XÂY DỰNG ĐỀ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN, DỰ ÁN VÀ KẾ HOẠCH VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.1. Lịch sử hình thành. 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 Chương 2. XÂY DỰNG ĐỀ ÁN, KẾ HOẠCH, DỰ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ UBND tỉnh Hà Nam 8 2.1. Xây dựng Văn bản đề án chỉnh lý tài liệu tại tỉnh Hà Nam 8 2.2. Xây dựng Văn bản dự án chỉnh lý tài liệu tại tỉnh Hà Nam( Giai đoạn 20212025) 20 2.3. Xây dựng Văn bản kế hoạch chỉnh lý tài liệu tại tỉnh Hà Nam 32 Chương 3. NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU GIÚP BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SAU NÀY 37 3.1. Ưu điểm. 37 3.2. Hạn chế. 37 3.3. Một số đề xuất kiến nghị của bản thân về công tác Lưu trữ nói chung và chỉnh lý khoa học tài liệu nói riêng của UBND tỉnh Hà Nam 38 KẾT LUẬN 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 PHỤ LỤC 43 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác Văn thư Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính nhà nước. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Công tác Văn thư Lưu trữ đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan và đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ phản ảnh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triền cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của cơ quan, tổ chức, địa phương; khối tài liệu này đã, đang sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, cũng như việc phát triển mọi ngành kinh tế xã hội của tỉnh nhà. Trong khi đó số tài liệu có giá trị hiện còn trong tình trạng lộn xộn chưa được sắp xếp. phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị ở các nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh là rất lớn. Các hoạt động lưu trữ được thực hiện rất ít, do đó khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng đầy đủ theo các nhu cầu ngày càng tăng của xã hội Nhận thức được tầm quan trọng và nội dung ý nghĩa mà công tác có thể giải được bài toán về tài liệu tồn đọng chat đống , nên em đã chọn đề tài Xây dựng đề án, dự án và kế hoạch về chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND tỉnh Hà Nam để nghiên cứu nhằm tiếp tục phát triển những ưu điểm và khắc phục những khuyết điểm tồn tại để công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu nói riêng ở UBND tỉnh Hà Nam trong thời gian tới hiệu quả hơn. 2. Nhiệm vụ nghiên cứu. Trình bày Đề án, dự án, kế hoạch công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND tỉnh Hà Nam . Đồng thời đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao công tác này. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Xây dựng đề án, dự án kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại tỉnh Hà Nam . 4. Phạm vi nghiên cứu: tại tỉnh Hà Nam Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Hà Nam Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của tỉnh Hà Nam Xây dựng đề án, dự án, kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại của tỉnh Hà Nam Đưa ra các ý kiến về công tác Lưu trữ nói chung và công tác chỉnh lý tài liệu nói riêng tại của tỉnh Hà Nam 5. Cấu trúc của đề tài. Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm ba chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét về tỉnh Hà Nam Chương 2: Xây dựng đề án, dự án và kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại của tỉnh Hà Nam Chương 3: Ưu điểm và nhược điểm của việc xây dựng đề án, dự án, kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại của tỉnh Hà Nam

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TÊN ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG ĐỀ ÁN, DỰ ÁN VÀ KẾ HOẠCH VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ

NAM BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Xây dựng và tổ chức thực hiện đề án, dự án,

kế hoạch trong công tác lưu trữ

Mã phách: ………

HÀ NỘI - 2021

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM 3

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 31.1.1 Lịch sử hình thành 31.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4

Chương 2 XÂY DỰNG ĐỀ ÁN, KẾ HOẠCH, DỰ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ UBND tỉnh Hà Nam 8

2.1 Xây dựng Văn bản đề án chỉnh lý tài liệu tại tỉnh HàNam 8

2.2 Xây dựng Văn bản dự án chỉnh lý tài liệu tại tỉnh HàNam( Giai đoạn 2021-2025) 20

2.3 Xây dựng Văn bản kế hoạch chỉnh lý tài liệu tại tỉnh

Hà Nam 32

Chương 3 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU GIÚP BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SAU NÀY 37

3.1 Ưu điểm 373.2 Hạn chế 373.3 Một số đề xuất kiến nghị của bản thân về công tácLưu trữ nói chung và chỉnh lý khoa học tài liệu nói riêng củaUBND tỉnh Hà Nam 38

KẾT LUẬN 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 42

PHỤ LỤC 43

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sứcquan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan tronglĩnh vực quản lý Hành chính nhà nước

Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thôngtin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằngvăn bản Công tác Văn thư Lưu trữ đảm bảo giữ lại đầy đủ mọihoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữtrách nhiệm khác nhau trong cơ quan và đảm bảo giữ gìn đầy

đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Tài liệu lưu trữ phản ảnh toàn bộ lịch sử hình thành, pháttriền cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của

cơ quan, tổ chức, địa phương; khối tài liệu này đã, đang sẽ gópphần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốcnói chung, cũng như việc phát triển mọi ngành kinh tế xã hộicủa tỉnh nhà Trong khi đó số tài liệu có giá trị hiện còn trongtình trạng lộn xộn chưa được sắp xếp phân loại, chỉnh lý, xácđịnh giá trị ở các nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh là rấtlớn Các hoạt động lưu trữ được thực hiện rất ít, do đó khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng đầy đủ theo các nhu cầungày càng tăng của xã hội

Nhận thức được tầm quan trọng và nội dung ý nghĩa màcông tác có thể giải được bài toán về tài liệu tồn đọng chat đống

, nên em đã chọn đề tài "Xây dựng đề án, dự án và kế hoạch về chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND tỉnh Hà Nam " để nghiên cứu

nhằm tiếp tục phát triển những ưu điểm và khắc phục nhữngkhuyết điểm tồn tại để công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lýtài liệu nói riêng ở UBND tỉnh Hà Nam trong thời gian tới hiệuquả hơn

2 Nhiệm vụ nghiên cứu.

Trình bày Đề án, dự án, kế hoạch công tác chỉnh lý tài liệulưu trữ tại UBND tỉnh Hà Nam Đồng thời đưa ra những giảipháp nhằm nâng cao công tác này

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: " Xây dựng đề án, dự án kế hoạchchỉnh lý tài liệu lưu trữ tại tỉnh Hà Nam "

4 Phạm vi nghiên cứu: tại tỉnh Hà Nam

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh HàNam

- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức củatỉnh Hà Nam

- Xây dựng đề án, dự án, kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữtại của tỉnh Hà Nam

- Đưa ra các ý kiến về công tác Lưu trữ nói chung và côngtác chỉnh lý tài liệu nói riêng tại của tỉnh Hà Nam

5 Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tưliệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm ba chương:

Chương 1: Giới thiệu vài nét về tỉnh Hà Nam

Chương 2: Xây dựng đề án, dự án và kế hoạch chỉnh lý tàiliệu lưu trữ tại của tỉnh Hà Nam

Chương 3: Ưu điểm và nhược điểm của việc xây dựng đề

án, dự án, kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại của tỉnh Hà Nam

Khoảng 70 triệu năm trước đây, chế độ biển kết thúc, thaythế là một quá trình bồi tụ để hình thành đồng bằng cổ Phù samới và việc hình thành đồng bằng trên cơ sở tạo nên vùng đấtthấp là trầm tích trẻ nhất châu thổ Bắc bộ Hà Nam là vùng đấtđược bồi đắp bởi phù sa của sông Hồng, sông Đáy và thu nhậnđất đai bị bào mòn từ vùng núi cao trôi xuống Ngoài những

ngọn núi, Hà Nam còn được bao bọc bởi những con sông Đó

là sông Hồng ở phía Đông, sông Đáy ở phía Tây, sông Nhuệ ởphía Bắc, sông Ninh ở phía Nam và nhiều con sông khác chảytrong tỉnh Chính những điều kiện tự nhiên đã tạo cho vùng đấtnày các đặc trưng về văn hóa lịch sử của một khu vực giao thoahay vùng đệm kết nối văn hóa từ Đông sang Tây, từ Bắc xuốngNam và chính những đặc điểm này đã hình thành nên tính cáchcủa người Hà Nam trong suốt chiều dài lịch sử dựng nước và giữnước của dân tộc

Theo kết quả khảo cổ thì người nguyên thuỷ đã xuất hiện ở

Hà Nam trên dưới 1 vạn năm vào buổi đầu thời kỳ đồ đá mới và

đồ gốm thuộc nền văn hóa Hòa Bình, văn hóa Bắc Sơn Cũng cóthể do sự bùng nổ dân số từ sơ thời kỳ đại kim khí nên bắt đầu

đã có cư dân xuống trồng lúa nước ở vùng chiêm trũng Họ đượcxem như những người tiên phong khai thác châu thổ Bắc bộ

Từ thời các vua Hùng, đất Hà Nam ngày nay nằm trongquận Vũ Bình thuộc bộ Giao Chỉ; đến thời nhà Trần đổi là châu

Lỵ Nhân, thuộc lộ Đông Đô

Dưới thời Lê vào khoảng năm 1624, Thượng thư NguyễnKhải đã cho chuyển thủ phủ trấn Sơn Nam từ thôn Tường Lân(xã Trác Văn) huyện Duy Tiên, phủ Lỵ Nhân đến đóng ở thônChâu Cầu (nay là trung tâm thành phố Phủ Lý) thuộc tổng PhùĐạm, huyện Kim Bảng, phủ Lỵ Nhân, trấn Sơn Nam Thượng Đếnnăm 1832 dưới thời Nguyễn, vua Minh Mạng quyết định bỏ đơn

vị trấn thành lập đơn vị hành chính tỉnh, phủ Lỵ Nhân được đổi

là phủ Lý Nhân thuộc tỉnh Hà Nội

Đến tháng 10 năm 1890 (đời vua Thành Thái năm thứ 2),phủ Lý Nhân được đổi tên thành tỉnh Hà Nam Ngày 20 tháng 10

năm 1908, Toàn quyền Đông Dương ra nghị định đem toàn bộphủ Liêm Bình và 17 xã của huyện Vụ Bản và ThượngNguyên (phần nam Mỹ Lộc) của tỉnh Nam Định, cùng với 2tổng Mộc Hoàn, Chuyên nghiệp của huyện Phú Xuyên (Hà Nội),nhập vào huyện Duy Tiên lập thành tỉnh Hà Nam Tháng 4 năm

1965, Hà Nam được sáp nhập với tỉnh Nam Định thành tỉnh Nam

Hà Tháng 12 năm 1975, Nam Hà sáp nhập với Ninh Bình thànhtỉnh Hà Nam Ninh, năm 1992, tỉnh Nam Hà và tỉnh Ninh Bình lạichia tách như cũ Ngày 1 tháng 1 năm 1997, tỉnh Hà Nam đượctái lập

Khi tách ra, tỉnh Hà Nam có 6 đơn vị hành chính gồm thị

xã Phủ Lý và 5 huyện: Bình Lục, Duy Tiên, Kim Bảng, LýNhân, Thanh Liêm

Ngày 9 tháng 6 năm 2008, chuyển thị xã Phủ Lý thànhthành phố Phủ Lý

Ngày 1 tháng 1 năm 2020, chuyển huyện Duy Tiên thànhthị xã Duy Tiên

Tỉnh Hà Nam có 1 thành phố, 1 thị xã và 4 huyện như hiệnnay

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

1.1.2.1 Chức năng.

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan thuộc Ủy ban nhândân tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnhvề: Chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức, quản lý và công

bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ủy ban nhân dân,Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; đầu mối Cổng Thông tin điện tử,kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành

của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh; quản lýcông báo và phục vụ các hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh;

giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (bao gồm cả các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh) thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo

thẩm quyền; quản lý văn thư - lưu trữ và công tác quản trị nội

bộ của Văn phòng

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có tư cách pháp nhân, con dấu

và tài khoản riêng

1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh một cơ quan hành chính Nhà nước

ở địa phương, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân(HĐND) tỉnh, chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Luật, các vănbản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Tỉnh ủy, Ban Thường vụTỉnh ủy, Nghị quyết HĐND tỉnh nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốcphòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàntỉnh

Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND tỉnh trong việc thực hiệnquản lý Nhà nước được quy định tại điều 43, Luật tổ chức Hộiđồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân gồm:

- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nôngnghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ côngnghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học,công nghệ và môi trường, thể dục, thể thao, báo chí, phátthanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhànước về đất đai và các nguồn tin nguyên thiên nhiên khác,quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩmhàng hóa;

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hànhHiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên vànghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp trong cơ quan Nhànước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân

và công dân ở địa phương;

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an tòan xã hội; thực hiệnnhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòngtoàn dân; thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cầntại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu phương quân đội vàchính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địaphương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cưtrú đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chứckinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhânphẩm, tài sản, các quyền và lợi cho hợp pháp khác của côngdân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệnạn xã hội khác;

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đo tạođội ngũ viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hộitheo sự phân cấp của Chính phủ;

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành ở địa phương theo quiđịnh của pháp luật;

- Tổ chức, thực hiện việc thu, chi ngân sách của địa phương theoqui định của php luật; phối hợp với các cơ quan hữu quan đểđảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và cáckhoản thu khc ở địa phương

UBND tỉnh phối hợp với Thường trực và các Ban của HĐND tỉnhchuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề trìnhHĐND xét và quyết định.

UBND tỉnh chịu sự lãnh đạo, chịu trách nhiệm báo cáo công táctrước Tỉnh ủy, HĐND tỉnh và Chính phủ

UBND tỉnh gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy viên Gíupviệc cho UBND tỉnh có Văn phòng UBND tỉnh và các sở, ban,ngành, trong đó Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan tổng hợp giúpviệc trực tiếp cho HĐND và UBND tỉnh trong công tác chỉ đạo,điều hành và quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh nhằm hoànthành các chức năng nhiệm vụ như trên

- Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

g) Ban Tiếp công dân tỉnh.

h) Phòng Ngoại vụ

i) Phòng Nông nghiệp - Tài nguyên và môi trường.k) Phòng Giao thông - Xây dựng

Chương 2 XÂY DỰNG ĐỀ ÁN, KẾ HOẠCH, DỰ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ UBND tỉnh Hà Nam

2.1 Xây dựng Văn bản đề án chỉnh lý tài liệu tại tỉnh

Hà Nam, ngày 20 tháng 5 năm 2021

ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND TỈNH HÀ NAM

(Giai đoạn 2021-2026)

PHẦN THỨ NHẤT

lần thứ X, Đảng Cộng sản Việt Nam đề ra chủ trương “bảo vệ vàphát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”; Luật lưu trữ năm 2011 đãkhẳng định nguyên tắc “Nhà nước thống nhất quản lý Phông lưutrữ quốc gia Việt Nam” Ngày nay, trước những yêu cầu đổi mớicủa công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tài liệu lưu trữcàng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đờisống xã hội, nhất là trong tiến trình cải cách hành chính Nhànước.

Tài liệu phông lưu trữ tỉnh Hà Nam được hình thành trongquá trình hoạt động và phát triển của các cơ quan, đơn vị, địaphương tồn tại qua các thời kỳ lịch sử Đây là khối tài liệu có giátrị quan trọng, phản ánh mọi hoạt động của đời sống chính trị,kinh tế, văn hóa, xã hội của Tỉnh Nhưng hiện nay số tài liệu nàynộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ cơ quan rất ít, hầu hết còntồn đọng tại các phòng chuyên môn, chưa được sắp xếp, phânloại khoa học; tình trạng thất lạc, mất mát, hư hỏng tài liệu đãxảy ra gây nhiều khó khăn trong việc xử lý, giải quyết công việchàng ngày của các cơ quan, đơn vị và địa phương

Do đó ,việc chỉnh lý khoa học tài liệu cần phải được giảiquyết.Căn cứ cơ sở pháp lý và xuất phát từ tình hình thực tiễn,việc xây dựng và ban hành Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồnđọng tại cơ quan UBND tỉnh Hà Nam là hết sức cần thiết

2 Thực trạng

Thực trạng hiện nay, phần lớn tài liệu vẫn đang trong tìnhtrạng bó gói, tích đống và được bảo quản tại các phòng chuyênmôn, chưa thu thập, chỉnh lý đã gây ảnh hưởng không nhỏ đếnhoạt động công việc của công chức, viên chức Nguồn tài liệunày được hình thành trong quá trình giải quyết và thực hiện

nhiệm vụ chính trị của các cơ quan trên các lĩnh vực: kinh tế,văn hóa, xã hội, an ninh - quốc phòng, khoa học kỹ thuật, côngnghiệp…tất cả được phản ánh đầy đủ trong tài liệu lưu trữ.Không chỉ vậy, hàng năm số lượng tài liệu mới phát sinh ngàycàng nhiều Số tài liệu này được bảo quản ở những kho tạm,hành lang, nóc tủ, gầm cầu thang với diện tích chật hẹp, thiếucác trang thiết bị bảo quản, cùng với những tác động hàng ngày

từ môi trường, nắng nóng, ẩm thấp, điều kiện bảo quản khôngđáp ứng yêu cầu, đã và đang làm cho tài liệu xuống cấp trầmtrọng, một số tài liệu bị mối xông, giòn, mục, mờ chữ, mất chữ,

bị oxy hóa dẫn đến mất mát tài liệu ảnh hưởng đến hoạt độngchung của cơ quan, đơn vị trong quá trình khai thác

và nghiên cứu, tài liệu lưu trữ cơ quan không phát huy được giátrị sử dụng

3 Đánh giá thực trạng

Nhìn một cách tổng thể, lực lượng cán bộ làm nghiệp vụchỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưucòn ít về số lượng và hạn chế về chất lượng, đặc biệt là côngchức chuyên trách làm công tác lưu trữ cơ quan ít được quantâm, công tác nghiệp vụ triển khai còn chậm so với yêu cầu.Điều này dẫn đến việc bố trí nhân lực lao động thực hiện cácquy trình chỉnh lý còn nhiều bất cập giữa quy định và thực tiễn.Mặc khác, cán bộ làm nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu chỉ được đàotạo về chuyên môn lưu trữ, trong khi hoạt động chỉnh lý tài liệu

là khâu nghiệp vụ phức tạp, loại hình tài liệu đa dạng, đòi hỏicán bộ nghiệp vụ chuyên môn, phải có kiến thức, hiểu biết vềcác lĩnh vực khoa học bổ trợ khác như lịch sử, văn hóa, sử liệu

học ,… và phải có trình độ ngoại ngữ và tin học nhất định mớiđáp ứng được yêu cầu công việc.

4 Nguyên nhân

- Nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữcòn có những hạn chế, chưa đúng mức, có lúc, có nơi còn bị xemnhẹ; trong khi đó chưa có chế tài để áp dụng xử lý vi phạmtrong công tác này;

- Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị chưa quan tâm đúngmức, chưa coi đây là nhiệm vụ thường xuyên trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, đơn vị;

- Nguồn nhân lực đảm nhiệm công tác lưu trữ còn có một

bộ phận chưa đáp ứng được yêu cầu trình độ chuyên mônnghiệp vụ, đa số là hoạt động kiêm nhiệm nên không có thờigian thực hiện các nghiệp vụ về bảo quản, chỉnh lý tài liệu; việc

bố trí cán bộ làm công tác này thiếu ổn định, hay thay đổi dẫnđến hiệu quả công việc chưa cao;

- Công tác kiểm tra, giám sát hoạt động văn thư, lưu trữchưa thường xuyên;

- Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ chưa đượcquan tâm đầu tư đúng mức, đa phần tài liệu lưu trữ của các cơquan, đơn vị phải bảo quản ở những kho tạm, chật hẹp, ẩmthấp, không đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu theo quyđịnh Kinh phí dành cho hoạt động này còn hạn chế, chưa đượcquan tâm bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm theo đúngquy định tại Điều 39 Luật lưu trữ;

- Từ những năm 1990 đến nay cùng với sự phát triểnnhanh chóng của nền kinh tế với những thành tựu về khoa họccông nghệ, các loại máy móc cũng như phương tiện sao in ngày

càng hiện đại, nhiều cơ quan, đơn vị đã lạm dụng máy móc đểsao, in khiến lượng văn bản trùng thừa trong các cơ quan giatăng nhanh chóng, khiến lượng tài liệu tích đống ngày càngnhiều;

- Thời tiết diễn biến bất thường, nắng nóng nhiều, mưa bãothường xuyên, độ ẩm cao đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc bảoquản tài liệu lưu trữ

Căn cứ cơ sở pháp lý và xuất phát từ tình hình thực tiễn,việc xây dựng và ban hành Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồnđọng tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND cáchuyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La (sau đây gọi tắt là cơquan, đơn vị), là hết sức cấp bách và cần thiết

- Thông tư số 09/2007/TT – BNV ngày 26/11/2007 của BộNội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

- Công văn số 879/VTLTNN – NVĐP ngày 19/12/2006 củaCục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tàiliệu hết giá trị

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụhướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy

- Thông tư 13/2011/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyđịnh thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của

Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Quyết định số 1186/QĐ-UBND của UBND tỉnh Hà Namngày 21/10/2014 về ban hành danh mục thành phần tài liệu nộplưu vào trung tâm lưu trữ tỉnh của ban quản lý các khu côngnghiệp tỉnh Hà Nam

PHẦN THỨ HAI NỘI DUNG ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ

I MỤC TIÊU, YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

1 Mục tiêu

1.1 Mục tiêu chung

Tạo sự chuyển biến trong thực hiện Quy hoạch phát triểnngành văn thư, lưu trữ tỉnh Hà Nam đến năm 2021, tầm nhìnđến năm 2026 Đến năm 2023 có 70% tài liệu được chỉnh lýkhoa học và đưa vào bảo quản trong Kho lưu trữ và phát huy giátrị sử dụng, phục vụ kịp thời cho công tác tra cứu góp phần vàohoạt động xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của tỉnh

1.2 Mục tiêu cụ thể

- Tập trung chỉ đạo quyết liệt, nhằm giải quyết tình trạngtài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan chuyên môn thuộcUBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh HàNam Phấn đấu đến hết năm 2023 cơ bản không còn tài liệu tồnđọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị

- Tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu, đồng thời tiến hành lựachọn, đưa vào bảo quản an toàn đểnâng tuổi thọ tài liệu phục vụviệc khai thác, sử dụng

- Lập danh mục các loại tài liệu; tài liệu sử dụng rộng rãi vàdanh mục tài liệu có các mức độ mật nhằm quản lý khoa học vàbảo đảm bí mật nhà nước.

- Từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống

kê tra cứu truyền thống và áp dụng các thành tựu của khoa họccông nghệ có hiệu quả, hệ thống cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu,

hồ sơ để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng thiết thực, phục

vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu

- Loại bỏ tài liệu hết giá trị, trùng thừa nhằm tiết kiệm khotàng và các trang thiết bị; đồng thời làm thủ tục tiêu hủy tài liệuhết giá trị theo đúng quy định hiện hành

- Hình thành tư duy và phương pháp quản lý tài liệu lưutrữ một cách khoa học, yêu cầu cán bộ, công chức, viên chứcphải lập hồ sơ công việc, hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vàolưu trữ cơ quan hàng năm theo đúng quy định

2 Yêu cầu

- Trong quá trình thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu khônglàm ảnh hưởng đến các hoạt động chung của các cơ quan, tổchức

- Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đưa vào bảo quản vàkhai thác sử dụng là trách nhiệm bắt buộc của các cơ quan cấphuyện khi thực hiện nhiệm vụ

- Khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tậptrung thống nhất, không xé lẻ phông lưu trữ; tra cứu, khai tháctài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu:

Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ;

Được xác định thời hạn bảo quản;

Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;

Có mục lục hồ sơ và Danh mục tài liệu hết giá trị

- Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn bằng các thiết

bị chuyên dụng, có hộp (cặp) theo tiêu chuẩn ngành, có mục lục

hồ sơ

- Tất cả các tài liệu sau khi chỉnh lý được đưa vào bảo quản

an toàn trong kho lưu trữ theo quy định để quản lý, khai thác sửdụng phục vụ cho nhu cầu của các cơ quan, tổ chức và côngdân

3 Giải pháp

- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức đối vớitừng cán bộ, công chức, viên chức và những người làm công táclưu trữ về Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về công tác lưutrữ Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chứctrong việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý

- Các ngành, các cấp quan tâm đầu tư kinh phí cho côngtác chỉnh lý tài liệu và xây dựng nâng cấp Kho lưu trữ của cơquan nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưutrữ

- Thực hiện nghiêm túc việc giao nộp tài liệu để chỉnh lý,mức độ thiếu đủ của phông, tránh tình trạng “có tài liệu gì thìchỉnh lý tài liệu đó”

- Các phòng chuyên môn cần lựa chọn, sàng lọc hồ sơ tàiliệu liên quan đến chuyên môn của mình (bản nháp, bản trùng,sách, báo, tạp chí…) nhằm tạo thông thoáng phòng làm việc,giảm khối lượng tài liệu tích đống và giảm tối đa nguồn kinh phíthực hiện chỉnh lý

- Bố trí lực lượng cán bộ, viên chức có chuyên môn nghiệp

vụ về văn thư, lưu trữ để thực hiện chỉnh lý bao gồm: viên chứccủa Chi cục, cán bộ VTLT tại các đơn vị và nhân công thuê ngoài(nếu cần); ngoài ra có thể phối hợp với các cơ quan, tổ chức cóchức năng thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu theo quy định hiệnhành của Nhà nước;

- Thông qua việc chỉnh lý tài liệu kết hợp hướng dẫn, bồidưỡng hoặc tổ chức tập huấn để nâng cao trình độ chuyên mônnghiệp vụ, kỹ năng cho công chức, viên chức đang đảm nhiệmcông tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị

- Kiên quyết chỉ đạo nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc,nhất là việc hình thành tư duy và phương pháp bảo quản và nộplưu hồ sơ tài liệu cơ quan theo đúng các quy định hiện hành,đưa nội dung này vào tiêu chí xét thi đua hàng năm Đồng thờinghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý TCVN ISO vào công tácvăn thư, lưu trữ để xây dựng quy trình “Quản lý hồ sơ, tài liệu”

- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công táclưu trữ kết hợp xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ nhằm hỗ trợ chocông tác khai thác tài liệu phục vụ các nhu cầu chính đáng củađộc giả

- Xác định trọng tâm, trọng điểm để thực hiện chỉnh lýnhằm giảm thiểu khối lượng tài liệu tồn đọng, tiết kiệm ngânsách và tạo điều kiện để bảo quản tốt nhất tài liệu có giá trị thựctiễn và giá trị lịch sử

II, PHẠM VI THỰC HIỆN

1 Phạm vi thực hiện đề án

Bao gồm tài liệu tồn đọng được hình thành trong quá trìnhhoạt động tại Văn phòng HĐND - UBND, các phòng, ban thuộc

cơ quan UBND tỉnh Hà Nam

2 Thời gian thực hiện

Đề án ưu tiên xử lý tài liệu các phông có số lượng tài liệutích đống quá nhiều mà hiện tại không có nơi để bảo quản, tìnhtrạng vật lý của tài liệu xuống cấp trầm trọng, những tài liệuquý giá

3 Nhân lực thực hiện

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương thuộc nguồnnộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tập trung chỉ đạo việc lập

kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số tài liệu tồn đọng của

cơ quan hiện có (đối với cấp tỉnh và cấp huyện) và tài liệu từ khithành lập cơ quan đến năm 2015, thực hiện theo thời gian đãphân kỳ của Đề án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Thủ trưởng cơ quan các cấp kiên quyết chỉ đạo kiểm traviệc lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức, viên chức; hàngnăm phải thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ và đưa vào

tiêu chí xem xét thi đua và mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàngnăm.

- Hàng năm chỉ đạo việc kiểm tra lựa chọn những tài liệu

có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và thực hiện việctiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật lưu trữ

- Công chức, viên chức tại cơ quan, đơn vị, địa phương thựchiện việc bàn giao số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống tại cácphòng, ban chuyên môn cho lưu trữ cơ quan mình, bao gồm: Hồ

sơ chuyên môn, hồ sơ xử lý công việc, tài liệu của cá nhân, củaphòng, đơn vị kể cả sách, báo, tạp chí, bản thảo, bản nháp, tàiliệu trùng thừa…

- Liên hệ với các cơ quan, tổ chức có chức năng thực hiệncông tác chỉnh lý tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước

- Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Trung tâmLưu trữ lịch sử tỉnh) trực tiếp hướng dẫn việc chỉnh lý tài liệu lưutrữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương

4 Kinh phí thực hiện

4.1 Cơ sở xây dựng dự toán kinh phí thực hiện

- Căn cứ vào Nghị định số 66/2013/NĐ-CP ngày 27/6/2013

về việc Quy định mức lương tối thiểu chung;

- Thực hiện theo Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế, kỹ thuậtchỉnh lý tài liệu giấy;

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệugiấy

4.2 Nguồn kinh phí thực hiện đề án

4.2.1 Dự kiến kinh phí:

Tổng số tài liệu dự kiến chỉnh lý là 1.200 mét

Dự kiến kinh phí để thực hiện là 9.471.660.000 (Chín tỷbốn trăm bảy mươi mốt triệu sáu trăm sáu mươi nghìn đồng ) Trong đó:

Kinh phí ngân sách cấp là: 6.320.660.000 (Bằng chữ: Sáu

tỷ ba trăm hai mươi triệu sau trăm sáu mươi nghìn đồng)

Kinh phí ngân sách hỗ trợ: 3.150.000.000(Bằng chữ:Ba tỷ một trăm năm mươi triệu đồng)

4.2.2 Lập dự toán, quản lý và sử dụng nguồn kinh phí

- Đối với kinh phí ngân sách do UBND Tỉnh cấp, gồm: 100%cho các cơ quan chuyên môn thuộc Tỉnh và 50% cho xã, huyệntrên địa bàn tỉnh Hàng năm: Các cơ quan chuyên môn phối hợpvới Phòng Nội vụ căn cứ số lượng mét giá tài liệu thực tế cầnchỉnh lý để lập dự toán kinh phí và bố trí trong phạm vi dự toánngân sách chi thường xuyên của cơ quan, đơn vị

- Đối với kinh phí do ngân sách tỉnh hỗ trợ: Hàng năm cùngthời điểm xây dựng dự toán ngân sách nhà nước, căn cứ vào sốlượng tài liệu cần chỉnh lý của năm sau, các cơ quan, đơn vị, địaphương lập dự toán gửi PhòngTài chính Trên cơ sở dự toán của

cơ quan, đơn vị, địa phương lập và khả năng cân đối ngân sáchhàng năm PhòngTài chính tổng hợp cân đối chung vào dự toánngân sách của tỉnh (phần ngân sách tỉnh hỗ trợ), báo cáo UBNDtỉnh trình HĐND tỉnh xem xét, quyết định

5 Lộ trình thực hiện

a) Năm 2021,2022gồm:

Số tài liệu của văn phòng HĐND_UBND Tỉnh

Số tài liệu cần chỉnh lý: 600,6 mét giá

Kinh phí: 4.740.565.830 đồng (Bằng chữ: Bốn tỷ bẩy trăm bốn mươi triệu năm trăm sáu mươi năm nghìn tám trăm ba mươi đồng)

c) Năm 2024

Số tài liệu của các phòng, Phòng Văn hóa và Thông tin,Phòng Tài nguyên và môi trường, Phòng Tư pháp

Số tài liệu cần chỉnh lý: 200 mét giá

Kinh phí:1.578.610.000 đồng (Bằng chữ: Một tỷ năm trăm bẩy mười tám triệu sáu trăm mười nghìn đồng)

d) Năm 2025

Số tài liệu của các phòng ban Phòng Nông nghiệp và pháttriển nông thôn, Phòng Kinh tế - Hạ tầng, Thanh tra

Số tài liệu cần chỉnh lý: 149 mét giá

Kinh phí: 1.176.064.450 (Bằng chữ: Một tỷ một trăm bẩy mươi sáu triệu không sáu mươi tư nghìn bốn trăm năm mươi đồng).

PHẦN III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Tỉnh; UBND huyện, Thành phố

- Cân đối ngân sách và huy động nguồn hợp pháp khác(nếu có) để bố trí kinh phí thực hiện theo mục tiêu của Đề ánnày;

- Phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cụcVăn thư - Lưu trữ để xây dựng kế hoạch, lập dự toán chỉnh lý;

- Bố trí kho tàng, giá đựng tài liệu và thực hiện việc quản

lý, bảo quản an toàn tài liệu sau chỉnh lý Tổ chức tiêu hủy tàiliệu hết giá trị đúng quy trình;

- Chấm dứt tình trạng tài liệu tích đống, bó gói diễn ra saukhi đã chỉnh lý Các cơ quan vi phạm sẽ chịu trách nhiệm trướcUBND tỉnh;

- Chỉ đạo việc thực hiện rà soát, lựa chọn hồ sơ tài liệu liênquan đến chuyên môn của mình để giao nộp chỉnh lý, đồng thờithực hiện sàng lọc loại bỏ các loại tài liệu như: bản nháp, bảntrùng, sách, báo, tạp chí nhằm giảm tối đa nguồn kinh phíthực hiện chỉnh lý

II Phòng Nội vụ

- Giúp UBND tỉnh Hà Nam hướng dẫn các cơ quan, đơn vị,địa phương lập kế hoạch chỉnh lý của cơ quan, đơn vị, địaphương mình; xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để thực hiệnchỉnh lý tài liệu theo Đề án

- Phối hợp với các cơ quan liên quan để hướng dẫn thựchiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Thẩm định tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh

lý để thực hiện việc tiêu hủy đúng theo quy định hiện hành

- Hướng dẫn việc bố trí kho tàng và các trang thiết bị cầnthiết để bảo vệ, bảo quản, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau khithực hiện chỉnh lý

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện Đề

án của các cơ quan có tài liệu tồn đọng và chỉ đạo Chi cục Vănthư - Lưu trữ tỉnh hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữtrong phạm vi toàn tỉnh

III Phòng Tài chính

- Giúp UBND tỉnh trình HĐND tỉnh quyết định kinh phí thựchiện Đề án và xem xét, quyết định cấp phần kinh phí cho các cơquan, đơn vị, địa phương theo đúng quy định hiện hành

- Hướng dẫn, theo dõi việc cân đối, cấp phát kinh phí ngânsách đảm bảo triển khai Đề án; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị,địa phương thực hiện việc quản lý và quyết toán kinh phí theođúng quy định hiện hành

- Căn cứ nội dung của Đề án này, Thủ trưởng các cơ quan,đơn vị, địa phương tổ chức thực hiện tốt việc chỉnh lý tài liệu lưutrữ tồn đọng, tích đống của cơ quan, đơn vị, địa phương mình.Trong quá trình tổ chức thực hiện có vấn đề phát sinh, vướngmắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Phòng Nội vụ

để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh

TL ỦY BAN NHÂN DÂN

KT CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

trực thuộc UBND huyện (t/h);

- Ủy ban MTTQ và các đoàn thể

GIÁ TÀI LIỆU (HỆ SỐ 1,0)

Hệ

số lươn

g (Hi)

Tiền lương thời gian (Vi) (đồng / phút)

Định mức lao động tổng hợp (Tsp,i) (phút)

Đơn giá tiền lương (Vsp,i

=

Vi x Tsp ,i) (đồng/ mét giá tài liệu)

4.34 680.1

3

130.61 88,831