Giáo trình bài giảng Excel xây dựng Excel Thực chiến và ứng dụng

Giáo trình bài giảng Excel xây dựng Excel Thực chiến và ứng dụng Giáo trình bài giảng Excel xây dựng Excel Thực chiến và ứng dụng Giáo trình bài giảng Excel xây dựng Excel Thực chiến và ứng dụng Giáo trình bài giảng Excel xây dựng Excel Thực chiến và ứng dụng

Tại sao tôi viết cuốn này để tặng bạn, đơn giản lắm Tôi mất gần 20 năm vừa thực hiện việc và mày mò Excel vừa nghiên cứu ứng dụng vào thực tế công việc nhưng, nếu bạn biết đến nó bạn chỉ cần đọc và thực hành tối đa 1 tháng mà thôi Dân kỹ thuật yếu excel là khá nhiều, mà trong khi đó những người giỏi lại không sẵn lòng chia sẻ hoặc không biết cách chia sẻ tối ưu Có thể tôi mất vài tháng để viết lại nhưng bạn sẽ tiết kiệm được cả khối thời gian còn lại để thực hiện những việc hữu ích hơn (phát triển bản thân, chăm lo sức khỏe, chăm lo gia đình, học tập hoặc

kể cả vui chơi giải trí …) Theo bạn, có nên không?

“Kỹ năng excel, hàm excel” bạn có thể google seach và ra cả “một núi” bài hướng dẫn hoặc video thế nhưng thực hiện thế nào để vận dụng được trong công việc hoặc đáp ứng được nhu cầu lại là chuyện khác Trong số các bạn, tôi biết có những người rất giỏi về excel và tất cả chúng ta đều trải qua những thời điểm khó khăn khi mà tự mình mày mò các hàm hoặc chức năng của Excel để ứng dụng vào công việc Trừ phi bạn chỉ chuyên tâm nghiên cứu excel nếu không để tạo ra một thứ gì đó hay ho bạn nhất định mất ít nhất phải là 5-10 năm trong nghề Có những người thậm chí hơn nhưng vẫn vô cùng chật vật Nếu tôi nói với bạn rằng, những điều được viết trong cuốn sách này là tập hợp của:

1 Kinh nghiệm

2 Kiến thức

3 Tư duy

Của một người đã mất quá nhiều thời gian để vừa học vừa tối ưu nó,

và mong muốn là bạn có thể thực hiện tốt hơn tôi hoặc bằng tôi dù chỉ mất vài tuần hoặc vài tháng thì theo bạn điều này có nên không? Bạn hãy tự mình tìm câu trả lời phù hợp nhé

Người giỏi thực hiện việc hiện trường thì không giỏi excel, người giỏi excel thì không giỏi thực hiện việc hiện trường Đau đớn nhất là vừa thực hiện văn phòng mà lại không giỏi excel, bạn đồng ý chứ? Vậy thực hiện thế nào để vừa thực hiện việc hiện trường nhưng vẫn giỏi excel đó mới

là điều tôi mong muốn bạn nhận được sau khi áp dụng cuốn sách này Nhưng tại sao phải là Excel? Đây có phải là câu hỏi của bạn không? Tại vì, nếu bạn giỏi excel bạn sẽ thực hiện việc có hệ thống, có tổ chức

và biết được cái giá của thực hiện việc tùy tiện là như thế nào Và đặc biệt với bất kỳ ngành nghề nào, nếu bạn giỏi về kỹ năng Excel thì có nghĩa là bạn có thể tăng năng suất thực hiện việc của mình lên rất nhiều lần

Nhiều người ra trường đi thực hiện lâu năm chắc cũng sẽ đồng cảm với tôi vì tôi tin chắc rằng bạn cũng như tôi

● Ước gì được thực hiện lại từ đầu khi phát hiện ra đến giữa chừng

dự án, dữ liệu rải rác khắp nơi không thể quản lý được

● Tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn là cực hình vì khả năng tổ chức

dữ liệu của các bên cùng tham gia không có sự tương đồng và lộn xộn

● Mỗi kỳ báo cáo là một cực hình vì không biết tổ chức dữ liệu thế nào?

● Rất ức chế vì tại sao cũng việc đó mà mình lại mất quá nhiều thời gian trong khi người khác lại có thể ung dung, dễ dàng

Nếu bạn cũng như tôi, từng phải thức đến 2-3 giờ sáng chỉ để nghiên cứu ứng dụng của 1 hàm excel vào công việc và buộc phải WOW thì nó

Nếu bạn cũng như tôi, thì tôi tin rằng bạn sẽ đồng cảm và sẵn sàng chia sẻ cuốn sách này cho những người mình yêu quý, tôi và những người bạn sẽ rất biết ơn bạn

Mục Lục

Lời tác giả 2

Chương 1: Nếu bạn vẫn chưa biết được sự lợi hại của Excel? 8

I Chuyện của một chàng Kỹ sư già 8

1 Dù có bao nhiêu năm cũng không trễ miễn là mình chịu thay đổi 8

2 Câu nói gây sốc “Bảng tính chính là bản mặt của em” 8

3 Phần mềm quản lý chi phí “nông dân” 9

4 Chỉ cần gọi điện thoại không cần có mặt 11

5 Bảng tính bằng file word – tính khối lượng bằng “cơm” 12

6 Bắt đầu đào tạo cho “người của mình” 12

7 Sự học thì biết bao giờ mới ngừng được 13

II Chuyện của một chàng Kỹ sư trẻ 15

1 Phát triển sự nghiệp của “chàng sinh viên Bách Khoa mới ra trường” 15

2 10 năm vất vả - Tôi đã vỡ oà nhờ những hàm Excel này 15

3 Tự động hóa chỉ với 3 hàm Excel cơ bản 16

III Những điều đặc biệt bạn sẽ học và thực hiện được từ Excel thực chiến 17

Chương 2: Bắt đầu với những điều cơ bản nhất 19

I Cài đặt và các kiến thức cơ bản về Excel nên biết 19

II Các hàm Excel nhất định phải biết 23

1 Product (): Tính tích giá trị 25

2 Sum (): Tính tổng giá trị 27

3 Subtotal (): Trả về tổng phụ 28

4 Sumif () & Sumifs (): Tính tổng có một & nhiều điều kiện 31

5 Index (): Dò tìm kết quả từ bảng dữ liệu 39

6 Match (): Xác định vị trí của một giá trị trong vùng dữ liệu 41

7 Index () & Match (): Tìm kiếm dữ liệu nâng cao 43

8 If (): Kiểm tra điều kiện Nếu … thì … 44

9 Count () & Counta () & Countif (): Hàm đếm 46

III Các hàm và các chức năng lợi hại của Excel bạn nhất định phải biết 48

1 Conditional Formatting 48

2 Row () & Column (): Xác định số hàng và số cột của một tham chiếu 51

3 And () & Or (): Kiểm tra điều kiện ĐÚNG hoặc SAI 52

4 Round () & Roundown () & Roundup (): Thực hiện tròn số trong Excel 53

5 Date () & Day () & Month () & Year () & Edate (): Hàm liên quan đến Ngày – Tháng – Năm 55

6 Iferror (): Trả về giá trị mong muốn khi phát hiện lỗi 57

Chương 3: “Bứt phá” công việc bằng những ứng dụng thực tế 60

I Tạo list động “Tối ưu” 60

II Tạo list động phụ thuộc vào điều kiện trước đó 68

III Tạo list động có thể “Search” như Google 72

IV Trích xuất dữ liệu thông minh 78

V Bán tự động hoá hồ sơ thanh toán 82

VI Lập dòng tiền trong “1 nốt nhạc” 84

VII Tổng hợp dữ liệu bằng Pivot Table 88

VIII Báo cáo trực quan hoá bằng biểu đồ 94

Chương 4: Phím tắt thông dụng của Excel: 99

Chương 5: Công thức thần thánh nhất trong Excel 102

Chương 6: Lời kết 104

Chương 7: Giới thiệu về tác giả và Nhất Nghệ 106

CÚ ĐÁ, TÔI CHỈ SỢ NGƯỜI CÓ 1 CÚ ĐÁ NHƯNG LUYỆN TẬP 1.000 LẦN”

Kỹ năng sử dụng Excel cũng vậy, hãy luyện tập và ứng dụng Hãy luyện tập đến nỗi Lý Tiểu Long cũng phải kiêng nể Kỹ năng Eexcel của bạn, lúc đó bạn đã là người thành công

Chương 1: Nếu bạn vẫn chưa biết được sự lợi hại của Excel?

I Chuyện của một chàng Kỹ sư già

1 Dù có bao nhiêu năm cũng không trễ miễn là mình chịu thay đổi

Tôi có một người bạn là quản lý cấp cao của 1 doanh nghiệp, năm nay hơn 40 tuổi bắt đầu học excel Điều Anh ấy ấn tượng là “sao tuyệt vời đến thế mà tôi không biết?” chỉ trong 1 tháng vừa học khóa Huấn luyện Kỹ sư QS vừa học excel thực chiến Anh đã thực hiện được những điều mà trước giờ Anh vẫn nghĩ mình không thực hiện được

Tôi cũng có một người bạn năm nay 30 tuổi vẫn dùng bảng tính word

và máy tính cầm tay để tính khối lượng, có vẻ như excel với Anh ấy là

kẻ thù

Cả 2 người bạn của tôi đều giống nhau, chỉ khác nhau ở tư duy đó là

sự thay đổi về cách thực hiện việc

Kỹ sư trẻ bây giờ thuận lợi nhiều thứ, đặc biệt là trong thời đại thế giới phẳng, kiến thức về kỹ năng chỉ cần google hay youtube là có thể có cả kho Thật tiếc nếu các bạn không tận dụng lợi thế này Già thì có kinh nghiệm nhưng khả năng sẽ chậm chạp hơn, trẻ có sức khỏe và sức sáng tạo đây chính là điểm lợi thế của các bạn

2 Câu nói gây sốc “Bảng tính chính là bản mặt của em”

Ngày mới vào tập đoàn thực hiện việc, sếp tôi là một người trẻ và Anh cực kỳ giỏi về excel Tôi lúc nào cũng kè kè bên Anh với mong muốn học vài chiêu thức độc đáo Tôi nói với Anh “ước gì em giỏi như Anh”, Anh hiền lành đáp “bằng Anh nhất định em sẽ giỏi như Anh” câu nói này thực hiện tôi rất phấn khích nhưng nó chưa phải là động lực để tôi chuyên tâm mày mò nghiên cứu để ứng dụng, và tất nhiên trình excel của tôi vẫn còn yếu Quan dự án mới, Anh là Chỉ huy trưởng còn tôi là một trưởng nhóm

cả lỗi trình bày có vẻ Anh chán tôi lắm rồi Một hôm Anh gọi tôi vào và nói “Em có cần anh tuyển về một người giỏi excel thực hiện công việc chỉnh sửa cho em và chia đôi lương không? Nguyên tắc là phải thực hiện đúng, nhưng bảng tính em gửi Anh thế này em thấy có hài lòng không? Với một người Kỹ sư thì bảng tính chính là bản mặt của mình Em hãy suy nghĩ về điều này và quyết định nhé” “Bảng tính là bản mặt của mình” tôi bị sốc, nhưng cũng phải thôi có sếp giỏi nhưng không chịu học, chủ yếu là do tôi hời hợt và lười biếng chứ nếu không thì đâu tới nỗi Nghĩ đến đây, tôi quyết tâm phải “Nâng cấp bản thân với các kỹ năng Excel”

để không bị sếp mắng lần nào nữa Trong dự án này, có một vài Anh em rất giỏi excel các bạn có thể viết VBA để ứng dụng trong công tác quản

lý hồ sơ chất lượng, tôi phục lắm và thầm nghĩ “bao giờ mình mới thực hiện được?” đúng thật Excel quá đỉnh

3 Phần mềm quản lý chi phí “nông dân”

Qua dự án mới, ở một Tỉnh miền Tây xa xôi với rất nhiều anh tài nhưng họ có chung một đặc điểm là yếu Excel Lúc này tôi lại trở thành một người Anh hùng trong mắt mọi người vì kỹ năng Excel thần sầu của mình kiểu như “Thằng Chột thực hiện vua xứ mù” Khi thực hiện ở dự án trước kia, các công việc như: Hợp đồng, thanh toán, khối lượng, vật tư tôi vẫn thực hiện tốt thế nhưng nó rất rời rạc và đó lại là dự án khá nhỏ nên có vẻ ổn Dự án này là một dự án trọng điểm đặc biệt của Tập đoàn

và có giá trị khá lớn, công việc nhiều trong khi tôi chỉ có độc một mình quản lý toàn bộ các công việc của một người phụ trách quản lý chi phí nội nghiệp, đặc biệt hơn nữa là dự án xa Thành phố nên việc liên hệ với

● Vật tư luôn trễ, hoặc về loại không phù hợp

● Giải trình khối lượng thanh toán không suôn sẻ

● Nhà thầu không kịp huy động

● Thanh toán không đúng hạn

● Không thể quản lý được hao hụt, mất mát

● …… và rất nhiều vấn đề khác

Vẫn biết rằng, nếu công việc không tốt thì chủ yếu là do năng lực quản

lý của mình kém, nhưng Sếp tôi không phải là người như vậy Anh luôn thực hiện việc có kế hoạch và tận tâm Tất cả những gì cần thực hiện Anh đều đưa ra yêu cầu, chỉ cần thực hiện đúng là mọi thứ sẽ tươm tất Thế nhưng, tôi không đủ thời gian, đây là câu biện hộ quen thuộc để che đậy năng lực yếu kém của mình mỗi khi công việc không tốt, bạn có giống tôi không? Nhưng nếu như thế nghĩa là tôi từ bỏ trách nhiệm Hàng ngày nhìn thấy Sếp vất vả tự mình thực hiện việc với các bộ phận liên quan để giải quyết công việc cho mình tôi vô cùng áy náy, tôi quyết tâm tiến lên một bước nữa, học mò VBA Lúc này những cái tên như Nguyễn Phú Bình hay Nguyễn Thế Anh là 2 cái tên tôi thường nhắc đến với sự trìu mến Thật sự cũng nhờ 2 thầy mà tôi mới có được thứ mình muốn

“Nên chăng thực hiện một phần mềm quản lý chi phí bằng Excel?” trong đầu tôi nghĩ thế và bắt tay vào học Vì không giỏi lập trình nên tôi lập trình bằng cách record Macro, và cứ như thế tôi hoàn thành được phần mềm đầu tiên trong đời của mình với 2 modul chính THANH TOÁN

và QUẢN LÝ KHO

Mặc dù phần mềm không chạy được như ý nhưng điều quan trọng là

từ cách thức tổ chức dữ liệu, vẫn với Excel tôi đã tinh gọn, tối ưu các file quản lý của mình Điều tôi tâm đắc nhất trong dự án này là “Vừa là 1 QS,

4 Chỉ cần gọi điện thoại không cần có mặt

Điều tự hào của tôi về những người đã được tôi giúp đỡ không phải

là những kỹ sư mà là một chàng "Thủ kho”, trước khi đến dự án bạn ấy không biết thậm chí rất ghét Excel, lẻ đời người ta thường ghét thực hiện những việc họ không giỏi dù nó có tốt đến đâu và người em của tôi cũng vậy

Nhưng tôi hiểu một điều rằng “Giàu nhờ kho – no nhờ bếp” tôi nỗ lực đào tạo, huấn luyện thậm chí dụ dỗ bạn ấy học excel cho thật giỏi Sau vài tháng, tôi trở thành người thân của cậu ấy và sau 1 năm Kỹ năng excel của cậu là vô đối Cũng nhờ kỹ năng Excel, trong dự án kế cận sau

đó tôi đào tạo cậu trở thành một Kỹ sư QS chuyên quản lý thanh toán dù mới tốt nghiệp lớp 12

KỸ NĂNG DO LUYỆN TẬP MÀ THÀNH Excel cũng vậy, tôi đã luyện tới mức “Không cần chuột vẫn có thể xử lý bất kỳ thao tác nào trên Excel hoặc khi bạn nói ra vấn đề bạn gặp tôi có thể hướng dẫn qua điện thoại không cần nhìn vào màn hình

May thay lúc đó tôi đã có vợ con, nếu không dùng Excel để cua gái khả năng thành công sẽ không hề nhỏ dù rằng: nhỏ - đen và xấu(vì tôi

có thể cua cậu thủ kho để trở thành người Anh em của mình dễ dàng thế

cơ mà) Bởi vậy, trai Xây dựng giỏi Excel không lo ế

Với kỹ năng xử lý lỗi Excel không cần nhìn màn hình và kể cả Ms Project nên mãi đến 7-8 năm sau các Anh em trong dự án vẫn thường gọi cho tôi để được hỗ trợ từ xa Tình cảm Anh em lại càng gắn kết

5 Bảng tính bằng file word – tính khối lượng bằng “cơm”

Nếu bạn là một kỹ sư chỉ cần tay ngang không phải chuyên nghiệp hẳn bạn cũng như tôi, điều chúng ta sợ nhất là những người “LẬP BẢNG TÍNH BẰNG FILE WORD và TÍNH KHỐI LƯỢNG BẰNG CƠM” giống như kiểu “tao giỏi – tao có quyền” bởi thế trong một vài dự án có vài người có kinh nghiệm họ sẽ tính khối lượng và thực hiện mọi thứ ra giấy, nhiệm vụ của chúng ta là phải nhập vào Thử nghĩ, nếu họ giỏi Excel thì khả năng sáng tạo và tối ưu công việc của họ cao tới chừng nào? Đúng không Anh em?

Nếu nơi bạn cũng đang có những con người như thế hoặc khá hơn một chút, đây là lúc bạn phải chia sẻ kỹ năng của mình hoặc cuốn sách này cho họ

6 Bắt đầu đào tạo cho “người của mình”

Lúc này đã là một trưởng nhóm QS, kỹ năng excel của tôi đã khá lên nhiều tôi yêu cầu các Kỹ sư trưởng nhóm tổng hợp để chia sẻ bảng tính cho dễ dàng trong việc quản lý

Tôi có người Anh, lớn hơn tôi vài tuổi Từ trước đến nay Anh toàn in bảng khối lượng để đưa cho tôi lập hồ sơ thanh toán “Ôi trời”, tôi ngạc nhiên vô cùng khi một Anh trưởng nhóm gửi cho tôi một file tính bằng word, cá biệt có người dùng excel nhưng lại tính bằng máy tính để bàn, tôi thường gọi đây là tính khối lượng bằng “cơm” Là một Kỹ sư QS chuyên nghiệp bạn biết nó nguy hiểm thế nào rồi đúng không? Nghĩ đến đây, nhiều lúc tôi cũng còn cảm thấy rùng mình

Tôi đề nghị với Sếp “đào tạo kỹ năng excel nội bộ cho Anh em hiện trường”, là một người luôn ủng hộ cho những người chịu khó học hỏi Anh đồng ý ngay lập tức Tôi bắt đầu chương trình đào tạo excel với những kỹ năng cơ bản và những hàm bảng tính rất dễ Không cần phải nói, vài tháng sau công việc của tôi đã trở nên nhẹ nhàng vô cùng mà

7 Sự học thì biết bao giờ mới ngừng được

Khi đã là trưởng phòng QS của tập đoàn, tôi cứ nghĩ mình giỏi nhưng không phải Đúng là tôi giỏi thực chiến, nhưng về kỹ năng thì còn thua

xa Đặc biệt khi là một trưởng phòng, là một quản lý thì kiến thức lại càng mênh mông Tôi đào tạo cho các bạn về kỹ năng và nghiệp vụ QS nhưng đổi lại tôi lại học được rất nhiều kỹ năng quý giá mà với họ là chuyện như trở bàn tay Nhờ những kỹ năng này tôi lại tối ưu công việc của mình thêm một bước nữa Đây cũng là lý do mà tôi có thể quản lý hàng trăm

dự án với sản lượng mỗi năm lên đến hơn 15.000 tỷ dễ như không? Có người còn nói, sao thực hiện trưởng phòng mà trông thảnh thơi thế, thật

ra nhờ kiến thức nhưng chủ yếu vẫn là Excel

Sau khi cảm thấy thỏa mãn với mục tiêu vai trò là một trưởng phòng tập đoàn, tôi lại rời tập đoàn để tạo dựng một sự nghiệp riêng phù hợp với đam mê và ước mơ của mình Tôi trở thành Nhà đào tạo và Huấn luyện về Quản lý chi phí với nhân lực ban đầu gồm có tôi và 1 kỹ sư mới

Trong quá trình Huấn luyện các khóa QS, tôi không ít lần gặp những

“cao thủ” thực sự về Excel mà tôi rất mến mộ trong đó có: Đạo Khoa, Thức, Tâm, Vui, Linh … và nhiều Anh em khác, thực sự họ rất giỏi chỉ cần đưa ra yêu cầu là họ có thể có ngay một giải pháp Tôi học từ những

2 thứ: Kiến thức, Kỹ năng về Quản lý chi phí và đặc biệt là Excel ứng dụng thực chiến Chúng tôi đã cùng nhau thiết kế và biên tập cuốn sách này để những người chưa tham gia khóa Huấn luyện Kỹ sư QS cũng có

cơ hội được áp dụng trong công việc của mình

Mời các Anh Chị Em kỹ sư lắng nghe phần chia sẻ của THÀNH PHÁT

II Chuyện của một chàng Kỹ sư trẻ

Trước khi trả lời cho bạn câu hỏi: “Excel có thật sự cần thiết cho kỹ

sư xây dựng/kỹ sư QS” thì tôi kể cho bạn nghe câu chuyện:

1 Phát triển sự nghiệp của “chàng sinh viên Bách Khoa mới ra trường”

Tôi là một sinh viên vừa mới ra trường, đang đi tìm việc thực hiện Và chỉ có một quan điểm: “Mình mới ra trường nên thực hiện việc gì cũng được, được nhận vào thực hiện công việc liên quan đến xây dựng và nhận lương 8 – 10 triệu là quá hạnh phúc rồi”

Công việc đầu tiên của cậu ấy được nhận là Kỹ sư QS của một công

ty chuyên cho thuê nhân sự để lập các hồ sơ và tính toán khối lượng cho các nhà thầu xây dựng … Tôi rất vui khi được nhận vào thực hiện tại vị trí này, tuy là một lĩnh vực không đúng với chuyên ngành được học Lúc này, khi bắt tay vào tính toán khối lượng dự án, tôi vẫn đang dùng công thức * để nhân “Dài*Rộng*Cao và + để tính tổng từng dòng khối lượng Bạn hiểu chuyện gì xảy ra với công việc của Tôi rồi đấy? Mất hơn 1 ngày chỉ tính được vài dòng khối lượng

May mắn tôi tìm được một 1 quyển sách về “Excel xây dựng” của Anh Trần Văn Dũng & Chu Văn Đoàn để giúp tôi hiểu được rất nhiều kiến thức mới về Excel

Với những kiến thức Excel và sự huấn luyện nhiệt tình của Thầy Huỳnh Nhất Linh (Đào tạo về Quản lý chi phí dự án) tôi đã thực sự thực hiện chủ được công việc hay nói cách khác là Tự động hoá công việc quản lý chi phí bằng 1 File Excel

2 10 năm vất vả - Tôi đã vỡ oà nhờ những hàm Excel này

Trong khóa học Huấn luyện kỹ sư QS, chương trình đã được tổ chức rất nhiều lần Tôi may mắn là người hỗ trợ trong những chương trình này Mỗi lớp như vậy luôn luôn có những Anh kỹ sư, những Anh quản lý

dự án chỉ trong vòng chưa đến 1 phút 30 giây

Các Anh ấy phải thốt lên: “Phải chi tôi biết điều này sớm hơn”

3 Tự động hóa chỉ với 3 hàm Excel cơ bản

Thầy Huỳnh Nhất Linh, một người vô cùng tâm huyết với công tác quản lý chi phí dự án, với hơn 15 năm thực hiện việc và “đào sâu” vào công tác này Với rất nhiều trăn trở với nghề, Thầy đã quyết định nghiên cứu và thiết lập thành công 1 giải pháp tự động hoá quản lý chi phí chỉ với 3 hàm Excel cơ bản: If (), Sumifs (), Vlookup ()

Tôi đã được học từ thầy và ứng dụng thành công giải pháp này cho 3 doanh nghiệp và nhờ vào việc tìm hiểu sâu hơn về Excel – Ngoài những hàm cơ bản thầy sử dụng, tôi tìm hiểu thêm vài hàm giúp cho File Excel

tự động hoá trở nên tối ưu hơn

Đến thời điểm tôi đang viết Ebook này, tôi không phải là một “Cao thủ”

về Excel và không tập trung vào việc học thuật (Cách sử dụng hàm như thế nào?) vì như bạn biết đấy, có rất rất nhiều người Anh đi trước đã chia

sẻ về Excel Nhưng tôi chưa thấy bất kỳ ai chia sẻ về việc ứng dụng Excel thực chiến vào trong xây dựng

Tôi và cũng như các Anh Em học viên đã mất rất nhiều thời gian để nhận ra rằng: “Excel có thể tăng gấp 5 thậm chí gấp 10 lần hiệu quả

công việc của mình” Tôi xin chúc mừng bạn vì đã bắt đầu tìm hiểu đến

ứng dụng Excel vào trong công việc Thời điểm tốt nhất là thời điểm hiện tại

Nên trong quyển Ebook này tôi muốn chia sẻ toàn bộ những kiến thức liên quan đến Excel của mình và đặc biệt là những điều tôi đã ứng dụng được vào trong công việc Tôi đã x10 hiệu quả công việc của mình nhờ những hàm Excel này, còn bạn, tôi tin chắc rằng bạn sẽ thực hiện tốt hơn thế!!!

Trong Ebook này, tôi tập trung chia sẻ với bạn những điều có thể cải thiện công việc của một kỹ sư xây dựng hay kỹ sư Qs ngay như:

● Tối ưu hóa dữ liệu quản lý khối lượng

● Lập kế hoạch cung ứng dòng tiền trong 1 nốt nhạc

● Báo cáo là chỉ cần in, không cần thêm bất kỳ thao tác nào

● Chuẩn hóa dữ liệu trong môi trường thực hiện việc chung

● Thực hiện đẹp bảng tính & bảng báo cáo

● Tăng năng suất thực hiện việc lên gấp 2, thậm chí gấp 5, 10 và hơn thế nữa

● Chỉ còn cách duy nhất là trở nên chuyên nghiệp Điều đặc biệt trong Ebook này đó chính là:

● Ứng dụng: tức là toàn bộ các Hàm – Mẹo được chia sẻ trong Ebook này đều đã được ứng dụng vào bảng tính

● Thực chiến: “hành động tạo ra kết quả, suy nghĩ tạo ra vấn đề” Ebook này dành cho những người hành động Nghĩa là xem đến phần nào là phải thực hành ngay trên máy tính của mình

sẽ giúp được bạn rất nhiều trong công việc.

Chương 2: Bắt đầu với những điều cơ bản nhất

I Cài đặt và các kiến thức cơ bản về Excel nên biết

Là người thực hiện nghề Xây dựng chắc chắn bạn biết rằng “Chỉ nên xây nhà cao trên móng thật vững, điều này lý giải về sự quan trọng của kiến thức chung

và tổng quan Nếu bạn đã thuần thục Excel có thể bỏ qua phần này, tuy nhiên tôi vẫn khuyến khích bạn nên đọc qua vì biết đâu bạn sẽ nhặt được vài “chìa khóa vàng” trong hành trình nâng cao năng lực của mình mà bạn đã bỏ quên Đối với những người chưa giỏi, 1000% lời khuyên của tôi dành cho bạn là “đọc thật kỹ” vì nó sẽ cực kỳ hữu ích cho bạn

a Giới thiệu về Excel

Giao diện dùng Excel

● Thứ 1: Các thẻ chức năng trong Excel

ưu tiên sử dụng (Nên mua Key bản quyền 365 dùng sẽ rất tiện cho công

việc) – Phiên bản tối thiểu nên dùng là 2016…

Các ví dụ trong Ebook này đang dùng phiên bản 2019

b Cài đặt cơ bản cần biết

Có một vài điểm khác biệt quan trọng trong Excel mà bạn nhất định phải biết

● Thứ 1: Khác biệt về dấu thập phân và dấu phân cách trong công thức

Sử dụng “,”

Sử dụng “;”

Để chuyển đổi giữa “,” và “;” chúng ta vào: File => Options => Chọn Advanced Thay đổi giữa “.” và “;” như hình

● Thứ 2: Trong một số tình huống khi bạn mở bảng tính Excel lên và

không thấy các thanh trượt hay không thấy các Sheet hiển thị ở

đâu?

Để hiển thị những phần này thì bạn vào File => Options =>

Advanced => Chọn như hình

● Thứ 3: Cố định các hàng tiêu đề Tính năng này giúp ích cho bạn

rất nhiều vì một bảng tính luôn luôn có rất nhiều hàng và cột Việc

cố định các hàng tiêu đề sẽ giúp bạn dễ nhìn và đọc hơn Để cố

định được các hàng tiêu đề bạn cần vào: thẻ View => Chọn

Freeze Panes

II Các hàm Excel nhất định phải biết

Nhỏ nhưng có võ – Cơ bản nhưng là nền tảng

Trong 9 hàm excel cực kỳ thông dụng dưới đây, có 3 hàm mà tôi từng chia sẻ với những học viên của tôi trong khóa tự động hóa tôi gọi là 3 hàm thần thánh vì thực sự nó rất hiệu quả Đừng nói về những thứ to tát, những hàm phức tạp hãy nói về ứng dụng của nó Tôi có thể ứng dụng cho tự động hóa, tôi tin bạn sẽ tối ưu ít nhất là 10 lần tốc độ làm việc của mình Hãy cứ ứng dụng vào thực tế, bạn sẽ WOW và thấy được giá trị Đây chắc chắn là những hàm bạn phải sử dụng vô cùng thường xuyên trong bảng tính Excel của mình Bảng tính khối lượng dự án, bảng thanh toán nhà thầu, bảng thanh toán chủ đầu tư (bên A), …

CÁC HÀM EXCEL NHẤT ĐỊNH PHẢI BIẾT

4 Sumif &

liệu

Lần đầu tiên tôi được giao nhiệm vụ tính toán khối lượng dự án, tôi

đã phải vất vả bấm * (nhân) từng giá trị dài x rộng x cao … Đồng ý với bạn là cách này vẫn ra được kết quả, nhưng đến một ngày tôi học được hàm Product () tôi đã tăng x2 lần tốc độ tính toán và nhập dữ liệu vào Excel

Nếu bạn vẫn đang dùng dấu * thì bây giờ hãy dành thời gian để xem qua hiệu quả của hàm product () này trong bảng tính

Giải thích công thức

Trong đó:

● number1, [number2] …là các

số cần nhân

Lưu ý: number… có thể là 1 giá trị hoặc 1 dãy giá trị

Ví dụ thực tế: Tính khối lượng của dự án

Chúng ta cần phải nhân: Khối lượng = Số CK x Dài x Rộng x Cao x

Hệ số

Cách thực hiện thông thường: =L6*N6 nhân các ô có giá trị với

quả Tuy nhiên, chúng ta không thể sử dụng lại công thức cho các dòng

kế tiếp hay nói cách khác là mỗi dòng trong bảng tính khối lượng chúng

ta phải nhập lại công thức 1 lần

Number11

Mẹo nhỏ

Nếu bạn dùng hàm Sum () và chọn toàn bộ vùng chọn thì vẫn ra được kết quả tuy nhiên việc trùng lặp và dễ dàng sai sót và bạn cũng sẽ rơi vào tình trạng là không biết mình sai sót ở đâu?

Excel có một hàm tương tự như hàm Sum () nhưng sẽ giúp bạn tự động loại bỏ các tổng phụ trong vùng chọn – Việc này đã giúp tôi giảm thiểu sai sót trong một bảng tính khối lượng và khi tổng hợp khối lượng của dự án Để hiểu hơn về hàm này, bắt đầu tìm hiểu thôi nào!!!!

Ví dụ thực tế: Tính tổng khối lượng toàn bộ dự án ???

Cách 1: dùng “+” của Excel, L36 = L8 + L17 + L26

Cách 2: dùng hàm Sum (), L36 = Sum (L8:L35)/2, “/2” vì khối lượng

bị trùng lặp tại vị trí tổng ở vị trí L8, L17 và L26

⇨ Với 2 cách trên rất dễ xảy ra sai sót và chỉ có thể dùng cho các

bảng tính ngắn (chỉ có vài dòng dữ liệu) Cách tối ưu nhất là …

● Ref1: Vùng tham chiếu tới các ô cần tính

Dùng hàm subtotal () để tính tổng toàn bộ dự án:

● Tầng 1: Tính tổng khối lượng thay hàm Sum () = Subtotal

● Tương tự cho các tầng còn lại

Vùng L9:L35 sẽ bao gồm tổng khối lượng của tầng 1, tầng 2-3,

=subtotal (9, L9:L16)

=subtotal (9, L18:L25)

=subtotal (9, L27:L35)

=subtotal (9, L9:L35)

Ưu điểm lớn nhất: là hiệu quả và sử dụng cho các bảng khối lượng

nhiều dòng hay bảng tính lớn Trong bảng tính khối lượng chúng ta sẽ

sử dụng rất nhiều thao tác như: ẩn, lọc dữ liệu, … khi đó kết quả vẫn hiển thị đúng

4 Sumif () & Sumifs (): Tính tổng có một & nhiều điều kiện

Với hàm này thôi, tôi đã ứng dụng được rất rất nhiều vào công việc của mình Đặc biệt, là khi bạn kết hợp với cách tổ chức dữ liệu, bạn đã gần như có thể thiết lập 50% giải pháp tự động hoá quản lý cho riêng mình

Một trong những ứng dụng của hàm này là việc quản lý khối lượng

mà tôi đã áp dụng cho nhiều dự án đó là Ma trận khối lượng Cùng học hàm Sumif () qua ví dụ bên dưới nhé!!!

Đề bài: Tổng hợp khối lượng của một một dự án trên cùng 1 trang giấy

Đôi dòng chia sẻ: Một bảng tính khối lượng thông thường có từ vài

trăm đến vài nghìn dòng là chuyện rất bình thường Nếu bạn gửi một bảng tính khối lượng này cho các bộ phận khác để sử dụng thì rất khó

và điều quan trọng là “CÁC BỘ PHẬN KHÁC ĐANG CẦN ĐIỀU GÌ?”

● Người tính khối lượng hay Kỹ sư Qs phụ trách tính tính toán sẽ cần đến bảng khối lượng chi tiết

● Người sử dụng khối lượng: Kỹ sư hiện trường, Kỹ sư kế hoạch, chỉ cần bảng tổng hợp khối lượng

Thực hành nào!!

● Hàm sumif (): Hàm tính tổng có 1 điều kiện

Ví dụ: Chúng ta chỉ cần tổng hợp khối lượng theo từng tầng

Chúng ta tính tổng khối lượng tầng 1 bằng hàm Sumif: U5 = Sumif (D:D,T5,P:P)

[sum_range]: cột chứa giá trị cần tính tổng Ở đây là cột P:P: U5 = Sumif (D:D,T5,P:P)

● Hàm sumifs (): Hàm tính tổng có nhiều điều kiện

Ứng dụng vào đề bài trên: Tổng hợp khối lượng của một một dự

án trên cùng 1 trang giấy

Phân tích đề bài: Chúng ta đang có các điều kiện (WBS) là: Tầng, Hạng mục, Loại, Type

● Sum_range là cột cần tính tổng

● Criteria_range1 là cột chứa điều kiện thứ 1

● Criteria1 là giá trị điều kiện thứ 1

● …tiếp tục Criteria_range2, Criteria2, …

range

Criteria: T5 hoặc “Tầng

và Criteria1 - giá trị điều kiện thứ 1 (“TN” hay ô Z3)

Criteria2 - giá tr ị điều kiện thứ 2 (“Tầng 1” hay ô U6)

● E:E là Criteria_range3 – Cột chứa điều kiện 1 (cột Loại) và Criteria3 - giá tr ị điều kiện thứ 3 (“100” hay ô Z4)

● F:F là Criteria_range4 – Cột chứa điều kiện 1 (cột Type) và Criteria4 - giá tr ị điều kiện thứ 4 (“A2” hay ô V6)

Vậy là chúng ta đã biết cách sử hàm Sumif và Sumifs cũng như biết cách tổng hợp khối lượng

Một số mẹo giúp bạn thực hành nhanh hơn:

a Các ô còn lại có cần phải nhập lại công thức không?

Trải qua rất nhiều lần hướng dẫn cho học viên và Anh em kỹ sư xây dựng về các hàm này và câu hỏi được lặp đi lặp lại nhiều nhất là “Hàm này dài như vậy thì phải nhập lại cho các ô còn lại đúng không ạ?” “Nghệ thuật của việc quản lý dữ liệu là không phải chỉ ra kết quả mà còn phải

ra kết quả nhanh” – Tôi trả lời

Có 2 mẹo nhỏ sẽ giúp bạn sử dụng tối ưu 2 hàm này đó là:

● Thứ 1: Chọn cột điều kiện và cột cần tính tổng phải có cùng kích thước Ví dụ như: Cột tính tổng là P:P thì các cột điều kiện là C:C, E:E,… hoặc Cột tính tổng là P532:P532 thì các

● Thứ 2: Chọn cả 1 cột sẽ nhanh hơn chọn 1 vùng

Bạn chỉ cần di chuyển con trỏ đến vùng chữ cái trên thanh là sẽ hiện

ra “mũi tên” và thực hiện tương tự để chọn toàn bộ hàng

● Thứ 3: Cách cố định dữ liệu trong bảng tính Dễ hiểu hơn là khi bạn copy công thức sang các ô khác thì cột hoặc hàng không thay đổi

Ví dụ: Cố định công thức trong Excel

$: dấu cố định công thức trong Excel

$P:$P là công thức

đã được cố định Dù bạn copy công thức sang ô khác thì vị trí P:P vẫn không thay đổi

Khi copy công thức từ ô Z6 sang ô AA6 thì $P:$P được giữ nguyên

và các công thức khác đều bị thay đổi

● $U6, $V6: các giá trị sẽ thay đổi từ số 1 trở xuống và các giá trị U và V không thay đổi

Bây giờ bạn chỉ cần copy công thức sang các Ô còn lại là mình đã có được một bảng tổng hợp khối lượng cho toàn dự án

⇨ Đây là cách mà các nhà quản lý khối lượng chuyên nghiệp thực

hiện để quản lý khối lượng dự án Cuối cùng, bạn chỉ cần cầm “1 tờ giấy A4”

b Tôi đã thực hiện giống như vậy mà vẫn không ra kết quả?

TOÁN VÀ QUẢN LÝ KHỐI LƯỢNG DỰ ÁN

Những lỗi thường gặp khi dùng Sumif và Sumifs:

● Thứ 1: giá trị điều kiện và cột điều kiện không trùng nhau

Cụ thể là giá trị điều kiện là “Tầng 1” và giá trị cột điều kiện

là “Tầng 1 ” => Thừa dấu cách Để tránh lỗi này bạn có thể viết không dấu và không cách Ví dụ: “Tang_1”

● Thứ 2: độ dài vùng điều kiện và vùng cần tính tổng không giống nhau như tôi đã nhắc ở trên

● Thứ 3: bố trí bảng tính một cách trực quan để dễ dàng copy công thức

c Bạn có để ý sự khác biệt giữa Sumif và Sumifs?

Nếu bạn có để ý thì vị trí của các biến số trong 2 hàm có sự thay đổi

Đây là cách để bạn không phải nhầm lẫn:

số tương tự

● Chỉ cần nhớ duy nhất hàm sumifs: Sumifs là bạn hoàn toàn

có sử dụng cho 1 hoặc nhiều điều kiện khác nhau

5 Index (): Dò tìm kết quả từ bảng dữ liệu

Tổ chức dữ liệu – Tổ chức dữ liệu – Tổ chức dữ liệu, tôi lập lại rất nhiều lần trong Ebook này Việc tổ chức các bảng thống kê cửa, thống

kế kích thước, thống kê giá và … nhiều bảng thống kê khác trong công tác quản lý

Hàm dò tìm này sẽ hỗ trợ rất nhiều trong công tác tìm kiếm các thông tin trong bản thống kê và xuất ra đúng kết quả mong muốn

Đề bài: Tìm kiếm kích thước cửa từ bảng thống kê một cách nhanh và chính xác nhất

Nghe đến tìm kiếm dữ liệu trong Excel chắc hẳn có 1 hàm mà rất nhiều người sẽ biết đến đó là hàm Vlookup và Hlookup Tôi cũng từng giống như vậy, đã dùng 2 hàm này rất lâu cho đến 1 ngày tôi phát hiện

ra 1 hàm tối ưu hơn rất nhiều đó là hàm Index Tôi hay gọi đây là hàm

dò tìm “thần thánh” Để biết “thần thánh” như thế nào thì cùng tìm hiểu hàm này nhé!

Có rất nhiều cách sử dụng hàm Index, tuy nhiên trong Ebook này tôi

sẽ hướng dẫn cho bạn một cấu trúc tìm kiếm có tính ứng dụng nhiều nhất trong bảng tính Excel Đó là INDEX (Array, row_num,

[column_num])

Trong đó:

● Array là vùng chứa dữ liệu cần tìm kiếm

● Row_num là thứ tự hàng trong vùng dữ liệu tìm kiếm/Array

● [column_num] là thứ tự cột trong vùng dữ liệu tìm kiếm/Array

Ứng dụng vào bảng tính - Tìm kiếm kích thước cửa từ bảng thống kê một cách nhanh và chính xác nhất

Ví dụ: Tìm chiều dài cửa D20 trong bảng thống kê cửa