báo cáo thực tập cơ sở Ứng dụng tin học trong công tác quản lý hồ sơ đảng viên tại Đảng bộ xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn

Ứng dụng tin học trong công tác quản lý hồ sơ đảng viên tại Đảng bộ xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TT VÀ TRUYỀN THÔNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

Thái Nguyên, năm 2018

MỤC LỤC

1

2

3

4

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ, HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN VÀ QUẢN LÝ HỒ

6

1.1 Khái quát chung về hồ sơ, hồ sơ Đảng viên 6

6

11

1.2 Công tác Quản lý hồ sơ, hồ sơ đảng viên 14

14

1.2.2 Công tác quản lý hồ sơ đảng viên 16

Chương 2 KHÁI QUÁT VỀ ĐẢNG BỘ XÃ VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ

SƠ ĐẢNG VIÊN TẠI ĐẢNG BỘ XÃ MỸ PHƯƠNG, HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮCKẠN 23

2.1 Giới thiệu về Đảng bộ xã Mỹ Phương 23

2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ Đảng viên tại Đảng ủy xã Mỹ Phương 33

2.2.1 Khái quát về tình hình, cơ chế làm việc của Đảng bộ xã Mỹ Phương 33

2.2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ đảng viên tại Đảng ủy xã Mỹ Phương 34

Chương 3 ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN TẠIĐẢNG ỦY XÃ MỸ PHƯƠNG, HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC KẠN 41

40

3.2 Kết quả ứng dụng tin học trong công tác quản lý hồ sơ đảng viên 40

44

45

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Hình ảnh UBND xã Mỹ Phương

Hình 2.2 Tình hình trồng lúa của nhân dân xã Mỹ Phương

Hình 2.3 Diện tích trồng Dong riềng của người dân Mỹ Phương

Hình 2.4 Diện tích trồng chè của người dân Mỹ Phương

Hình 2.4 Nhà bia tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ tại Mỹ Phương

Hình 3.1 Giao diện sổ theo dõi danh sách đảng viên

Hình 3.2 Giao diện cách tính tuổi đảng viên

Hình 3.3 Giao diện danh sách đề nghị tặng huy hiệu đảng

Hình 3.4 Giao diện sổ theo dõi thu đảng phí

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay cùng với sự phát triển mọi mặt của xã hội, việc ứng dụng công nghệthông tin đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu của đời sống xã hội Đặc biệt là việcứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động củacác cơ quan nhà nước là yêu cầu cấp thiết hiện nay Để nâng cao hiệu quả công việc, đápứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, văn phòng cần phải chú trọng đến việc áp dụngcông nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động của mình nhằm giải quyết các vấn đềcông việc một cách nhanh chóng hiệu quả, đặc biệt là trong công tác lập hồ sơ và quản lý

hồ sơ của cơ quan tổ chức

Việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ chặt chẽ, nghiêm túc sẽ góp phần đảm bảo thôngtin cho hoạt động quản lý, kiểm tra, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậyphục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội của cơ quan Ngoài ra nó còngóp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan tổ chức Đặc biệt làtrong công tác xây dựng Đảng thì công tác quản lý hồ sơ đảng viên và cơ sở dữ liệu đảngviên càng có vai trò rất quan trọng, giúp cấp ủy quản lý đảng viên và phục vụ lãnh đạo vềcông tác cán bộ Qua hồ sơ đảng viên, tổ chức đảng nắm chắc hoàn cảnh xuất thân, quátrình công tác, những ưu điểm, khuyết điểm, năng lực, sở trường công tác, phẩm chất đạođức của từng đảng viên, cán bộ, để có biện pháp thiết thực bồi dưỡng, đào tạo, bố trí, sửdụng Hàng năm, việc cập nhật phiếu đảng viên vào cơ sở dữ liệu đảng viên ở các cấp ủy

cơ sở phải được thực hiện thường xuyên, đúng quy trình, bảo đảm đầy đủ, chính xác.Công tác quản lý hồ sơ đảng viên ở đảng bộ cơ sở cũng cần thực hiện đúng theo quy địnhcủa Điều lệ Đảng

Tuy nhiên, việc quản lý hồ sơ đảng viên có lúc vẫn chưa được thực hiện kịp thời,gây ra những khó khăn nhất định trong quá trình khai thác thông tin và quản lý đảng viên

Đa số việc quản lý hồ sơ đảng viên chủ yếu thực hiện thủ công dưới hình thức ghi chép sổsách Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là trong việctìm kiếm, thống kê, báo cáo, sắp xếp và quản lý hồ sơ

Qua nghiên cứu tài liệu, rút kinh nghiệm từ thực tế công việc đang làm so sánh đốichiếu, phân tích, tổng hợp, thực hành thực tế rất thiết thực, theo xu hướng ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ Bản thân em nhận thấy việc ứng dụng tin họctrong công tác quản lý hồ sơ nói chung và trong công tác quản lý hồ sơ đảng viên nóiriêng là rất cần thiết Do vậy em đã chọn đề tài: “Ứng dụng tin học trong công tác quản lý

hồ sơ đảng viên tại Đảng bộ xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn” là đề tài thựctập cơ sở

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ Đảng viên

3.2 Ý nghĩa thực tiễn

Tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ đảng viên tại Đảng bộ xã Mỹ Phương, huyện Ba

Bể, tỉnh Bắc Kạn Để từ đó đưa ra giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tácquản lý hồ sơ đảng viên tại Đảng bộ xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn

Chương 1.

TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ, HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ

HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN 1.1 Khái quát chung về hồ sơ, hồ sơ Đảng viên

1.1.1 Hồ sơ

1.1.1.1 Khái niệm

Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan sau khi đã giải quyết xongcần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ cho hoạt động của cơ quan hoặc cácyêu cầu cần nghiên cứu khác Đây là một yêu cầu mang tính tất yếu, nếu không sẽ gâykhó khăn, trở ngại cho hoạt động quản lý, sản xuất, nghiên cứu của các cơ quan tổ chức

Do đó, từ rất lâu hồ sơ đã trở thành một thuật ngữ được dùng phổ biến trong công táchành chính văn phòng, công tác lưu trữ ở Việt Nam và trên các nước trên Thế giới

Khái niệm về hồ sơ được nhiều giáo trình tài liệu và văn bản quản lý của Nhà nướcđưa ra Tuy nhiên các khái niệm này đều thống nhất ở một số đặc điểm cơ bản của Hồ sơnhư là tập hợp các văn bản, tài liệu có “ liên quan” với nhau về nội dung hoặc hình thứccủa văn bản; phản ánh quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân;phản ánh quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp…

Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản năm 1988thì khái niệm hồ sơ được nêu như sau: Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) cóliên quan với nhau về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giảiquyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thứcnhư cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành

Khoản 10, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011 – QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011

nêu khái niệm Hồ sơ như sau: “ Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”

1.1.1.2 Phân loại hồ sơ

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản được sử dụng làmphương tiện chính để truyền đạt các quyết định quản lý Do đó, việc quản lý văn bản vàlập hồ sơ hiện hành làm minh chứng cho quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ là mộtyêu cầu mang tính tất yếu Tuy nhiên, văn bản, tài liệu có nội dung, hình thức thể hiệnphong phú, đa dạng và hình thành từ nhiều thời điểm khác nhau nên các hồ sơ được lập racũng có nhiều loại khác nhau Về cơ bản, trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổchức hay doanh nghiệp sẽ hình thành một số nhóm hồ sơ cơ bản sau:

- Hồ sơ công việc: Hồ sơ mà các văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, sự

việc và phản ánh trình tự diễn biến quá trình giải quyết công việc, loại hồ sơ này được gọi

là hồ sơ công việc Nói cách khác, hồ sơ công việc phản ánh quá trình thực hiện chứcnăng nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân

Nhóm hồ sơ này được hình thành phổ biến và có số lượng lớn nhất bởi mỗi cơquan, tổ chức được thành lập đều có sứ mạng, chức năng, nhiệm vụ nhất định Trong quátrình thực hiện các nhiệm vụ, tất yếu phải sử dụng các phương tiện truyền đạt thông tin vàcác quyết định quản lý Vì vậy, nội dung văn bản hay các hồ sơ được lập ra tất yếu sẽphản ánh việc thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

Ví dụ: Tại bệnh viện thì sẽ hình thành Hồ sơ bệnh án của các bệnh nhân, hồ sơ nàyphản ánh quá trình điều trị và kết quả khám chữa bệnh,…Tại Cơ quan Công an thì hìnhthành hồ sơ phản ánh quá trình điều tra, truy bắt tội phạm,…

- Hồ sơ nhân sự: Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức còn hình thành nên loại

hồ sơ nhân sự Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụthể (hồ sơ Đảng viên, hồ sơ Cán bộ, hồ sơ Học sinh - Sinh viên…) Hồ sơ nhân sự thườngđược lập ở đơn vị, bộ phận phụ trách công tác tổ chức cán bộ của một cơ quan ( Phòng tổchức Cán bộ,…) nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng cán bộ

- Hồ sơ nguyên tắc: Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, ngoài Hồ sơ nhân

sự và Hồ sơ công việc còn hình thành một loại hồ sơ là tập văn bản sao các văn bản quyphạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứpháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày Loại hồ sơ này được gọi là Hồ sơ nguyên tắc

Hồ sơ nguyên tắc được coi là cẩm năng làm việc của cán bộ chuyên viên, giúp choviệc thực thi công việc luôn theo các quy định của Nhà nước Trong thành phần hồ sơnguyên tắc luôn được thay đổi, bổ sung những văn bản mới khi văn bản quy phạm phápluật được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Nghị định số 128 – CP ngày 08 tháng 9 năm

1968 của Hội Đồng Chính Phủ quy định: “ Các đơn vị công tác phải thường xuyên tậphợp và sắp xếp theo thứ tự ngày tháng tất cả những văn bản, giải thích, hướng dẫn thihành các chính sách, chế độ, thể lệ có liên quan tới từng mặt nghiệp vụ của mình lậpthành hồ sơ nguyên tắc để giúp cho việc tra cứu, tìm hiểu luật lệ trong công việc hàngngày được dễ dàng, nhanh chóng”

- Hồ sơ chuyên ngành: Hồ sơ chuyên ngành thường được hình thành trong quá

trình hoạt động của các cơ quan chuyên môn, tài liệu có hình thức và phương pháp chế tác

có tính đặc thù Ví dụ: Hồ sơ thiết kế, thi công các công trình xây dựng cơ bản; Hồ sơthiết kế, chế tạo sản phẩm công nghiệp; Hồ sơ đo đạc, trắc địa, bản đồ, khí tượng – thủyvăn; Hồ sơ về nghiên cứu khoa học công nghệ,…

1.1.1.3 Vai trò của hồ sơ trong quản lý hành chính nhà nước

Tài liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm căn cứchính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao năng suất và chất lượngcông việc của cán bộ viên chức Trong cơ quan đơn vị nếu công văn giấy tờ trong quátrình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại khoa học theo từngvấn đề, sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, bộphận sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng,đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn

cứ xác đáng và kịp thời

Có hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn bí mật thông tincủa Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ thì sẽ tạođiều kiện cho cán bộ thủ trưởng cơ quan quản lý tài liệu chặt chẽ, nắm chắc được thànhphần nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, biết được những tài liệu nào phải bảoquản cẩn thận, chu đáo, biết được những văn bản bị thất lạc, cho mượn tùy tiện để kịpthời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật cơ quan

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứutrước mắt và lâu dài

1.1.1.4 Lập hồ sơ

Khái niệm: Hồ sơ là một khái niệm về phân loại các loại văn bản hình thành trong

quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo các vấn đề, sự việc hoặc cácđiểm khác của văn bản như: tên loại, tác giả, thời gian ban hành,….Trên cơ sở khái niệm

về hồ sơ có thể đưa ra khái niệm về lập hồ sơ như sau: “Lập hồ sơ là việc tập hợp sắp xếp

tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” ( Khoản 11, điều 2 Luật lưu trữ số 01/2011-QH13)

Lập hồ sơ hiện hành thuộc trách nhiệm của người được giao thực hiện, giải quyếtcông việc lập, được tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công.việc Việc lập hồ sơđảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữtheo yêu cầu

Yêu cầu của lập hồ sơ

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vịhoặc cán bộ lập hồ sơ Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho hoạtđộng của cơ quan, đơn vị đó Mỗi cơ quan đơn vị có chức năng nhiệm vụ nhất định do cơquan cấp trên có thẩm quyền giao do đó văn bản hình thành ở cơ quan đơn vị nào tất yếuphản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị đó và phản ánh hoạt động của cơ quan,đơn vị trên từng mặt công tác, vấn đề, sự việc cụ thể

Toàn bộ hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, thểhiện được các chức năng, nhiệm vụ đó trong giải quyết vấn đề, sự việc được đề cập ở hồ

sơ Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn

vị, loại gửi đến để biết thì không lập thành hồ sơ

- Các văn bản giấy tờ thu thập được trong hồ sơ phải đảm bảo mối liên hệ kháchquan và phản ánh trình tự giải quyết công việc Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ có sự liênquan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc, trình tự giải quyếtcông việc Quá trình giải quyết công việc đơn giản hay phức tạp, ngắn hay dài quyết định

số lượng, thành phần, nội dung các văn bản, tài liệu hình thành, có khởi đầu và kết thúc.Tuy mỗi văn bản có sứ mệnh khác nhau nhưng các văn bản, tài liệu đó có mối liên hệkhách quan với nhau Hồ sơ lập ra đảm bảo mối liên quan chặt chẽ của các văn bản, tàiliệu với nhau thì mới phản ánh được vấn đề, sự việc một cách trọn vẹn, giữ được mối liên

hệ bên trong của văn bản

Người lập hồ sơ phải biết phân định hồ sơ cho hợp lý không xé lẻ những văn bản

có liên quan với nhau về một vấn đề sự việc để thành lập hồ sơ khác nhau và không được

để lẫn tài liệu này vào hồ sơ khác

Hồ sơ lập theo các đặc trưng về hình thức văn bản không thực hiện theo yêu cầunày

- Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị có giá trị khác nhau:

có văn bản có ý nghĩa lịch sử, thực tiễn lâu dài, có văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trongthời gian ngắn, hoặc không còn ý nghĩa sau khi hoàn thành công việc

Yêu cầu nghiên cứu, sử dụng các văn bản trên cũng không giống nhau nên thờigian bảo quản là khác nhau Đối với mỗi hồ sơ khác nhau giá trị khác nhau nên khi hết giátrị thì sẽ hủy theo quy định hiện hành

Thời gian và yêu cầu bảo quản, lưu giữ các văn bản tuỳ thuộc vào giá trị của sửdụng của nó nên khi lập hồ sơ cần phân biệt giá trị của văn bản sao cho các văn bản trong

hồ sơ phải có cùng giá trị Thực hiện được các yêu cầu này thì tạo điều kiện thuận lợi chocông tác lưu trữ cho cán bộ lưu trữ trong quá trình sử dụng

Hồ sơ lập ra phải bao gồm những văn bản đầy đủ giá trị pháp lý (đúng thể thức, làbản chính hoặc bản sao hợp pháp), có ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có giá trị bảo quản tươngđối đồng đều

- Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức

Giá trị pháp lý của văn bản không chỉ thê hiện ở nội dung mà còn thể hiện ở hìnhthức văn bản một văn bản có hiệu lực cần đảm bảo thể thức văn bản do cơ quan có thẩmquyền quy định

Hồ sơ có bản gốc bản chính bản sao nhưng trong hồ sơ thường được lưu trữ bảnchính Bản chính và bản sao đều có giá trị như nhau nói chung đều có giá trị pháp lýgiống nhau nhưng dưới góc độ sử liệu thì bản chính có độ chính xác cao hơn

- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ chính xác

Khi lập hồ sơ cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và ngoài bì hồ sơ nhằmgiới thiệu thành phần và nội dung của văn bản trong hồ sơ để tra cứu và nhanh chóngthuận lợi Biên mục hồ sơ không phức tạp nhưng tốn nhiều thời gian nên công tác lậpdanh mục hồ sơ chưa được thực hiện một cách tốt nhất

- Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản

Công tác lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ lập hồ sơ phải lập làmsao thuận lợi nhất với việc tìm kiếm và sử dụng vì mục đích cuối cùng của công tác lập hồ

sơ và quản lý hồ sơ là phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu Do đó việc lập hồ

sơ phải có tính khoa học thông nhất để phục vụ công tác khai thác sử dụng

Nội dung của việc lập hồ sơ: Điều 21, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định nội dung của việc lập hồ sơ là:

-Mở hồ sơ: là bắt đầu triển khai công việc lập hồ sơ Mở hồ sơ bắt đầu từ khi nhậncông việc được giao Người thụ lý hồ sơ nhận bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ và đưa văn bảnđầu tiên của công việc vào hồ sơ Từ đó trong quá trình giải quyết công việc, khi xuấthiện văn bản, giấy tờ tiếp tục đưa các văn bản khác vào hồ sơ

- Thu thập cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc vào hồ sơ

- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc kết thúc, cán bộ được giao tráchnhiệm giải quyết công việc phải tiến hành biên mục hồ sơ

Ý nghĩa của việc lập hồ sơ

- Phạm vi chung

Văn bản hình thành trong hoạt của cơ quan tổ chức sau khi đã được đối với vănbản chứa đựng thông tin về chủ trương chính sách về quy hoạch, kế hoạch công tác chiếnlược kế hoạch kinh doanh … cần được giữ lại để tiếp tục sử dụng cung cấp thông tin phục

vụ cho các mục đích thực tiễn hoặc cho nghiên cứu lịch sử

Xét ở tầm vĩ mô tức trong phạm vi toàn quốc văn bản hình thành trong cơ quan tổchức phản ánh chủ trương đường lối của Đảng và nhà nước những thành quả về đấu tranhchống giặc ngoại xâm, lao động sang tạo… đó là những ghi chép lịch sử về sự nghiệp xâydựng và bảo vệ tổ quốc của toàn thể dân tộc nên nguồn tài liệu sử liệu chân thực và giá trịnghiên cứu lớn

- Đối với cơ quan

Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, manglại hiệu quả;

Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan;

Quản lý toàn bộ công việc và hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan;

Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giámsát, là công cụ để kiểm soát, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước;

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác nghiên cứutrước mắt và về sau; Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ;

Không phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu; Nâng cao chất lượng hiệu xuất công táccủa cán bộ viên chức

1.1.2 Hồ sơ Đảng viên

1.1.2.1 Khái niệm Đảng viên

Đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam hay còn gọi là Đảng viên là người gia nhập

và được kết nạp vào Đảng Cộng sản Việt Nam đồng thời sinh hoạt tại tổ chức này Theo

Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam thì đảng viên phải là công dân Việt Nam từ mười támtuổi trở lên và người này phải thừa nhận và tự nguyện thực hiện các Cương lĩnh chính trị,Điều lệ Đảng, tiêu chuẩn và nhiệm vụ đảng viên, hoạt động trong một tổ chức cơ sở Đảng(Chi bộ, Đảng bộ ) được nhân dân tín nhiệm, sau đó được giới thiệu kết nạp, thử thách,

sinh hoạt và công nhận chính thức “Đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam là chiến sĩ cách

mạng trong đội tiên phong của giai cấp công nhân, nhân dân lao động và dân tộc Việt Nam, suốt đời phấn đấu cho mục đích,lý tưởng của Đảng, đặt lợi ích của Tổ quốc, của giai cấp công nhân và nhân dân lao động lên trên lợi ích cá nhân; chấp hành nghiêm chỉnh Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, các nghị quyết của Đảng và pháp luật của Nhà nước; có lao động, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; có đạo đức và lối sống lành mạnh; gắn bó mật thiết với nhân dân; phục tùng tổ chức, kỷ luật của Đảng, giữ gìn đoàn kết thống nhất trong Đảng” (Điều 1 Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam).

1.1.2.2 Khái niệm hồ sơ Đảng viên

Hồ sơ Đảng viên được hiểu như sau: “Hồ sơ Đảng viên là loại hồ sơ bao gồm: Lý

lịch đảng viên (theo mẫu do Ban Tổ chức Trung ương phát hành); các nghị quyết và quyết định của cấp uỷ về kết nạp đảng viên, về công nhận đảng viên chính thức, về đề bạt, khen thưởng, kỷ luật; đảng viên; các bản kiểm điểm, nhận xét đảng viên; giấy chuyển sinh hoạt đảng…” (Quy định số 29 - QĐ/TW ngày 25/07/2016 của Ban Chấp hành Trung

ương về quy định Điều lệ Đảng)

1.1.2.3 Thành phần hồ sơ Đảng viên

Việc quản lý hồ sơ đảng viên thực hiện theo Điểm 6.2 Quy định số 29-QĐ/TW,ngày 25-7-2016 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII về thi hành Điều lệĐảng, cụ thể như sau:

a) Khi được kết nạp vào Đảng

+ Giấy chứng nhận học lớp bồi dưỡng nhận thức về Đảng

+ Đơn xin vào Đảng.

+ Lý lịch của người vào Đảng và các văn bản thẩm tra kèm theo

+ Giấy giới thiệu của đảng viên chính thức được phân công giúp đỡ

+ Nghị quyết giới thiệu đoàn viên ưu tú vào Đảng của Đoàn Thanh niên Cộng sản

Hồ Chí Minh hoặc của công đoàn cơ sở

+ Tổng hợp ý kiến nhận xét của tổ chức chính trị - xã hội nơi làm việc vàchi ủy (hoặc chi bộ) nơi cư trú đối với người vào Đảng

+ Nghị quyết xét, đề nghị kết nạp đảng viên của chi bộ

+ Báo cáo thẩm định của đảng ủy bộ phận (nếu có)

+ Nghị quyết xét, đề nghị kết nạp đảng viên của đảng ủy cơ sở

+ Quyết định kết nạp đảng viên của cấp ủy có thẩm quyền

+ Lý lịch đảng viên

+ Phiếu đảng viên

b) Khi đảng viên đã được công nhận chính thức có thêm các tài liệu sau:

+ Giấy chứng nhận học lớp bồi dưỡng đảng viên mới

+ Bản tự kiểm điểm của đảng viên dự bị

+ Bản nhận xét đảng viên dự bị của đảng viên được phân công giúp đỡ

+ Tổng hợp ý kiến nhận xét của tổ chức chính trị - xã hội nơi làm việc vàchi ủy (hoặc chi bộ) nơi cư trú đối với đảng viên dự bị

+ Nghị quyết xét, đề nghị công nhận đảng viên chính thức của chi bộ

+ Báo cáo thẩm định của đảng ủy bộ phận (nếu có)

+ Nghị quyết xét, đề nghị công nhận đảng viên chính thức của đảng ủy cơ sở.+ Quyết định công nhận đảng viên chính thức của cấp ủy có thẩm quyền

+ Các bản bổ sung hồ sơ đảng viên hằng năm

+ Các bản thẩm tra, kết luận về lý lịch đảng viên (nếu có)

+ Các quyết định của cấp có thẩm quyền về điều động, bổ nhiệm, nghỉ hưu, nghỉmất sức, chuyển ngành, phục viên, xuất ngũ, kỷ luật, khen thưởng; bản sao các văn bằngchứng chỉ về chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học

+ Hệ thống giấy giới thiệu sinh hoạt đảng từ khi vào Đảng

+ Các bản tự kiểm điểm hằng năm (của 5 năm gần nhất) và khi chuyển sinh hoạtđảng của đảng viên

- Ngoài những tài liệu trên, những tài liệu khác kèm theo trong hồ sơ đảng viên đều

là tài liệu tham khảo

- Các tài liệu trong hồ sơ đảng viên (trừ phiếu đảng viên được sắp xếp, quản lýtheo quy định riêng) được ghi vào bản mục lục tài liệu và sắp xếp theo trình tự như trên,đưa vào túi hồ sơ để quản lý; bản mục lục các tài liệu trong hồ sơ đảng viên phải đượccấp ủy quản lý hồ sơ đảng viên kiểm tra, xác nhận, ký và đóng dấu cấp ủy.

c) Bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ đảng viên

- Đối với đảng viên được kết nạp vào Đảng từ khi thực hiện Quy định số29-QĐ/TW, ngày 02-6-1997 của Bộ Chính trị khóa VIII đến nay, trong hồ sơ đảng viênphải có đủ các tài liệu như quy định tại Điểm a, b nêu trên

- Đối với những đảng viên được kết nạp vào Đảng trước khi có Quy định số QĐ/TW, ngày 02-6-1997 của Bộ Chính trị khóa VIII thì các cấp ủy được giao quản lý hồ

29-sơ đảng viên tổ chức kiểm tra, sưu tầm, thu thập bổ sung các tài liệu còn thiếu trong hồ 29-sơđảng viên để hoàn thiện hồ sơ đảng viên, sắp xếp, quản lý theo quy định

Trường hợp đã sưu tầm, thu thập tài liệu nhưng vẫn không đủ các tài liệu trong hồ

sơ đảng viên theo quy định thì cấp ủy nơi quản lý hồ sơ đảng viên xác nhận, ký tên, đóngdấu vào bản mục lục các tài liệu có trong hồ sơ đảng viên đang quản lý, làm cơ sở choviệc quản lý đảng viên và chuyển sinh hoạt đảng chính thức của đảng viên

- Bổ sung hồ sơ đảng viên hằng năm và khi chuyển sinh hoạt đảng chính thức:+ Định kỳ hằng năm và khi đảng viên chuyển sinh hoạt đảng chính thức, đảng viênphải ghi bổ sung những thay đổi về: trình độ (lý luận chính trị, học vấn, chuyên môn,nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính ), đơn vị, chức vụ công tác, nghề nghiệp, khen thưởng, kỷluật, hoàn cảnh gia đình (cha, mẹ, vợ, chồng, các con ) để tổ chức đảng bổ sung vào hồ

sơ đảng viên và đóng dấu của cấp ủy vào chỗ đã bổ sung

+ Chi ủy, chi bộ hướng dẫn, thu nhận, kiểm tra, xác nhận phiếu bổ sung hồ sơ đảngviên, viết bổ sung những thay đổi vào danh sách đảng viên của chi bộ và chuyển phiếu bổsung hồ sơ đảng viên lên đảng ủy cơ sở (nếu là chi bộ cơ sở thì chi ủy xác nhận vào mụccủa cấp ủy cơ sở)

+ Cấp ủy cơ sở ghi bổ sung vào lý lịch đảng viên và danh sách đảng viên của đảng

bộ, chuyển phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên lên cấp ủy cấp trên trực tiếp

+ Cấp ủy cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng bổ sung vào phiếu đảng viên, lýlịch đảng viên, danh sách đảng viên và cơ sở dữ liệu đảng viên; lưu giữ phiếu bổ sungcùng với hồ sơ đảng viên, nếu cấp ủy cơ sở quản lý hồ sơ đảng viên thì chuyển phiếu chocấp ủy cơ sở

1.2 Công tác Quản lý hồ sơ, hồ sơ đảng viên

1.2.1 Công tác quản lý hồ sơ

1.2.1.1 Khái niệm quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong hoạt động của một tổ chức.

Quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng Nó được ví như nhữnghuyết quản trong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt được chảy đều, đúng,chính xác, đầy đủ và kịp thời và liên tục trong cơ thể và lên bộ não, không để xảy ra ùntắc, rò rỉ Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng

ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hìnhthành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cho đến khi bịtiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử

Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thôngtin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi

cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải

có năng lực nhanh nhạy trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng

Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu là một hệ thống công việc đòi hỏi tất cả những aicần sử dụng tài liệu đều phải tham gia thực hiện theo những nguyên tắc và nghiệp vụ phùhợp Hệ thống công việc có khởi đầu tại thời điểm hình thành tài liệu (xem khái niệm tàiliệu và văn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ - bắt đầu ở khâu văn thư (quản lý vănbản đi văn bản đến và lập hồ sơ thuộc giai đoạn văn thư) liên tiếp qua khâu lưu trữ cơquan và kết thúc bằng việc thực hiện các nghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử

1.2.1.2 Vai trò của việc quản lý hồ sơ

- Quản lý hồ sơ được nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra cứu thông tin trong

cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời,hiệu quả

- Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước,

cơ quan, đơn vị

- Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ là mắt xích gắn liền công tác văn thư vớicông tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ

- Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy

đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng caohiệu suất và chất lượng công tác

- Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lý được công việc của

cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Lập hồ sơ và quản lý tốt sẽ xâydựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu

bó, gói vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữnhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu

1.2.1.3 Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ Vì thếnên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần

- Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sựnhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập

- Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đếntính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần

- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó Tính cóthể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảngtrống sẵn có

- Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ

do bụi, chất bẩn và tính an toàn của các hồ sơ mật Tính phù hợp chung của hệ thốngtrong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác

- Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ thamchiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực

- Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và biết đượcchúng đang ở đâu

- Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệuquan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục hồ

sơ đã sắp xếp

- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung Như vậy,một cơ quan, tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với các yêucầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là nhữngthay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại

Nên sử dụng những thiết bị bảo quản hiệu quả để lưu giữ và phân biệt những loại

hồ sơ khác nhau Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào theo trình tự giải quyết côngviệc, tài liệu nào ban hành trước được đặt trước trong hồ sơ Nên tránh viết tắt trong cáctên gọi hồ sơ Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa Tài liệu nên được phân loại theo mộtphương án phân loại phù hợp để lưu trữ.Với tài liệu hành chính có thể phân loại theophương án thời gian - cơ cấu tổ chức hoặc thời gian - mặt hoạt động; tài liệu nhân sự phânloại theo vần chữ cái, gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z

1.2.2 Công tác quản lý hồ sơ đảng viên

1.2.2.1 Khái niệm quản lý hồ sơ đảng viên

Quản lý hồ sơ đảng viên là việc quản lý sổ danh sách đảng viên, thẻ đảng viên,phiếu đảng viên, các thông tin lý lịch và các giấy tờ tài liệu liên quan đến cá nhân cácđảng viên, tiến hành rà soát, phân loại và quản lý hồ sơ đảng viên theo các hướng dẫn củaĐảng bộ cấp trên

1.2.2.2 Yêu cầu quản lý hồ sơ đảng viên

a) Hồ sơ đảng viên phải được tổ chức đảng quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật,không được tẩy xoá, tự ý sửa chữa Khi có đủ căn cứ pháp lý, được cấp ủy có thẩm quyềnđồng ý bằng văn bản thì cấp ủy được giao quản lý hồ sơ mới được sửa chữa vào hồ sơđảng viên và đóng dấu của cấp ủyvào chỗ sửa chữa

b) Hồ sơ đảng viên do cấp ủy cơ sở nơi đảng viên đang sinh hoạt đảng chính thứcquản lý, kể cả đảng viên là cán bộ thuộc diện cấp ủy cấp trên quản lý Cấp ủy cơ sở không

có điều kiện quản lý và bảo quản hồ sơ đảng viên thì đề nghị cấp ủy cấp trên trực tiếpquản lý, bảo quản

c) Quản lý hồ sơ khi chuyển sinh hoạt đảng:

- Khi đảng viên chuyển sinh hoạt đảng, cấp ủy nơi đảng viên chuyển đi làm đầy đủthủ tục, niêm phong hồ sơ, giao cho đảng viên trực tiếp mang theo để báo cáo vớicấp ủy nơi đảng viên chuyển đến; trường hợp đặc biệt thì tổ chức đảng chuyển hồ sơ

- Tổ chức đảng tiếp nhận đảng viên phải kiểm tra chặt chẽ hồ sơ đảng viên theodanh mục các tài liệu có trong hồ sơ, vào sổ theo dõi, sắp xếp, quản lý; nếu chưa có xácnhận của cấp ủy quản lý hồ sơ đảng viên (nơi đảng viên chuyển đi) trong danh mục hồ sơđảng viên thì chưa tiếp nhận sinh hoạt đảng

d) Quản lý hồ sơ đảng viên khi tổ chức đảng bị giải tán, giải thể, sáp nhập, hợpnhất hoặc chia tách:

Hồ sơ của đảng viên ở những tổ chức đảng bị giải tán, giải thể, sáp nhập, hợp nhấthoặc chia tách do cấp ủy cấp trên trực tiếp của tổ chức đảng đó kiểm tra, thu nhận, quản

lý và xử lý theo quy định

đ) Hồ sơ của đảng viên từ trần hoặc bị đưa ra khỏi Đảng thì cấp ủy cấp trên trựctiếp của tổ chức cơ sở đảng quản lý

e) Nghiên cứu, khai thác hồ sơ đảng viên:

- Cán bộ, đảng viên muốn nghiên cứu hồ sơ đảng viên phải được sự đồng ý củacấp ủy quản lý hồ sơ và phải thực hiện đúng hướng dẫn của cán bộ quản lý hồ sơ đảngviên Việc nghiên cứu hồ sơ đảng viên được tiến hành tại phòng hồ sơ Trường hợp cầnsao chụp hồ sơ đảng viên để nghiên cứu thì phải được cấp ủy quản lý hồ sơ đồng ý

- Trong quá trình nghiên cứu hồ sơ đảng viên tuyệt đối không được tẩy xoá, sửachữa, ghi thêm, đưa thêm hoặc rút bớt tài liệu trong hồ sơ

- Khi đảng viên xem hồ sơ của mình, nếu thấy có vấn đề gì chưa đồng tình thì phảibáo cáo với cấp ủy quản lý hồ sơ xem xét, giải quyết

- Cán bộ được giao quản lý hồ sơ đảng viên phải lưu giấy giới thiệu, có sổ theodõi, ghi rõ ngày tháng năm, họ tên, đơn vị của người đến nghiên cứu hồ sơ Người đượccấp ủy cho mượn hồ sơ để nghiên cứu phải ký mượn vào sổ theo dõi và trả lại hồ sơ đúngthời gian

g) Quản lý, sử dụng phiếu đảng viên:

- Phiếu đảng viên do cấp ủy huyện và tương đương quản lý (thay cho sơ yếu lý lịchđảng viên M2) theo thứ tự trong danh sách đảng viên của từng tổ chức cơ sở đảng trựcthuộc Sơ yếu lý lịch M2 được chuyển về lưu giữ cùng với hồ sơ đảng viên, không đượcthanh lý

- Khi đảng viên chuyển sinh hoạt đảng chính thức ra khỏi đảng bộ huyện và tươngđương thì không phải khai lại phiếu đảng viên, mà phiếu đảng viên được chuyển giaocùng với hồ sơ đảng viên đến đảng bộ mới để quản lý

h) Tổ chức quản lý hồ sơ đảng viên:

- Hệ thống sổ theo dõi, quản lý hồ sơ đảng viên gồm: sổ danh sách đảng viên đangsinh hoạt tại chi bộ (cả đảng viên chính thức và dự bị); sổ đảng viên đã ra khỏi Đảng (xin

ra, xóa tên, khai trừ); sổ đảng viên đã từ trần; sổ theo dõi giao nhận hồ sơ đảng viên vàmượn đọc hồ sơ đảng viên

- Hồ sơ đảng viên được sắp xếp theo yêu cầu dễ tìm, dễ thấy và dễ bảo quản theotừng loại hồ sơ đảng viên ở mỗi cấp quản lý

- Nơi lưu giữ hồ sơ đảng viên phải có phương tiện chống mối mọt, ẩm ướt, phònghỏa, lũ lụt; thực hiện đúng chế độ bảo mật.

Định kỳ 6 tháng phải đối chiếu danh sách đảng viên với số lượng hồ sơ đảng viên,kịp thời phát hiện những tài liệu trong hồ sơ đảng viên bị hư hỏng để xử lý ngay Khi thayđổi cán bộ quản lý phải có biên bản giao nhận chặt chẽ, đúng quy định

1.2.2.3 Trách nhiệm xây dựng và quản lý Hồ sơ đảng viên Bộ Chính trị quy định

c) Hằng năm, các cấp ủy chỉ đạo, kiểm tra việc bổ sung lý lịch đảng viên và quản

a) Đối với đảng viên:

- Phải tự khai lý lịch, phiếu đảng viên của mình một cách đầy đủ, rõ ràng, chínhxác, trung thực theo quy định

- Định kỳ hằng năm hoặc khi chuyển sinh hoạt đảng chính thức phải ghi đầy đủnhững thay đổi của mình vào phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên, báo cáo chi ủy, chi bộ

- Bảo quản, giữ gìn cẩn thận hồ sơ chuyển sinh hoạt đảng, không làm hỏng, khôngcho người khác mượn; nếu để mất, làm hỏng hồ sơ đảng viên phải báo cáo cấp ủy rõ lý do

để mất, làm hỏng, kèm theo bản xác nhận của cấp ủy hoặc công an xã, phường, nơi bịmất, làm hỏng hồ sơ đảng viên để được xem xét, làm lại hồ sơ đảng viên

b) Đối với cấp cơ sở:

- Chi ủy, chi bộ, đảng ủy bộ phận (nếu có) quản lý sổ danh sách đảng viên.

- Cấp ủy cơ sở quản lý hồ sơ đảng viên và sổ danh sách đảng viên theo đúng quyđịnh về sử dụng, bảo quản hồ sơ đảng viên; hướng dẫn, kiểm tra, thu nhận phiếu bổ sung

hồ sơ đảng viên, ghi bổ sung vào lý lịch đảng viên và danh sách đảng viên của đảng bộ,chi bộ cơ sở, chuyển phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên lên cấp ủy cấp trên trực tiếp; định kỳ(3 tháng 1 lần) kiểm tra phiếu báo chuyển sinh hoạt đảng để theo dõi số đảng viên chuyểnđến báo cáo cấp ủy có thẩm quyền xử lý đảng viên quá 3 tháng không nộp hồ sơ chuyểnsinh hoạt đảng mà không có lý do chính đáng; kiểm tra, bổ sung danh sách đảng viên; viếtphiếu báo đảng viên đã từ trần và phiếu báo đảng viên ra khỏi Đảng chuyển giao cùng hồ

sơ đảng viên đã từ trần, hồ sơ đảng viên bị đưa ra khỏi Đảng lên cấp ủy cấp trên trực tiếptrong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ khi lập phiếu báo; xét, lập hồ sơ của đảng viên bịmất, bị hỏng và báo cáo cấp ủy cấp trên

c) Đối với cấp ủy cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng:

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Trung ương về quản lý hồ

sơ đảng viên ở các tổ chức đảng trực thuộc Chỉ giao hồ sơ đảng viên cho cấp ủy cơ sởquản lý khi có đủ điều kiện về phương tiện bảo quản và có cán bộ thực hiện việc quản lý;khi bàn giao phải có biên bản giao nhận chặt chẽ

- Quản lý phiếu đảng viên, sổ danh sách đảng viên của các tổ chức cơ sở đảng trựcthuộc; hồ sơ kết nạp của đảng viên dự bị và hồ sơ của đảng viên ở các tổ chức cơ sở đảngchưa được giao quản lý

- Định kỳ hằng năm kiểm tra danh sách đảng viên ở các cấp ủy cơ sở trực thuộc vàbáo cáo lên ban tổ chức tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương về các biếnđộng của đội ngũ đảng viên theo các mẫu biểu báo cáo đã quy định

d) Đối với ban tổ chức tỉnh ủy, thành ủy và tương đương:

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Trung ương về quản lý

hồ sơ đảng viên ở các cấp ủy cấp dưới; bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm nghiệp vụquản lý hồ sơ đảng viên ở các cấp ủy trực thuộc

- Hằng năm tổ chức đối khớp và rút kinh nghiệm về công tác quản lý hồ sơ đảngviên và báo cáo Ban Tổ chức Trung ương

1.2.2.4 Nhiệm vụ của cán bộ quản lý hồ sơ Đảng viên

Cán bộ quản lý hồ sơ đảng viên phải làm những công việc hàng ngày như sau:

Xây dựng, sưu tầm, bổ sung lý lịch đảng viên trong đảng bộ, làm cho hồ sơ phảnánh kịp thời, sinh động, chính xác lai lịch và sự phát triển, trưởng thành của đảng viên;giúp cơ quan tổ chức hướng dẫn đảng viên viết lý lịch, sơ yếu lý lịch và viết bổ sung lýlịch hàng năm Những chỗ viết nhầm, viết sai cần sửa chữa phải có sự xác nhận, ký tên,đóng dấu của người đại diện tổ chức đảng.

Nghiên cứu phát hiện những điểm chưa rõ hoặc mâu thuẫn nhau trong lý lịch, sơyếu lý lịch đảng viên và các tài liệu liên quan Xác minh (qua nhiều nguồn) làm rõ nhữngvấn đề cần thiết Tuyệt đối không được tiết lộ những điều trong hồ sơ lý lịch đảng viêncho những người không có trách nhiệm biết

Sắp xếp hồ sơ đảng viên theo đúng hướng dẫn của cấp trên sao cho đễ thấy, dễ lấy,thuận tiện cho việc nghiên cứu Lập danh mục các tài liệu có trong hồ sơ đảng viên vàphân biệt rõ tài liệu chính hoặc tài liệu tham khảo

Bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, lý lịch đảng viên kịp thời, đúng quy định, nghiêm chỉnhchấp hành nội quy cho mượn, đọc hồ sơ đảng viên, không được tuỳ tiện; sử dụng rồi lạiphải sắp xếp lại theo quy định

Cất giữ và bảo quản chu đáo, không được để nhầm lẫn, hư hỏng hoặc để mất Kho

và phương tiện bảo quản phải chống được mối mọt và ẩm ướt Thực hiện đúng chế độ bảomật, phòng gian, phòng hoả, lũ lụt, phòng mất cắp, Kiểm tra, rút kinh nghiệm công tácnày và hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ làm hồ sơ đảng viên cấp dưới

Liên hệ các cơ quan có liên quan để nhận những tài liệu thuộc hồ sơ lý lịch đảngviên của đảng bộ mình Quan hệ chặt chẽ với các bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách quản

lý hồ sơ cán bộ, thống kê, giới thiệu sinh hoạt đảng, làm thẻ đảng viên để trao đổi thu thậpnhững tài liệu về hồ sơ lý lịch đảng viên, làm cho công tác này đạt yêu cầu chất lượng,bảo đảm nắm được chính xác thực trạng và lượng đảng viên trong đảng bộ

Hủy bỏ những tài liệu không còn có tác dụng thiết thực trong hồ sơ đảng viên(được cấp ủy đảng hoặc tổ chức đảng cho phép)

Thực hiện đúng chế độ báo cáo về việc quản lý hồ sơ lý lịch đảng viên (theo yêucầu, nội dung, thời gian do Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn)

Qua công tác nghiệp vụ này, thường xuyên và kịp thời làm rõ về tình hình công tác

hồ sơ đảng viên và làm thống kê về cơ cấu, chất lượng đảng viên theo quy định

Đồng chí cấp ủy viên hoặc cán bộ tổ chức được cấp ủy giao trách nhiệm quản lý,

sử dụng các loại sổ sách về quản lý đảng viên phải thường xuyên nắm chắc lượng hồ sơđảng viên, theo dõi chặt chẽ việc giao, nhận, mượn đọc hồ sơ đảng viên