Giáo trình Quản lý dự án phần mềm (Nghề Lập trình máy tính) - Tổng cục dạy nghề

Nội dung chính của giáo trình cung cấp cho bạn những kiến thức về nội dung danh mục công việc, nguồn nhân lực, chi phí và quỹ thời gian của các dự án; Lập các tài liệu về hệ thống, môi trường, và hướng dẫn sử dụng; Kiểm tra và điều chỉnh nội dung kế hoạch dự án theo thực tế tiến độ. Mời các bạn tham khảo!

GIÁO TRÌNHQUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT

Trình độ (lành nghề)

Mã tài liệu:……….

Mã quốc tế ISBN :……

Tuyên bố bản quyền :

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình

Cho nên các nguồn thông tin có thể được

phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo

Dự án giáo dục kỹ thuật và nghề nghiệp

Tiểu Ban Phát triển Chương trình Học liệu

………

Trong phạm vi giao trình Công nghệ phần mềm, chúng tôi giới thiệu chi tiết về vòngđời phần mềm, các mô hình phát triển phần mềm và các pha cần thực hiện trong quá trìnhxây dựng một hệ thống phần mềm, bao gồm: lập kế hoạch, khảo sát, phân tích, thiết kế, càiđặt, kiểm thử, tích hợp, bảo trì … Để từ đó, giúp sinh viên có được những khái niệm căn bản

về Công nghệ phần mềm và có khả năng áp dụng để xây dựng một hệ thống cụ thể

Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã cố gắng tham khảo nhiều tài liệu và giáo trìnhkhác nhưng tác giả không khỏi tránh được những thiếu sót và hạn chế Tác giả chân thànhmong đợi những nhận xét, đánh giá và góp ý để cuốn giáo trình ngày một hoàn thiện hơn

Tài liệu này được thiết kế theo từng mô đun/ môn học thuộc hệ thống mô đun/mônhọc của một chương trình, để đào tạo hoàn chỉnh nghề Lập trình máy tính ở cấp trình độlành nghề và được dùng làm Giáo trình cho học viên trong các khoá đào tạo, cũng có thểđược sử dụng cho đào tạo ngắn hạn hoặc cho các công nhân kỹ thuật, các nhà quản lý vàngười sử dụng nhân lực tham khảo

Đây là tài liệu thử nghiệm sẽ được hoàn chỉnh để trở thành giáo trình chính thứctrong hệ thống dạy nghề

Đà lạt Tháng 10 năm 2007

GIỚI THIỆU VỀ MÔ ĐUN/MÔN HỌC

Vị trí, ý nghĩa, vai trò mô đun/môn học :

Môn học quản lý dự án phần mềm được tổ chức giảng dạy sau khi học sinh đã có kiến thức

kỹ năng về : Lập trình căn bản, Phân tích thiết kế hệ thống, Cơ sở dữ liệu, Công nghệ phầnmềm

Kỹ năng giao tiếp

Mục tiêu của mô đun/môn học:

Sau khi học xong mô đun này học viên có khả năng:

Phân tích nội dung, lập kế hoạch triển khai, quản lý, kiểm soát, điều chỉnh việc triển khai dự

án Biết lập được các tàI liệu về hệ thống, môi trường, và hướng dẫn sử dụng

Biết quản lý các yếu tố: rủi ro (risk), thay đổi (change)

Mục tiêu thực hiện của mô đun/môn học:

Học xong mô đun này học viên có khả năng:

- Phân tích cơ bản đúng nội dung danh mục công việc, nguồn nhân lực, chi phí và quỹthời gian của các dự án

- Mô tả được chi tiết các vấn đề, các công việc của dự án và kết quả đầu ra

- Nêu được các giảI pháp khả thi cho triển khai dự án

- Tổ chức triển dự án theo kế hoạch và giảI pháp đã chọn

- Kiểm tra và điều chỉnh nội dung kế hoạch dự án theo thực tế tiến độ

- Lập các tàI liệu về hệ thống, môi trường, và hướng dẫn sử dụng

- Khái toán được chi phí, xác định được nguồn lực và khối lượng công việc của dự án.Nội dung chính của mô đun/môn học :

I ĐẶC TẢ VÀ PHÂN TÍCH NỘI DUNG DỰ ÁN

Chủ đề chính :

- Đọc, nhận định và tiến hành phân tích bài toán chung mà dự án giải quyết, các vấn đề cóliên quan về mục tiêu dự án, các ràng buộc về thời gian, nguồn lực, kinh phí và các yêucầu kỹ thuật, danh mục khối lượng các công việc phải hoàn thành

của dự án, lập các nhóm thành viên dự án và bộ máy tổ chức dự án, xây dựng cơ chếtrao đổi thông tin và báo cáo trong nội bộ dự án, khái toán kinh phí dự án.

Kỹ năng thực hành :

- Danh mục các công việc (mức ước lượng), điều động nguồn lực ở mức nhóm công tác,phân bổ quỹ thời gian, khai toán việc sử dụng kinh phí tính chi phí tổng thể của dự án, vàhậu cần dự án

Khách quan trong đánh giá, phân tích, và thực sự cầu thị

Đánh giá thông qua kiểm tra trắc nghiệm:

Lý thuyết: Đánh giá thông qua kiểm tra trắc nghiệm :

- Dùng phần mềm thi trắc nghiệm

- Kiểm tra trắc nghiệm có thể trên giấy hoặc trên máy tính

- Xây dựng ngân hàng câu hỏi, học viên sẽ nhận được một bộ để phát sinh ngâu nhiên vàchất lượng các đề như nhau (trung bình, khá, giỏi, xuất sắc)

- Thời gian làm bài tuỳ theo số lượng các câu trong đề

- Thang điểm 10 chia đều cho các câu

- Kết quả đánh giá dựa vào bài làm theo điểm đạt được

Thực hành: Môn học này đánh giá qua bài thực hành của học viên thể hiện thành một bộ hồ

sơ Phân tích và thiết kế

Thang điểm: (đánh giá câu hỏi trắc nghiệm)

0-49 : Không đạt

50-69 : Đạt trung bình

70-85 : Đạt khá

86-100 : Đạt Giỏi

8.BÀI 5 KIỂM TRA TRIỂN KHAI THỰC HIỆN DỰ ÁN 79

9.BÀI 6 TỔNG KẾT DỰ ÁN 100

11.TÀI LIỆU THAM KHẢO 107

GIỚI THIỆU VỀ MÔN HỌC QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT

Mục tiêu của môn học:

Sau khi học xong môn học này học viên có khả năng:

Phân tích nội dung, lập kế hoạch triển khai, quản lý, kiểm soát, điều chỉnh việc triển khai dự

án Biết lập được các tài liệu về hệ thống, môi trường, và hướng dẫn sử dụng Biết quản lýcác yếu tố: rủi ro (risk), thay đổi (change)

Mục tiêu thực hiện của môn học:

Học xong môn học này, học viên có khả năng:

- Phân tích cơ bản đúng nội dung danh mục công việc, nguồn nhân lực, chi phí vàquỹ thời gian của các dự án

- Mô tả được chi tiết các vấn đề, các công việc của dự án và kết quả đầu ra

- Nêu được các giải pháp khả thi cho triển khai dự án

- Tổ chức triển khai dự án theo kế hoạch và giải pháp đã chọn

- Kiểm tra và điều chỉnh nội dung kế hoạch dự án theo thực tế tiến độ

- Lập các tài liệu về hệ thống, môi trường, và hướng dẫn sử dụng

- Khái toán được chi phí, xác định được nguồn lực và khối lượng công việc của dựán

Nội dung chính của môn học:

I ĐẶC TẢ VÀ PHÂN TÍCH NỘI DUNG DỰ ÁN

Ghi chú: phần này bao gồm nội dung của bài 1 và bài 2

II THIẾT KẾ CHI TIẾT KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN

Chủ đề chính :

- Xây dựng danh mục các công việc (mức ước lượng) Các kiến thức về quản ly rủi ro(risk management), quản lý thay đổi (change management), xây dựng tiến độ kế hoạchcủa dự án, lập các nhóm thành viên dự án và bộ máy tổ chức dự án, xây dựng cơ chếtrao đổi thông tin và báo cáo trong nội bộ dự án, khái toán kinh phí dự án

Kỹ năng thực hành :

- Danh mục các công việc (mức ước lượng), điều động nguồn lực ở mức nhóm công tác,phân bổ quỹ thời gian, khai toán việc sử dụng kinh phí tính chi phí tổng thể của dự án, vàhậu cần dự án

- Kỹ năng sử dụng, ứng dụng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án và tính toán nguồn lực, chiphí, lập lịch cho dự án

Thái độ học viên :

- Tự nguyện trong làm việc nhóm, huy động sáng kiến tập thể và tăng cường tính hợp táctrách nhiệm trong dự án

Ghi chú: phần này bao gồm nội dung của bài 3 và bài 4

III QUẢN LÝ KIỂM SOÁT VIỆC THỰC HIỆN DỰ ÁN

Chủ đề chính :

- Áp dụng cơ chế báo cáo nội bộ dự án để thu thập và liên tục đánh giá hiện trạng triểnkhai, so sánh với kế hoạch quản lý rủi ro và điều chỉnh độ ưu tiên thích hợp, tiến hànhđiều chỉnh kế hoạch dự án so với thực hiện, kiểm soát thay đổi và lập lại kế hoạch

- Khách quan trong đánh giá, phân tích, và thực sự cầu thị

Ghi chú: phần này được thể hiện trong nội dung của bài 6

Sơ đồ quan hệ theo trình tự học nghề

Anh văn cho tin học

Giao diện người máy

Lập trình căn bản Mạng căn bản

Kỹ năng Giao tiếp

Kỹ năng

Internet & WWW

Phần cứng máy tính

Lập trình nâng cao

Lập trình hướng đối tượng

Lập trình Web

Phân tích thiết kế

hệ thống

Thiết kế hướng đối tượng

Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

Công nghệ phần mềm

Hướng dẫn đồ

án tốt nghiệp

Công nghệ Đa phương tiện Lập trình Visual Basic

Quản lý dự án phần mềm

Thi tốt nghiệp

Hệ cơ sở dữ liệu Môi trường PT

Phần mềm

Các hình thức học tập chính của môn học

1 Nghe giảng giải trên lớp về:

- Các khái niệm về dự án, các yếu tố tạo ra dự án, quản lý dự án CNTT

- Các tiêu chuẩn lựa chọn những người quản lý dự án thích hợp

- Phương pháp xác định mục tiêu và mục đích của dự án, lập dự thảo hồ sơ dự án

- Cách thiết lập nhóm dự án, các vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong dựán

- Lập danh mục các công việc,

- Các phương pháp ước lượng thời gian, nguồn lực và chi phí cho các công việc, vàcho việc thuê nhân công

- Cách sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý rủi ro, lên lịch trình triển khai, phân bố tàinguyên (nguồn lực, chi phí) cho dự án

- Sử dụng tốt phần mềm MS Proejct 200x, và / hoặc một số phần mềm hỗ trợ quản lý

dự án khác

- Nắm bắt được các qui trình cơ bản về quản lý dự án, lập hồ sơ dự án, xây dựng tàiliệu dự án, xây dựng các biểu mẫu, khai thác thông tin dự án

- Thu thập thông tin triển khai dự án, và đánh giá hiện trạng dự án, các giải pháp quản

lý rủi ro, quản lý thay đổi

- Tổ chức xem xét và phê duyệt dự án tại các điểm mốc (milestones) và cập nhật kếhoạch dự án

- Lập các báo cáo kết thúc dự án, quyết toán dự án (thanh lý hợp đồng)

- Các bài học kinh nghiệm được rút ra từ dự án

-2 Thảo luận nhóm và làm các bài tập tình huống:

- Tổ chức thảo luận nhóm ở nhà và ở lớp về các bài tập tình huống (case study), thựchiện các trò chơi áp dụng như: kỹ năng làm việc nhóm, phân công vai trò, tráchnhiệm, kỹ năng ước lượng thời gian và công sức cho các công việc, kỹ năng giaotiếp, truyền thông của các thành viên trong dự án

- Làm bài tập và trả lời các câu hỏi ở cuối mỗi bài làm ở nhà và được sửa bài tại lớp-

3 Làm bài tập lớn(thực hành):

- Chia thành từng nhóm 3-4 người để thực hiện một dự án hoàn chỉnh (Xây dựng một

bộ hồ sơ dự án hoàn chỉnh: bao gồm tài liệu lập kế hoạch, bảng công việc, nguồn lực,chi phí, quản lý rủi ro, phân tích, thiết kế, triển khai, cài đặt ) (làm theo hồ sơ dự ánmẫu)

Yêu cầu về đánh giá hoàn thành môn học:

Về Lý thuyết: Đánh giá thông qua kiểm tra trắc nghiệm :

- Dùng phần mềm thi trắc nghiệm

- Kiểm tra trắc nghiệm có thể trên giấy hoặc trên máy tính

- Xây dựng ngân hàng câu hỏi, học viên sẽ nhận được một bộ để phát sinh ngâu nhiên

và chất lượng các đề như nhau (trung bình, khá, giỏi, xuất sắc)

- Thời gian làm bài tuỳ theo số lượng các câu trong đề

- Thang điểm 10 chia đều cho các câu

- Kết quả đánh giá dựa vào bài làm theo điểm đạt được

Về Thực hành: Môn học này đánh giá qua bài thực hành của học viên thể hiện thành một

bộ hồ sơ dự án CNTT

Thang điểm: (đánh giá câu hỏi trắc nghiệm)

0-49 : Không đạt

50-69 : Đạt trung bình

70-85 : Đạt khá

86-100 : Đạt Giỏi

BÀI 1 NHẬP MÔN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM

MÃ BÀI ITPRG 11.1

Mục tiêu thực hiện:

Học xong bài này học viên sẽ có khả năng:

- Nắm được những khái niệm về dự án, các yếu tố tạo ra dự án, quản lý dự án CNTT

- Biết tiêu chuẩn lựa chọn những người quản lý dự án thích hợp

Nội dung:

- 1.1 Khái niệm về dự án và quản lý dự án CNTT

- 1.2 Người quản lý dự án và Tiêu chuẩn chọn lựa

1.1 Khái niệm về dự án và quản lý dự án CNTT

Mục tiêu của phần này là tìm hiểu các khái niệm về dự án, quản lý và quản lý dự ánCNTT; tại sao các dự án lại thất bại và các dự án CNTT, dự án phần mềm có gì đặc biệt.1.1.1 Dự án là gì?

- Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt đượcmột kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến;

- Phải dự kiến nguồn nhân lực;

- Phải có ngày bắt đầu, ngày kết thúc;

- Phải có kinh phí thực hiện công việc;

- Phải mô tả được rõ ràng kết quả (output) của công việc;

- Theo từ điển, dự án (project) là các hoạt động đã được lập kế hoạch Khái niệm nàyrất rộng, có thể nói tóm gọn là chúng ta có thể xác định là làm thế nào để có thể tiếnhành công việc trước khi bắt đầu Việc lập kế hoạch thực chất là suy nghĩ rất cẩn thận

về tất cả mọi vấn đề trước khi chúng ta thực hiện chúng

Phân biệt giữa dự án và dây chuyền sản xuất

Tạo ra một sản phẩm xác định Cho ra cùng một sản phẩm

Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc Liên tục

Đội ngũ nhiều chuyên môn khác nhau

- Khó trao đổi

- Ngại chia xẻ thông tin

Các kỹ năng chuyên môn hóa

Đội hình tạm thời

- Khó xây dựng ngay 1 lúc tinh thần đồng

đội

- Khó có điều kiện đào tạo thành viên trong

nhóm, trong khi cần phải sẵn sàng ngay

Tổ chức ổn định

- Có điều kiện đào tạo, nâng cấp các thành viên trong nhóm

Dự án chỉ làm 1 lần Công việc lặp lại và dễ hiểu

Làm việc theo kế hoạch trong một chi phí

được phê duyệt

Làm việc trong một kinh phí thường xuyên hàngnăm

Bị huỷ nếu không đáp ứng mục tiêu, yêu cầu Phải đảm bảo làm lâu dài

Ngày kết thúc và chi phí được tính theo dự

kiến và phụ thuộc vào sự quản lý Chi phí hàng năm được tính dựa trên kinh nghiệm trong quá khứBảng 1 Phân biệt giữa hoạt động dự án và hoạt động nghiệp vụ

Từ bảng so sánh trên ta thấy mỗi một dự án có một kết quả duy nhất (được xác định), ví

dụ tính duy nhất được so sánh trong bảng sau:

Hoạt động Dự án Hoạt động sản xuấtXây nhà mới (cá nhân, cơ quan) Xây các căn hộ chung cư theo kế hoạch

hàng năm của thành phốNghiên cứu một đề tài khoa học mới Dạy học theo kế hoạch hàng năm của nhà

trường Hướng dẫn luận án sinh viênChế tạo bom nguyên tử, tàu vũ trụ Sản xuất vũ khí hàng loạt

Xây dựng một phần mềm mới, do cơ quan đặt

hàng

áp dụng một phần mềm trong hoạt động thường ngày (quản lý kế toán, nhân sự, vật

tư, sản xuất )Chế tạo một loại xe máy mới Sản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế đã

có sẵn, theo kế hoạch được giaoThử nghiệm một dây chuyền sản xuất theo

công nghệ mới

Bảng 2: Phân biệt giữa hoạt động dự án và hoạt động sản xuất

Theo như định nghĩa ở trên, một dự án phải có ngày bắt đầu và ngày kết thúc Ngày kếtthúc của dự án được xác định khi:

- Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) trước thời hạn;

- Hết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại);

- Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng không còn ý nghĩa);

1.1.2 Tại sao các dự án CNTT thường thất bại?

- Một dự án được gọi là thất bại khi:

- Không đáp ứng các mục tiêu ban đầu;

- Không đáp ứng được thời hạn;

- Vượt quá ngân sách cho phép (20-30%)

- Vậy tại sao dự án CNTT lại thất bại:

Hình 1 Tỉ lệ % các lý do khiến dự án thất bại

- Các lý do khiến các dự án CNTT thất bại là:

- (17%) Không lường được phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc;

- (21%) Thiếu thông tin;

- (18%) Không rõ mục tiêu;

- (32%) Quản lý dự án kém;

- (12%) Các lý do khác (mua phải thiết bị rởm, công nghệ quá mới đối với tổ chức khiếncho không áp dụng được kết quả dự án, người bỏ ra đi, )

Giải pháp nào để tránh sự thất bại của dự án

2) Sơ lược về lịch sử ra đời khái niệm quản lý dự án

- Việc quản lí dự án đã có từ thời xưa: trong chiến tranh, xây dựng Kim tự tháp và các

kỳ quan thế giới

- Henry Gantt (đầu thế kỷ 20), đưa ra khái niệm sơ đồ Gantt dùng để quản lý các côngviệc của dự án và nay được phát triển và là một công cụ quản lý công việc của dự ántrong các phần mềm công cụ quản lý dự án

- Vào cuối những năm 50' ra đời sơ đồ mạng PERT (sơ đồ mạng công việc PERT) –một kỹ thuật xem xét và đánh giá chương trình/ dự án ( PERT sẽ được trình bàythêm ở các phần sau)

- Sau này, bổ sung thêm những ý tưởng về tổ chức, kiểm soát, sử dụng tài nguyêntrong quản lý dự án và dần dần khái niệm Quản lý dự án được hoàn thiện và là mộttrong những lý thuyết/ nguyên lý cơ bản dành cho những người quản lý, quản trị.3) Các nguyên lý chung của phương pháp luận quản lý dự án:

- Linh hoạt – linh hoạt trong quản lý và quản lý linh hoạt mọi hoạt động của dự án

- Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn các thượng đế - kháchhàng)

- Huy động sự tham gia của mọi người trong tổ chức và phạm vi nhỏ hơn là trong dự

án (tính chất dân chủ)

- Làm rõ trách nhiệm, vai trò của những người tham gia dự án (chữ ký)

- Phân cấp có mức độ (không nên chia thành quá nhiều mức )

- Tài liệu cô đọng và có chất lượng (quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin!!!)

- Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kỹ thuật (mang tính thực dụng)

- Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng)

5) Những lợi ích của kế hoạch quản lý dự án

Rủi ro khi không lập kế hoạch quản lý Lợi ích khi lập kế hoạch quản lý

- Khởi đầu sai lệch

- Dễ bị nhầm lẫn

- Không đáp ứng được sự mong đợi của

nhà tài trợ và/hoặc các mục tiêu

- Thông tin nghèo nàn

- Đáp ứng các mục tiêu

- Gây dựng lòng tin của người góp vốn

- Thiết lập hướng làm việc chung

- Mở ra các kênh thông tin liên lạc

- Bắt đầu dự án với mọi phương thức có

- Xây dựng các ước tính ban đầu: ước lượng thời gian, công sức, chi phí

- Xây dựng cơ sở hạ tầng nguồn: môi trường làm việc, MOC

- Xây dựng cơ sở hạ tầng của dự án: quản lý cấu hình, chất lượng, rủi ro, sự kiện, sựthay đổi, kiểm soát dự án, lập báo cáo, và lập kế hoạch

- Lập thành văn bản về kế hoạch quản lý

7) Các phong cách quản lý dự án

Có 4 phong cách quản lý dự án của các nhà quản lý, lãnh đạo:

- (1) Sau khi vạch kế hoạch rồi, phó mặc cho anh em thực hiện, không quan tâm theodõi Khi có chuyện gì xảy ra mới nghĩ cách đối phó

- (2) Một đề tài nghiên cứu khoa học: Không có sáng kiến mới, cứ quanh quẩn với cácphương pháp cũ, công nghệ cũ

- (3) Không lo lắng đến thời hạn giao nộp sản phẩm, đến khi dự án sắp hết hạn thì mới

lo huy động thật đông người làm cho xong

- (4) Quản lý chủ động, tích cực Suốt quá trình thực hiện dự án không bị động về kinhphí, nhân lực và tiến độ đảm bảo (lý tưởng)

Dưới đây là các đồ thị biểu diễn các phong cách quản lý ở trên :

Hình 5 Các phong cách quản lý dự án8) Các đặc tính của phong cách quản lý dự án thụ động:

- Quản lý dự án luôn đứng sau các mục tiêu của dự án;

- Hấp tấp, bị kích động, tương lai ngắn hạn;

- Khi làm quyết định, chỉ nghĩ đến các khó khăn trở ngại tạm thời, trước mắt, khôngnghĩ đến liệu rằng đó có phải là 1 bước đi đúng hay không;

- Không kiểm soát được tình thế Nhiều khi phải thay đổi kế hoạch và tổ chức

Với phong cách quản lý dự án thụ động như thế thì sẽ mang lại những hậu quả gì cho tổ chức, cho các bên liên quan đến dự án? Câu trả lời cho vấn đề này là:

- Kết quả thu được không ổn định;

- Tinh thần làm việc không cởi mở, hợp tác;

- Năng suất thấp, công việc không chạy;

- Rối loạn trong điều hành ;

- Không sử dụng hiệu quả tài nguyên ;

- Người quản lý dự án bị dự án quản lý ;

- Hồ sơ dự án kém chất lượng ;

- Chậm tiến độ dự án, chi tiêu vượt quá kinh phí cho phép;

- Chất lượng dự án không đảm bảo

- Có thể bất đồng về mục tiêu kinh doanh;

- Thay đổi quan trọng về tổ chức;

- Các yêu cầu, phạm vi, và lợi nhuận chính xác có thể rất khó xác định;

- Sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ;

10) Quản lý dự án phần mềm khác với các loại dự án khác

Có rất nhiều kỹ thuật quản lý các dự án thông thường có thể áp dụng cho quản lý

dự án phần mềm, tuy nhiên việc quản lý các dự án phần mềm có một số đặc điểm khácvới các loại quản trị dự án khác

Một cách nhận biết sự khác nhau của quản lý dự án phần mềm là quá trình của việc tạo

ra các cái hữu hình mà bản thân nó là vô hình

- Tính vô hình(invisibility): khi “một vật” được tạo ra như một cây cầu hay một conđường đang được xây dựng thì tiến trình (progress) thực sự có thể nhìn thấy được.Còn với phần mềm thì tiến trình không thể nhìn thấy ngay được

- Sự phức tạp (complexity): trên mỗi đồng dollar, pound hay euro được chi ra, sảnphẩm phần mềm chứa đựng một sự phức tạp hơn nhiều so với các kỹ sư chế tạokhác

- Sự phù hợp (comformity): một kỹ sư truyền thống thường làm việc với các hệ thốngvật lý và các nguyên liệu vật lý như ximăng, sắt thép Những hệ thống vật lý này cóthể phức tạp nhưng được kìm chế (quản lý) bởi các qui định(nguyên tắc) phù hợp.Còn người phát triển phần mềm phải làm theo các yêu cầu của khách hàng, nó khôngchỉ mang tính cá nhân mà còn không phù hợp

- Tính linh hoạt(flexibility): do sự thoải mái (không bị ràng buộc) mà phần mềm có thểđược thay đổi thường xuyên và đây được xem như là một thế mạnh của phần mềm.Tuy nhiên, điều này có nghĩa là phần mềm phải luôn đáp ứng được các cấp độ thayđổi cao của người dùng, của khách hàng

o Nhìn vào bản chất vấn đề/dự án, không tin hiện tượng

o Những người quản lý khác nhau có cách nhìn về dự án/về quản lý cũng khác nhau

o Thiết lập kế hoạch chỉnh sửa dễ dàng;

o Quản lý dự án đó là dám đối mặt với sự kiện, sự thật, nhìn thẳng vào vấn đề

o Sử dụng quản trị để hỗ trợ cho các mục đích của dự án;

o Thời gian mục tiêu đối với từng nhiệm vụ không được giống như đã nêu trong

kế hoạch;

o Đọc lại phạm vi và các mục tiêu của dự án mỗi tuần 1 lần

o Không ngạc nhiên(phong cách của người quản lý chủ động, tích cực)

1.2 Người quản lý dự án và các tiêu chuẩn chọn lựa người QLDA

1.2.1 Vai trò, trách nhiệm của từng thành viên trong dự án

- Người quản lí dự án (PM-Project Manager): Chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự

án Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kếhoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả

- Người tài trợ dự án (PS-Project sponsor): Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt

dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho dừng giữa chừng

- Đội dự án (PT - Project team): Hỗ trợ cho PM để thực hiện thành công dự án Baogồm những người vừa có kỹ năng (skill) và năng lực (talent) để triển khai thực hiện

dự án, như: nhóm phát triển, nhóm phân tích và thiết kế, nhóm kiểm thử

- Khách hàng (Client): Thụ hưởng kết quả dự án Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án

Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án

- Ban lãnh đạo (Senior Mangement): Bổ nhiệm PM và PT, tham gia vào việc hìnhthành và xây dựng dự án

- Các nhóm hỗ trợ (có thể có nhiều hay ít, tuỳ từng dự án) Ban điều hành (SteeringCommittee), nhóm tư vấn, nhóm kỹ thuật, nhóm thư ký,

Sơ đồ sau biểu diễn mối quan hệ giữa các người có liên quan đến dự án:

Hình 6 Mối quan hệ giữa các người có liên quan đến dự án1.2.2 Trách nhiệm của người quản lý dự án

Nêu ra những điểm bao quát chung Về công việc, cấu trúc phân việc, lịch biểu và

ngân sách

Trao đổi với các tổ dự án, nhóm dự án Bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội

họp, và thủ tục làm việc ý tưởng là trao đổi cởi

mở và trung thực trên cơ sở đều đặn

Động viên, khuấy động tinh thần làm việc Bao gồm khích lệ, phân việc, mời tham gia và

uỷ quyềnĐịnh hướng công việc Bao gồm điều phối, theo dõi, thu thập hiện

trạng và đánh giá hiện trạng

Hỗ trợ cho mọi người

Bảng 4 Trách nhiệm của người quản lý dự án

Ngoài những vai trò, trách nhiệm của người quản lý dự án đã nêu ở trên, người quản lý

dự án còn có những trở ngại nhất định trong quá trình quản lý dự án, đó là:

- Một số người cảm thấy sự va chạm tới "độc lập chuyên môn" của mình, muốn "giấunghề"

- Một số khác có cảm giác luôn bị "săm soi", theo dõi để phạt,

- Một số đấu tranh bởi vì họ cảm thấy nó ngăn cấm sự sáng tạo

- Một số người khó chịu với những phiền phức hành chính (họp hành, báo cáo, lấy chữ

ký, )

1.2.3 Chọn nhân sự cho dự án

Nhân sự thực hiện dự án là một trong những yếu tố rất quan trọng, người quản lý, tổchức phải có một sự đánh đúng năng lực của từng thành viên dự án và phân công đúngngười đúng việc

Một số tiêu chí chọn nhân sự cho dự án bao gồm, nhân sự có:

- Kiến thức kỹ thuật tốt;

- Chuyên môn đặc biệt;

- Đã có kinh nghiệm, yếu tố kinh nghiệm rất quan trọng, bởi ngoài chuyên môn, kỹ năngthì cần phải có kinh nghiệm để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và nhanh chóng

- Đã tham gia dự án nào chưa?

- Quyền lực của phòng, ban của người đó?

- Hiện có tham gia dự án nào khác không? Nhân sự chọn cho dự án cần phân biệtnhững người làm toàn thời gian (full-time) hay những người làm bán thời gian (part-time)

- Khi nào kết thúc?

- Dành bao nhiêu thời gian cho dự án?

- Khối lượng công việc chuyên môn hiện nay nhiều hay ít

- Quan hệ đồng nghiệp, khả năng giao tiếp, truyền thông

- Có hăng hái tham gia, lòng yêu nghề, đam mê công việc;

- Có truyền thống làm việc với hiệu quả cao không?

- Có ngăn nắp và quản lý thời gian tốt không?

- Có tinh thần trách nhiệm không?

- Có tinh thần hợp tác không?

- Thủ trưởng của người đó có ủng hộ không

- Và một số tiêu chí phụ khác

Với các tiêu chí trên sẽ chọn ra được những thành viên của nhóm dự án có đủ khả năng

để hoàn thành dự án Tuy nhiên, cũng có vấn đề đặt ra là cần phải xây dựng được tậpthể này vững mạnh thì cần các yếu tố sau:

- Bổ nhiệm người phụ trách, lãnh đạo từng nhóm công việc, làm việc theo cấp

- Phân bổ trách nhiệm: giao việc đúng người, đúng đối tựợng và có trách nhiệm trêncông việc được giao

- Khuyến khích tinh thần đồng đội, làm việc nhóm, hỗ trợ giúp đỡ lẫn nhau

- Làm phát sinh lòng nhiệt tình

- Thành lập sự thống nhất chỉ huy, phân cấp báo cáo, quản lý

- Cung cấp môi trường làm việc tốt, kỹ năng giao tiếp, truyền thông

Đối với các nhà quản lý dự án, không chỉ họ có sức ép từ phía khách hàng hay nhómphát triển dự án mà còn từ rất nhiều phía, bao gồm: các tiêu chuẩn, nguồn lực, uy tín,công nghệ, thủ tục hành chính, môi trường kinh doanh

Để đảm đương được sức ép đòi hỏi tổ chức phải chọn ra người đứng đầu cho dự ánphải có những phẩm chất, năng lực nhất định để lãnh đạo dự án, đó là:

- Trung thực, Phản ứng tích cực, Toàn tâm toàn ý, Nhất quán, kiên quyết, nhìn xa trôngrộng, khách quan, gương mẫu, lôi cuốn, khả năng giao tiếp và xử lý tình huống, khảnăng đàm phán Và một số khả năng khác.

1.2.4 Cấu trúc nhân sự nhóm dự án phần mềm:

Hình 7 Cấu trúc nhân sự nhóm dự án

Sơ đồ này thể hiện được vị trí, mối quan hệ giữa các nhóm/ các thành viên trong dự án

Và thể hiện được sự quản lý trong dự án giúp cho phân bổ nhân sự một cách hợp lý vàocác nhóm của dự án, vai trò và sự ảnh hưởng của các bên tham gia dự án

Trách nhiệm chính của các thành viên trong đội dự án

Nhóm Tư vấn: chịu trách nhiệm về việc tư vấn tất cả các yêu cầu của nhóm phát triển Nhóm phân tích & Thiết kế: chịu trách nhiệm phân tích và thiết kế hệ thống

Nhóm phát triển: chịu trách nhiệm viết code, kiểm tra đơn vị xử lý lỗi

Đội kiểm thử: có trách nhiệm chuẩn bị kế hoạch kiểm thử và thực hiện kểm thử theo

kế hoạch, xây dựng các kịch bản kiểm thử

Nhóm quản lý cấu hình: có trách nhiệm kiểm soát, quản lý các thay đổi và các phiên bản, xuất bản của sản phẩm

Người xem xét: Phản hồi các thông tin về dự án qua việc xem xét các báo cáo của dự án

Đảm bảo chất lượng: có trách nhiệm xem xét toàn bộ chất lượng của dự án thông qua các hoạt động bên trong của dự án

Khách hàng: cung cấp các thông tin, yêu cầu cho dự án và là người chịu trách nhiệm kiểm thử hệ thống lần cuối cùng , và phê duyệt các tài liệu, sản phẩm, khoản mục chuyển giao

Bảng 5 Trách nhiệm của các thành viên đội dự án

Kết luận:

Qua bài này, trước hết chúng ta tìm hiểu và làm quen với các khái niệm ban đầu về

dự án, quản lý dự án Và tiếp đến là một số phong cách quản lý, cách tiếp cận các kháiniệm và kết luận của bài này là:

- Không có dự án hoàn hảo, các vấn đề luôn nảy sinh trong quá trình phát triển dự án,cách thực hiện tốt nhất là đưa ra kế hoạch phát triển, dự kiến các vấn đề của dự án

- Cách tiếp cận tốt là xác định hay trả lời các câu hỏi: Cái gì, Khi nào, ở đâu, Thế nào(Xác định) (Lập kế hoạch) Nếu trả lời tốt các câu hỏi này điều đó có nghĩa là chúng ta

có được một kế hoạch chiến lược tốt, khả năng thành công của dự án rất cao

- Tiếp đến là phối hợp tài nguyên của dự án khi triển khai thực hiện(Tổ chức)

- Cần đánh giá (Kiểm soát) dự án để đưa dự án đạt được mục tiêu đề ra

- Cuối cùng là Kết thúc

- Bao quát tất cả dự án là Lãnh đạo.

Câu hỏi và bài tập

Câu 1 Quản lý dự án là gì? Tại sao các dự án CNTT thường thất bại?

Câu 2 Phân biệt hoạt động dự án và hoạt động sản xuất?

Câu 3 Điểm khác biệt của dự án CNTT so với các dự án khác?

Câu 4 Là một PM (Trưởng dự án) bạn có vai trò và trách nhiệm gì đối với dự án?

Tình huống Thảo luận nhóm: nếu bạn là PM của dự án, bạn sẽ làm gì / làm như thế nào để khuyến khích, động viên các thành viên của nhóm làm việc hiệu quả mang lại thành công cho dự án?

3 Mỗi một thành viên viết một bản lý lịch công việc (theo mẫu của giáo viên hướng dẫn).

Viết thành văn bản, tài liệu cho các công việc trên để sử dụng xuyên suốt nội dung của môn học này (*): Các dự án gợi ý:

- Xây dựng hệ thống phần mềm “Quản lý thư viện ”

- Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự tại UBND phường Bạch Mai

- Xây dựng phần mềm quản lý điểm học viên

- Hệ thống website quản lý và đặt phòng khách sạn

- Hệ thống Quản lý công văn

-

BÀI 2 XÁC ĐỊNH DỰ ÁN

Mã bài: ITPRG11.2

Mục tiêu thực hiện:

Học xong bài này học viên sẽ có khả năng:

- Xác định được mục tiêu và mục đích của dự án

- 2.2 Tài liệu phát thảo dự án

- 2.3 Xác định các vai trò (roles) trong nhóm dự án CNTT và trách nhiệm (duty) củatừng vai trò trong dự án CNTT, bao gồm Product manager, project manager,developer, user-education, tester, logistic manager

- 2.4 Lựa chọn công nghệ thực hiện dự án

2.1 Xác định mục đích và mục tiêu của dự án

Giá trị của các mục tiêu là rõ ràng, đó là:

 Thiết lập sự mong đợi của nhà tài trợ dự án

 Đưa ra mục tiêu để hướng dẫn đội dự án thực hiện

 Cho phép xác định thời điểm kết thúc dự án

Khi nói đến quản lý dự án là nói đến việc làm thế nào để cân bằng 3 yếu tố: Sảnphẩm/tính năng/phạm vi, Thời gian/lịch biểu và chi phí/tài nguyên

Câu hỏi đặt ra: Nhanh, Rẻ, và Chất lượng hãy chọn 2 trong 3?

Hình 8 Tam giác cân bằng các yế tố của dự án

Bởi một điều rất rõ ràng rằng, không thể đòi hỏi một dự án cần phải đáp ứng cả 3yếu tố trên, và đặc biệt là dự án phần mềm Sẽ không có một yêu cầu nào yêu cầu thựchiện dự án trong khoản thời gian ngắn nhất, rẻ nhất và chất lượng? Một điều viễn tưởng

Vì vậy, vấn đề của những nhà quản lý dự án là phải biết làm thế nào để cân bằng đượccác yếu tố trên và thoả mãn được yêu cầu của khách hàng

2.1.2 Mối quan hệ giữa mục đích và mục tiêu

- Mục tiêu phải là chi tiết cụ thể của mục đích

- Mục tiêu phụ hoạ và nhất quán cho mục đích

- Khi tất cả các mục tiêu đã đạt được, có nghĩa là mục đích đã đạt được

- Mục tiêu càng cụ thể và chi tiết thì càng dễ đạt được mục đích đưa ra

Mối quan hệ giữa mục tiêu và mục đích có thể được biểu diễn bằng sơ đồ sau:

Hình 9 Mỗi quan hệ giữa mục đích và mục tiêu

– Bệnh viện có khuôn viên 20 000 met vuông

– Bệnh viện có 20 phòng nội trú, với 300 giường bệnh

– Bệnh viện có các Khoa: Tim/mạch, xương,

– Bệnh viện có khoảng 50 bác sỹ, 100 y tá, 200 hộ lý làm việc và phục vụ nhân dân

– Kinh phí dự kiến: 4 triệu USD

– Thời gian dự kiến: 2 năm

Ví dụ 2: Đề án tin học hoá quản lý hành chính nhà nước, giai đoạn 2001-2005

 Mục đích dự án:

– Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng vàChính phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành của Chính phủ,Thủ tướng Chính phủ, Lãnh đạo các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộcChính phủ và chính quyền địa phương các cấp

 Các mục tiêu dự án

– Nâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủ

– Đào tạo tin học cho lực lượng cán bộ viên chức trong các cơ quan quản lýNhà nước

– Xây dựng các cở sở dữ liệu quốc gia (Cơ sở dữ liệu quốc gia về hệ thốngvăn bản quy phạm pháp luật, Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, côngchức, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tàinguyên đất, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chính, v.v )

– Tin học hoá các dịch vụ công: Đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xâydựng, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, v.v

– Thời gian thực hiện Đề án : 5 năm 2001-2005

– Kinh phí thực hiện Đề án: 1000 tỷ VND

2.1.3 Đánh giá việc xác định dự án

Đánh giá nội dung: xác định các vấn đề sau:

- Báo cáo rõ ràng về các mục tiêu của dự án chưa?

- Xác định nội dung dự án chứ không phải đưa ra mô tả các giải pháp!

- Các mục tiêu bao gồm tất cả các khía cạnh trong phạm vi dự án?(phạm vi, chấtlượng, thời gian, đầu tư)

- Có phải bao gồm tất cả các mục tiêu - thậm chí cả các mục tiêu hiển nhiên mà tất cảmọi người đều công nhận?

- Có phải mỗi mục tiêu đều kèm theo phương tiện đo lường những kết quả đạt được?

- Có phải các mức độ yêu cầu của thành tựu đạt được đưa ra một phạm vi chấp nhậnđược, bao gồm mức chấp nhận tối thiểu (trường hợp xấu nhất)?

 Ngôn từ, lời phát biểu (yêu cầu ) nên ngắn gọn, súc tích

 Chủ yếu là trả lời cho câu hỏi “Là gì? – WHAT?” chứ không phải trảlời cho câu hỏi “Như thế nào?-HOW)

 Đầy đủ

 Trình bày đầy đủ phạm vi, tài nguyên, lịch trình, nguồn lực

 Sử dụng các động từ hành động để diễn đạt nội dung, yêu cầu

2.1.4 Một số điều cần tránh trong việc xác định dự án

- Nội dung không đầy đủ (đặc biệt là các ràng buộc đối với dự án), do đó cần xác địnhmột cách đầy đủ các nội dung, yêu cầu của dự án, xác định các ràng buộc, phạm vi

dự án

- Nhượng bộ những yêu cầu không khả hiện do khách hàng đề nghị Không phải bất cứcác yêu cầu nào được đưa ra bởi khách hàng đều phải thực hiện mà cần xác địnhtính khả thi của các yêu cầu đó, khả năng và lợi ích của nó để dựa vào đó quyết địnhthực hiện.

- Tránh viết những câu văn không rõ nghĩa, mập mờ sẽ dễ dẫn đến hiểu sai mục tiêu,yêu cầu

- Bản phác thảo dự án đã được các bên ký vào Thực hiện dự án có những thay đổi,nhưng không ai để ý Không nên coi rằng những thay đổi đó được các bên nhất trí.Điều này có nghĩa là những gì cam kết thực hiện sẽ phải thực hiện đầy đủ, những gìkhông được cam kết thực hiện thì không nên coi đó là mục tiêu/ hay yêu cầu đã đượcchấp nhận

2.2 Tài liệu phát thảo dự án (statement of work -SOW)

- Phác thảo dự án là tài liệu xác định ra phạm vi của dự án và trách nhiệm của nhữngngười tham gia, các bên liên quan đến dự án

- Là cơ sở để thống nhất ý kiến trong số những bên tham gia dự án Khi thống nhất vềnội dung SOW, khách hàng, người tài trợ dự án và người quản lí dự án coi như đãnhất trí:

– Về các mục đích và mục tiêu của dự án

– Ai chịu trách nhiệm làm việc gì? (phân vai)

Thông thường, khi xây dựng tài liệu mô tả dự án, nẩy sinh những bất đồng ý kiến,tài liệu mô tả dự án còn xem như bản cam kết giữa người quản lí dự án, người tài trợ dự

án và khách hàng Khi tất cả các bên kí đã ký có nghĩa là đã đồng ý tuân thủ theo nộidung của tài liệu mô tả dự án Thậm chí có thể đặt điều kiện rằng việc không tuân thủ saunày sẽ bị phạt

2.2.1 Các thành phần chủ yếu của tài liệu phát thảo dự án (SOW)

 Giới thiệu dự án

– Mô tả ngắn gọn về dự án, sản phẩm

– Giải thích cho ý đồ của dự án và những bên tham gia chính

– Có thể bao gồm một số thông tin về bối cảnh lịch sử của dự án hoặc sản phẩm, các sản phẩm trước

 Mục đích và mục tiêu (đã nêu ở phần trước)

 Những người liên quan chính (stakeholders)

– Là những cá nhân hoặc tập thể có quyền lợi sát sườn với dự án

 Tài nguyên dự án (nguồn nhân lực)

– Xác định nguồn nhân lực chủ chốt, cùng với trách nhiệm của mỗi người (hoặc nhóm người) sẽ đảm nhận

– Không nên chỉ xác định các nguồn nhân lực bên trong 1 tổ chức

 Các điểm mốc thời gian quan trọng

– Các cột mốc hoàn thành từng giai đoạn của sản phẩm, các giai đoạnchuyển giao sản phẩm lần 1, lần 2 các cột mốc xem xét, kiểm tra và phêduyệt các tài liệu, phê duyệt dự án

 Kinh phí

– Nếu có thể, kinh phí được phân chia theo từng giai đoạn phát triển dự án Việc phân chia dựa vào tỉ lệ thời gian và khối lượng công việc của từng giai đoạn phát triển

 Phần hiệu chỉnh/điều chỉnh

– Các điều chỉnh, bổ sung cho dự án

 Chữ kí các bên liên quan

– Các xác nhận của các bên đối với các mục, điều khoản hay nội dung đãnêu ở trên Việc ký xác nhận nghĩa là đồng ý, thoả thuận và cam kết thựchiện đúng theo nội dung trên

2.2.2 Các công việc phát thảo dự án

- Xem xét lại các văn bản hiện có liên quan đến dự án, sản phẩm;

- Lập danh sách các văn bản / thông tin chưa đầy đủ hay còn thiếu;

- Tiến hành phỏng vấn và / hoặc hội thảo, khảo sát, điều tra để thu thập các thông tincòn thiếu;

- Phân loại các thông tin cụ thể liên quan đến các cam kết, lịch trình và các kết quả bàngiao;

- Kết hợp chặt chẽ các hoạt động cụ thể vào kế hoạch quản lý;

- Đạt được thoả thuận

- Ví dụ: Mô tả dự án "Xây dựng cổng thông tin số cho TP Hà Nội"

Tên dự án: Như trên

Người quản lý dự án : TS Nguyễn văn X

Danh sách Ban quản lý dự án:

- Tiến sĩ Nguyễn Văn X, trưởng ban

Mục đích: Xây dựng một cổng thông tin số cho thành phố nhằm phục vụ công tác quản lý

và triển khai các dịch vụ hành chính công

Mục tiêu:

- Xây dựng website giao tiếp, giới thiệu TP Hà nội

- Xây dựng CSDL phục vụ công tác quản lý và CSDL dịch vụ hành chính công

- Xây dựng các môdule quản lý, điều hành tích hợp trên cổng thông tin (websitegiao tiếp)

- Thời gian thực hiện: phải xong trước ngày 01 tháng 9 năm 2002

- Chia ra từng giai đoạn phát triển từng mảng module công việc

-

Phạm vi dự án:

- Lập kế hoạch triển khai thực hiện, lựa chọn các đơn vị, công ty để hỗ trợ và phốihợp và thực hiện

- Phân tích, thiết kế, cài đặt và vận hành hệ thống

- Hệ thống được triển khai tại UBND và các cơ quan đơn vị thuộc TP đều sử dụngCSDL chung của hệ thống này

Những người liên quan chính trong dự án

- UBND Quận, phường

- Cty phát triển PM F-soft

-

Các điểm mốc thời gian quan trọng

- Khởi động dự án: tháng 1 năm 2001

- Xong hồ sơ công việc: tháng 2 năm 2001

- Duyệt danh sách các hạng mục công việc / module của dự án sẽ triển khai:tháng 3 năm 2001

- Giai đoạn 1 (30%): tháng 9 năm 2001

- Giai đoạn 2 (40%): tháng 3 năm 2002

- Giai đoạn 3 (30%): tháng 9 năm 2002

-

Kinh phí 2 tỷ VND, được phân bổ vào các thời điểm sau:

- Sau khi phê duỵệt dự án: 500 triệu

Đại diện UBND TP HN

Đại diện Cty phát triển PM FPT

2.2.3 Các bước làm tài liệu phát thảo dự án

Hình 10 Các bước làm tài liệu phát thảo dự án SOWTheo sơ đồ trên, sau khi viết xong tài liêu phát thảo dự án sẽ chuyển cho bên tài trợvà/hoặc khách hàng, ở đây họ sẽ xem xét đồng ý hoặc thay đổi Nhưng trước khi chuyểncho phía khách hàng cần phải đánh giá lại tài liệu phát thảo có đáp ứng được yêu cầucủa khách hàng hay không? Cần thực hiện các bước đánh giá sau:

- Các tài liệu dự án đã được lập trong kế hoạch quản lý?

- Bản phát thảo dự án dựa trên thành tựu của các mục tiêu dự án?

- Có thể đương đầu với những thay đổi về các mục tiêu hay các tiêu thức được thừanhận?

- Có thể cung cấp cho người sử dụng các kết quả thường xuyên về:

- Nhóm trưởng phụ trách công việc trực tiếp

- Các nhóm trưởng phụ trách công việc hỗ trợ

2.3.2 Vai trò, trách nhiệm và quyền lợi của những thành phần dự án

1) Người tài trợ dự án:

- Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay chokết thúc giữa chừng;

- Bổ nhiệm người quản lí dự án;

- Thiết lập các mục tiêu nghiệp vụ của dự án và đảm bảo rằng những mục tiêu nàyđược đáp ứng;

- Kí các hợp đồng pháp lí, khi được yêu cầu;

- Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu cấp thêm tiền phát sinh;

- Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu về quyết định và thay đổi;

- Có quyền với mọi thay đổi về phát biểu công việc;

- Ký xác nhận nghiệm thu những sản phẩm chủ chốt nhất;

- Ký xác nhận kết thúc dự án

2) Khách hàng:

- Thụ hưởng kết quả dự án Nêu yêu cầu, và cử người hỗ trợ dự án

- Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án;

- Phát biểu yêu cầu của dự án;

- Hỗ trợ cho tổ dự án đủ thông tin để đảm bảo thành công;

- Xét duyệt, nghiệm thu và ký nhận sản phẩm bàn giao

3) Người quản lý dự án:

- Hoàn thành dự án;

- Hiểu yêu cầu của khách hàng để triển khai lập kế hoạch và xác định đúng mục đích,mục tiêu dự án;

- Quản lí dự án để hoàn thành các mục đích và mục tiêu được xác định trong WBS;

- Cung cấp báo cáo hiện trạng cho người tài trợ dự án và những đơn vị liên quan;

- Xác lập và tổ chức đội hình thực hiện dự án;

- Đảm bảo chất lượng và nội dung của tất cả sản phẩm bàn giao;

- Quản lí mọi thay đổi của dự án;

- Quản lí và kiểm soát kế hoạch dự án, tài nguyên, chất lượng và chi phí;

4) Ban lãnh đạo:

- Bổ nhiệm các chức danh của Dự án: Quản lý dự án, thư ký, các trưởng nhóm,

- Xét duyệt và giải quyết những vấn đề liên quan đến chỉ đạo cấp cao

- Xem xét tác động của dự án lên các dự án khác và hoạt động khác của tổ chức/đơn vị

- Kiểm điểm tình hình thực hiện dự án

- Đảm bảo dự án trong thực hiện trong phạm vi đã xác định

- Hướng dẫn về các vấn đề có liên quan tới quản lí rủi ro

- Xem xét và giải quyết các yêu cầu

- Xem xét và tư vấn về những yêu cầu thay đổi dự án

- Hoàn thành các công việc như được xác định trong bản kế hoạch dự án

- Báo cáo hiện trạng cho người quản lí dự án

- Xác định những thay đổi ngay khi xuất hiện

 Chất lượng đội ngũ của dự án;

 Thay đổi về tổ chức, vai trò vị trí trước đây của các thành viên dự án

 Quản lý rủi ro, sự ra đi của một số thành viên trong dự án, các sự cố bất ngờ;

 Lập báo cáo và kiểm soát dự án cần được thực hiện thường xuyên và xuyên suốt

 Các vấn đề về nhà thầu phụ, hợp đồng phụ

Một cơ cấu đội dự án mẫu:

Hình 13 Cơ cấu một đội dự án mẫu

2.3.3 Cơ cấu tổ chức dự án

 Cơ cấu và con người là vô cùng quan trọng đối với sự thành công của dự án:

o giám đốc dự án điều hành nhóm quản lý

o các mối quan hệ cần phải được thiết lập

 Vai trò kiểm soát dự án phải luôn có trong nhiệm vụ kiểm soát và quản trị:

o không cần thiết cán bộ làm việc full time

o không thể được thực hiện bởi giám đốc dự án

Ví dụ về mô tả công việc:

 Vị trí: kiến trúc kỹ thuật (nhóm trưởng)

 Báo cáo cho: quản đốc dự án

o người kiến trúc kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm đối với việc xác định, lập kếhoạch, thực hiện và kiểm soát kỹ thuật của dự án

o xem xét phần mềm để xác định tính khả dụng của kiến trúc; và,

o đưa ra hướng dẫn về tính khả thi kỹ thuật đối với các yêu cầu cụ thể

 Kỹ năng yêu cầu:

o có kiến thức làm việc về các cơ sở dữ liệu, bao gồm Oracle;

o có kiến thức làm việc về các môi trường triển khai, ngôn ngữ triển khai,phần mếm kết nối cơ sở dữ liệu, và thông tin liên lạc;

o có kinh nghiệm rộng trong triển khai hệ thống sử dụng những công nghệ

Bảng 6 Ma trận trách nhiệm các thành viên trong dự án

Các kiểu trách nhiệm khác nhau trên công việc:

 A (Approving): Xét duyệt

 P (Performing): Thực hiện

 R (Reviewing): Thẩm định

 C (Contributing): Tham gia đóng góp

 I (Informing): Báo cho biết

2.3.5 Một số vấn đề cần lưu ý:

 Tổ chức dự án cần có:

- Nhà tài trợ có trách nhiệm cao

- Hỗ trợ tích cực từ ban điều hành

- Phân định rõ trách nhiệm, thẩm quyền,

- Trao đổi hợp lý giữa cán bộ kỹ thuật và cán bộ chức năng

- Hoàn thành công việc với nguồn lực ít nhất

- Thông tin liên lạc hiệu quả

- Đơn giản hoá nội dung báo cáo

 Xây dựng tổ dự án cần tránh:

- Hiểu lầm nội dung của dự án

- Trách nhiệm không rõ ràng

- Quyền hạn không rõ ràng

- Phân việc không đều, không rõ ràng

- Không xác định được những người liên quan đến dự án

- Mục tiêu chung không rõ

- Thông tin không thông suốt

- Thành viên thiếu tin tưởng nhau

- - Không cam kết thực hiện kế hoạch

- không có tinh thần đồng đội thực sự

- không quan tâm tới chất lượng công việc

- thiếu định hướng

2.4 Lựa chọn công nghệ thực hiện dự án

Hiện tại, các mô hình xử lý được sử dụng trong quá trình phát triển dự án vẫn đangđược sử dụng rộng rãi, tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp, điều kiện thực hiện… mà chúng

ta có sự lựa chọn thích hợp Vậy, lựa chọn mô hình phát triển nào (Process Model tronglifecycle development):

Các mô hình phát triển bao gồm:

 Mô hình RAD (Rapid Application Development)

o Mô hình phát triển tương thích hoặc mô hình phát triển nhanh

Bảng so sánh tính ưu việc giữa các mô hình phát triển(trang sau).

Các thuộc tính Ưu điểm Nhược điểm/ hạn chế

Waterfall

 Phát triển tuần tự

 Có các cột mốc chính

 Thông tin phản hồi ít

Các yêu cầu rõ ràng, dễ nhận biết và thiết kế trước khi triển khai thực hiện

Hình thức hoá các tài liệu và các sản phẩm đầu ra

Iterative

 Các chu trình được lặp lại

 Các công việc được thực hiện lại

 Tiến hành phát triển song song

Sớm phát hiện sự cốThông tin phản hồi của khách hàng được kịp thờiCác tiến độ trực quan

Process improvement (PI)

Khó quản lý hơn WaterfallKhó xây dựng các hợp đồng và hợp đồng phụPhát triển song song cho phép lập kế hoạch tiến độ tốt hơn waterfall

Thông tin feedback từ khách hàng và sự cắt ngang công việc sẽ dẫn đến thực hiện lại công việc

Ánh xạ các yêu cầu cho các phần mở rộng tương đối khó

Các yêu cầu thay đổi có thể dẫn đến phải thực hiện lại một số công việc

Không xử lý các yêu cầu thay đỏi đột ngột tốt bằng Waterfall

Khó trong việc xây dựng các hợp đồng và thầu phụ

Spiral

Kế hoạch lặp

Từng mục lặp có thể sẽ nhắm đến

thiết lập kế hoạch cho mục lắp kế tiếp

Kiểm soát được rủi ro

Xác định sớm các rủi ro và có thể xử lý sớm các rủi ro này

Hỗ trợ phát triển song song, tiến trình trực quan

Có thể quản lý được nhưng phức tạp trong việc quản lý các cột mốc và rủi ro

Khó trong việc xây dựng các hợp đồng Cần

có sự cộng tác củaViệc quản lý và kiểm soát khó hơn

Bảng 7 So sánh các ưu khuyết về các qui trình phần mềm

Các nhân tố để chấp nhận (lựa chọn) một mô hình xử lý

- Bối cảnh (business context)

o Dự án được ký kết thông qua /đối với việc phát triển sản phẩm và đối vớicác dịch vụ IT

o Các yếu tố về thị trường: time-to-market, sự cấp thiết

o Hệ thống nhúng, web, các ứng dụng thương mại…

- Hệ thống mới hoàn toàn hay đã tồn tại một hệ thống tương tự

o Tổ chức đã từng xây dựng hệ thống này chưa hay xây dựng mới hoàn toàn?

Kết luận

- Định hướng là điều sống còn cho hoàn thành mọi công việc Cách tốt nhất là bắt đầu

dự án bằng: Mục đích, Mục tiêu

- Quản lý dự án cần chính thức hoá chúng bằng văn bản gọi là SOW

- Cũng cần công bố dự án và công bố tài liệu trên rộng rãi cho mọi người liên quan dựán

Câu hỏi và bài tập:

Câu 1 Hãy xác định vai trò trách nhiệm của từng thành viên liên quan đến dự án:

1. Người :

 Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay kết thúc.

 Bổ nhiệm người quản lí dự án

 Thiết lập các mục tiêu nghiệp vụ của dự án và đảm bảo rằng những mục tiêu này được đáp ứng

 Ký xác nhận nghiệm thu những sản phẩm chủ chốt nhất

 Ký xác nhận kết thúc dự án

2. Người:

 Thụ hưởng kết quả dự án Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án.

 Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án

 Xét duyệt, nghiệm thu và ký nhận sản phẩm bàn giao

3. Người:

 Hoàn thành dự án

 Hiểu yêu cầu của khách hàng

 Quản lí dự án để hoàn thành các mục đích và mục tiêu được xác định trong WBS

 Cung cấp báo cáo hiện trạng cho người tài trợ dự án và những đơn vị liên quan

 Xác lập và tổ chức đội hình thực hiện dự án

 Đảm bảo chất lượng và nội dung của tất cả sản phẩm bàn giao

 Quản lí và kiểm soát kế hoạch dự án, tài nguyên, chất lượng và chi phí

Câu 2 Hãy cho biết mối quan hệ giữa Mục đích và mục tiêu?

Câu 3 Nêu tóm lược các Life cycle: Waterfall, Spiral, V-model, , so sánh sự khác nhau giữa chúng.

Tình huống: (Thảo luận nhóm ).

Công ty phần mềm ABC muốn xây dựng một hệ thống thư viện cho Công ty nhằm phụ vụ việc nghiên cứu, học tập, tra cứu tài liệu của tất cả nhân viên trong công ty Hệ thống phục vụ 2 đối tượng chính: tất cả các nhân viên trong công ty (reader – người đọc) và người quản lý thư viện (admin) Hệ thống cho phép quản trị đăng ký tài liệu, bạn đọc Hệ thống cho phép đăng ký mượn trả tài liệu thông qua mạng và trực tiếp Mỗi một độc giả được mượn tối đa 2 cuốn sách và được phép mượn trong vòng 10 ngày Hệ thống cho phép thêm, thay đổi và xóa sửa thông tin tài liệu, mượn trả, độc giả

Hệ thống còn cho phép người đọc có ý kiến đóng góp, trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm thông qua hệ thống

Hệ thống quản lý thư viện bao gồm quản lý sách, báo, tạp chí, băng đĩa, và các tài liệu dự án đã hoàn thành Người quản trị hệ thống có thể xem toàn bộ thông tin của hệ thống, thay đổi, cấp phát tài nguyên cho người

sử dụng Admin có quyền trên toàn bộ hệ thống.

Người dùng có thể tìm kiếm tài liệu theo từng chủ đề, hay từng lĩnh vực khác nhau và yêu cầu được sắp thứ

tự Và đồng thời họ có thể biết được sách, tài liệu nào còn được phép mượn hoặc không được phép mượn

Hệ thống cũng hiển thị toàn bộ sách, tài liệu mới được cập nhật gần đây nhất

Hệ thống gửi thông báo tự động đến người dùng khi mượn sách quá hạn và sẽ tính toán chi phí phạt trễ hạn hoặc bồi thường khi mất sách

Trong trường hợp đặt mượn sách trực tuyến, sau 2 ngày không đến mượn hệ thống sẽ hủy bỏ đặt trước.

Hệ thống sẽ kết xuất ra các báo cáo thống kê theo mẫu.

Hệ thống được triển khai trên hệ thống server đủ mạnh, an toàn và đảm bảo tốc độ truy cập, mượn trả của nhân viên OS Linux, DB Oracle, Web-based application.

Hệ thống hoàn thành trước ngày 1/1/2005 (khoảng sáu tháng)

Yêu cầu: (thảo luận và làm tại lớp hoặc tại phòng thực hành).

1 Xác định mục đích, mục tiêu, phạm vi của dự án trên

2 Xây dựng SOW/ các yêu cầu của dự án.

3 xác định các stakeholder của dự án, vai trò trách nhiệm của họ.

Câu 4 Bài tập lớn

Tiếp tục sử dụng dự án đã chọn ở câu 5 của Bài 1.

Yêu cầu:

1 Xác định mục đích và mục tiêu của dự án

2 Xây dựng tài liệu phát thảo dự án SOW

3 Xác định lại vai trò, trách nhiệm các thành viên trong đội dự án (sử dụng ma trận trách nhiệm)

4 Tài liệu công bố dự án

Chú ý: các thành viên nhóm dự án phải phối hợp cùng thực hiện chung một đề tài/ một dự án Tổ chức trao đổi, thảo luận với giáo viên tại lớp/ tại phòng thực hành để được hướng dẫn cụ thể.

BÀI 3 LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN

Mã bài: ITPRG11.3

Mục tiêu thực hiện:

Học xong bài này học viên sẽ có khả năng:

- Lập các danh mục công việc WBS

- Ước lượng thời gian, nguồn nhân lực và chi phí cho các công việc

- Ước lượng thời gian, nguồn nhân lực và chi phí cho các công việc thuê ngoài

- Sử dụng các công cụ hỗ trợ

- Quản lý rủi ro

- Lên lịch thời gian triển khai, gán nhân sự và phân bổ tài nguyên, chi phí

Nội dung:

3.1 Lập danh mục các công việc

3.2 Ước lượng thời gian, nguồn nhân lực và tính chi phí cho các công việc

3.3 Phương pháp xác định danh mục các rủi ro và quản lý rủi ro

3.4 Lập lịch trình dự án (dùng Microsoft Project Manager)

3.5 Phương pháp đánh giá sử dụng nguồn nhân lực, tài nguyên cho dự án

3.6 Tính chi phí dự án

3.1 Lập danh mục các công việc

3.1.1 Định nghĩa Bảng công việc (WBS)

- WBS là một danh sách chi tiết những gì cần làm để hoàn thành một dự án

- Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định chính xác các bước để hoàn thành dự án

- Tham gia xây dựng WBS gồm có: người quản lí dự án, khách hàng, thành viên tổ dự

án, người tài trợ dự án Mà đặc biệt là người quản trị dự án chịu trách nhiệm chínhtrong việc xây dựng bảng công việc cho dự án

3.1.2 Đặc điểm của WBS:

- WBS là cơ sở để ước lượng chi phí Từ WBS sẽ có 1 bức tranh chung về kinh phí dựán;

- WBS là cơ sở để xác định trách nhiệm giữa các cá nhân trong dự án

- WBS là cơ sở để xây dựng lịch trình thực hiện dự án

3.1.3 Các tính chất của WBS:

- Có chiều hướng trên xuống, dạng cây phân cấp hoặc outline;

Ví dụ: Chuẩn bị dàn bài cho một bài văn

Chú ý: Quan hệ giữa mô tả công việc và mô tả sản phẩm:

- Sản phẩm: danh từ, có:

– đầu vào,

– đầu ra,

– động tác xử lý

- Công việc: Động từ, mô tả một quá trình hoạt động, xử lý

- WBS có thể được phân thành nhiều mức Không phải tất cả "nhánh" của WBS đềucần chi tiết cùng số mức Mỗi mức cho phép tạo ra lịch biểu và báo cáo tóm tắt thôngtin tại từng mức đó

- WBS chỉ viết "cái gì", chứ không viết "như thế nào";

- Trình tự của từng công việc là không quan trọng (Mặc dầu quen đọc từ trái sangphải) Thứ tự công việc được xác định trong giai đoạn lập lịch trình thực hiện

3.1.4 Các nguồn thông tin để xây dựng WBS:

 Tài liệu: