MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ

SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ 1.Sự cần thiết -Nhận xét chung về công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng: Sau thời gian thực tập tốt

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

TNHH HƯƠNG THUỶ

I SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI

CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ

1.Sự cần thiết

-Nhận xét chung về công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng: Sau thời gian thực tập tốt nghiệp tại phòng kế toán của Công ty TNHH Hương Thuỷ, được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán bán hàng nói riêng ở công ty, em nhận thấy công tác quản lý cũng như công tác kế toán đã tương đối hợp lý, nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề chưa phù hợp Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán ở công ty, em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tố chức công tác kế toán bán hàng ở công ty

Về ưu điểm

Thứ nhất: Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của Công

ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở Công ty Công ty TNHH Hương Thuỷ là một công ty thương mại có quy mô lớn Vì vậy, việc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hợp lý, đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng Kế toán Các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ Hình thức kế toán theo hình thức nhật

ký chung là dễ ghi chép , thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán Công ty thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường xuyên là phù hợp với tình hình nhập - xuất hàng hóa diễn ra thường xuyên liên tục ở Công ty,

tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ảnh đầu tư chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Thứ hai: Hệ thống chứng từ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế

liên quan đến kế toán bán hàng được sử dụng đầu đủ, đúng chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành Trình tự luân chuyển chứng từ để ghi sổ kế toán hợp lý, tạo điều kiện cho việc hạch toán đúng, đủ , kịp thời quá trình bán hàng

Thứ ba: Bộ phận kế toán bán hàng của Công ty tự lập các báo cáo chi tiết

hàng hóa, nhật ký để thuận tiện cho việc theo dõi tình hình xuất bán hàng hóa Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp, đảm bảo sự kiểm tra, đối chiếu thường xuyên giữa kho và phòng kế toán (thẻ kho- sổ chi tiết hàng tồn kho- bảng kê tổng hợp nhập - xuất – tồn)

Kế toán trong Công ty đã hạch toán chi tiết kết quả tiêu thụ cho từng lô hàng

và đã thiết lập các sổ, thẻ chi tiết tương đối hoàn chỉnh

Những vấn đề còn tồn tại

Cùng với những ưu điểm trên, công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty còn tồn tại một số vấn đề hạn chế đòi hỏi phải đưa ra giải pháp cụ thể, có tính thực thi cao nhằm khắc phục và hoàn thiện hơn nữa để kế toán ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình phục vụ cho yêu cầu quản lý trong điều kiện hiện nay

Thứ nhất: Ghi sổ kế toán chưa cụ thể

Sổ chi tiết tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” còn đơn giản chỉ thể hiện ở mặt tổng số của từng lần tiêu thụ mà không thể hiện được đơn giá, số lượng từng lần tiêu thụ

Thứ hai: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý

Chi phí bán hàng trong kỳ tập hợp được bao nhiêu phân bổ hết cho hàng bán

ra, điều này là hoàn toàn không hợp lý Kế toán cần phải phân bổ chi phí bán hàng cho hàng hóa bán ra và hàng còn lại Tuy nhiên, chỉ phân bố cho hàng còn lại những khoản chi phí dự trữ, bảo quản hàng hoá

Chi phí quảnlý doanh nghiệp tập hợp trong kỳ phân bổ hết cho hoạt động tiêu thụ hàng hóa làm ảnh hưởng đến việc thanh toán, xác định kế quả kinh doanh cho từng hoạt động vì Công ty còn có hoạt động dịch vụ, góp vốn kinh doanh

Thứ tư: Hệ thống danh điểm hàng tồn kho

Tuy thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hóa nhưng Công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồnkho thống nhất toàn công ty Hàng hóa của Công ty đa dạng, phong phú về chủng loại, quy cách, nguồn gốc, mà thủ kho mới chỉ phân chia các loại hàng hoá thành từng nhóm ( ví dụ như nhóm hàng sữa, nước khoáng, nước uống tăng lực M150,cafê )

Khi đối chiếu từng loại hàng trong một nhóm, thủ kho và kế toán phải đối chiếu từng tên hàng, chủng loại, quy cách, nguồn gốc rất mất thời gian và công sức Như vậy, nếu xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho thống nhất

toàn công ty sẽ giảm được khối lượng công việc cho thủ kho, kế toán, công việc quản lý hàng tồn kho sẽ đạt hiệu quả cao hơn

2 Yêu cầu của việc hoàn thiện

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, hệ thống kế toán của Nước ta đã không ngừng được đổi mới cho phù hợp Nhưng do tính chất công việc cải cách hệ thống kế toán rất phức tạp, lại diễn ra rất khẩn trương nên chắc chắn còn có nhiều khiếm khuyết và có những quy trình chưa được hoàn toàn phù hợp Mặc dù hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa được xây dựng thích ứng, phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay và tương lai nhưng trong quá trình nền kinh tế vận động, đổi mới có rất nhiều nghiệp vụ mới nảy sinh mà khi xây dựng chế độ kế toán các nhà kinh tế không lường hết đươc Thêm nữa, khi áp dụng vào từng mô hình doanh nghiệp cụ thể lại phát sinh nhiều vấn đề đòi hỏi phải hoàn thiện dần hệ thống kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, với đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị cụ thể, có như vậy thì hệ thống kế toán mới phát huy tốt vai trò của mình trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế doanh nghiệp

Do đặc thù kinh doanh của loại hình doanh nghiệp thương mại mà với hầu hết các doanh nghiệp thương mại đang hoạt động kinh doanh trên thị trường thì tiêu thụ hàng hóa là khâu quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Khi đẩy mạnh được quá trình bán hàng thì doanh thu ngày càng tăng, bù đắp chi phí và tạo ra khoản lợi nhuận ngày càng nhiều và đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện dần, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đang trên đà phát triển Chính vì vậy, mà kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận công việc

phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán Để thực hiện được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán nghiệp

vụ tiêu thụ hàng hóa phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, luôn đổi mới

và ngày càng hoàn thiện

Để theo kịp với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, Nhà nước ta thường xuyên ra các thông tư nhằm ngày càng hoàn thiện hơn nữa chế độ kế toán - tài chính, mà gần đây nhất là 4 chế độ kế toán mới về hàng tồn kho, TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình và chế độ chuẩn mực kế toán về doanh thu và thu nhập khác đã được áp dụng vào các doanh nghiệp Từ thực tế cho thấy yêu cầu hoàn thiện hơn nữa bộ máy kế toán ở các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Hương Thuỷ nói riêng là hết sức quan trọng và cấp thiết Muốn thực hiện được điều này chúng

ta cần phải làm tốt các yêu cầu sau:

 Yêu cầu phù hợp:

Trong kế toán Quốc tế, yêu cầu phù hợp đã trở thành một nguyên tắc, nghĩa

là nó phải được đề cập đến trong kế toán Vì vậy, khi hoàn thiện công tác kế toán cần coi trọng nguyên tắc này Mỗi một doanh nghiệp cần vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt sao cho phù hợp với chế độ hiện hành , với loại hình hoạt động, đặc điêm kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý riêng của doanh nghiệp mình Ngoài ra, nó cần đòi hỏi phải phù hợp giữa doanh thu và chi phí

 Yêu cầu thống nhất

Yêu cầu này là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung, cũng như trong ngành thương

mại nói riêng Bởi vì, nó đảm bảo cho các quy định về thể lệ chế độ kế toán được thực hiện đầy đủ và đúng đắn trong doanh nghiệp

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo Công ty đến cơ sở, doanh nghiệp phải vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt để vừa đảm bảo sự tuân thủ những chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính kế toán do Nhà nước ban hành , vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp

Như vậy, yêu cầu thống nhất đòi hỏi trong công tác kế toán phải thực hiện thống nhất về nhiều mặt như về đánh giá hàng tồn kho, trích khấu hao TSCĐ, thống nhất về sử dụng tài khoản , về nội dụng, tên gọi và mẫu sổ Trong doanh nghiệp còn phải chú ý đến sự thống nhất về việc sử dụng tài khoản sổ kế toán giữa đơn vị chính và đơn vị phụ thuộc

 Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả

Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều hướng tới việc sử dụng đồng vốn một cách tiết kiệm và có hiệu quả và mục đích cuối cùng là đạt được lợi nhuận kinh doanh cao nhất với chi phí hợp lý nhất Do đó việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng cũng không nằm ngoài mục đích đó Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng một mặt giúp giảm nhẹ công việc tổ chức,

xử lý, ghi chép lưu trữ bảo quản chứng từ, sổ kế toán mà vẫn đảm bảo tính kịp thời , độ chính xác cao của thông tin kế toán Mặt khác, nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong giám đốc, quản lý việc sử dụng tài sản tiền vốn của doanh nghiệp

 Yêu cầu chính xác và kịp thời

Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin một cách kịp thời

và chính xác cho ban lãnh đaọ phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp Cần tổ chức trang bị và ứng dụng các phương tiện kỹ thuật và tính toán, ghi chép và xửlý thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác để từng bước nâng cao hiệu quả công tác kế toán Hơn nữa, trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay và sự cạnh tranh ngày càng ngay gắt thì yêu cầu này càng trở nên quan trọng

II MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG THUỶ

1 Giải pháp

Trên cơ sở thực tế đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tại Công ty, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế và hoàn thiện thêm công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Hương Thuỷ

Thứ nhất: Do đặc điểm các mặt hàng kinh doanh của Công ty rất phức tạp

và đa dạng nên kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hóa cần có hệ thống sổ

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG

Lô hàng:

Chứng từ Diễn giải Ngày

xuất hàng

Đơn hàng

Đơn vị tính

Số lượng đơn giá Thành

tiền

Ngày thanh toán

Ghi chú

Số Ngày

Người ghi biểu Kế toán trưởng

Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết bán hàng theo lô hàng là các hóa đơn kiêm phiếu xuất kho và các hóa đơn thanh toán

Ngoài ra, sổ chi tiết doanh thu bán hàng cho từng mặt hàng cần được mở theo mẫu sau:

SỔ CHI TIẾT TK 511 Tháng / Mặt hàng Ngày Chứng từ Diễn giải Số

lượng

Đơn giá

Số Ngày

Thứ hai: Việc tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý bán

hàng

Chi phí bán hàng là một trong những yếu tố để tính toán kết quả bán hàng Tính toán chính xác chi phí bán hàng cho hàng bán ra trong kỳ là một trong những yêu cầu quan trọng để tính toán chính xác kết quả bán hàng

Từ những chứng từ chi phí liên quan đến hàng tiêu thụ kế toán tập hợp trên các sổ chi tiết của chi phí bán hàng theo từng nội dung chi phí cuối kỳ (cuối tháng, cuối quý, cuối năm), trên cơ sở các sổ chi tiết này, kế toán tập hợp theo mẫu sổ sau:

Chi phí

bán

hàng

phân

bổ cho

hàng

Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng

Trị giá vốn của

Trị giá vốn của hàng nhập trong kỳ

x

Trị giá vốn của hàng bán ra trong kỳ

Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng phát sinh trong kỳ

=

SỔ TỔNG HỢP VÀ PHÂN BỔ CHI PHÍ BÁN HÀNG

Quý Năm

Chi phí nhân viên

Chi phí vật liệu

Công cụ dụng cụ

… Cộng

1.Chi phí còn đầu kỳ

2 Chi phí phát sinh trong kỳ

3.Chi phí phân bổ cho hàng còn lại

4 Chi phí phân bổ cho hàng bán ra

Chi phí bán hàng liên quan trực tiếp tới hàng trong nước (chủ yếu là hàng nhập khẩu) Đối với chi phí chung cần được phân bổ cho hàng còn lại và hàng bán

ra ở các khoản như chi phí dự trữ, bảo quản hàng hóa, còn các khoản chi phí khác tập trung được bao nhiêu phân bổ hết cho hàng bán ra bấy nhiêu và phân bổ các chi phí này cho hàng đã bán theo công thức:

Thứ ba: Công ty cần xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa thống nhất toàn

Công ty Để đảm bảo quản lý hàng hóa được chặt chẽ thống nhất, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và dễ phát hiện khi có sai sót giữa kho và phòng

kế toán, tạo điều kiện cho việc áp dụng tin học vào công tác kế toán, Công ty cần phải xây dựng một mẫu danh điểm thống nhât trong toàn Công ty Danh điểm hàng hóa gắn liền với chủng loại , quy cách, kích cỡ của hàng hóa Khi nhìn vào danh điểm của một loại hàng hóa nào đó có thể nêu tên cũng như đặc điểm chính của hàng hóa đó Việc lập danh điểm như sau:

Bảng : Quy cách đánh danh điểm hàng hóa

STT Tên hàng Ký hiệu ĐVT Quy cách

Giá có thuế (hộp)

Giá có thuế (thùng)

1 ANLENE325G TRẮNG AL325T Hộp 24x325g 30542 733005

2 ANLENE400G TRẮNG AL400T Hộp 24x400g 45320 1087385

3 ANLENE800G TRẮNG AL800T Hộp 12x800g 90148 1081773

4 ANLENE180G VÀNG AL180

V

Hộp 24x180g 19704 472906

5 ANLENE325G VÀNG AL325

V

Hộp 24x325g 34483 827586

6 ANLENE400G VÀNG AL400

V

Hộp 24x400g 52217 1253202

7 ANLENE800G VÀNG AL800

V

Hộp 12x800g 102463 1229557

Phòng kế toán lập sổ danh điểm hàng hóa

Hệ thống danh điểm này được dùng thống nhất trong toàn công ty Tuy thời gian đầu sử dụng, do bao quát khá nhiều các thông số kỹ thuật sẽ gây ra một số khó khăn, nhất là với bộ phận kế toán, nhưng vềlâu dài nó sẽ phát huy được hiệu quả vì tạo được sự thống nhất dễ mở rộng danh điểm, dễ kiểm tra đối chiếu với tên,

chủng loại, quy cách hàng hóa, nhất là khi tin học đang xâm nhập vào lĩnh vực kế toán ngày càng sâu thì quản lý hàng hóa trên cơ sở danh điểm sẽ thuận tiện, hợp lý hơn

Thứ tư: Công ty nên từng bước thực hiện kế toán bán hàng trên máy vi tính Trong những năm gần đây ngành khoa học kỹ thuật phát triển rất mạnh, nhanh đặc biệt là máy vi tính Để đáp ứng kịp thời nhu cầu của việc xử lý thông tin một cách nhanh nhạy, có những quyết định kịp thời, phù hợp, nhiều doanh nghiệp

đã nhận thấy ưu điểm và hiệu quả của việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán Ngày nay, khi công nghệ máy vi tính phát triển như vũ bão, đặc biệt là ứng dụng của máy vi tính vào hầu hết các công việc đều rât hiệu quả, vì vậy Công ty nên thực hiện công tác kế toán trên máy Muốn làm được điều này thì việc tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu sâu sắc về kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính

Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính, việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cần được sắp xếp lại cho phù hợp với nội dung công việc và khả năng , trình độ của cán bộ kế toán Dần từng bước tổ chức lại hệ thống chứng từ, hệ thống sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết có kết cấu đơn giản Trên cơ sở ứng dụng máy vi tính

sẽ đẩy nhanh tiến độ của công tác kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép,

số lượng sổ sách, giảm bớt những công đoạn không cần thiết để phát huy hết khả năng, năng lực của nhân viên kế toán tránh ùn tắc công tác hạch toán kế toán nhằm khai thác số liệu một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất

2 Hiệu quả của giải pháp

Trên cơ sở kết hợp giữa lý luận và thực tế công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Hương Thuỷ và với vốn kiến thức nhỏ của mình em đã nêu lên một số giải pháp, kiến nghị không nằm ngoài mục đích là hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Những kiến nghị nêu trên là

có khả năng thực hiện trong thực tế công tác kế toán ở đơn vị bởi vì: xuất phát từ yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh ở công ty cần phân loại hoạt động kinh doanh, chi phí và thu nhập theo từng hoạt động để giám sát việc thực hiện kế hoạch kinh doanh Đồng thời, cùng với hình thức kế toán của Công ty và phục vụ việc quản lý, thực hiện công tác kế toán quản trị phức tạp thì việc ứng dụng tin học vào làm kế toán là rất cần thiết Nó sẽ tạo ra khả năng giảm bớt được công việc của

kế toán, đảm bảo tính chính xác, kịp thời của thông tin cũng như hoàn thành được báo cáo kế toán theo đúng quy định

Xuất phát từ tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán ở Công ty, cán bộ kế toán đều có trình độ và kinh nghiệm trong công tác kế toán, công việc được phân công rõ ràng đồng thời có mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán với nhau,

do đó nếu áp dụng thì những kiến nghị trên sẽ thực hiện được và đem lại hiệu quả trong công việc