Báo cáo tổng hợp về hoạt động văn phòng tại công ty cổ phần bánh mứt kẹo hà nội 20

Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội là doanhnghiệp chuyên sản xuát và kinh doanh các mặt hàng bánh mứt kẹo phục vụ nhu cầu trong nước và một phần dành cho xuất khẩu nên việc ứng dựngcông

Lời mở đầu

Đối với bất cứ một cơ quan đơn vị nào hoạt

động quản lý cũng là công việc phức tạp Cùng

với sự phát triển của xã hội thì hoạt độngquản lý càng được coi trọng hơn Văn phòngchính là đơn vị có trách nhiệm quản trị vàquản lý chu trình vận hành vào hoạt động trôi

chảy của một đơn vị theo một hệ thống thống

nhất

Trong hoạt động quản lý khi nói đến quátrình giải quyết công việc một cách có tổchức và khoa học là muốn nói đến yêu cầu tạo

ra những mối quan hệ hợp lý về mặt tổ chứctrong cơ quan Đứng trước một nhiệm vụ quản

lý cụ thể, người quản lý phải biết xác định

quan bị quản lý Mục tiêu quan trọng ở đây là

đảm bảo cho mọi thành viên hoạt động trongmột tập thể hành động như một cơ thể thốngnhất

Để giải quyết những khối lượng công việc

ngày càng tăng các nhà quản trị cần có những

quản lý thường nhật Công nghệ thông tin rađời và phát triển mạnh mẽ trong những thập kỷ

qua với những tính năng đặc biệt mang lạihiệu quả rất lớn đã trở thành bộ phận không

thể thiếu được đối với các nhà quản trị nói

chung và các nhà quản trị văn phòng nóiriêng

Nhận thức được tầm quan trọng của của công

nghệ thông tin, Đảng ta đã chủ trương đẩymạnh cải cách nền hành chính theo hướng hiện

đại hoá như Nghị quyết TW VIII khoá VII đã đề

ra: “Từng bước hiện đại hoá công sở, sớm hình

thành mạng lưới tin học trong hệ thống hànhchính”

Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội là doanhnghiệp chuyên sản xuát và kinh doanh các mặt

hàng bánh mứt kẹo phục vụ nhu cầu trong nước

và một phần dành cho xuất khẩu nên việc ứng dựngcông nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý củađơn vị là rất cần thiết Tuy nhiên kết quả bước đầutrong việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa đạtđược mức độ cao nhất, thêm vào đó là trình độ củacán bộ còn chưa được cập nhật kịp thời, chính nhữngđiều này đã dẫn tới những hạn chế về hiệu quả củacông tác quản lý văn phòng Công ty

Xuất phát từ vai trò quan trọng của công nghệthông tin đã thôi thúc em hoàn thành bài báo cáothực tập tổng hợp về hoạt động văn phòng tại Công

ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội

Nội dung của báo cáo tổng hợp ngoài lời mở đầu

và kết luận, bao gồm 4 chương chính:

Chương I: Một số nét chính về Công ty Cổ phầnbánh mứt kẹo Hà Nội

Chương II: Tổ chức công tác văn phòng tại Công ty

cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội

Chương III: Một số kết quả chung của Công ty và Vănphòng của Công ty

Chương IV: Nhận xét tổng quát về công ty cổ

phần bánh mứt kẹo Hà Nội và Văn phòng của công ty

Để có được bài báo cáo này, ngoài sự nỗ lực và

cố gắng hết mình của bản thân em còn nhận được sựgiúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ và nhân viên

trong cơ quan Trước hết cho em được bày tỏ lòngbiết ơn vô hạn tới thầy giáo hướng dẫn: PGS TSKHNguyễn Trọng Bảo về sự động viên, hướng dẫn nhiệttình của thầy trong suốt quá trình thực tập và xâydựng báo cáo

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn khoa KINH

Tế – quản trị kinh doanh đã tạo điều kiện để giúp đỡ emhoàn thành bài báo cáo này

Công ty Cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội có tên

Tiếng Anh: Ha Noi Confectionery Joint - Stock

Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội trực thuộc

Liên hiệp Thực phẩm vi sinh Hà Nội Xí nghiệp

được thành lập ngày 17/8/1964 theo quyết định

số 462/NTTC ngày 30 tháng 9 năm 1964 của UBND

Thành phố Hà Nội Ngành nghề kinh doanh chủ

yếu của Xí nghiệp là sản xuất các loại bánh

mứt kẹo, đặc biệt là bánh trung thu và bánh

hoạch sang nền kinh tế thị trường việc sảnxuất kinh doanh của xí nghiệp bước đầu gặpnhiều khó khăn Xí nghiệp đã tình nguyện gia

nhập Liên hiệp Thực phẩm Vi sinh Hà Nội vàvẫn giữ tên là Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà Nội

Ngày 16/12/1992 Xí nghiệp đã được cấp giấy

phép thành lập doanh nghiệp theo thông báo số

1199/CNN - TCND của Bộ Công nghiệp nhẹ ký và

quyết định số 3239/QĐUB của UBND Thành phố Hà

Nội cấp Giấy phép kinh doanh số 105871 được

cấp ngày 6/1/1993

Đến năm 1994 nhận thấy việc hoạt động sản

xuất phân tán ở nhiều địa điểm rất bất lợi và

để tiện cho việc chỉ đạo sản xuất, xí nghiệp

đã chuyển trụ sở giao dịch chính và toàn bộ

Đa - Hà Nội Đây là một cơ ngơi khang trang

rộng 3751m2 với các công trình hiện đại phục

vụ sản xuất và khối nhà xưởng

Ngày 8/12/2004 Xí nghiệp bánh mứt kẹo Hà

Nội được chuyển đổi thành Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội theo quyết định số 8943 -

QĐUB của UBND Thành phố Hà Nội Giấy phépđang ký kinh doanh số 01030006172 do Sở KếHoạch Đầu Tư cấp ngày 10/12/2004

Tổng diện tích của công trình xí nghiệp là

3.751.000m2 Hiện tại Công ty cổ phần bánh mứt

kẹo Hà Nội có thể được xem là một đơn vị kinh

tế độc lập thuộc Công ty Đầu tư Thương mạiDịch vụ Việt Hà Có quy mô vừa với 190 laođộng, doanh thu hàng năm vào khoảng 32 tỷđồng Giá trị hiện tại của tổng tài sản vào

khoảng 17 tỷ đồng Công ty có 3 phân xưởngsản xuất chính sản xuất các mặt hàng chủ yếu

bao gồm các loại bánh, bánh trung thu, mứttết

Công ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội là một

doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân,hạch toán kinh tế độc lập, được mở tài khoản

tại ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng

của nhà nước

I.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty.

a Chức năng

 Sản xuất các loại bánh mứt kẹo, đặc biệt

là bánh trung thu và bánh mứt kẹo Tết phục

vụ cho nhu cầu tiêu dùng trong nước đồngthời xuất khẩu ra các nước trong khu vực.

 Tăng cường đầu tư chiều sâu với mục đíchkhông ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm,tăng năng suất lao động, đa dạng hoá chủngloại sản phẩm.Phát triển các mặt hàng mớinhất là các loại bánh kẹo truyền thống dântộc

 Đi sâu nghiên cứu thị trường, ổn định vàkhông ngừng nâng cao hiệu quả thị trường

cũ, mở rộng thị trường mới, nhất là thịtrường ở các tỉnh phía Nam và thị trườngxuất khẩu

b Nhiệm vụ.

 Sản xuất các mặt hàng chủ yếu bao gồm cácloại bánh, bánh trung thu, mứt Tết với đadạng về chủng loại, mẫu mã đẹp, nâng caohơn về chất lượng sản phẩm đạt chỉ tiêu vềdoanh thu trên 32 tỉ đồng, lợi nhuận hàngnăm trên 3,6 tỷ đồng

 Bảo toàn và phát triển vốn được giao

 Thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, nộpthuế và các khảo nộp theo ngân sách theoquy định của pháp luật

 Thực hiện phân phối lao động, chăm lo đờisống vật chất tinh thần cho cán bộ côngnhân viên, nâng cao trình độ chuyên môn

I.3 Bộ máy tổ chức và điều hành của Công ty.

Cơ cấu tổ chức quản trị của xí nghiệp bánh

mứt kẹo Hà Nội gọn nhẹ Mỗi phòng có nhữngchức năng, nhiệm vụ khác nhau để có thể sửdụng hiệu quả nhất năng lực của người laođộng và đảm bảo số lượng lao động tối thiểu

a Giám đốc:

Công ty có 1 giám đốc do cấp trên bổ nhiệm

sau khi đã tham khảo ý kiến của Đảng bộ vàphiếu tín nhiệm của cán bộ, công nhân viêntrong toàn công ty

- Giám đốc của công ty có quyền quyết định

điều hành hoạt động của công ty theo đúng kế

hoạch, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập

thể người lao động về kết quả sản xuất kinhdoanh của công ty

- Giám đốc là đại diện toàn quyền của công

ty trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

b Phó giám đốc.

Công ty có 2 phó giám đốc trong đó 1 người

có nhiệm vụ kiến thiết những công trình, xây

dựng, mở rộng những phân xưởng, nhà xưởng để

phục vụ cho việc sản xuất

Còn lại 1 người cũng trợ giúp cho giám đốc

những công việc thuộc thẩm quyền của mình.Chịu trách nhiệm Marketing tiêu thụ sản phẩm,

tìm hiểu thị trường, tổ chức mạng lưới tiêuthụ sản phẩm, tìm hiểu thị trường, tổ chức

mạng lưới tiêu thụ sản phẩm cho toàn công ty

trên thị trường trong nước và ngoài nước

c Phòng hành chính tổng hợp: có 12 người

- Phòng có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, đi

sâu nghiên cứu xây dựng kế hoạch của công ty,

giúp đỡ giám đốc, hướng dẫn và kiểm tra các

hoạt động trong công ty

- Phòng còn có nhiệm vụ tổ chức các kênh

thu thập thông tin qua sách báo, văn bản và

các nguồn khác

- Bên cạnh vai trò tham mưu tổng hợp phòng

hành chính còn thực hiện công tác văn thư lưu

trữ Khi các công văn, văn bản gửi đến công

ty, văn thư tiếp nhận ghi vào sổ công văn đến

sau đó trình cho trưởng phòng kiểm tra.Trưởng phòng có nhiệm vụ trình lên giám đốchoặc gửi tới các bộ phận có liên quan

c Phòng tổ chức lao động tiền lương: Có 2

người

- Có nhiệm vụ chấm công, tính lương, theo

dõi thi đua, thực hiện các công việc liênquan đến chế độ của công nhân viên, tuyểndụng lao động khi cần thiết, nhất là vào thời

vụ(Trung thu, Tết), đào tạo công nhân

- Tham mưu, giúp đỡ và chịu trách nhiệmtrong việc xác định mức tiền công và tiềnlương phải trả cho CBCNV

- Đánh giá đúng mức độ lao động của CBCNV,

có biện pháp trả lương,khen thưởng thoả đáng

d Phòng cung ứng vật tư kinh doanh: Có 10

người

- Có nhiệm vụ cân đối nguồn nguyên vậtliệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh của xí

nghiệp theo kế hoạch

- Tìm kiếm nguồn nguyên liệu đảm bảo chất

lượng đồng thời thu mua nguyên vật liệu tậngốc nhằm giảm bớt chi phí qua khâu trunggian,

e Phòng kế hoạch - kỹ thuật - Cơ điện: Có 06

người

Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, kếhoạch thu mua nguyên vật liệu, kế hoạch tiêu

thụ, kế hoạch giá thành, kiểm tra chất lượng

của nguyên vật liệu, sản phẩm nhập kho, tính

toán định mức nguyên vật liệu, tính giáthành, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, bảoquản sửa chữa máy móc thiết bị cho sản xuất,

nghiên cứu cải tiến kỹ thuật,chế tạo công cụ

lao động cho công nhân

f Phòng kế toán tài vụ: Có 5 người

Có nhiệm vụ theo dõi quản lý công tác tài

chính của xí nghiệp, cung cấp thông tin cầnthiết cho giám đốc về tình hình sản xuất,tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp, thực hiệncông tác hạch toán, tính toán thu nhập và

phân phối thu nhập của xí nghiệp, thực hiệnnghĩa vụ với Nhà nước.

g Hệ thống cửa hàng và dịch vụ

Xí nghiệp có một khối kinh doanh dịch vụ

có văn phòng đặt ở số 10 Hàng Ngang gồm có 3

người: 1 cửa hàng trưởng, 1 kế toán và 1 thủ

quỹ Khối này quản lý một hệ thống cửa hàng

dịch vụ do các mậu dịch viên là nhân viên của

xí nghiệp trực tiếp bán hàng

h Các phân xưởng sản xuất:

Các phân xưởng của Công ty chủ yếu sảnxuất các loại bánh mứt kẹo, bánh trung thu,bánh mứt kẹo Tết

i Phòng bảo vệ: Có 4 người

- Có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của công ty

- Tuần tra canh gác trụ sở đảm bảo trật tự

an ninh trụ sở công ty cả trong và ngoài giờ

làm việc

I.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty cổ phần

bánh mứt kẹo Hà Nội.

Phân xưởng III

Khối dịch vụ

Chương II Tổ chức công tác văn phòng tại Công ty

cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội.

I Chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính tổng

hợp.

1 Chức năng chính.

a Chức năng tham mưu.

Với chức năng tham mưu, văn phòng giúpcho lãnh đạo Công ty chỉ đạo, điều hành cho

các hoạt động chung của công ty Giúp lãnhđạo lập chương trình công tác theo chức năng

nhiệm vụ được giao Căn cứ vào kế hoạch, chủ

trương, quyết định của lãnh đạo để xây dựngcông tác theo quý, tháng, năm Đề xuất cácchủ trương, chính sách và cơ chế quản lý đơn

vị trong từng thời kỳ

b Chức năng tổng hợp.

 Với chức năng tổng hợp văn phòng tham gia

tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của

các phòng ban trong công ty, đề xuất, kiến

nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sựchỉ đạo và điều hành của lãnh đạo

 Thực hiện tư vấn văn bản cho lãnh đạo và

chịu trách nhiệm về tính pháp lý của thủ

tục văn bản trước lãnh đạo và cấp trên

 Thực hiện công tác văn thư lưu trữ, giải

quyết các đơn thư, tờ trình của các đơn vị

và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ

chức, theo dõi việc giải quyết các đơnthư, tờ trình đó.

c Chức năng hậu cần.

 Chức năng hậu cần là việc tổ chức, sắp

xếp, mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ

bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,

kỹ thuật, phương tiện làm việc của công

ty, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt

động công tác của công ty

 Tổ chức thực hiện công tác y tế, chămsóc sức khoẻ, bảo vệ trật tự an toàn cơ

quan, tổ chức phục vụ các cuộc hội nghị,

cuộc họp, lễ tân, khánh tiết, tiếpkhách

2 Nhiệm vụ.

- Văn phòng công ty có nhiệm vụ theo dõi

toàn bộ tình hình hoạt động của cơ quan trên

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sơ kết

và tổng kết của công ty, các ngày lễ kỷ niệm

lớn, họp giao ban

- Quản lý và mua sắm tài sản của cơ quan,

tổ chức phục vụ các cuộc hội nghị, cuộc họp,

lễ tân khánh tiết, tiếp khách

- Lập kế hoạch thu chi ngân sách hàng năm

cho cơ quan chỉ đạo công tác thường trực bảo

vệ cơ quan

- Căn cứ vào lịch công tác của lãnh đạo để

quản lý lịch trình của đội xe, bố trí điềuđộng xe cho lãnh đạo công ty đi công tác

3 Sơ đồ mô tả cơ cấu tổ chức của phòng hành

chính tổng hợp.

Chánh văn phòng

Phó vănphòng

Bộ phận

y tế

Văn thư lưu

tr ữ

Thủ kho

Ban bảo vệ

Bộ phận lái xe

Công tác tạp vụ tiền tin

- Văn thư lưu trữ: 1 người

- Bộ phận bảo hiểm xã hội - lao động tiền

- Ban bảo vệ: 4 người

- Bộ phận lái xe: 4 người

II Tình hình hoạt động chung của văn phòng.

a Chánh văn phòng:

 Là người đứng đầu trong văn phòng của công

ty, lập chương trình, kế hoạch công tác

của Phòng; tổ chức, kiểm tra, đôn đốc,

giám sát việc thực hiện các công việc của

c Bộ phận văn thư, lưu trữ:

Là bộ phận xử lý các tài liệu, công văn

đi, đến theo đúng quy trình đã quy định Đóng

dấu vào các văn bản chính thức của Công tykhi đã có chữ ký của ngưới có thẩm quyền Bảo

quản con dấu

d Bộ phận bảo hiểm xã hội - lao động tiền lương:

Có nhiệm vụ theo dõi việc chấm công, nghỉ

phép của CBCNV các bộ phận Làm bảng thanhtoán lương hàng tháng cho CBCNV và lao động

e Bộ phận thông tin:

Có nhiệm vụ fax các thông tin cho công ty

và nhận các bản fax của các phòng ban và các

cơ quan khác gửi đến, quản lý tốt máy fax của

công ty, thực hiện tốt quy chế bao quản máy

fax mà công ty đã quy định

f Bộ phận y tế:

Có nhiệm vụ lập dự trù mua sắm trang thiết

bị y tế cần thiết Kiểm tra việc tuân thủ vệsinh lao động, vệ sinh môi trường đối với người

lao động Theo dõi, giám sát vệ sinh môi trường

trong khu vực sản xuất

g Thủ kho:

Quản lý máy móc thiết bị văn phòng phẩm và

đề xuất việc mua sắm trang thiết bị , kiểmtra ghi sổ rồi báo cáo cấp trên

h Tạp vụ:

Đảm nhiệm làm vệ sinh hàng ngày toàn bộnhà xưởng sản xuất, đường đi, sân bãi, cốngrãnh, khu vực vệ sinh công cộng của công ty

i Ban bảo vệ:

Xây dựng kế hoạch bảo vệ, kế hoạch phòng

cháy chữa cháy, kế hoạch phòng chống tộiphạm, đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự trong

Công ty

j Bộ phận lái xe:

Chịu trách nhiệm thự hiện chế độ bảo dưỡng

vận hành tốt đầu xe được giao, đảm bảo antoàn tuyệt đối cho người và phương tiện

Chương III Một số kết quả chung của Công ty và

Văn phòng của Công ty

I Kết quả chung của Công ty.

1 Tình hình kinh doanh chung.

Cũng giống như các doanh nghiệp khác, công

ty cổ phần bánh mứt kẹo Hà Nội cũng gặp nhiều

khó khăn khi hoạt động kinh doanh trong cơchế thị trường Để tồn tại và phát triển,công ty đã kết hợp nhiều biện pháp như: đổi

mới máy móc thiết bị, nâng cao tay nghề đội

ngũ lao động, tổ chức sản xuất hợp lý và chú

trọng tới nghiên cứu thị trường Công ty được

coi là một trong những doanh nghiệp làm ăn có

hiệu quả

Biểu số liệu sau có thể đánh giá được phần

nào kết quả kinh doanh của công ty trong 2năm 2005 và 2006:

- Máy thái các loại củ quả

- Dây chuyền SX bánh mới

Qua bảng trên ta thấy doanh thu của công

ty không ngừng tăng lên Năm 2005, doanh thu

không thuế đạt được là 37004 triệu đồng nhưng

đến năm 2006 là 42000 triệu đồng, tăng so với

năm 2005 là 113,5% Điều này chứng tỏ công ty

có hướng đi đúng

Nộp ngân sách tăng lên, chứng tỏ công ty

luôn luôn có ý thức hoàn thành nghĩa vụ của

mình với Nhà nước Năm 2005, tổng số tiền mà

công ty nộp ngân sách là 2711 triệu đồng, năm

2006 tăng lên là 3500 triệu đồng

Do có sự tham gia liên doanh nên số lượng

nhân viên qua các năm cũng tăng lên