BÀI tập lớn môn kỹ năng quản trị chủ đề xây dựng đội nhóm

 Nhóm nhiệm vụ: bao gồm một số người cùng làm việc để hoàn thành một công việc nào đó theo sự phân công của tổ chức, không quá chú trọng đến thứ bậc trong các mối quan hệ..  Nhóm lợi í

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

***************

BÀI TẬP LỚN Môn: Kỹ năng quản trị Giảng viên hướng dẫn TS : Nguyễn Thị Việt Hà

Tên lớp tín chỉ: MGT60A07 ( Ca 3 thứ 2- Ca 4 thứ 5 )

Nhóm bài tập lớn số 8

Chủ đề : Xây dựng đội nhóm

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM

1- Nguyễn Thị Hà Vi – 21A4030197

2- Trần Thị Thảo Linh – 21A4030104

3- Phan Thu Uyên – 21A4020641

4- Phạm Như Ý – 22A4030048

5- Đoàn Thị Linh – 22A4030321

6- Phạm Thị Khánh Huyền – 22A4030265

7- Nguyễn Thị Bảo Trâm – 22A4030515

8- Đỗ Mạnh Vỹ - 22A4030377

I Nhóm và các giai đoạn phát triển

I.1 Khái niệm và phân loại nhóm.

I.1.1 Khái niệm

- Theo các nhà nghiêm cứu: Nhóm là một mô hình tổ chức bao gồm hai hay nhiều cá

nhân tương tác và phụ thuộc lẫn nhau nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể

- Khái niệm hay được sử dụng: Nhóm là một tập hợp những người có vai trò và trách

nhiệm rõ ràng, có quy tắc chung chi phối lẫn nhau, thường xuyên tương tác với nhau và cùng nỗ lực để đạt được mục tiêu chung của cả nhóm

I.1.2 Phân loại nhóm:

Gồm 2 loại nhóm chính : nhóm chính thức và nhóm không chính thức

 Nhóm chính thức (nhóm kết cấu):

Nhóm được hình thành dựa trên nhu cầu, yêu cầu của một tổ chức, trên cơ sở quyết định của các cấp lãnh đạo nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức đó

 Nhóm chỉ huy: được xác định theo sơ đồ tổ chức, bao gồm một nhà quản lý và một số nhân viên dưới quyền

VD: Nhóm gồm hiệu trưởng trường tiểu học và mười hai giáo viên, nhóm kiểm toán bưu chính bao gồm một tổ trưởng và năm nhân viên.

 Nhóm nhiệm vụ: bao gồm một số người cùng làm việc để hoàn thành một công việc nào đó theo sự phân công của tổ chức, không quá chú trọng đến thứ bậc trong các mối quan hệ

VD: Nhóm nghiên cứu, nhóm dự án…

Cần lưu ý rằng tất cả các nhóm chỉ huy đều là các nhóm nhiệm vụ Tuy nhiên, các nhóm nhiệm

vụ chưa chắc đã phải là các nhóm chỉ huy

 Nhóm không chính thức (nhóm phi kết cấu):

Nhóm được hình thành một cách tự nhiên, tự phát, không phụ thuộc vào cơ cấu cũng như mục tiêu của tổ chức

 Nhóm lợi ích: nhóm mà các thành viên liên kết với nhau để đạt được một mục tiêu cụ thể mà mỗi người trong số họ quan tâm

VD: Các nhân viên có thể họp lại với nhau, nêu ra yêu cầu đối với các cấp lãnh đạo trong việc tăng lương, giải quyết chế độ, thực hiện các cam kết về đào tạo và phát triển nhân lực,…

 Nhóm bạn bè: được hình thành khi các cá nhân có những đặc điểm chung, bất kể họ có làm việc cùng nhau hay không Những đặc điểm chung có thể là tuổi tác, sở thích (cùng thích thể thao, âm nhạc, du lịch, quan điểm…)

VD: Nhóm sưu tầm tem, nhóm bạn cùng phòng trọ…

Các nhóm không chính thức thực hiện một chức năng quan trọng là thỏa mãn nhu cầu xã hội của các thành viên: họ có thể cùng nhau chơi thể thao, cùng nhau ăn trưa, cùng nhau nghỉ ngơi, cùng nhau đi làm hoặc về cùng nhau Mối quan hệ giữa các cá nhân trong nhóm, mặc dù mang tính không chính thức, song có ảnh hưởng rất lớn đến hành vi và kết quả làm việc

Bên cạnh đó, có thể xem quy mô nhóm là một yếu tố để phân loại thành các nhóm lớn (thường trên 10 thành viên) và nhóm nhỏ (dưới 10 người) Quy mô của nhóm có thể linh động tăng hoặc giảm theo tính chất công việc

1.2 Lý do và lợi ích của nhóm:

 Đối với tổ chức, làm việc nhóm có những lợi ích sau:

- Đưa ra quyết định chính xác hơn, tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc, khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, hiệu quả hơn

- Tạo một môi trường hứng thú, tăng động lực

- Tạo ra một lực lượng lao động khí thế hơn so với làm việc đơn lẻ

- Tạo ra nhiều ý tưởng sáng tạo, nhiều cơ hội phát triển

- Công việc được thực hiện tốt hơn vì có kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn

 Đối với nhân viên, làm việc theo nhóm sẽ mang lại những lợi ích sau:

- Cảm thấy mối quan hệ với những người khác, được động viên để hoàn thành mục tiêu chung của nhóm

- Có thể thực hiện nhiều công việc khác nhau trong nhóm (giảm bớt sự nhàm chán vì chỉ thực hiện một công việc duy nhất)

- Thỏa mãn được các nhu cầu

- Học hỏi thêm được nhiều kiến thức từ những người trong nhóm

- Thỏa mãn nhu cầu thể hiện (về quyền lực, địa vị) và khẳng định cái tôi trong cái chúng

ta của mỗi thành viên (mà khi hoạt động riêng lẽ, cá nhân khó mà thể hiện được)

1.3 Các giai đoạn phát triển đội nhóm

1.3.1 Giai đoạn hình thành

Giai đoạn “Hình thành”: là tập hợp các cá nhân khác biệt giống thời kỳ khởi đầu của quan hệ tình cảm xã hội Tâm lý thường là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu, rụt rè Điều quan trọng trong giai đoạn này là phải thúc đẩy các hoạt động giao tiếp để làm quen giữa các thành viên và các thành viên cũng cần phải thử vai trò lãnh đạo của trưởng nhóm Họ tìm kiếm ở người lãnh đạo nhóm/quản trị dự án sự rõ ràng và chỉ đạo

Lúc này, vai trò của người lãnh đạo nhóm/quản trị dự án sẽ cần:

- Giúp các thành viên nắm rõ mục đích của nhóm và xác lập các mục tiêu cụ thể.

- Thống nhất các quy tắc chung đảm bảo hoạt động nhóm

- Quan sát, đánh giá các thành viên và có sự phân công nhiệm vụ phù hợp Phân tích nhân sự, giao việc và xác định mức độ cân bằng

1.3.2 Giai đoạn sóng gió

Giai đoạn “Sóng gió”: Đây là giai đoạn đối mặt với những xung đột trong nội bộ nhóm

Mâu thuẫn xuất phát từ sự khác biệt về phong cách làm việc, cách cư xử, quan điểm, văn hóa hoặc sự lo lắng của các thành viên nhóm khi không thấy sự tiến triển của công việc Dẫn đến, nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên sự đồng thuận, đổ lỗi lẫn nhau,vv

Các thành viên thường không thể tập trung vào công việc hướng đến mục đích chung, tuy nhiên

họ cũng bắt đầu hiểu nhau hơn

Vai trò của người lãnh đạo nhóm/quản trị dự án: Giúp nhóm vượt qua giai đoạn này bằng cách đảm bảo mọi người lắng nghe nhau, hiểu quan điểm của nhau và tôn trọng sự khác biệt của nhau Các cá nhân có hành vi “không phù hợp” phải bị đào thải Tất cả đều mang lại một quan điểm độc đáo cho dự án và tất cả sẽ có ý tưởng để chia sẻ Tạo điều kiện cho các cuộc trao đổi trong các cuộc họp nhóm để giữ cho nhóm đi đúng hướng

1.3.3 Giai đoạn ổn định

- Giai đoạn ổn định bắt đầu khi tập thể có sự đồng thuận, hóa giải những xung đột không thể tránh khi tham gia một đội Các thành viên sẽ bước vào một giai đoạn hình thành chuẩn mực trên cơ sở tin tưởng và gia tăng sự hợp tác, gắn bó giữa các thành viên.Chính sự bùng

nổ xung đột và hóa giải các xung đột trong giai đoạn sóng gió của một đội đã tạo tiền đề cho từng cá nhân tự bộc lộ mình và thấu hiểu người khác Họ nhận ra giá trị của mô hình mình hợp tác và cảm nhận được môi trường an toàn trong đội làm việc Các cuộc đối thoại, tranh luận sẽ cởi mở và hướng đến công việc nhiều hơn, tiến tới sự tự ý thức của từng cá nhân về vai trò của mình trong đội Qua đó, các thành viên trong đội củng cố mối quan hệ với nhau đồng thời hệ thống thiết lập được những nguyên tắc và chuẩn mực chung trong cách thức tổ chức đội, phương pháp và quy trình làm việc

- Lúc này, mọi người đều mong muốn chia sẻ những điều trọng tâm mà họ mới phát hiện

ra, sự hăng hái nhiệt tình luôn ở mức độ cao thể hiện sự hỗ trợ cho các thành viên

- Hơn nữa, trong giai đoạn này các thành viên đều biết điều chỉnh hài hòa tính tranh đua, lòng trung thành và tinh thần trách nhiệm Họ chấp nhận tập thể, các quy tắc căn bản chung, chấp nhận vai trò, chức vụ của mình trong đội tạo điều kiện thuận lợi cho sự tham gia và trao quyền

- Cung cấp phản hồi về hiệu suất của đội và thành viên trong nhóm nhờ những ý kiến phê bình mang tính xây dựng

- Duy trì sự thống nhất và gắn kết, đồng thời có mục tiêu chung với đội

Việc bảo vệ nhóm được ưu tiên hơn các quyết định tốt và giải quyết vấn đề

1.3.4 Giai đoạn hiệu suất cao

- Giai đoạn này là thời kì kiểm nghiệm hiệu quả làm việc của đội Nó kế thừa thành quả đồng thời giải quyết những tồn đọng còn sót lại của giai đoạn trước Không phải đội nào cũng đạt tới gia đoạn phát triển này

- Đội sẽ ổn định thành một hệ thống có tổ chức, hoạt động hiệu quả trên cơ sở trao đổi ý kiến tự do và thẳng thắn Các thành viên sẽ làm việc nhiệt tình, chủ động và tích cực phối hợp và chia sẻ công việc vì thành tích chung của cả đội

- Các cá nhân luôn phối hợp nhịp nhàng với nhau, nắm vững các tiến trình phát triển của

cá nhân, đội để cải tiến liên tục sáng tạo

- Các thành viên có khả năng đương đầu hay giải quyết vấn đề của đội giúp đưa chất lượng nhóm vượt trội hơn Các thành viên sẽ cảm thấy thoải mái khi làm việc nhóm Các thành viên mới gia nhập cũng nhanh chóng hòa nhập và làm việc hiệu quả Nếu có thành viên rời nhóm thì nhóm cũng không bị ảnh hưởng nghiêm trọng

- Họ luôn có sự gắn bó chặt chẽ với đội tạo uy tín và độ tin cậy cao

Giờ đây đội thực sự trở thành một liên minh gắn bó và hiệu quả Khi đến giai đoạn này bạn

có thể hoàn thành công việc một cách dễ dàng Tuy nhiên không dừng ở đó bởi tất cả đều thay đổi và phát triển, đội sẽ có những sóng gió mới, mâu thuẫn mới Lúc này nếu đội biết nhìn nhận và giải quết nó để hình thành chuẩn mực mới thì đội sẽ tiếp tục hoạt động thành công nhưng ở một tầm mới Tuy nhiên, nếu đội không dám nhìn nhận và sự thật mà vẫn duy trì thói quen cũ thì sẽ dẫn đến thất bại

II Kỹ năng lãnh đạo nhóm

II.1 Vai trò của nhà lãnh đạo

 Theo Stephen Robbins và Mary Coulter thì lãnh đạo nhóm có bốn vai trò cơ bản:

- Kết nối với môi trường bên ngoài: xác định kỳ vọng của các bên hữu quan đối với nhóm, tập hợp thông tin bên ngoài và các nguồn lực cần thiết

- Người hòa giải: đóng vai trò hòa giải, giúp đỡ nhóm thảo luận vấn đề và tập hợp nguồn lực cần thiết

- Quản trị xung đột: nhận diện nguồn gốc của xung đột, người liên quan và tìm các phương án giải quyết

- Huấn luyện: xác định kỳ vọng, đào tạo và đưa ra các hỗ trợ và bát kỳ hành động nào khác để nhóm hoạt động đạt hiệu quả cao

II.2 Một số kỹ năng cơ bản của lãnh đạo nhóm

II.2.1 Kỹ năng gây ảnh hưởng

Lãnh đạo đơn giản là việc gây ảnh hưởng đối với người khác Theo David G.Javitch, Chủ tịch của Javitch Associates, một công ty tư vấn về tổ chức trụ sở ở Newton (Massachusetts, Mỹ) có hơn 20 năm kinh nghiệm tư vấn về quản lý và lãnh đạo, để tạo ra và duy trì ảnh hưởng với nhân viên, các nhà lãnh đạo thường phải thực hiện các công việc dưới đây:

- Thứ nhất, xây dựng những mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được và khả thi.

Khi đạt được những mục tiêu này, nhà lãnh đạo sẽ cảm thấy mình có ảnh hưởng nhất định đối với người khác, được người khác đánh giá cao

- Thứ hai, xác định các công cụ, các nguồn lực cần thiết để tạo ra ảnh hưởng từ bên trong

và bên ngoài

Đây là những công cụ, nguồn lực hỗ trợ nhà lãnh đạo trong việc thể hiện quyền lực và ảnh hưởng Đừng vội nói rằng tôi chẳng có thứ gì để thể hiện quyền lực Lãnh đạo nhóm luôn có một số công cụ để thể hiện quyền lực, nhưng vì khiêm tốn không nhận thức được hay do không quan tâm mà người lãnh đạo có thể không sử dụng chúng

Trong một số trường hợp khác, người lãnh đạo có thể sử dụng các yếu tố của chính mình để tăng cường ảnh hưởng Đó chính là sự thông minh, óc phán đoán, khả năng sáng tạo, tri thức dồi dào, kiến thức chuyên môn sâu rộng, sự quyết đoán, quan hệ xã hội rộng, tài chính vững mạnh, một quá khứ có nhiều thành công, danh tiếng, địa vị nghề nghiệp, uy tín, khả năng lãnh đạo

Thương số xúc cảm (EQ) cao cũng là một yếu tố để người lãnh đạo có khả năng tạo ảnh hưởng tốt hơn Trong đó EQ thường được coi là phần chìm của tảng băng tạo nên năng lực lãnh đạo

Sự thông minh được thể hiện ở chỉ số IQ là phần nổi của tảng băng

Thực tế, hiếm ai có thể hội tụ đủ tất cả các yếu tố trên, nhưng khi có nhiều nội lực cũng như ngoại lực, nhà lãnh đạo càng có nhiều khả năng tạo ra ảnh hưởng lên người khác

 Xác định và sử dụng các kỹ thuật tạo ra ảnh hưởng

Có thể vận dụng kỹ thuật dưới đây để tạo ra ảnh hưởng lên người khác một cách hiệu quả :

 Tạo quan hệ tối với những người xung quanh

Điều này có nghĩa là người lãnh đạo phải bày tỏ cảm xúc của mình và tìm hiểu cảm xúc của người khác Hãy nói với các nhân viên rằng họ đang cảm thấy thế nào về công việc và cường

độ làm việc, công việc của họ tiến triển ra sao, có điều gì đang cản trở thành công

Sau đó, hãy tỏ ra chân thành và nói cho họ biết lãnh đạo đánh giá như thế nào về họ, phong cách và hiệu quả làm việc của họ Khi chia sẻ những thông tin như vậy với mọi người, làm cho

họ biết được những giá trị chính là gì và điều này tạo ra một bầu không khí làm việc cởi mở có hiệu quả cao

 Xây dựng tinh thần làm việc đồng đội

Nhà lãnh đạo cần phải tạo ra một môi trường làm việc mà trong đó, mọi người cảm thấy là những người cùng hội, cùng thuyền, vì những mục đích chung, từ đó sẽ làm việc trên tinh thần hợp tác, đoàn kết

Khi công việc trở nên có hiệu quả, nhà lãnh đạo trở thành người có sức thuyết phục, có ảnh hưởng cao, bởi vì chính anh ta đã tạo nên những nhóm làm việc hiệu quả như vậy

 Xử sự hợp lý

Kỹ thuật này khuyên nhà lãnh đạo phải quản lý các nhân viên bằng cách xử sự theo lý lẽ vững chắc Khi giải thích các vấn đề, các ý tưởng, các quy trình làm việc, nhà lãnh đạo phải trình bày với các nhân viên một cách rõ ràng, kiên quyết và không nên để lộ cảm xúc Mặt khác, nhà lãnh đạo phải kích thích họ đặt câu hỏi và bày tỏ mối quan tâm, sau đó giải thích những điều không chắc chắn, những vấn đề phức tạp một cách có logic

 Quyết đoán nhưng không ép buộc, thị uy

Khi nhà lãnh đạo đặt ra các vấn đề, khẳng định một điều gì đó, hay khi chia sẽ ý tưởng với các nhân viên mà không làm cho họ cảm thấy bị ép buộc, bị hạ thấp, anh ta sẽ được họ khâm phục

vì đã biết cách bày tỏ ý nghĩ và cảm xúc của mình cùng sự cân nhắc thích đáng đến cảm xúc của người khác Trong trường hợp này, các nhân viên cũng sẽ thường xuyên chia sẽ với nhà lãnh đạo những thắc mắc, quan tâm của họ, bởi vì họ tin rằng sếp của họ sẽ tạo ra một môi trường làm việc an toàn và tích cực

 Ép buộc

Đây là cách thể hiện ý nghĩ và cảm xúc của nhà lãnh đạo mà không cần quan tâm đến cảm xúc của những người khác Xin nên nhớ rằng chỉ sử dụng kỹ thuật này trong những tình trạng khẩn cấp, đòi hỏi mọi người phải có phản ứng và hành động nhanh

 Là người đáng tin cậy

Nhà lãnh đạo sẽ được người khác tôn trọng khi chứng minh được khả năng, kiến thức chuyên môn của mình bằng một thứ ngôn ngữ thích hợp, được thể hiện một cách chuẩn xác và đúng thời điểm

Khi nhà lãnh đạo trả lời các thắc mắc, quan tâm của các nhân viên một cách chính xác, thể hiện tài năng của mình một cách khiêm tốn và làm cho các nhân viên cảm thấy tin tưởng khi làm theo những đường lối do mình vạch ra, anh ta sẽ có một ảnh hưởng lớn đối với họ

 Tuân thủ văn hoá của tổ chức

Hiểu và hành xử theo đúng văn hoá của tổ chức một cách làm hiệu quả nhất để khiến người khác phải làm những điều mà mình mong muốn Khi là một tấm gương về cách hành xử theo đúng văn hoá của tổ chức, tất nhiên lãnh đạo phải được các nhân viên tôn trọng

II.2.2 Kỹ năng thảo luận nhóm

Thảo luận nhóm là kỹ năng lãnh đạo nhóm căn bản Trong thảo luận nhóm điều quan trọng không phải là thông tin, giải đáp thắc mắc từ trên xuống mà khơi dậy sự tham gia tích cực và chủ động của nhóm viên

Sự chủ động trong thảo luận và truyền thông nhóm làm cho các thành viên dễ tiếp thu, chủ động trong việc làm rõ vấn đề, góp ý kiến cho quyết định Thảo luận nhóm cũng đem lại thông tin phản hồi giúp cho người lãnh đạo có những quyết định tốt hơn Đồng thời, thảo luận nhóm đáp ứng khát vọng của mỗi người được tham gia đóng góp vào công việc chung, đây là một nhu cầu tâm lý xã hội rất quan trọng cần được quan tâm đúng mức Được tham gia đóng góp,

họ chủ động, tích cực hơn trong công việc và nâng cao tinh thần trách nhiệm

Nói ngắn gọn, tác dụng của thảo luận nhóm không chỉ giúp tiếp thu ý kiến một cách dễ dàng

mà còn làm giúp thay đổi thái độ và hành vi của các thành viên

II.2.3 Kỹ năng giải quyết vấn đề nhóm

Toàn nhóm đang gặp khó khăn Lãnh đạo nhóm muốn mọi người hợp lòng với nhau nhưng xem chừng họ đang có những bất hoà với nhau hoặc bất hòa trong toàn nhóm Trong trường hợp đó lãnh đạo nhóm cần:

● Nhận ra các vấn đề

Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu

● Chuyện trò với từng người

- Cần giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các thành viên với tinh thần xây dựng

- Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi bạn nắm rõ nguyên nhân

- Nhóm nào cũng có những khó khăn cần vượt qua

- Cần ngăn chặn kiểu "đổ lỗi" cho người khác - nếu không nó sẽ làm mất tinh thần đồng đội

● Lãnh đạo nhóm bằng tính tiên phong

- Liên tục nâng cao tầm nhìn của toàn nhóm

- Nhận ra và tán dương nhóm hay cá nhân có thành tích xuất sắc

- Dùng mọi tài khéo léo để lôi cuốn mọi người hợp lực

● Xử sự với người gây ra vấn đề

Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể cần có hành động xa hơn Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ Những điều lưu ý:

- Hãy nói thật những gì bạn thấy được

- Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm

Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi

- Luôn lạc quan khi giải quyết vấn đề

- Chớ nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm

- Không nên cố chấp với người quá quắt

.

● Giải quyết mâu thuẫn

Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể nhanh chóng trở thành vấn đề cho toàn nhóm Hãy tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với bạn để có hướng xoa dịu tình hình Trường hợp

do lỗi điều hành của người lãnh đạo, lúc ấy cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách hoặc phê phán

● Sử dụng cách giải thích vấn đề

Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những cơ hội để cả nhóm học hỏi và cải thiện Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra chúng và học hỏi Có thể cử một người giải quyết vấn

đề và báo cáo lại diễn biến quá trình giải quyết và kết quả giải quyết ra sao

III Kỹ năng tham gia nhóm

III.1 Các thành viên có vai trò gắn kết và giúp nhóm hoàn thành nhiệm vụ.

Gắn kết nhóm trở thành một đơn vị thống nhất, nhóm cần làm việc dựa trên nền tảng chung Cả

tổ chức cần có những sáng kiến và tổ chức các buổi đóng góp xây dựng ý kiến, và các buổi họp, buổi giao lưu hằng tháng để tăng cường kết nối trong nhóm

Tại sao các công ty thường làm việc nhóm khi tiếp cận các dự án, phát triển sản phẩm và mục tiêu? Trên thực tế, trong nhóm càng đưa ra những quan điểm khác biệt, khả năng thành công của các dự án càng cao hơn

Trong cùng một nhóm, các thành viên phải biết trợ giúp lẫn nhau trong công việc, nếu đồng đội gặp khó khăn hãy sẵn sàng chia sẻ, giúp đỡ họ Việc làm này sẽ tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm

Bên cạnh đó các thành viên cần tôn trọng lẫn nhau, không nên tự đề cao mình, nghĩ rằng mình giỏi hơn và xem thường các thành viên khác Việc giúp đỡ và tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm chính là động lực lớn nhất để cùng làm việc và hướng tới mục đích chung cuối cùng

III.2 Xây dựng mối quan hệ kết nối trong nội bộ nhóm

 Hỗ trợ :

Đừng là người quản lý chỉ gặp gỡ nhóm của bạn khi có khủng hoảng xảy ra Để các thành viên

“tự thân vận động” cho đến khi bạn bước vào và chỉ trích công việc của họ sẽ làm tăng sự căng thẳng và thất bại dễ dàng xảy ra Do đó, hãy chắc chắn kiểm tra, đánh giá công việc của các thành viên trong nhóm kịp thời và thường xuyên Điều này sẽ giúp bạn hiểu hơn cách họ thực hiện và sớm đưa ra các giải pháp điều chỉnh nếu có sự cố xảy ra

 Phát triển, dẫn dắt:

Một đội nhóm không được tạo điều kiện để phát triển các kỹ năng sẽ trở nên thiếu tự tin để thực tốt công việc Tùy thuộc vào bạn để cung cấp các cơ hội đó thông qua trải nghiệm thực tế hoặc các khóa học Đào tạo chéo, có nghĩa là trao đổi kỹ năng và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm với nhau, cũng rất quan trọng Điều này có thể giúp ngăn chặn tình trạng chỉ

có một người biết tất cả mọi thứ về vấn đề nào đó và các đồng nghiệp còn lại sẽ gặp khó khăn khi họ rời đi

 Cảm thông:

Đồng cảm là cơ sở để tạo ra hai mối liên hệ tốt Đồng cảm là sự đồng lòng với hoàn cảnh của người khác mà bất chấp đến quan điểm và tín ngưỡng của bạn Vui vẻ bỏ qua những sơ suất của họ cũng như bạn mong muốn họ bỏ qua những sai sót của mình Hay để cho họ biết được

sự lo lắng, quan tâm của bạn đối với những sơ suất đó, chứ không phải bằng những lời phê bình, phản bác Chia sẻ cảm xúc của họ trong mọi lúc, cả những khi thất bại cũng như lúc đạt tới vinh quang, động viên khi họ gặp khó khăn Một cảm xúc thành thật và thấu cảm sẽ củng cố lòng tin tới mọi người

 Tạo năng lượng:

Tránh cảm xúc tiêu cực, đố kỵ hoặc ác ý Không nên tham gia vào những cuộc thảo luận không hiệu quả hoặc không lành mạnh

Khuyến khích những sáng tạo, đổi mới và các quan điểm khác nhau Không nên sử dụng những ngôn từ mang tính chỉ trích, đổ lỗi cho người khác

III.3 Cung cấp thông tin phản hồi

Tập trung vào:

 Hành vi thực hiện:

-Các cá nhân trong nhóm có nhiệm vụ thực hiện công việc đã được giao giúp quá trình làm việc nhóm trở nên công bằng và thuận lợi Cố gắng tránh tình trạng chồng chéo thẩm quyền Ví dụ nếu như có nguy cơ là hai thành viên trong nhóm sẽ phải cạnh tranh để kiểm soát trong một khoảng công việc nhất định, hãy cố gắng phân chia khu vực đó thành hai phần riêng biệt và phân công quyền kiểm soát từng khu vực cho từng thành viên dựa trên điểm mạnh và khuynh hướng cá nhân của từng người

-Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng tới mục tiêu đạt được thành công cho dự án Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau và với trưởng nhóm nên là một quá trình hai chiều Điều này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng nhất

-Để hợp tác hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần hiểu và tôn trọng những thành viên khác Tôn trọng năng lực, quan điểm và hành động của nhau để giảm thiểu xung đột, đảm bảo hoạt động suông sẻ và nâng cao năng suất

 Quan sát:

Kỹ năng quan sát đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp ta nhìn nhận hiện tượng, sự vật một cách chi tiết, có phân tích rõ ràng Khác với bản năng quan sát thông thường, kỹ năng quan sát không nhìn mọi thứ một cách ngẫu nhiên, mà quan sát có chủ đích, rồi ghi nhớ, xâu chuỗi những điều liên quan để vận dụng giải quyết vấn đề một cách tối ưu và nhanh chóng

Khi quan sát và phân tích chính xác sẽ giúp bạn biết tiết chế lời nói, hành động và biểu lộ cảm xúc an ủi, chia sẻ để cuộc trò chuyện trong nhóm trở nên có ý nghĩa hơn Đồng thời, người đối