Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian: Phần 1 - ThS. Trần Hữu Trần Huy (Bậc đại học chương trình đại trà)

Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian: Phần 1 gồm 2 chương, với mục tiêu giúp bạn nhận biết được tầm quan trọng của mục tiêu với bản thân mình; giúp bạn luôn giữ được mục tiêu trong tầm ngắm của mình; giúp bạn nhận biết lúc nào mình đang sao nhãng bởi những việc không có nhiều ý nghĩa với bản thân để quay trở lại tiếp tục thực hiện mục tiêu của mình.

VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG

BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

(Bậc đại học chương trình Đại trà)

Chủ biên: ThS Trần Hữu Trần Huy Thành viên biên soạn:

ThS Lại Thế Luyện ThS Lê Nữ Diễm Hương ThS Nguyễn Võ Huệ Anh

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2021

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU 4

CHƯƠNG 1: MỤC TIÊU 6

1 Mục tiêu chương 6

2 Xác định mục tiêu 6

2.1 Tại sao cần xác định mục tiêu? 6

2.2 Lập mục tiêu cho bản thân 8

3 Mục tiêu và Ước mơ 12

3.1 Khi khát vọng đủ lớn 14

3.2 Sự khác biệt giữa ước mơ và mục tiêu 16

4 Mục tiêu mơ hồ sẽ cho kết quả mơ hồ 17

4.1 S.M.A.R.T là gì? 17

4.2 Giải thích 18

5 Phân loại mục tiêu 23

5.1 Bạn chỉ có một mục tiêu duy nhất? 23

5.2 Mục tiêu chính / Mục tiêu hỗ trợ / Mục tiêu có thể 23

5.3 Mục tiêu dài hạn / trung hạn / ngắn hạn 24

6 Tóm tắt 25

CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC 27

Mục tiêu chương 27

1 Khái niệm 27

2 Lập kế hoạch: 29

2.1 Tại sao phải lập kế hoạch 29

3 Làm thế nào để lập kế hoạch 33

3.1 Khái niệm 33

3.2 Quy trình lập kế hoạch 34

4 Tổ chức công việc 36

4.1 Phương pháp tổ chức công việc 36

4.2 Tổ chức công việc bộ phận 46

Tóm tắt 62

CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 64

Mục tiêu chương 64

1 Quản lý thời gian 65

2 Năm chữ A trong quản lý thời gian hiệu quả 71

2.1 Aware: Nhận biết 73

2.2 Analyse: Phân tích 76

2.3 Assign: Lập trật tự ưu tiên 83

2.4 Attack: Kẻ cắp thời gian 85

2.5 Arrange: Lập kế hoạch 96

Tóm tắt 100

Phụ lục 1 – bài tập & tình huống 102

1 Xác định mục tiêu 1: 102

2 Xác định mục tiêu 2: 102

3 Lập mục tiêu theo SMART: 103

4 Phân loại mục tiêu 1 104

5 Phân loại mục tiêu 2 106

6 Phân loại mục tiêu 3 107

7 Mục tiêu nghề nghiệp 110

8 Những công việc yêu thích 110

9 Xác định mức độ phù hợp của công việc với bạn 110

10 Kế hoạch cho công việc mơ ước 110

11 Quan Trọng Và Khẩn Trương 110

12 Loại trừ kẻ cắp thời gian 111

Tài liệu tham khảo 112

LỜI MỞ ĐẦU

Các bạn thân mến!

Trong những năm gần đây, thực trạng vấn đề tuyển dụng tại đa số các doanh nghiệp cho thấy hầu hết các sinh viên khi mới ra trường có tỉ lệ thành công khi xin việc là rất thấp Bên cạnh vấn đề về kiến thức chuyên ngành còn một số thiếu thốn nhất định,

lý do quan trọng phải kể đến đó chính là việc thiếu các kỹ năng mềm cần thiết để hòa nhập và thành công trong công việc của các bạn Đáp ứng nhu cầu lớn lao đó, Bộ môn

Kỹ năng mềm ra đời nhằm mục tiêu trang bị cho các bạn đầy đủ một số kỹ năng mềm tối cần thiết ngay từ khi các bạn còn đang trong môi trường sinh viên, nhằm giúp cho các bạn có được nhiều lợi thế cạnh tranh hơn trong quá trình học tập cũng như đi làm sau này

Trên tay bạn là tài liệu “Kỹ năng Tổ chức công việc và Quản lý thời gian”, được

đúc kết, biên soạn từ những kiến thức về quản lý hiện đại cùng với những kinh nghiệm của các tác giả qua nhiều năm công tác và giảng dạy trong nhiều môi trường khác nhau Qua tài liệu này, nhóm biên soạn mong muốn chia sẻ với các bạn sinh viên những kinh nghiệm của mình, những kiến thức được đúc kết, giúp khơi gợi những hoài bão, khát vọng của bạn và chính bạn sẽ là người biến những hoài bão, ước mơ

đó của mình thành hiện thực trong tương lai Không chỉ dừng lại ở đó, khi đọc và thực hành theo tài liệu này bạn sẽ lĩnh hội được những kỹ năng, cách tự xác định được cho mình những mục tiêu quan trọng nhất cho cuộc đời của mình Bạn sẽ tự xây dựng được cho mình một kế hoạch để tổ chức và triển khai công việc của bạn cũng như quản lý thời gian của mình trong một ngày để đạt được hiệu quả cao nhất

Với những mục tiêu này, những nội dung trong tài liệu “Kỹ năng Tổ chức công việc

và Quản lý thời gian” được tổ chức thành 4 phần nội dung lớn như sau:

- Chương 1: Mục tiêu – Nội dung chương này giúp bạn nhận biết được tầm

quan trọng của mục tiêu với bản thân mình Bạn sẽ hiểu rõ hơn về mục tiêu và quan trọng hơn là bạn sẽ biết cách để lập một mục tiêu một cách hiệu quả nhất

- Chương 2: Tổ chức công việc – Khi bạn đã có mục tiêu mà bạn khao khát

đạt được Việc tiếp theo cần phải làm là tìm cách để đạt được mục tiêu đã định Lập kế hoạch, tổ chức công việc là những hoạt động bạn cần thực hiện, giúp bạn luôn giữ được mục tiêu trong tầm ngắm của mình Hơn thế nữa hoạt động này còn giúp bạn biết được mình đang ngày càng gần mục tiêu mong muốn như thế nào, cũng giúp bạn nhận biết lúc nào mình đang sao nhãng bởi những việc không có nhiều ý nghĩa với bản thân để quay trở lại tiếp tục thực hiện mục tiêu của mình

- Chương 3: Quản lý thời gian – Bạn đã có mục tiêu mong muốn đạt được và

đã xây dựng kế hoạch, tổ chức công việc cho mình để đạt mục tiêu đó Một vấn đề khác phát sinh trong quá trình bạn thực hiện công việc của mình là Làm thế nào để bạn có thể khai thác tốt nhất thời gian của mình Nội dung chương này sẽ hướng dẫn bạn cách thức bạn phân tích, đánh giá cách bạn đang sử dụng thời gian hiện tại hiệu quả ra sao và làm thế nào để thay đổi, quản lý thời gian

và sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả nhất để nhanh chóng đạt được mục tiêu của mình

- Phụ lục – Trong phần này bạn sẽ có những bài làm để bạn luyện tập, rèn luyện

thành tạo những kỹ năng lập mục tiêu, tổ chức công việc và quản lý thời gian Nhóm biên soạn rất mong muốn nhận được những chia sẻ, đóng góp ý kiến của bạn

để tài liệu này ngày càng hoàn thiện hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu hoàn thiện kỹ năng

tổ chức công việc và quản lý thời gian của bạn trong những lần cập nhật sau Thư từ góp ý xin được gửi về Bộ môn Kỹ năng mềm - Viện Nghiên cứu Kinh tế ứng dụng Chúc các bạn thành công!

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2021

Nhóm biên soạn tài liệu

CHƯƠNG 1: MỤC TIÊU

1 Mục tiêu chương

Chúng tôi cũng như bạn, ai cũng có ước mơ của mình Nhưng chúng ta đang sống trong thế giới thực tại, và chắc rằng bạn không hề muốn suốt đời sống trong mơ mộng

mà không hề đạt được điều gì có ý nghĩa trong cuộc sống phải không nào

Chương đầu tiên này giới thiệu cho bạn ý nghĩa của mục tiêu chứ không phải ước mơ với cuộc sống của bạn Khi bạn đọc, từng bước thực hành theo nội dung này, bạn sẽ biết được cách lập những mục tiêu quan trọng cho cuộc đời của chính mình và xây dựng được những mục tiêu nhỏ hơn, ngắn hạn hơn để luôn giúp bạn hướng đến những mục tiêu to lớn của mình

2 Xác định mục tiêu

2.1 Tại sao cần xác định mục tiêu?

Bạn đã từng thấy mình làm việc, học tập rất chăm chỉ, cực khổ nhưng dường nhưng

có cảm giác rằng mình không thấy chúng có giá trị hay không?

Bạn hãy ngẫm nghĩ về điều đó và chắc hẳn rằng bạn sẽ quan tâm, muốn biết tại sao mình lại có cảm giác như thế và làm thế nào để không lặp lại chúng Một lý do lớn nhất chính là bạn đã không dành nhiều thời gian để suy nghĩ về điều bạn muốn trong cuộc sống của mình, và bạn chưa đặt cho mình những mục tiêu cơ bản Chính điều

đó dẫn đến bạn giống như con thuyền trôi vô định trên biển Bạn sẽ tiêu tốn thời gian

và những nguồn lực quý giá của mình cho những việc không mang lại nhiều giá trị cho bản thân mình

Ví dụ:

Ta hãy thử xem một ví dụ sau và bạn hãy suy nghĩ về câu trả lời và lý do lựa chọn của mình nhé:

Bạn đang học bài của môn học khó với bạn và ngày mai bạn đã phải thi môn này rồi Trong lúc bạn đang cố gắng tập trung để học thì chuông điện thoại bỗng reng lên, người yêu của bạn đang gọi Người yêu của bạn rủ đi xem phim

mà bạn rất thích và đã mong chờ bộ phim này từ lâu rồi

Bạn sẽ làm gì trong trường hợp này? Bạn sẽ từ chối đi bộ phim mình thích để học bài hay quyết định sẽ đi xem phim?

Khi đưa ra câu trả lời cho ví dụ trên bạn hãy chú ý cả lý do mình đưa ra để

hỗ trợ cho quyết định của mình nữa nhé

Với ví dụ này, chắc bạn sẽ chọn là không đi xem phim và sẽ ngồi học bài tiếp, đúng không nào Nhưng bạn có chắc rằng câu trả lời của mình là đáp án đúng duy nhất hay không? Thậm chí có thể là không câu trả lời nào của bạn là đúng cả? Bạn có thấy bất ngờ với điều này hay không?

Trên đây là một ví dụ rất đơn giản mà bạn thường xuyên gặp trong cuộc sống của mình, và quyết định của bạn sẽ phụ thuộc vào mục tiêu mà bạn đã đặt ra cho mình Chúng ta hãy thử cùng nhau lý giải ví dụ này nhé

Ta hãy bắt đầu bằng lựa chọn học bài tiếp và không đi xem phim Tại sao bạn lại chọn như vậy? Đó có thể là vì môn học này khó và bạn cần nhiều thời gian học, bạn có thể

bị thi rớt nếu không học bài, bạn muốn được điểm cao, … Đây là những lý do bạn thường thấy mình sử dụng khi đưa ra quyết định lựa chọn cho hành động của mình Nhưng thực tế rằng bạn vẫn chưa thực sự có câu trả lời đúng cho mình mà có thể bạn vẫn đang trả lời theo thói quen, thông lệ và bạn vẫn cảm thấy “bứt rứt” với lựa chọn này Bạn sẽ thấy khó tập trung khi “học bài” và thường suy nghĩ về lựa chọn còn lại

là “đi xem phim” dẫn đến việc “học bài” của bạn không hiệu quả Giả sử rằng ngày mai bạn đi thi và đạt điểm không như mong đợi, bạn sẽ rút ra kết luận rằng “nếu biết vậy thì mình đi xem phim chứ cần gì phải khổ sở đến như thế” Cứ như vậy, bạn thấy rằng bạn sẽ bị bối rối rằng quyết định của mình như vậy có đúng hay không, và sau

đó bạn sẽ quyết định thay đổi lựa chọn theo hướng “nuông chiều” bản thân hơn, không hề có định hướng thống nhất nào cả và kết quả là bạn sẽ cảm thấy rằng bạn

không đạt được gì cả Nếu bạn rơi vào trường hợp này thì bạn thấy rằng cho dù bạn chọn bất kỳ câu trả lời nào cũng đều là câu trả lời sai cả

Tại sao lại như vậy? Lý do đơn giản, cốt yếu nhất chính là mục tiêu của bạn là gì? Khi bạn gắn kết câu trả lời tại sao ở ví dụ trên với mục tiêu của bạn thì bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ dễ dàng ra quyết định cho mình hơn

Như vậy, nếu mục tiêu của bạn là “học giỏi” thì bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ dễ dàng chọn

“học bài và không đi xem phim”, còn nếu mục tiêu của bạn là “mối quan hệ tốt với người yêu” thì bạn sẽ thấy mình sẽ chọn “đi xem phim”

Qua ví dụ trên ta thấy rằng khi đặt mục tiêu cho mình, bạn sẽ nghĩ về tương lai lý tưởng cho mình, mục tiêu đó sẽ giúp bạn biết mình muốn trở thành người như thế nào trong cuộc sống Một khi bạn biết chính xác mình muốn đạt được điều gì, bạn sẽ biết mình cần tập trung nỗ lực vào những việc nào và phát hiện được những điều gì làm bạn sao nhãng, mất tập trung Với mục tiêu được xác định rõ ràng, bạn có thể đo lường và tự hào về thành quả của mình, bạn sẽ thấy sự thay đổi, tiến triển của bản thân và trở nên tự tin hơn khi đạt được những mục tiêu đã định

2.2 Lập mục tiêu cho bản thân

Bây giờ bạn đã biết mục tiêu quan trọng với bản thân mình như thế nào rồi đúng không nào Bạn hãy tạm ngưng tại đây và suy nghĩ về mục tiêu cho bản thân mình trong cuộc sống nhé Bạn muốn đạt được điều gì trong cuộc sống? Bạn muốn trở thành người như thế nào?

Bài tập:

Bạn hãy suy nghĩ và ghi ra mục tiêu bạn mong muốn đạt được trong cuộc sống của mình

Chắc hẳn việc này không quá khó khăn với bạn phải không nào Bạn hẳn cũng đã

từng mơ ước về tương lai của mình, về bản thân mình trong tương lai (xem thêm Mục

tiêu và Ước mơ) Việc đặt mục tiêu cho bản thân trong cuộc sống giống như bạn đang

vẽ một bức tranh toàn cảnh về việc bạn muốn đạt được những điều gì trong cuộc sống của mình, hoặc trong 5, 10 năm tới

Tiếp theo, bạn cần chia nhỏ những mục tiêu lớn đó thành những mục tiêu nhỏ hơn

mà bạn phải đạt được trong toàn bộ giai đoạn đó để hướng bạn đến những mục tiêu quan trọng nhất của mình

2.2.1 Lập mục tiêu cho cuộc sống

Bước đầu tiên khi bạn lập mục tiêu cho bản thân là việc bạn suy nghĩ, cân nhắc về những gì bạn muốn đạt được trong cuộc sống, hoặc trong khoảng thời gian xác định trong tương lai Mục tiêu trong cuộc sống thường được lập ra là “tôi muốn trở thành người giàu có”, “tôi muốn trở thành người được xã hội kính trọng”, và bạn thường ghi ra một mục tiêu duy nhất cho mình Một mục tiêu cho cuộc sống như vậy đã thực

sự cho bạn thấy một bức tranh toàn cảnh về bản thân trong tương lai, bao hàm được tất cả những gì bạn muốn hay chưa? Bạn sẽ thấy rằng thực sự bạn muốn đạt được nhiều thứ hơn như vậy, và chắc chắn rằng bạn sẽ thấy rằng có nhiều mục tiêu sẽ mâu thuẫn nhau khi mình đặt ra

Mục tiêu cho cuộc sống của bạn cần bao hàm các khía cạnh của cuộc sống của bạn

và sẽ định hình cho những quyết định của bạn Để có thể nhìn nhận tổng quát về con người mà bạn muốn trở thành trong tương lai, bạn hãy xác định những khía cạnh hoặc phân chia những mong muốn của bạn thành những nhóm như sau, và chú ý rằng những mục tiêu trong các nhóm cần phải hỗ trợ nhau:

- Học tập: Bạn muốn đạt bằng cấp gì? Bạn muốn lĩnh hội những kiến thức nào?

Bạn muốn có những kỹ năng nào?

- Nghề nghiệp: Bạn muốn đạt được chức vụ nghề nghiệp nào? Bạn muốn điều

gì với nghề nghiệp của mình?

- Tài chính: Bạn muốn nhận được bao nhiêu tiền? Bạn muốn nhận như thế nào?

- Gia đình: Bạn muốn có gia đình như thế nào? Bạn muốn các thành viên trong

gia đình nhìn nhận bạn như thế nào?

- Thái độ: Bạn muốn thay đổi những thái độ nào của mình? Có những thái độ

nào bạn thấy rằng sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến bản thân?

- Thể chất: Bạn muốn có sức khỏe tốt đến khi “đầu bạc răng long”? Bạn muốn

đạt mục tiêu thể thao nào cho mình?

- Sở thích: Bạn muốn làm gì để cảm thấy vui vẻ, hạnh phúc hơn?

Nếu bạn chưa định hình rõ ràng, những nhóm mục tiêu ở trên là điểm khởi đầu để bạn thực hiện lập mục tiêu cho cuộc sống của mình Ngoài ra nếu bạn có nhiều nhóm mục tiêu khác, hãy ghi chúng ra

Bài tập:

Bạn hãy xác định các mục tiêu trong cuộc sống của mình theo từng nhóm

Khi bạn tổng hợp những mục tiêu này thành mục tiêu cho cuộc sống của mình, bạn

sẽ thấy có sự khác biệt với mục tiêu bạn đã ghi trong bài tập ở đầu mục này, đúng không nào Bạn có thể nhìn thấy bức tranh tổng thể con người của bạn trong tương lai, người bạn muốn trở thành rõ ràng hơn rất nhiều

2.2.2 Thiết lập những mục tiêu nhỏ hơn

Bạn nên dùng phương pháp não công (brainstorming) khi lập mục tiêu và lựa chọn một hoặc vài mục tiêu phản ánh tốt nhất những gì bạn muốn Sau đó bạn cần chọn lọc kỹ những mục tiêu có ý nghĩa mà bạn thực sự muốn

Hãy nhớ rằng đây là mục tiêu của chính bạn, là những gì bạn muốn chứ không phải là ý muốn của người khác (tất nhiên bạn cũng cần cân nhắc những mong muốn của họ, nhưng khi bạn chọn những mục tiêu như vậy, bạn cần chắc chắn rằng bạn cũng phải thực sự muốn chúng)

Nếu bạn chỉ dừng lại ở hoạt động thiết lập mục tiêu chung cho cuộc sống của mình

Đa phần bạn sẽ thấy rằng chúng vẫn còn rất mông lung, quyết tâm thực hiện mục tiêu của bạn sẽ giảm dần theo thời gian do bạn không biết làm thế nào để đạt được chúng Việc đặt mục tiêu cho cuộc sống cũng giống như việc bạn muốn lên tầng cao nhất của một tòa nhà không có thang vậy Bạn không thể nào cố gắng hết sức để đạt mục tiêu ngay một lúc được Chính những bậc thang nho nhỏ giúp bạn đi lên dần dần từng tầng một cho đến khi bạn lên được tầng thượng mà bạn muốn Những bậc thang này giống như những mục tiêu nhỏ hơn mà bạn cần phải đạt được để hướng bạn đến mục tiêu quan trọng của mình

Cũng như vậy với mục tiêu cuộc sống, bạn cần chia nhỏ mục tiêu lớn của mình thành những mục tiêu nhỏ nối tiếp, kế thừa nhau, mà khi bạn đạt mục tiêu nhỏ này sẽ là bàn đạp để bạn hướng đến mục tiêu tiếp theo Cứ như vậy khi bạn đạt hết những mục tiêu nhỏ đó thì mục tiêu lớn của bạn sẽ đạt được Theo đó, mục tiêu lớn trong cuộc sống cần được chia nhỏ thành những mục tiêu trong 10 năm, 5 năm, 1 năm, … Đây chính

là từng bậc thang nho nhỏ, từng tầng trong tòa nhà để bạn đạt được mục tiêu trong cuộc sống

Sau khi Nam đã xác định được mục tiêu trong cuộc sống, Nam chia mục tiêu lớn thành những mục tiêu nhỏ hơn Ta tiếp tục xem thử mục tiêu trở thành giám đốc khu vực của Nam được chia nhỏ thế nào

Mục tiêu 5 năm: Trở thành Phó Giám đốc

Mục tiêu 2 năm: Trở thành Trưởng phòng

Mục tiêu 1 năm: Tình nguyện tham gia những dự án quan trọng mà Giám đốc triển khai

Mục tiêu 6 tháng: Thi tuyển để học lấy bằng thạc sỹ

Mục tiêu 3 tháng: Đăng ký học những kỹ năng cần thiết

Mục tiêu 1 tháng: Trao đổi với Giám đốc về những kỹ năng, kiến thức cần thiết để làm việc được tốt

Mục tiêu 1 tuần: Lên lịch hẹn gặp với Giám đốc

Qua ví dụ này, ta thấy được từ một mục tiêu to lớn ban đầu, Nam đã chuyển thành những mục tiêu nhỏ hơn, dễ dàng đạt được hơn Hơn nữa ta thấy rằng những mục tiêu nhỏ này giúp Nam nhìn nhận được rõ ràng cách thức để đạt được mục tiêu lớn

Ở ví dụ này ta cũng cần chú ý một điều rằng những hoạt động mà Nam thực hiện, nếu không có mục tiêu lớn thì chúng có thể bị xem là những hoạt động tiêu tốn nguồn lực

và thời gian và ta sẽ không có động lực, cam kết và dễ dàng bị chi phối, phân tâm bởi những những hoạt động khác

3 Mục tiêu và Ước mơ

Chúng ta đã cùng nhau ghi ra được những mục tiêu cho cuộc đời của mình Trước khi ta có thể “biến ước mơ thành hiện thực”, ta cần chú ý nhận biết, phân biệt được thế nào là ước mơ và mục tiêu Chúng là gì, và chúng có điểm gì giống và khác nhau

Ai cũng có mơ ước Mơ ước với chúng ta rất dễ dàng, ta chỉ cần có trí tưởng tượng là

đã có thể mơ ước Chắc hẳn từ thời thơ ấu bạn đã được nghe kể không ít về các câu chuyện cổ tích như: Cô Tấm ở hiền, nàng lọ lem tốt bụng, … Tất cả những chuyện

đó đều kết thúc thật hậu, do con người tự vẽ ra cho mình một hình mẫu thật hoàn hảo

để từ đó ước mơ và có niềm tin vào tương lai tốt đẹp, là động lực để cho họ vượt qua những khó khăn, thử thách trong đời thường Nhà văn Pháp nổi tiếng Jules Verne, được xem là cha đẻ của thể loại văn học Khoa học viễn tưởng, từ thế kỷ 19 đã thể hiện những mơ ước của nhân loại về việc du hành lên mặt trăng Việc du hành vũ trụ này là mơ ước hay là mục tiêu của con người? Bạn có muốn được bay vào vũ trụ hay không? Chắc bạn cũng biết rằng để bay vào vũ trụ, phi hành gia như Phạm Tuân phải trải qua những cuộc tuyển chọn gắt gao, trải qua những đợt huấn luyện, luyện tập khắt khe mới có đủ điều kiện để thực hiện Thế thì những người bình thường như chúng ta, không phải là những người được huấn luyện đặc biệt, muốn bay vào vũ trụ

là ước mơ hay là mục tiêu? Đối với đa số chúng ta, đây chỉ là ước mơ, còn với một

số ít người khác như Hiệp sĩ Richard Charles Nicholas Branson, nhà sáng lập công ty

âm nhạc Virgin và hãng hàng không Virgin, … ông đang biến ước mơ này thành hiện thực với công ty Virgin Galactic, với mong muốn đưa du khách vào không gian Trước khi xem xét sự khác nhau giữa ước mơ và mục tiêu, ta hãy tìm hiểu xem ước

mơ và mục tiêu là gì

Mục tiêu là gì?Chúng là những kế hoạch hay dự định cho tương lai Chúng đại diện cho những điều ta cố gắng đạt được Ta dùng não trái để lên kế hoạch thực hiện chúng Đây là bán cầu não xử lí vấn đề suy luận, tính toán và ngôn ngữ Những mục tiêu của

ta có thể dài hạn hay ngắn hạn, như là kế hoạch tốt nghiệp đại học và có việc làm (dài hạn) hay đi mua sắm vào buổi trưa (ngắn hạn) Những đặc điểm khác nữa của mục tiêu là chúng được hình thành khi ta hoàn toàn có ý thức Tức là chúng là những quyết định có ý thức

Thế còn ước mơ? Đó không phải là những giấc mơ khi ta ngủ mà là những mong ước,

hi vọng, khát khao cho tương lai Không như mục tiêu (những kế hoạch có kì hạn kết thúc), ước mơ chỉ là những gì ta nghĩ là ta muốn làm, là khát vọng muốn trở thành

hay muốn sở hữu vào “một ngày nào đó” Tại sao ước mơ lại là những gì tanghĩ làta muốn? Vì nếu ta thật sự muốn chúng, chúng không phải đã trở thành mục tiêu rồi sao? Chúng không phải đã trở thành những kế hoạch có kì hạn hoàn thành rồi sao?

3.1 Khi khát vọng đủ lớn

Nếu mục tiêu của ta là những gì ta muốn, tại sao thỉnh thoảng chúng lại “tan thành mây khói”? Đây là vấn đề Cho dù ta có ý thức lên kế hoạch một cách kĩ càng đến đâu đi nữa, nó vẫn nằm trong tiềm thức của ta, cái mà xác định rõ những mặt nằm ngoài sự điều khiển của ta

Đối với mỗi người, vị khách trong chiếc tắc-xi là ý thức và tài xế là tiềm thức Tiềm thức không được chỉ đạo bởi mục tiêu và những lời chỉ dẫn có chủ định; đúng hơn,

nó được chỉ đạo bởi niềm tin của nó Ví dụ, nếu nó tin sự giàu sang có hại cho bạn hoặc bạn không xứng đáng với giàu sang, thì cho dù bạn đặt ra bao nhiêu mục tiêu về

sự giàu sang đi nữa, tất cả đều kết thúc trong thất bại

Niềm tin được tạo ra bởi tiềm thức hình thành trong những trải nghiệm thời thơ ấu và chúng vẫn được cho là đúng đến khi nào chúng được thay thế bởi những trải nghiệm dẫn tới một niềm tin mới Ví dụ, nếu một đứa trẻ luôn bị xem thường, chế nhạo và khinh miệt, tiềm thức của nó tin rằng nó đáng khinh Nếu sau này, nhiều người khuyến khích nó, truyền “lửa” cho nó, và khen ngợi nó, trải nghiệm mới sẽ tạo nên một niềm tin mới tương ứng

Chìa khoá để giải quyết vấn đề về những niềm tin tiêu cực trong tiềm thức nằm ở chỗ: tiềm thức không thể phân biệt giữa những trải nghiệm có thật và tưởng tượng Hãy nhìn vào một ví dụ để xét xem ta có thể áp dụng nguyên tắc này như thế nào

Ví dụ

An là một sinh viên, anh ta ngại nói trước công chúng Ăn sâu vào tiềm thức của anh ta là một niềm tin tiêu cực, cái mà là nguyên nhân cho sự thiếu tự tin của mình Anh ta không cần phải khám phá hay tìm hiểu những trải nghiệm thơ ấu của mình đã gây ra vấn đề này Tất cả những gì anh ta phải làm là dành ra 10 phút một ngày để tưởng tượng mình trở thành một diễn giả tài ba Khi niềm tin mới đã hình thành, An có thể dễ dàng nói trước công chúng, có thể sẽ gặp khó khăn lúc đầu bởi vì anh ta thiếu kinh nghiệm thực tế, nhưng anh ta sẽ có thể nói, và sẽ trở nên điêu luyện hơn sau mỗi lần cố gắng

Trí tưởng tượng là có tác động rất lớn, và nó còn mạnh hơn cả lí trí và sự quyết tâm Nó có thể trở thành bạn đồng minh tuyệt vời nhất hoặc kẻ thù tồi tệ nhất Sinh viên khác là Tuấn tưởng tượng cảnh mọi người trong lớp cười cợt khi anh ta nói Không gì có thể xua tan sự lo ngại của anh ta Hãy lưu ý sự khác nhau giữa An và Tuấn Trí tưởng tượng của Tuấn không có kế hoạch, không thể điều khiển, và ngoài tầm kiểm soát Nó như một gánh nặng, nó điều khiển Tuấn Nhưng trí tưởng tượng của An được anh ta quản lí và nằm trong tầm kiểm soát của mình Anh ta dành ra 10 phút 1 ngày để khai thác triệt để sức mạnh của nó

Sự điều khiển trí tưởng tượng có chủ đích của ta được gọi là sự hình dung hoá hoặc hình ảnh hoá Ta cũng có thể gọi nó là sự mơ mộng Nhưng có 2 dạng: ý thức và vô thức Mơ mộng vô thức là không chủ tâm; nó không được lên kế hoạch; ta lệ thuộc vào nó một cách vô thức Nó khá phổ biến và cũng rất nguy hiểm vì nó có thể gợi lại những trải nghiệm tiêu cực như là: người ta cười cợt ta Và tiềm thức của ta sẽ giải

mã những điều tưởng tượng này thành như những điều có thật, củng cố thêm những niềm tin tiêu cực của ta, và biến nó thành một vết sẹo tâm hồn Vì thế, ta cần nhận thức rõ về sự mơ mộng và sử dụng chúng một cách thông minh

Vì thành công của sự thiết lập mục tiêu lệ thuộc vào niềm tin của tiềm thức, ta cần chú ý nhiều hơn tới việc xây đắp ước mơ Nghĩa là, rèn luyện cách ta mơ mộng có thể giúp củng cố mục tiêu của ta, thay đổi niềm tin, và chạm đến những ước mơ Ước

mơ có thể trở thành khát vọng của ta hoặc làm bừng cháy khao khát đạt được điều gì

đó Và khi khát vọng đó đủ lớn thì ta hoàn toàn có thể “biến ước mơ thành hiện thực”

(xem thêm Làm thế nào để có khát vọng lớn).Ví dụ, khi còn là một đứa trẻ, Tiger

Woods đã có ước mơ trở thành một tay gôn đẳng cấp, vì thế ông đã tập luyện hằng ngày

3.2 Sự khác biệt giữa ước mơ và mục tiêu

Ta hãy xem qua 10 điểm khác nhau giữa ước mơ và mục tiêu

1 Mục tiêu là điều mà bạn có những hành động để đạt được nó Ước mơ là điều mà bạn chỉ suy nghĩ về nó Mục tiêu đòi hỏi bạn phải có những hành

động, còn ước mơ không đòi hỏi bạn phải làm gì cả, thậm chí còn xuất hiện cả trong giấc ngủ của bạn

2 Mục tiêu có thời hạn, còn ước mơ thì không Mục tiêu bắt buộc phải có hạn

định, giới hạn về thời gian Giấc mơ có thể là mãi mãi Ta có thể thấy rằng rất nhiều người sống với mơ ước của mình suốt đời mà không bao giờ đạt được chúng

3 Mục tiêu đòi hỏi bạn phải có sự trả giá, còn Ước mơ không tốn kém gì cả

Bạn hoàn toàn có thể tự do mơ ước mà không phải tốn kém bất kỳ thứ gì của mình cả Trong khi đó mục tiêu sẽ có giá của nó, đòi hỏi bạn tiêu tốn thời gian, tài lực, nỗ lực của bạn, thậm chí có thể là mồ hôi, nước mắt nữa Bạn có sẵn sàng trả giá như thế nào cho những mục tiêu của mình?

4 Mục tiêu mang đến kết quả, ước mơ thì không Bạn muốn thay đổi cuộc

sống của mình? Công việc? Vị trí trong xã hội? Với mục tiêu bạn có thể đạt được

5 Mục tiêu có nền tảng là hiện thực, ước mơ là trí tưởng tượng Bạn hoàn

toàn có thể mơ ước trở thành siêu nhân, nhưng có lẽ là sẽ không xảy ra Mục

tiêu là những thứ mà bạn thực sự có thể đạt được Mục tiêu nên to lớn nhưng không siêu thực

6 Mục tiêu có điểm đích của nó, ước mơ thì vô tận Ước mơ không cần phải

có điểm kết thúc, còn mục tiêu phải có kết quả cụ thể

7 Mục tiêu có thể thay đổi cuộc đời bạn, ước mơ có thể tạo cảm hứng cho bạn Ước mơ có thể cho bạn động lực, khơi nguồn cảm hứng trong bạn, nhưng

mục tiêu có thể giúp bạn thay đổi cuộc đời hoàn toàn

8 Mục tiêu có trọng tâm, ước mơ thì không Mục tiêu có thể vô định, là suy

nghĩ bất định Mục tiêu cần phải có sự tập trung cao, chúng phải rõ ràng và bạn cần luôn suy nghĩ về chúng

9 Mục tiêu đòi hỏi bạn phải lao động vất vả, mục tiêu chỉ cần trí tưởng tượng của bạn Để mơ ước rất dễ dàng Ai cũng đều có ước mơ, nhưng ít

người có mục tiêu

10 Mục tiêu thử thách bản thân bạn, ước mơ thử thách trí tưởng của bạn

Mơ ước sẽ dẫn đến những ước mơ to lớn hơn Chúng thử thách giới hạn của trí tưởng tượng Còn mục tiêu sẽ thử thách chính bản thân bạn Chúng làm tăng cường những kỹ năng, khả năng của bạn và thay đổi bạn vĩnh viễn

4 Mục tiêu mơ hồ sẽ cho kết quả mơ hồ

Nhà giáo dục Jack Canfield đã viết trong cuốn sách "Nguyên tắc thành công": Mục tiêu mơ hồ sẽ cho kết quả mơ hồ Để các bạn đạt được một mục tiêu, bạn cần phải hết sức rõ ràng và chính xác những gì bạn muốn SMART là chữ viết tắt thú vị cho việc thiết lập các tiêu chí mà một mục tiêu khả thi phải có để mục tiêu đó sẽ được thực hiện được Nguyên tắc SMART là nguyên tắc THÔNG MINH giúp bạn định hình và nắm giữ được mục tiêu của mình trong tương lai Bạn sẽ biết được khả năng của mình

có thể làm được gì và xây dựng kế hoạch cho chúng

4.1 S.M.A.R.T là gì?

Năm chữ cái trong chữ SMART đại diện cho một tiêu chí khi bạn đặt mục tiêu cá nhân Chúng ta có thể kể đến năm tiêu chí sau đây:

Mục tiêu phải được cá nhân hóa Mục tiêu phải phản ánh ước mơ và các giá trị của

riêng bạn, không phải của bạn bè, gia đình Khi nêu mục tiêu của bạn, luôn luôn sử dụng từ "tôi" trong câu để dấu hiệu đó như là của riêng bạn Khi mục tiêu của bạn có tính cá nhân, bạn sẽ có thêm động lực để thành công và tự hào nhiều hơn trong thành tựu của bạn

Mục tiêu phải cụ thể, rõ ràng Thường thì khi bắt đầu đặt mục tiêu cá nhân khá

nhiều bạn thích đặt những mục tiêu khó hình dung như “trở thành giám đốc”, “trở thành người thành đạt” Trong khi đó các bạn lại chưa có một khái niệm hay định nghĩa cụ thể cho việc thành đạt là gì? Trở thành giám đốc là gì? Điều này sẽ hạn chế khả năng đạt được mục tiêu của bạn Mục tiêu của bạn cần phải rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu

Ta hãy xem xét ví dụ về mục tiêu sau để thấy rõ hơn điều này

Bạn vẫn có thể biện luận rằng tôi đang đặt mục tiêu tối thiểu phải đạt được bằng tốt nghiệp loại khá, và nếu được cao hơn thì càng tốt Nhưng vấn đề sẽ phát sinh khi ta phát biểu như vậy Chắc hẳn bạn biết rằng nỗ lực mà bạn phải

bỏ ra để có được bằng loại Xuất sắc hoặc loại Giỏi lớn hơn rất nhiều so với bằng loại Khá đúng không nào Hơn nữa, thực sự khi bạn đặt mục tiêu như vậy, trong thâm tâm của mình, bạn muốn nhận được bằng tốt nghiệp cao hơn loại khá, chứ không phải là khá Thế tại sao mình không đặt mục tiêu một cách

rõ ràng, chính xác về điều mình muốn “Tôi muốn tốt nghiệp đại học với bằng Giỏi”?

Ngoài ra, khi đặt mục tiêu như vậy, bạn sẽ thấy bạn có thể mất động lực để theo đuổi mục tiêu của mình

Trả lời được câu hỏi tại sao Một vấn đề khác bạn cần lưu ý khi xác định mục tiêu

là bạn cần phải thực sự trả lời được câu hỏi “Tại sao bạn muốn đạt được điều đó” Một khi câu trả lời của bạn cho câu hỏi này rõ ràng, thuyết phục với chính bản thân bạn, bạn sẽ thấy rằng nó sẽ tạo ra sự cam kết của bạn với mục tiêu đó, đồng thời tạo nên động lực để bạn đạt được mục tiêu Khi đó bạn thấy rằng bạn dễ dàng đạt mục tiêu hơn nhiều Trong ví dụ trên Nga trả lời cho câu hỏi “Tại sao tôi muốn tốt nghiệp với bằng loại Giỏi?” là “tạo điều kiện thuận lợi cho tôi có được công việc làm theo đúng sở thích ở những tập đoàn kinh tế lớn” Bạn có thấy mình sẽ có động lực hơn khi bạn giải thích, thuyết phục được mình là tại sao mình lại muốn điều đó, đúng không nào

Hình tượng hóa mục tiêu Việc tiếp theo bạn cần thực hiện để tạo cảm xúc cho bạn

về mục tiêu đã định là bạn cần hình tượng hóa (visualization) viễn cảnh đó cho mình Cảm xúc và hình dung mục tiêu của bạn sẽ giúp bạn tạo ra những mong muốn để cụ thể hoá nó vào cuộc sống của bạn Một trong những công cụ trực quan tốt nhất là một bản tầm nhìn (visionboard) Đơn giản chỉ cần tìm một tạp chí, cắt ra hình ảnh cộng hưởng với mục tiêu mà bạn muốn đạt được, dán chúng lên một mảnh poster và để ở một nơi nào đó mà bạn có thể xem nó vài lần một ngày

Để trực quan để làm việc, đó là cần thiết rằng bạn hình dung (emotionalize) mục tiêu của bạn càng nhiều càng tốt Tạo một danh sách các lợi ích mà bạn sẽ thấy khi bạn đạt được mục tiêu và tập trung vào việc làm thế nào để điều đó xảy ra

4.2.2 Measurable: Đo lường được

Khi bạn đặt mục tiêu cá nhân bạn phải biết được mục tiêu của mình có đo lường được hay không, bạn có cân, đong, đo đếm được hay không

Tiêu chí này sẽ giúp bạn biết được khi nào bạn sẽ đạt được mục tiêu Bạn sẽ thấy rằng những từ ngữ mang tính khái niệm để chỉ sự việc, hiện tượng, … như giàu có, tốt, khá, ổn định, hạnh phúc, khỏe mạnh, … sẽ không giúp bạn biết được chính xác mình thực sự muốn điều gì

Ví dụ:

Trong ví dụ trên của Nga, ta thấy khi đặt mục tiêu đạt bằng đại học loại Giỏi, Nga

sẽ biết được trong quá trình thực hiện, mình có đạt được mục tiêu hay không

Ví dụ:

Một ví dụ khác về mục tiêu thường thấy là “Tôi muốn trở nên giàu có” là dạng mục tiêu mà ta thấy rằng vừa không đảm bảo được tiêu chí Cụ thể (Specific) ở trên và không thể đo lường được

“Giàu có” – Nếu để nói chuyện, trao đổi với nhau, ta đều hiểu ý nghĩa của nó phải không nào Nhưng khi ta đưa vào mục tiêu ta cần phải xác định chính xác từ này Bạn muốn “giàu có” như thế nào? Làm thế nào để bạn có thể biết được rằng mình đã “giàu có”? Ta xem xét sự “giàu có” kỹ hơn ở khía cạnh tài chính là “có nhiều tiền”, bạn sẽ thấy phát sinh thêm vấn đề là “Thế nào là nhiều tiền? Bao nhiêu tiền là nhiều?

Như thế bạn thấy ta cần phải chú ý cả yếu tố đo lường được của mục tiêu nữa Phát biểu mục tiêu đảm bảo tiêu chí đo lường được tốt hơn sẽ là “Tôi muốn có

10 tỷ đồng”

4.2.3 Attainable/Achievable: Có thể đạt được

Mục tiêu cần phải nằm trong khả năng của bạn Đồng ý rằng khi bạn đặt mục tiêu to lớn, vĩ đại có thể sẽ tạo cho bạn khát vọng lớn, động lực, nhưng bạn cũng cần chú ý rằng đặt mục tiêu quá cao có thể làm cho bạn mệt mỏi và chán nản khi không đạt được điều đó Thế nên bạn hãy đặt mục tiêu vừa với khả năng và tiềm lực của bạn

Ví dụ

Ta tiếp tục với ví dụ của Nga Lúc này Nga cần xem xét thực lực hiện tại của mình

là việc đạt điểm Giỏi cho tất cả các môn học để nhận được bằng loại Giỏi là có thể thực hiện được hay không

2 tiếng vào ngày hôm sau là điều gần như không thể thực hiện được

Khi thiết lập mục tiêu bạn phải bảo đảm chúng này nằm trong khả năng của bạn Ban đầu phải đi từ dễ đến khó, không đặt ra những mục tiêu thật khó vì nó sẽ dễ làm bạn chán nản

Mặt khác, bạn cũng cần chú ý là đừng thiết lập những mục tiêu quá dễ dàng Mục tiêu quá dễ là một con dao hai lưỡi, nó giúp bạn dễ dàng đạt được nhưng cũng dễ làm bạn mất đi động lực

Khi bạn lập mục tiêu đủ khó, đủ thách thức cho mình bạn sẽ thấy có sự thay đổi tích cực về những kỹ năng, khả năng trong bản thân bạn

4.2.4 Realistic/Relevant: Thực tiễn/Liên quan đến tầm nhìn chung

Mục tiêu của bạn cần phải thực tiễn, liên quan đến mục tiêu dài hạn của bạn Mục tiêu bạn đặt ra phải phù hợp và cùng hướng đến mục tiêu lâu dài của bạn

Ví dụ:

Bạn đặt cho mình mục tiêu mua xe mới Bạn cần xác định rằng bạn cần mua xe mới để làm gì? Việc mua xe có liên quan đến công việc của bạn hay không? Hay mua xe chỉ để thỏa mãn sở thích cá nhân của bạn?

Việc bạn xác định mục tiêu thực tiễn, liên quan đến tầm nhìn lớn hơn của mình sẽ giúp bạn tập trung được nguồn lực hạn chế của mình để hoàn thành mục tiêu của mình nhanh hơn Lúc này bạn thấy rằng một lần nữa bạn gặp lại câu hỏi “Tại sao bạn muốn điều đó” và cần phải trả lời rõ ràng, thuyết phục trong bối cảnh bạn nhìn nhận mục tiêu đó trong mối tương quan với mục tiêu lớn hơn của mình

- Trường hợp 1: “Tôi muốn nhận được bằng đại học loại Giỏi”

- Trường hợp 2: “Tôi muốn nhận được bằng đại học loại Giỏi sau 4 năm học

đại học”

Nếu Nga nhận được bằng đại học loại Giỏi của mình vào năm Nga 40 tuổi thì, trong từng trường hợp ở trên, Nga có đạt được mục tiêu của mình hay không?

Quan trọng hơn là việc Nga đạt mục tiêu như vậy thực sự có còn ý nghĩa, có giá trị gì hay không

Bạn hãy giới hạn cho mục tiêu của mình trong thời gian là bao lâu ví dụ như trong 1 tháng, 1 năm hay lâu hơn một chút… Khi ta giới hạn cho những mục tiêu chúng ta

sẽ hoàn thành nhanh hơn và có kỷ luật hơn để hoàn thành mọi việc đúng hạn

Bài tập:

Bạn hãy viết lại mục tiêu đã lập ở trên theo nguyên tắc SMART

5 Phân loại mục tiêu

5.1 Bạn chỉ có một mục tiêu duy nhất?

Trong phần xác định mục tiêu trên, ta đã cùng xem xét qua cách thức để thiết lập một mục tiêu một cách hiệu quả nhất cho mình Nhưng bạn cũng thấy rằng trong cuộc sống của mình, bạn không chỉ muốn đạt được một mục tiêu duy nhất, phải không nào Trong từng khía cạnh cuộc sống của mình, ta đều có những mục tiêu riêng để hướng đến Hơn nữa khi đã lập những mục tiêu như vậy, ta còn phân nhỏ những mục tiêu

đó thành nhiều mục tiêu nhỏ hơn Đến đây bạn có thể thấy rằng bạn có rất, rất nhiều mục tiêu cần phải đạt được

Làm thế nào mình có thể quản lý, kiểm soát được những mục tiêu nhiều như thế? Lúc này bạn cần phải tiến hành phân loại các mục tiêu đã định thành những nhóm để xác định

5.2 Mục tiêu chính / Mục tiêu hỗ trợ / Mục tiêu có thể

- Mục tiêu chính (mục tiêu rất quan trọng): là mục tiêu chung, tổng quát mà

bạn muốn đạt được

- Mục tiêu hỗ trợ (mục tiêu quan trọng): là những mục tiêu bạn cần phải đạt

được chúng, giúp bạn dần đạt được mục tiêu chính ở trên

- Mục tiêu có thể (mục tiêu không quan trọng): là những mục tiêu mà nếu

bạn không đạt được cũng không ảnh hưởng đến mục tiêu chính của bạn Trước khi bạn thực hiện phân loại các mục tiêu của mình, hãy lưu ý rằng ta đang phân loại cho một mục tiêu chính Lúc đó bạn sẽ thấy có thể xuất hiện những mục tiêu có thể mà mình nên có đối với mục tiêu chính đó Với một mục tiêu chính cụ thể thì đó

có thể là mục tiêu có thể, nhưng khi bạn xem xét mục tiêu chính khác của bạn thì những mục tiêu có thể đó có thể lại được phân loại thành mục tiêu hỗ trợ cho mục tiêu chính khác

5.3 Mục tiêu dài hạn / trung hạn / ngắn hạn

Sau khi thực hiện bước phân loại trên, bạn có thể vẫn còn mơ hồ về việc ta cần phải bắt đầu theo đuổi mục tiêu nào, thực hiện việc gì trước tiên Bước tiếp theo này ta sẽ đưa thời gian thực hiện cho mục tiêu

- Mục tiêu dài hạn: Những mục tiêu lớn, quan trọng mà bạn không thể đạt được

ngay Thông thường đó là những mục tiêu mà bạn đang nhắm đến trong thời hạn từ 5 năm trở lên

- Mục tiêu trung hạn: Là những mục tiêu bạn cũng không thể đạt được ngay,

nhưng bạn cần phải đạt được chúng để mục tiêu lớn, quan trọng của bạn trong dài hạn có thể đạt được Thông thường là những mục tiêu bạn cần đạt được trong vòng 1-5 năm

- Mục tiêu ngắn hạn: Là những mục tiêu mà bạn cần phải bắt đầu thực hiện

ngay hay trong tương lai gần Thông thường là những mục tiêu bạn đặt thời hạn dưới 1 năm

nào cho mình thì mục tiêu đó cần đáp ứng được nguyên tắc SMART nhé Những mục tiêu này hiện tại đang rất xa vời, bạn cũng đã từng bước hiện thực hóa những mục tiêu đó bằng cách chia chúng thành những mục tiêu nhỏ hơn, dễ đạt được và đã định thời điểm để thực hiện và hoàn thành Bạn hãy dành thêm thời gian để xem và ghi nhớ chúng lại trước khi tiếp tục xem tiếp những nội dung tiếp theo nhé

CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Mục tiêu chương

Thông qua việc nghiên cứu phần này, sẽ giúp bạn thực hiện được:

• Tổ chức công việc được giao

• Tổ chức mạng lưới công việc

• Sắp xếp hồ sơ

• Sắp xếp vị trí làm việc

• Xác định thứ tự ưu tiên công việc

• Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…

1 Khái niệm

Một khi mục tiêu, các chiến lược và kế hoạch của tổ chức đã được xác định, nhà quản trị cần phải xây dựng một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm hỗ trợ cho việc đạt được mục tiêu Chức năng tổ chức đứng ở vị trí thứ hai trong tiến trình quản trị, nhưng nó

có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của tổ chức Nói cách khác, tổ chức là một trong những hoạt động quan trọng nhất của quản trị Thật vậy, nhiều công trình nghiên cứu khoa học đã cho thấy 70 – 80% những khiếm khuyết trong việc thực hiện các mục tiêu là do yếu kém của công tác tổ chức Nhưng chức năng tổ chức được định nghĩa như thế nào? Trong thực tiễn có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này

Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩa sau đây:

Con người chẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại; chỉ đơn giản là họ đã thất bại trong việc lên kế hoạch để thành công

(Men never plan to be failures; they simply fail to plan to be successful.)

William Arthur Ward

• Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định

• Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất

Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhưng điều quan trọng là vấn

đề bạn cần xem xét bản chất của chức năng tổ chức từ góc độ của khoa học quản trị Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, bạn có thể hiểu bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó Nói cách khác, chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì, ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai

và những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào

Từ đó, có thể rút ra khái niệm cô bản về tổ chức côn việc cụ thể như sau:

- Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm

và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ Doanh nghiệp

- Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc được giao

- Trong tài liệu này, tổ chức công việc được hiểu là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân

2 Lập kế hoạch:

2.1 Tại sao phải lập kế hoạch

2.1.1 Lập kế hoạch cho cuộc sống bản thân

Khi còn nhỏ bạn luôn có những ước mơ bay bổng về tương lai Bạn đã từng mơ ước được làm bác sỹ, lính cứu hoả, ngôi sao điện ảnh hay những anh hùng Thật đáng tiếc, khi lớn lên, phần lớn chúng ta lại từ bỏ mục tiêu của mình và không màng tới việc đặt ra kế hoạch mới cho cuộc sống của mình Lý do của việc đó là do họ không tự tin,

họ không tin vào sức mạnh của việc lập kế hoạch, họ sợ thất bại và sợ xấu hổ Để né tránh thất bại, người ta thường không bao giờ dám xác định mục tiêu và lên kế hoạch cuộc sống Bạn thường nghĩ: “Nếu bạn không xác định mục tiêu và lập kế hoạch, bạn không bao giờ thất bại”, đúng không? Nhưng thật sự, bạn đang thất bại Thêm vào

đó, nếu bạn không lập kế hoạch chi tiết cho cuốc sống của mình, bạn cũng chẳng bao giờ thành công cả

Những người thành công họ bao giờ cũng xác định mục tiêu to lớn và lên kế hoạch cho cuộc sống của mình trong từng giai đoạn cuộc đời và họ không tin vào thất bại Khi họ không đạt được mục tiêu, họ không nghĩ đó là thất bại, thay vào đó, họ xem

đó là một kinh nghiệm cần học hỏi Kết quả là họ không cảm thấy xấu hổ về việc này

Họ biết rằng miễn là họ học hỏi kinh nghiệm và liên tục hành động, cuối cùng họ cũng sẽ đạt được mục tiêu mà mình đã đề ra

Tại sao mục tiêu lại có tác động mạnh đến như vậy, tại sao lập kế hoạch lại thúc đẩy chúng ta đi đến thành công? Chúng ta hãy cũng lý giải theo những đặc tính sau đây

a) Mục tiêu, kế hoạch dẫn đường cho quyết định và hành động của chúng ta

Mục tiêu, kế hoạch mà bạn xác định sẽ luôn hướng dẫn cuộc sống của bạn từng giây từng phút Xác định mục tiêu và lập kế hoạch là bạn đã tự chỉ dẫn cho mình một con

đường cho những lựa chọn và hành động của mình Nếu bạn lên kế hoạch trở thành một nhân viên kinh doanh giỏi, bạn sẽ lựa chọn và hành động như thế nào? Bạn sẽ lựa chọn ngành học về kinh doanh, bạn sẽ lựa chọn việc làm quen với môi trường kinh doanh, thậm chí bạn lựa chọn việc mạo hiểm là học kinh doanh một lĩnh vực nào đó mà cần ít vốn… Bạn thấy không, kế hoạch sẽ quyết định những việc bạn làm, quyết định những lựa chọn trong cuộc sống của bạn

Nguy hiểm nhất là khi bạn không có kế hoạch Khi bạn không có kế hoạch, bạn không biết tập trung vào việc gì, và bạn sẽ có khuynh hướng làm những việc mà bạn cảm thấy quan tâm vào thời điểm đó Bạn sẽ di chuyển khắp mọi hướng để rồi có khi lại

bị quay lại chính chỗ cũ thay vì tiến lên theo một hướng nhất định Nói đơn giản, bạn chỉ hành động theo đám đông như một con cừu không hơn không kém

Một nguy hiểm nữa từ việc không xác định kế hoạch rõ ràng là trong tiềm thức của bạn sẽ tự tạo ra những mục tiêu nguy hại Ví dụ như khi bạn bước vào một kỳ thi, bạn xác định chỉ là “ráng đừng để thi rớt là được” Không có gì bất ngờ khi bạn nhận được những kết quả chỉ ở mức trung bình, nếu không muốn nói là tệ hại Vì những mục tiêu nguy hại này sẽ hướng bạn ra khỏi con đường đến thành công và tiến thẳng tới thất bại Vậy thì xin bạn ghi nhớ rằng, nếu bạn không quyết định và lên kế hoạch về những gì bạn muốn, tiềm thức của bạn sẽ quyết định những mục tiêu nguy hại thay bạn

b) Kế hoạch thúc đẩy chúng ta

Có bao giờ bạn tự hỏi, tại sao những người thành đạt họ lại có đủ năng lượng và động lực để làm rất nhiều công việc trong khi họ có cùng một khoảng thời gian như chúng

ta Bạn có biết bí quyết chính là ở những mục tiêu, những kế hoạch mà họ xác định hay không? Kế hoạch sẽ thúc đẩy chúng ta hành động, sẽ tiếp thêm năng lượng và sức mạnh cho chúng ta, không có kế hoạch chúng ta cảm thấy lười biếng và làm những việc mà thậm chí chẳng có ích gì nếu không muốn nói là “vi bất thiện”

Có bao giờ bạn lý giải điều này: Bạn cảm thấy mệt mỏi và buồn ngủ khi bạn đọc một chương sách nào đó, nhưng cùng lúc đó, nếu bạn được chơi một trò chơi điện tử yêu thích của bạn, bạn lại cảm thấy dồi dào năng lượng và có thể chơi hàng giờ liền không

biết mệt đúng không? Vậy mà ngay khi bạn vừa cầm quyển sách lên đọc, bạn lại ngáp ngắn ngáp dài và cảm thấy hết sức buồn ngủ Tại sao lại như vậy? Vấn đề là khi chúng

ta đọc sách, đa số chúng ta thường không có mục tiêu rõ ràng, do đó não bộ chúng ta ngưng hoạt động và làm chúng ta mất năng lượng Ngay khi bạn xác định những mục tiêu hào hứng trong công việc, bạn sẽ tìm thấy nguồn năng lượng thúc đẩy bạn vượt qua sự lười biếng

c) Mục tiêu, kế hoạch giải phóng tiềm năng của chúng ta

Một lý do khác của việc xác định kế hoạch là nó giúp chúng ta vượt xa hơn khả năng bình thường để đạt kết quả tuyệt vời Một khi bạn có kế hoạch rõ ràng, bạn sẽ huy động hết các năng lực tiềm ẩn của mình để hoàn thành tốt những kế hoạch đó Có thể nói, có lúc nào đó nhìn lại, bạn sẽ thấy biết ơn vì với việc lập kế hoạch, bạn khám phá thêm nhiều tiềm năng của mình

Tất cả chúng ta đều biết rằng công nhân là người xây dựng nên những căn nhà Nhưng trước khi bắt đầu xây dựng, họ cần những người kiến trúc sư thiết kế ngôi nhà Tại sao vậy Bởi vì việc thiết kế này giúp họ biết được mái nhà cao bao nhiêu, có bao nhiêu cửa ra vào, có bao nhiêu cột nhà, … Họ sẽ làm theo đúng thiết kế và xây nên những ngôi nhà hoàn chỉnh

Các công nhân có xây được nhà mà không cần bản thiết kế không? Điều này nghe có

vẻ nực cười Nếu không có bản thiết kế cụ thể, họ chỉ có thể xây dựng một cách vô tội vạ đến khi không còn gạch mà vẫn không biết hình thù ngôi nhà ra sao Chuyện

gì sẽ xảy ra? Sản phẩm của họ sẽ chỉ là một ngôi nhà siêu vẹo, xấu xí với hình thù kỳ quái

Bạn có thể cho rằng việc xây nhà mà không có bản thiết kế là vô lý Vậy bạn có nhận

ra việc chúng ta sống cũng giống như việc chúng ta xây một căn nhà Ấy thế mà, nhiều người sống mà không hề có kế hoạch nào về cuộc sống tương lai sau này Sống mỗi ngày cũng giống như việc đặt từng viên gạch xây nhà Nếu bạn cứ lien tiếp xây từng viên gạch mà không biết bạn đang xây gì, cuối cùng bạn sẽ xây được một cuộc sống không như ý chút nào Thật đáng tiếc, nhiều người không nhận ra đươc điều này