Bài giảng Kỹ năng thuyết trình cung cấp cho người học những kiến thức như: Các bước chuẩn bị thuyết trình; xây dựng nội dung bài thuyết trình; phương tiện trực quan trong thuyết trình; tâm lý đám đông. Mời các bạn cùng tham khảo tiếp phần 2 bài giảng.
Trang 1§ Thiết kế được slide trình chiếu và tài liệu phát tay phù hợp
§ Trình bày bảng hiệu quả trong khi thuyết trình
Trang 296
3.1 Kỹ thuật thiết kế trang chiếu
Slide thuộc ứng dụng Power Point, là một công cụ hỗ trợ người dùng trong việc thuyết trình, giúp người được nghe có thể dễ dàng hiểu được những điều mà bạn đang truyền tải Slide đẹp giúp người dùng tiếp cận tốt hơn trong công tác giảng dạy, giới thiệu sản phẩm và thể hiện các bài thuyết trình của mình một cách dễ dàng
Ấn tượng đầu tiên mà người nghe tiếp cận bài thuyết trình thông qua hình ảnh của slide Một slide chuẩn, đẹp sẽ là bước khởi đầu tạo nên sự thành công cho bài thuyết trình Đây là phần chúng ta có thời gian nhiều để chuẩn bị và hoàn toàn chủ động đầu tư Một số lưu ý khi chuẩn bị nội dung và slide thuyết trình:
Về nội dung: chúng ta cần trả lời các câu hỏi sau:
§ Nội dung sẽ bao gồm những gì?
§ Trình bày trong bao lâu?
§ Trình bày như thế nào cho lôi cuốn?
§ Động cơ của người nghe là gì?
Trả lời các câu hỏi trên thật cô đọng và súc tích, chúng ta sẽ có một bước khởi đầu tốt Kinh nghiệm khi soạn nội dung trình chiếu là chúng ta phải viết ra, viết
đi viết lại 3- 5 lần để cho nội dung được cô đọng Cố gắng làm cho nội dung càng
ngắn càng tốt và quan trọng hơn là phải làm thật rõ các ý chính và các mối quan hệ của các ý
Nếu bạn có 20 slide không hẳn bạn đã có một bài thuyết trình – mà chỉ là một loạt slide Để có một bài thuyết trình tốt, đòi hỏi bạn phải rèn luyện và thực tập rất nhiều
Một trong những vấn đề của PowerPoint là tính đồng dạng Ba đặc điểm
sau đây làm cho bài thuyết trình của bạn khó theo dõi:
§ Các slide đều có một format giống nhau
Trang 397
§ Dùng điểm bullet trong mỗi slide
§ Dùng một màu nền duy nhất
Nguyên tắc khi thiết kế slide:
§ Mỗi slide cần phải có một tựa đề
Tựa đề trên mỗi slide cũng giống như bảng chỉ đường Bảng chỉ đường dẫn dắt câu chuyện một cách logic và lí thú Do đó, bạn cần phải suy nghĩ cách đặt tựa đề cho mỗi slide sao cho đơn giản nhưng đủ để khán giả biết mình đang ở đâu trong câu
chuyện
NHỮNG TIÊU ĐỀ LÀM THAY ĐỔI THẾ GIỚI
Khi các “chàng trai Google” Sergey Brin và Larry Page bước vào Sequoia Capital để tìm nguồn tài trợ cho kỹ thuật tìm kiếm mới của họ, họ đã mô tả công
ty của mình chỉ với một câu: “Google giúp thâm nhập và các thông tin của thế giới chỉ với một cái nhấp chuột” Nó dài 63 ký tự, mười chữ Một nhà đầu tư ban đầu của Google nói với tôi là chỉ với 10 chữ ấy, các nhà đầu tư hiểu ngay quan hệ với kỹ thuật Google Từ ngày ấy, những doanh nhân bước vào Sequoia Capital đều được yêu cầu cho ra “một dòng”, tức là một tiêu đề mô tả sản phẩm của họ trong một câu nói Một nhà đầu tư nói với tôi, “Nếu anh không mô tả nổi những
gì anh làm với 10 chữ hay ít hơn, thì tôi sẽ không đầu tư, không mua, không quan tâm Chỉ thế thôi.” Sau đây là nhiều ví dụ về những tiêu đề làm thay đổi thế giới dùng 10 chữ hay ít hơn:
• “Cisco làm thay đổi cách chúng ta sống, làm việc, vui chơi và học tập” TGĐ Cisco Jonh Chambers nhắc lại câu này trong các buổi phỏng vấn và thuyết trình
Trang 498
• “Stabucks tạo ra một không gian thứ ba giữa nơi làm việc và nơi ở” TGĐ của Starbucks – Howard Schultz nói khi diễn đạt các ý tưởng của mình với các nhà đầu tư ban đầu
• “Chúng ta thấy một cái PC trên mỗi bàn làm việc, trong mỗi nhà” Đồng sáng lập viên Bill Gates nói về cách nhìn của ông với Steve Ballmer Sau khi tham gia công ty, ông này bình luận về quyết định của mình Hiện nay Ballmer là TGĐ của Microsoft, ông nói rằng kỳ vọng của Gates làm cho ông gắn bó với công ty
§ Mỗi slide chỉ nên trình bày một ý tưởng:
Một slide chỉ nên trình bày một ý tưởng, không nên nhồi nhét hơn một ý tưởng vào một slide Do đó, tất cả những bullet, dữ liệu, hoặc biểu đồ trong slide chỉ nên dùng
để hỗ trợ cho ý tưởng chính Ý tưởng của slide có thể thể hiện qua tựa đề của slide Nếu tựa đề slide không chuyển tải được ý tưởng một cách nhanh chóng, thì diễn giả sẽ phải tốn thời gian giải thích, hoặc có thể làm cho khán giả sao lãng vấn
đề
§ Slide trình bày theo công thức n x n:
Một slide có quá nhiều chữ sẽ làm khán giả khó theo dõi và ý tưởng bị loãng Mỗi slide, nếu chỉ có chữ, thì nên tuân thủ theo công thức “n x n” Công thức này có nghĩa là nếu quyết định mỗi slide có 5 dòng chữ thì mỗi dòng chỉ nên có 5 chữ Bạn
cũng cần lưu ý rằng, một slide không nên có quá 6 dòng chữ (n < 7)
§ Viết slide theo công thức telegraphic:
Trang 599
Telegraphic là cách viết kiểu điện tín, giống như cách phóng viên viết tiêu đề bài
báo Cách viết telegraphic có hiệu quả giảm số chữ trong mỗi slide, giúp diễn giả tập trung vào cách diễn giải vấn đề hơn là đọc Bạn hãy trả lời câu hỏi sau: “Giữa đọc và nghe, cái nào làm cho khán giả dễ theo dõi hơn?” Câu trả lời là đọc, bởi vì đọc ít đòi hỏi nỗ lực như nghe Nếu diễn giả soạn slide với quá nhiều chữ, thì khán giả sẽ đọc chứ không nghe Tuy nhiên, diễn giả cần khán giả phải nghe hơn là đọc (vì họ có thể đọc bài báo hay báo cáo khoa học chi tiết hơn) Do đó, soạn slide ngắn gọn sẽ giúp khán thính giả dùng ít thời gian đọc và dành nhiều thời gian lắng nghe Cách viết slide tốt nhất là cách viết telegraphic Đó là cách viết ngắn gọn, như phóng viên đặt tựa đề bản tin Nói cách khác, đó là cách viết không tuân theo văn phạm, không cần phải có một câu văn hoàn chỉnh Cụ thể: viết ngắn và lượt bỏ
những chữ không cần thiết
Một trình chiếu quá nhiều chữ
Có thể lấy vài ví dụ để minh họa cho cách viết ngắn như sau:
Trang 6đồ có giá trị ghi nhớ rất lâu, và người ta thường dùng biểu đồ trong các hội nghị khoa học Do đó, cần phải đầu tư thời gian để suy nghĩ về cách trình bày biểu đồ một cách có ý nghĩa
Ưu tiên sử dụng các đồ thị hình ảnh
Trang 7101
Có nhiều dạng biểu đồ và mỗi dạng chỉ có thể áp dụng cho một tình huống riêng Một số hướng dẫn chung có thể tóm lược như sau:
Hình tròn (Pie chart) Phần trăm, cơ cấu 3 – 5 slide
Biều đồ thanh (bar chart) Dùng để so sánh, tương
quan, xếp hạng
5 – 7 slide
Biểu đồ tán xạ (scatter
plot)
Mô tả biến đổi theo thời
gian, mối tương quan
1 – 2 slide
Bảng số liệu So sánh số liệu 3 cột và 5 dòng
Hình ảnh cartoons Minh họa 1 – 2 slides
Trong mỗi biểu đồ hay bảng số liệu, cần phải chú ý định danh và đơn vị của trục hoành
và trục tung Biểu đồ hay bảng số liệu nên được thiết kế một cách đơn giản và “chiến lược” (tức nhắm vào điểm cần trình bày), không nên quá tham lam và làm loãng chủ đề hay điểm chính của bài thuyết trình
Nên tránh dùng hình hoạt họa, vì những hình ảnh này có thể làm giảm sự trang trọng của bài thuyết trình Hình hoạt họa dùng không đúng chỗ và đúng cách cũng làm cho người xem cảm thấy khó theo dõi thông điệp chính của bài thuyết trình
§ Font và cỡ chữ
Hiện nay, trong soạn thảo văn bản người ta thường sử dụng font chữ Times New Roman, Arial, hay các font tương tự
Trang 8102
Về cỡ chữ (size), phần lớn các chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size) từ 24 trở lên Nếu dùng cỡ chữ nhỏ hơn 24 khán giả sẽ khó đọc, nhất là trong các hội trường rộng Riêng phần tựa đề, cỡ chữ phải từ 30 đến 40
Tuy nhiên, trong trường hợp phải trình bày tài liệu tham khảo thì cỡ chữ 12-14 có thể chấp nhận được
Không bao giờ dùng chữ viết in hoa trong nội dung slide Chữ in hoa được hiểu là la hét, mất lịch sự Ngoài ra, chữ in hoa cũng khó đọc và khó theo dõi Tuy nhiên, có thể viết nghiêng hay tô đậm, nhưng đừng nên lạm dụng những cách viết này Chỉ dùng gạch dưới khi cần nhấn mạnh một điều gì quan trọng; nếu không thì nên tránh sử dụng kiểu trình bày này
§ Màu:
Chọn màu cho chữ cũng là một nghệ thuật Màu đỏ và màu cam là màu “nóng” nên khó tập trung Màu xanh lá cây, xanh nước biển, và nâu là những màu “ngọt dịu” nhưng khó gây chú ý Màu đỏ và xanh lá cây có thể khó thấy đối với những người với hội chứng
Trang 9103
Một điều khá quan trọng là bạn nên sử dụng Slide Master trong khi soạn thảo Powerpoint, chức năng này sẽ giúp chúng ta dễ dàng định dạng và thay đổi Font chữ hàng loạt một cách dễ dàng Bài thuyết trình đã chuẩn bị sẵn, nhưng đối tượng người nghe có sự thay đổi và nội dung soạn sẵn của chúng ta không còn phù hợp như: bị trùng, đối tượng thay đổi, hoặc bị thay đổi “quỹ thời gian” Khi đó, chúng ta sẽ có một cách giải quyết khá hoàn chỉnh đó là sử dụng chức năng Custom Show để chỉ chọn lọc một số Slide chúng ta cần thuyết trình, ẩn bớt slide đã không còn phù hợp
Ngoài ra, khi soạn Slide thuyết trình theo nhóm, Google đã cung cấp một ứng dụng tương
tự như Powerpoint thông thường và cộng thêm nhiều ưu điểm như: cho phép cùng lúc nhiều người tác động bài thuyết trình, làm việc tại bất cứ đâu chỉ với một tài khoản Gmail
và internet, trình chiếu online khi máy tính cài đặt thêm Skype
NHỮNG ĐIỀU CẦN GHI NHỚ:
Ø Số lượng slide:
- 5 – 10 slide cho 10 phút thuyết trình
- 30 – 60 slide cho 1 giờ
Trang 10104
Ø Hình thức slide:
- Cỡ chữ: từ 28 trở lên, chữ dùng cho tựa đề lớn hơn
- Mỗi slide nên có khoảng 5-7 dòng (trừ tựa đề)
- Trên mỗi slide sử dụng tối đa 2 kiểu chữ
- Tuân thủ nguyên tắc: nền sáng – chữ tối hoặc ngược lại
- Tuyệt đối tránh mọi lỗi chính tả và ngữ pháp
Ø Tránh sử dụng quá nhiều hiệu ứng đặc biệt vì sẽ làm người nghe mất tập
trung vào bài thuyết trình
Ngoài ra, những hình ảnh chất lượng cao sẽ mang lại ý nghĩa vô cùng lớn đối với những slide thuyết trình Điều này không những làm cho slide của bạn sinh động và chất lượng hơn mà còn làm cho người xem được tôn trọng
Một số lưu ý khi sử dụng máy chiếu (LCD projector):
§ Tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra máy và các công cụ phụ trợ (nếu có) trước khi thuyết trình
§ Kiểm tra kết nối điện và đầu dây nối với máy tính
§ Điều chỉnh độ nét của trang chiếu và kích thước của trang chiếu cho phù hợp với màn hình (focus và zoom)
§ Sử dụng chuột từ để điều khiển trang chiếu từ xa
§ Không đi qua trước ống kính máy chiếu
§ Lưu ý tắt và bật máy khi gián đoạn giữa 2 lần thuyết trình dài
Với lượng thời gian giới hạn bạn có để thực hiện thuyết trình, hãy phân chia thời gian bạn có thể trình bày ở mỗi slide Cố gắng trình bày các trang một cách rõ ràng, không
Trang 11105
quá nhiều chữ và rối mắt, thay vào đó là các hình ảnh và biểu đồ màu sắc để tăng độ hấp dẫn Hiện tại, ngoài Powerpoint còn có khá nhiều công cụ để cho bạn lựa chọn khi muốn thiết kế bài thuyết trình đẹp mắt như: Prezi, Knovio, Canva, Google Presentation, …Hy vọng những kiến thức trên sẽ giúp bạn trau dồi kỹ năng làm slide và giúp cho bạn thuyết trình thuyết phục hơn trong học tập và kinh doanh
3.2 Kỹ thuật trình bày bảng khi thuyết trình
Một trong số những yếu tố quyết định tới sự thành công khi thuyết trình của bạn là trình bày bảng Thông tin trên bảng không được trình bày sẵn mà xuất hiện từ từ theo tiến trình bài thuyết trình của bạn Những thông tin trình bày trên bảng thường cô đọng, xúc tích
và chặt chẽ hơn trong tài liệu Chính vì thế, bảng sẽ giúp thính giả ghi nhớ nhanh và chắc chắn hơn để theo dõi, ghi chép, ít nhầm lẫn
Đối với người thuyết trình, cần nắm vững một số quy tắc về cách trình bày bảng như sau:
§ Trình bày bảng viết từ trái qua phải nếu có hình thành kiến thức mới thì bắt đầu ghi nội dung cần vào cột đầu tiên bên trái bảng
§ Lựa chọn nội dung ngắn gọn, cụ thể để viết vào các phần được chia, treo tranh ảnh cho phù hợp
§ Không viết quá ít sẽ làm bảng không cần phần chữ và phần cảng hoặc quá nhiều sẽ làm bảng rối và khó nhìn
§ Thường xuyên rèn viết chữ trên bảng viết đúng mẫu chữ không quá to và không quá nhỏ sẽ khiến thính giả khó nhìn
§ Viết thẳng hàng không lên, xuống dốc Viết đủ đậm để thính giả đủ nhìn thấy
§ Không vẽ dày đặc, chi chít trên bảng, trình bày cả những thông tin vụn vặt Khi luyện tập quan trọng là tập thành thục các kĩ năng cơ bản từ tư thế đứng, cách cầm phấn, các nét cơ bản nhưng không nên bỏ qua quy trình viết chữ thường, chữ số và chữ hoa Tuy nhiên khi đã nắm chắc quy trình và viết đẹp trên giấy phần này thì việc luyện tập trên bảng sẽ nhanh hơn Cần chú ý khi tập nét cần tập liên hợp các nét cho cổ tay dẻo
Trang 12106
mềm mại rồi mới đi vào tập các kĩ thuật liền mạch (các nét nối: móc sang móc, móc sang cong, cong sang móc, cong sang cong ), liên kết các âm vần thành tiếng, từ Phần khoảng cách, dấu chữ dấu thanh và kĩ năng trình bày văn bản giống như khi ta viết trên giấy
Về cách xóa bảng: Đây là công việc tưởng chừng đơn giản nhất nhưng cũng cần có nguyên tắc đúng Chúng ta sẽ xóa bảng bắt đầu từ đâu? Ở giữa, bên trái hay bên phải của bảng? Nếu chúng ta xóa từ giữa hay từ bên phải của bảng trước rồi mới xóa bên trái thì bạn sẽ phải chờ cho bảng khô trong một thời gian rồi mới viết bảng được Theo nguyên tắc là những nơi nào xóa trước sẽ khô trước và chúng ta sẽ bắt đầu bằng việc xóa
từ trên xuống và từ trái qua phải, như vậy sẽ đảm bảo chắc chắn bảng của bạn luôn ở tư thế sẵn sàng cho bạn viết vẽ Đồng thời chúng ta cũng thực hiện xóa ngang hoặc dọc bảng
3.3 Kỹ thuật thiết kế tài liệu phát tay
Trong khi thuyết trình, tài liệu phát tay cần thiết cho thính giả khi:
§ Cần cập nhật những thông tin mới không có trong các tài liệu khác
§ Những thông tin trình bày phức tạp hoặc quá chi tiết
§ Hệ thống hoặc tóm tắt thông tin chính của bài thuyết trình
§ Thính giả gặp khó khăn trong việc ghi nhớ và rèn luyện kĩ năng
Một vài lưu ý khi sử dụng tài liệu phát tay trong thuyết trình:
§ Xác định rõ mục đích sử dụng của tài liệu phát tay
§ Thu thập thông tin có liên quan đến tài liệu phát tay
§ Đặt mục tiêu đề rõ ràng cho tài liệu phát tay
§ Sử dụng ngôn ngữ từ rõ ràng và đơn giản
§ Định nghĩa các thuật ngữ mới nếu có
§ Minh hoạ rõ lời nói bằng các sơ đồ phác hoạ, tranh minh hoạ và các biểu đồ thích hợp
§ Tránh viết dày đặc trên trang giấy, hãy để lề phù hợp
Trang 14108
CÂU HỎI ÔN TẬP
1 Slide trình chiếu có vai trò như thế nào trong bài thuyết trình?
2 Trình bày các nguyên tắc cơ bản trong thiết kế slide trình chiếu
3 Những quy tắc trình bày bảng khi thuyết trình là gì?
4 Khi nào cần chuẩn bị tài liệu phát tay cho thính giả?
5 Cần lưu ý những gì khi soạn tài liệu phát tay?
BÀI TẬP
Chọn 1 trong những chủ đề thuyết trình đã chuẩn bị nội dung ở các chương trước:
1 Thiết kế slide trình chiếu
2 Thiết kế tài liệu phát tay cho thính giả
3 Thực hành trình bày bảng khi thuyết trình theo nhóm
Trang 15109
CHƯƠNG 4:
KỸ NĂNG HỒI ĐÁP THÍNH GIẢ Mục tiêu:
§ Nắm rõ quy trình hồi đáp thính giả
§ Nhận thức tầm quan trọng của việc tương tác với thính giả trong thuyết trình
§ Có khả năng tương tác hiệu quả với thính giả khi thuyết trình
§ Có kỹ năng ứng xử phù hợp trong những tình huống khó với thính giả
Trang 16110
4.1 Quy trình hồi đáp thính giả
4.1.1 Hồi đáp sau thuyết trình
Sau mỗi bài thuyết trình, chúng ta thường giải đáp các thắc mắc của khán giả để giúp khán giả hiểu rõ hơn về nội dung Vì thế, kỹ năng trả lời các câu hỏi sau khi thuyết trình cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của buổi thuyết trình Đã có những bài thuyết trình thất bại vì diễn giả không giải đáp thỏa đáng các câu hỏi của người nghe Để không rơi vào trường hợp trên, ngay từ bây giờ, bạn nên rèn luyện cho mình phong thái
và cách trả lời các câu hỏi thật tự tin và chuyên nghiệp Dưới đây là quy trình hồi đáp thính giả:
§ Thank - Cảm ơn câu hỏi: khi nhận được câu hỏi, bạn cần cảm ơn thính giả trước khi đưa ra câu trả lời Điều này làm cho người hỏi cảm thấy được tôn trọng và cũng như khuyến khích thính giả đặt thêm câu hỏi Khi kết thúc bài thuyết trình,
số lượng câu hỏi bạn nhận được phản ánh sự quan tâm của thính giả đến bài thuyết trình của bạn
§ Repeat - Lặp lại câu hỏi: việc lặp lại câu hỏi vừa thể hiện bạn đã lắng nghe nghiêm túc câu hỏi của thính giả, vừa giúp bạn xác nhận lại nội dung hỏi của thính giả Nếu không thực hiện bước này, có thể bạn sẽ gặp phải trường hợp nghe không đầy
đủ hoặc hiểu sai ý hỏi của thính giả và trả lời không chính xác những gì thính giả quan tâm
§ Answer - Trả lời: Bạn cần trả lời đầy đủ nội dung hỏi mà thính giả đặt ra Nếu nội dung hỏi trùng lắp với ý đã trả lời trước đó, bạn cần khéo léo tóm tắt lại ý trả lời Nếu không thể trả lời, bạn cần xin lỗi và đưa ra lời hứa cụ thể về việc sẽ phản hồi cho thính giả sau đó Bạn có thể từ chối trong trường hợp câu hỏi nằm ngoài nội dung thuyết trình hoặc người hỏi cố tình gây công kích
§ Control - Kiểm soát thời gian: bên cạnh việc đảm bảo trả lời đầy đủ nội dung câu hỏi, bạn cần lưu ý kiểm soát thời gian để tránh trả lời lan man, kéo quá dài thời gian của buổi thuyết trình làm thính giả mệt mỏi Việc kiểm soát thời gian tốt còn
Trang 17111
giúp bạn chủ động trong việc xác định cần phải trả lời như thế nào và làm chủ được buổi thuyết trình của mình đến phút cuối cùng
4.1.2 Tương tác với thính giả trong thuyết trình
v Tầm quan trọng của tương tác với người nghe khi thuyết trình
Tương tác với thính giả là yếu tố không thể thiếu khi thuyết trình Tương tác” giúp
bài thuyết trình trở nên sinh động, thú vị, đưa người nói và người nghe lại gần nhau hơn Nhưng nếu bạn hỏi một trăm người rằng như thế nào là “tương tác với khán giả”, nhiều khả năng bạn sẽ nhận được chừng đó câu trả lời mông lung, mơ hồ
Vậy thì thế nào là sự tương tác? Bất kể chủ đề bạn nói là gì, bất kể khán giả của bạn là ai, sự tương tác không gì khác chính là đi vào lòng khán giả, đánh động tâm trí của
họ để hòa quyện thông điệp bạn muốn truyền tải vào cảm xúc của họ
Nhưng vì sao phải chạm đến cảm xúc của khán giả? Khoa học đã kết luận rằng con người sống thiên về cảm xúc hơn là lý trí Nếu vận dụng được những quy luật cảm xúc vào bài thuyết trình, bạn có thể cuốn toàn bộ tâm trí khán giả vào nội dung thông điệp của bạn
Một lý do khác cho việc đánh động cảm xúc khán giả là khi bạn “trộn” thông điệp mình muốn truyền tải vào cảm xúc của khán giả, bạn giúp khán giả ghi nhớ thông điệp
đó dễ dàng hơn Nghiên cứu đã chỉ ra rằng, sự hứng thú, cảm động, kinh ngạc, vui vẻ … tất cả những trạng thái cảm xúc mãnh liệt đó kích thích não tiết ra Dopamine – một hoạt
chất giúp não xử lý thông tin mạnh mẽ hơn và ghi nhớ sâu sắc hơn
Như vậy, nếu bạn muốn thông điệp của bạn như một mũi khoan sắc bén khai phá tâm trí khán giả, không gì hơn, bạn phải truyền đạt được cảm xúc chân thật của mình nhằm khơi gợi những cảm xúc của họ