BÀI GIẢNG HỆ THỐNG HÔNG TIN QUẢN LÝ

Các hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự độnghóa xử lý công việc dựa trên khoa học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin xử lý và truyền thông đã ngày càng mang

LỜI NÓI ĐẦUTrong những năm gần đây, các tổ chức ngày càng chú ý đến việc ứng dụng các thànhtựu của công nghệ nói chung và công nghệ thông tin nói riêng vào mọi hoạt động quản lýsản xuất kinh doanh Các hệ thống thông tin quản lý được tin học hóa và ngày càng đóng vaitrò quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của các tổ chức Ban đầu, các hệ thống thông tinchủ yếu được xây dựng để hỗ trợ một số hoạt động kế toán, văn phòng, đến nay, các hệthống này có mặt hầu hết ở tất cả lĩnh vực quản lý theo chức năng của mọi tổ chức.

Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” giới thiệu các khái niệm cơ bản liên quanđến hệ thống thông tin quản lý, quy trình tổng quát để xây dựng một hệ thống thông tin quản

lý cho một tổ chức Bài giảng này được viết cho sinh viên khối ngành kinh tế và quản trịkinh doanh nên cách tiếp cận các vấn đề đặt ra phù hợp với vai trò của các nhà quản lý, cácnhà quản trị kinh doanh trong các tổ chức

Nội dung bài giảng được trình bày trong 7 chương:

Chương 1 Một số vấn đề chung về Hệ thống thông tin quản lýChương 2 Các thành phần của Hệ thống thông tin quản lýChương 3 Phân tích Hệ thống thông tin quản lý

Chương 4 Thiết kế Hệ thống thông tin quản lýChương 5 Cài đặt và khai thác Hệ thống thông tin quản lýChương 6 Các Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia và các Hệ thống thông tinquản lý chức năng

Chương 7 Các Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và các Hệ thống thông tin hỗtrợ điều hành

Các chương trên tương ứng với ba nhóm nội dung lớn:

nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi sơ suất, tác giả rất mong được sự góp ý của các thầy

cô, các bạn sinh viên để tiếp tục hoàn thiện bài giảng này

Hà Nội, tháng 11 năm 2013

ThS Lê Thị Ngọc Diệp

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 6

1.1 THÔNG TIN 6

1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin 6

1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức 6

1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức 8

1.2 HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 9

1.2.1 Hệ thống 9

1.2.2 Hệ thống thông tin 9

1.2.3 Quy trình xử lý thông tin 10

1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 13

1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 13

1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý 13

1.3.3 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 19

1.3.4 Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý 20

CHƯƠNG 2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ HỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 23

2.1 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN CỨNG 23

2.1.1 Cấu trúc của máy tính 23

2.1.2 Các dạng máy tính 26

2.1.3 Lựa chọn phần cứng 27

2.2 HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG 27

2.2.1 hương thức truyền thông và các kênh truyền thông 28

2.2.2 Các thiết bị và phần mềm truyền thông 29

2.2.3 Phân loại mạng máy tính 29

2.3 TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN MỀM 32

2.3.1 Phần mềm hệ thống 32

2.3.2 Phần mềm ứng dụng 33

2.4 TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC 33

2.4.1 Các nhóm tài nguyên nhân lực 33

2.4.2 Yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực 34

2.5 TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU 34

2.5.1 Hệ quản trị CSDL 34

2.5.2 Mô hình CSDL 35

2.5.3 Thiết kế CSDL 38

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 40

3.1 KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 40

3.2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN40 3.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống 40

3.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa 41

3.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc 41

3.3 QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 41

3.3.1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích 42

3.3.2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD)46 3.3.3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) 49

3.3.4 Lập báo cáo phân tích hệ thống thông tin 58

CHƯƠNG 4 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 61

4.1 QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 61

4.2 MÔ HÌNH HÓA THỰC THỂ 61

4.2.1 Xây dựng các thực thể 62

4.2.2 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể 66

4.3 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ QUAN HỆ- HỰC HỂ VÀ HIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 73

4.3.1 Sơ đồ Quan hệ - Thực thể (Entity Relation Diagram - ERD) 73

4.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể 75

4.4 CHUẨN HÓA DỮ LIỆU 80

4.4.1 Khái niệm chuẩn hóa dữ liệu 80

4.4.2 Khái niệm phụ thuộc hàm 81

4.4.3 Các dạng chuẩn và quá trình chuẩn hóa 82

4.4.4 Trộn các bảng thực thể 87

4.5 XÂY DỰNG HẦN MỀM TRONG HTTT QUẢN LÝ 88

4.5.1 Thiết kế phần mềm mới 88

4.5.2 Lựa chọn phần mềm trên thị trường 93

4.6 THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI – MÁY 95

4.6.1 Nội dung thông tin của các giao diện 96

4.6.2 Các kiểu thiết kế giao diện người - máy 99

CHƯƠNG 5 CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 104

5.1 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG 104

5.2 CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG 104

5.2.1 Nội dung của quá trình chuyển đổi hệ thống 104

5.2.2 Các phương pháp chuyển đổi hệ thống 107

5.3 HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG 110

5.3.1 Mục tiêu và sự cần thiết của công tác huấn luyện 110

5.3.2 Nội dung và phương pháp huấn luyện 110

5.4 HỖ TRỢ SỬ DỤNG 111

5.5 CẢI TIẾN HỆ THỐNG 111

5.6 BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH 112

5.6.1 Biên soạn tài liệu hệ thống 112

5.6.2 Quản lý cấu hình 113

CHƯƠNG 6 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP CHUYÊN GIA VÀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG 115

6.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG 115

6.1.1 Khái niệm 115

6.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 116

6.1.3 Các chức năng cơ bản 117

6.1.4 Công nghệ văn phòng 119

6.1.5 Các phần mềm quản lý văn phòng 121

6.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH 123

6.2.1 Khái niệm 123

6.2.2 Quy trình xử lý giao dịch 124

6.2.3 Một số HTTT xử lý giao dịch phổ biến 127

6.3 HỆ THỐNG HÔNG IN QUẢN LÝ SẢN XUẤT 128

6.3.1 Khái niệm 128

6.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 130

6.3.3 Phân loại H quản lý sản xuất 130

6.3.4 Các phần mềm quản lý sản xuất 136

6.4 HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN 137

6.4.1 Khái niệm 137

6.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 137

6.4.3 Phân loại HTTT Tài chính - Kế toán 140

6.4.4 Các phần mềm tài chính – kế toán 145

6.5 HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING 149

6.5.1 Khái niệm 149

6.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 150

6.5.3 Phân loại HTTT Marketing 151

6.5.4 Các phần mềm Marketing 156

6.6 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 157

6.6.1 Khái niệm 157

6.6.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra 158

6.6.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực 159

6.6.4 Các phần mềm quản trị nhân lực 163

CHƯƠNG 7 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ HỖ

TRỢ ĐIỀU HÀNH 169

7.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH 169

7.1.1 Quá trình ra quyết định trong các tổ chức 169

7.1.2 HTTT hỗ trợ ra quyết định 170

7.1.3 HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm 173

7.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH 174

7.2.1 Khái niệm 174

7.2.2 Mô hình hệ thống 175

TÀI LIỆU THAM KHẢO 178

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người Thông tin vàcác hệ thống thông tin quản lý là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong các tổ chức.Chương này trình bày một số khái niệm cơ bản về thông tin và vai trò của thông tin trongkinh tế - xã hội, các khái niệm hệ thống , hệ thống thông tin nói chung và các khái niệm liênquan đến HTTTQL nói riêng

1.1.1 Thông tin và vai trò của thông tin

Trong cuộc sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết củachúng ta về một đối tượng nào đó Ở dạng chung nhất, thông tin luôn được hiểu như cácthông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin

Thông tin có tính chất phản ánh và liên quan đến hai chủ thể: chủ thể phản ánh(truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin) Để chuyển tải đượcthông tin cần có “vật mang thông tin”, ví dụ như ngôn ngữ, chữ cái, chữ số, các ký hiệu,bảng biểu… Khối lượng tri thức mà một thông tin mang lại gọi là nội dung thông tin uynhiên, ý nghĩa mà nội dung thông tin mang lại sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng tiếpnhận thông tin Có những thông tin chỉ có ý nghĩa đối với một nhóm người nhưng có nhữngthông tin có ý nghĩa với cả xã hội

Thông tin có vai trò vô cùng to lớn trong các hoạt động của con người Không cóthông tin, con người không có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình và hoàn toàn bất địnhtrong môi trường

Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản lý cầnthông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chứctồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó Thông tin trợ giúp người quản lý tổchức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sảnxuất kinh doanh của tổ chức Các hệ thống thông tin dựa trên máy tính với ưu thế tự độnghóa xử lý công việc dựa trên khoa học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin (xử

lý và truyền thông) đã ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọihoạt động, từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề

và giải quyết vấn đề

1.1.2 Các dạng thông tin trong các tổ chức

Bên cạnh khái niệm tổng quát về thông tin, có một phạm trù thông tin có vai trò vôcùng quan trọng đối với các tổ chức, đó là thông tin kinh tế và thông tin quản lý

Thông tin kinh tế là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế, các tổ chức và doanh nghiệp (gọi chung là tổ chức) nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó.

Thông tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các tổ chức kinh tế Nhờ có chúng,chúng ta có thể đánh giá về nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, triển vọng và nguy cơ tiềm

ẩn… của các tổ chức.

0 đây, tổ chức được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm

đạt mục tiêu của nó bằng hợp tác và phân công lao động Một tổ chức bao gồm một nhómcác nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một mục đích cụ thể Hầu hết các loạinguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật lực… và sự liên kết các nguồn lực này đểphục vụ cho tổ chức đều là đối tượng quản lý (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường)của những người quản lý trong tổ chức

Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lý và một cấp có chức năng thựchiện các giao dịch cụ thể (cấp này không có trách nhiệm quản lý, ví dụ như nhân viên kếtoán, nhân viên kiểm kê, công nhân sản xuất ) Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức đều

sử dụng và tạo ra thông tin Cán bộ quản lý ở các cấp quản lý khác nhau cần thông tin phục

vụ mục đích quản lý khác nhau, từ đó, xuất hiện khái niệm thông tin quản lý như sau:

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.

Các quyết định quản lý được chia thành 3 loại:

0Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm

vụ của tổ chức; thiết lập các chính sách và những đường lối chung; xây dựng nguồn lực cho

tổ chức… Trong một tổ chức sản xuất kinh doanh thông thường thì đỉnh chiến lược do Chủtịch Hội đồng quản trị hay Tổng Giám đốc phụ trách

1 Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục tiêu thành nhiệm vụ,những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực Những người chịu trách nhiệmban hành các quyết định chiến thuật có nhiệm vụ kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng cácphương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược Việc tìm kiếm để có được nhữngnguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu chiến lược, thiết lập các chiến thuật kinhdoanh, tung ra các sản phẩm mới, thiết lập và theo dõi ngân sách… là trách nhiệm ở mứckiểm soát quản lý này Trong tổ chức thông thường thì các nhà quản lý như trưởng phòngTài vụ, trưởng phòng Tổ chức, phòng Cung ứng nằm ở mức quản lý này

2 Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi nhiệm vụ Những người chịutrách nhiệm ban hành các quyết định tác nghiệp có trách nhiệm sử dụng sao cho có hiệu quả vàhiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phảituân thủ những ràng buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật Những người trông coi kho dự trữ,trưởng nhóm, đốc công của những đội sản xuất thuộc mức quản lý này

Trong các tổ chức, có ba dạng thông tin chủ yếu liên quan đến việc ban hành ba nhóm quyết định nêu trên, đó là:

0 Thông tin chiến lược liên quan chính đến những chính sách lâu dài của tổ chức và là

mối quan tâm chủ yếu của các nhà lãnh đạo cấp cao Đó là những thông tin liên quan đến việclập kế hoạch chiến lược, xây dựng các dự án lớn hoặc đưa ra những dự báo cho sự phát triểntrong tương lai Đối với mỗi chính phủ, đó là những thông tin về dân cư, GDP, GDP bình quânđầu người, số liệu thống kê về đầu tư nước ngoài, cán cân thu chi… Đối với mỗi doanh nghiệp,

nó có thể là thông tin về thị trường; mặt bằng chi phí nhân công, nguyên vật liệu; các

chính sách của Nhà nước có liên quan mới được ban hành; các công nghệ mới… Phần lớn các thông tin chiến lược không thu được sau quá trình xử lý thông tin trên máy tính.

0 Thông tin chiến thuật là những thông tin được sử dụng cho các mục tiêu ngắn hạn

(như một tháng, một quý, một năm), liên quan đến việc lập kế hoạch chiến thuật và là mốiquan tâm của các phòng ban quản lý Đó là các thông tin thu được từ việc tổng hợp, phântích số liệu bán hàng, thu tiền học phí; phân tích các báo cáo tài chính hàng quí, hàng năm…Dạng thông tin này từ những dữ liệu của các hoạt động giao dịch hàng ngày, do đó nó đòihỏi một quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác

1 Thông tin tác nghiệp (thông tin điều hành) thường được sử dụng cho những công

việc cụ thể hàng ngày ở các bộ phận của tổ chức Ví dụ như thông tin về số lượng từng loạimặt hàng bán được trong ngày, lượng đơn đặt hàng, tiến độ thực hiện các hợp đồng…Thông tin này có thể được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu hoạt động của tổ chức vàthường đòi hỏi thu thập dữ liệu một cách khẩn trương và xử lý dữ liệu kịp thời

Bảng 1.1 Tính chất của các dạng thông tin trong tổ chức

Đặc trưng Thông tin tác nghiệp Thông tin chiến thuật Thông tin chiến lượcTần suất Đều đặn, lặp lại Phần lớn là thường kỳ, Sau từng thời kỳ dài,

đặc biệtTính độc lập Dự đoán trước được Dự đoán sơ bộ; một số Chủ yếu là không dự

tổ chứcTính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc, Phi cấu trúc cao

một số phi cấu trúc

Độ chính xác Rất chính xác Một số có tính chủ quan Tính chủ quan caoThời điểm Quá khứ và hiện tại Hiện tại và tương lai Dự đoán cho tương lai

là chính

1.1.3 Các nguồn thông tin của tổ chức

Thông tin được sử dụng trong các tổ chức được thu thập từ hai nguồn: nguồn thôngtin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong tổ chức

5888 Nguồn thông tin bên ngoài:

5888 Các tổ chức Chính phủ: cung cấp các thông tin chính thức về mặt pháp chế.Mọi thông tin như luật thuế, luật môi trường, các quy định về tiền lương, quy chế về giáodục và đào tạo,… là những thông tin mà các tổ chức phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên

23 Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp,… là nguồn cung cấp cácthông tin về thị trường Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, các thông tin này đóng vaitrò rất quan trọng trong quá trình hoạch định chính sách của các tổ chức.

Nguồn thông tin bên ngoài thường được thu thập qua báo chí, hệ thống văn bản cấptrên gửi đến tổ chức hoặc từ tài liệu nghiên cứu của các tổ chức cung cấp thông tin chuyênnghiệp

5888 Nguồn thông tin bên trong: đây chính là thông tin thu được từ chính hệ

thống tài liệu, sổ sách, báo cáo tổng hợp… của chính các tổ chức

1.2.1 Hệ thống

Hệ thống có thể định nghĩa một cách tổng quát như một tập hợp các phần tử có liên hệvới nhau để tạo thành một tổng thể chung Ngoài ra có thể dùng định nghĩa hẹp hơn, phùhợp hơn với nhu cầu mô tả hệ thống thông tin:

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động

để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức.

Như vậy, hệ thống có ba thành phần cơ bản tương tác với nhau:

23 Các yếu tố đầu vào (Inputs)

24 Xử lý, chế biến (Processing)

25 Các yếu tố đầu ra (Outputs)

Khi xem xét một hệ thống, người ta còn có thể đề cập đến các yếu tố và các khái niệmkhác liên quan đến hệ thống như:

5888 Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài và bên trong);

5889 Hệ thống con của hệ thống;

5890 Hệ thống đóng nếu nó không quan hệ với môi trường và ngược lại – hệ thống mở, nếu nó có quan hệ với môi trường…

1.2.2 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (HTTT) là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền

thông tin đến các đối tượng cần sử dụng thông tin

Hoạt động của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:

23 Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác Thông tin ít độ

tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ

24 Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu

của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyếtđịnh và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế

25Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin cần mạch lạc, thích ứng với người nhận, không nên

sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa tránh tổn phí do việc tạo ra những thông tin

không dùng hoặc là ra quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết.

23 Tính được bảo vệ Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức Thông

tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin

Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức

24 Tính kịp thời Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ

an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết

Ngày nay, HTTT sử dụng các công cụ tính toán điện tử và các phương pháp chuyên

dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả.

Khi nghiên cứu các HTTT cần phân biệt hai khái niệm: dữ liệu và thông tin

23 Dữ liệu là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua xử lý, chưa

được biến đổi cho bất cứ một mục đích nào khác Ví dụ, các cuộc điều tra dân số sẽ cungcấp nhiều dữ liệu về số nhân khẩu của từng hộ gia đình, họ tên, tuổi, giới tính, nghềnghiệp… của từng thành viên trong mỗi hộ… Khi một doanh nghiệp bán được một lô hàngnào đó sẽ sinh ra các dữ liệu về số lượng hàng hoá đã bán, giá bán, địa điểm bán hàng, thờigian bán hàng, hình thức thanh toán, giao nhận hàng… Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ trêncác thiết bị tin học và chịu sự quản lý của một chương trình máy tính phục vụ cho nhiềungười dùng với các mục đích khác nhau

24 Khác với dữ liệu được xem là nguyên liệu ban đầu, thông tin có dạng như

sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu, là những dữ liệu đã được xử lýsao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng Ví dụ như Bộ Lao động – Thươngbinh – Xã hội có thể dựa vào dữ liệu điều tra dân số để thống kê số người theo độ tuổi, theogiới tính… Các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu bán hàng để tính tổng doanh thu, số lượnghàng đã bán trong một giai đoạn nào đó (ngày, tuần, tháng, …)

Các HTTT có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý kinh tế Làm thế nào để

có một HTTT hoạt động có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhàquản lý hiện đại nào

1.2.3 Quy trình xử lý thông tin

Quy trình xử lý thông tin là quy trình biến đổi các dòng dữ liệu đầu vào thành cácdòng thông tin kết quả Trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ của khoa học và kỹ thuật, quytrình này gắn liền với các phương pháp chuyên dụng và các công cụ tính toán điện tử, từ đóviệc xử lý khối lượng thông tin khổng lồ, đa dạng ngày càng nhanh chóng và hiệu quả

Quy trình xử lý thông tin bao gồm bốn công đoạn, đó là: thu thập, xử lý, lưu trữ vàtruyền đạt thông tin

a/ Thu thập thông tin

5888 Có vai trò quan trọng vì chỉ có thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết mới đảm bảo cho ta những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của tổ chức

5889 Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh dữ liệu như khách hàng (đơn đặt hàng, tiền thanh toán hoá đơn), quầy bán hàng (số lượng giao dịch, tiền thu mỗi ngày)…

0Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể (bao nhiêu chỉ tiêucần thu thập, bao nhiêu chỉ tiêu cần xử lý…) Trên cơ sở đó người ta mới quyết định nên thuthập các loại thông tin nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian thu thập, các phương pháp thuthập (thủ công, bán thủ công hay tự động hoá)…

b/ Xử lý thông tin

0Là công đoạn trung tâm, có vai trò quyết định, bao gồm tất cả các công việc nhưsắp xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm, tiến hành tính toán theo cácchỉ tiêu… Kết quả cho ta các bảng số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá hiện trạng và quátrình phát triển của tổ chức

1 Bao gồm 2 bộ phận:

1.0 Bộ phận kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin như ngườiquản lý (nhận báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ thực hiện), các hệ thống khác (hệthống quản lý đơn đặt hàng cung cấp các đơn đặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lý kho đểlập phiếu xuất kho) Các thông tin kết xuất từ hệ thống là những thông tin mang ý nghĩathiết thực giúp cho người quản lý ra quyết định đúng

1.1 Bộ phận xử lý: có thể là con người (tiến hành công việc), máy tính (thực thi phần mềm) Các hoạt động xử lý đều dựa trên chuẩn, quy trình và quy tắc quản lý của tổ chức

c/ Lưu trữ thông tin

0Kết quả của quá trình xử lý thông tin được lưu trữ để sử dụng lâu dài

1 Các thông tin được lưu trữ dưới dạng các file, các cơ sở dữ liệu

2 Nơi lưu trữ thông tin thường là đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD… Ngoài ra có thể lưu thông tin dạng hard – copy tại các tủ chứa hồ sơ, công văn

d/ Truyền đạt thông tin: Các kết quả xử lý thông tin được truyền đạt đến các đối

tượng có nhu cầu sử dụng thông tin ở phạm vi trong nội bộ tổ chức hoặc ra bên ngoài(thường để báo cáo cấp trên hoặc thông báo)

Quy trình xử lý thông tin có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý và quản trịkinh doanh Nó cung cấp các thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác cho các cấp lãnh đạo

và cán bộ quản lý để họ có thể đưa ra được các quyết sách kinh tế hiệu quả

Lịch sử phát triển của quy trình xử lý thông tin đã qua 6 giai đoạn tương ứng vớiviệc ứng dụng CNTT từ thấp đến cao

Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu

Trong giai đoạn này máy tính được đưa vào tổ chức Công việc xử lý dữ liệu đượcthực hiện bởi cán bộ trông coi máy tính, cán bộ lập trình và nhân viên nhập dữ liệu Xử lý

dữ liệu thường gắn liền với những nghiệp vụ được xác định rõ ràng, làm việc với một tậphợp các quy tắc nhất định, các lao động giản đơn, đơn điệu và lặp lại Đây là tiền đề cho tựđộng hoá và những bài toán trong kế toán tài chính thường được áp dụng máy tính đầu tiên.Giai đoạn này đã kết thúc

Giai đoạn II: Giai đoạn lan rộng

Các thao tác để xử lý dữ liệu đã dễ dàng hơn và dễ tiếp cận hơn, người sử dụng đãthấy hứng thú hơn với công nghệ mới Yêu cầu ứng dụng của máy tính tăng nhanh Giaiđoạn này cán bộ xử lý dữ liệu tự động đánh giá các khả năng của máy tính Các nhà quản lýchấp nhận sự phát triển chung của ứng dụng CNTT trong quản lý Tuy nhiên cũng có nhiềungười sử dụng ngộ nhận tính năng ưu việt tuyệt đối của hệ thống dẫn tới thời kỳ tăng trưởngkhông có kiểm soát những ứng dụng trong xử lý dữ liệu tự động.

Giai đoạn III: Giai đoạn kiểm soát ứng dụng

Việc có quá nhiều yêu cầu tin học hoá, sự thiếu hiểu biết thấu đáo về CNTT và thiếukinh nghiệm đã làm cho nhiều ứng dụng vượt chi phí cho phép và hệ thống xử lý làm việckhông tốt Chúng không đáp ứng được sự mong đợi của các nhà quản lý cấp cao khi họ xemxét về lượng tiền đã chi ra và lợi nhuận thu được Do đó các nhà quản lý dữ liệu tự động bắtđầu xem xét kỹ lưỡng các yêu cầu về tự động hoá xử lý dữ liệu và bắt đầu suy nghĩ theonghĩa kinh doanh Trách nhiệm của người sử dụng các nguồn lực thông tin đã được đặt ratrong tổ chức

Một loại nhân viên mới ra đời - cán bộ có khả năng về CNTT Vì nhân viên xử lý dữ liệu

và người yêu cầu phải tiến hành phân tích chi phí/ lợi nhuận cho các ứng dụng, do đó cán bộ xử

lý dữ liệu tự động phải học về kinh doanh còn người sử dụng phải học thêm về CNTT Điều này

có ảnh hưởng rất mạnh tới các hoạt động kinh doanh và các dự án mà họ đề xuất

Giai đoạn IV: Giai đoạn tích hợp

Trong những năm 90, công nghệ máy tính tăng trưởng nhanh Một số người cho rằngcông nghệ mới đưa vào có thể đủ thay thế cho 10 năm sử dụng có hiệu quả những gì đã có.Công nghệ phần mềm mới và các ngôn ngữ thế hệ 4 đã cho phép tạo ra sự tích hợp chứcnăng quản lý kinh doanh và xử lý dữ liệu tự động, kết quả trực tiếp là sự tập trung quản lýthông tin trong một cấu trúc đơn giản

Trong giai đoạn này người sử dụng không còn phải chờ đợi để đề nghị ưu tiên chovấn đề của họ Họ tự làm những công việc của chính họ trên máy tính Giá cả của máy tính

và phần mềm giảm xuống thấp phù hợp với nguồn lực tài chính của người sử dụng Bộ phậnchuyên trách về xử lý dữ liệu tự động tập trung những hoạt động của mình vào những côngviệc dịch vụ, cung cấp các tiện ích và trợ giúp kỹ thuật cho những người sử dụng

Giai đoạn V: Giai đoạn quản trị dữ liệu

Đây là giai đoạn hiện nay của các HTTT Bộ phận quản lý HTTT đã nhận ra rằngthông tin là nguồn lực và mọi người phải được sử dụng nguồn lực ấy dễ dàng Chính vì thếthông tin phải được quản lý một cách thích hợp Dữ liệu phải được lưu trữ và duy trì sao chomọi người sử dụng có thể tiếp cận chúng như một tài nguyên dùng chung và vì vậy mô hình

dữ liệu phải được xây dựng độc lập với các ứng dụng Tư tưởng này cho phép người sửdụng phát triển ứng dụng của mình để sử dụng dữ liệu chung đó

Giai đoạn này đặc trưng bằng uy lực của người sử dụng, người mà bây giờ có tráchnhiệm chính đối với sự tích hợp và sử dụng riêng tài nguyên thông tin của tổ chức

Giai đoạn VI: Giai đoạn chín muồi

0 giai đoạn này có sự đan kết hoàn toàn nguồn lực thông tin vào toàn bộ các hoạt độngcủa tổ chức từ cấp chiến lược trở xuống Các bộ thông tin cấp cao là thành viên của đội

ngũ quản lý cao cấp, đóng góp phần chính cho các quyết định kinh doanh và khai thácCNTT cho việc dành lợi thế cạnh tranh.

1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống có chức năng thu thập, xử lý, lưutrữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý để hỗtrợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật nói chung và công nghệ thông tinnói riêng, các tổ chức ngày càng đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý vàchú trọng triển khai đưa vào sử dụng các HTTTQL tin học hóa Do đó, chúng ta sẽ tập trungnghiên cứu các HTTTQL có ứng dụng CNTT để thực hiện các hoạt động quản lý của các tổchức, doanh nghiệp

1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý

Do mục đích quản lý khác nhau, các đặc tính và cấp độ quản lý khác nhau nên có rấtnhiều dạng HTTTQL tồn tại trong một tổ chức Có ba cách phổ biến dùng để phân loại cácHTTTQL trong các tổ chức: phân loại theo cấp ứng dụng, theo mục đích phục vụ của thôngtin đầu ra và phân loại theo chức năng nghiệp vụ của hệ thống

1.3.2.1 Phân loại theo cấp ứng dụng

Các HTTTQL trong mỗi tổ chức phục vụ các cấp: chiến lược, chiến thuật, chuyêngia và tác nghiệp

tổ chức Các hệ thống này đòi hỏi thông tin phải được cập nhật thường xuyên, đầy đủ, chính xác

và dễ sử dụng Ví dụ về một số HTTT cấp tác nghiệp: HTTT theo dõi giờ

làm việc của công nhân; HTTT quản lý các khoản tiền rút từ một máy rút tiền tự độngATM; HTTT tính lương của CBCNV; HTTT quản lý thu học phí của sinh viên…

HTTTQL cấp chuyên gia cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những người nghiên cứu

và các lao động dữ liệu trong một tổ chức Mục đích của hệ thống này là hỗ trợ các tổ chứcphát triển các kiến thức mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông tin và xử lý các công việchàng ngày trong tổ chức

HTTTQL cấp chiến thuật được thiết kế hỗ trợ điều khiển, quản lý, tạo quyết định vàtiến hành các hoạt động quản lý của các nhà quản lý cấp trung gian Các hệ thống nàythường cung cấp các báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quí hoặchàng năm) hơn là thông tin chi tiết về các hoạt động, giúp các nhà quản lý đánh giá đượctình trạng làm việc có tốt hay không? Ví dụ hệ thống quản lý công tác phí cung cấp thôngtin về công tác phí của nhân viên các phòng ban trong một khoảng thời gian nào đó, từ đónhà quản lý nắm được các trường hợp chi phí thực vượt quá mức cho phép

HTTTQL cấp chiến lược giúp các nhà quản lý cấp cao xử lý các vấn đề và đưa ra cácquyết định chiến lược và các xu hướng phát triển dài hạn Mục tiêu của HTTT là giúp tổchức có khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi từ môi trường HTTT hỗ trợ các nhàquản lý trả lời các câu hỏi như: Tổ chức cần tuyển thêm bao nhiêu lao động trong 5 năm tới?Nên sản xuất sản phẩm gì sau 5 năm nữa?

1.3.2.2 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Theo cách này có năm loại: HTTT xử lý giao dịch, HTTT phục vụ quản lý, Hệ thốngtrợ giúp ra quyết định, HTTT hỗ trợ điều hành và Hệ thống chuyên gia

0 Hệ thống xử lý giao dịch ( ransaction Processing Systems, TPS)

Hệ thống TPS xử lý các giao dịch, các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thựchiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của

tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Có thể kể ra các hệ thống thuộcloại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng…Các công việc chính của T S là nhận dữ liệu (nhập dữ liệu hoặc nhận từ hệ thống xử lý

tự động khác), lưu dữ liệu vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu theo các quy tắcquản lý và phát sinh các báo cáo thống kê Các công việc nhập dữ liệu được thực hiện ngaykhi có một giao dịch phát sinh (bất kỳ lúc nào), và các báo cáo thống kê được phát hànhtheo định kỳ (mỗi ngày, mỗi tháng,…)

Mục đích chính của các TPS là thực hiện tự động các công việc xử lý dữ liệu thườnglặp lại nhiều lần, và duy trì tính đúng đắn và tức thời (up-to-date) cho các hồ sơ (hoặc cơ sở

dữ liệu) về các tác vụ đã thực hiện Chúng giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệucho các hệ thống quản lý khác như HTTT phục vụ quản lý, hệ thống hỗ trợ ra quyết định

Hệ thống TPS đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh Sự cố củaTPS trong vài giờ đồng hồ có thể gây thiệt hại nặng nề cho tổ chức và ảnh hưởng tiêu cựcđến các tổ chức có liên quan

Hình 1.2 mô tả một hệ thống phân phối – bán hàng là một hệ thống TPS Dữ liệu từ

khách hàng như yêu cầu đặt hàng (tên, địa chỉ, tên hàng, số lượng, ngày) được kiểm tra tính

hợp lệ và làm cơ sở cho các hoạt động xuất kho, lập hóa đơn và thu tiền Dữ liệu phát sinh ởcác xử lý quan trọng (xuất kho, thu tiền) được đưa vào CSDL tương ứng (công nợ, tồn kho)

để lập báo cáo quản lý

Doanh thu

Công nợ bán hàng

1.0

Nhà khoNhận

yêu cầu

ucxuấtkhoxuấthàngliệ uDữ

Các hệ thống TPS dựa trên máy tính có các đặc tính chung như sau:

23 Liên kết chặt chẽ với các chuẩn và quy trình chuẩn Các xử lý tự động của

TPS chỉ thực sự hiệu quả khi chúng đã được tối ưu hóa và thống nhất trong tổ chức Do đó,các xử lý này cần phải dựa trên quy tắc và quy trình đã ban hành trong tổ chức, hoặc ngượclại, các quy tắc và quy trình phải được thiết kế để tối ưu hóa cho các xử lý này

24 Thao tác trên dữ liệu chi tiết Các mẩu tin được tạo ra từ TPS cần phải mô

tả các hoạt động của tổ chức một cách chi tiết để giúp tổ chức nhận thức được đầy đủ những

gì đã diễn ra và qua đó tổ chức có thể phát hiện và xác định vấn đề đang tồn tại

25 Dữ liệu trong TPS diễn tả đúng những gì đã xảy ra, không dự báo hoặc

khuyến nghị

26 Chỉ cung cấp một vài thông tin quản lý đơn giản, như tổng doanh thu trong

tháng, mức tăng/giảm doanh thu tháng hiện tại so với tháng truớc Các thông tin này đượctạo ra từ các công thức biến đổi dữ liệu đơn giản để tất cả mọi người dễ dàng hiểu và sửdụng đúng

5888 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (Management Information Systems, MIS)

HTTT phục vụ quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt độngnày nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển chiến thuật hoặc lập kế hoạch chiến lược.Chúng dựa chủ yếu vào các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn

kỳ hoặc theo yêu cầu, tóm lược tình hình về một mặt nào đó của tổ chức Các báo cáo nàythường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được

dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử

Vì các HTTT phục vụ quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sinh ra từ các hệ xử lýgiao dịch, do đó chất lượng thông tin mà chúng cho phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hànhtốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu,theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường là các HTTTphục vụ quản lý

MIS hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả những ai cần và được phép sửdụng thông tin của tổ chức

Hình 1.3 mô tả một hệ thống MIS tổng hợp và lập báo cáo về các hoạt động cơ bản

trong tổ chức dựa trên các kênh thông tin hình thức Nguồn cung cấp dữ liệu nội bộ cho MIS

là từ các hệ thống TPS Các loại dữ liệu bán hàng, sản phẩm, thu chi từ các TPS được đưavào CSDL của MIS, và được chuyển đổi (phân tích, tổng hợp) thành thông tin cần thiết chongười quản lý bằng các phần mềm cung cấp các chức năng báo cáo hoặc truy vấn

Hình 1.3 Mô hình cấu trúc HTTT phục vụ quản lý trong nội bộ tổ chức

23Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems, DSS)

DSS là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động raquyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành

từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết, lựa chọnmột phương án Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tincho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ban hành.Thêm vào đó, nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giảipháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều CSDL

và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

Tuy DSS và MIS đều hướng đến việc hỗ trợ cho người quản lý ra quyết định, nhưnggiữa MIS và DSS có nhiều điểm khác biệt như sau:

5888 DSS hỗ trợ giải quyết vấn đề của mỗi cá nhân (hoặc một nhóm), trong khi MIS

hỗ trợ thông tin cho mỗi vai trò (chức danh, nhiệm vụ) trong hệ thống quản lý Vấn đề mà DSSgiải quyết là trợ giúp cho mỗi người quản lý ra quyết định theo tình huống (bổ nhiệm cho mộtchức vụ, chọn dự án để đầu tư, quyết định khuyến mãi,…), còn các vấn đề mà MIS giải quyết làtrợ giúp chung cho mỗi vai trò quản lý (phòng nhân sự, phòng tài chính, phòng tiếp thị, )

5889 DSS trợ giúp trực tiếp giải quyết vấn đề, MIS chỉ trợ giúp gián tiếp cho việc giải quyết vấn đề; kết xuất của DSS là giải pháp, kết xuất của MIS là thông tin để tìm phương án

5890 DSS hỗ trợ người quản lý trong suốt quá trình giải quyết vấn đề, từ khi nhậnthức vấn đề cho đến khi có giải pháp hoàn chỉnh

5891 DSS tập trung hỗ trợ giải quyết các bài toán bán cấu trúc, còn MIS giải quyết nhu cầu sử dụng thông tin cho tất cả các loại bài toán

5889 Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems, ESS)

Hệ thống ESS tạo ra một môi trường khai thác thông tin chung chứ không cung cấp bất

cứ ứng dụng hay chức năng cụ thể nào ESS được thiết kế để tổng hợp dữ liệu bên ngoài (nhưcác quy định mới về thuế, động thái của các đối thủ cạnh tranh…) và các thông tin tổng hợp từ

hệ thống nội bộ MIS và DSS của tổ chức Hệ thống sàng lọc, đúc kết và chỉ ra những dữ liệu chủchốt, giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt các thông tin hữu ích một cách nhanh nhất

ESS được thiết kế chủ yếu cho các cấp lãnh đạo cao nhất Chúng thường sử dụng cácphần mềm đồ hoạ tiên tiến và có thể chuyển tải đồng thời nhiều biểu đồ và dữ liệu từ cácnguồn khác nhau đến các cấp lãnh đạo của tổ chức ESS giúp trả lời các câu hỏi như: Doanhnghiệp nên phát triển lĩnh vực kinh doanh nào? Các đối thủ cạnh tranh đang làm gì?

ESS không những cung cấp thông tin toàn diện về hiệu quả và năng lực của tổ chức

mà còn phản ánh các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, thị hiếu của khách hàng và nănglực của các nhà cung cấp ESS thực hiện bằng cách theo dõi các sự kiện và diễn biến bêntrong và bên ngoài tổ chức và chuyển các thông tin này đến nhà điều hành dưới dạng thôngtin tổng quát

Ví dụ: CEO sử dụng ESS để xem lướt qua các hoạt động buôn bán theo sản phẩm,khu vực, tháng, thị trường của tổ chức lẫn các đối thủ cạnh tranh Nếu phát hiện có vấn đề,CEO sẽ dùng công cụ “Data drill down” (khai khoáng dữ liệu) để tìm hiểu chi tiết hơn Dựavào phương tiện này, các vấn đề phát hiện ở mức khái quát sẽ được làm sáng tỏ dần ở từngmức quản lý thấp hơn, giúp CEO xác định chính xác những vấn đề cụ thể nào cần phải giảiquyết ở từng mức quản lý Khác với DSS, ESS chỉ cung cấp thông tin trợ giúp CEO định vịchính xác những vấn đề cần giải quyết ở mỗi mức quản lý cấp thấp hơn mà không cần đưa

ra giải pháp chi tiết cho vấn đề

Các đặc điểm chung của các hệ thống ESS là:

23 Được sử dụng trực tiếp bởi các CEO

24 Diễn tả thông tin dạng đồ họa, bảng, hoặc văn bản tóm tắt (tính khái quát cao)

25 Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức

26 Cung cấp công cụ chọn, trích lọc và lần theo vết các vấn đề quan trọng từ

23Hệ thống chuyên gia (Expert Systems, ES)

ES hay hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân

tạo Đó là kết quả những cố gắng nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức

của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một

cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn.

ES là một dạng DSS đặc biệt chuyên dùng để phân tích thông tin quan trọng đối vớihoạt động của tổ chức và cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược chonhững nhà điều hành cấp cao nhất (CEO)

Một số hệ thống chuyên gia như:

5888 Hệ thống cung cấp tri thức (Knowledge Working System – KWS) hỗ trợ lao

động tri thức (là những nhân công có trình độ cao với nhiệm vụ là tạo ra những thông tin vàkiến thức mới) Các hệ thống KWS có thể kể đến là hệ thống hỗ trợ thiết kế kiến trúc hay cơkhí (AutoCAD), hệ thống phân tích chứng khoán, hệ thống phát triển phần mềm…

5889 Hệ thống tự động hoá văn phòng (Office Automated System - OAS) giúp

ích cho lao động dữ liệu Các hệ thống OAS là những hệ thống ứng dụng được thiết kếnhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng, liên kết các lao động trithức, các đơn vị và bộ phận chức năng Chúng giúp quản lý văn bản thông qua các chứcnăng xử lý văn bản, chế bản điện tử, quản lý tập tin; quản lý thời gian biểu qua chức nănglịch điện tử và giúp liên lạc thông qua thư điện tử hay các chức năng truyền giọng nói vàhình ảnh qua mạng…

5890 Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (Information System for

Competitive Advantage, ISCA) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược HTTT tăng cườngkhả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, cóthể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngànhcông nghiệp Khác với các hệ thống khác có mục đích trợ giúp những hoạt động quản lý của tổchức, hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh cung cấp những công cụ thực hiện các ý đồchiến lược (vì vậy có thể gọi là HTTT chiến lược) Chúng cho phép tổ chức thành công trongviệc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanhnghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng ngành

Hình 1.4 Mối liên hệ giữa các hệ thống.

Toàn bộ các khái niệm, phương pháp phát triển HTTT trình bày trong bài giảng tậptrung vào HTTT phục vụ quản lý nhưng chúng cũng thường được dùng trong việc nghiêncứu các HTTT khác như hệ xử lý giao dịch, hệ thống trợ giúp ra quyết định Riêng đối với

hệ chuyên gia vì những đặc trưng riêng có nó cần phải có những lý luận thích ứng riêng

1.3.2.3 Phân loại theo chức năng, nghiệp vụ

Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấp quản lý chia theonghiệp vụ mà chúng phục vụ Các HTTT theo cách phân loại này sẽ được gọi tên theo chứcnăng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược

Bảng 1.2 Ví dụ về các HTTTQL trong một doanh nghiệp

HTTTMarketingchiến thuật

HTTTMarketingtác nghiệp

HTTTQuản trịNhân lựcchiến lượcHTTTQuản trịNhân lựcchiến thuậtHTTTQuản trịNhân lựctác nghiệp

HTTTSản xuấtKinh doanhchiến lượcHTTTSản xuấtKinh doanhchiến thuậtHTTTSản xuấtKinh doanhtác nghiệp

HTTTVănphòng

HTTT xử lý giao dịch

1.3.3 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

Sự phát triển nhanh của mạng máy tính (mạng Internet) và năng lực tính toán (phầncứng và phần mềm) giúp cho HTTTQL dựa trên máy tính ngày càng có những ứng dụngmạnh hơn và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho công tác quản lý tổ chức

HTTT quản lý giúp tổ chức có được những lợi thế cạnh tranh nhất định Nó giúp quá

trình điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các tổ chức trở nên hiệu quả hơn ,

thông qua đó, tổ chức có khả năng giảm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiệnquá trình phân phối sản phẩm hàng hoá hay dịch vụ của mình Một số lợi ích cụ thể có thể

kể đến như:

23 Tách rời công việc với vị trí làm việc Với sự trợ giúp của mạng máy tính, các

công việc quản lý không còn bị lệ thuộc vào nơi ở hoặc làm việc của người nhân viên Làm việc

từ xa là một điển hình: chi phí di chuyển sẽ không còn và phạm vi tuyển dụng nhân sự là khắp

toàn cầu Các nhà kho có thể không còn cần thiết nữa khi nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp đến phân xưởng sản xuất ngay khi có yêu cầu.

5888 Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian Các tổ chức có nhiều cấp thường

quản lý kém hiệu quả và chậm đáp ứng với các yêu cầu công việc vì có nhiều người quản lý

ở nhiều cấp khác nhau cùng chịu trách nhiệm xét duyệt cho mỗi yêu cầu công việc (thườngphát sinh từ cấp quản lý thấp nhất) Mỗi người quản lý đều cần có thời gian tìm hiểu nguyênnhân và tìm biện pháp giải quyết trong phạm vi khả năng và quyền hạn được giao

Để khắc phục vấn đề này, các HTTT quản lý trợ giúp người quản lý nâng cao khảnăng giải quyết vấn đề và năng lực kiểm soát – đánh giá công việc, giúp giảm bớt các cấpquản lý trung gian làm cho cấu trúc quản lý của tổ chức “thoáng” hơn Trong cấu trúc này,người quản lý được phân cấp nhiều quyền hạn và trách nhiệm hơn, quản lý thực tế hơn vàgiải quyết nhanh công việc nhờ quy trình/thủ tục quản lý ngắn gọn

23 Tổ chức lại các luồng công việc Các HTTT thay thế các xử lý nhân công bằng

các xử lý đã được chuẩn hóa trên máy tính, đồng thời giảm giấy tờ và các bước thực hiện trongcác quy trình xử lý để tránh sai sót chủ quan, cắt giảm chi phí và rút ngắn thời gian thực hiện

24 Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức Các HTTT quản lý giúp cho tổ chức có

thêm nhiều phương án để đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ xã hội: yêu cầu về một sản phẩmđặc thù của khách hàng có thể được chuyển giao một phần hoặc toàn bộ cho đối tác có nhiềunăng lực hơn thực hiện (outsourcing)

- Cải tiến các hoạt động kinh doanh H quản lý có thể trợ giúp người quản lý định vị

được các tiến trình kém hiệu quả để cải tiến Các hệ thống thông tin còn giúp cho tổ chứclàm được những việc mà trước đây không thể thực hiện được như cung cấp dịch vụ “số hóa”24/24 giờ cho khách hàng trên toàn thế giới qua hệ thống thương mại điện tử (e-commerce)

5888 Xây dựng các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng và nhà cung cấp HTTT

giúp việc mua bán và cung cấp các sản phẩm một cách thuận tiện và nhanh nhất có thể.1.3.4 Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý

Trên thế giới cũng như tại Việt Nam, các tổ chức, doanh nghiệp đang có xu hướngđẩy mạnh ứng dụng CNTT phục vụ công tác điều hành hoạt động SXKD HTTTQL tin họchóa đang dần dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý ở mọi cơquan khác nhau, từ các cơ quan hành chính sự nghiệp đến các tổ chức, doanh nghiệp trựctiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh Các doanh nghiệp đã cảm nhận được nhữnglợi ích to lớn của các HTTTQL trong việc khai thác, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tinkinh tế nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Nhiều

tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam đã bắt đầu quan tâm đến việc tự động hoá công tác quản lý

và điều khiển sản xuất; đồng thời hướng đến tiêu chuẩn hoá công tác quản lý theo tiêu chuẩnquốc tế ISO 9000

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1

23 Hãy cho biết sự hình thành HTTT quản lý trong tổ chức

24 Khái niệm HTTT quản lý Những hoạt động chủ yếu trong một quá trình xử lý dữ liệu của một HTTT?

25 Phân loại HTTT quản lý theo cấp ứng dụng

26 Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

27 Vai trò và đặc điểm của hệ thống xử lý giao dịch (TPS) đối với tổ chức là gì?

28 Vai trò và đặc điểm của hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS) đối với tổ chức là gì?

29 Vai trò và đặc điểm của hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) đối với tổ chức là gì? Hãy cho biết các thành phần cơ bản của DSS Thành phần nào có vai trò quan trọng nhất?

30 MIS khác với TPS và DSS ở những điểm nào ?

31 DSS khác với ESS ở những điểm nào?

32 Mô tả mối quan hệ giữa TPS, MIS, DSS và ESS

33 Lợi ích cơ bản của các HTTT quản lý đối với tổ chức là gì? Để giảm bớt các cấp quản lýtrung gian nhưng vẫn thỏa mãn yêu cầu quản lý, tổ chức cần phải làm những việc gì?

Case study 1: UPS (United Parcel Service) cạnh tranh toàn cầu bằng CNTT

“Dịch vụ tốt nhất với chi phí thấp nhất” là công thức được UPS sử dụng thành côngtrong hơn 90 năm qua Ngày nay UPS giao nhận hơn 13 triệu kiện hàng và bưu phẩm mỗingày tại Hoa kỳ và hơn 200 quốc gia khác Hãng đã duy trì vị trí hàng đầu trong dịch vụchuyển bưu kiện gói nhỏ, cạnh tranh với Federal Express và Airborne Express bằng cáchđầu tư lớn vào CNTT Hơn một thập kỷ qua, UPS đã chi hơn 1 tỉ USD mỗi năm để nâng cấpdịch vụ khách hàng trong khi vẫn duy trì chi phí ở mức thấp

Sử dụng máy tính cầm tay gọi là DIAD (Delivery Information Acquisistion Device),những tài xế vận chuyển hàng cho U S ghi nhận thông tin của khách hàng cùng với thông tin

về thời gian giao hoặc nhận vào máy, sau đó họ đặt máy vào thiết bị giao tiếp trên xe tải - làmột thiết bị truyền tin trên mạng điện thoại di động Thông tin về chuyến hàng được chuyểnđến mạng máy tính của UPS để lưu trữ và xử lý trên các máy chủ ở Mahwah, bang NewJersey và Alpharetta, bang Georgia Từ đó, thông tin có thể được truy xuất trên khắp thếgiới về các kiện hàng đã được giao hoặc nhận

Qua hệ thống theo vết kiện hàng tự động, UPS có thể giám sát các gói xuyên suốt quátrình giao hàng Ở các điểm giao nhận khác nhau trên lộ trình từ người gửi đến người nhận, máyđọc mã vạch quét thông tin vận chuyển hàng trên nhãn kiện hàng; thông tin sau đó được nạp vàomáy chủ Những người nhân viên giao dịch với khách hàng có thể kiểm tra tình trạng của bất kỳgói hàng nào từ máy tính để bàn nối mạng với UPS Khách hàng của UPS cũng có thể truy xuấtthông tin này từ website của công ty bằng máy tính hoặc điện thoại di động của họ

Những khách hàng có kiện hàng cần chuyển đi có thể vào Website của UPS để biết lộtrình, tính toán chi phí vận chuyển, xác định thời điểm giao hàng và lập kế hoạch giao nhận

Các doanh nghiệp có thể dùng Website để dàn xếp các chuyến hàng và thanh toán chi phívới UPS qua tài khoản hoặc thẻ tín dụng Dữ liệu từ Website được chuyển đến máy chủ xử

lý và thông tin sẽ quay về khách hàng sau khi xử lý UPS cũng thiết lập dịch vụ chuyển tàiliệu qua mạng Internet Dịch vụ này cung cấp khả năng bảo mật cao lẫn khả năng theo vếtcho các tài liệu quan trọng

Các đầu vào, xử lý, đầu ra của hệ thống này là gì? Những công nghệ nào được sử dụng? Những công nghệ này liên hệ thế nào đến chiến lược kinh doanh của UPS ?

Case study 2: HTTT của Cisco

Có trụ sở chính tại San Jose, California, Cisco vượt trội các đối thủ trong lĩnh vựckinh doanh thiết bị định tuyến (router) và chuyển mạch cho mạng Internet/Intranet Chìakhóa cho sự thành công của Cisco là sử dụng mạng Internet tối đa: các hoạt động của Ciscohầu như được thực hiện trên mạng Internet

Khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối và những đối tác khác làm việc với Ciscochủ yếu là trên Website của nó: Hơn 90 % hợp đồng mua bán được thực hiện trên Internet,

và 3/4 số sản phẩm của Cisco được sản xuất theo đơn đặt hàng thực Khách hàng vàoWebsite để cấu hình cho hệ thống mà họ mong muốn và đặt hàng với Cisco Đơn đặt hàngđược chuyển trực tiếp đến các hãng sản xuất cho Cisco như Flextronics International ởSingapore, làm ra sản phẩm và trực tiếp gửi cho khách hàng Website của Cisco liên kết vớiWebsite của Federal Express (FedEx) và UPS, nên khách hàng còn có thể theo dõi trực tiếpcác chuyến hàng đã gửi Với phương pháp này, Cisco cắt giảm 70% thời gian chuyển giaonhờ giảm bớt kho vật tư của riêng nó

Dịch vụ khách hàng cũng được thực hiện trên mạng, tiếp nhận khoảng 800.000 lượttruy vấn mỗi tháng, và 85% số đó được khách hàng hài lòng, chi phí giảm được khoảng 600triệu USD trong năm 2000 Cisco cũng cung cấp dịch vụ tư vấn qua điện thoại 24 giờ mỗingày, nhờ vậy mức độ hài lòng của khách hàng ngày càng tăng cao

Đối với chức năng tài chính kế toán, các máy tính cập nhật các giao dịch thanh toántiền 3 lần trong ngày và số liệu được cung cấp đầy đủ cho các nhà quản lý tùy theo yêu cầu.Giám đốc điều hành có thể xem tổng thu nhập, lợi nhuận, các đơn đặt hàng và các chi phí

Vì dùng Internet để nhận và lưu số liệu, công ty có thể khóa sổ (kết toán) trong vòng 24 giờvào cuối mỗi quý

Tương tự, chức năng quản lý nhân lực cũng được thực hiện trên mạng Cisco nhậnđược khoảng 25.000 đơn xin việc mỗi tháng từ Website Nhân viên của Cisco sử dụngWebsite để báo cáo chi phí hoặc đề nghị thay đổi các tiện nghi cho phù hợp Công ty cũngchuyển 80% nội dung huấn luyện nhân viên lên Website và rất hài lòng về điều này Ciscocũng giúp cho nhân viên yên tâm về con cái của họ khi đang làm việc: các bậc phụ huynh cóthể theo dõi con cái của họ qua mạng máy tính và camera được gắn ở trung tâm giữ trẻ

Mạng Internet đã tác động đến sự thay đổi tổ chức và quản lý của Cisco như thế nào?

CHƯƠNG 2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

HTTT quản lý gồm có các thành phần chính mà người ta gọi là các tài nguyên của hệ

thống, đó là: tài nguyên về phần cứng và hệ thống truyền thông, tài nguyên về phần mềm, tàinguyên về nhân lực và tài nguyên về dữ liệu

Môi trường kinh tếTài nguyên về phần cứng và hệ thống truyền thông

nguyênnguyên

2.1.1 Cấu trúc của máy tính

Một máy tính bao gồm các bộ phận: Bộ xử lý trung tâm (CPU), Bộ nhớ (Memory),

Bộ vào (Input Device) và Bộ ra (Output Device) Cấu hình chuẩn của một máy vi tính baogồm các bộ phận: màn hình, bàn phím, bộ vi xử lý (Microproceser), máy in (Printer), chuột(Mouse), ổ đĩa mềm (Driver), ổ đĩa CD và ổ USB

23 Bộ xử lý trung tâm (CPU – Central Processing Unit) là thành phần quan

trọng nhất của máy tính, giúp xử lý các biểu tượng, chữ số, chữ cái,… đồng thời điều khiểncác bộ phận khác của hệ thống CPU chứa hai bộ phận chính:

23 Bộ số học và logic (ALU – Arithmetic Logic Unit) thực hiện các phép tính

số học và logic cơ bản của máy tính như cộng, trừ, nhân, chia, xác định giá trị lớn hơn, nhỏhơn… ALU có thể thực hiện các phép tính logic trên cả chữ số và chữ cái

24 Bộ điều khiển (CU – Control Unit) không trực tiếp thực hiện các chương

trình mà chứa các chỉ lệnh nhằm phối hợp và điều khiển các thành phần khác của hệ thống

và phát tín hiệu để thực hiện chúng

Ngoài ra, CPU còn có thêm một số bộ phận khác như thanh ghi (Register) và bộ nhớ truy cập nhanh (Cache):

5888 Thanh ghi là vùng nhớ đặc biệt được CPU sử dụng để lưu trữ tạm thời các

lệnh và dữ liệu đang được xử lý Việc truy cập đến thanh ghi được thực hiện với tốc độ rất nhanh

5889 Bộ nhớ truy cập nhanh đóng vai trò trung gian giữa bộ nhớ và các thanh

ghi Tốc độ truy cập đến bộ nhớ này khá nhanh, chỉ sau tốc độ thanh ghi

Hình 2.2 Cấu trúc của một máy tính

23 Bộ nhớ trong (hay còn gọi là Bộ nhớ chính – Main Memory) là nơi chương

trình được đưa vào để thực hiện và nơi lưu trữ dữ liệu đang được xử lý Bộ nhớ trong gồmhai phần:

23 Bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên (RAM – Random Access Memory) là nơi cất

giữ tạm thời dữ liệu và các chỉ lệnh trong quá trình xử lý RAM có ba chức năng: chứa mộtphần hoặc toàn bộ các phần mềm cần thiết; lưu các chương trình hệ điều hành quản lý hoạtđộng của máy tính; chứa các dữ liệu chương trình đang sử dụng (chỉ lưu tạm thời dữ liệuhoặc chỉ lệnh chương trình, không giữ được nội dung khi tắt máy tính)

24 Bộ nhớ chỉ đọc (ROM – Read Only Memory) chứa một số chương trình hệ

thống được hãng sản xuất cài đặt sẵn để thực hiện việc kiểm tra các thiết bị và tạo sự giao tiếp

đầu của máy với các chương trình mà người dùng đưa vào để khởi động Khi tắt máy tính

dữ liệu trong ROM không bị mất đi Nó được dùng để chứa những chương trình quan trọnghoặc thường dùng

Các đặc tính của CPU và RAM rất quan trọng trong việc xác định tốc độ và năng lực

xử lý của máy tính

5888 Bộ nhớ ngoài (hay còn gọi là bộ nhớ thứ cấp – Secondary Memory) dùng để

lưu trữ dữ liệu tương đối lâu dài bên ngoài CPU, ngay cả khi đã tắt máy tính Những phươngtiện lưu trữ thứ cấp thường là đĩa từ (đĩa cứng, đĩa mềm), đĩa quang (đĩa CD, đĩa DVD) vàthiết bị nhớ flash Để truy cập dữ liệu trên đĩa, máy tính có các ổ đĩa mềm, đĩa cứng, ổ đĩa

CD, cổng giao tiếp USB

5888 Đĩa cứng thường được gắn sẵn trong ổ đĩa cứng (Hard Disk Driver - HDD).

Loại đĩa này có dung lượng lớn và tốc độ đọc/ghi rất nhanh Ngày nay, với các chuẩn giaotiếp ngoài như USB và FireWire, ổ đĩa cứng lắp ngoài cũng đã trở nên khá phổ biến vàthông dụng với người dùng

5889 Đĩa mềm thường được sử dụng trước đây, còn ngày nay ít được sử dụng do

một số nhược điểm: kích thước lớn, dung lượng lưu trữ thấp và dễ bị hư hỏng theo thời gian(chỉ dùng đối với một số máy tính đời cũ)

5890 Đĩa CD (Compact Disk) sử dụng công nghệ laser lưu trữ dung lượng dữ liệu

lớn dưới dạng nén, thích hợp cho các ứng dụng cần lưu trữ dữ liệu không đổi có dung lượnglớn hoặc ứng dụng có phối hợp văn bản, âm thanh và hình ảnh Đĩa CD-R cho phép ghi dữliệu một lần và đọc nhiều lần, còn CD-RW cho phép ghi đè dữ liệu lên nhiều lần

5891 Đĩa DVD (Digital Video Disk) cũng tương tự CD nhưng có khả năng chứa

dữ liệu nhiều hơn hẳn CD DVD cũng có nhiều loại như DVD-ROM (có dữ liệu chỉ có thểđọc mà không thể ghi), DVD-R (có thể ghi một lần, sau đó có chức năng như DVD-ROM),DVD-RW (chứa dữ liệu có thể xóa và ghi lại nhiều lần)…

5892 Thiết bị nhớ flash sử dụng cổng giao tiếp USB nên thường được gọi là USB.

Chúng có nhiều ưu điểm hơn hẳn các thiết bị lưu trữ khác như nhỏ gọn, dung lượng lưu trữrất lớn (hiện nay lên đến 256GB) và khá tin cậy nên ổ USB hoàn toàn thay thế cho các ổ đĩamềm cho các máy tính cá nhân được sản xuất trong những năm gần đây

Ngoài ra, một số công ty lớn đang hướng tới các cơ sở hạ tầng lưu trữ mới bằng

phương pháp nối mạng lưu trữ Nối mạng lưu trữ (SAN – Storage Area Network) lắp đặt

nhiều thiết bị lưu trữ vào một mạng tốc độ cao riêng biệt dành cho mục đích lưu trữ SANtạo ra một khu vực lưu trữ chung cho nhiều máy chủ giúp người sử dụng có thể nhanhchóng chia sẻ hoặc truy cập dữ liệu qua SAN Phương pháp này khá tốn kém và khó quản lýnhưng rất có ích cho các công ty cần chia sẻ thông tin ở mức độ cao

Việc tổ chức dữ liệu ở bộ nhớ ngoài và việc trao đổi dữ liệu ở bộ nhớ ngoài với bộnhớ trong được thực hiện ở hệ điều hành

23 Thiết bị vào và thiết bị ra giúp người sử dụng tương tác với hệ thống máy tính.

Thiết bị vào tập trung dữ liệu và chuyển đổi chúng thành dạng điện tử để máy tính xử lý, cònthiết

bị ra hiển thị dữ liệu từ máy tính sau khi chúng đã được xử lý.

5888 Thiết bị vào (Input Device) bao gồm: bàn phím (Key board – được sử dụng

nhiều nhất để nhập dữ liệu); chuột vi tính (Computer mouse – dùng định vị con trỏ với chọnlệnh); màn hình cảm ứng (Touch screen – nhập dữ liệu bằng cách chạm ngón tay hoặc con trỏvào màn hình); nhận dạng ký tự quang (công cụ chuyển đổi những ký tự, mã số, dấu hiệu đặcbiệt thành dạng số hoá, ví dụ như mã vạch); máy quét hình kỹ thuật số (Digital scanner – tiếnhành số hoá những văn bản và hình ảnh); thiết bị xử lý âm thanh (như micro – số hoá âm thanh

để xử lý trên máy tính); webcam (camera kỹ thuật số - thu và truyền trực tuyến hình ảnh quamạng); cảm biến (Sensor – thu thập dữ liệu trực tiếp từ môi trường để nhập vào máy tính Ví dụtrong nông nghiệp có thể giám sát độ ẩm và tưới nước khi cần thiết); xác minh tần số video(Radio Frequency Identification – sử dụng các thẻ có gắn vi mạch để truyền thông tin về một vật

và vị trí của nó Ứng dụng trong giám sát giao thông và vật nuôi…)

5889 Thiết bị ra (Output Device) bao gồm màn hình (Screen – hiển thị nội dung

thông tin cần thiết để người sử dụng xem được); máy in (Printer – in văn bản hoặc các hình ảnh

ra giấy); đầu ra âm thanh (Audio output – Thiết bị chuyển dữ liệu số thành âm thanh, ví dụ nhưloa); máy chiếu (Projector – dùng để hiển thị nội dung màn hình máy tính lên màn ảnh rộng)

5889 Các tuyến bus cung cấp đường truyền dữ liệu và tín hiệu giữa CPU, bộ nhớ

trong, bộ nhớ ngoài và các thiết bị khác của máy tính

2.1.2 Các dạng máy tính

Có nhiều cách thức phân loại máy tính, tuy nhiên người ta thường sử dụng kích thước vàtốc độ xử lý của các máy tính để phân loại chúng thành máy tính lớn, máy tính mini, máy

23tính và máy trạm

23 Siêu máy tính (Supercomputer) là máy tính vượt trội trong khả năng và tốc

độ xử lý Siêu máy tính hiện nay có tốc độ xử lý hàng nghìn teraflop (một teraflop tươngđương với tốc độ một nghìn tỷ phép tính/giây) và bằng tổng hiệu suất của khoảng 6000chiếc máy tính hiện đại nhất hiện nay gộp lại Có thể hiểu siêu máy tính là hệ thống nhữngmáy tính làm việc song song

24 Máy tính lớn (Mainframe) là loại máy tính có kích thước lớn cho nhiều người

dùng, được thiết kế để thoả mãn yêu cầu sử dụng của một tổ chức quy mô lớn Chúng được sửdụng chủ yếu bởi các công ty lớn như các ngân hàng, các hãng bảo hiểm để chạy các ứngdụng lớn và xử lý khối lượng lớn dữ liệu như kết quả điều tra dân số, thống kê khách hàng vàdoanh nghiệp và xử lý các giao tác thương mại Hiện nay thị trường máy tính lớn chủ yếu là củaIBM Ví dụ máy IBM Z9 (2008) có thể được cài 20 processor, đáp ứng 8 tỉ lệnh/giây và có thểhoạt động 24/24 giờ mỗi ngày, 7/7 ngày mỗi tuần, 365/365 ngày không ngừng

25 Máy chủ doanh nghiệp: là một hệ thống máy tính chủ yếu dùng để phục vụ cho

một doanh nghiệp lớn Ví dụ các loại máy chủ như máy chủ web, máy chủ in ấn, và máy chủ cơ

sở dữ liệu Tính chất chủ yếu để phân biệt một máy chủ doanh nghiệp là ở tính ổn định vì ngay

cả một sự cố ngắn hạn cũng có thể gây thiệt hại hơn cả việc mua mới và cài đặt mới hệ thống

26 Máy tính mini (Mini computer) là loại máy tính nhiều người dùng, được

thiết kế để thoả mãn yêu cầu sử dụng của một tổ chức quy mô nhỏ

5888 Máy trạm (Workstation) dùng để chạy các chương trình ứng dụng trong một

mạng cục bộ và đóng vai trò là một điểm để truy cập vào mạng

5889 Máy tính cá nhân (Personal computer) được thiết kế gọn nhẹ cho một người

dùng Máy tính cá nhân xuất hiện lần đầu tiên vào cuối những năm 70 của thế kỷ 20 Một sốloại máy tính cá nhân:

5888 Máy tính để bàn (Desktop) được thiết kế lần đầu bởi IBM vào năm 1980

1979-5889 Máy tính xách tay (Laptop hay Notebook) thường được thiết kế gọn, nhẹ,

có thể mang xách được; xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1981

5890 Máy tính bảng (Tablet) là một loại thiết bị máy tính tất cả trong một vớimàn hình cảm ứng, sử dụng bút điện tử hay ngón tay để nhập dữ liệu thay cho bàn phím vàchuột máy tính Là loại thiết bị di động thứ ba, không phải smartphone hay laptop mà làgiao thoa giữa hai loại thiết bị này Nó có thể có bàn phím hay chuột đi kèm, tùy model vàtùy theo hãng sản xuất Nhược điểm của loại này là thường thiếu các phần mềm doanhnghiệp

Ngày nay, việc phân loại trở nên khó khăn hơn do dự phát triển mạnh mẽ của cácloại máy tính

2.1.3 Lựa chọn phần cứng

Khi trang bị thêm thiết bị phần cứng cần chú ý đến sự phù hợp với các thiết bị phầncứng sẵn có trong tổ chức nhằm đảm bảo sự đồng bộ cho toàn hệ thống Cần lưu ý một sốnguyên tắc sau đây:

23 Sự tương thích (Compatibility): các thiết bị mới và cũ phải làm việc đượcvới nhau Nếu không thì tổ chức phải mua thêm một số phần mềm hoặc phần cứng khácdùng cho việc chuyển đổi

24 Khả năng mở rộng và nâng cấp (Extendable): giúp tổ chức không phải trang

bị mới hoàn toàn các thiết bị khi cần phát triển hệ thống máy tính Ngày nay, các tổ chứcthường định kỳ mở rộng và nâng cấp hệ thống do nhu cầu về năng lực máy tính trong các tổchức liên tục tăng lên, hơn nữa do sự phát triển không ngừng trong lĩnh vực công nghệthông tin (thường xuyên xuất hiện các phần cứng và phần mềm mới hiệu quả hơn)

25 Độ tin cậy (Reliability): cần lưu ý tìm hiểu các lỗi kỹ thuật của các phầncứng mới để đảm bảo có một sự lựa chọn phù hợp Các thông tin này có thể tham khảo trêncác ấn phẩm chuyên về công nghệ thông tin

2.2.1 Phương thức truyền thông và các kênh truyền thông

Có một số phương thức truyền thông chủ yếu sau:

5888 Truyền kỹ thuật số (Digital Transmission) sử dụng các tín hiệu số, chỉ

truyền hai dạng tín hiệu giống như tắt và mở

5889 Truyền không đồng bộ (Asynchronous Transmission) truyền các tin tức

thành dãy các ký tự đơn lẻ Mỗi ký tự được truyền một cách riêng rẽ như một đơn vị truyềnbao gồm một bít bắt đầu, các bít mã hoá ký tự, bít chẵn lẻ để kiểm tra sự đúng đắn của việctruyền và một bít kết thúc Như vậy, để truyền một ký tự ta phải mất thêm chi phí cho việctruyền một số bít ngoài tin tức

5890 Truyền đồng bộ (Synchronous Transmission) cho phép truyền từng khối

gồm rất nhiều ký tự Đầu khối và cuối khối cũng phải thêm một số bít để thiết bị nhân biếtkhối được truyền Tỷ lệ số bít phụ cho một ký tự nhỏ hơn nhiều so với truyền không đồng

bộ, tuy nhiên máy gửi và nhận phải tối tân hơn và phải đồng bộ về đồng hồ đếm thời gian đểnhận các tín hiệu

Một số mạng có các kênh chỉ truyền thông tin theo một chiều (simplex) hoặc haichiều luân phiên (half duplex); một số khác có các kênh truyền hai chiều đồng thời (fullduplex) Ngày nay, nhiều hãng truyền thông có cả ba loại đường truyền trên

Có hai nhóm kênh truyền thông chính:

23 Kênh truyền thông hữu tuyến sử dụng các đường cáp để truyền thông tin

Các loại cáp có thể là:

23 Cáp đồng:

Dây dẫn xoắn đôi ( wister pair wiring) thường được sử dụng cho các hệ thốngđiện thoại trong văn phòng, giá rẻ và dễ lắp đặt hông thường kênh này được sử dụng đểtruyền âm thanh và dữ liệu văn bản Tốc độ đường truyền qua kênh này có thể đạt đến 100Mbps và phụ thuộc vào phần cứng và các phần mềm quản lý quá trình truyền thông

Cáp đồng trục (coaxial cable) thường được sử dụng làm dây anten, nối cácmáy vi tính với nhau trong một ngôi nhà lớn hay vài toà nhà trong một khuôn viên (chính làcác mạng cục bộ) Cáp đồng trục có khả năng truyền thông tin với tốc độ nhanh hơn và cóthể truyền được nhiều dạng thông tin một cách hiệu quả…

24 Cáp quang (Fiber – optic) là dạng kênh truyền thông hữu tuyến hiện đạinhất sử dụng ánh sáng như một chất tải thông tin số Do tốc độ truyền thông tin lớn, chi phísản xuất, thiết lập và bảo trì thấp hơn các loại dây dẫn khác nên hiện nay cáp quang được sửdụng khá phổ biến

24 Kênh truyền thông vô tuyến: không cần sử dụng bất cứ một loại dây dẫn nào

để liên kết giữa các thiết bị thu phát thông tin

23 Sóng viba (Microwave): sử dụng các tín hiệu radio tần số cao để truyền dữliệu trong không trung Tín hiệu vi sóng có thể được truyền đi với sự hỗ trợ của các trạmphát tín

hiệu trên mặt đất hoặc các vệ tinh truyền thông Khoảng cách giữa các trạm phát tín hiệu là khoảng 30 dặm.

5888 Vệ tinh (Satelliters): là phương pháp hiệu quả để truyền thông tin giữa các khoảng cách lớn, được thực hiện từ trạm này đến trạm khác thông qua vệ tinh

5889 Tia hồng ngoại (Infrared): truyền thông nhờ tia hồng ngoại dựa vào một bộtruyền và nhận kết hợp trong khoảng cách gần (khoảng 200m) với điều kiện các máy thuphát được đặt ở những vị trí có thể thấy nhau được

5890 Sóng radio: sử dụng như điện thoại di động Các thông tin được gửi và nhậnkhi nó được thu và phát trên cùng một dải tần

5891 Bluetooth: sử dụng tần số radio thấp cho phép các thiết bị điện tử tự kết nốivới các thiết bị khác trong khoảng cách gần mà không cần nối dây dẫn Ưu điểm của côngnghệ này là cho phép các kết nối không bị ngăn cản bởi các bức tường và giá khá rẻ so vớicác dạng truyền thông khác

2.2.2 Các thiết bị và phần mềm truyền thông

Các thiết bị truyền thông có chức năng truyền và nhận dữ liệu trong mạng truyền thông, bao gồm các loại sau đây:

5888 Bộ tiền xử lý (Front-end Processor) là một máy tính chuyên dụng cho quản

lý truyền thông và được gắn với máy chủ Nó thực hiện các chức năng như kiểm soát lỗi,giám sát, chỉ hướng, định dạng, chỉnh sửa, chuyển đổi tín hiệu…

5889 Bộ tập trung tín hiệu (Concentrator) là một máy tính truyền thông dùng đểthu thập và lưu trữ tạm thời các thông điệp từ thiết bị cuối cho tới khi tập trung đủ số lượng

để gửi theo lô

5890 Bộ điều khiển (Controller) là một máy tính chuyên dụng giám sát khả năng truyền tải thông điệp giữa C U và các thiết bị ngoại vi

5891 Bộ dồn tín hiệu (Multiplexer) là thiết bị hỗ trợ kênh truyền thông đơn thựchiện truyền dữ liệu đồng thời từ nhiều nguồn Nó có chức năng phân chia kênh truyền thông

để các thiết bị truyền thông có thể dùng chung một kênh

Các phần mềm truyền thông cần phải giám sát và hỗ trợ hoạt động mạng với cácchức năng cụ thể như điều khiển mạng, kiểm soát truy cập, giám sát sự truyền tín hiệu, pháthiện và sửa chữa lỗi, bảo mật

2.2.3 Phân loại mạng máy tính

Mạng máy tính phát sinh từ nhu cầu muốn chia sẻ và dùng chung dữ liệu và các tàinguyên phần cứng khác Mạng máy tính dù phức tạp đến đâu thì cũng dựa trên nền tảng kếtnối hai máy tính với nhau bằng các kênh truyền thông sao cho chúng có thể thực hiện mụcđích này

Một số phương pháp phân loại mạng máy tính cơ bản:

2.2.3.1 Phân loại mạng máy tính theo cấu trúc liên kết mạng

Cấu trúc liên kết mạng (Network Topology) là cấu trúc hình học không gian củamạng mà thực chất là cách bố trí các phần tử của mạng cũng như cách nối giữa chúng vớinhau Có dạng cấu trúc cơ bản là mạng sao, mạng bus và mạng vòng

5888 Cấu trúc liên kết mạng bus là phương pháp nối mạng vi tính đơn giản và

phổ biến nhất, bao gồm một dây cáp đơn lẻ nối tất cả máy tính, các thiết bị ngoại vi dùngchung và các máy chủ trong mạng theo một hàng

Hình 2.3 Cấu trúc liên kết mạng bus

Máy tính trên mạng bus giao tiếp bằng cách gửi dữ liệu đến một máy tính xác định

và đưa dữ liệu đó lên cáp dưới dạng tín hiệu điện tử Số lượng máy trên bus càng nhiều thì

số máy tính chờ đưa dữ liệu lên bus càng tăng và mạng thi hành càng chậm

Ưu điểm của mạng này là khi một nút bị hỏng thì không làm ngưng các nút kháctrong mạng; việc phát triển mạng bus đơn giản, chỉ cần kéo dài bus và bổ sung thêm các nútcho đến số lượng cực đại có thể Cách thiết kế này thích hợp với mạng nhỏ, thiết kế cho mộtphòng máy trong phạm vi không lớn lắm

5888 Cấu trúc liên kết mạng sao (Star): các máy tính được nối cáp vào một thiết

bị gọi là HUB (tức đầu nối trung tâm) Tín hiệu được truyền từ máy tính gửi dữ liệu quaHUB để đến tất cả các máy tính trên mạng Cấu trúc liên kết này bắt nguồn từ thời kỳ đầu,khi việc tính toán dựa trên hệ thống các máy tính nối vào một máy trung tâm

Hình 2.4 Cấu trúc liên kết mạng sao

Mạng sao cung cấp tài nguyên và chế độ quản lý tập trung Tuy nhiên, do mỗi máy tínhnối vào một trung tâm điểm, nên cấu trúc liên kết này cần rất nhiều cáp nếu cài đặt mạng ở quy

mô lớn Ngoài ra, nếu trung tâm bị hỏng thì toàn bộ mạng cũng bị đứt Trường hợp một

máy tính hoặc đoạn cáp nối máy tính đó với HUB bị hỏng thì chỉ máy tính đó mới không còn cóthể gửi hay nhận dữ liệu mạng Các máy tính còn lại trên mạng vẫn hoạt động bình thường.

Loại mạng này thường có chi phí ghép nối cao hơn các loại khác, vì mỗi trạm đòihỏi có đường cáp nối với máy xử lý trung tâm Loại cấu trúc mày thường được sử dụngtrong trường hợp thông tin trên mạng cần được xử lý tập trung và một vài nút trên mạng cầnđược làm việc độc lập

23 Cấu trúc liên kết mạng vòng (Ring) nối các máy tính trên một vòng cáp,

không có đầu nào bị hở Tín hiệu truyền đi theo một chiều và đi qua từng máy tính Khácvới cấu trúc liên kết bus thụ động, mỗi máy tính đóng vai trò như một bộ chuyển tiếpkhuếch đại tín hiệu và gửi nó tới máy tính tiếp theo Do tín hiệu đi qua từng máy nên sựhỏng hóc của một máy có thể ảnh hưởng đến toàn mạng

Hình 2.5 Cấu trúc liên kết mạng vòng

Tuy nhiên với những sơ đồ chấp nhận hỏng được phát minh gần đây đã cho phépmạng vòng tiếp tục hoạt động ngay trong trường hợp một hay nhiều nút hỏng

2.2.3.2 Phân loại mạng máy tính theo phạm vi địa lý

Mạng máy tính có thể phân bổ trên một vùng lãnh thổ nhất định và có thể phân bổtrong phạm vi một quốc gia hay quốc tế Dựa vào phạm vi phân bổ của mạng người ta cóthể phân ra các loại mạng như sau:

5888 Mạng Internet là mạng của các mạng có phạm vi toàn cầu, sử dụng nhiều loạiphương tiện truyền thông khác nhau để cung cấp nhiều loại dịch vụ trên mạng Mạng Internetkhông có chủ nhân riêng mà có nhiều chủ nhân, mỗi chủ nhân làm chủ một phần của mạng

5889 Mạng GAN (Global Area Network) kết nối máy tính từ các châu lục khác nhau Thông thường kết nối này được thực hiện thông qua mạng viễn thông và vệ tinh

5890 Mạng WAN (Wide Area Network) – Mạng diện rộng, kết nối máy tínhtrong nội bộ các quốc gia hay giữa các quốc gia trong cùng một châu lục Thông thường kếtnối này được thực hiện thông qua mạng viễn thông Khi một công ty hoặc một tổ chức lớn,hoạt động trên phạm vi đa quốc gia có nhu cầu liên kết các trang dữ liệu trên diện rộng thì

họ thường sử dụng hình thức này để thiết lập đường truyền riêng

5891 Mạng MAN (Metropolitan Area Network) kết nối các máy tính trong phạm vimột thành phố Kết nối này được thực hiện thông qua các môi trường truyền thông tốc độ cao(50-

100 Mbps) Mạng MAN không được thiết kế với các đường điện thoại, người ta thường sử dụng cáp quang để thiết kế mạng này.

23 LAN (Local Area Network) – Mạng cục bộ, kết nối các máy tính trong một

khu vực bán kính hẹp thông thường khoảng vài trăm mét, trong một tòa nhà hoặc vài tòanhà rất gần nhau Kết nối được thực hiện thông qua các môi trường truyền thông tốc độ cao

ví dụ cáp đồng trục hay cáp quang LAN thường được sử dụng trong nội bộ một cơ quan/tổchức… Các LAN có thể được kết nối với nhau thành WAN

Tài nguyên về phần mềm là tổng thể các phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụngcủa HTTT quản lý

2.3.1 Phần mềm hệ thống

Phần mềm hệ thống là các chương trình giúp người sử dụng quản lý, điều hành hoạtđộng của các thiết bị phần cứng (máy tính, máy in, máy fax, thiết bị nhớ…) Nó như một bộphận kết nối giữa máy tính với các chương trình ứng dụng mà người sử dụng muốn thựchiện Có hai nhóm phần mềm hệ thống:

23 Hệ điều hành quản lý tất cả các nguồn lực của hệ thống máy tính và cung

cấp một giao diện để người sử dụng có thể sử dụng được các nguồn lực của hệ thống (DOS,WINDOWS, UNIX,…) Nó có chức năng lên kế hoạch cho các chương trình của máy tính,phân phối tài nguyên và giám sát các hoạt động của máy tính; cụ thể là:

23 Cung cấp chỗ trong bộ nhớ sơ cấp cho dữ liệu và các chương trình; kiểm tracác thiết bị ra, vào

24 Phối hợp hoạt động giữa các khu vực của máy tính để đảm bảo cho người

sử dụng có thể cùng lúc thực hiện nhiều công việc khác nhau

25 Giám sát các hoạt động của máy tính, người sử dụng máy tính và bất kỳ sự xâm nhập trái phép vào hệ thống

Một số hệ điều hành đã và đang được sử dụng là DOS, Windows, UNIX, LINUX…Các hệ điều hành hiện đại như Windows của Microsoft sử dụng giao diện đồ hoạ với cácbiểu tượng, nút bấm, thanh công cụ sắp xếp dễ hiểu, thao tác thực hiện khá dễ dàng Banđầu là các phiên bản như Windows 98, Windows 2000; hiện nay các phiên bản Windows

XP, Windows 7 và Windows 8 rất mạnh, đáng tin cậy và được sử dụng phổ biến nhất

5888 Các phần mềm biên dịch ngôn ngữ và phần mềm tiện ích

5888 Các chương trình dịch thuật ngôn ngữ đặc biệt nhằm biến đổi các chươngtrình viết bằng ngôn ngữ thuật toán (như COBOL, FOTRAN, C…) sang ngôn ngữ máy đểmáy tính có thể thực thi được

5889 Các phần mềm tiện ích thực hiện các nhiệm vụ thông thường và có tính lặpnhư sao chép, sắp xếp phân loại, tính toán, xoá bộ nhớ sơ cấp… Chúng có thể được chia sẻbởi tất cả mọi người sử dụng cũng như có thể dùng trong nhiều ứng dụng khi được yêu cầu

2.3.2 Phần mềm ứng dụng

Phần mềm ứng dụng thường là đã được viết hoàn chỉnh và đóng gói để phân phối đếncác đối tượng người sử dụng khác nhau, tập trung chủ yếu vào việc hoàn thành nhiệm vụ củangười dùng cuối Có thể phân thành hai nhóm: phần mềm đa năng và phần mềm chuyên dụng

5888 Phần mềm đa năng:

5888 Phần mềm xử lý văn bản (Word processing) cho phép thực hiện các chứcnăng như soạn thảo văn bản, chèn biểu tượng, kẻ bảng biểu, lưu trữ và chỉnh sửa văn bản…Microsoft Word và Word Perfect là hai gói phần mềm xử lý văn bản phổ biến

5889 Phần mềm bảng tính (Spreadsheet) cho phép thiết lập bảng tính (hiển thị dữliệu trong các hàng và cột) và thực hiện các phép tính toán, vẽ đồ thị… trên các dữ liệu đó.Phổ biến nhất là Microsoft Excel, Lotus 1-2-3

5890 Các Hệ quản trị CSDL (Database Management System) như FOXPRO,ACCESS… cho phép lập ra và xử lý các danh sách, tạo tệp tin và cơ sở dữ liệu để lưu trữ

dữ liệu, từ đó có thể tổng hợp thông tin từ nhiều tệp tin để làm báo cáo

5891 Phần mềm đồ hoạ, trình diễn văn bản (Presentation graphics) dùng để tạo ravăn bản trình bày chuyên nghiệp, chất lượng cao với các biểu đồ, đồ thị, âm thanh, hình ảnhđộng, trích đoạn video… Phổ biến nhất là Microsoft PowerPoint

5892 Ngoài ra, còn có các phần mềm trợ giúp thiết kế và chế tạo (AutoCAD);Thư điện tử; Phần mềm quản lý thông tin cá nhân (lịch công tác, danh bạ điện thoại, sổ ghichép, danh thiếp, nhật ký…); Phần mềm đa phương tiện (trợ giúp kết nối dữ liệu dạng vănbản, hình ảnh và âm thanh trên các thiết bị video và audio); Phần mềm tự động hoá vănphòng

5889 Phần mềm chuyên dụng: bao gồm các phần mềm sử dụng cho các công việc

chuyên biệt, như phần mềm kế toán, phần mềm ngân hàng, phần mềm quản trị doanhnghiệp, phần mềm marketing…

Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTTQL

2.4.1 Các nhóm tài nguyên nhân lực

Tài nguyên về nhân lực bao gồm hai nhóm:

23 Nhóm thứ nhất là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngàynhư các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban Họ có trách nhiệm thiết lập các mụctiêu, xác định nhiệm vụ, tạo các quyết định, phục vụ khách hàng…

24 Nhóm thứ hai là những người xây dựng và bảo trì HTTTQL như các phântích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy… Họ có trách nhiệm cung cấp mộtmôi trường công nghệ thông tin ổn định và tin cậy cho tổ chức

Tài nguyên về nhân lực là thành phần quan trọng của HTTTQL do chính họ là ngườithiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảothì hệ thống có được thiết kế tốt đến đâu thì cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong

sản xuất và kinh doanh.

Bộ máy nhân sự công nghệ thông tin trong các tổ chức thường bao gồm:

5888 Quản trị viên hệ thống (System Administrator)

5889 Lập trình viên (Programmer)

5890 Nhà thiết kế hệ thống (System Designer)

5891 Nhà phân tích hệ thống (System Analyst)

5892 Trưởng phòng công nghệ thông tin

5893 Giám đốc phụ trách CNTT (Chief Information Officer – CIO)

2.4.2 Yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực

Có hai vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm đối với tài nguyên về nhân lực:

5888 Sự hiểu biết về công nghệ thông tin: Các tổ chức cần phải có nguồn nhânlực có kiến thức về công nghệ và thông tin Một nhân công có kiến thức về công nghệ làngười biết rõ cách thức ứng dụng và khi nào ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể là việcchúng ta nên mua những công nghệ nào, làm thế nào để khai thác hiệu quả các phần mềmứng dụng và các cơ sở kỹ thuật nào là cần thiết để cho tổ chức có thể kết nối với các tổ chứckhác Một nhân công có kiến thức về thông tin là người có thể xác định được loại thông tinnào là cần thiết, biết cách để có được thông tin đó và biết cách hành động hợp lý dựa vàothông tin nhận được để đem lại lợi ích tối đa cho tổ chức

5889 Trách nhiệm đạo đức đối với xã hội: rong lĩnh vực công nghệ thông tin và

hệ thống thông tin, khái niệm đạo đức trở nên quan trọng Do với sự phát triển của côngnghệ thông tin, con người nhận được rất nhiều thông tin Việc xử lý và sử dụng những thôngtin đó như thế nào để có thể làm lợi cho tổ chức của mình mà không gây ra những hoạt độngphi đạo đức đối với xã hội cũng đòi hỏi lực lượng nhân công có trách nhiệm đạo đức đối với

xã hội

Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu (CSDL - Database) CSDL là tổng thểcác dữ liệu đã được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình cócấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng vànhanh chóng CSDL lưu trữ tất cả các dữ liệu liên quan trong một kho dữ liệu duy nhất

Các CSDL trong quản lý bao gồm: CSDL quản trị nhân lực, CSDL tài chính, CSDL

kế toán, CSDL công nghệ, CSDL kinh doanh…

2.5.1 Hệ quản trị CSDL

Hệ quản trị CSDL là phần mềm hay chương trình thiết kế để quản trị một CSDL Cácchương trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trongmột CSDL Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính

cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính

Mỗi CSDL cần có một hệ quản trị CSDL Mỗi hệ quản trị CSDL đều được cài đặt dựa trên một mô hình dữ liệu cụ thể Dù là dựa trên mô hình dữ liệu nào, một hệ quản trị

CSDL cũng phải hội đủ các yếu tố sau:

0 Ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng và CSDL, bao gồm :

0 Ngôn ngữ mô tả dữ liệu: cho phép khai báo cấu trúc của CSDL, các mối liên hệ

của dữ liệu và các quy tắc quản lý áp đặt lên các dữ liệu đó

1 Ngôn ngữ thao tác dữ liệu: cho phép người sử dụng có thể cập nhật dữ liệu

(thêm/sửa/xoá)

2 Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu: cho phép người sử dụng truy vấn các thông tin cần

thiết trong CSDL

3 Ngôn ngữ quản lý dữ liệu: cho phép những người quản trị hệ thống thay đổi cấu

trúc của các bảng dữ liệu, khai báo bảo mật thông tin và cấp quyền hạn khai thác CSDL chongười sử dụng.,…

1 Từ điển dữ liệu: ghi các thành phần cấu trúc của CSDL, chứa định nghĩa các phần

tử dữ liệu (hay trường dữ liệu) và đặc điểm dữ liệu, dùng để mô tả các ánh xạ liên kết, cácchương trình ứng dụng, mật mã, quyền hạn sử dụng,…

2Cơ chế giải quyết vấn đề tranh chấp dữ liệu: Mỗi hệ quản trị CSDL cũng có thể cài

đặt một cơ chế riêng để giải quyết các vấn đề này Một số biện pháp sau đây thường được sửdụng: cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng; đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, phânchia thời gian, người nào có yêu cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu trước,…

3 Cơ chế sao lưu (backup) và phục hồi (restore) dữ liệu khi có sự cố xảy ra Sau một

thời gian nhất định, hệ quản trị CSDL sẽ tự động tạo ra một bản sao CSDL Tuy nhiên cáchnày hơi tốn kém, nhất là đối với CSDL lớn

Các hệ quản trị CSDL thông dụng hiện nay: FOXPRO, ACCESS, SQL, ORACLE.2.5.2 Mô hình CSDL

Mô hình CSDL là tập hợp các cấu trúc logic được sử dụng để mô tả cấu trúc dữ liệu

và các mối quan hệ giữa các dữ liệu trong một CSDL Về cơ bản có thể chia mô hình CSDLthành hai nhóm: các mô hình khái niệm và các mô hình thực hiện

0 Mô hình khái niệm: tập trung vào bản chất logic của việc biểu diễn dữ liệu Nó chỉquan tâm đến cái gì được biểu diễn trong CSDL hơn là làm thế nào để biểu diễn Mô hìnhkhái niệm gồm ba dạng quan hệ mô tả sự liên hệ giữa các dữ liệu, đó là quan hệ một – một,một – nhiều và nhiều – nhiều