Hệ thống tổng đài hiện tại: Fullwei Vietnam: Analog IP phone New Factory: Analog Hanoi site: IP Phone: Với tổng đài hiện tại chúng ta đang gặp phải các vướng mắc và sự cố như sau:
Trang 1ĐỀ ÁN CHUYỂN ĐỔI SANG DÙNG HỆ THỐNG PBX ẢO
1 Hệ thống tổng đài hiện tại:
Fullwei Vietnam: Analog
IP phone
New Factory: Analog
Hanoi site: IP Phone:
Với tổng đài hiện tại chúng ta đang gặp phải các vướng mắc và sự cố như sau:
Tổng đài là vật lý, nên sẽ cổng kềnh, dây dợ phải nối loằng ngoằng tới từng điện thoại (Analog ) người quản trị phải cấu hình và cài đặt theo đúng quy trình Kết nối phức tạp và rườm rà
Đối với thiết bị là Analog, tín hiệu đàm thoại sẽ bị nhiễu, noise, rè, âm thanh bé khó nghe Đối với thiết bị dùng IP Tín hiệu rất tốt, giảm thiểu được sự cố về âm thanh nhiễu Nhưng lại phụ thuộc vào đường truyền Internet, mỗi cuộc đàm thoại dù là nội bộ hay là bên ngoài đề sẽ cần
từ 200 kb/s ~ 1 mb/s Và đôi khi cũng bị ngắt kết nối trong quá trình đàm thoại hoặc điện thoại IP mất kết nối với PBX để làm việc
2 Hệ thống tổng đài ảo ( tương lai): VNPT, Viettel, FPT, CMC
a Các tính năng của tổng đài ảo:
1 Cuộc gọi/nhận đồng thời có
2 Trả lời tự động (IVR) Tự ghi âm
4 Gọi đến, gọi đi, gọi nội bộ Có
6 Định tuyến, phân bổ cuộc gọi tự động (ACD) Có
9 Ghi âm lời nhắn ( Voice Mail) Có
10 Nghe lại cuộc gọi, xóa cuộc gọi Có
14 Điện thoại hội nghị Có
16 Không giới hạn số máy lẻ Có
17 Toàn quyền quản lý hệ thống Có
b Ưu nhược điểm của lợi ích tổng đài ảo với tổng đài thông thường
Bảng so sánh giữa tổng đài ảo so với tổng đài thông thường:
Yếu tố Tổng đài Tổng đài
Trang 2ảo thường
Dễ dàng quản lý hơn nhờ giao diện cấu hình trên website Có Không
Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình hơn nhiều so với hệ thống điện thoại thường Có Không Giảm chi phí cuộc gọi Có Không Không cần đi dây điện thoại riêng do sử dụng mạng máy tính Có Không Không bị khóa bởi nhà sản xuất Có Không Khách hàng không cần bảo trì, bảo hành, không lo các sự cố hỏng hóc thiết
Thời gian triển khai cực nhanh, đáp ứng yêu cầu trong vòng 24h-48h Có Không Cuối tháng mới có bảng kê chi tiết cuộc gọi, khó kiểm soát cước Không Có Khả năng mở rộng, đáp ứng nhu cầu thay đổi cực nhanh, trong vòng 24h Có Không Tài nguyên được nhà cung cấp tối ưu, không chia sẻ cho nhiều khách hàng
Tài sản được đặt tại trụ sở công ty, sờ thấy, nhìn thấy và đo đếm được Không Có Lưu trữ dữ liệu tại văn phòng Không Có Không phải quản lý quá nhiều đầu số, gây bất tiện cho khách hàng Không Có
Có nhiều dịch vụ giá trị gia tăng đi kèm Có Không Cần nhân sự quản trị hệ thống chuyên dụng cũng như phải thuê nhân công
khi muốn thay đổi tính năng của tổng đài hoặc máy nhánh Không Có Cần nhân viên nghe máy, trả lời điện thoại tại văn phòng Không Có Đầu tư thiết bị, hệ thống tổng đài Không Có
Tự thiết lập hệ thống, trả lời tự động và hướng dẫn quay số chuyển tới các
máy nhánh, hộp thư thoại ,… Có Không
c Đối với tổng đài PBX ảo đem lại nhưng ưu và nhược điểm cho chúng ta như sau:
Ưu điểm:
- Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình qua giao diện website
- Sử dụng mạng Internet, mạng LAN, VPN … cho kết nối đàm thoại
- Dễ dàng mở rộng không cần nâng cấp phần cứng
- Chuyển tiếp vùng dễ dàng
- Tổng đài có thể gửi Tin nhắn, Email thông báo CSKH, bán hàng với số lượng lớn
Trang 3- Không bị giới hạn số lượng máy điện thoại.
- Lắp đặt tổng đài ảo có chi phí thấp nhất
- không cần phải đầu tư các thiết bị tổng đài mà chỉ cần đầu tư các thiết bị đầu cuối như:
Software cài trên Smartphone, IP Phone, Software cài trên PC hoặc gateway sử dụng cho các điện thoại analog
- không cần đầu tư các thiết bị phòng chống cháy nổ, hút ẩm hay đầu tư các phòng ốc
- không cần bảo hành, bảo trì và không cần lo lắng về các sự cố như hỏng hóc các thiết bị
- Việc triển khai hệ thống tổng đài ảo cực nhanh và có thể đáp ứng được mọi yêu cầu trong vòng
24 giờ đến 48 giờ
- Các chi phí quý khách hàng bỏ ra rất chính xác là yêu cầu dịch vụ với các số lượng và các định lượng cụ thể
- Ngoài ra còn có khả năng mở rộng và đáp ứng được nhu cầu thay đổi cực nhanh chỉ trong vòng 24 giờ
- Các máy chủ và các thiết bị tổng đài được đặt tại DC chuyên dụng và có các hệ thống điều hòa, phòng cháy chữa cháy và hút ẩm chuyên dụng
- Các tính năng mới và kịch bản về thoại nếu cần thì sẽ thay đổi diễn ra nhanh chóng trong vòng khoảng 24 giờ
Nhược điểm:
- Các tài nguyên được nhà cung cấp tối ưu và còn được chia sẻ cho nhiều khách hàng cùng 1 lúc
- Các tài sản sẽ không được đặt tại các trụ sở của công ty và không nhìn thấy, không sờ thấy và không đo đếm được
- Các dữ liệu sẽ được lưu trữ tại địa điểm ngoài văn phòng giây nên tâm lý không an toàn cho những người quản lý dữ liệu
Note: Vì tổng đài thường và tổng đài ảo là khác nhau Nên khi chuyển sang tổng đài ảo, buộc
chúng ta phải hủy bỏ toàn bộ hệ thống tổng đài thường (cũ)