THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV–VT VÀ TM VIỆT HOA

Từ ngày thành lập cho đến nay, công ty Việt Hoa đã tạo dựng cho mình một hìnhảnh cũng như một thế đứng vững chắc về các hoạt động vận tải và giao nhận, đăc biệt là kinh doanh xuất nhập k

THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DV–VT VÀ TM VIỆT HOA

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH DV–VT & TM Việt Hoa

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH DV-VT & TM Việt Hoa

 Gíới thiệu chung

Dịch vụ vận tải, giao nhận ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quan trọngcủa mình trong quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế đối ngoại Từ khi nước ta mởrộng giao thương với các nước trên thế giới, nhiều công ty nước ngoài thấy được ViệtNam là thị trường tiềm năng Từ đó đẩy mạnh hoạt động XNK vào nước ta Sự pháttriển đó tất yếu dẫn đến sự gia tăng nhu cầu về dịch vụ Để đáp ứng được điều này,giao nhận và kho vận Việt Nam đã có những thay đổi kịp thời nhằm thỏa mãn nhu cầu

về dịch vụ giao nhận cũng như nhu cầu chuyên chở hàng hóa, góp phần thúc đẩy nềnkinh tế phát triển, tăng trưởng và mở rộng thị trường vận tải giao nhận containerđường biển

Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải Thương Mại Việt Hoa là một trong nhữngcông ty ra đời trong hoàn cảnh trên Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Vận TảiViệt Hoa được thành lập vào tháng 9 năm 1995 theo Giấy phép Kinh doanh số

4102000806 do Sở Kế Hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp

 Tên giao dịch tiếng việt: Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương Mại Việt Hoa.

 Tên giao dịch quốc tế: Viethoa Transport Service & Trading Co.,Ltd.

 Vốn điều lệ: 5.000.000 USD

 Tổng Giám đốc: Ông Dương Thành Khuấn

 Số lượng nhân viên: 300 nhân viên

 Mạng lưới: 01 trụ sở chính, 04 chi nhánh, 01 công ty liên doanh, kho hàng bãiđậu xe, liên kết rộng khắp với hãng tàu, hãng hàng không, đại lý hãng tàu rộng khắpcác tỉnh, thành phố lớn của Việt Nam và toàn thế giới

- Văn phòng chính: 284 Nguyễn Tất Thành, phường 13, quận 04, Tp HCM

 Điện thoại: (84) 8 904 2520/ (84) 8 825 3969

 Fax: (84) 8 940 2601

 Website: http://www.viethoagroup.com

+ Chi nhánh 2: mới được thành lâp

 Địa chỉ: Số 30, đường 17, khu B, phường An Phú, quận 2, tp: HCM

- Tháng 09/2005 Việt Hoa Group Việt Nam là một trong những doanh nghiệp,

có các giải pháp sáng tạo phát triển thị trường

Từ ngày thành lập cho đến nay, công ty Việt Hoa đã tạo dựng cho mình một hìnhảnh cũng như một thế đứng vững chắc về các hoạt động vận tải và giao nhận, đăc biệt

là kinh doanh xuất nhập khẩu và đã thiết lập những mối quan hệ khá bền vững vớinhiều khách hàng trong và ngoài nước Công ty luôn hoạt động theo phương châm:

 Uy tín, tận tâm

 An toàn chất lượng

 Mọi lúc mọi nơi

 Giá cả cạnh tranh 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TỔNG GIÁM

ĐỐC

¨ Dịch vụ vận tải

- Vận tải nội địa

- Đại lý vận tải quốc tế bằng đường biển và hàng không

¨ Uỷ thác Xuất Nhập Khẩu

- Xuất, Nhập khẩu hàng đi các nước

- Kí kết hợp đồng thương mại

¨ Dịch vụ giao nhận

- Giao nhận hàng hoá nội địa, gom hàng

- Dịch vụ thủ tục hàng hoá XNK, hàng chuyển cửa khẩu…

¨ Kinh doanh kho bãi

- Kinh doanh kho bãi trung chuyển phục vụ cho việc tập kết hàng xuất nhậpkhẩu của các đơn vị kí gửi

¨ Đại lý giao nhận cho các công ty ở nước ngoài

- Hiện nay, Việt Hoa đang làm đại lý cho các công ty giao nhận hàng hoá lớn ởcác nước: HongKong, Nhật, Trung Quốc, EU và Mỹ Các dịch vụ do đại lý cung cấpbao gồm: Liên lạc với hãng tàu, liên lạc với hãng tàu thông báo cho khách hàng

2.1.3 Hệ thống tổ chức của công ty

 Sơ đồ tổ chức của công ty

Hiện tại số nhân viên của công ty 300 người, được phân bổ trải đều các phòngban: phòng hành chính, phòng kinh doanh, phòng kế toán tài vụ Nhân viên phòngkinh doanh bao gồm nhân viên của đại lý tàu biển, bộ phận kinh doanh XNK, bộ phậnkho – vận tải ô tô và bộ phận giao nhận

(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự)

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty

 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

- Cơ quan quản lý

Giám đốc là người có quyền cao nhất ra các quyết định, giao công việc cho cấpdưới và chịu trách nhiệm trước ban quản trị

Phó giám đốc là người có quyền cao thứ hai trong công ty nhưng vẫn chịu sự chỉđạo trực tiếp của giám đốc, có trách nhiệm về các lĩnh vực và thực hiện các công việckhi giám đốc đi công tác

- Cơ quan chức năng

+ Phòng kế toán tài vụ : Phụ trách thu chi của công ty, lên sổ sách kế toán , đánh

giá tình hình hoạt động của công ty

Cung cấp các số liệu, thông tin thực hiện để phục vụ công tác dự báo và quản lýcác mặt nghiệp vụ của các phòng khác Đứng đầu các phòng là trưởng phòng cónhiệm vụ điều hành phòng mình hoạt động theo chuyên môn

+ Phòng hành chính: Phụ trách công việc quản trị, tuyển dụng về quản lý nhân sự

trong công ty, tổ chức lao động và an toàn lao động, xem xét đến tình hình thực hiệncác quyết định mức lao động và năng suất lao động

+ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: bộ phận quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức

của công ty, thực hiện hầu hết các công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh củacông ty

- Các bộ phận

 Bộ phận đại lý tàu biển

Theo dõi lịch tàu và thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, chịu trách nhiệm liên hệ với hãng tàu trong và ngoài nước, thu cước cho công ty nếu là cước trả sau, làm các chứng từ và thủ tục Hải Quan cho khách

 Bộ phận kho và vận tải

Chịu trách nhiệm quản lý hàng hoá trong kho, thực hiện theo đúng yêu cầu kỹthuật của từng loại hàng Quản lý đội xe chở container, hệ thống kho riêng và tổ chứcviệc chở hàng cho công ty

 Bộ phận giao nhận

Thực hiện tất cả các nội dung công việc trong hoạt động kinh doanh XNK : từkhi lên chứng từ đến khi hoàn tất thủ tục xuất hàng nước ngoài hoặc nhập hàng về khocủa doanh ngiệp đăng ký làm dịch vụ

Tổ chức điều hành các hoạt động kinh doanh XNK các mặt hàng phục vụ chokhách hàng Giải quyết mọi vướng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứtđiểm cho từng lô hàng Tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo uy tín tốt đối với kháchhàng

 Bộ phận uỷ thác XNK

Với danh nghĩa của công ty, Việt Hoa giúp các khách hàng làm thủ tục XNK.Thực hiện các công việc phải làm để XNK lô hàng của khách hàng yêu cầu Vănphòng đại diện (các chi nhánh): thuộc sự quản lý trực tiếp của văn phòng chính.

 Cơ sở vật chất của công ty

- Kho :1 nhà kho – Địa chỉ : 79C Đỗ Xuân Hợp, P Phước Bình, Quận 9,TP HồChí Minh

- Đội xe : 40 đầu xe chở container, 15 xe vận tải chở hàng

2.1.4 Tình hình nhân sự của công ty

Đội ngũ nhân viên hiện nay hầu hết đã được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ , cókinh nghiệm thực tế và nhiệt tình đối với công việc Mỗi cá nhân được bố trí, phâncông công việc cụ thể, một cách chặt chẽ, chuyên môn hóa theo từng lĩnh vực hoạtđộng

- Phòng kinh doanh: 200 người

- Phòng kế toán – tài vụ: 20 người

- Phòng tài chính: 30 người, Phòng khai thác: 50 người

Với trình độ: + Trên đaị học: 8 người chiếm 2,7%

+ Đaị học : 50 người chiếm 16,6%

+ Cao đẳng : 142 người chiếm 47,4%

+ Trung cấp: 100 người chiếm 33,3%

Nhìn chung cơ cấu trình độ này tương đối hoàn chỉnh

2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2008-2010

2.1.5.1 Kết quả kinh doanh

Bảng 2.1 – Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2008 – 2010

Đơn vị tính: Triệu đồng

2008

Năm 2009

Năm 2010

Chênh lệch 2009/2008 2010/2009 Giá

trị

Tỷ trọng (%)

Giá trị

Tỷ trọng (%) Doanh thu

Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010

Hình 2.2: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2008 – 2010

- Qua bảng về tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2008 – 2010 cho thấy lợinhuận năm 2010 đạt cao nhất, và lợi nhuận năm 2009 thấp nhất Điều này cho thấytrong năm 2010 công ty có những bước phát triển tốt nhưng năm 2009 kinh doanhchưa hiệu quả

 Năm 2009 lợi nhuận giảm đáng kể so với năm 2008, trong đó lợi nhuận trướcthuế giảm 1.110 triệu đồng tương ứng tỷ lệ giảm là 16,42%, lợi nhuận sau thuế giảm

832 triệu đồng tương ứng tỷ lệ giảm là 16,42% Nguyên nhân lợi nhuận giảm là do hainhân tố sau:

 Doanh thu năm 2009 giảm so với năm 2008 là 2.073 triệu đồng tương ứng tỷ

lệ giảm là 9,97%, đã làm cho lợi nhuận của công ty giảm Nguyên nhân là docông ty chịu sự ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế làm cho nhu cầu vềdịch vụ của khách hàng giảm đáng kể, làm giảm phần lớn nguồn thu của côngty

 Chi phí năm 2009 giảm so với năm 2008 là 962 triệu đồng, tương ứng tỷ lệgiảm là 6,86% đã góp phần làm cho lợi nhuận của công ty tăng Nguyên nhân

là do năm 2009 công ty đã tiết kiệm chi phí bằng cách tận dụng những cơ sở kỹthuật hiện có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không đầu tư nhiều vàomáy móc thiết bị mới, và nhu cầu khách hàng giảm nên dẫn đến việc chi phícũng giảm

Tuy nhiên do doanh thu giảm khá nhiều so với chi phí nên lợi nhuận thu đượcnăm 2009 đạt không cao, điều này chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty trongnăm 2009 không hiệu quả Mặc dù vào thời điểm khủng hoảng, doanh thu có sụt giảmnhưng công ty đã biết cắt giảm các chi phí không thật cần thiết

 Năm 2010 lợi nhuận tăng so với năm 2009, trong đó lợi nhuận trước thuế tăng1.702 triệu đồng tương ứng tỷ lệ tăng là 30,12%, lợi nhuận sau thuế tăng 1.276 triệuđồng tương ứng tỷ lệ tăng là 30,12% Nguyên nhân lợi nhuận tăng là do hai nhân tốsau:

 Doanh thu năm 2010 tăng so với năm 2009 là 6.139 triệu đồng, tương ứng tỷ

lệ tăng là 32,83% Điều này làm cho lợi nhuận của công ty tăng Nguyên nhâncủa việc tăng này là do tình hình kinh tế thị trường đã có hướng khôi phục trởlại, nhu cầu của khách hàng đã tăng lên nên công ty đã gia tăng hoạt động dịch

vụ của mình

 Chi phí năm 2010 tăng so với năm 2009 là 4.437 triệu đồng, tương ứng tỷ lệtăng là 34 % làm cho lợi nhuận của công ty giảm Chi phí tăng là do nhu cầu vềdịch vụ giao nhận tại công ty đang tăng dần

Nhìn chung năm 2010 tình hình kinh doanh của công ty đã dần có hướng pháttriển tốt hơn năm 2009, công ty cũng đã có những biện pháp nhằm kích thích, đẩymạnh hoạt động kinh doanh về nhiều mặt, tuy nhiên tốc độ tăng của doanh thu 2010vẫn không tăng tương ứng với tốc độ tăng của chi phí Vì vậy lợi nhuận của công tychưa đạt hiệu quả cao như mong đợi Trong tương lai công ty cần phải nỗ lực để đẩymạnh sự phát triển hơn nữa

2.1.5.2 Doanh thu theo cơ cấu dịch vụ

Đại lý tàu biển

KD kho bãi &

Hình 2.3: Tỷ trọng cơ cấu dịch vụ của công ty 2008 – 2010

Qua bảng cơ cấu dịch vụ trên cho thấy doanh thu của các ngành dịch vụ củacông ty năm 2009 giảm sút so với năm 2008 là 2.073 triệu đồng tương ứng tỷ lệ giảm

là 9.97%, và tăng trở lại vào năm 2010 so với 2009 là 6.140 triệu đồng tương ứng tỷ lệtăng là 32.83%

- Dịch vụ kinh doanh xuất- nhập khẩu

+ Năm 2009: Doanh thu dịch vụ kinh doanh xuất- nhập khẩu giảm so với năm

2008 là 870 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 8,21 % Nguyên nhân là do ảnh hưởngcủa cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã làm cho tình hình xuất- nhập khẩu chungcủa cả nước ta gặp nhiều khó khăn, vì vậy nhu cầu của khách hàng về dịch vụ kinhdoanh xuất- nhập khẩu cũng giảm đáng kể

+ Năm 2010: Doanh thu dịch vụ kinh doanh xuất- nhập khẩu năm 2010 tăng sovới năm 2009 là 3.192 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 32,83% Nguyên nhân là dotình hình kinh tế của nước ta đã có sự tăng trưởng, có sự phục hồi nhanh trở lại, nhucầu của khách hàng về dịch vụ xuất nhập khẩu tăng lên.

- Dịch vụ đại lý tàu biển

+ Năm 2009: Doanh thu dịch vụ đại lý tàu biển năm 2009 giảm so với năm 2008

là 913 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 16,90 % Nguyên nhân là do dịch vụ kinhdoanh xuất- nhập khẩu giảm đã tác động làm cho nhu cầu về dịch vụ này cũng giảmmạnh

+ Năm 2010: Doanh thu dịch vụ đại lý tàu biển năm 2010 tăng so với năm 2009

là 1.971 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 43,91% Nguyên nhân là do dịch vụ kinhdoanh xuất- nhập khẩu tăng góp phần làm tăng lượng khách hàng, tăng lượng hàng vàđem lại doanh thu cho công ty

- Dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận tải hàng hóa

Đây là loại hình dịch vụ mà đòi hỏi công ty phải đầu tư hơn nữa về cơ sở hạ tầngcũng như vấn đề về vốn để có thể đấy mạnh loại hình dịch vụ này

+ Năm 2009: Doanh thu dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận tải năm 2009 giảm sovới năm 2008 là 290 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 6,06 % Do hoạt động kinhdoanh xuất- nhập khẩu giảm, vì vậy nhu cầu về dịch vụ và kho bãi cũng giảm đáng kể.+ Năm 2010: Doanh thu dịch vụ kinh doanh kho bãi và vận tải năm 2010 tăng sovới năm 2009 là 977 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 21,76% Nguyên nhân do dịch

vụ kinh doanh xuất- nhập khẩu tăng nên nó cũng tăng

Do cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu kéo dài đã làm cho tình hình xuất- nhậpkhẩu của nước ta gặp nhiều khó khăn Công ty Việt Hoa cũng chịu ảnh hưởng mạnh

từ cuộc khủng hoảng này Năm 2010 doanh thu tăng trở lại một cách đáng kể là do tácđộng rất lớn từ tình hình xuất- nhập khẩu của cả nước Nhờ chính sách hỗ trợ cũngnhư đẩy mạnh xuất khẩu của chính phủ mà tình hình kinh tế nước ta có chiều hướngtốt hơn Xuất khẩu của cả nước trong năm 2010 đã tăng đáng kể và nhập khẩu cũngtăng về các nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất

2.1.5.3 Doanh thu theo phương thức giao nhận

Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010

Hình 2.4: Tỷ trọng phương thức giao nhận của công ty 2008- 2010

Qua bảng số liệu về phương thức giao nhận từ năm 2008 - 2010 cho thấy tổngdoanh thu năm 2009 giảm so với năm 2008 là 870 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là8,2 % Doanh thu theo phương thức giao nhận năm 2010 tăng so với năm 2009 là3.192 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 32,8% Điều này cho thấy doanh thu củacông ty đang có xu hướng tăng và phương thức giao nhận bằng đường biển thì luônchiếm tỷ trọng lớn Nguyên nhân chủ yếu là do ảnh hưởng từ khủng hoảng kinh tế thếgiới đã khiến cho nhu cầu xuất nhập hàng bị giảm sút, từ đó ảnh hưởng đến vấn đềvận tải của công ty Do vậy, để lôi kéo và giữ chân khách hàng, đồng thời mang lại lợinhuận cho công ty, công ty đã thay đổi chính sách giá rất nhiều, có nhiều lô hàng công

ty đã phải chịu hoà vốn chỉ để giữ chân khách hàng

 Doanh thu theo phương thức giao nhận 2009 giảm so với 2008 là do nhân tố:

 Phương thức giao nhận bằng đường biển năm 2009 giảm so với năm 2008 là1.008 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 15,9%

 Phương thức giao nhận bằng đường hàng không năm 2009 giảm so với năm

2008 là 218 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 8,2%

 Phương thức giao nhận bằng đường bộ năm 2009 tăng so với năm 2008 là 356triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 22,4%

Trong đó doanh thu theo phương thức giao nhận bằng đường biển là nhân tố ảnhhưởng lớn nhất làm cho tổng doanh thu 2009 giảm Nguyên nhân là do ảnh hưởng củacuộc hoảng kinh tế thế giới làm nhu cầu về dịch vụ xuất- nhập khẩu của khách hànggiảm sút Tuy nhiên công ty đã kịp thời có những biện pháp hợp lý nhằm làm giảmthiểu mức thiệt hại có thể, trong đó phương thức giao nhận bằng đường bộ năm 2009

đã tăng lên đáng kể góp phần giảm bớt thiệt hại cho công ty

 Doanh thu theo phương thức giao nhận năm 2010 tăng so với năm 20093.192 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 32,8% và việc tăng là do ảnh hưởng của 3nhân tố sau:

 Phương thức giao nhận bằng đường biển năm 2010 tăng so với năm 2009 là3.692 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 69,0%

 Phương thức giao nhận bằng đường hàng không năm 2010 tăng so với năm

2009 là 152 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ tăng là 6,3 %

 Phương thức giao nhận bằng đường bộ năm 2010 giảm so với năm 2009 là 653triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 33,6 %

Năm 2010 công ty đã đầu tư mạnh các dịch vụ liên quan đến đường biển nêndoanh thu theo phương thức giao nhận bằng đường biển tăng lên đáng kể và quyếtđịnh này càng khẳng định sự đúng đắn trong cách quản lý của công ty

2.1.5.4 Cơ cấu chi phí của Việt Hoa

Chi phí của công ty bao gồm: giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí quản lýdoanh nghiệp và chi phí khác

Bảng 2.4 : Cơ cấu chi phí của Việt Hoa 2008-2010

Đơn vị tính: Triệu đồng

2008 2009 2010

2009/2008 2010/2009 Giá

(Nguồn: Phòng Kinh doanh xuất- nhập khẩu)

+ Chi phí vốn

Chi phí vốn năm 2009 giảm 1.210 triệu đồng, tương ứng tỷ lệ giảm là 11,84%

so với năm 2008 Năm 2009, công ty thực hiện kiểm soát chặt chẽ nguồn nguyên liệuđầu vào, hạn chế tối đa việc đầu tư trang thiết bị mới làm cho chi phí vốn năm 2009giảm so với năm 2008 Năm 2010 chi phí vốn tăng lên 3.005 triệu đồng, tương ứngtăng 33,35% so với năm 2009 Nguyên nhân là do nhu cầu về dịch vụ tăng cao cùngvới việc hồi phục của nền kinh tế, vì vậy các công ty dịch vụ không đáp ứng kịp nhucầu vận chuyển nên đã ảnh hưởng đến giá cả tăng

+ Chi phí tài chính

Năm 2009 chi phí tài chính giảm so với năm 2008 là 28 triệu đồng tương ứngvới tỷ lệ giảm là 7,4% Sang đến năm 2010, chi phí này tăng lên cao, tăng 278 triệuđồng tức tăng 79,43% so với năm 2009 Nguyên nhân dẫn đến sự tăng mạnh của chiphí tài chính chủ yếu là do ảnh hưởng của chi phí lãi vay Trong năm 2008 và 2010,công ty mở rộng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nên cần mở rộng quy mô liêndoanh hợp tác, đồng thời cũng mở rộng quy mô vay vốn làm cho lãi vay tương ứngtăng

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp

Năm 2009 chi phí này giảm 44 triệu đồng, tức giảm 1,55% so với năm 2008.Sang đến năm 2010 chi phí này tăng lên mạnh so với năm 2009 như sau: tăng 796triệu đồng, tức tăng tương ứng là 28,43%

Thanh lý tờ khai Vào sổ tàu

Quyết toán với khách

hàng Chuẩn bị hàng

+ Chi phí khác

Chi phí này cũng có biến động qua các năm Năm 2009 chi phí này giảm mạnhgiảm 59 triệu đồng tức giảm về tỷ lệ là 6,21% so với năm 2008 Đến năm 2010, chiphí này tăng lên mạnh là 359 triệu đồng tức tăng tương ứng là 40,29% so với năm

2009 Nguyên nhân tăng là do trong năm 2010 công ty phải trích chi phí dự phòng vàphải trả do vi phạm hợp đồng với khách hàng

2.2 Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV- VT&TM Việt Hoa

2.2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV- VT&TM Viet Hoa

Trước khi bắt đầu quá trình giao nhận hàng hóa, công ty Việt Hoa sẽ tiến hành

ký hợp đồng dịch vụ Sau khi nhân viên bộ phận kinh doanh của Công ty thuyết phụcđược khách hàng sử dụng dịch vụ của mình, thì họ sẽ bắt đầu báo giá về dịch vụ đó.Nếu khách hàng đồng ý với mức giá mà công ty đưa ra thì hai bên sẽ tiến hành ký kếthợp đồng Tùy vào loại hình dịch vụ mà khách hàng yêu cầu thì sẽ có những mức giákhác nhau và các loại hợp đồng tương ứng khác nhau Đối với những khách hàngquen thuộc thì thủ tục sẽ đơn giản hơn rất nhiều, công ty sẽ ký một hợp đồng dài hạnvới mức giá quy định trước, và khi có nhu cầu khách hàng chỉ cần gọi điện thoại đếnViệt Hoa thì sẽ được nhân viên Công ty cung cấp dịch vụ tức thời

Quy trình giao nhận hàng hóa đối với lô hàng xuất khẩu tại công ty Việt Hoađược thực hiện qua các bước sau:

8

Hình 2.5: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu

2.2.1.1 Chuẩn bị hàng hoá

Bước này, nếu như công ty khách hàng không thực hiện thì sẽ do công ty ViệtHoa đảm nhiệm Việc chuẩn bị hàng hoá theo quy định có giám sát của nhân viên giaonhận để theo dõi quá trình làm hàng và hướng dẫn cho chủ hàng và tiến hành làm thủtục cho phù hợp Có 2 trường hợp nếu là hàng lẻ thì sẽ được chuyển đến kho CFS tạicảng để đóng hàng vào cont, nếu hàng nguyên cont thì làm thủ tục mượn cont để đónghàng vào cont và chuyển về bãi container tại cảng đi

2.2.1.2 Hợp đồng lưu khoang (Booking note)

Công ty Việt Hoa nhận thông tin từ khách hàng về Bill of lading do hãng tàu bênnhập khẩu cấp

- Thủ tục mượn cont rỗng: Công ty nhận chi tiết mà khách hàng gửi đến: tênhàng, trọng lượng, cảng đi, cảng đến, số lượng cont, loại cont (20’, 40’, cont lạnh haycont khô), đóng hàng tại kho hay bãi Sau đó nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu

để đăng kí cont gọi là Booking note, nhân viên của hãng tàu có thể fax, email, hoặcnhân viên trực tiếp đến hãng tàu để lấy Booking note

Sau khi nhận được yêu cầu book cont, hãng tàu sẽ xem xét nếu chấp nhận thìhãng tàu sẽ fax lại cho công ty một booking note trên đó ghi số booking, tên chủ hàng,loại hàng, số lượng cont, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, closing time (thời gian trễnhất để người giao nhận hoàn tất công việc vào sổ tàu) Nhân viên giao nhận sẽ kiểmtra booking đó, nếu có sai sót thì yêu cầu hãng tàu sửa ngay, nếu chính xác sẽ cầm

6 7