TÀI LIỆU TẬP HUẤN KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ,TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

HỆ THỐNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm: - Văn bản quy phạm pháp luật.. THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Theo Thông tư số

ĐẠI HỌC HUẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC

TÀI LIỆU TẬP HUẤN

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH, LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Báo cáo viên Ths Trần Quang Bình Trưởng khoa Quản trị - Nghiệp vụ, Trường CĐSP TT Huế

ĐT : 0989446769 ; Email: quangbinhtran57@gmail.com

Huế, 10/2015

Phần I

KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

I HỆ THỐNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật

- Văn bản hành chính

- Văn bản chuyên ngành (do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ)

- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội (do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định)

Tài liệu này chỉ đề cập đến loại văn bản hành chính

1 Các loại văn bản hành chính

Theo Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì hệ thống văn bản hành chính gồm:

Stt Tên loại văn bản

hành chính

Chữ viết tắt

Stt Tên loại văn bản

hành chính

Chữ viết tắt

2 Quyết định (cá biệt) QĐ 18 Công văn

15 Biên bản BB 31 Phiếu chuyển PC

Những văn bản nào không có trong danh mục trên thì không phải là văn bản hành chính

2 Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính

Ngoại trừ một số văn bản như chỉ thị, thông cáo, công điện do một số cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc cá nhân được Nhà nước ủy quyền ban hành Còn lại các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành Vì vậy, tuỳ theo thẩm quyền giải quyết công việc mà các cơ quan, tổ chức có thể lựa chọn loại văn bản hành chính để ban hành cho phù hợp

II THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 01/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì Thể thức văn bản hành chính là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm:

1 Thành phần chung của thể thức văn bản hành chính:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận

2 Thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể:

- Dấu chỉ mức độ mật;

- Dấu chỉ mức độ khẩn;

- Dấu chỉ dẫn về dự thảo văn bản;

- Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành;

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành;

3 Thành phần bổ sung đối với một số loại văn bản nhất định:

- Đối với công văn: Ngoài các thành phần chung nêu trên, có thể bổ sung

địa chỉ cơ quan; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan

- Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc

phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan

III KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy, văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không

áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác

1 Khổ giấy: Văn bản được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x

297 mm) Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5)

2 Kiểu trình bày: Văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy

khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)

3 Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4):

Lề trên cách mép trên từ 20 - 25 mm, lề dưới cách mép dưới từ 20 - 25

mm, lề trái cách mép trái từ 30 - 35 mm, lề phải cách mép phải từ 15 - 20 mm

4 Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy

khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản

5 Phông chữ trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng

Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001

6 Cỡ chữ, kiểu chữ (in hoa, in thường, đứng, nghiêng, in đậm… )

7 Các chi tiết trình bày khác (đường kẻ ngang, dấu câu, dấu gạch nối,

dấu cách, khoảng cách dòng, khoảng cách đoạn văn… )

MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO

(Phụ lục IV, ban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

Stt Thành phần thể thức

và chi tiết trình bày Loại chữ

Cỡ chữ Kiểu chữ

Ví dụ minh họa Phông chữ Times New Roman chữ Cỡ

1 Quốc hiệu

- Dòng trên In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12

- Dòng kẻ bên dưới

2 Tên cơ quan, tổ chức:

- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản

- Dòng kẻ bên dưới

3 Số, ký hiệu của văn bản In thường 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 12/UBND-VX 13

4 Địa danh và ngày, tháng, năm banhành văn bản In thường 13-14 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2012

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 20012 13

5 Tên loại và trích yếu nội dung:

a Đối với văn bản có tên loại

- Trích yếu nội dung In thường 14 Đứng, đậm Về công tác phòng, chống lụt bão 14

- Dòng kẻ bên dưới

b Đối với công văn In thường 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2009 12

a Gồm chương, mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết:

chương

- Tiêu đề của mục In hoa 12-13 Đứng, đậm GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH 13

b Gồm phần, mục từ lớn đến nhỏ

- Tiêu đề của phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… 14

- Số thứ tự và tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đậm I NHỮNG KẾT QUẢ 14 + Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đậm 1 Phạm vi và đối tượng áp dụng 14 + Trường hợp không có tiêu đề In thường 13-14 Đứng 1 Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể… 14

7 Chức vụ, họ tên của người ký

- Quyền hạn của người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT BỘ TRƯỞNG 14

- Họ tên của người ký In thường 13-14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14

8 Nơi nhận

a Từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân: In thường 13-14 Đứng 14

- Bộ Nội vụ;

- Bộ Kế hoạch và Đầu tư;

14

- Bộ Tài chính.

b Từ “nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân

- Từ “nơi nhận” In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12

- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân

nhận văn bản, bản sao In thường 11 Đứng

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ;

- …… ;

- Lưu: VT, TCCB.

- Như trên;

- …… ;

- Lưu: VT, NVĐP 11

9 Dấu chỉ mức độ khẩn In hoa 13-14 Đứng, đậm HỎA TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN 13

10 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành In thường 13-14 Đứng, đậm XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ 13

11 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản In hoa 13-14 Đứng, đậm DỰ THẢO DỰ THẢO 10 13

12 Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản In thường 11 Đứng PL.(300) 11

13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail, Website; số điện thoại, số

Telex, số Fax

In thường 11-12 Đứng Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn kiếm, Hà NộiĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX

E-Mail: Website: 11

14 Phụ lục văn bản

- Từ “phụ lục” và số thứ tự của

16 Hình thức sao In hoa 13-14 Đứng, đậm SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC 14

Ghi chú: Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 13, dòng dưới cỡ chữ 14; nhưng

Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 12, thì dòng dưới cỡ chữ 13; địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.

IV BỐ CỤC VÀ CÁCH TRÌNH BÀY NỘI DUNG VĂN BẢN

1 Khái niệm, mục đích, yêu cầu của bố cục nội dung văn bản

1.1 Khái niệm: Bố cục nội dung văn bản là sự sắp xếp trên dước, trước sau

các phần, các vấn đề, các ý tưởng thuộc nội dung văn bản theo một trình tự hợp lý, tối ưu và theo thứ bậc nhất định

1.2 Mục đích của bố cục nội dung văn bản: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi

để thể hiện nội dung văn bản đầy đủ, chính xác, logic; đảm bảo tính liên kết, tính thống nhất và sự hoàn chỉnh của nội dung văn bản; đồng thời giúp người đọc nắm hiểu nội dung văn bản được dễ dàng, đúng đắn

1.3 Yêu cầu chung của bố cục nội dung văn bản: Các phần, các vấn đề, ý

lớn, ý nhỏ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, chặc chẽ, thể hiện rõ ràng nội dung văn bản, làm nổi bật những vấn đề chủ yếu và phù hợp với logic về nhận thức của người đọc

2 Bố cục nội dung văn bản hành chính

Thông thường bố cục nội dung một văn bản có 3 phần: Phần mở đầu, phần nội dung chính, phần kết thúc Tuy nhiên, không phải văn bản nào cũng đầy đủ cả

ba phần; có văn bản không cần mở đầu, có văn bản không cần kết thúc

Trong hệ thống văn bản hành chính, có hai cách bố cục sau:

2.1 Đối với văn bản có tính chất quyết định, quy định

2.1.1 Đối với các quyết định, nghị quyết, chỉ thị

Đối với các quyết định, nghị quyết, chỉ thị thì bố cục nội dung văn bản gồm hai phần: Phần căn cứ để ban hành và phần nội dung chính

a) Phần căn cứ để ban hành văn bản gồm 3 loại:

- Căn cứ thẩm quyền: Là cơ sở pháp lý khẳng định thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan (căn cứ này thường viện dẫn các văn bản như quyết định thành lập cơ quan; quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và hoạt động của cơ quan hay quyết định bổ nhiệm người đứng đầu cơ quan)

- Căn cứ áp dụng: Là cơ sở pháp lý làm chỗ dựa cho việc quyết định, quy định vấn đề mà nội dung văn bản đề cập (căn cứ này thường viện dẫn các văn bản quy phạm pháp luật hay các văn bản hành chính của cấp trên liên quan trực tiếp đến vấn đề ra quyết định, quy định)

- Căn cứ thực tế: Là căn cứ vào tình hình, yêu cầu thực tế hay theo đề nghị của các cơ quan, đơn vị, cá nhân tham mưu, trực thuộc hay kết quả, kết luận của các cuộc hội họp…)

b) Phần nội dung chính:

- Đối với các quyết định (cá biệt) được trình bày theo: Điều, khoản, điểm;

- Đối với các nghị quyết (cá biệt) được trình bày theo: Điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;

- Đối với các chỉ thị (cá biệt) được trình bày theo: Khoản, điểm.

2.1.2 Đối với các quy chế, quy định, điều lệ ban hành kèm theo quyết định

Các quy chế, quy định, điều lệ ban hành kèm theo quyết định được trình bày theo: Chương, mục, điều, khoản, điểm

2.2 Đối với các văn bản không có tính chất quy định, quyết định

Các văn bản không có tính chất quy định, quyết định như: Chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, thông báo, tờ trình, biên bản, công văn v.v ) được trình bày như sau:

2.2.1 Phần mở đầu (nếu có):

Thường giới thiệu chủ đề hay nêu vấn đề trung tâm mà văn bản đề cập và giải quyết Hoặc giới thiệu khái quát những vấn đề sẽ được trình bày trong phần nội dung chính hay nêu mục đích lý do ban hành văn bản đó

2.2.2 Phần nội dung chính:

a) Trường hợp văn bản có nhiều nội dung thì bố cục thành các: Phần, mục (từ mục lớn đến mục nhỏ) theo một logic nhất định và thống nhất Các phần, mục, tiểu mục, ý lớn, ý nhỏ được ghi thứ tự và phân biệt bằng chữ số La mã, chữ số Ả rập, chữ cái in hoa, in thường, dấu gạch ngang hoặc dấu cộng đầu dòng)

b) Trường hợp văn bản có nội dung đơn giản, ngắn gọn thì bố cục thành các đoạn văn hay các mục đề nhỏ

2.2.3 Phần kết thúc (nếu có):

Thường khẳng định tầm quan trọng của văn bản, nêu yêu cầu hoặc đề nghị

về việc giải quyết văn bản đó hoặc bày tỏ sự mong muốn, cảm ơn, động viên, khích lệ hoặc một câu xã giao thông thường v.v…

3 Cách trình bày nội dung văn bản hành chính

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản Vì vậy, khi trình bày phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật và văn bản hành chính của cấp trên

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và

từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, tên cơ quan, tổ chức ban hành, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh),

ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;

- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính (ban hành theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)

- Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều

cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn

cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”

- Các yêu cầu khác xem mục 6, Phụ lục IV, ban hành kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

Phần II LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Theo Điều 2, Luật Lưu trữ các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1 Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

2 Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

3 Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức

4 Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác

5 Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân

6 Đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3cm Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản Nếu một hồ sơ

có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó

là một đơn vị bảo quản

II LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

2.1 Một số vấn đề chung

2.1.1 Hồ sơ và lập hồ sơ

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc

và phương pháp nhất định

2.1.2 Tác dụng của lập hồ sơ:

- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức