Bài giảng Kỹ năng thuyết trình: Phần 2 - ThS. Lại Thế Luyện (Bậc đại học chương trình đại trà)

Bài giảng Kỹ năng thuyết trình nhằm phục vụ đối tượng độc giả là đông đảo các bạn sinh viên, các bạn trẻ, đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, nhân viên môi giới bất động sản, nhân viên đang làm việc tại các doanh nghiệp, ngân hàng, các quản lý cấp trung, trưởng phòng, giám đốc kinh doanh, …. và bất cứ ai đang phải làm công việc cần đến kỹ năng truyết trình, đang mong muốn hoàn thiện hơn nữa kỹ năng này. Để nắm chi tiết hơn, mời các bạn cùng tham khảo tiếp nội dung phần 2 dưới đây.

34

CHƯƠNG 2:

XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH Mục tiêu:

§ Mô tả được cấu trúc của bài thuyết trình

§ Hiểu những yêu cầu tối thiểu về mặt nội dung của một bài thuyết trình

§ Xác định được mục tiêu của bài thuyết trình

§ Soạn được bài thuyết trình có nội dung phù hợp, có chứng cứ khoa học

rõ ràng, có ích cho khán giả

§ Nghiêm túc, kỹ lưỡng trong giai đoạn chuẩn bị cho phần thuyết trình

§ Xây dựng được thái độ tôn trọng, hòa nhã với người nghe

35

2.1 Cấu trúc nội dung bài thuyết trình

Kết cấu của một bài thuyết trình luôn phải được chia thành 3 phần, cho dù phần trình bày của bạn rất ngắn hay kéo dài Với từng phần, người thuyết trình phải nắm được những nội dung cốt lõi mình phải trình bày Đáp ứng được điều đó, bạn

đã đạt được phần thuyết trình ở mức độ đơn giản Một bài thuyết trình chuẩn gồm

có 3 phần: mởi bài, thân bài và kết luận Tuy nhiên, hãy luôn xác định một buổi làm việc của chúng ta nên linh hoạt và thường xuyên thay đổi cách thức dẫn dắt, đặt vấn

đề sao cho thú hút được sự chú ý của khán giả Vì vậy, những mong đợi cụ thể cho từng phần được thể hiện như sau:

Mở bài: Giới thiệu một cách khái quát vấn đề mà bạn sẽ trình bày trước khán giả Các kiểu mở đầu thông dụng là:

§ Tự giới thiệu mình (đối với những người nghe chưa quen biết)

§ Có thể mở đầu bằng một câu chuyện (chuyện cổ tích, chuyện đời thường )

§ Có thể dẫn lời một lãnh tụ hoặc cán bộ cấp trên, một danh nhân nào đó có liên quan đến vấn đề sẽ thuyết trình; có thể dẫn tục ngữ, ca dao có nội dung gần gũi với vấn đề định nói

§ Có thể đặt một số câu hỏi xoay quanh vấn đề

§ Có thể nêu một tình huống gợi sự chú ý của người nghe

Thân bài: trình bày những nội dung cốt lõi đồng thời mở rộng, triển khai, minh họa cho phần nội dung chính mà bạn trình bày

§ Giới thiệu khái quát bố cục chung (các vấn đề chính), sau đó trình bày từng vấn đề cụ thể theo một trật tự nhất định

§ Thông thường, để thuyết phục người nghe, một vấn đề cần triển khai các ý sau: vấn đề này được hiểu là gì? (giải thích từ ngữ, làm rõ vấn đề); tại sao cần thực hiện (nêu mục đích và ý nghĩa)? Cần làm thế nào (phương pháp, cách thức?)

36

§ Khi trình bày các vấn đề cần dẫn dắt người nghe để họ có thể tiếp nhận thông tin từ mức độ đơn giản đến phức tạp, từ thấp đến cao; đồng thời người thuyết trình có thể áp dụng linh hoạt các cách lập luận như: quy nạp, diễn dịch, phân tích, tổng hợp, so sánh ) Lời lẽ phải rõ ràng, sáng ý, giữa các ý phải có mối liên hệ chặt chẽ và logic

Kết luận: Người thuyết trình có thể áp dụng những kiểu kết thúc thông dụng sau

§ Khuyến khích người nghe hành động

§ Đặt một vài câu hỏi, nêu một số vấn đề để người nghe tiếp tục suy nghĩ, tự tìm câu trả lời

§ Chúc người nghe sức khỏe và đạt được những gì mà họ mong đợi

2.2 Các dạng mô hình cấu trúc phần Thân bài thuyết trình

Đối với phần này, cho dù bạn đang trình bày một vấn đề rất nhỏ, gần gũi, đơn giản hay vĩ mô, quan trọng thì cũng phải đảm bảo được tính Thuyết phục Đây

là phần quan trọng nhất, chiếm nhiều thời gian trình bày và chính vì vậy, người thuyết trình phải đầu tư nghiêm túc

Dựa trên đề cương đã thực hiện trước đó, bằng kiến thức và các tài liệu thu thập được, bạn có nhiệm vụ “làm đầy” khung xương cho bài thuyết trình của mình,

cụ thể ở những công việc sau:

§ Xác định rõ ràng từng vấn đề cần được trình bày Giữa các vấn đề cần đảm bảo có sự chuyển tiếp giúp người nghe dễ hiểu và liên kết, xâu chuỗi sự kiện

37

§ Cung cấp thông tin cụ thể và đáng tin (sự kiện, câu chuyện, hình ảnh…)

§ Tạo được sự tập trung chú ý của cử tọa

§ Lập luận đơn giản, rõ ràng, và dễ hiểu

§ Vấn đề trình bày phải được “kết nối” với sự hiểu biết (trình độ kiến thức) của khán giả

Với những nhiệm vụ trên đây và nhằm đạt được đến tính thuyết phục, bạn

trong vai trò là người thuyết trình cần lưu ý những điều sau đây:

§ Cung cấp cho thính giả những yêu cầu mới, đáp ứng cao nhất nhu cầu thông tin của thính giả: sự kiện, câu chuyện, chuyện vui, biểu diễn, trình bày bằng hình ảnh để thuyết phục

§ Lập luận sắc bén nhưng rõ ràng, dễ hiểu, dễ theo dõi

§ Gây sự chú ý của thính giả bằng cách: trao đổi, đặt câu hỏi, yêu cầu người nghe tham gia vào các mục biểu diễn

§ Luôn liên hệ vấn đề với sự hiểu biết hay kiến thức của thính giả

§ Tuyệt đối không nói chung chung

§ Dừng lại một chút sau mỗi ý trước khi chuyển sang ý sau

§ Nên có phần chuyển ý giữa phần mở đầu và nội dung

§ Kiểm tra phản hồi của khán thính giả để biết họ đã nắm được vấn đề, đã hiểu đúng vấn đề hay chưa

§ Biết sử dụng các hình ảnh minh họa, các phương tiện hỗ trợ trong trình bày như số liệu, dữ liệu; các biểu đồ minh họa… thay vì viết quá nhiều chữ

Nội dung của bài thuyết trình nên đảm bảo có từ 3-5 vấn đề chính Sau khi xác định được số lượng vấn đề cần trình bày, cần phải sắp xếp bài thuyết trình theo một hay một số cách (phương pháp) đã nêu ở trên Mỗi vấn đề nên được giới thiệu theo trình tự như sau:

có một tóm tắt ý trước, vấn đề trước, để cho phần tiếp theo được thuận lợi Một số mẫu câu, đoạn chuyển ý có thể sử dụng là:

- Trước hết, xin giới thiệu với các bạn về …

- Mở đầu bài thuyết trình, xin được giới thiệu về …

- Đầu tiên, xin được giới thiệu tóm tắt nội dung Chương thứ 1 …

- Trên đây, chúng tôi đã giới thiệu về… tiếp theo, xin trình bày về …

- Trên cở sở những điều đã nêu ở…, Xin thử đề xuất một số giải pháp…

- Nói tóm lại…

- Sau những gì đã phân tích, có thể đưa ra kết luận sau …

Các lưu ý sau đây sẽ giúp bạn hoàn thiện nội dung cho phần Thân bài thuyết trình:

* Lựa chọn nội dung quan trọng

Một lỗi thường gặp của các nhà thuyết trình là đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình của mình Điều này xảy ra do hai nguyên nhân cơ bản:

Thứ nhất: không xác định được đâu là thông tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu là cần biết và nên biết

39

Thứ hai: sợ thính giả không hiểu những gì mình nói “Đa thư thì loạn tâm” Nếu ta đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại

là làm thính giả rối trí không nhớ được gì

Vì vậy, trong phần thân bài cần thiết xác định được đâu là thông tin quan trọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng đâu

là thông tin nên truyền đạt Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép ta sắp xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin cần và cuối cùng là thông tin

nên biết Thách thức lớn nhất đối với người thuyết trình đó là “giới hạn các điểm chính” hay còn gọi là lựa chọn nội dung quan trọng

* Chia thành các phần dễ tiếp thu

Một bài thuyết trình thông thường được chia làm 2 - 6 phần Các phần này được sắp xếp với nhau theo một trật tự lôgíc nhất định Lôgíc có thể theo trình tự thời gian, có thể theo quan hệ nguyên nhân - kết quả

* Phân bổ thời gian cho từng nội dung

Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải phân bổ thời gian phù hợp cho từng nội dung Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung

Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình là rất quan trọng, bởi tâm lí người nghe là không muốn nghe 1 bài diễn văn quá dài dù nó có hấp dẫn đến đâu Đặc biệt nếu trong sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải phân bổ thời lượng hợp

lí để có thời gian đi sâu vào phần quan trọng nhất

40

* Xác định thông điệp cốt lõi

Thông điệp chính là những gì mà bạn muốn người nghe ghi nhớ Do vậy, khi thuyết trình nên đưa ra các thông điệp ngắn gọn, súc tích: 1-2 câu cho một thông báo kinh doanh điển hình

Khi có khó khăn trong việc làm rõ và thu gọn thông điệp chính, có thể là do bạn phải khó sắp xếp với hai thông điệp không liên quan đến nhau trong cùng một văn bản → hãy thực hiện thành 2 vấn đề tách biệt trong 2 bài thuyết trình khác nhau

* Cấu trúc rõ ràng, logic

Quyết định chiến lược viết bài dựa trên hiểu biết của bạn về người đọc, nhu cầu của bạn, ngữ cảnh và mục đích của bài viết của bạn Sắp đặt và xây dựng một chuỗi lô-gíc các ý tưởng thành những câu văn và đoạn văn

Một số lưu ý khi chuẩn bị nội dung thuyết trình:

Về nội dung: chúng ta cần trả lời các câu hỏi sau:

- Nội dung sẽ nói gì?

- Nói trong bao lâu?

- Nói như thế nào cho lôi cuốn?

- Động cơ của người nghe là gì?

- Xem silde để hiểu rõ hơn về kế hoạch soạn nội dung

Trả lời các câu hỏi trên thật cô đọng và súc tích, chúng ta sẽ có một bước khởi đầu tốt Kinh nghiệm khi soạn nội dung trình chiếu là chúng ta phải viết ra, viết

đi viết lại 3- 5 lần để cho nội dung được cô đọng Cố gắng làm cho nội dung càng

ngắn càng tốt và quan trọng hơn là phải làm thật rõ các ý chính và các mối quan hệ của các ý

*Lời mở đầu thu hút chú ý:

41

Dùng một câu hỏi, câu nói gây ngạc nhiên, hoặc đề cập vấn đề liên quan để gợi lên mối quan tâm của khán giả Phần đầu chỉ chiếm 5- 10 phần trăm bài nói

*Nội dung chính - Ý then chốt

Bài diễn thuyết chỉ cần từ 4- 6 ý mà bạn cần thêm chứng cứ vào, ví dụ như những số liệu thống kê, giấy chứng nhận, minh chứng hay phép so sánh Đảm bảo rằng những ý mấu chốt đều phục vụ cho một thông điệp duy nhất Phần này chiếm

80-85% của bài

42

*Lời kết ấn tượng

Bạn có thể kết bài bằng cách tóm tắt hay nhắc lại thông điệp hoặc để lại một kết mở cho khán giả Phần kết mà có thể liên hệ lại phần mở đầu cũng rất hiệu quả

Dù bạn chọn kiểu nào, hãy chắc rằng bạn đang nói cho khán giả biết điều bạn muốn

họ làm Phần này chỉ chiếm 5 hoặc 10 phần trăm bài nói

Một điểm nữa mà bạn cần lưu ý đó chính là việc lên kế hoạch, chuẩn bị và luyện tập trước sao cho bài thuyết trình chỉ chiếm 75% lượng thời gian ước lượng Nếu bạn kết thúc sớm thì không sao nhưng nếu kết thúc muộn thì sẽ rất tệ Nếu bạn muốn mọi người lắng nghe mình thuyết trình, chỉ nên dành 50% để trình bày và dành 25% còn lại để người nghe cùng tham gia

2.3 Các cách mở đầu bài thuyết trình

Thuyết trình là một kỹ năng không thể thiếu đối với các bạn trẻ ngày nay Trong đó, việc dẫn dắt và tạo ấn tượng ban đầu là một bước quan trọng để thu hút

sự quan tâm của người nghe

Cần đảm bảo rằng bạn được giới thiệu với người nghe một cách ấn tượng Lời giới thiệu tốt sẽ tạo uy tín cho bạn, đồng thời kích thích người nghe có cảm giác trông chờ vào những điều bạn sắp trình bày Bạn hãy tìm hiểu ai là người dẫn chương trình và cung cấp những thông tin cần thiết về bạn cho người đó Ngoài ra bạn có thể yêu cầu người đó giới thiệu trình độ chuyên môn của bạn đối với chủ đề thuyết trình Bạn hãy bắt đầu phần mở đầu một cách tự tin, to rõ, với tốc độ bình thường

và cố gắng không nhìn vào bài thuyết trình Điều này sẽ giúp bạn xây dựng không khí tự tin, cởi mở và lôi cuốn Trước tiên, bạn nên cố gắng nhìn bao quát toàn bộ người nghe để thu hút mọi người chú ý vào bài thuyết trình

Trong nhiều trường hợp, thay vì một tác phong trang trọng, bạn hãy bắt đầu bằng cách nói nên cảm nhận của mình khi đến với chương trình này Những sự chia

Bạn đã bao giờ quan sát Obama, Steven Job thuyết trình chưa? Bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt trong cách mở đầu bài nói của họ Tất nhiên, giọng nói là do thiên phú nhưng bạn vẫn có thể luyện rèn bên cạnh hàng ngày hoàn thiện tác phong chuyên nghiệp của mình

Thuyết trình cũng là một hình thức giao tiếp trực tiếp với thính giả Để đảm bảo hiệu quả của việc thuyết trình bạn cần chú ý các nguyên tắc giao tiếp trực tiếp, đặc biệt là nguyên tắc 5C:

§ Clear (rõ ràng): Thông điệp phải rõ ràng để người nhận chỉ có thể hiểu theo một nghĩa duy nhất Như vậy, khi truyền đạt thông tin cần tránh dùng những

từ ngữ hoặc những cách mã hóa khác một cách mập mờ, có thể hiểu theo hai hay ba cách khác nhau Thông tin truyền đạt càng rõ ràng, dễ hiểu thì càng giảm thiểu được những rủi ro trong giao tiếp

§ Complete (hoàn chỉnh): Thông điệp phải chứa đựng đầy đủ những thông tin cần thiết Trên cơ sở đó quá trình trao thông tin sẽ được rút ngắn, nhờ cắt giảm được nhiều bước phản hồi không cần thiết, quá trình nhận thức và phối hợp hành động sẽ đạt được hiệu quả cao hơn

44

§ Concise (ngắn gọn, súc tích): Thông điệp đầy đủ những nội dung cần thiết, nhưng phải ngắn gọn, súc tích, tránh dài dòng, rườm rà, chứa đựng những nội dung thừa, không cần thiết Vì vậy, cần cân nhắc, chọn lọc thật kĩ lưỡng

để có được những thông tin vừa đủ mà bạn muốn truyền đạt

§ Correct (chính xác): Thông tin truyền đạt phải chính xác là nguyên tắc tối quan trọng để đảm bảo cho giao tiếp thành công Thực tế đã chứng minh rằng: thông điệp càng chính xác thì giao tiếp càng hiệu quả “Chính xác” ở đây bao hàm cả việc dùng từ ngữ; nêu sự kiện và con số chính xác đồng thời

cả về khả năng thực hiện cam kết của mình

§ Courteous (lịch sự): Hình thức thể hiện và phương pháp truyền đạt thông tin cũng rất quan trọng Vì vậy, chọn cách truyền đạt lịch sự, nhã nhặn là thể hiện sự tôn trọng khán thính giả

Một nhà khoa học có uy tín, một giảng viên giàu kinh nghiệm đến nhận một giảng đường mới Sau khi vui vẻ vẫy tay chào và mời sinh viên ngồi xuống, người giảng viên mở đầu: “Hôm nay tôi đến đây để chia sẻ cùng các bạn những kiến thức…” Bằng hai chữ “chia sẻ” lịch sự, khiêm nhường, người giảng viên không hề làm giảm giá trị của mình, mà ngược lại, với hai chữ

“chia sẻ” ấy, người giảng viên đã tạo được bầu không khí ấm áp, tin cậy trong giảng đường, các sinh viên cảm thấy được tôn trọng, nên hào hứng, chủ động tham gia học tập, thảo luận, sẵn sàng chia sẻ tâm tư, nguyện vọng, suy nghĩ với giảng viên, giúp cho buổi học thành công mỹ mãn

Một giảng viên trẻ, mới từ nước ngoài về, bước vào giảng đường với vẻ mặt xa cách, và bắt đầu: “Hôm nay tôi đến đây để truyền dạy cho các anh, chị những kiến thức mới… các anh/ chị phải Người giảng viên không biết rằng: chỉ bằng mấy chữ “truyền dạy”, “phải” anh ta đã đào một hố sâu ngăn cách giữa mình với sinh viên Sinh viên nhìn giảng viên đó với ánh mắt thiếu thiện cảm, không muốn hợp tác cùng anh ta, và bắt đầu xăm soi, “bới lông, tìm vết”

45

để xem giảng viên có đáng mặt, có đủ trình độ để “truyền dạy” cho mình hay không? Không khí giảng đưởng trở nên ngột ngạt, vì đôi bên Thầy – Trò không thể xích lại gần nhau được Và tất nhiên, buổi học không thể thành công như mong muốn

Tóm lại, trong phần này cần có:

§ Đặt vấn đề

§ Xác định mục đích

§ Đề nghị (nếu có)

§ Bày tỏ quan điểm

Những hành động cần phải làm đối với thời điểm này là chào hỏi khán thính giả, giới thiệu bản thân (tên, chức vụ, trình độ, cơ quan, tổ chức …), giới thiệu chủ

đề với mục đích và cách thức làm việc của buổi thuyết trình Đây là cách mở đầu đơn giản nhất, nhằm cung cấp những thông tin thật sự cần thiết

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, ngay từ giây phút đầu tiên bạn đã phải tạo được sự ấn tượng Ví dụ như khán thính giả quá đông và cách thức này khiến người nghe phải tập trung vào chủ đề hoặc vấn đề bạn đang thuyết trình rất thời sự

và đang thu hút sự chú ý của nhiều người, cách mở đầu khiến người nghe tò mò muốn theo dõi quan điểm, hướng xử lý mà bạn đưa ra Có các cách mở đầu như sau:

§ Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp vấn đề mà nội dung bài nói hướng đến

§ Mở đầu gián tiếp: đưa ra một luận đề nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính của bài thuyết trình

Như vậy, để tạo được sự ấn tượng, người thuyết trình có thể sử dụng những hình ảnh, âm thanh, mẩu chuyện, các con số để kích thích và làm tăng dần sự chú

ý của người nghe nhưng không được lạm dụng Trong phần mở đầu mục tiêu cần đạt được là:

46

- Thu hút sự quan tâm, tập trung của người nghe

- Tạo cảm giác thoải mái, sẵn sàng tiếp thu

- Tạo niềm tin

- Hướng người nghe vào vấn đề và biến họ thành người chủ động lĩnh hội hay giải quyết

- Súc tích

Để đạt mục tiêu này, người thuyết trình cần phải thực hiện những yêu cầu của phần

mở đầu như sau:

§ Hoan nghênh khán/thính giả, giới thiệu đôi nét về bản thân hoặc những

người tham gia thuyết trình:

Có vài lời hoan nghênh, chào đón khán/thính giả dự buổi thuyết trình Đôi lời giới thiệu về bản thân như: họ tên, chức danh, học hàm, học vị, thành tích và hiểu biết trong lĩnh vực sẽ thuyết trình v.v , những điều này sẽ làm cho người nghe trân trọng, tin tưởng và chú ý lắng nghe

§ Giới thiệu đề tài:

Tên đề tài, ý nghĩa, tầm quan trọng, mục đích buổi thuyết trình, phạm vi bài thuyết trình và lý do…

§ Giới thiệu dàn ý bài thuyết trình: để người nghe khái quát được

§ Thỏa thuận cách thức trình bày: thời lượng, cách thức trao đổi …

Một số cách thức mở đầu bài thuyết trình phổ biến:

* Tạo sự chú ý

47

Theo nghiên cứu của các nhà xã hội học thì chúng ta chỉ có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho thính giả bằng các hành vi phi ngôn từ và chúng ta chỉ có 4 phút đầu tiên để gây ấn tượng với thính giả bằng những nội dung chúng ta nói Thính giả có tiếp tục nghe hay không phụ thuộc rất nhiều vào những giây phút đầu tiên và cách

ta thu hút sự chú ý của họ ngay từ ban đầu Đây là phần khó khăn nhất trong thuyết trình vì:

“Không có cơ hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu”

“Vạn sự khởi đầu nan”, “Đầu xuôi đuôi lọt”

Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau Một số cách phổ biến là:

ü Dùng ví dụ, minh họa: Ví dụ: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài giảng “Cấu trúc thuyết trình”

ü Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể một câu chuyện về tiết kiệm để bắt đầu một bài thuyết trình về Huy động tiết kiệm

ü Số liệu thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn Hãy thổi hồn vào những con số khô khan ta có thể thu hút được sự chú ý của thính giả

ü Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để có được sự đồng cảm của thính giả

Hài hước hoặc những câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề mình sẽ nói cũng

là một cách mà những người có khiếu hài hước hay làm để thu hút sự chú ý của thính giả

Còn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra, hoặc đơn giản chỉ bằng việc kết hợp nhiều cách lại với nhau

* Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính:

48

Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó Mục tiêu thuyết trình không rõ ràng thì rất khó có thể thành công

Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái quát những nội dung chính và lịch trình làm việc Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình

Trong thuyết trình, mở bài thành công có nghĩa là bạn đã thắng lợi một nửa Vậy làm thế nào để có một mở đầu bài thuyết trình đi vào tâm trí người nghe? Sau

đây là một số cách mở đầu ấn tượng cho một bài thuyết trình

v Mở đầu bài thuyết trình bằng những câu hỏi bất ngờ

Mọi người thường có tâm lý tò mò và thích khám phá Vì vậy, việc bạn mở đầu bài thuyết trình của mình bằng những câu hỏi bất ngờ sẽ có tác dụng kích thích

tư duy và trí tưởng tượng của họ Đồng thời phương pháp này còn có thể thu hút sự quan tâm của người nghe đối với vấn đề bạn đang muốn trình bày Thực tế các nhà thuyết trình kinh doanh chuyên nghiệp rất hay sử dụng phương pháp này trong bài thuyết trình của họ

Những câu hỏi bạn đưa ra không nhất thiết phải là những câu hỏi đánh đố mà nên đơn giản, hài hước và hướng vào chủ đề mà bạn muốn dẫn dắt người nghe

v Mở đầu bằng một câu chuyện hay một tình huống hài hước

Bạn có thể mở đầu bài thuyết trình của mình bằng một hành động hay một câu chuyện cụ thể Hành động và câu chuyện này phải liên quan đến nội dung và chủ đề mà bạn muốn trình bày

Bên cạnh đó, dù là người lớn nhưng ai cũng thích nghe kể chuyện hay được xem một tình huống hài hước Hãy để người nghe thỏa mãn mong muốn của họ

49

Để thu hút người nghe, nhiều người thuyết trình chuyên nghiệp còn sử dụng biện pháp diễn hài, kể các câu chuyện cười thậm chí lấy mình ra làm tình huống hài hước

Tuy nhiên, nếu bạn không có năng khiếu gây cười cho người khác hãy tránh

xa cách thức này

v Mở đầu bài thuyết trình bằng một trò chơi

Một cách khác để bạn mở đầu bài thuyết trình ấn tượng đó là tổ chức một trò chơi nho nhỏ như giải ô chữ để tìm ra tên chủ đề mà bạn sẽ trình bày Trò chơi này

sẽ không mất nhiều thời gian nhưng có tác dụng trong việc thu hút sự chú ý của khán giả, giúp họ nhớ và quan tâm đến bài thuyết trình của bạn, đồng thời, cách này còn tạo không khí sôi nổi, tránh nhàm chán cho buổi thuyết trình

v Mở đầu bài thuyết trình bằng những con số thống kê

“Trăm nghe không bằng một thấy”, “Nói có sách, mách có chứng” là những câu ngạn ngữ được ông cha ta đúc kết từ ngàn đời nay Để thuyết phục người nghe không cách nào hơn là bạn hãy đưa ra cho họ những con số thống kê cụ thể

Ví dụ khi bạn trình bày về tầm quan trọng của việc học kỹ năng mềm, bạn

có thể mở đầu bài thuyết trình bằng cách đưa ra con số nghiên cứu khoa học rằng: những người thành đạt chỉ có 25% là do kiến thức chuyên môn, 75% còn lại được quyết định bởi kỹ năng mềm mà họ có được

v Mở đầu bài thuyết trình bằng một trích dẫn

Một trích dẫn hay và phù hợp sẽ giúp bạn thu hút ngay sự quan tâm của khán giả và làm cho bài thuyết trình của bạn thêm ấn tượng Do đó, bạn có thể mở đầu bài thuyết trình của mình bằng việc đưa ra một trích dẫn nổi tiếng và ý nghĩa

50

Ví dụ, khi bạn trình bày về chủ đề làm việc nhóm, bạn có thể trích dẫn câu tục ngữ: “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” để thấy được vai trò và sức mạnh to lớn mà làm việc nhóm có thể đem lại

2.4 Phần Kết bài thuyết trình

“Lời nói gió bay” - đây chính là sự khác biệt giữa văn nói và văn viết Vì vậy trong thuyết trình luôn phải có kết luận Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, người nghe có thể mất tập trung nên có thể không tiếp thu được toàn bộ thông tin mà ta thuyết trình Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại những ý chính ta

đã trình bày và hơn nữa kết luận chính là thông điệp cuối cùng ta gửi đến thính giả Với thông điệp cốt lõi này, thính giả có thể liên tưởng đến toàn bộ phần nội dung của bài thuyết trình

Khi chúng ta tham dự một buổi thuyết trình của người nào đó, chúng ta vẫn mong đợi sẽ đạt được điều gì, nhận được những kiến thức, kinh nghiệm nào cho cuộc sống Với vai trò là người thuyết trình, với mục tiêu ban đầu đặt ra, đây là lúc phải trả lời Đây chính là giai đoạn mà bạn phải thể hiện chính kiến của mình một cách rõ ràng, nhưng quan trọng hơn là bạn mang lại thông điệp gì và thông điệp đó

có phù hợp với nhu cầu của khán giả không

Với mục tiêu thuyết trình nhằm kêu gọi bộ phận giới trẻ không kỳ thị người

có HIV/ AIDS, sau khi trình bày tất cả những lý do, dẫn chứng của quan điểm này, bạn có đem đến cho họ sự thay đổi về nhận thức và hành vi đối với vấn đề không?

Kỳ vọng của một phần kết thúc đạt được đó là sự xúc động của người nghe, để từ

§ Kết thúc đúng lúc, không dông dài

§ Mời thảo luận

§ Cảm ơn cử tọa

Từ đó, người thuyết trình nên chú ý đến 3 yếu tố quan trọng sau đây:

§ Cách chuyển sang phần kết: để tránh cho khán thính giả không bị hụt hẫng, bất ngờ nên có câu chuyển ý

§ Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình: nêu bật được những nội dung hoặc mục đích chính

§ Câu kết: cần lưu ý đến bối cảnh, đối tượng người nghe cụ thể để nêu câu kết Bạn có thể dùng một triết lý, một quan điểm của danh nhân, ý kiến của chuyên gia, các nhà lãnh đạo … để tạo một kết thúc có hiệu quả

Để tránh cho người nghe bị rơi vào trạng thái hụt hẫng, bất ngờ, nên mở đầu

phần kết luận bằng một câu chuyển ý Ví dụ: Trên đây tôi đã trình bày về / giới thiệu về…Cũng có thể nói: Nói tóm lại…

Phần Tóm tắt những nội dung chủ yếu của bài thuyết trình là phần quan trọng nhất, tuy ngắn nhưng không thể thiếu Phải nêu bật được những nội dung chính, mục đích chính của bài thuyết trình Tùy trường hợp cụ thể, có thể tóm tắt trước hoặc sau phần Hỏi - Đáp (mỗi trường hợp đều có những ưu nhược điểm và lợi thế riêng

Cuối cùng, nói lời cám ơn cùng những câu chúc tụng, hay hứa hẹn với khán giả

52

Các cách kết thúc hiệu quả:

v Kết thúc mang tính thách thức hay kêu gọi

Cách kết thúc này đạt hiệu quả rất cao đối với những bài thuyết trình mang tính thuyết phục ở người nghe

Hãy đưa thêm các lý do để mọi người chấp nhận hoặc thực hiện điều bạn đề nghị Đưa ra những ý định hoặc chủ kiến của bản thân

Đây là cách kết thúc khá dễ dàng, nhưng bạn hãy nhớ chỉ kêu gọi hành động nếu điều bạn yêu cầu vừa thẳng thắn nhưng cũng lại ý nhị, tinh tế Nếu yêu cầu của bạn không thẳng thắn, mà cứ vòng vo tam quốc, bạn sẽ không thúc đẩy được người nghe hành động

Đây là một phương pháp hết sức phổ biến với lời tóm lược thường được đặt ngay trước câu cảm ơn khán giả Lưu ý duy nhất cho phương pháp này là bạn hãy

cố gắng tránh giọng điệu thuyết giảng, dạy đời khán thính giả Bạn không cần biểu

lộ nhiều cảm xúc khi tóm lược, chỉ cần nói vắn tắt những ý chính bạn đã truyền tải xuyên suốt buổi thuyết trình

Một bản tóm tắt sẽ đặc biệt thích hợp với những bài nói dài, chia làm những luận điểm cụ thể

54

Tài liệu đọc thêm

Để có được một bài thuyết trình hiệu quả, phải đảm bảo rằng các bạn đã đầu

tư rất kỹ lưỡng cho phần chuẩn bị cả về mặt thời gian, ý tưởng và khối lượng kiến

thức Có nhiều cách để chuẩn bị thuyết trình, quy trình TOPP (The Oral Presentation

Proccess) trình bày sau đây được xem là một gợi ý đơn giản

Quy trình này cũng bao gồm bước phân tích thính giả và xác định chủ đề

thuyết trình như đã trình bày trong phần nội dung bài học Ngoài ra, những công

việc quan trọng người thuyết trình phải thực hiện được trong giai đoạn phác thảo

bài thuyết trình bao gồm:

§ Viết đề cương chi tiết cho bài thuyết trình

§ Xác định cách thức xây dựng cho từng phần của bài thuyết trình: mở đầu,

nội dung và kết thúc

Thử nghiệm Hoàn chỉnh bài TT

Phác thảo bài thuyết trình

Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình

Phân tích người nghe (khán thính giả)

Giống như khi xây một ngôi nhà, bạn cần xác định ngôi nhà mà bạn mong muốn với diện tích, vẻ bề ngoài và nội thất bên trong, bạn có một khoản tiền đủ và

dư dả để chi tiêu và đối phó với những tình huống xảy ra, bạn có kiến thức về kỹ thuật xây nhà sao cho thật vững chắc, an toàn và có cả thời gian để chỉnh sửa nếu cần Vậy thì bạn chỉ cần vạch ra tất cả các ý đó và sau đó là hoàn thiện ngôi nhà của mình

Đề cương thuyết trình hay dàn bài thuyết trình được ví như khung xương của một cơ thể sống Nội dung của bài thuyết trình, với chứng cứ, hình ảnh, câu chuyện minh họa dựa vào đó để phát triển cho hay và hấp dẫn hơn

Không có một cách thức cụ thể nào làm chuẩn mực cho việc xây dựng đề cương Tùy theo mục đích lớn của bài thuyết trình mà người trình bày cần phải bám theo một cách sát sao và như vậy sẽ có cách phân bổ và sắp xếp ý theo từng ý đồ Cũng tùy theo ý tưởng trình bày sao cho dễ hiểu và ấn tượng mà người thuyết trình

có thể tự xây dựng một dàn bài riêng cho bản thân Một số cách sau đây được xem

là gợi ý hình thành dàn bài

- A (Accuracy – chính xác): Thông tin giao tiếp phải chính xác

- B (Brief – Ngắn gọn): Thông tin nên được truyền đạt một cách ngắn gọn, dễ hiểu

- C (Clarity – rõ ràng, sáng sủa): Thông tin không được mập mờ, khiến người nghe có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau

Vậy, những chữ cái ABC sẽ giúp người nghe tiếp thu kiến thức nhanh chóng

và người thuyết trình hệ thống được kiến thức, dễ dàng cho việc truyền đạt và chia

sẻ thông tin

v Đối với cách thức xây dựng đề cương theo kiểu tăng dần hoặc giảm dần cũng phụ thuộc vào dụng ý của người trình bày

Theo chữ cái đầu tiên

Theo thứ tự tăng hoặc giảm dần

So sánh và đối chiếu Nguyên nhân và Kết quả

Theo trình tự không gian

Theo trình tự thời gian Từ tổng quát đến cụ thể

Từ cụ thể đến tổng quát

57

Ví dụ: Khi thuyết trình về tác hại của việc hút thuốc lá đối với sức khỏe con người, bạn có thể xây dựng kết cấu tính năng của sản phẩm đó trong phần trình bày theo mức độ từ ít quan trọng đến rất quan trọng, hoặc ngược lại từ rất quan trọng đến ít quan trọng nhất

- Nếu phát triển theo chiều tăng dần: bạn có thể đưa những tác hại bên ngoài con người do thuốc lá mang lại đến những tác hại bên trong cơ thể, không nhìn thấy được Như vậy mức độ nguy hiểm được phác họa theo chiều hướng đi lên, nhằm tác động mạnh đến ý thức của người nghe

- Nếu phát triển theo chiều hướng giảm dần: Bạn có thể đưa ra những con số thống kê cho thấy khi con người nhả ra khói thuốc lá thì sẽ ảnh hưởng như thế nào đến bầu không khí của một cộng đồng, rồi giảm dần đến những tác hại trực tiếp mang lại cho những người xung quanh và giới hạn lại đối với chính bản thân người đó Như vậy, những con số và dữ liệu ban đầu có thể khiến người nghe “sốc”

và tập trung chú ý cho đến những thông tin rất cụ thể sau đó

v Đối với cách thức xây dựng đề cương theo So sánh và Đối chiếu, cùng một lúc bạn sẽ đánh giá được 2 vấn đề đang trình bày để nhằm đạt được mục đích

cụ thể

Ví dụ: Công ty máy ảnh XYZ vừa tung ra thị trường sản phẩm A với những tính năng vượt trội Để thể hiện rõ nét tính hiện đại về mẫu mã và chất lượng tối ưu của nó, người thuyết trình sử dụng cách so sánh đối chiếu với dòng sản phẩm B –

đã từng là sản phẩm hàng đầu trên thị trường cách đây 1 năm Việc so sánh này khiến khách hàng dễ hình dung ra sự “vượt trội” của sản phẩm vì trước đó họ đã dùng hoặc nghe nói về tính năng của sản phẩm B

58

v Đối với cách thức xây dựng đề cương theo trình tự thời gian hoặc không gian, giúp người nghe dễ hình dung về chiều hướng thay đổi của một vấn đề

cụ thể

Ví dụ: Bạn muốn đưa ra thông điệp Chấp hành luật an toàn giao thông đường

bộ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và người nghe của các bạn là học sinh, sinh viên Bạn có thể sắp xếp sự gia tăng các vụ việc tai nạn giao thông, mức độ nguy hiểm, số người thương tích hoặc tử vong qua các cột mốc từ năm 2010 – 2011 –

2012 – 2013

Như vậy, nếu mở rộng vấn đề, bạn có thể so sánh vấn đề này, qua các mốc thời gian này nhưng được tính trên địa bàn cả nước, bao gồm thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hà Nội, thành phố Đà Nẵng,… để làm rõ tính nghiêm trọng của tình hình và mong đợi sự thay đổi trong ý thức, hành vi của khán giả về chấp hành luật an toàn giao thông

v Đối với cách thức xây dựng đề cương theo chiều hướng từ cụ thể đến tổng quát hoặc ngược lại, từ tổng quát đến cụ thể cũng đều xuất phát từ ý tưởng trình bày của người thuyết trình

Ví dụ: Ban muốn chứng minh quan điểm của mình về mặt tích cực của Facebook đối với đời sống giới trẻ Bạn có thể bắt đầu bằng việc đưa ra những chứng cứ, hình ảnh, câu chuyện, con số cho thấy trang mạng xã hội này mang lại nhiều lợi ích cho các công việc học tập, làm việc, vui chơi của giới trẻ Đó là cách trình bày đi từ cụ thể đến tổng quát

Nhưng ngay sau đó, bạn muốn khẳng định mặt ngược lại – những tác hại của Facebook Sau lời khẳng định tính hai mặt của vấn đề, bạn đưa ra những lý lẽ,

ví dụ để chứng minh mệnh đề ngược lại này Đó là cách trình bày đi từ tổng quát đến cụ thể

59

Trong một bài thuyết trình không nhất thiết chúng ta chỉ nên trình bày theo một kiểu Vì vậy, khi xây dựng đề cương, người thuyết trình hoàn toàn chủ động phối hợp nhiều cách thức khác nhau để phần trình bày của mình thêm sinh động, phong phú

Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý đến những lỗi cần tránh khi xây dựng đề cương như sau:

§ Các ý trùng lắp do sắp đặt

§ Bố cục thiếu cân đối giữa tính chất của các vấn đề trong một bài thuyết trình

§ Các ý tưởng không liền mạch, thiếu sự liên kết lẫn nhau để tạo nên bài thuyết

trình logic, chặt chẽ

Sau khi đề cương thuyết trình đã được phác thảo, bạn hãy bắt tay vào soạn thảo chi tiết Hãy cố gắng hình dung ra những từ mà bạn muốn cử tọa nghe Dành thời gian để suy ngẫm về những điều sẽ viết và sau đó bắt đầu soạn bản thảo, trước tiên bằng cách viết lại tất cả những gì bạn muốn đưa vào Cố gắng nghĩ ra nhiều cách khác nhau để diễn tả cùng một ý, sau đó hãy chọn cách nào mà bạn thấy mình

có thể áp dụng một cách tự nhiên nhất Nếu bạn chưa nắm chắc cách viết một bài diễn văn thì cần xác định sự khác biệt giữa văn nói và văn viết

Kết cấu của một bài thuyết trình luôn phải được chia thành 3 phần, cho dù phần trình bày của bạn rất ngắn hay kéo dài Với từng phần, người thuyết trình phải nắm được những nội dung cốt lõi mình phải trình bày Đáp ứng được điều đó, bạn

đã đạt được phần thuyết trình ở mức độ đơn giản Tuy nhiên, hãy luôn xác định một buổi làm việc của chúng ta nên linh hoạt và thường xuyên thay đổi cách thức dẫn dắt, đặt vấn đề sao cho thú hút được sự chú ý của khán giả

60

Khi đã hoàn thành 3 bước chuẩn bị, bài thuyết trình đã hình thành khá đầy

đủ Tuy nhiên bạn cần hoàn chỉnh bài thuyết trình một lần nữa để đảm bảo hiệu quả cao nhất có thể đạt được khi trình bày Hãy đặt ra thật nhiều câu hỏi trong vai trò của người nghe để hoàn thiện bài thuyết trình một cách hợp lý và thuyết phục

§ Liệu người nghe có hiểu được các từ ngữ, danh từ, thuật ngữ chuyên môn được sử dụng trong bài thuyết trình không?

§ Nên dùng cách nào để giúp người nghe hiểu được các vấn đề?

§ Các số liệu, hình ảnh minh họa đã được trình bày sinh động chưa?

§ Sử dụng hình ảnh, video clip, bảng biểu, đồ thị vào thời điểm, nội dung nào

là hợp lý hơn nữa?

§ Những vấn đề nào, ý nào nên đưa lên slide, sử dụng Power Point?

§ Các hiệu ứng nào phù hợp duy trì sự chú ý và tạo ra hứng thú cho người thuyết trình?

§ Dự kiến những tình huống xảy ra trong khi thuyết trình và phương án xử lý

Để có thể trả lời những câu hỏi này, bạn cần phải đọc lại bài thuyết trình đã được phác thảo, bấm đồng hồ để biết được lượng thời gian cần thiết Sau đó nên đọc vài lần cho người khác nghe và xin ý kiến đóng góp của họ để sửa chữa, hoàn chỉnh lại

Sau đó, người thuyết trình nên thực hành trình bày, đặc biệt tập cách sử dụng hiệu quả việc phối hợp với các động tác, cử chỉ, điệu bộ Thuyết trình là sự kết hợp hài hòa cải hai loại hình giao tiếp ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ Vì vậy, muốn

có một bài thuyết trình hoàn hảo, cần phải chuẩn bị chu đáo cả hai khía cạnh ngôn ngữ và phi ngôn ngữ

Những gợi ý sau đây có thể giúp người thuyết trình luyện tập để có phần thuyết trình chuyên nghiệp:

§ Nét mặt tươi tắn, ánh mắt thân thiện,

để minh họa những con số hoặc số thứ tự trong bài …

§ Luôn kiểm soát mọi hoạt động của cơ thể …

§ Kết hợp nhuần nhuyễn bài nói khi sử dụng phương tiện hỗ trợ

§ Không dám nhìn về phía cử tọa, chỉ nhìn lên trần nhà, bâng quơ, vô định…

Những lưu ý khác trong quá trình chuẩn bị thuyết trình :

v Tìm hiểu không gian diễn ra buổi thuyết trình và các phương tiện hỗ trợ

Để thực hiện một bài thuyết trình hiệu quả và tạo được sự thu hút từ khán thính giả, chúng ta không chỉ chuẩn bị thật chu đáo về nội dung bài thuyết trình mà một yếu tố cực kì quan trọng và ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng buổi thuyết trình khiến ta phải chú ý đến là chuẩn bị địa điểm thuyết trình

62

Một khi yếu tố địa điểm được chú trọng, mọi người tham dự trong buổi thuyết trình sẽ cảm thấy họ được quan tâm đến cả phần nghe và phần nhìn Đồng thời, việc theo dõi bài thuyết trình cũng sẽ dễ dàng hơn khi họ nghe và nhìn thấy rõ ràng

Về người thuyết trình, khi có sự chuẩn bị và lưu tâm đến địa điểm tổ chức buổi thuyết trình, họ sẽ xác định được không gian bố trí có phù hợp với số lượng người tham dự hay không, họ sẽ chọn lựa vị trí đặt các phương tiện hỗ trợ phù hợp cũng như vị trí đứng thuận tiện cho việc thuyết trình

Ngoài ra, khi chuẩn bị về địa điểm thuyết trình, chúng ta sẽ biết được những yếu tố bên lề nhưng cũng ảnh hưởng lớn đến chất lượng buổi thuyết trình, đó là: tiếng ồn, ánh sáng, nhiệt độ, âm thanh…

Vậy, để thiết kế một không gian diễn ra buổi thuyết trình phù hợp nhất, chúng

ta cần lưu ý các yếu tố:

ü Không gian

Khi đã xác định được khán thính giả của buổi thuyết trình, bạn cần sắp xếp nội thất, khung cảnh, địa điểm… phù hợp với số lượng người tham dự Với một buổi thuyết trình về văn học nghệ thuật, ta có thể tổ chức ngoài trời tại công viên, vườn hoa… hoặc có thể sử dụng những căn phòng được trang trí ấn tượng, phù hợp với hoa, tranh vẽ, tượng… Nhưng với một buổi thuyết trình về đề tài khoa học chúng

ta nên tổ chức trong phòng, với các thiết bị hỗ trợ hiện đại là hợp lý nhất

Trước khi buổi thuyết trình diễn ra, cần chuẩn bị:

- Chỗ ngồi đầy đủ, ngăn nắp

- Phòng đủ ánh sáng và vệ sinh

- Mọi người có thể nhìn rõ thấy người thuyết trình và màn hình

- Có đủ ổ cắm điện và ở vị trí thuận tiện

- Phòng có cách âm hay không

63

- Hệ thống âm thanh tốt không

Nếu buổi thuyết trình có đông người tham dự và có quy mô lớn thì cần xem xét đến yếu tố sau:

- Nhiệt độ trong phòng có phù hợp không? Các thiết bị điều hòa nhiệt độ, quạt, cửa sổ… bố trí đã hợp lý chưa?

- Nếu như không có máy lạnh thì phòng có thông thoáng không? Có quá ngột ngạt hay quá nóng không?

- Có bảng, flip chart, khăn lau, phấn, bút viết còn mực không?

- Liệu phòng đã tốt chưa và có phòng nào tốt hơn không?

- Phù hợp cho những sự kiện mà người tham dự là khán giả

- Hình thức này không được khuyến cáo cho sự kiện ăn uống và có ghi chép

• Gợi ý:

64

- Các hàng ghế có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp

về phía tiêu điểm

- Có thể xếp so le các hàng ghế để người sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước

- Nếu phòng có không gian, có thể chừa lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết Khoảng 2 - 3 lối đi là lý tưởng

Kiểu chữ U: Một loạt các bàn hội nghị được sắp xếp theo hình chữ U với

ghế xung quanh bên ngoài

65

• Sử dụng: thường được sử dụng cho các cuộc họp: Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban, hoặc các nhóm thảo luận, nơi có một người nói, âm thanh, hình ảnh trình bày hoặc tiêu điểm khác

• Gợi ý:

- Khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự

- Chừa khoảng trống bên trong chữ U và người tham dự chỉ ngồi ở bên ngoài

- Tránh sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị lớn hơn 25 người, vì khi đó các phần của chữ U trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham gia của người tham dự

• Ưu điểm: