Bài viết này đề cập về một loại công cụ mới – hệ quản trị quy trình nghiệp vụ BPMS Business Process Management System - giúp giảm khoảng cách giữa nghiệp vụ và công nghệ thông tin, đồng
Trang 1BPMS – CÔNG CỤ CHO NGƯỜI QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
Phan Thanh Đức – Cao Thị Nhâm Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng
Tóm tắt:
Quy trình nghiệp vụ là tài sản cốt lõi của doanh nghiệp Đứng trước xu thế toàn cầu hóa, các doanh nghiệp phải thích ứng nhanh trước những biến đổi của thị trường Điều này đòi hỏi quy trình nghiệp vụ cũng phải thích ứng tốt trước những thay đổi này Tuy nhiên, khoảng cách giữa nghiệp vụ và công nghệ thông tin lại không cho phép quy trình nghiệp
vụ làm được điều đó Bài viết này đề cập về một loại công cụ mới – hệ quản trị quy trình nghiệp vụ BPMS (Business Process Management System) - giúp giảm khoảng cách giữa nghiệp vụ và công nghệ thông tin, đồng thời giúp các hệ thống quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng trước những yêu cầu đặt ra Phần cuối của bài viết đưa ra nhận xét, đánh giá về một số BPMS đang có trên thị trường
Từ khóa: hệ quản lý quy trình nghiệp vụ, BPMS, công cụ BPM
1 Đặt vấn đề
Đứng trước xu thế cạnh tranh khốc liệt để có thể tồn tại, phát triển và sự thay đổi nhanh chóng của thị trường, các doanh nghiệp buộc phải linh hoạt hơn, phản ứng nhanh hơn Như vậy, một áp lực rất lớn đặt lên hệ thống quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp,
đó là phải nhanh chóng thay đổi để tối ưu hóa hoạt động và thích ứng với sự thay đổi đó Điểm mấu chốt để giải quyết yêu cầu đặt ra nằm ở đội ngũ hoạt động nghiệp vụ Họ là những người hiểu hơn ai hết những điểm yếu trong các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp và chính họ là người đưa ra những sáng kiến cải tiến cho các quy trình đang vận hành Do đó, việc người hoạt động nghiệp vụ tham gia vào phát triển các ứng dụng nghiệp vụ cho doanh nghiệp là điều tất yếu Điều này càng đúng hơn đối với những quy trình nghiệp vụ mà công nghệ thông tin(CNTT) không thể bắt kịp được với những thay đổi Tuy nhiên, có một rào cản cực kì lớn đối với đội ngũ hoạt động nghiệp khi tham gia vào phát triển ứng dụng nghiệp vụ, đó là họ có ít kiến thức về CNTT Hệ quản trị quy trình nghiệp vụ - BPMS(Business Process Management System) - sẽ giúp họ gỡ bỏ được rào cản này bằng cách tạo ra cầu nối giữa nghiệp vụ và CNTT Bài báo xin giới thiệu về
Trang 2BPMS, phân tích những lợi ích mà BPMS mang lại cho doanh nghiệp và đưa ra những nhận xét, đánh giá về một số BPMS đang có trên thị trường
2 Giới thiệu hệ quản trị quy trình nghiệp vụ
Hệ quản trị quy trình nghiệp vụ cho phép các doanh nghiệp mô hình hóa, triển khai và quản lý các quy trình nghiệp vụ quan trọng, có liên quan tới nhiều ứng dụng trong doanh nghiệp, nhiều phòng ban và các đối tác kinh doanh BPMS là một loại phần mềm mới và đang mở ra kỷ nguyên mới về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin [Howard Smith, Peter Fingar, 2003]
Như vậy, có thể coi BPMS là công cụ nền tảng để xây dựng các ứng dụng nghiệp
vụ theo hướng mới – hướng quy trình Theo hướng này, các ứng dụng nghiệp vụ phát
triển theo hướng lấy quy trình nghiệp vụ làm trung tâm, tất cả đều xoay quanh quy trình
“Ngôn ngữ” lập trình mà BPMS dùng là BPML (Business Process Management Language) BPML cho phép xây dựng ứng dụng phần mềm bằng cách sử dụng các ký pháp đồ họa
Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi chỉ xin để cập tới khía cạnh mô hình hóa và quản lý quy trình nghiệp vụ của BPMS
Một BPMS thường cung cấp các tính năng sau:
BPMS là cầu nối giữa CNTT và nghiệp vụ
Một trong những cải tiến lớn nhất của BPMS so với những phương pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ có sử dụng CNTT là đưa đội ngũ hoạt động nghiệp vụ và kỹ thuật xích lại gần nhau hơn Thông thường, theo cách triển khai các giải pháp CNTT truyền thống, những yêu cầu về nghiệp vụ của hệ thống được đội phân tích tập hợp lại từ những đơn vị hoạt động nghiệp vụ Đội phân tích thường là những người hoạt động nghiệp vụ,
có ít kiến thức về CNTT Đội phát triển dựa trên những yêu cầu nhận được để thiết kế giải pháp, kiến trúc,… và chuyển giao cho đội lập trình thực thi Như vậy, yêu cầu hệ thống phải đi qua ba đến bốn bước trước khi thực thi Do đó, chuỗi thông tin trao đổi ở mỗi bước có sự “méo mó” là điều khó tránh khỏi BPMS có thể khắc phục những tồn tại này bằng cách cho phép người hoạt động nghiệp vụ trực tiếp tham gia vào quá trình thiết
kế giải pháp CNTT cho doanh nghiệp Đội hoạt động nghiệp vụ và kĩ thuật sử dụng
Trang 3chung một công cụ để thiết kế logic của quy trình nghiệp vụ Dựa trên logic đó, đội kĩ thuật tiến hành các hoạt động tích hợp và triển khai cần thiết để vận hành hệ thống
BPMS cho phép mô phỏng các quy trình nghiệp vụ
Khi thiết kế quy trình nghiệp vụ theo cách truyền thống (sử dụng: UML, flowchart,…) khó có thể kiểm tra các lỗi logic cũng như phát hiện ra điểm yếu trong quy trình nghiệp vụ Bởi, các phương pháp truyền thống không có công cụ hỗ trợ việc này BPMS làm được việc đó bằng cách cho phép mô phỏng các quy trình nghiệp vụ sau khi thiết kế Thông qua kết quả chạy mô phỏng, người thiết kế có thể dễ dàng nhận thấy những lỗi logic hay những điểm yếu trong mỗi bước của quy trình nghiệp vụ Đây chính
là cơ sở cải tiến quy trình nghiệp vụ một cách dễ dàng
BPMS cho phép quản lý các quy trình nghiệp vụ
BPMS cung cấp chức năng giám sát mọi hoạt động trong một quy trình nghiệp vụ Người quản lý quy trình có thể nhìn thấy các thống kê về hiệu suất hoạt động của quy trình như: thời gian thực hiện trung bình của mỗi bước, thời gian chờ người dùng thực hiện, chi phí về mặt dữ liệu…Chức năng theo dõi các hoạt động nghiệp vụ này cho phép người quản lý quy trình dễ dàng phát hiện ra những điểm bất thường trong quá trình thực thi một quy trình Một số BPMS còn tích hợp chức năng này với tính năng khai phá dữ liệu để nâng cao hiệu quả hoạt động
BPMS cho phép cải tiến quy trình hiện tại với chi phí thấp và thời gian ngắn
BPMS cho phép tổ chức, doanh nghiệp cải thiện các quy trình nghiệp vụ hiện tại
mà không cần bỏ thêm chi phí cho việc chuyển đổi từ quy trình nghiệp vụ cũ sang quy trình nghiệp vụ mới Lý do rất đơn giản: các quy trình nghiệp vụ hiện tại đang được BPMS quản lý, khi phát hiện điểm thắt nút hay điểm yếu, người quản lý quy trình chỉ việc sử dụng ngay quy trình hiện tại để phân tích và tìm ra nguyên nhân để khắc phục mà không mất công sức thu thập thông tin về quy trình đang hoạt động Sau khi có những cải tiến, nâng cao chất lượng quy trình, BPMS cho phép thực thi ngay quy trình mới Như vậy, BPMS cho phép cải tiến các quy trình mà không làm gián đoạn kết quả đầu ra Đây
là một điểm mạnh của BPMS giúp tổ chức, doanh nghiệp thường xuyên cải tiến quy trình làm việc
Trang 4BPMS có tính tái sử dụng
Hầu hết các BPMS đều có kho lưu trữ các tài nguyên liên quan tới quy trình nghiệp vụ Thông thường, đây là kho dùng chung cho nhiều quy trình Chính vì vậy, các
dự án phát triển quy trình nghiệp vụ về sau có thể tái sử dụng toàn bộ hoặc một phần quy trình trước Đây là tính năng nổi bật mà cách tiếp cận phát triển hệ thống nghiệp vụ theo kiểu truyền thống không có được
BPMS có khả năng tích hợp cao
Các BPMS thường xây dựng theo kiến trúc SOA Theo kiến trúc này, ứng dụng quy trình nghiệp vụ là tổ hợp các thành phần (component) Thành phần có thể là một ứng dụng, một bảng dữ liệu, một web service, một web page, Các thành phần này lưu trong kho dưới dạng một ngôn ngữ mà BPMS có thể hiểu được (thường là ngôn ngữ BPEL) Đối với các thành phần nằm bên ngoài (như hệ thống CRM, SCM, có sẵn của doanh nghiệp), BPMS sẽ sinh ra “cầu nối” để ứng dụng quy trình nghiệp vụ có thể giao tiếp ra bên ngoài một cách dễ dàng Chính vì vậy, khả năng tích hợp của BPMS với các ứng dụng khác là rất lớn
3 Đánh giá một số BPMS đang có trên thị trường
Trong nội dung bài báo này chúng tôi xin đưa ra nhận xét, đánh giá về BPMS của
ba trong số 10 nhà cung cấp công cụ BPM tốt nhất thế giới trong quý I năm 2013 [Clay richardson, Derek Miers, 2013], đó là: Oracle, IBM và TIBCO
Oracle, IBM có điểm xuất phát tương tự nhau, cả hai công ty đều có bề dày về phát triển phần mềm tích hợp, ESB1 và kiến trúc hướng dịch vụ Cả hai công ty đều mua lại các các công cụ BPM từ công ty phần mềm khác để xây dựng lên BPMS của mình: Oracle mua BEA System và Fuego, IBM mua FileNet và Lombardi Với cách đi này, dễ dàng nhận thấy một điều: cả hai công ty đưa BPMS vào nền tảng middleware có sẵn của mình nhằm mục đích thu hút khách hàng, đặc biệt là những người làm nghiệp vụ
Cùng mục đích nhưng hướng phát triển của IBM và Oracle lại tương đối khác nhau Oracle phát triển BPMS bằng cách thêm các chức năng mới về BPM và sử dụng
1 ESB(Enterprise Service Bus): Mô hình kiến trúc phần mềm dùng để thiết kế, thực thi tương tác và giao tiếp giữa các ứng dụng trong kiến trúc SOA
Trang 5công nghệ của mình để hợp lý hóa các phần mềm mua từ công ty khác BPMS và các chức năng mới đều xây dựng dựa trên Fusion Middleware nhằm tận dụng sức mạnh của
hệ thống nền tảng sẵn có của Oracle Hướng phát triển này giúp đẩy mạnh về mặt công nghệ phát triển ứng dụng hơn là tập trung vào vấn đề cốt lõi của mô hình hóa nghiệp vụ Oracle tiếp cận BPM theo hướng “bottom-up”, tức là phát triển nền tảng công nghệ trước rồi sau đó mới xây dựng những module đáp ứng nhu cầu về mô hình hóa quy trình nghiệp
vụ
Ngược lại, IBM lại tiếp cận BPM theo hướng “top-down”, nghĩa là đi từ những yêu cầu về tự động hóa, tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ trước IBM bỏ nhiều công sức để xây dựng thư viện giải pháp cho những quy trình nghiệp vụ ở từng lĩnh vực cũng như những quy trình nghiệp vụ đa ngành Việc mua Lombardi là một bằng chứng Lombardi nổi tiếng nhờ việc đi sâu vào các quy trình nghiệp vụ, sau đó mới đi phát triển công cụ tự động hóa quy trình Việc tích hợp các sản phẩm của Lombardi vào nền tảng middleware càng làm IBM củng cố thêm định hướng phát triển của mình bằng cách xây dựng cộng đồng BPM online – Blueworks Live Đây là cộng đồng BPM lớn nhất trên thế giới, chuyên cung cấp thư viện quy trình nghiệp vụ ở các lĩnh vực khác nhau nhằm giúp doanh nghiệp triển khai quy trình nghiệp vụ một cách nhanh nhất
Như vậy, Oracle có xu hướng nhắm vào những khách hàng sử dụng Oracle Application và Oracle Fusion Middleware muốn có thêm các tính năng về BPM Còn, IBM lại muốn hướng vào những doanh nghiệp muốn nâng cao, tối ưu hóa hoặc thay đổi quy trình nghiệp vụ
Tương tự như hai công ty trên, xuất phát điểm của TIBCO không phải là công ty chuyên về quy trình nghiệp vụ Sản phẩm chủ yếu của công ty là về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin Cách thức tiếp cận BPM của TIBCO thiên về khía cạnh kĩ thuật hơn là về mặt nghiệp vụ TIBCO có platform ActiveMatrix phát triển theo hướng SOA Sau đó, TIBCO phát triển các chức năng BPM dựa trên platform này Đây cũng là cách tiếp cận
“bottom-up” như Oracle TIBCO ActiveMatrix BPM cung cấp các chức năng về BPM theo tiêu chí: đầy đủ chức năng, đơn giản trong sử dụng TIBCO ActiveMatrix BPM là công cụ phù hợp để phát triển các quy trình nghiệp vụ nhỏ [Craggs, Comparing BPM from PegaSystems, IBM and TIBCO, 2011]
Dưới đây là bảng tóm tắt đánh giá về BPMS của 3 nhà cung cấp trên
Trang 6Nhà CC
Tính năng
Mô hình hóa quy
trình
Cung cấp 2 công cụ thiết kế: BPM Studio (dùng cho người phân tích nghiệp vụ và bộ phận kĩ
(dùng cho người phân tích nghiệp vụ)
Quy trình nghiệp vụ lưu
ở kho dùng chung
Cung cấp 2 công cụ:
Process Designer và Integration Developer cho người phân tích nghiệp vụ và đội kĩ thuật
Quy trình nghiệp vụ lưu
ở kho dùng chung
Cung cấp công cụ duy nhất (Business Studio) cho cả người phân tích nghiệp vụ và kĩ thuật và cho các hoạt động phát triển quy trình: thiết kế, mô phỏng, triển khai Quy trình nghiệp vụ lưu ở kho dùng chung Quy tắc nghiệp vụ Không thể tạo mới quy
tắc nghiệp vụ trong 2 công cụ thiết kế quy trình mà phải sử dụng thêm công cụ Oracle Business Rules Có thể sửa quy tắc nghiệp vụ trong lúc runtime
Công cụ WebSphere
Management (WODM) giúp tạo quy tắc nghiệp
vụ
Có thể tạo các quy tắc nghiệp vụ ngay trong công cụ thiết kế
cộng tác trong quá trình thiết kế quy trình bằng trong môi trường web 2.0
Có thể chia sẻ tài nguyên giữa các dự án phát triển quy trình nghiệp vụ
Các thành viên trong dự
án có thể làm việc đồng thời trên một tài nguyên
mà không cần dùng chế
độ check in/check out
Cơ chế làm việc công
Openspace, cho phép phân chia công việc cho một phòng ban hay cho từng chức danh trong tổ chức
Hỗ trợ thiết kế
giao diện
Thiết kế UI bằng công
cụ JDeveloper
Process Designer có khả năng tự động sinh ra giao diện ở mức đơn giản dựa vào luồng công việc trong quy trình nghiệp vụ
Cho phép thiết kế page flow và giao diện một cách đơn giản
Trang 7Mô phỏng Cho phép mô phỏng quy
trình nhưng không lưu lại thông tin lần mô phỏng trước, do vậy khó
so sánh các version của quy trình
Hỗ trợ tính năng mô phỏng toàn bộ quy trình
và “replay” – cho phép chạy thử một phần quy trình
Có hỗ trợ tính năng
mô phỏng Cho phép chạy nhiều instance của quy trình cùng một lúc
Tùy chọn triển
khai
Triển khai “mềm dẻo”,
có thể thay đổi quy trình trong lúc runtime
Đóng gói khá phức tạp
Triển khai dễ dàng, nhanh chóng
Sử dụng mô hình triển khai OSGi
Cho phép triển khai phần mềm trên đám mây
Cơ sở hạ tầng tích
hợp
Khả năng tích hợp tốt thông qua Weblogic platform
Cung cấp cơ sở hạ tần tích hợp bằng cách đưa đưa IBM WebSphere ESB (Enterprise Service Bus) vào công cụ BPM
Cung cấp cơ sở hạ tầng tích hợp theo
không có chức năng ActiveMatrix Service
muốn sử dụng thì phải mua thêm
ECM thông qua công cụ
(OECM)
Process Center cung cấp tính năng “snapshot”, giúp ghi lại phiên bản của các thành phần trong một quy trình, nhờ đó có thể undo/redo quy trình
Cho phép người thiết
kế đính các tài liệu kèm theo quy trình Chưa có ECM
Giám sát hoạt
động nghiệp vụ
Oracle BAM cho phép theo dõi các hoạt động nghiệp vụ
Sử dụng công cụ
Process Center để giám sát và phân tích nghiệp
vụ
Cung cấp chức năng thu thập thông tin về các quy trình đang thực hiện và các tài nguyên khác, bao gồm: Theo dõi, thông báo và phân tích Phân tích nghiệp
vụ
Oracle Business Process Analytic (BPA) cho
TIBCO ActiveMatrix Spotfire là một BI,
Trang 8phép phân tích các dữ liệu liên quan tới hoạt động của quy trình nghiệp vụ
giúp phân tích dữ liệu
về quy trình ở dạng trực quan
4 Kết luận
Hiện nay trên thế giới đã có nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng BPMS để phát triển ứng dụng Các hãng sản xuất phần mềm lớn như IBM, Oracle, Microsoft… cũng đã tung ra thị trường những sản phẩm BPMS với nhiều tính năng hỗ trợ phát triển quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất Ở Việt Nam, mới có một số tổ chức, doanh nghiệp bước đầu đưa BPMS vào phát triển quy trình nghiệp vụ (như BIDV, VCB, VietinBank…) Tuy nhiên, với những tính năng nổi trội so với các phương pháp phát triển các ứng dụng về quy trình nghiệp vụ theo kiểu truyền thống, BPMS hứa hẹn sẽ là công cụ đắc lực, giúp doanh nghiệp Việt Nam nhanh chóng đưa ra những sản phẩm nghiệp vụ, mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp
5 Tài liệu tham khảo
Clay richardson, Derek Miers (2013) The Forrester Wave: BPM Suites, Q1 2013
CraggsSteve (2011) Comparing BPM from Appian, Oracle and IBM
CraggsSteve (2011) Comparing BPM from PegaSystems, IBM and TIBCO
Howard Smith, Peter Fingar (2003) Business Process Management: The third wave Oracle® Fusion Middleware Business Process Composer User's Guide for Oracle Business Process Management (2012)
SmithHoward (2005) What A BPMS is