Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ: Phần 2 - GVC.TS. Chu Thị Hậu

Nội dung kiến thức trong giáo trình gồm những vấn đề về lý luận nói chung và chủ yếu vận dụng thực tiễn cho loại hình tài liệu lưu trữ hành chính, bởi đây là loại hình tài liệu phổ biến, có ý nghĩa quan trọng mang tính pháp lý được sản sinh ra ở các cơ quan, tổ chức. Các loại hình tài liệu khác như: tài liệu khoa học - công nghệ; tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử... được tách ra để biên soạn thành giáo trình riêng. Mời các bạn cùng tham khảo tiếp nội dung phần 2 giáo trình sau đây.

PHẦN C

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

Chương 5 THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

Công tác thu thập bổ sung tài liệu của các kho lưu trữ có quan

hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ sẽ là điều kiện bổ sung các nguồn tài liệu có giá trị làm phong phú, đa dạng thành phần tài liệu, bảo tồn di sản văn hóa của quốc gia, dân tộc Vì vậy, việc thu thập tài liệu vào kho lưu trữ là một nhiệm vụ thýờng xuyên, liên tục

và tất yếu của các cõ quan, tổ chức

5.1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ

5.1.1 Khái niệm thu thập bổ sung tài liệu

Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định

Trong Từ điển lưu trữ Việt Nam, năm 1992 có nêu: thu thập tài

liệu là quá trình thực hiện các biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định giá trị tài liệu Thu thập tài liệu được tiến hành theo hai bước: một là, thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; hai

là, thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Luật Lưu trữ 2011: Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ

cơ quan, Lưu trữ lịch sử

5.1.2 Mục đích, ý nghĩa thu thập bổ sung tài liệu

Việc thu thập tài liệu có vai trò quan trọng nhằm bổ sung vào kho những tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả

Trong thực tế, tài liệu được sản sinh ra ngày càng nhiều theo chức năng nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, nếu không thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu

bị phân tán, xé lẻ Nhiều tài liệu quý giá bị mất mát hoặc xuống cấp, không được tập trung quản lý, bảo quản theo quy định của nhà nước Chính vì thế, thu thập bổ sung tài liệu là một nhiệm vụ thường xuyên

và tất yếu của các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử Việc thu thập tài liệu lưu trữ vào kho tốt sẽ làm hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần phông lưu trữ cơ quan nói riêng và Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung

5.2 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Công tác thu thập bổ sung tài liệu dựa trên các nguyên tắc:

5.2.1 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo thời đại lịch sử

Nguyên tắc này yêu cầu trong khi thu thập bổ sung tài liệu thuộc thời đại lịch sử nào, phải đưa vào theo thời đại lịch sử ấy Áp dụng nguyên tắc này, ở Việt Nam tài liệu được chia thành hai khối khác nhau: Khối tài liệu trước và khối tài liệu sau Cách mạng tháng Tám năm 1945

Thuộc thành phần tài liệu của thời đại trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền phong kiến, các cơ quan thống trị của cơ quan thân Pháp, thân Nhật, tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ

Thuộc thành phần tài liệu của thời đại sau Cách mạng tháng Tám năm 1945 là tài liệu của chính quyền Nhà nước dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa, tài liệu của các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ

5.2.2 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ (hay còn gọi là nguyên tắc không phân tán phông lý trữ)

Thu thập bổ sung tài liệu theo phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ Nếu như tài liệu của một phông mà để ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống

kê, xác định giá trị tài liệu phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông Vì vậy, tài liệu của một phông phải được thu thập bổ sung cho phông đó và không nên để phân tán ở nhiều nơi, nhiều kho lưu trữ khác nhau Muốn thu thập bổ sung tài liệu cho phông nào, nhất thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của phông đó Thực hiện nguyên tắc này, các tổ chức lưu trữ khi phát hiện thấy tài liệu còn lẫn lộn của các phông khác thì phải đưa về đúng vị trí của nó Mặt khác, phải thường xuyên sưu tầm thu thập bổ sung hoàn chỉnh các phông lưu trữ mà tài liệu còn phân tán

Theo nguyên tắc xuất xứ, tài liệu lưu trữ của một cơ quan, tổ chức, hoặc một cá nhân phải được tổ chức thành các phông lưu trữ riêng biệt và cơ quan tổ chức hoặc cá nhân đó gọi là đơn vị/cá nhân hình thành phông

Sự hình thành nguyên tắc xuất xứ với nhu cầu phê phán nguồn

sử liệu, đánh dấu một bước quan trọng cho bộ môn khoa học lưu trữ

ra đời

5.3 Nội dung thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ

5.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

5.3.1.1 Nguồn tài liệu thu thập vào Lưu trữ cơ quan

Đối với Lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức

năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đó (các đơn vị, bộ phận không đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ độc lập) Đây là nguồn tài liệu quan trọng nhất và thường xuyên nhất của kho lưu trữ cơ quan Những đơn vị, tổ chức thực hiện các chức năng chủ yếu của cơ quan là nguồn tài liệu bổ sung chính vào Lưu trữ cơ quan

Ngoài ra, tài liệu cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân trong cơ quan cũng thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan Thực tế ở nhiều cơ quan, đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cho nên nhiều tài liệu có giá trị tồn đọng ở các đơn vị công chức nhất là những tài liệu chính quyền

cũ Để giải quyết vấn đề này, Lưu trữ cơ quan phải tiến hành thu thập bổ sung tài liệu cũ, không để mất mát thất lạc tài liệu, không để tài liệu của Nhà nước lọt vào tay tư nhân

5.3.1.2 Thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào Lưu trữ cơ quan

Toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan nhưng đã giải quyết xong công việc và được lập thành hồ sơ; tài liệu là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp; tài liệu được thể hiện trên mọi vật liệu như tài liệu giấy, tài liệu phim, ảnh, ghi

âm, ghi hình, tài liệu điện tử và các vật liệu khác

5.3.1.3 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong công tác thu thập bổ sung tài liệu

Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong công tác thu thập tài liệu được quy định tại điều 10 - Luật Lưu trữ ban hành năm 2011:

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu;

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Lưu trữ cơ quan là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử chỉ bảo quản tài liệu có giá trị thực tiễn trong một thời gian nhất định, sau đó giao nộp những tài liệu có giá trị lịch sử vào Lưu trữ lịch sử

Tài liệu được thu thập bổ sung vào Lưu trữ lịch sử phải được lập hồ sơ chính xác, thống kê thành mục lục hồ sơ và có biên bản bàn giao hồ sơ giữa Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử

5.3.1.4 Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Điều 11- Luật Lưu trữ quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

- Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản

- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu

đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá

02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu

5.3.2 Thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

5.3.2.1 Nguồn thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn thu thập quan trọng nhất và có số lượng lớn để bổ sung vào Lưu trữ lịch sử

Điều 20, Luật Lưu trữ 2011 quy định việc thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử như sau:

Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam

Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây:

Lưu trữ lịch sử ở Trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức Trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; các cơ quan, tổ chức Trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức Trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế

độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước; Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt

Theo Thông tư số 17/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 20/11/2014 Hướng dẫn xác định cơ quan tổ chức thuộc nguồn

nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 02 năm 2015) áp dụng đối với các Trung tâm lưu trữ quốc gia,

Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Tại điều 3 của Thông tư này có xác định các cơ quan, tổ chức sau đây thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia:

1 Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội;

2 Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

3 Văn phòng Chủ tịch nước;

4 Tòa án Nhân dân tối cao;

5 Viện kiểm sát Nhân dân tối cao;

6 Các tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ có chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực chuyên môn (Tổng cục, cục, ban, ủy ban);

7 Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ do Thủ tướng Chính phủ, Bộ Trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quyết định thành lập;

8 Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước do Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quyết định thành lập;

9 Cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp hoạt động bằng ngân sách nhà nước

Tại điều 4 của Thông tư cũng đã xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh gồm có: Các cơ quan, tổ chức tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc Hội và Hội đồng nhân dân;

Ủy ban Nhân dân;

Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân;

Tòa án nhân dân;

Viện kiểm sát nhân dân;

Công an, Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy, Bộ chỉ huy quân

sự, Bộ chỉ huy Bộ đội Biên phòng;

Các tổ chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có chức năng quản lý nhà nước;

Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân;

Cơ quan, tổ chức của Trung ương, các đơn vị thành viên của các tập đoàn kinh tế nhà nước, các Tổng công ty nhà nước được tổ chức hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh;

Doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh quyết định thành lập;

Các tổ chức chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh hoạt động bằng ngân sách nhà nước

+ Các cơ quan, tổ chức quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Hội đồng nhân dân;

Ủy ban nhân dân;

Tòa án nhân dân;

Viện kiểm sát nhân dân;

Công an huyện, Ban chỉ huy quân sự;

Cơ quan, tổ chức của Trung ương được tổ chức theo ngành dọc

5.3.2.2 Thành phần tài liệu thu thập vào Lưu trữ lịch sử

Theo qui định của Nhà nước, thành phần tài liệu được thu thập vào Lưu trữ lịch sử bao gồm toàn bộ các hồ sơ tài liệu có giá trị lịch

sử được lựa chọn từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; các hồ

sơ tài liệu này phải được lập hồ sơ chính xác, thống kê thành mục lục

và có biên bản bàn giao hồ sơ giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch

sử Tài liệu bổ sung vào Lưu trữ lịch sử phải có xuất xứ rõ ràng, được

thể hiện trên mọi vật liệu và là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp Những tài liệu này sẽ được lưu trữ vĩnh viễn trong các Lưu trữ lịch sử để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử của toàn xã hội

5.3.2.3 Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

- Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Lưu ý: Việc thu thập tài liệu được tiến hành trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

5.3.2.4 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

- Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan,

tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử;

- Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ của các ngành công an, quốc

phòng, ngoại giao (Điều 14 - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ, ngày 03/01/2013: Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ)

+ Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày

+ Bộ Công an, Bộ Quốc pḥng, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm quy định thời hạn bảo quản tài liệu của ngành sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ; thống nhất đầu mối tổ chức việc lựa chọn

tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền theo quy định của Luật Lưu trữ

- Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ của

ngành khác: (Điều 15- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ, ngày 03/01/2013: Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ)

+ Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức + Cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực có trách nhiệm quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ; tổ chức việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch

sử có thẩm quyền theo quy định của Luật Lưu trữ

(Viên chức Phòng Bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đang kiểm tra tài liệu trước khi nhập kho)

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN

1 Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức và xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu cho một Lưu trữ cơ quan cụ thể

2 Trình bày nhiệm vụ cụ thể của Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử trong việc thu thập tài liệu vào lưu trữ

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ

4 Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng

11 năm 2014 hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp

5 Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng

11 năm 2014 hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp

6 Cục Lưu trữ Nhà nước (2001), Quyết định số 13/QĐ-LTNN ngày

23 tháng 02 năm 2001 về việc ban hành Quy định về thẩm quyền quản lý và sưu tầm, thu thập tài liệu của các Trung tâm lưu trữ quốc gia

7 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2009), Quyết định VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 về việc ban hành Danh mục

115/QĐ-số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia II

8 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2009), Quyết định VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 về việc ban hành Danh mục

116/QĐ-số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III

9 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010), Quyết định số VTLTNN ngày 04 tháng 02 năm 2010 về việc ban hành Danh mục các sự kiện cần sưu tầm vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III

26/QĐ-10 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2010), Quy chế số VTLTNN ngày 16 tháng 4 năm 2010 về việc sưu tầm tài liệu lưu trữ

278/QC-Chương 6

PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TRONG LƯU TRỮ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Nhằm phát

huy giá trị tiềm năng của những tài liệu này cần nghiên cứu phương pháp phân loại khối tài liệu trong mỗi lưu trữ (Lưu trữ cơ quan hay Lưu trữ lịch sử) Chính điều đó sẽ giúp cho việc quản lý, khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả cao Xuất phát từ vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử mà việc phân loại tài liệu có sự khác nhau: Đối với Lưu trữ cơ quan, nhất là

cơ quan là nguồn nộp lưu, thì việc phân loại tài liệu là công việc thường xuyên, vì phải chỉnh lý, hoàn chỉnh tài liệu để giao nộp tài liệu hằng năm đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; Đối với Lưu trữ lịch sử, không phải năm nào cũng phân loại như Lưu trữ cơ quan, vì khi thu thập tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu, đã phải thực hiện

nguyên tắc xuất sứ và nguyên tắc không phân tán phông Nhìn

chung, tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được thu thập, bảo quản trên các giá, tủ đã theo các phông riêng biệt, không cần phân loại (trừ trường hợp ngoại lệ như các khối tài liệu lưu trữ đã tồn tại từ trước, chưa được tổ chức hợp lý, cần xem xét tổ chức lại, nhưng cũng chỉ giải quyết một lần)

6.1 Phân loại tài liệu trong phạm vi kho (trung tâm) lưu trữ thành các phông lưu trữ

6.1.1 Khái niệm phông lưu trữ

“Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân” (Điều

02- Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13)

Như vậy, phông lưu trữ là một khối tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học, thực tiễn, được hình thành trong quá trình hoạt động của

một cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định Phông lưu trữ là đơn

vị phân loại, đơn vị thống kê của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ là vấn đề có ý nghĩa cơ bản đối với việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Điều này đảm bảo cho tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân, gia đình, dòng họ không bị phân tán, xé lẻ, nó sẽ giữ được mối liên hệ lịch sử, lôgic, phản ánh trọn vẹn hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Do đó,

để đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu thì mỗi phông lưu trữ cần được bảo quản trong một kho lưu trữ

6.1.2 Các loại phông lưu trữ

6.1.2.1 Phông lưu trữ cơ quan

a Khái niệm: Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, được lựa chọn, bảo quản trong một kho lưu trữ

Tên cơ quan hình thành ra khối tài liệu được dùng để đặt tên phông, đồng thời cơ quan trong quá trình hoạt động đã hình thành ra khối tài liệu được gọi là đơn vị hình thành phông

Ví dụ: Phông lưu trữ Bộ Nội vụ; Phông lưu trữ Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội…

b Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan

Phông lưu trữ cơ quan được thành lập thông thường có 4 điều kiện sau:

- Cơ quan được thành lập bằng văn bản pháp quy của cơ quan cấp trên có thẩm quyền, trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan đó (đây là điều kiện quan trọng nhất)

- Cơ quan có tổ chức, chỉ tiêu biên chế theo cấp trên phân bổ

- Cơ quan có tài khoản riêng (có ngân sách, độc lập trong giao dịch, thanh quyết toán với các cơ quan tài chính, ngân hàng)

- Có văn thư và con dấu cơ quan riêng

Tuy nhiên, trong thực tiễn có thể có những cơ quan, tổ chức thiếu một trong các điều kiện trên, nhưng vẫn có thể thành lập phông lưu trữ vì thành phần nội dung tài liệu có giá trị đối với dân tộc, với địa phương và điều cơ bản là cơ quan, tổ chức đó hoạt động độc lập

c Xác định giới hạn phông lưu trữ cơ quan

Xác định giới hạn phông lưu trữ là việc xác định giới hạn thời gian của một phông lưu trữ cụ thể

Trong quá trình phân loại tài liệu phông lưu trữ, việc xác định giới hạn thời gian có ý nghĩa rất quan trọng bởi vì nếu giới hạn thời gian của một phông lưu trữ không được xác định đúng sẽ làm cho tài liệu của phông đó bị phân tán, lẫn lộn với tài liệu của phông lưu trữ khác

Để xác định được giới hạn của phông lưu trữ, trước hết phải căn

cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành phông Thông thường, thời gian bắt đầu hoạt động của một cơ quan đồng thời cũng là thời gian bắt đầu hình thành tài liệu của phông lưu trữ cơ quan đó Khi cơ quan kết thúc hoạt động thì cũng là thời gian kết thúc của phông Tuy nhiên, trong thực tế hoạt động hai loại thời gian này có thể không trùng nhau, do thời gian tài liệu có thể có sớm hoặc muộn hơn thời gian thành lập và giải thể của cơ quan, tổ chức Thời gian thành lập và giải thể của một cơ quan thường được thể hiện bằng văn bản pháp quy của cơ quan cấp trên có thẩm quyền Việc xác định giới hạn phông lưu trữ nhằm những mục đích

sau: để có cơ sở khoa học trong việc thu thập bổ sung tài liệu từ các

phông lưu trữ; để xác định giá trị tài liệu của phông; có cơ sở xác định được khối lượng tài liệu lưu trữ, từ đó chủ động chuẩn bị cơ sở vật chất để tiếp nhận tài liệu; là cơ sở để phân phông (đóng phông

cũ, mở phông mới), tạo điều kiện để tổ chức khoa học tài liệu, thuận tiện cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu; để quản lý tài liệu được chặt chẽ

Trong khi xác định giới hạn phông lưu trữ cơ quan cần lưu ý đến các yếu tố ảnh hưởng sau đây:

- Sự thay đổi về chế độ chính trị: Sự thay đổi về chế độ chính trị

thường gắn với diễn biến cách mạng, các cơ quan thuộc bộ máy của chính quyền cũ bị xoá bỏ, bộ máy nhà nước mới được thành lập, làm xuất hiện hàng loạt cơ quan mới

Ví dụ: Ở nước ta, cuộc Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công đã đập tan bộ máy nhà nước của chế độ Thực dân nửa Phong kiến, thành lập Nhà nước mới - Nước Việt Nam dân chủ cộng hoà, gồm hệ thống các cơ quan từ Trung ương đến cơ sở Thời điểm Cách mạng tháng Tám thành công chính là thời điểm kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành phông cũ và cũng là thời điểm bắt đầu của đơn

vị hình thành phông mới

- Sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức: Trong thực tế, có nhiều trường hợp, sự thay đổi về nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức đã làm thay đổi ý nghĩa và vị trí của cơ quan đó trong bộ máy nhà nước Trường hợp này, phông cũ sẽ bị đóng và phông mới bắt đầu được mở ra

Ví dụ: Ngày 31 tháng 7 năm 2007, tại kỳ họp thứ nhất, Quốc

hội khoá XII đã thông qua Nghị quyết số 01/2007/QH12 về việc thành lập Bộ Công Thương trên cơ sở sáp nhập Bộ Công nghiệp và

Bộ Thương mại

Trong trường hợp này, tài liệu hình thành trong hoạt động của

cơ quan Bộ Công Thương là một phông lưu trữ mới

- Sự thay đổi về địa giới hành chính: Trường hợp này thường

diễn ra ở các cơ quan nhà nước ở địa phương như cấp tỉnh, huyện,

xã và các đơn vị hành chính tương đương

Ví dụ: Ngày 29 tháng 5 năm 2008, Quốc hội XII đã thông qua Nghị quyết về việc mở rộng địa giới hành chính Thủ đô Hà Nội Theo tinh thần Nghị quyết này, Thành phố Hà Nội mới sẽ được

thành lập trên cơ sở sáp nhập từ Thành phố Hà Nội (cũ), tỉnh Hà Tây, 4 xã thuộc tỉnh Hoà Bình và Huyện Mê Linh - tỉnh Vĩnh Phúc Như vậy phông lưu trữ của các cơ quan nhà nước của Thành phố Hà Nội (cũ) sẽ kết thúc trước ngày 01/8/2008 Phông lưu trữ của các cơ quan nhà nước của Thành phố Hà Nội (mới) sẽ bắt đầu từ ngày 01/8/2008

Để thực hiện việc phân phông trong một kho lưu trữ được khoa học, chính xác, đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải nắm vững kiến thức lịch

sử Việt Nam, đặc biệt là lịch sử Nhà nước và Pháp luật Việt Nam Đối với từng khối tài liệu lưu trữ phải đặt yêu cầu nghiên cứu thận trọng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ Những tư liệu lịch sử quan trọng phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu đó

là công báo, tài liệu lưu trữ của cơ quan…

Xác định giới hạn phông lưu trữ cũng là nội dung trong việc phân phông lưu trữ ở các kho lưu trữ Đối với những đơn vị hình thành phông còn đang hoạt động thì việc xác định giới hạn phông sẽ kéo dài theo quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông

6.1.2.2 Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ

a Phông Lưu trữ cá nhân

Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định

Trong đời sống và hoạt động của mỗi cá nhân tiêu biểu đều hình thành tài liệu Đây là nguồn tài liệu quan trọng có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia,

xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

Người được lập phông lưu trữ cá nhân là các nhà hoạt động tiêu biểu trên các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, xã hội, các nhà khoa học- kỹ thuật, nhà văn, nhà thơ Mỗi một phông lưu trữ cá nhân là một tập hợp độc lập những tài liệu hình thành trong cuộc đời và sự nghiệp của cá nhân đó

Ví dụ: Tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng có: Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, Phông lưu trữ Tổng Bí thư Lê Duẩn… Tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III có: Phông lưu trữ nhà văn Lê Lựu, Phông lưu trữ nhà văn Tô Hoài, Phông lưu trữ nhà văn Nguyễn Văn Bổng Phông lưu trữ nhà thơ Xuân Quỳnh; Phông lưu trữ hoạ sỹ Bùi Trang Chước; Phông lưu trữ nhạc sỹ Văn Cao, Phông lưu trữ nghệ sỹ nhiếp ảnh Nguyễn Bá Khoản, Phông lưu trữ nghệ sĩ nhiếp ảnh Võ An Ninh…

Việc xác định giới hạn phông lưu trữ cá nhân trước hết cần lưu

ý xác định độ dài cuộc sống và hoạt động của cá nhân được thành lập phông Tuy nhiên, có những phông lưu trữ cá nhân có giới hạn dài hơn cuộc sống của cá nhân được thành lập phông, khi có những tài liệu sau này viết về cá nhân đó

(Lễ giao nhận tài liệu của GS TSKH.VS Nguyễn Duy Quý, ngày 18/3/2010)

(Lễ giao nhận tài liệu của Nhà viết kịch Lưu Quang Vũ - Nhà thơ Xuân Quỳnh, ngày 06/12/2012)

b Phông lưu trữ gia đình

Phông lưu trữ gia đình bao gồm những tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của những thành viên trong một gia đình (gồm 3 thế hệ: bố mẹ, con và cháu)

Nếu như những người thân của cá nhân được thành lập phông cũng là những người hoạt động nổi tiếng và tài liệu của họ có khối lượng lớn thì tập hợp các tài liệu của các cá nhân này không gọi là phông lưu trữ cá nhân mà là phông lưu trữ gia đình

c Phông lưu trữ dòng họ

Phông lưu trữ dòng họ bao gồm những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của những thế hệ kế tiếp nhau của một dòng họ trực hệ (theo họ nội) và đại diện các chi phái có quan hệ về tài sản chung

Ví dụ: Tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III có tài liệu của các dòng họ: Gia phả họ Chu Văn, Gia phả họ Đỗ, Gia phả họ Đường, Gia phả họ Phan Huy, Gia phả họ Tạ…

Phông lưu trữ gia đình và phông lưu trữ dòng họ khác nhau ở chỗ: phông lưu trữ gia đình gồm tài liệu của không quá 3 thế hệ, còn phông lưu trữ dòng họ bảo quản tài liệu không ít hơn 4 thế hệ

Riêng khối tài liệu được lập thành “Phông lưu trữ gia đình, dòng họ” thường là các gia đình, dòng họ có nhiều cá nhân hoạt động chính trị - xã hội, kinh tế, hoạt động khoa học, văn hoá… nổi tiếng

(Nhà thờ gốc của dòng họ Phan Huy tại xóm 6, xã Thạch Châu (Lộc Hà, Hà Tĩnh)

Hơn 400 năm hình thành và phát triển, dòng họ Phan Huy (gốc tại Hà Tĩnh) đã có nhiều hậu duệ tên tuổi, lưu danh sử sách, như: Phan Huy Ích, Phan Huy Chú, Phan Huy Cẩn… (Ảnh: Đức Hùng)

Gia phả họ Hồ; gia phả họ Đào (từ đời thứ I đến đời thứ 13) tại

Gò Bồi, huyện Tuy Phước; gia phả họ Đặng; sơ lược lịch sử Bùi tộc thống nhất; gia phả họ Bùi tộc (từ đời thứ I đến đời thứ 13); phổ lục Quách tộc (Quách Tịnh Nương Đường 1695 - 1995), Phổ lục Quách Trọng Đường (1695 - 2000); Kỷ yếu Tịnh Nương Đường (1695 - 2000); gia phả nguồn gốc dòng họ Đinh hay truyện Hồi ký về ông Đinh Chảng ở huyện An Nhơn…

(Nguồn: Minh Lý - Chi cục trưởng - Chi cục VT-LT Tỉnh Bình Định, cập nhật ngày 16/03/2013)

6.1.2.3 Phông lưu trữ liên hợp

Phông lưu trữ liên hợp là khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan mà giữa chúng có mối liên hệ lịch sử, lôgic với nhau, được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định

Mối liên hệ giữa các cơ quan được hình thành có thể cùng chức năng, nhiệm vụ, cùng cơ quan chủ quản, cùng hoạt động trên một địa giới hành chính nhất định… Việc tập hợp tài liệu của nhiều phông lưu trữ đơn lẻ, độc lập thành phông lưu trữ liên hợp sẽ có tác dụng loại bỏ những tài liệu có nội dung trùng lặp thông tin Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác chỉnh lý, thống kê…

Tuy nhiên, việc lập phông lưu trữ liên hợp thường chỉ thực hiện đối với những đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động, khối tài liệu của những đơn vị hình thành phông đó thường ít, không đầy đủ,

do mất mát, gián đoạn hoặc do đơn vị đó hoạt động trong một thời gian ngắn

6.1.2.4 Sưu tập tài liệu lưu trữ

Trong kho lưu trữ, đôi khi gặp những tài liệu có giá trị nhưng không đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ (do khối lượng tài liệu quá ít, không xác minh chính xác được thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành phông ) Trường hợp này sẽ thành lập nên các sưu tập lưu trữ

Sưu tập tài liệu lưu trữ là một nhóm tài liệu có ý nghĩa lịch sử, thực tiễn… được hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan hoặc cá nhân được kết hợp lại với nhau theo đặc trưng như vấn

đề, tên gọi, tác giả, thời gian, địa dư…

Ví dụ: Sưu tập tài liệu về Phong trào Xô Viết - Nghệ Tĩnh 1931; Sưu tập tài liệu về Phong trào Đông Du đầu thế kỷ XX…

1930-6.2 Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ

cá nhân và sưu tập lưu trữ

6.2.1 Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan

Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là dựa vào những đặc trưng chung của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành nhóm

lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ Trong lưu trữ học, cấp độ phân loại tài liệu trong phạm vi một phông lưu trữ được gọi là hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thành các nhóm và các hồ sơ nhằm phục vụ việc quản lý, bảo quản

và khai thác, sử dụng được thuận lợi, hiệu quả Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phông lưu trữ là hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản

Để phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, cần tiến hành những công việc việc cụ thể sau đây:

6.2.1.1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch

sử phông

a Bản lịch sử đơn vị hình thành phông: là bản tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu, trong đó cần nêu rõ những nội dung:

- Bối cảnh lịch sử, thời gian thành lập, tên gọi của cơ quan và

những thay đổi (nếu có);

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc; những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc;

- Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động);

- Quy chế làm việc và chế độ công tác văn thư (nêu tóm tắt về lề lối làm việc, quan hệ công tác và chế độ công tác văn thư) của cơ quan, tổ chức và những thay đổi quan trọng (nếu có)

b Lịch sử phông: Là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu, trong đó cần nêu rõ những nội dung sau:

- Tên phông và giới hạn thời gian của tài liệu;

- Khối lượng, thành phần và nội dung của tài liệu;

- Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý;

- Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có);

- Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn là căn cứ cho việc lựa chọn phương án và phân loại tài liệu trong phông được hợp lý, chính xác và khoa học

Nguồn tư liệu tham khảo để hoàn thiện bản lịch sử đơn vị hình

thành phông và lịch sử phông là: các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia tách, sáp nhập… quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông và các đơn vị cấu thành; các văn bản quy định về quan

hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn thư của đơn vị hình thành phông; các biên bản giao nhận tài liệu; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách thống kê tài liệu và sổ đăng ký văn bản đi, đến; báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; các tư liệu khác có liên quan Ngoài ra, có thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị

6.2.1.2 Xác định đặc trưng phân loại tài liệu

Đặc trưng phân loại là đặc điểm chung của tài liệu, được dùng làm căn cứ để phân chia tài liệu thành các nhóm Việc phân nhóm tài liệu trong phông phải tiến hành từng bước gồm nhiều mức độ Bắt đầu bằng việc phân chia tài liệu của phông thành các nhóm cơ bản theo các đặc trưng chủ yếu của tài liệu Tiếp đó, trong từng nhóm cơ bản lại căn cứ vào các đặc trưng của tài liệu để chia thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ, cho đến nhóm nhỏ nhất Điều cần phải chú ý là các nhóm trong phương án phân loại phải bao quát được tất cả tài liệu trong phông

Khi chọn và xây dựng phương án phân loại cho một phông lưu trữ cần dựa vào:

- Đặc trưng cơ cấu tổ chức: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài

liệu trong phông sẽ chia thành các nhóm lớn chủ yếu theo đơn vị tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông

- Đặc trưng mặt hoạt động: Dựa vào đặc trưng này, toàn bộ tài

liệu trong phông được chia theo các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông

- Đặc trưng thời gian: Tài liệu trong phông sẽ được phân nhóm

theo thời gian sản sinh tài liệu

Khi phân loại tài liệu, không chỉ vận dụng một đặc trưng mà phải kết hợp một cách linh hoạt nhiều đặc trưng khác nhau Vì vậy, các đặc trưng phân loại nêu trên không phải đều có ý nghĩa như nhau đối với tất cả các phông lưu trữ mà trong đó có những đặc trưng chủ yếu và những đặc trưng thứ yếu Đặc trưng chủ yếu là những đặc trưng cơ bản được áp dụng để phân tài liệu thành các nhóm cơ bản ngay từ những bước đầu tiên tiến hành phân loại tài liệu trong phạm

vi toàn phông lưu trữ như: cơ cấu tổ chức; thời gian; mặt hoạt động Ngoài ra, trong đặc trưng chính cần chia tiếp theo đặc trưng phụ như: vấn đề; tác giả; địa danh

6.2.1.3 Lựa chọn và hoàn chỉnh phương án phân loại tài liệu

Sau khi đã xác định được các đặc trưng phân loại, người xây dựng phương án phân loại có thể từ đó mà xác định được phương án phân loại cho cơ quan, đơn vị hình thành phông đó Từ một số đặc trưng chính và kết hợp với một số đặc trưng phụ, người ta đưa ra được 4 phương án phân loại sau:

- Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian: Toàn bộ tài liệu trong phông được chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, sau đó tài liệu được chia theo đặc trưng thời gian và lại được tiếp tục chia theo nhóm nhỏ hơn bằng các đặc trưng phụ Phương án này thường được áp dụng để phân loại tài liệu các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức

ổn định, ít thay đổi, thường áp dụng với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động

Ví dụ: Phông lưu trữ Bộ Công nghiệp (1995-2007)

1 Văn phòng

1.1 Năm 1995

1.1.1 Nhóm tài liệu tổng hợp

1.1.2 Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác vật tư của Nhà nước và của Bộ Vật tư

Ví dụ: Phông lưu trữ Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Thái Bình (1996- nay)

1.4 Đào tạo tại chức

vị hình thành phông Phương án này thường áp dụng để phân loại tài liệu của những đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi, đang hoạt động trong thực tế

Ví dụ: Tài liệu Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh (Khóa

XIII)

Bước 1: Tài liệu của UBND tỉnh Quảng Ninh được chia theo

thời gian (nhiệm kỳ)

9 Nông lâm nghiệp

3.4 Công tác phân giới cắm mốc

3.5 Hôn nhân, cho nhận con nuôi với người nước ngoài

Bước 4: Chia tài liệu từ nhóm lớn thành nhóm vừa

Ví dụ:

3.3 Công tác ngoại vụ

3.3.1 Tài liệu công tác đối ngoại, lễ tân

3.3.2 Tài liệu xuất nhập cảnh

Bước 5: Chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ

Ví dụ:

3.3.2 Tài liệu xuất nhập cảnh

3.3.2.1 Hồ sơ về việc cho phép cá nhân, đoàn cán bộ đi công tác, học tập và du lịch tại nước ngoài của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh năm…

3.3.2.2 Hồ sơ về việc giải quyết thủ tục cho các cá nhân, đoàn công tác các nước ngoài vào tỉnh của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh năm …

Trên thực tế, người xây dựng phương án phân loại không nhất thiết phải thực hiện đầy đủ tất cả các phương án phân loại trên để

có được một phương án phân loại hoàn chỉnh mà thường chỉ tìm hiểu về tư cách pháp nhân của đơn vị hình thành phông để xem cơ quan đó có đủ điều kiện lập phông không, tìm hiểu về lịch sử đơn

vị hình thành phông, sau đó chọn một trong bốn phương án phân loại đã nêu trên

6.2.1.4 Thực hiện phân loại tài liệu theo phương án

Sau khi đã có phương án phân loại phù hợp, cần lựa chọn việc phân loại tài liệu theo các phương pháp sau:

a Phân loại tài liệu trực tiếp

- Dựa vào phương án phân loại, tài liệu được chia ra theo nhóm lớn, nhớm vừa, nhóm nhỏ, đến nhóm nhỏ nhất là hồ sơ (đơn vị bảo quản);

- Tiến hành các bước của lập hồ sơ (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ);

- Sắp xếp, điều chỉnh, kiểm tra và đánh số, ký hiệu cho hồ sơ (đơn vị bảo quản)

Phương pháp này được vận dụng đối với khối tài liệu không nhiều, nội dung không phức tạp, có ưu điểm là đảm bảo độ chính xác, kiểm tra được nội dung từng hồ sơ (đơn vị bảo quản) Tuy nhiên phương pháp này thường tốn thời gian và không gian làm việc, ảnh hưởng đến độ an toàn của tài liệu

Đối với phông lưu trữ có khối lượng lớn tài liệu hành chính ở dạng rời lẻ, khi vận dụng phương pháp này cần thực hiện theo hướng

dẫn của Công văn số 283/VTLTNN- NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ

Nhà nước ngày 19 tháng 5 năm 2004 ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

(Viên chức Phòng Chỉnh lý Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đang chỉnh lý tài liệu)

(Phòng Chỉnh lý Trung tâm Lưu trữ quốc gia III)

b) Phương pháp phân loại gián tiếp (đối với tài liệu đã được lập

hồ sơ)

- Thông qua bộ thẻ đã được thiết lập đối với từng hồ sơ (đơn vị bảo quản), cán bộ lưu trữ chỉ thực hiện việc phân loại các tấm thẻ theo phương án phân loại đã chọn

- Sắp xếp, điều chỉnh, kiểm tra thông tin trên thẻ và chính thức ghi số, ký hiệu, cố định vị trí các tấm thẻ

- Căn cứ vào số, ký hiệu chính thức trên thẻ để ghi số, ký hiệu chính thức lên bìa hồ sơ (đơn vị bảo quản)

- Hệ thống hóa các hồ sơ (đơn vị bảo quản) theo bộ thẻ

Phương pháp này được vận dụng với khối tài liệu nhiều, nội dung phức tạp Phương pháp này có ưu điểm tốn ít thời gian và không gian làm việc, tránh hư hại đến tài liệu Tuy nhiên, do không trực tiếp với tài liệu nên cần thận trọng, tránh nhầm lẫn khi đối chiếu, đánh số, ký hiệu hồ sơ (đơn vị bảo quản) với các tấm thẻ Đối với phông lưu trữ đã được ứng dụng công nghệ thông tin khi phân loại, chỉnh lý tài liệu thì chính phiếu tin sẽ được thay thế cho bộ thẻ Như vậy, mỗi phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan đều có những ưu điểm và hạn chế nhất định Do đó, cần căn cứ vào đặc điểm, tình hình của từng phông lưu trữ cụ thể, căn cứ vào nhân lực, điều kiện và phương tiện làm việc mà cán bộ lưu trữ có thể lựa chọn được phương pháp phân loại tài liệu phù hợp và hiệu quả

6.2.2 Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân

Tài liệu phông lưu trữ cá nhân có đặc điểm là tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của riêng mỗi con người nên thuộc sở hữu tư nhân, thông tin cũng như nội dung của tài liệu cá nhân không có quy luật sắp xếp Thể loại, hình thức và phương pháp ghi chép thông tin không bị ràng buộc bởi các chuẩn mực nhất định

mà trái lại rất phong phú và đa dạng tuỳ vào sở thích, cách thức của từng cá nhân

Việc xác định giới hạn phông lưu trữ cá nhân cần lưu ý xác định

độ dài cuộc sống và hoạt động của cá nhân được thành lập phông Quá trình hình thành khối hoặc phông tài liệu cá nhân thông thường

không lệ thuộc vào sự quản lý mà chúng được tạo ra một cách thầm lặng, tự phát trong quá trình hoạt động sáng tạo và trong đời sống riêng của mỗi người

Trong thành phần của phông cá nhân, trong một số trường hợp

có cả tài liệu được hình thành sau khi cá nhân ấy đã qua đời như: tài liệu tang lễ, các bài báo, hồi ký về cá nhân đó, tài liệu về tổ chức lễ

kỷ niệm và xuất bản các tác phẩm của cá nhân đó Trong thành phần phông lưu trữ cá nhân, ngoài những tài liệu lưu trữ cá nhân của người được thành lập phông (tài liệu riêng tư, bản thảo, thư từ … có thể có cả những tài liệu của những người thân gần gũi của cá nhân

đó (bố, mẹ, vợ hoặc chồng, anh chị em và con cháu…) nếu như những tài liệu này có ý nghĩa đối với cá nhân đó, hoặc những tài liệu này có giá trị về mặt khoa học và các giá trị khác

Cần lưu ý trong thành phần phông lưu trữ cá nhân không cần các loại tài liệu chính thức có liên quan đến hoạt động của cơ quan, nơi cá nhân đó công tác, các tài liệu này thuộc phông lưu trữ cơ quan

Trong phông lưu trữ cá nhân, ngoài những tài liệu riêng của cá nhân còn có thể có nhiều tài liệu hình thành trong quá trình cá nhân thực thi công vụ Vì vậy, việc phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân cần căn cứ vào đặc điểm tài liệu, nội dung và thành phần tài liệu để phân loại khoa học và sử dụng được hiệu quả Khối tài liệu

cơ bản của từng cá nhân là:

- Tiểu sử, gia phả, tộc phả, bằng, sắc

- Các công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác

- Tài liệu của cá nhân về hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội

- Thư từ trao đổi

- Những công trình, bài viết về cá nhân do cá nhân nhận hoặc sưu tầm được

- Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình của cá nhân hoặc về cá nhân mà cá nhân nhận hoặc sưu tầm được

- Ấn phẩm, tài liệu đặc biệt do cá nhân sưu tầm được

6.2.3 Phân loại tài liệu trong các sưu tập tài liệu lưu trữ

Sưu tập tài liệu lưu trữ là một nhóm tài liệu có giá trị được tập hợp theo một nguyên tắc tổ chức tài liệu nhất định, được bảo quản trong kho lưu trữ, phục vụ yêu cầu nghiên cứu của độc giả Tùy theo tình trạng tài liệu hiện có, trong quá trình thu thập, sưu tầm tài liệu, hoặc theo yêu cầu nghiên cứu, bộ sưu tập tài liệu lưu trữ thường phân loại theo chuyên đề, theo địa danh, theo tác giả được bảo quản trong các kho lưu trữ khi không đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ riêng biệt

Ví dụ: Tại Trung tâm lưu trữ quốc gia I đã thành lập các bộ sưu tập tài liệu lưu trữ về Phong trào Xô Viết Nghệ Tĩnh, Khởi Nghĩa Yên Thế, Phong trào Bãi Sậy

Các trường hợp có thể lập bộ sưu tập tài liệu lưu trữ là: tài liệu của một nguồn, cùng do một cơ quan sản sinh ra nhưng không đủ số lượng và thành phần theo sự hoạt động của cơ quan hình thành phông, không đủ điều kiện thành lập một phông lưu trữ độc lập; thứ hai là, tài liệu của nhiều nguồn, có cùng một chuyên đề; thứ ba là, tài liệu của nhiều chuyên đề nhưng được tập hợp theo một địa danh, một tác giả

Loại hình tài liệu của bộ sưu tập lưu trữ rất đa dạng, đặc biệt là

bộ sưu tập theo chuyên đề, trong đó có cả các tư liệu lưu trữ được lựa chọn từ các ấn phẩm, báo chí có nội dung phản ánh một vấn đề cùng loại cần thiết cho việc nghiên cứu theo chuyên đề Vì vậy việc phân loại tài liệu các bộ sưu tập lưu trữ thường căn cứ vào đặc điểm của từng chuyên đề, nhu cầu nghiên cứu của độc giả để linh hoạt xây dựng phương án phân loại phù hợp

CÂU HỎI ÔN TẬP, THỰC HÀNH, THẢO LUẬN

1 Phân tích ý nghĩa, tác dụng của việc tổ chức khoa học tài liệu trong các lưu trữ

2 Trình bày các yếu tố ảnh hưởng đến giới hạn phông lưu trữ, lấy các ví dụ minh họa

3 Phân tích ý nghĩa của các điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan, liên hệ với một cơ quan cụ thể

4 Từ thực tiễn hoạt động của các cơ quan, tổ chức hãy lấy các ví dụ minh họa cho các phương án phân loại phông lưu trữ cơ quan

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Bộ Khoa học và Công nghệ (2012), Quyết định số BKHCN ngày 23/7/2012 về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia: (1.TCVN 9251: 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ; 2.TCVN 9252: 2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; 3.TCVN 9253: 2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ

1687/QĐ-2 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số NVTW của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ngày 19 tháng 5 năm 2004 ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

283/VTLTNN-3 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2005), Quyết định QĐ/VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy

321-4 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2009), Quyết định QĐ/CVTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 ban hành “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN IS0 9001-2000

128-5 Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất bản Thông tin

và Truyền thông Hà Nội

6 Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ

7 Từ điển Thuật ngữ lưu trữ Việt Nam, H 1992

Chương 7

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Xác định giá trị tài liệu là một nhiệm vụ tất yếu của công tác lưu trữ Để thực hiện tốt nhiệm vụ này cần phải nắm vững các vấn đề về phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu xác định giá trị tài liệu mà lưu trữ học đã đề ra Từ đó giúp cho chúng ta lựa chọn được những tài liệu thực sự có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy, góp phần tối ưu hóa thành phần và chất lượng Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

7.1 Khái niệm “Giá trị tài liệu lưu trữ”

Trước hết, ở Việt Nam, sự giải thích chính thức về thuật ngữ

“giá trị tài liệu lưu trữ” đã được nêu từ năm 1992, trong từ điển

“Lưu trữ Việt Nam” Theo đó, “giá trị tài liệu lưu trữ”: “Giá trị của những thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ có thể phục vụ cho nghiên cứu khoa học, lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hóa và những mục đích khác Giá trị của tài liệu lưu trữ được phân thành hai loại: giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử”

Định nghĩa này có những điểm cần lưu ý như sau:

- Giá trị của tài liệu lưu trữ thực chất là giá trị của thông tin chứa trong đó

- Thông tin đó chỉ có giá trị khi có thể (có tiềm năng, có khả năng) phục vụ cho nghiên cứu khoa học, lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hóa và những mục đích khác

- Giá trị của tài liệu lưu trữ được chia thành hai loại: giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử

Một định nghĩa khác cũng sử dụng khái niệm thông tin để định nghĩa thuật ngữ “giá trị của tài liệu” Đó là định nghĩa được đưa ra trong cuốn “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam”