Tạo động lực cho nhân viên tại Viện nghiên cứu chiến lược, chính sách công nghiệp - Bộ công thương

Những vấn đề cần tập trung giải quyết là: rà soát các yếu tố cấu thành tiền lương, bao gồm: Mức lương cơ sở (tiền lương tối thiểu); hệ thống thang lương, bảng lương; chế [r]

1 Tính cấp thiết của đề tài

Viện Nghiên cứu chiến lược, chính sách công nghiệp (sau đây xin gọi là Viện hoặc Viện NCCLCSCN) là cơ quan nghiên cứu khoa học trực thuộc Bộ Công Thương Công việc của Viện là thực hiện các nghiên cứu khoa học, xây dựng và đề xuất cơ chế chính sách, chiến lược phát triển các lĩnh vực công nghiệp Môi trường nghiên cứu đặc thù yêu cầu cán bộ nhân viên (CBNV)phải thực sự đam mê công viêc, không ngừng học hỏi, tập trung và chính xác trong nghiên cứu, sáng tạo Chính vì vậy công tác tạo động lực làm việc cho nhân viên là rất quan trọng.Trong thời gian qua Viện đã có những biện pháp tích cực nhằm tạo động lực làm việc, tuy nhiên nhìn chung còn chưa thực sự hiệu quả.Mặt khác các biện pháp tạo động lực làm việc cũng cần thường xuyên cải tiến, thay đổi, làm mới cho phù hợp với tình hình phát triển của Viện và của toàn xã hội

Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết đó tôi chọn đề tài “Tạo động lực cho nhân viên tại Viện Nghiên cứu chiến lược, chính sách công nghiệp – Bộ Công Thương” làm nghiên cứu của mình Mục tiêu của đề tài là phân tích, xác định rõ các nguyên nhân làm hạn chế động lực lao động của nhân viên Viện NCCLCSCN hiện nay, từ

đó đề xuất một số giải pháp có tính thực tiễn nhằm tạo động lực cao nhất, thúc đẩy nhân viên của Viện NCCLCSCN tự nguyện cống hiến và phát huy hết năng lực của mình

2 Cơ sở lý luận về công tác tạo động lực cho người lao động

Động lực lao động là những nhân tố bên trong mỗi cá nhân người lao động, kích thích bản thân người lao động nỗ lực làm việc với sự khao khác và tự nguyện nhằm đạt được các mục tiêu của cá nhân và mục tiêu của tổ chức Động lực lao động có tác dụng chi phối, thúc đẩy người lao động suy nghĩ, hành động và tác động rất lớn đến việc thực hiện công việc của mỗi cá nhân.Tạo động lựclao động là

hệ thống các chính sách, biện pháp quản lý, nhằm kích thích người lao động làm

việc một cách tự nguyện, say mê, nhiệt tình và đạt hiệu quả cao hơn trong công việc

Nghiên cứu này sử dụng chủ yếu 02 học thuyết là: hệ thống nhu cầu của Maslow và hệ thống hai yếu tố của F Herzberg.Hệ thống nhu cầu của Maslowcho rằng trong mỗi con người bao giờ cũng tồn tại một hệ thống phức tạp gồm 5 nhóm nhu cầu, xếp theo 5 thứ bậc từ thấp đến cao Ban đầu là các nhu cầu về sinh lý, tiếp theo là đến các nhu cầu về an toàn, xã hội, nhu cầu tôn trọng và tự hoàn thiện mình.Khi một nhu cầu của người lao động cơ bản được thỏa mãn thì sẽ không còn tạo ra động lực lao động và người lao động mong muốn được đáp ứng nhu cầu tiếp sau đó Để tạo động lực lao động, người quản lý cần hiểu nhu cầu của nhân viên đang ở đâu trong hệ thống và hướng vào sự thỏa mãn các nhu cầu đó

Học thuyết về hệ thống hai yếu tố của F Herzberg dựa trên cơ sở quan điểm tạo động lực là kết quả của sự tác động trên nhiều yếu tố Học thuyết này phân ra làm hai yếu tố có tác dụng tạo động lực là:

- Nhóm một bao gồm các yếu tố thúc đẩy để tạo động lực và sự thỏa mãn,

đó là các yếu tố thuộc về bên trong công việc: Sự thành đạt; Sự thừa nhận thành tích; Bản chất bên trong của công việc; Trách nhiệm lao động; Sự thăng tiến Khi các nhu cầu này được đáp ứng thì sẽ tạo động lực và sự thỏa mãn trong công việc

- Nhóm hai là các yếu tố duy trì, bao gồm các yếu tố thuộc về môi trường tổ

chức như:Các chính sách và các chế độ quản trị của công ty;Sự giám sát công việc;Tiền lương;Các quan hệ con người;Các điều kiện làm việc Khi các yếu tố duy trì được tổ chức tốt thì sẽ có tác dụng ngăn ngừa sự không thoả mãn đối với công

việc

Bên cạnh đó, luận văn cũng nghiên cứu, làm rõ các yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm việc của người lao động và các công cụ tạo động lực cho người lao

động

3 Thực trạng hoạt động tạo động lực cho nhân viên tại Viện Nghiên cứu chiến lược, chính sách công nghiệp

Viện NCCLCSCN là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ Công Thương Viện có chức năng nghiên cứu chiến lược, quy hoạch, nghiên cứu, tư vấn

đề xuất cơ chế, chính sách, giải pháp quản lý về phát triển công nghiệp; tổ chức các hoạt động thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và phát triển công nghiệp; tư vấn, xúc tiến đầu tư và chuyển giao công nghệ; đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ và doanh nghiệp về phát triển công nghiệp.Năm 2013, tổng số CBNV là 86 người, trong đó số lượng cán bộ, viên chức có trình độ đại học và thạc sỹ chiếm số lượng lớn

Với cơ sở lý luận đã trình bày ở trên, tác giả tìm hiểu, điều tra, phân tích thực trạng tạo động lực tại Viện NCCLCSCN Trong đó tập trung nghiên cứu vào công tác tạo động lực vật chất cho người lao động (gồm công tác tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi, các khoản phụ cấp tại Viện) và các công cụ tạo động lực phi vật chất (gồm tạo động lực thông qua công việc, tạo động lực làm việc bằng các chính sách đào tạo, phát triển nghề nghiệp, tạo động lực từ môi trường làm việc, tạo động lực từ hoạt động công nhận thành tích, khích lệ, động viên, thăng tiến) Nhằm đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên đối với các hoạt động tạo động lực lao động của Viện NCCLCSCN, tác giả cũng tiến hành điều tra, khảo sát nhân viên trong Viện Phiếu điều tra gồm 34 câu hỏi, tập trung vào 02 nội dung chính là: công tác tạo động lực vật chất và công tác tạo động lực phi vật chất cho người lao động Thông qua kết quả phân tích thực trạng và điều tra về công tác tạo động lực tại Viện, tác giả đưa ra một số nhận xét, đánh giá sau:

 Thành công

- Viện thực hiện chính sách tiền lương theo đúng quy định của Pháp luật CBNV khi đến niên hạn đều được Hội đồng lương, ngạch xét tăng lương theo quy định Viện cũng có quy chế rõ ràng về việc tăng lương trước thời hạn Ngoài tiền

lương CBNV tại Viện còn nhận được các khoản thù lao, trợ cấp đáng kể từ quỹ phòng, trung tâm và khi trực tiếp tham gia thực hiện các dự án, đề tài nghiên cứu

- Chính sách phúc lợi của Viện khá đa dạng Về phúc lợi bắt buộc, Viện thực hiện theo quy định của pháp luật, đóng đầy đủ các khoản BHXH Ngoài ra Viện cũng thực hiện một số hoạt động phúc lợi như: các khoản chi kỷ niệm các ngày lễ, tết, có quà khuyến học cho các cháu là con nhân viên có thành tích học tập tốt; tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm; quà cho nhân viên nữ vào ngày 08/3 và 20/10…

- Công tác ký kết hợp đồng được thực hiện nghiêm túc theo các quy định của Nhà nước Người lao động được bố trí thực hiện các công việc phù hợp, được tạo điều kiện làm việc và tích lũy kinh nghiệm, qua đó đã tạo tâm lý ổn định, giúp người lao động an tâm cống hiến và phát huy năng lực chuyên môn

- Về công tác đào tạo, Viện tích cực khuyến khích, tạo điều kiện về thời gian

để người lao động tham gia các khóa đào tạo, nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật kiến thức mới

- Từ tháng 5/2013, Viện đã chuyển về trụ sở làm việc mới với cơ sở vật chất khang trang, tiện nghi Viện cũng cung cấp khá đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công việc, tạo môi trường làm việc thuận lợi cho người lao động

- Viện xây dựng được văn hóa công sở khá tốt Người lao động được làm việc trong môi trường thân thiện, gần gũi Lãnh đạo Viện và đồng nghiệp quan tâm, hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau.Các tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên quan tâm, thăm hỏi, động viên đối với các CBNV có hoàn cảnh khó khăn, thăm hỏi ốm, đau, hiếu, hỷ

- Công tác công nhận thành tích, khích lệ, động viên được căn cứ theo các quy định của Nhà nước Công tác này chủ yếu diễn ra vào cuối năm, với các phần thưởng là các bằng khen, giấy khen, qua đó đã phần nào tạo động lực làm việc cho người lao động Viện cũng thực hiện quy trình đề bạt, bổ nhiệm cán bộ theo các

quy định của Nhà nước Cán bộ được bổ nhiệm phải thông qua ý kiến của tập thể lãnh đạo Viện, Đảng ủy Viện và tập thể CBNV trong đơn vị, đảm bảo sự minh bạch

 Hạn chế và nguyên nhân

- Mức lương thấp so với mặt bằng chung của xã hội, chưa đảm bảo cuộc sống cho người lao động Mặt khác hệ số lương chủ yếu dựa theo thâm niên công tác, không gắn với trình độ, vị trí và kết quả thực hiện công việc của người lao động, giãn cách giữa các ngạch, bậc nhỏ đã dẫn tới tính bình quân, dàn trải trong chi trả lương

- Công tác tiền thưởng tại Viện không đa dạng, chỉ thực hiện vào cuối năm, mang tính cào bằng và không căn cứ vào kết quả làm việc của CBNV, vì vậy ít có tác dụng tạo động lực lao động Chính sách phúc lợi của Viện khá phong phú nhưng những năm gần đây, các khoản phúc lợi có xu hướng giảm dần Nguyên nhân chính là do Viện chưa cân đối được nguồn kinh phí hoạt động Nguồn NSNN cấp giảm đáng kể trong khi Viện chưa đẩy mạnh được các hoạt động, dịch vụ có thu

- Viện chưa xây dựng được quy trình làm việc rõ ràng, phân rõ vị trí, quyền hạn, trách nhiệm của mỗi đơn vị và cá nhân Bản Quy chế làm việc của Viện đã cũ, không được cập nhật và bổ sung thường xuyên Công tác phân tích công việc chưa được lãnh đạo Viện quan tâm đúng mức, Viện chưa ban hành các bản mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc cho các vị trí công tác Người lao động còn chưa hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của mình trong thực hiện công việc đồng thời cũng gây khó khăn cho công tác tuyển dụng và đánh giá mức độ hoàn thành công việc

- Công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc không được diễn ra thường xuyên Viện chỉ đánh giá thông qua việc đánh giá viên chức hàng năm Các hạng mục đánh giá còn chung chung, mang tính khẩu hiệu, khó lượng hóa Mặt

khác việc đánh giá chưa được thực hiện một cách khách quan, còn xuất hiện tâm lý

cả nể, e ngại khi bình xét Người lao động chưa hài lòng với sự rõ ràng, minh bạch của hệ thống đánh giá mức độ hoàn thành công việc Viên chức được đánh giá hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ cũng không nhận được mức thưởng hay chế độ đãi ngộ cao hơn

- Hoạt động tổ chức đào tạo tại Viện còn rất hạn chế Viện cũng chưa có quy trình cụ thể cho việc lên kế hoạch và tổ chức các khóa đào tạo trong nội bộ Viện Nguyên nhân chính là do ngân quỹ dành cho hoạt động đào tạo không ổn định và rất nhỏ Nhu cầu đào tạo chưa được thỏa mãn của người lao động, đặc biệt là những người lao động trẻ tuổi, khiến họ cảm thấy ít có cơ hội được học hỏi, nâng cao trình độ và kỹ năng làm việc, do đó cũng khó gắn bó về lâu dài với Viện

- Viện ít tổ chức các hoạt động sinh hoạt tập thể như tổ chức tham quan nghỉ mát cho toàn thể CBNV, tổ chức các giải thể thao, văn nghệ, liên hoan, giao lưu trong Viện Vì vậy người lao động ít có cơ hội vui chơi, giao lưu với nhau, qua đó hợp tác tốt hơn trong công việc Viện cũng chưa phát động được các phong trào thi đua tích cực trong CBNV nhằm tạo không khí vui vẻ, cởi mở, phấn khởi cho người lao động

- Trong công tác động viên, khen thưởng, các tiêu chuẩn cho các danh hiệu thi đua còn chưa cụ thể, rõ ràng Các danh hiệu thi đua cũng được “phân chia” cho các đơn vị, căn cứ vào số lượng CBNV trong đơn vị đó mà chưa căn cứ trên hiệu quả làm việc của từng đơn vị Việc công nhận thành tích và khen thưởng chỉ được thực hiện vào cuối năm, không đảm bảo tính kịp thời, làm giảm động lực phấn đấu của người lao động Chính vì vậy tồn tại một bộ phận, đặc biệt là các CBNV có thâm niên công tác tại Viện, không hài lòng với công tác này

- Các chức danh như trưởng phòng, phó trưởng phòng, giám đốc, phó giám đốc trung tâm chưa được quy hoạch cụ thể Vì vậy Viện chưa có được kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phù hợp cho các đối tượng này Mặt khác việc không quy

hoạch các vị trí quản lý ở cấp thấp (trưởng phòng, phó trưởng phòng), là các vị trí

mà người lao động dễ đạt được, cũng làm giảm động lực lao động của người lao động

- Viện chưa có tiêu chuẩn, yêu cầu cụ thể đối với từng chức danh quản lý, lãnh đạo vì vậy người lao động gặp khó khăn trong việc xác định mục tiêu phấn đấu, kế hoạch hóa việc đào tạo và tích lũy kinh nghiệm nhằm đạt được những yêu cầu của các vị trí quản lý, lãnh đạo này Việc chưa có tiêu chuẩn cụ thể cũng làm giảm sự minh bạch trong công tác quy hoạch, bổ nhiệm cán bộ

4 Giải pháp hoàn thiện công tác tạo động lực cho nhân viên Viện Nghiên cứu chiến lược, chính sách công nghiệp

4.1 Giải pháp tạo động lực vật chất

Chính sách tiền lương cho cán bộ công chức, viên chức hiện nay còn tồn tại nhiều bất cập Những vấn đề cần tập trung giải quyết là: rà soát các yếu tố cấu thành tiền lương, bao gồm: Mức lương cơ sở (tiền lương tối thiểu); hệ thống thang lương, bảng lương; chế độ phụ cấp lương.Cần hướng tới việc trả lương theo chức danh và theo vị trí công việc cũng như khả năng hoàn thành nhiệm vụ của từng công chức, viên chức Bên cạnh Viện cần tập trung thực hiện một số công việc sau:Đảm bảo, ổn định nguồn kinh phí cấp từ Bộ Công Thương; Phát triển các hoạt động có thu; Tiết kiệm hơn nữa trong chi phí hoạt động

Đối với công tác tiền thưởng, cần tăng quỹ khen thưởng để đảm bảo mỗi mức tiền thưởng phải tương đối có giá trị.Nghiên cứu đưa ra tiêu chí xét thưởng cụ thể, rõ ràng, minh bạch Khi xét thưởng Viện cần dựa vào kết quả thực hiện công việc của CBNV để đưa ra mức tiền thưởng cụ thể Ngoài hình thức thưởng cuối năm như hiện nay, đề xuất một số hình thức thưởng sau: Thưởng cán bộ hoàn thành xuất sắc công việc (3 tháng hoặc 6 tháng một lần); thưởng đột xuất cho cán

bộ chủ động tìm kiếm được dự án, công việc mới; thưởng cho cán bộ có các nghiên cứu, dự án, công việc nâng cao được uy tín, thương hiệu của Viện

Trong thời gian gần đây, việc cắt giảm các khoản phúc lợi đã tạo tâm lý không tốt cho người lao động vì vậy Viện cần cải thiện hơn nữa công tác này Quỹ phúc lợi của Viện cần phải được tăng lên để đảm bảo hoạt động này diễn ra thường xuyên liên tục Chế độ phụ cấp của Viện cũng cần được bổ sung thêm để tương xứng với những gì mà người lao động đã bỏ ra, tạo tâm lý thoải mái khi làm việc

và sự cống hiến hết mình cho tổ chức

4.2 Giải pháp tạo động lực phi vật chất

 Hoàn thiện công tác tạo động lực thông qua công việc

Đối với công tác phân công, giao việc, Viện cần căn cứ chặt chẽ trên chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị Cần liên tục rà xoát, điều chỉnh chức năng, nhiệm

vụ cho phù hợp với định hướng và hoạt động của từng đơn vị Công tác phân công, giao nhiệm vụ trong các đơn vị, giữa chủ nhiệm đề tài và thành viên nhóm nghiên cứu cũng cần cải tiến theo hướng rõ ràng, rành mạch và công bằng hơn nữa Kinh phí thực hiện đề tài, các khoản phụ cấp cho cá nhân người lao động cũng cần làm

rõ và phải căn cứ vào nội dung công việc, kết quả công việc thực hiện mà có mức phân chia thù lao phù hợp

Hiện nay Viện chưa chú trọng thực hiện công tác phân tích công việc, phân tích công việc sẽ giúp lãnh đạo Viện đưa ra các quyết định nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đề bạt và thực hiện chế độ lương, thưởng dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứ không mang tính chủ quan hay dựa trên các tiêu chí

mơ hồ.Kết quả của công tác phân tích công việc là các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của từng vị trí công việc

 Đổi mới công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc

Để công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc thật sự hiệu quả, công bằng, hệ thống đánh giá phải được thiết kế khoa học, các tiêu thức đánh giá phải rõ ràng, cụ thể, phương pháp đánh giá phải hợp lý, minh bạch Viện có thể tổ chức đánh giá dưới nhiều góc độ:1) Cán bộ nghiên cứu tự đánh giá; 2) Tập thể người lao động đánh giá; 3) Cấp trên trực tiếp đánh giá nhân viên; 4) Hội đồng thi đua, khen thưởng đánh giá nhân viên Đánh giá thực hiện công việc cũng phải được tiến hành định kỳ, thường xuyên (thường là 3 tháng một lần) để những thành tích tốt của CBNV sớm được công nhận và phát huy.Khi đánh giá thực hiện công việc phải căn

cứ vào kết quả phân tích công việc

Viện cần áp dụng triệt để kết quả đánh giá thực hiện công việc vào việc nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, đề bạt, thăng tiến cho CBNV Mặt khác, thông qua việc đánh giá kết quả làm việc, Viện cũng cần cung cấp cho người lao động những thông tin phản hồi, giúp cho họ tự nhận ra những ưu khuyết điểm của mình và những hành vi cần khắc phục sửa chữa Đó là một động lực lớn cho người lao động thay đổi hành vi theo chiều hướng tích cực và cải thiện khả năng làm việc của mình

 Đẩy mạnh công tác đào tạo và phát triển

Viện cần đưa ra kế hoạch đào tạo hợp lý dựa vào nhu cầu thực tế của Viện

và nhu cầu cá nhân người lao động Các khoá học này phải được lên kế hoạch rõ ràng, cụ thể về nội dung, số lượng, chất lượng đào tạo.Viện cần xây dựng quy trình

cụ thể cho hoạt động đào tạo Căn cứ theo chức năng, Viện có thể giao bộ phận Văn phòng Viện thực hiện công việc này Tích cực phối hợp, hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước, giới thiệu CBNV của Viện tham gia đào tạo, nâng cao trình độ.Đối với những cán bộ được Viện cử đi đào tạo, Viện có thể căn cứ vào nội dung, yêu cầu người được cử đi học phải hướng dẫn, đào tạo lại cho đồng nghiệp trong Viện Viện có thể tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề hàng tháng để CBNV

giao lưu, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau Chương trình các buổi hội thảo chuyên đề

có thể giao Hội đồng khoa học Viện nghiên cứu và đề xuất nội dung

Tập trung, ưu tiên giải quyết nhu cầu đào tạo của các cán bộ trẻ, xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp với những cán bộ có thâm niên công tác.Cùng với công tác đào tạo và phát triển Viện cũng cần phải có kế hoạch sử dụng lao động sau đào tạo một cách nhanh chóng, hợp lý, hiệu quả

 Đổi mới công tác công nhận thành tích, động viên, khen thưởng

Viện cần làm rõ lợi ích của công tác thi đua, khen thưởng, gắn thi đua, khen thưởng với lợi ích vật chất, tinh thần, thăng tiến rõ ràng Thảo luận và cụ thể hóa các tiêu chuẩn của Luật thi đua, khen thưởng một cách hợp lý nhất, đánh giá toàn diện các yếu tố, đặc biệt là kết quả đánh giá thực hiện công việc, xóa bỏ đánh giá cảm tính Cải thiện công tác đánh giá thi đua, đảm bảo công bằng, khoa học, đúng công trạng, tránh bệnh thành tích

Nhằm đảm bảo động viên, khuyến khích kịp thời, Viện có thể thực hiện 3 tháng, 6 tháng một lần bằng việc trao tặng các bằng khen, giấy khen của Viện trưởng cho các đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc Đề cao các đơn vị, CBNV gương mẫu, tiên phong, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Cải tiến phương pháp phê bình, góp ý sao cho CBNV có thêm động lực phấn đấu Khơi dậy lòng tự trọng, noi gương tốt trong công việc cho CBNV

 Hoàn thiện công tác đề bạt, thăng tiến

Viện cần làm rõ các tiêu chuẩn thăng tiến, chú trọng vào năng lực công tác, phẩm chất, thành tích và cống hiến Đảm bảo công bằng và tạo điều kiện cho mọi người cùng có cơ hội thăng tiến, như vậy mới tạo được niềm tin cho người lao động và kích thích họ làm việc.Viện cần quy hoạch các chức danh trưởng, phó phòng, giám đốc, phó giám đốc trung tâm Chú trọng quy hoạch các cán bộ trẻ, có đạo đức và năng lực cần có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cho nhóm đối tượng được quy hoạch