có đầy đủ ba phần, phần mở đầu, phần nội dung vàphần kết

Trong lá thư trên: