PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài Trong bối cảnh xu thế thời đại, để tăng cường sự hội nhập kinh tế nước ta với các nước trong khu vực và thế giới, việc đổi mới nhận thức, cách tiếp cận và xây dựng mô hình quản lý chất lượng mới, phù hợp với các cơ quan, doanh nghiệp Việt Nam là một đòi hỏi cấp bách. Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng không chỉ là các lĩnh vực về kinh tế mà trong hoạt động văn phòng nó cũng vô cùng quan trọng và thiết yếu. Văn phòng trong các cơ quan, tổ chức giữ một vị trí đặc biệt quan trọng. Đây là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, tổ chức và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận khác hoạt động. Với các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần được coi là vũ khí quan trọng của các nhà quản trị. Văn phòng còn được coi là chiếc cầu nối mọi hoạt động giữa các bộ phận trong cơ quan, tổ chức tạo sự thống nhất trong việc thực hiện mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Công tác soạn thảo và ban hành văn được coi là một phần quan trọng trong công tác văn phòng. Việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác văn phòng là nhằm xây dựng một hệ thống hoạt động có chất lượng, đảm bảo nhu cầu về thông tin, giúp các cơ quan, tổ chức kiểm soát một cách có hệ thống và minh bạch các quá trình cung cấp thông tin. Vì vậy, em quyết định lựa chọn đề tài: “Tình hính ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội” làm đề tài cho bài tiểu luận kết thúc học phần “Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng”.
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thành bài tiểu luận này em xin chân thành cảm ơn TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho chúng emđược học một học phần rất thực tế và bổ ích
Em xin cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô Đinh Thị Hải Yến – giảng
viên học phần Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng đã tận tình
hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu đề tài
Cuối cùng en xin cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của Công ty Cổphần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội đã dành thời gian quý báu của mình để trảlời các câu hỏi, tìm kiếm và cung cấp tư liệu giúp em hoàn thành bài tiểu luận này
Trong quá Trình làm bài tuy đã cố gắng nhưng bài tiểu luận của em khôngthể tránh khỏi những thiếu xót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến củacác thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn
En xin chân thành cảm ơn!
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em trong thời gian qua Mọi
số liệu trong đề tài là trung thực và do em tự tìm hiểu phân tích Em xin chịu hoàntoàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểuluận này
Hà Nội, ngày 27 tháng 5 năm 2019
Trang 3PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh xu thế thời đại, để tăng cường sự hội nhập kinh tế nước ta vớicác nước trong khu vực và thế giới, việc đổi mới nhận thức, cách tiếp cận và xâydựng mô hình quản lý chất lượng mới, phù hợp với các cơ quan, doanh nghiệp ViệtNam là một đòi hỏi cấp bách
Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng không chỉ là các lĩnh vực về kinh tế
mà trong hoạt động văn phòng nó cũng vô cùng quan trọng và thiết yếu Vănphòng trong các cơ quan, tổ chức giữ một vị trí đặc biệt quan trọng Đây là nơi thuthập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức Là nơitiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan,
tổ chức và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận khác hoạt động Với cácchức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần được coi là vũ khí quan trọng của các nhàquản trị Văn phòng còn được coi là chiếc cầu nối mọi hoạt động giữa các bộ phậntrong cơ quan, tổ chức tạo sự thống nhất trong việc thực hiện mục tiêu chung của
cơ quan, tổ chức Công tác soạn thảo và ban hành văn được coi là một phần quantrọng trong công tác văn phòng Việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào côngtác văn phòng là nhằm xây dựng một hệ thống hoạt động có chất lượng, đảm bảonhu cầu về thông tin, giúp các cơ quan, tổ chức kiểm soát một cách có hệ thống vàminh bạch các quá trình cung cấp thông tin Vì vậy, em quyết định lựa chọn đề tài:
“Tình hính ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội” làm đề tài cho bàitiểu luận kết thúc học phần “Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác vănphòng”
2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Trang 4Khảo sát, đánh giá tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong côngtác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1
Hà Nội
Đánh giá trung thực, khách quan những ưu điểm, hạn chế về tình hìnhứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tạiCông ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội, từ đó đưa ra một số đề xuất,giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩnISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu
tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-Đối tượng nghiên cứu: Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong
công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng
số 1 Hà Nội
- Phạm vi nghiên cứu.
+ Về không gian: Bài tiểu luận chủ yếu tìm hiểu về tình hình ứng dụng tiêu chuẩnISO 9001: 2008 trong công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phầnĐầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
+ Về thời gian: Bài tiểu luận tập chung nghiên cứu trên cơ sở thông tin và tư liệugiai đoạn từ năm 2014 – 2018
4 Kết cấu của tiểu luận
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục Đề tài gồm
có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Chương 2: Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tácsoạn thảo và ban hành văn bản của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà
Trang 5Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng bộ tiêuchuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phầnĐầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
Trang 6PHẦN NỘI DUNG Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,
và cho mọi vi mô hoạt động
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong đó tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được coi là tiêu
chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất xác định các yêu cầu cơ bản của Hệ thống quản lýchất lượng của một Tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm của một Tổ chức luôn cókhả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và phù hợp với các chế định, đồng thờitiêu chuẩn ISO 9001:2008 cũng là cơ đồng thời tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cũng là
cơ sở để đánh giá khả năng của một Tổ chức trong hoạt động nhằm duy trì vàkhông ngừng cải tiến, nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là một phương pháp quản lý chất lượng mới, khi
được áp dụng vào một tổ chức sẽ giúp lãnh đạo của tổ chức đó kiểm soát được hoạtđộng trong nội bộ tổ chức đó và thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quả ở mức cao nhất.Tại Việt Nam, tiêu chuẩn này được chuyển đổi sang tiếng Việt và được banhành dưới dạng một tiêu chuẩn Việt Nam với tên gọi TCVN ISO 9001:2008
1.2 Lịch sử hình thành ISO 9000
Quy trình hình thành ISO 9000 được sơ lược như sau :
Trang 7- Năm 1956 Bộ Quốc phòng Mỹ thiết lập hệ thống MIL – Q 9858, nó đượcthiết kế như một chương trình quản trị chất lượng;
- Năm 1963 MIL – Q 9858 được sửa đổi và nâng cao;
- 1968 NATO chấp nhận MIL –Q9895 vào việc thừa nhận hệ thống đảmbảo chất lượng của những người thầu phụ thuộc các thành viên NATO;
- 1970 Bộ Quốc Phòng Liên Hiệp Anh chấp nhận những điều khoản củaAQAP trong chương trình quản trị tiêu chuẩn quốc phòng, DEF/STAN 05-8;
- 1979, Viện tiêu chuẩn Anh Quốc đã phát triển thành BS 5750, hệ thống tiêuchuẩn chất lượng quản trị đầu tiên trong thương mại;
- 1987 Tổ chức quốc Tế về tiêu chuẩn hóa- ISO chấp nhận hầu hết các tiêuchuẩn BS 5750 và ISO 9000 được xem xét là những tài liệu tương đươngnhư nhau trong trong áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng quản trị;
- 1987 Ủy ban Châu Âu chấp nhận ISO 9000 và theo hệ thống Châu Âu EN2900;
- 1987 , Hiệp hội kiểm soát chất lượng Mỹ( ASQC) ,và viện tiêu chuẩn quốcgia Mỹ( ANSI) thiết lập và ban hành hệ thống Q-90 mà bản chất chủ yếu làISO 9000;
- Các thành viên của Ủy ban Châu Âu đã thừa nhận tiêu chuẩn ISO 9000 vàbuộc các thành viên cộng đồng Châu Âu phải thực hiện theo các tiêu chuẩnnày trong cung cấp hàng hóa và dịch vụ
1.3 Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
1.3.1 Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO
ISO là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hóa có tên tiếng anh
là International Organization for Standardization Đây là một tổ chức phi chính phủđược thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở chính tại Geneva của Thụy Sỹ ISO cókhoảng hơn 200 ban kỹ thuật đã ban hành hơn 20.000 tiêu chuẩn bao gồm các tiêuchuẩn về kỹ thuật, tiêu chuẩn về quản lý
Trang 8Mục đích của ISO là thúc đẩy sự phát triển tiêu chuẩn hóa và những côngviệc có liên quan đến quá trình này, nhằm mục đích tạo thuận lợi cho hoạt độngtrao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia khác trên thế giới thông qua việcxây dựng và ban hành những bộ tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại và thông tin.Tất cả các tiêu chuẩn do ISO đặt ra đều có tính chất tự nguyện.
ISO được ví là cầu nối giữa khu vực công và khu vực tư nhân và cũng làcầu nối giữa các lĩnh vực khác nhau thông qua các tiêu chuẩn ISO hiện có khoảng
180 Ủy ban kỹ thuật (Technical Committee) chuyên dự thảo các tiêu chuẩn trongcác lĩnh vực Các nước thành viên của ISO lập ra nhóm tư vấn kỹ thuật nhằm cungcấp tư liệu đầu vào cho các ủy ban kỹ thuật và đó là một phần của quá trình xâydựng tiêu chuẩn ISO tiếp nhận tư liệu của đầu vào từ các chính phủ, các ngành vàcác bên liên quan trước khi ban hành một tiêu chuẩn Sau khi tiêu chuẩn dự thảođược các nước thành viên chấp thuận, nó được công bố là tiêu chuẩn quốc tế Sau
đó mỗi nước lại có thể chấp nhận một phiên bản của tiêu chuẩn đó làm tiêu chuẩnquốc gia của mình Mức độ tham gia xây dựng các tiêu chuẩn ISO của từng nướckhác nhau
Tổ chức của ISO có 3 hình thức thành viên: Tổ chức thành viên; thànhviên thông tấn; thành viên đăng ký Tính đến ngày 03 tháng 02 năm 2015, ISO đã
có 178 thành viên Việt Nam ra nhập ISO năm 1977 và là thành viên thứ 72 của tổchức này Hiện nay, ISO xây dựng và ban hành rất nhiều bộ tiêu chuẩn và cấpchứng nhận tiêu chuẩn với số lượng chứng chỉ khá lớn cho các tổ chức, doanhnghiệp áp dụng
1.3.2 Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO do ban kĩ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầuvào năm 1987, được sửa đổi 3 lần năm 1994, năm 2000, năm 2008 ISO
9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng ápdụng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO đưa ra những chuẩn
Trang 9mực cho hệ thống quản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sảnphẩm Và được áp dụng cho hình thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy môkhác nhau.
ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng trongcác tổ chức do ISO ban hành năm 1987 Mục đích của ISO là giúp tổ chứchoạt động có hiệu quả, tạo ra những hoạt động quy định chung nhằm giúpquá trình trao đổi thương mại được diễn ra dễ dàng hơn và giúp các tổ chứchiểu nhau mà không cần chú trọng nhiều tới các vấn đề kỹ thuật Gia đìnhcủa bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm những tiêu chuẩn:
ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng
ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầuISO 9004:2009 Quản trị sự thành công của một tổ chức
ISO 19011:2011 hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý
Hiện nay đã có thêm phiên bản ISO mới năm 2015 với nhiều thay đổi mớitrong các điều khoản làm cho ISO 2015 dễ tiếp cận, dễ thực hiện hơn
Phương châm của gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 là “ nếu một tổ chức có hệthống quản trị chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặc dịch vụ
mà tổ chức này cung ứng cũng sẽ có chất lượng tốt nhất” ISO 9000 có thể áp dụngcho mọi loại hình tổ chức, trong mọi lĩnh vực Kể từ khi ban hành cho đến nay, giađình tiêu chuẩn ISO 9000 đã qua 4 lần soát xét lần lượt từ năm 1994, 2000, 2008,
2015 Mỗi lần soát xét lại xuất hiện một phiên bản mới tương đương với năm ISO
tổ chức soát xét
1.3.3 Các nguyên tắc khi ứng dụng ISO 9000
- Nguyên tắc 1: Định hướng bởi khách hàng
- Nguyên tắc 2: nguyên tắc lãnh đạo thống nhất
Trang 10- Nguyên tắc 3: Nguyên tắc hợp tác triệt để
- Nguyên tắc 4: nguyên tắc hoạt động theo quá trình
- Nguyên tắc 5: Nguyên tắc hệ thống
- Nguyên tắc 6: Nguyên tắc cải tiến liên tục
- Nguyên tắc 7: Nguyên tắc quyết định dựa trên dữ liệu
- Nguyên tắc 8: Nguyên tắc hợp tác bên trong và bên ngoài
1.3.4 Các yêu cầu khi ứng dụng ISO 9000
- Kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ
- Trách nhiệm của lãnh đạo
- Quản lý nguồn lực
- Tạo sản phẩm
- Đo lường phân tích và cải tiến
1.3.5 Lợi ích của việc ứng dụng ISO 9000
+ Kiểm soát chặt chẽ các công đoạn sản xuất, kinh doanh, dịch vụ;
+ Cải tiến các quá trình chủ yếu, nâng cao chất lượng sản phẩm;
+ Tạo được mối quan hệ chặt chẽ giữa lãnh đạo và nhân viên;
Trang 11+ Giải quyết các mâu thuẫn, bất đồng trong nội bộ, triệt tiêu những xungđột về thông tin do mọi việc được qui định rõ ràng Mọi việc đều đượckiểm soát, không bỏ sót, trách nhiệm rõ ràng;
+ Thúc đẩy nề nếp làm việc tốt, nâng cao tinh thần thái độ của nhân viên
- Về đối ngoại:
+ Tạo lòng tin cho khách hàng, chiếm lĩnh thị trường;
+ Đáp ứng yêu cầu đảm bảo chất lượng của khách hàng;
+ Phù hợp quản lý chất lượng toàn diện;
+ Thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng;
+ Nâng cao lợi thế thương mại bằng uy tín và khả năng cạnh tranh trên thịtrường trong nước và quốc tế Củng cố và phát triển thị phần, giành ưu thếtrong cạnh tranh;
+ Phá bỏ được rào cản, tạo được một sân chơi bình đẳng giữa các doanhnghiệp trong các thị trường yêu cầu bắt buộc việc chứng nhận hệ thốngquản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2008;
+ Thuận lợi trong việc thâm nhập thị trường quốc tế và khu vực;
+ Khẳng định uy tín về chất lượng sản phẩm của Doanh nghiệp;
+ Đáp ứng đòi hỏi của Ngành và Nhà nước về quản lý chất lượng
1.4 Các nội dung ứng dụng ISO 9000
Giai đoạn 1: Cam kết
Cam kết của nhà lãnh đạo cao nhất của tổ chức là điệu là điều kiệnquan trọng nhất để có thể xây dựng và thực hiện có hiệu quả Cam kết của lãnh đạothể hiện:
- Hiểu rõ yêu cầu và tầm quan trọng của việc ứng dụng ISO 9000
Trang 12- Đảm bảo điều kiện thuận lợi, xác định phạm vi áp dụng để hỗ trợ chocác hoạt động.
- Lập văn bản giải thích dự án
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch tổ chức
Thiết lập cơ cấu, hướng dẫn và các chỉ đạo quá trình thực hiện hiệu quả về:mục tiêu, cơ cấu dự án, trách nhiệm liên quan, đánh giá hiện trạng, kế hoạch thicông, nhu cầu nguồn lực cần thiết Việc ứng dụng ISO 9000 là một dự án lớn, vìvậy cần có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại cơ quan, doanh nghiệp Bao gồm đại diệnlãnh đạo và đại diện của các bộ phận trong phạm vi áp dụng ISO 9000 Cần bổnhiệm đại diện lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo ứngdụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạtđộng chất lượng
Giai đoạn 3: Xác định và phân tích các quá trình
Đánh giá thực trạng của cơ quan, doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn.Cần rà soát các hoạt động theo định hướng quá trình, xem xét yêu cầu nào không
áp dụng và mức độ đáp ứng hiện tại của các hoạt động trong cơ quan, doanhnghiệp Việc đánh giá này làm cơ sở để xác định những hoạt động cần thay đổi hay
bổ sung để từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết Từ đó xác định và lập biểu
đồ quy trình sử dụng
Giai đoạn 4: Xây dựng kế hoạch chất lượng
Tạo ra, ghi lại quan điểm chung, thống nhất giữa các phòng ban về cách thứckết hợp và thứ tự công việc Thiết kế hệ thống và lập văn bản hệ thống chất lượng
Hệ thống tài liệu phải được xây dựng và hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu của tiêuchuẩn và các yêu cầu điều hành của doanh nghiệp bao gồm:
- Sổ tay chất lượng
Trang 13- Các quy trình và thủ tục liên quan
- Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết
Giai đoạn 5 Lập các bước cơ bản
- Áp dụng hệ thống theo chất lượng các bước
- Phổ biến để mọi nhân viên nhận thức đúng, đủ về ISO 9000
- Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo các quy trình, hướng dẫn đã xâydựng
- Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn liên quan đến từng quá trình, quytrình cụ thể
Giai đoạn 6: Lập tài liệu các bước cơ bản của hệ thống chất lượng
Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm:
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp của hệthống và tiến hành các hoạt động khắc phục, phòng ngừa cần thiết
- Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Cơ quan, doanh nghiệp có quyền lựabất kỳ tổ chức chứng nhận nào để đánh giá và cấp chứng chỉ vì mọichứng chỉ ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chứcnào tiến hành cấp
- Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện và sẵnsàng của hệ thống chất lượng cho đánh giá chứng nhận Hoạt độngnày thường do tổ chức chứng nhận thực hiện
Giai đoạn 7: Thực hiện các bước cơ bản của hệ thống chất lượng
Tổ chức cần triển khai theo kế hoạch, đảm bảo sự phù hợp, liên tục, chứngminh tính hiệu quả của việc áp dụng hệ thống
Giai đoạn 8: Công nhận phương án thực hiện
Trang 14Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận Sau khi khắc phục các vấn
đề còn tồn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận cơ quan, doanh nghiệp cần tiếptục duy trì trì và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và để khôngngừng cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý Cơ quan, doanh nghiệp nên sửdụng tiêu chuẩn ISO 9000 để cải tiến hệ thống chất lượng cả mình
Khẳng định hệ thống chất lượng bao quát các hoạt động quản lý chất lượng,phù hợp với các tiêu chuẩn đăng ký
* Tiểu kết
Trong chương 1, em đã trình bày những vấn đề cơ bản về bộ tiêu chuẩn ISO
9000 Trong đó gồm một số khái niệm, lịch sử hình thành, khái quát và nội dungứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Những nội dung ở chương 1 là mặt cơ sở lýluận để em triển khai chương 2
Trang 15Chương 2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU
TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI 2.1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
2.1.1 Giới thiệu về công ty
Tên công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂYDỰNG SỐ 1 HÀ NỘI
Tên công ty viết bằng tiếng tiếng nước ngoài: HA NOI INVESTMENTAND CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY NO1
Tên công ty viết tắt: HICC1
Mã số doanh nghiệp/ Mã số thuế: 0100105398
Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 2 tòa nhà CT2A khu đô thị mới Nghĩa Đô,Phường Cổ Nhuế 1, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Trang 16HICC1 hoạt động chính trong các lĩnh vực sau:
1 Nhận thầu thi công xây dựng công trình dân dụng công nghiệp, hạ tầng kỹthuật ( cấp thoát nước, chiếu sáng), giao thông, thủy lợi, thể dục thể thao, côngtrình văn hóa, vui chơi giải trí, xây lắp đường dây trạm biến áp dưới 35KV và lắpđặt máy móc thiết bị cho các công trình trên;
2 Tư vấn xây dựng trong các lĩnh vực:
- Lập, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng: khu đô thị mới, khucông nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu dân cư, văn phòng cho thuê và dịch vụ côngcộng;
-Thiết kế lập dự toán các công trình đến nhóm B;
- Tư vấn soạn thảo hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu;
- Tư vấn giám sát thi công và tư vấn quản lý dự án
3 Các lĩnh vực khác bao gồm:
Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: Các loại bê tông, gạch khôngnung và đá ốp lát, các kết cấu gỗ, thép, khung nhôm nhựa phục vụ xây dựng
4.Xuất khẩu lao động;
5.Kinh doanh khách sạn và tổ chức các dịch vụ trong khách sạn như: tắmhơi, nhà hàng ăn uống; kinh doanh dịch vụ du lịch và lữ hành trong nước và lữhành quốc tế
6.Mở cửa hàng và làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng như sắt, thép, ximăng, gạch xây dựng các loại, đồ trang trí nội thất; buôn bán, thuê và cho thuê máymóc, thiết bị và vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vui chơi giải trí;kinh doanh hàng hóa mỹ phẩm và hàng tiêu dung kinh doanh rượu ( không baogồm kinh doanh quán bar)
7 Kinh doanh bất động sản
Với bề dày hơn 30 năm quản lý và tổ chức thi công và đội ngũ cán bộ gồmcác kỹ sư, kiến trúc sư, kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật tay nghề cao cùng với
Trang 17máy móc thiết bị hiện đại, HICC1 để lại dấu ấn với nhiều công trình xây dựng cóquy mô lớn của thủ đô và các tỉnh thành phía Bắc Đó là khách sạn 11 tầng Giảng
Võ, chợ Đồng Xuân, làng du lịch Việt - Nhật, khu nhà ở Trương Định, Giảng Võ,Thành Công, Yên Lãng, Vĩnh Hồ, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Nghĩa Tân, Nghĩa Đô,khu nhà ở ngoại giao đoàn Vạn Phúc, Khu biệt thự dự án Ciputra, nhà ở cao tầngXuân La, trung tâm dịch vụ thương mại Yên Hòa, khu biệt thự Thụy Khuê, tòa nhà
25 tầng Láng Hạ, trường quay truyền hình ngoài trời và hầm để xe – Đài truyềnhình Việt Nam, Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Sơn La, Nhà di sản thủy điện Sơn La…
Bên cạnh đó, các dịch vụ khác của công ty như kinh doanh khách sạn, tư vấnxây dựng, xuất khẩu lao động,…hoạt động có hiệu quả và là thương hiệu có uy tíntrên thị trường
Nhận thức rõ: chất lượng là sự sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triển,HICC1 đã và đang áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tếISO 9001:2008 trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh với mục tiêu hướng đến
sự thỏa mãn cao nhất của khách hàng
Chuyên nghiệp và năng động, HICC1 đã và đang khẳng định thế mạnh củamình trên thị trường: một nhà thầu, nhà đầu tư chuyên nghiệp và là đối tác tin cậycủa khách hàng trong và ngoài nước
* Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội (phụ lục 01)
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
Chức năng của công ty
- Nhận thầu thi công xây dựng công trình: dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹthuật ( cấp thoát nước, chiếu sáng), giao thông, bưu điện, nông nghiệp, thủy lợi, thểdục thể thao, công trình văn hóa, vui chơi giải trí, xây lắp đường dây và trạm biến
áp dưới 35KV và lắp đặt máy móc, thiết bị cho các công trình trên
Trang 18- Tư vấn xây dựng trong các lĩnh vực:
+ Lập và quản lý các dự án dầu tư xây dựng: khu đô thị mới, khu côngnghiệp, hạ tầng kỹ thuật, khu dân cư, văn phòng cho thuê vầ dịch vụ công cộng
+ Thiết kế lập dự toán các công trình đến nhóm B
+ Tư vấn soạn thảo hồ sơ mời thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu
+ Tư vấn giám sát thi công và tư vấn quản lý dự án
Các lĩnh vực bao gồm:sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng gồm: cácloại bê tông, gạch không nung và đá ốp lát, các kết cấu gỗ, thép, khung nhôm nhựaphục vụ xây dựng
- Xuất khẩu lao động
- Kinh doanh khách sạn và tổ chức các dịch vụ trong khách sạn như : xoabóp, tắm hơi, nhà hàng ăn uống, kinh doanh dịch vụ du lịch và lữ hành trong nước
và lữ hành quốc tế ( không bao gồm kinh doanh phòng hát caraoke, vũ trường,quán bar)
- Mở cửa hàng và làm đại lý kinh doanh vật liệu xây dựng như sắt, thép, ximăng, gạch xây dựng các loại, đồ trang trí nội thất; buôn bán và cho thuê máy mócthiết bị và vật tư chuyên ngành: xây dựng, thể dục thể thao, vui chơi giải trí; kinhdoanh hàng hóa mỹ phẩm và hàng tiêu dùng, kinh doanh rượu ( không bao gồmkinh doanh quán bar)
Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
- Công ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản của công ty theo luậtđịnh
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục tiêu,nhiệm vụ của công ty
- Đổi mới công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển của côngty
- kinh doanh các ngành nghề theo đúng quy định của nhà nước
Trang 19- Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp.
- Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần
- Tuyển chọn, thuê, sử dụng và đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức trảlương theo quy định của Bộ luật Lao động
- Quyền quản lý tài chính của công ty
- Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu kinh doanhtheo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội bao
gồm:
- Đại hội đồng cổ đông
- Ban kiểm soát
+ Ban quản lý tài sản
+ Ban quản lý khu đô thị mới Nghĩa Đô
+ Ban quản lý tòa nhà Thành Công
+ Ban quản lý tòa nhà CT1A, CT1B
+ Khách sạn Phương Nam
Trang 20Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ( phụ lục 02)
2.2 Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội hiện nay đang ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 – thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1 Mục đích, yêu cầu , nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội
Mục đích
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào trong công tác soạn thảo và ban hànhvăn bản là nhằm xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc thuộc nộidung công tác soạn thảo và ban hành văn bản một cách khoa học, đồng thời tạo điềukiện để lãnh đạo cơ quan kiểm soát công việc được dễ dàng
- Quy trình được xây dựng phải chỉ rõ trách nhiệm cụ thể của mỗi cá nhântham gia vào quy trình đó Điều này không chỉ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vịkiểm soát được công việc mà nó cũng là bằng chứng để kiểm tra, đánh giá chấtlượng, hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan
Trang 21- Các quy trình được xây dựng phải được xem như quy chế của cơ quan, buộccác đối tượng có liên quan phải thực hiện
Nội dung
Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm các công việc vềxác định nội dung và thể loại văn bản, thu thập tài liệu để xây dựng văn bản, phácthảo đề cương, trình duyệt và sửa chữa văn bản, hoàn thiện văn bản, ban hành vănbản Nội dung văn bản phải có mục đích cụ thể, thiết thực, khả thi, phù hợp vớiNghị quyết, định hướng, chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh vàcác quy định khác của Công ty
2.2.2 Tình hình ứng dụng tiêu chuản ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội.
Hệ thống văn bản
HỆ THỐNG QUẢN LÝCHẤT LƯỢNG
10 Ban quản lý tài sản
5 Phòng kinh tế kỹ thuật 11 Khách sạn Phương Nam