Đề tài TÌM HIỂU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TẠI SIÊU THỊ KITI

Không chỉ là chạy đua công nghệ, các hệ thống này còn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, điều hành cũng như xây dựng mối quan hệ với khách hàng.. Một hệ thống quản lý thông tin có thể xâ

MÔN HỌC NHẬP MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BÁO CÁO CUỐI KỲ

Trần Thái Thịnh 2181811

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ

TRÍCH YẾU

Trong thời đại phát triển như hiện nay, công nghệ và những phần mềm luôn là công

cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp trong việc quản lý và điều hành Một hệ thống ổn định và hiện đại là một yếu tố không thể thiếu để một doanh nghiệp có thể phát triển ổn định Không chỉ là chạy đua công nghệ, các hệ thống này còn giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, điều hành cũng như xây dựng mối quan hệ với khách hàng Một hệ thống quản lý thông tin có thể xây dựng các liên kết với khách hàng, xây dựng và lưu trữ các thông tin của khách hàng

và sản phẩm hoặc bất cứ thông tin nào một cách dễ dàng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong việc điều hành

MỤC LỤC

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỦA SIÊU THỊ KITI 2

1.1 Khái quát về phần mềm KiotViet 2

1.2 Các tính năng của phần mềm KiotViet 2

1.2.1 Bán hàng dễ dàng 2

1.2.2 Vừa tư vấn vừa bán hàng: 3

1.2.3 Hỗ trợ đặt hàng nhanh chóng: 4

1.2.4 Thanh toán đa hình thức: 5

1.2.5 Quản lý thông tin hàng hoá không giới hạn 5

1.2.6 Quản lý hàng hoá không giới hạn: 7

1.2.7 Cập nhật thông tin hàng hoá tức thời mọi lúc mọi nơi: 7

1.2.8 Kiểm soát hàng tồn kho 7

1.2.9 Điều chỉnh tồn kho hàng giữa các chi nhánh: 7

1.2.10 Dễ dàng kiểm kho định kỳ: 8

1.2.11 Tạo chương trình khuyến mãi linh hoạt 8

1.2.12 Quản lý cùng lúc nhiều chương trình khuyến mãi: 9

1.2.13 Kiểm soát tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi 10

1.2.14 Cung cấp những con số thông kê mà người chủ cần: 11

1.2.15 Tích hợp với mọi thiết bị phần cứng 12

1.2.16 Sử dụng trên thiết bị di động: 12

1.3 Các ngành hàng được hỗ trợ bởi phần mềm KiotViet 13

1.4 Bảng phí dịch vụ: 15

Chương 2: GIỚI THIỆU QUY TRÌNH XỬ LÝ BÁN HÀNG TẠI SIÊU THỊ KITI 18 2.1 Mô tả quy trình xử láy bán hàng tại siêu thị Kiti: 18

2.2 Sơ đồ quy trình: 19

Chương 3: CƠ SỞ DỮ LIỆU TẠI SIÊU THỊ KITI 20 3.1 Thiết lập thông tin khách hàng của siêu thị: 20

3.4 Xem dữ liệu hàng hóa 21

3.5 Xem dữ liệu bán hàng: 22

3.6 Xem thông tin khách hàng mua hàng nhiều nhất 22

Chương 4: TÍNH BẢO MẬT VÀ TÍNH RIÊNG TƯ CỦA PHẦN MỀM 24 4.1 Khả năng phân quyền của phần mềm: 24

4.2 Quyền hạn của từng loại nhân viên: 24

4.2.1 Nhân viên bán hàng: 24

4.2.2 Nhân viên kho: 25

4.2.3 Nhân viên quản lý chi nhánh: 25

4.3 Mục đích cho việc phân quyền nhân viên: 26

4.4 Giới hạn thời gian sử dụng trong ngày của mỗi tài khoản: 27

4.5 Tính năng xác thực 2 lớp cho tài khoản nhân viên và chủ cửa hàng 27

Chương 5: ỨNG DỤNG SOCIAL COMPUTING CỦA PHẦN MỀM 29 5.1 Tính năng quản lý kênh bán hàng trên mạng xã hội 29

Chương 6: ỨNG DỤNG QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG (CRM) 30 6.1 Thiết lập dữ liệu khách hàng: 30

6.1.1 Thông tin liên hệ: 30

6.1.2 Dữ liệu mua hàng 31

6.1.3 Thông tin nhân khẩu học 32

6.1.4 Phản hồi 32

6.2 Khả năng tổng hợp và tích lũy điểm thưởng khách hàng: 33

6.3 Hỗ trợ kiểm soát công nợ khách hàng: 34

LỜI CẢM ƠN

Bài báo cáo “Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý của Siêu thị Kiti” là bài báo

cáo được đóng góp và hoàn thành bởi nhiều cá nhân

Lời đầu tiên, nhóm chúng tôi xin chân thành cảm ơn “thầy Nguyễn Phượng Hoàng – Giảng viên trường Đại học Hoa Sen” đã nhiệt tình giúp đỡ và chỉnh sửa bài báo cáo cho chúng tôi để có thể hoàn thành một cách tốt nhất

Bên cạnh đó, đóng góp cơ sở dự liệu từ các tác giả của các báo, thông tin từ cổng thông tin điện tử Kiotviet và số liệu tại siêu thị KITI, cũng là một phần quan trọng để giúp bài báo cáo của chúng tôi có thêm nhiều kiến thức và thông tin chuẩn xác hơn

Thời gian cũng là một hạn chế khá lớn trong việc hoàn thành bài báo nên sẽ không tránh khỏi thiếu sót không đáng có Nhưng điều mong muốn lớn nhất đó chính là mang lại cho người đọc những thông tin hữu ích và chuẩn xác nhất

Xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Giao diện tổng quan của phần mềm 2

Hình 2: Theo dõi lịch sử giao dịch chi tiết 3

Hình 3: Tư vấn cho khách hàng về sản phẩm trên điện thoại di động 3

Hình 4: Hỗ trợ đặt hàng nhanh 4

Hình 5: Thanh toán đa hình thức 5

Hình 6: Thêm / Tìm kiếm thông tin sản phẩm 6

Hình 7 Điều chỉnh tồn kho hàng 8

Hình 8 Kiểm kho trên KiotViet 8

Hình 9: Tạo chương trình khuyến mãi 9

Hình 10: Đồng bộ chương trình khuyến mãi cho các chi nhánh 10

Hình 11: Giao diện xem báo cáo thống kê kinh doanh 11

Hình 12 : Thiết bị cơ bản để truy cập vào KiotViet 12

Hình 13: Minh hoạ việc sử dụng KiotViet trên điện thoại di động 13

Hình 14 Danh mục quản lý của ngành bán lẻ 14

Hình 15 Danh mục quản lý của Bar-Café-Nhà hàng 14

Hình 16: Video hỗ trợ sử dụng KiotViet theo từng tính năng 15

Hình 17 Hai gói dịch vụ hỗ trợ của KiotViet 16

Hình 18: Các tính năng không giới hạn 16

Hình 19: Các tính năng quản lý bán hàng online đều miễn phí 16

Hình 20: KiotViet cung cấp thêm các giải pháp mở rộng 17

Hình 21: Sơ đồ quy trình bán hàng của siêu thị Kiti 19

Hình 22: Khu vực thêm thông tin khách hàng 20

Hình 23: Khu vực thêm dữ liệu hàng hóa và tạo kho hàng 21

Hình 24: Doanh thu tuần vừa qua của siêu thị 22

Hình 25: Top 10 khách hàng mua sắm nhiều nhất tại siêu thị trong tháng vừa qua 23

Hình 26: Thiết lập quyền hạn của nhân viên bán hàng 24

Hình 27: Thiết lập quyền hạn của nhân viên kho 25

Hình 28: Thiết lập quyền hạn của quản lý chi nhanh 26

Hình 29: Tính năng xác thực 2 lớp cho tài khoản 28

Hình 30: Thông tin liên hệ khách hàng 31

Hình 31: Tích lũy điểm thưởng cho khách hàng 33

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1: Phân công công việc cho các thành viên 1

Bảng 2: Bảng báo cáo tình hình kinh doanh trên KiotViet 11

Bảng 3: bảng dữ liệu khách hàng của siêu thị Kiti 20

Bảng 4: Bảng dữ liệu hàng hóa của siêu thị Kiti 21

DẪN NHẬP

Qua hệ thống thông tin quản lý của siêu thị KITI và phần mềm KIOTVIET được phát triển bởi công ty cổ phần phần mềm CITIGO, chúng tôi thấy được sự hiện đại cũng như tiện lợi mà hệ thống thông tin quản lý của siêu thị KITI mang lại Phần mềm KIOTVIET tích

hợp rất nhiều tính năng để quản lý hàng hóa, khách hàng cũng như nhân viên, bên cạnh đó

hệ thống thông tin cũng giúp siêu thị Kiti đến gần hơn với khách hàng Có thể nói, phần

mềm KIOTVIET là một hệ thống điển hình đại diện cho các hệ thống thông tin của các

chuỗi cửa hàng tiện lợi khác

Mục tiêu thực hiện:

 Giới thiệu, tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý của siêu thị Kiti

 Cung cấp các thông tin về sự vận hành của hệ thống cũng như các chức năng của phần mềm Kiotviet

 Nêu lên được các lợi ích từ việc quản lý, vận hành, giám sát của siêu thị Kiti khi sử dụng phần mềm Kiotviet

Bảng 1: phân công công việc cho các thành viên

MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH

Râu ria (trích yếu, mục lục, cảm ơn, dẫn nhập, kết luận vv)

Tổng hợp hoàn thiện bài: đảm bảo báo cáo của cả nhóm đúng chuẩn iso, liền mạch liên tục, không chấp vá

100%

Chương 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

TẠI SIÊU THỊ THỜI TRANG KITTI

1.1 Khái quát về phần mềm KiotViet

Phần mềm Kiotviet là phần mềm quản lý bán hàng được phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Citigo KiotViet là sản phẩm của thành viên Hiệp hội bán lẻ Việt Nam AVR, được Hiệp hội Phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam VINASA công nhận trong lĩnh vực công nghệ phần mềm

1.2 Các tính năng của phần mềm KiotViet

1.2.1 Bán hàng dễ dàng

 Giao diện Tiếng Việt dễ sử dụng:

 Quét mã vạch; tìm kiếm sản phẩm bằng mã số; hình ảnh, thuộc tính…nhanh chóng giúp dễ dàng tạo ra hoá đơn chỉ trong tích tắc

 Lịch sử các giao dịch bán hàng được theo dõi chi tiết để thuận tiện cho việc đổi/trả hàng hoá, in lại hoá đơn…

 Có thể tìm kiếm thông tin khách hàng thông qua tên hay số điện thoại trên màn hình bán hàng Điều này thuận tiện cho việc tích điểm, ưu đãi hay áp dụng chương trình khuyến mại cho từng đối tượng khách hàng

Hình 1: Giao diện tổng quan của phần mềm

Hình 1: Theo dõi lịch sử giao dịch chi tiết

1.2.2 Vừa tư vấn vừa bán hàng:

 Phần mềm bán hàng KiotViet có thể tích hợp với các thiết bị như điện thoại; máy tính bảng Chính vì vậy, nhân viên cửa hàng có thể vừa di chuyển vừa giới thiệu cho khách về sản phẩm tại cửa hàng; hoàn tất thủ tục mua bán hàng hoá ngay trên thiết bị

1.2.3 Hỗ trợ đặt hàng nhanh chóng:

 Hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu của khách khi muốn sở hữu sản phẩm mà chưa có thời gian qua cửa hàng hoặc khách muốn đặt trước sản phẩm sẽ về trong đợt sau thông qua tính năng đặt hàng

 Cho phép thực hiện nhiều đơn đặt hàng cùng lúc; chính sự vượt trội này giúp nhân viên có thêm công cụ để kiểm soát số lượng hàng đặt cũng như nắm bắt thị hiếu khách hàng

Hình 3: Hỗ trợ đặt hàng nhanh

1.2.4 Thanh toán đa hình thức:

 Khách hàng có thể trả tiền theo một trong các phương thức như tiền mặt, chuyển khoản, trả bằng thẻ hoặc có thể áp dụng cùng lúc nhiều hình thức trả tiền Nhân viên bán hàng không lo rối bởi phần mềm quản lý bán hàng thời trang KiotViet có thiết kế thông minh để phân loại tránh nhầm lẫn, giúp thao tác thanh toán nhanh chóng mà vẫn chính xác con số

Hình 4: Thanh toán đa hình thức

1.2.5 Quản lý thông tin hàng hoá không giới hạn

 Dễ dàng tìm kiếm / thêm thông tin chi tiết cho sản phẩm:

 Có thể bổ sung thông tin hàng hoá chi tiết tới từng thuộc tính cụ thể như màu sắc; hương vị; kích thước; khối lượng;…

 Hàng hoá có thể được sắp xếp theo danh mục, nhóm hàng cụ thể

 Dễ dàng tìm kiếm sản phẩm qua công cụ tìm kiếm thông minh chỉ một vài thông tin gợi ý

Hình 5: Thêm / Tìm kiếm thông tin sản phẩm

1.2.6 Quản lý hàng hoá không giới hạn:

Chủ cửa hàng có thể quản lý hàng ngàn mã sản phẩm khác nhau, thông tin hàng hóa được lưu trữ đầy đủ không giới hạn Ngoài ra, KiotViet còn hỗ trợ chức năng chuyển dữ liệu sản phẩm trực tiếp từ Excel sang giúp quá trình nhập hàng nhanh chóng và có thể thao tác cùng lúc cho nhiều chi nhánh Sản phẩm được nhập cũng

có thể tùy biến điều chỉnh mức giá, số lượng tùy vào thời điểm

1.2.7 Cập nhật thông tin hàng hoá tức thời mọi lúc mọi nơi:

Các xu thế của nó luôn thay đổi nhanh đến mức chóng mặt với các dòng sản phẩm

vô cùng đa dạng bởi vậy việc nắm bắt thêm mẫu mới đang được ưa chuộng và bán ngay tại cửa hàng tức thì là một nhu cầu thường trực KiotViet giúp người chủ có thể làm được điều này chỉ bằng thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng hay máy tính xách tay, người chủ có thể cập nhật thông tin hàng hóa mới, sửa thông tin hàng hóa cũ dù ở bất cứ đâu

1.2.8 Kiểm soát hàng tồn kho

Nắm bắt hàng tồn, bổ sung hàng hoá kịp thời:

Phần mềm KiotViet giúp quản lý tồn kho thời chính xác tới từng mặt hàng cụ thể

và chi tiết trong từng chi nhánh, gạt đi nỗi lo muôn thuở về những sản phẩm chồng chất mà không soát nổi con số như tình trạng các cửa hàng hay gặp phải Theo đó, người dùng sẽ chủ động nắm được mặt hàng nào đang bán chạy, số lượng hàng còn tồn trong kho để đưa ra quyết định nhập hàng lần kế tiếp

1.2.9 Điều chỉnh tồn kho hàng giữa các chi nhánh:

 Luân chuyển hàng hoá tồn kho từ chi nhánh này sang chi nhánh khác

Sắp xếp số lượng hàng hoá phù hợp với từng địa điểm tại từng thời điểm khác nhau căn cứ trên nhu cầu thực tế của khách hàng

 Bên chuyển và bên nhận sẽ có thể xác thực số lượng hàng hoá, giảm thiểu thất thoát, tiết kiệm thời gian

Hình 6 Điều chỉnh tồn kho hàng

1.2.10 Dễ dàng kiểm kho định kỳ:

 Chỉ cần đi bộ xung quanh nhà kho hoặc cửa hàng, sử dụng ứng dụng

KiotViet trên di động thao tác tìm kiếm hoặc máy quét mã vạch để tiến hành hoạt động kiểm kho sẽ giúp giảm thiểu thời giờ, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên Số lượng hàng tồn thực tế trong kho cũng được nhập vào hệ thống quản lý nhanh chóng

Hình 7 Kiểm kho trên KiotViet

1.2.11 Tạo chương trình khuyến mãi linh hoạt

 Tạo khuyến mãi nhanh chóng:

 Chỉ mất vài phút có thể tạo và áp dụng khuyến mãi cho từng mặt hàng hay nhóm hàng, giá trị khuyến mãi linh hoạt theo đơn vị tính (chiếc, bộ; gói…);

số tiền cụ thể (vnđ) hoặc % (giá trị đơn hàng, giá trị hàng tặng, điểm tích lũy…)

 Tất cả thông tin về hàng khuyến mãi và giá trị khuyến mãi đều được thể hiện

rõ ràng trên hoá đơn, giúp người bán hàng và cả khách hàng có thể dễ dàng tra soát

Hình 8: Tạo chương trình khuyến mãi

1.2.12 Quản lý cùng lúc nhiều chương trình khuyến mãi:

 Có thể linh hoạt triển khai vô vàn chương trình với các ưu đãi khác nhau: Giờ vàng; Ngày vàng; Xả hàng… Người chủ có thể áp dụng riêng biệt hay kết hợp đồng thời nhiều hình thức cùng một lúc

 Đồng bộ chương trình khuyến mãi cho các chi nhánh:

 Chỉ cần thiết lập mức giá khuyến mãi cho 1 chi nhánh là có thể áp dụng cho tất cả mọi chi nhánh còn lại Các chương trình khuyến mãi sẽ đồng bộ thực hiện trong toàn bộ hệ thống cửa hàng

Hình 9: Đồng bộ chương trình khuyến mãi cho các chi nhánh

1.2.13 Kiểm soát tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi

 Xem báo cáo kinh doanh mọi lúc mọi nơi:

 Phần mềm KiotViet ứng dụng dữ liệu đám mây cho phép dữ liệu liên tục

được cập nhật Tất cả các thông tin về doanh thu bán hàng, lịch sử giao dịch, người chủ sẽ có thể xem ở bất cứ nơi nào và bất cứ khi nào miễn có điện thoại

di động hay máy tính bảng

 Công cụ lọc thông minh giúp người chủ chủ động nắm được doanh thu theo từng chi nhánh và theo khoảng thời gian mong muốn

Bảng 2: Bảng báo cáo tình hình kinh doanh trên KiotViet

1.2.14 Cung cấp những con số thông kê mà người chủ cần:

 KiotViet cung cấp hệ thống báo cáo chính xác, sinh động và dễ hiểu Những biểu

đồ trực quan giúp người chủ có cái nhìn toàn diện về cửa hàng, so sánh hoạt động giữa các chi nhánh để đưa ra những đánh gía đúng đắn trong hoạt động kinh doanh

1.2.15 Tích hợp với mọi thiết bị phần cứng

 Phần mềm KiotViet hoạt động dễ dàng với mọi thiết bị, mọi trình duyệt website

Hình 12 : Thiết bị cơ bản để truy cập vào KiotViet

1.2.16 Sử dụng trên thiết bị di động:

 Với ưu thế vượt trội khi áp dụng công nghệ điện toán đám mây, mọi hoạt động quản lý bán hàng có thể diễn ra bất cứ lúc nào, bất cứ đâu Chỉ với chiếc điện thoại, máy tính bảng,.,ứng dụng phần mềm KiotViet đã phát triển mạnh

mẽ trên nền tảng các thiết bị di động giúp việc quản lý của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn

Hình 10: Minh hoạ việc sử dụng KiotViet trên điện thoại di động

1.3 Các ngành hàng được hỗ trợ bởi phần mềm KiotViet

Phần mềm KiotViet chia làm 2 nhóm ngành chính để dễ tư vấn và hỗ trợ Đó là:

 Ngành bán lẻ: Siêu thị; Thời trang; Điện máy…

 Bar-cafe-nhà hàng: Quán cafe; Nhà hàng ăn uống…

Hình 11: 2 nhóm ngành chính của KiotViet

Mỗi nhóm ngành trên sẽ có danh sách các chi tiết được thể hiện bằng icon để phần mềm

hỗ trợ thiết lập và quản lý gian hàng riêng, ví dụ:

Hình 12 Danh mục quản lý của ngành bán lẻ

Hình 13 Danh mục quản lý của Bar-Café-Nhà hàng

Khi chúng ta đã đăng kí tài khoản xong, mình bấm vào mục icon mình cần thiết lập thì giao diện sẽ hiện một loạt các bước để hướng dẫn thực hiện trong danh mục đó Ngoài ra, KiotViet còn làm thêm các video để hỗ trợ từng tính năng như ảnh minh hoạ sau

Hình 14: Video hỗ trợ sử dụng KiotViet theo từng tính năng

1.4 Bảng phí dịch vụ:

 KiotViet ưu tiên việc khách hàng dùng thử miễn phí phần mềm để cho khách hàng cảm nhận độ uy tín cũng như sự đơn giản, dễ dàng khi thao tác phần mềm Khi khách hàng vui lòng và quyết định mua gói dịch vụ thì họ sẽ rất bất ngờ bởi giá cả phải chăng kèm với chất lượng tốt

 Bảng phí dịch vụ được chia thành 2 loại Loại thứ nhất dành cho mô hình kinh doanh nhỏ, cho người bắt đầu kinh doanh hay bán hàng online với mức giá 180 ngàn Loại thứ 2 dành cho mô hình kinh doanh chuyên nghiệp hoặc qui mô lớn với mức giá là

250 ngàn Điều đặc biệt ở cả hai gói dịch vụ này là không tính thêm phí khởi tạo và không giới hạn tính năng và miễn phí với các tính năng bán hàng online