Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cường quản lý lưu thông tiền tệ trong kinh doanh tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương.DOC

Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cường quản lý lưu thông tiền tệ trong kinh doanh tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thương.

LờI Mở ĐầU

Sự tồn tại và phát triển của nền kinh tế hàng hoá gắn liền với sự tồn tại củavốn bằng tiền, vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề cho hoạt động của nền kinh tếnói chung và của doanh nghiệp nói riêng Đây cũng là phơng tiện lu thông và ph-

ơng tiện thanh tán giữa các chủ thể không chỉ trong nớc mà còn cả với nớcngoài Do đó quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp đòi hỏicông tác quản lý phải hết sức chặt chẽ và khoa học

Hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền phụ thuộc rất lớn vào trình độquản lý và sử dụng chúng Đây cũng là bộ phận rất dễ xảy ra gian lận, sai sót, dễ

bị tham ô, lợi dụng, mất mát

Vì vật việc tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền là hết sức quan trọngnhằm quản lý chặt chẽ và đa ra các thông tin đầy đủ chính xác về thực trạng vàcơ cấu vốn bằng tiền, về các nguồn thu và sự chi tiêu chúng trong quá trình kinhdoanh để nhà quản lý có thể nắm bắt đợc những thông tin kinh tế, đa ra các quy

định đầu t và kinh doanh sao cho hiệu quả nhất

Trong nền kinh tế thị trờng, mục tiêu cao nhất của mỗi doanh nghiệp là đạt

đợc mức lợi nhuận tối đa trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, nhu cầu của thị ờng ngày càng cao và đa dạng, ngời tiêu dùng ngày càng khắt khe hơn Điều đócho thấy để đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trờng với điều kiện vàkhả năng của mỗi Công ty là có hạn đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải không ngừng

tr-đổi mới phơng thức kinh doanh nói chung và công tác hạch toán nói riêng, đặcbiệt là hạch toán vốn bằng tiền Trong khi đó thực tế nớc ta đang trong giai đoạnhoàn thiện chế độ kế toán doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng, việc quản lý vàhạch toán vốn bằng tiền vẫn còn không ít các thiếu sót, hiệu quả sử dụng vốn vàvốn bằng tiền còn thấp, cha khai thác hết tiềm năng của chúng để phục vụ sảnxuất kinh doanh, công tác hạch toán kế toán bị buông lỏng kéo dài

Sau thời gian học tập lý luận tại trờng, dới sự hớng dẫn của cô giáo NguyễnThị Nụ, em đã đến tìm hiểu thực tế tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại th-

ơng Nhận thấy tính bức xúc của vấn đề em đã đi sâu tìm hiểu và chọn đề tài “Tổchức hạch toán vốn bằng tiền với việc tăng cờng quản lý lu thông tiền tệ trongkinh doanh tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thơng

Phơng pháp nghiên cứu là kết hợp lý luận với thực tiễn ở Tổng Công ty từ

đó rút ra các mặt tốt và các mặt tồn tại ở đây để tìm biện pháp giải quyết đề xuấtvới Tổng Công ty trên cơ sở những kiến thực đã đợc trang bị trong nhà trờng.Nội dung đề tài nghiên cứu gồm 3 phần

Phần I - lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng tiền trong các doanhnghiệp

Phần II - Tổ chức công tác hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty giao nhậnkho vận ngoại thơng

Phần III - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán vốnbằng tiền tại Tổng Công ty giao nhận kho vận ngoại thơng

Phần I

Lý luận chung về tổ chức hạch toán vốn bằng

tiền trong các doanh nghiệp

Vốn bằng tiền là một loại tài sản tồn tại và đợc sử dụng ở mọi doanh nghiệp

mà tầm quan trọng của nó đợc ví nh mạch máu hay nhiên liệu cho sự tồn tại vàphát triển của doanh nghiệp

1-/ Khái niệm

Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại trực tiếp dới hình thái giátrị bao gồm tiền mặt tại qũy, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển Hay nóicách khác, vốn bằng tiền là tất cả các hình thức tiền tệ đợc tồn tại trực tiếp dớihình thái giá trị và có thể dễ dàng chuyển đổi đợc ngay thành tiền do đơn vị sởhữu nh: tiền mặt bằng đồng bạc Việt Nam, tiền mặt bằng ngoại tệ, các loại vàng,bạc, kim khí qúy, đá qúy, ngân phiếu, các loại tiền và tơng đơng tiền đang trên

đờng đi (tiền đang chuyển) có giá trị nh tiền tức là có thể chuyển đổi đợc thànhtiền ngay

2-/ Đặc điểm của vốn bằng tiền

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa đợc sử dụng đểthanh toán đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc muasắm vật t hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán thu hồicác khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toánngay của doanh nghiệp và là một bộ phận của vốn lu động Mặt khác vốn bằngtiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì nó là loạivốn có tính luân chuyển cao cho nên nó là đối tợng của sự gian lận và ăn cắp Dovậy trong việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độquản lý tiền tệ của Nhà nớc Chẳng hạn tiền mặt tại qũy của doanh nghiệp dùng

để chi tiêu hàng ngày không đợc vợt quá mức tồn qũy mà doanh nghiệp và ngânhàng đã thỏa thuận ghi trong hợp đồng tiền mặt, khi có tiền thu bán hàng bằngtiền mặt thì doanh nghiệp phải nộp vào ngân hàng

3-/ Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiền

Để có thể quản lý nội bộ vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trớchết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụnày Việc phân trách nhiệm này nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận cũng nh sựmóc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt

Chẳng hạn nh tách biệt nhiệm vụ giữa tiền mặt với việc giữ các sổ sách kếtoán Những nhân viên giữ tiền mặt không đợc tiếp cận với sổ sách và các nhânviên không đợc giữ tiền mặt

4-/ Quản trị vốn bằng tiền

Trong doanh nghiệp thờng có một lợng tiền dự trữ nhất định nào đó ngoàiviệc sử dụng trong mục đích kinh doanh thông thờng nh mua sắm hàng hóa, vật

liệu thanh toán các chi phí cần thiết cho hoạt động bình thờng của doanh nghiệp

mà còn sử dụng vào mục đích khác nh:

+ Dự phòng: Có liên quan đến khả năng nhu cầu thu chi tiền mặt Nếu khả

năng dự đoán cao thì nhu cầu tiền mặt dự phòng bất ngờ sẽ rất thấp Một yếu tố

ảnh hởng đến dự phòng là khả năng vay mợn tiền mặt ngắn hạn một cách nhanhchóng khi cần đến Khả năng vay mợn tùy thuộc vào uy tín của doanh nghiệp đốivới ngân hàng tuy các tổ chức tín dụng khác

+ Đầu cơ: Ngoài một số mục đích nêu trên, sự quản trị kinh doanh vốn

bằng tiền đòi hỏi phải duy trì một mức dự trữ tiền mặt khá rộng rãi vì các lý do

Có tiền mặt rộng rãi doanh nghiệp có thể lợi dụng ngay các cơ hội về doanhnghiệp

+ Doanh nghiệp phải có một lực lợng vốn vừa đủ để ứng phó với các trờnghợp bất ngờ nh: Hỏa hoạn chiến tranh thiên tai hay cạnh tranh về quảng cáo vớicác doanh nghiệp khác

Tuy nhiên, các doanh nghiệp có một lợng tiền dự trữ đều nhằm một mục

đích hoạt động kinh doanh Điều đó đòi hỏi các nhà quản lý phải quản lý và sửdụng tiền mặt nh thế nào để có hiệu quả nhất và khi đó cho phép tính toán chínhxác việc thu chi tiền mặt và các số d của chúng, ngăn ngừa hiện tợng mất mát dotrộm cắp hoặc gian lận, duy trì một khoản tiền mặt vào mọi thời điểm đủ để thựchiện các khoản chi trả cần thiết phải có một số d hợp lý phòng khi bất trắc, ngănngừa việc ứ đọng các khoản tiền mặt lớn trong tài khoản ngân hàng mà khôngmang lại hiệu quả cao mà chỉ mang lại khoản thu nhập không đáng kể từ lãi suấtngân hàng

Việc quản lý vốn bằng tiền đôi khi chỉ đợc coi là biện pháp phòng ngừa tìnhtrạng gian lận lợi dụng trộm cắp Tuy nhiên một hệ thống quản lý tốt sẽ giúp chodoanh nghiệp đạt đợc các mục tiêu về kế toán chính xác các nghiệp vụ tiền mặt

và duy trì số d tiền mặt vừa đủ nhng không thừa

+ Vốn bằng tiền đối với doanh nghiệp

Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể coi là một chu kỳ

đầu t hoàn vốn và tái đầu t Việc tập hợp các khoản phải thu từ khách hàng,doanh nghiệp lại có tiền để thanh toán vì vậy các tài sản lu động nói chung vàvốn bằng tiền nói riêng đợc quay vòng thông qua kinh doanh theo một chu kỳhoạt động

Nếu một doanh nghiệp không có khả năng hoàn lại số tiền dới dạng vốn đã

đem đầu t một cách đủ nhanh để trả các món nợ khi đến hạn thì doanh nghiệpphải đi vay hoặc lấy tiền mặt từ các nguồn khác mới đảm bảo đợc khả năng tồntại của mình

Trong bảng cân đối kế toán mô tả toàn bộ tình hình tài chính của doanhnghiệp tại một thời điểm nhất định trong thời kỳ tuần hoàn: Đầu t, hoàn vốn, đầu

t Một bản kê khai tình hình thu chi cho thấy số tiền thu đợc từ các nguồn vào và

đợc tiêu dùng trong các hoạt động kinh doanh ra sao Theo góc độ nào đó, sốphận của doanh nghiệp đợc thể hiện trong bảng kê khai tình hình thu chi tiền mặtvì nó phản ánh rõ mỗi giai đoạn có doanh thu lớn hay nhỏ hơn chi phí các nguồn

đã sử dụng để sản sinh ra số doanh thu này

Một bảng kê khai tình hình tài chính của doanh nghiệp sẽ giúp ta hiểu vìsao tình hình tài chính lại biến động trong giai đoạn đó và biến động nh thế nào?

Nó chỉ ra xuất xứ của các nguồn tài chính và việc sử dụng chúng vào những hoạt

động nào ? Do nắm bắt đợc các nguồn thu của doanh nghiệp cũng nh cách thức

sử dụng chúng trong kinh doanh chúng ta có thể giải đáp đợc các câu hỏi trọngyếu nh: Các hoạt động thông thờng của doanh nghiệp có mang lại các thu nhậpcần thiết đủ để doanh nghiệp trang trải nợ nần hay không ? Có phải doanhnghiệp hiện đang vay tiền để chi trả việc mua sắm những tài sản do hoạt độngsản xuất kinh doanh mang lại ? Một doanh nghiệp dù hoạt động có lãi sang vốn

lu động vẫn có thể trở nên không trả đợc nợ nần do tình trạng không đảm bảo

đ-ợc lợng tiền cần thiết

+ Vốn bằng tiền đối với các nhà quản lý, phần lớn các doanh nghiệp thờngsoạn thảo một bảng kê khai về tình hình thu chi tiền mặt để giúp đỡ các chủdoanh nghiệp quản lý, hoạch định và kiểm soát số d

Để thu thập thông tin đầy đủ, chính xác về trạng thái và sự biến động củatài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinhdoanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụngchứng từ kế toán Chứng từ là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành

Các loại chứng từ theo dõi sự biến động của vốn bằng tiền thờng xuyên vận

động sự vận động hay sự luân chuyển đợc xác định bởi các khâu sau:

+ Tạo lập chứng từ

+ Kiểm tra chứng từ

+ Sử dụng chứng từ cho kinh tế nghiệp vụ và ghi sổ kế toán

+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán

+ Lu trữ chứng từ

+ Hết thời hạn lu trữ thì đem đi hủy

II-/ Nhiệm vụ và nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền.

1-/ Nhiệm vụ

- Hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt, giám đốc tìnhhình chấp hành định mức tồn qũy tiền mặt Thờng xuyên, đối chiếu tiền mặt tồnqũy thực với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót trong việc quản lý

và sử dụng tiền mặt

2-/ Nguyên tắc

- Hạch toán kế toán phải sử dụng đúng đơn vị “đồng” ngân hàng Việt Nam

để phản ánh các loại vốn bằng tiền

- Việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các quy tắc, quy định các chế

độ quản lý, lu thông tiền tệ của Nhà nớc

- Mở sổ theo dõi các chi tiết từng ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồngViệt Nam quy đổi), từng loại vàng bạc đá qúy (theo số lợng, trọng lợng, độ tuổi,kích thớc, giá trị ) giá dùng hạch toán ngoại tệ là giá thực tế (tỷ giá thực tế muavào do ngân hàng công bố với ngoại tệ, giá hóa đơn hoặc giá đợc thanh toán vớivàng bạc, đá qúy)

- Cuối kỳ thanh toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng, bạc theogiá trị tại thời điểm tính toán để có đợc giá trị thực tế và chính xác

III-/ Hạch toán tiền mặt tại qũy của doanh nghiệp

2-/ Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán tiền mặt.

Theo quy định số 1141 TC/QĐ/CĐKT hiện nay tài khoản để sử dụng hạchtoán tiền mặt tại qũy trong các doanh nghiệp ở Việt Nam là “tiền mặt) TK - 111.Tài khoản 111 - “tiền mặt” phản ánh tình hình tăng giảm tồn qũy tiền mặttại qũy các đơn vị Việc hạch toán trên tài khoản này phải tuân theo các nguyêntắc sau:

Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt ngân phiếu vàng bạc kim đáqúy thực tế nhập xuất qũy

- Mọi khoản thu chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hoặc có chứng từnhập, xuất (với vàng bạc đá qúy) và có đủ chữ ký của ngời giao, ngời nhận, ngờicho phép nhập xuất qũy

- Hàng ngày thủ qũy phải thờng xuyên kiểm kê số qũy thực tế tiến hành đốichiếu với số liệu của số qũy, số kế toán

Kết cấu và nội dung tài khoản 111

Bên nợ:

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá qúy xuất

- Số thừa qũy phát hiện khi kiểm kê

Bên có:

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá qúy xuất qũy

- Số thiếu hụt khi kiểm kê

D nợ:

- Các khoản tiền mặt, ngân phiếu ngoại tệ, vàng bạc hiện còn tồn qũy.Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2

- 1111 Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu)

- 1112 Ngoại tệ (quy đổi theo tiền Việt Nam)

- 1113 Vàng bạc, đá qúy (theo giá trị thực tế0

Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoảnkhác có liên quan

3-/ Chứng từ sử dụng để hạch toán.

a Phiếu thu (MS 01 - TT)

b Phiếu chi (MS 02 - TT)

c Ngoài phiếu thu, phiếu chi để hạch toán tài khoản 111 còn cần các chứng

từ gốc có liên quan khác kèm theo vào phiếu thu hoặc phiếu chi nh: phiếu đềnghị tạm ứng, biên lai thu tiền, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kê ngoại tệ,vàng bạc, đá qúy, bảng kiểm kê qũy

4-/ Hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm tiền mặt trên TK 111

* Hạch toán các khoản thu chi bằng tiền Việt Nam

a Hạch toán các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt

Nợ TK 111 (1111) Số tiền nhập qũy

Có TK 512 Số tiền bán sản phẩm, dịch vụ

Có TK 112 Rút thời gian ngắn hạn

Có TK 131 Thu tiền của ngời mua

Có TK 136 Các khoản thu từ nội bộ

Có TK 138 Các khoản phải thu, cho vay, mợn đã thu đợc

Có TK 141Thu tiền tạm ứng thừa

Có TK 144 Thu hồi các khoản ký cợc, ký qũy

Có TK 711 Thu từ các hoạt động tài chính

Có TK 721 Các khoản thu bất thờng

Có TK 3381 Sổ kiểm kê thừa cha rõ nguyên nhân v.v

b Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt

Nợ TK 112 Gửi tiền vào TK tại ngân hàng

Nợ TK 331 Đặt trớc hoặc trả nợ cho các nhà cung cấp

Nợ TK 136 Chi hộ, ứng trớc cho đơn vị nội bộ

Có TK 111 (1111) Số tiền mặt thực xuất qũy

Để góp phần thúc đẩy sản xuất, mở rộng lu thông hàng hóa và dịch vụ,khuyến khích phát triển nền kinh tế quốc dân, động viên một phần thu nhập củangời tiêu dùng vào ngân sách Nhà nớc với việc ra đời của luật thuế giá trị giatăng đợc áp dụng từ ngày 1/1/99 theo luật số 02/1997/QH, tại các doanh nghiệpphải tiến hành hạch toán thuế giá trị gia tăng tùy thuộc vào đơn vị đó là đối tợngchịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế hay phơng pháp trực tiếp

TK 113, TK 3331 đợc sử dụng để theo dõi thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu racho doanh nghiệp là đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ

* Hạch toán thu, chi ngoại tệ

Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh, khi phát sinh các nghiệp vụ về thu,chi ngoại tệ, kế toán phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán bằng

đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” Ngân hàng Việt Nam Ngoài ra, nguyên tệphải đợc theo dõi chi tiết trên TK 007 - “Ngoại tệ các loại” theo từng TK “tiềnmặt”, “Tiền gửi ngân hàng”, “Tiền đang chuyển” và trên sổ kế toán chi tiết công

nợ phải thu, phải trả

Đối với nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí, doanh thu, vật t, hànghóa, tài sản cố định Tại thời điểm phát sinh phải quy đổi theo giá mua thực tếcủa ngân hàng để ghi sổ Đối với những đơn vị có nhiều nghiệp vụ phát sinh phảiquy đổi theo giá mua thực tế của ngân hàng để ghi sổ Đối với những đơn vị có

nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ, cần xác định tỷ giá hạch toán

để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngânhàng, tiền đang chuyển, các tài khoản thuộc công nợ phải thu, công nợ phải trả.Tốt nhất nên sử dụng giá mua thực tế của Ngân hàng làm tỷ giá thực tế đ ợc hạchtoán vào TK 413 - “Chênh lệch tỷ giá” Đồng thời, cuối kỳ tiến hành đánh giá lại

số d của các TK nói trên theo tỷ giá mua của Ngân hàng với tỷ giá phản ánh trên

sổ kế toán cũng để số d trên báo cáo tài chính, đến kỳ sau ghi bút toán ngợc đểxóa số d

Về nguyên tắc, số d cuối kỳ TK 413 đợc dùng để bù đắp thiếu hụt chochênh lệch tỷ giá ở kỳ sau hoặc niên độ kế toán tiếp theo (trong trờng hợp khônglập dự phòng giảm giá ngoại tệ) nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp không ăn vàovốn Tuy nhiên, tùy theo quy định cụ thể của chế độ tài chính, trong từng thời kỳkhác nhau, phần chênh lệch này có thể đợc xử lý coi nh thu hoặc chi về hoạt

động tài chính hoặc ghi tăng vốn kinh doanh

Trờng hợp các đơn vị có ít nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì cóthể không dùng tỷ giá hạch toán mà sử dụng tỷ giá thực tế mua vào của Ngânhàng tại thời điểm phát sinh Khi tỷ giá thay đổi, phải điều chỉnh kịp thời vàphản ánh vào TK 413 nh trên Riêng đối với các đơn vị chuyên kinh doanh ngoại

tệ, mọi nghiệp vụ mua bán ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giámua thực tế phải trả Mọi khoản chênh lệch giữa tỷ giá mua và tỷ giá mua thực tếphải trả Mọi khoản chênh lệch giữa tỷ giá mua và tỷ giá bán ngoại tệ đợc hạchtoán vào thu hoặc chi của hoạt động tài chính

* Phơng pháp hạch toán ngoại tệ cụ thể nh sau:

a Các nghiệp vụ phát sinh tăng ngoại tệ.

- Doanh thu bán hàng, cung cấp lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 111 (112) Doanh thu tính theo tỷ giá hạch toán

Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch do quy đổi tỷ giá

Có TK 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp

Có TK 511 Doanh thu theo tỷ giá thực tế (giá cha có thuế giá trịgia tăng)

Số thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp đợc xác định nh sau:

- Thu tiền ngời mua còn nợ (theo tỷ giá hạch toán)

Nợ TK 111 (1112)

Có TK 131

- Mua ngoại tệ bằng tiền Việt Nam

Nợ TK 111 (1112) Quy đổi theo tỷ giá hạch toán

Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch tỷ giá

Có TK 1111, 1121, 331 Số tiền chi mua thực tế

- Thanh toán các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ

Nợ TK 111 (1112) Tính theo tỷ giá hạch toán

Có các TK liên quan (131, 136, 141, 144, 138 )

- Cuối kỳ, nếu tỷ giá ngoại tệ tăng

Nợ TK 111 (1112)

Có TK 413 Phần chênh lệch tăng

b Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm ngoại tệ

- Xuất mua vật t, hàng hóa

Nợ TK liên quan (151, 152, 153, 156, 211, 133 ) Tính theo tỷ giáthực tế

Có TK 111 (1112) Số ngoại tệ xuất bán theo tỷ giá hạch toán

- Trả vốn góp liên doanh bằng ngoại tệ

Nợ TK 411 Tính theo tỷ giá thực tế

Nợ (hoặc Có) TK 413 Phần chênh lệch

Có TK 111 (1112) Số chỉ trả tính theo tỷ giá hạch toán

- ứng trớc cho nhà cung cấp, chi trả tiền vay, nợ;

Nợ các TK liên quan 331, 311, 315, 341

Có TK 111 (1112) Số chi trả theo tỷ giá hạch toán

- Cuối kỳ nếu tỷ giá ngoại tệ giảm

5-/ Hạch toán nhập, xuất vàng bạc, kim loại, đá qúy

Trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, phát sinh các nghiệp vụ liên quan

đến vàng bạc, kim loại qúy hiếm sẽ đợc theo dõi trên TK 111 (1113); còn với

đơn vị kinh doanh vàng bạc, đá qúy thì không phản ánh ở TK này mà phản ánh ở

TK 156 Giá của vàng bạc, đá qúy đợc tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá

đợc thanh toán) Các loại vàng bạc, đá qúy nhập theo giá nào thì xuất theo giá

đó Khi tính giá xuất, có thể sử dụng giá bình quân gia quyền hay giá thực tếtừng lần nhập (nhập trớc, xuất trớc hoặc nhập sau, xuất trớc) Tuy nhiên do vàngbạc, đá qúy có giá trị cao và thờng có tính tách biệt nên tốt nhất khi hạch toán,cần sử dụng phơng pháp đặc điểm riêng Theo phơng pháp này, khi mua vàngbạc, đá qúy cần có các thông tin nh ngày mua, số tiền phải trả, tên ngời bán, đặc

điểm vật chất, (kích cỡ, trọng lợng, mẫu mã, màu sắc, độ tuổi )

- Đối với các nghiệp vụ tăng vàng bạc, đá qúy, ghi:

Nợ TK 111 (1113) Số vàng bạc, đá qúy tăng theo giá thực tế

Có TK 111 (1111), 112 (1121) Số tiền chi mua thực tế

Có TK 511 Doanh thu bán hàng thực tế

Có TK 144, 138 Thu hồi các khoản ký cợc, ký qũy, cho vay

Có TK 411 Nhập góp vốn liên doanh, tăng thởng, cấp phát

IV-/ Hạch toán tiền gửi ngân hàng.

Theo quy định, mọi khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp phải gửi vàongân hàng (hoặc kho bạc hay Công ty tài chính) Khi cần chi tiêu, doanh nghiệpphải làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền Việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng

đòi hỏi phải mở sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi (tiền Việt Nam, ngoại tệ,vàng bạc, đá qúy) Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản tiền gửi là các giấybáo Có, báo Nợ hoặc bảng sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủynhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi ) Hàng ngày, khi nhận

đợc chứng từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng

từ gốc kèm theo Mọi sự chênh lệch phải thông báo kịp thời Nếu cuối tháng vẫncha xác định đợc nguyên nhân thì chuyển vào bên Nợ TK 138 hoặc bên Có TK

338 (lấy số liệu Ngân hàng làm chuẩn) Sang tháng sau, khi tìm đợc nguyênnhân sẽ điều chỉnh

Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của tiền gửi Ngân hàng(kho bạc hay Công ty tài chính), kế toán sử dụng TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng”.Bên Nợ:

- Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng

- Các khoản chênh lệch so với Ngân hàng cha rõ nguyên nhân

Bên Có: Các khoản tiền rút ra từ Ngân hàng ra và số chênh lệch so với Ngânhàng cha rõ nguyên nhân

D Nợ: Số tiền hiện còn gửi lại Ngân hàng

TK 112 gồm 3 tiểu khoản:

1121 Tiền Việt Nam

1122 Ngoại tệ

Nợ TK 112 Nếu do Ngân hàng ghi thiếu

Nợ các TK liên quan (511, 711, 721, 331 ) Nếu do kế toán doanhnghiệp ghi thừa

Có TK 138 (1381) Xử lý số chênh lệch

Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngânhàng, Kho bạc hoặc đã gửi qua Bu điện để chuyển cho Ngân hàng hay ngời đợchởng hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tiền gửitại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhng cha nhận đợc giấy báo hay bảng sao

kê của Ngân hàng Theo quy định, các loại tiền Việt Nam và ngoại tệ sau đây

đ-ợc hạch toán vào tiền đang chuyển (đang trong thời gian làm thủ tục thanh toán,chuyển khoản)

- Thu tiền mặt, séc, ngân phiếu nộp thẳng cho Ngân hàng

- Chuyển tiền qua Bu điện để cho Ngân hàng hay các đối tợng khác

- Thu tiền hàng nộp thuế ngay cho Kho bạc Nhà nớc, không nhập qũy (giaotay ba giữa doanh nghiệp, ngời mua và kho bạc)

Các khoản tiền đang chuyển đợc theo dõi trên TK 113 - Tiền đang chuyển.Bên Nợ: Các khoản tiền đang chuyển tăng thêm trong kỳ

Bên Có: Số tiền đang chuyển đã đến tay đối tợng đợc hởng

D Nợ: Số tiền đang chuyển còn đang trong thời gian làm thủ tục

TK 113 gồm 2 tiểu khoản

1131 Tiền Việt Nam

1132 Ngoại tệ

Phơng pháp hạch toán cụ thể nh sau:

- Thu tiền hàng, tiền nợ, tiền ứng trớc của ngời mua bằng tiền mặt, bằngséc không nhập qũy mà nộp thẳng vào Ngân hàng, cha nhận đợc báo Có

Nợ TK 113

Có TK 511 Doanh thu bán hàng

Có TK 131 Thu nợ ngời mua hoặc tiền ứng trớc

- Xuất tiền mặt gửi vào Ngân hàng hay chuyển qua Bu điện nhng cha nhận

đợc giấy báo của Ngân hàng hay ngời đợc hởng

Nợ TK 112 Chuyển vào TK tiền gửi tại Ngân hàng

Nợ TK 331 Thanh toán hoặc đặt trớc cho ngời cung cấp

Nợ TK 311, 315 Thanh toán tiền vay, nợ

Có TK 113 Số tiền đang chuyển đã đến tay ngời nhận

VI-/ Sổ sách hạch toán vốn bằng tiền.

Tổ chức sổ kế toán là biểu hiện sự tổ chức hệ thống sổ kế toán để thực hiệncác công việc kế toán trong doanh nghiệp bao gồm: Số lợng các mẫu sổ, kết cấutừng loại sổ, trình tự và phơng pháp ghi chép từng loại sổ sao cho đảm bảo tínhthống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán Mỗimột doanh nghiệp phải tự lựa chọn và mở một hệ thống sổ kế toán chính thứctheo một trong các hình thức sổ kế toán quy định thực hiện ghi chép đúng quy

định từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc niên độ kế toán

Hiện tại chế độ kế toán nớc ta quy định có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán:Hình thức nhật ký chung, hình thức nhật ký sổ cái, hình thức chứng từ ghi sổ,hình thức nhật ký chứng từ Mỗi hình thức có trình tự ghi chép mẫu sổ, u nhợc

điểm khác nhau nhng em xin trình bầy sổ sách hạch toán vốn bằng tiền theo hìnhthức chứng từ ghi sổ

1-/ Ưu nhợc điểm của hình thức chứng từ ghi sổ.

- Ưu điểm: Có thể vận dụng cho các loại hình doanh nghiệp, thuận tiện cho

việc sử dụng máy vi tính

- Nhợc điểm: Ghi chép còn trùng lặp nhiều.

2-/ Nguyên tắc hạch toán

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ

kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Sử dụng các mẫu sổ in sẵn, các quan hệ đối ứng tài khoản, các chỉ tiêu quản

lý kinh tế tài chính để lập các báo cáo tài chính

- Phiếu thu, phiếu chi

- Giấy báo nợ, giấy báo có

Ghi cuối tháng

Đối chiếu

Ngày 13/8/1970, theo quyết định của Bộ Ngoại thơng, cục kho vận kiêmTổng công ty vận tải ngoại thơng đợc tách thành hai đơn vị Cục kho vận kiêmTổng công ty giao nhận Ngoại thơng và Tổng công ty vận tải Ngoại thơng Ngày24/4/1976 theo quyết định của Bộ Ngoại thơng đợc đổi tên thành Tổng công tygiao nhận kho vận Ngoại thơng Công ty có tên giao dịch quốc tế là Việt Nam foreign trade forwading and warehousing corpration với tên tắt làVietrans.

Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thơng đợc Bộ Thơng mại xác định là

đơn vị hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân có tài khoản tiền Việt Nam vàngoại tệ tại Ngân hàng (Viet combank) và có con dấu riêng để giao dịch, đóngtrụ sở chính tại 13 Lý Nam Đế Hà Nội, có chi nhánh là Công ty giao nhận khovận Ngoại thơng Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nha Trang, TP HCM, Bangiao nhận Nghệ Tĩnh

Công ty có chức năng cụ thể là: Tổ chức chuyên chỉ hàng hoá bằng đờngbiển đờng sông, đờng sắt đờng bộ, đờng không, tiến hành các dịch vụ vận tải,giao nhận, gói hàng lu kho bảo quản, chia hàng lẻ, tổ chức chuyên chở hàng nớcngoài quá cảnh lãnh thổ Việt Nam, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế, thơngmại thông qua việc lựa chọn các phơng thức vận tải hợp lý trên lãnh thổ ViệtNam và lãnh thổ các nớc ngoài, ngoài ra Công ty còn mở rộng quan hệ liên kếtliên doanh trong nớc và nớc ngoài trong công tác giao nhận vận chuyển bảo quảnhàng hoá xuất nhập khẩu hàng quá cảnh, kho ngoại quan xí nghiệp liên doanhBông Sen LOTUS tự làm hoặc nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, làm đại lý cho cáchàng tàu nớc ngoài theo các hợp đồng đại lý tiến hành kinh doanh vận tải Công

ty và dịch vụ chuyển phát nhanh, bảo đảm thực hiện đúng đắn chế độ chính sách

và pháp luật Nhà nớc đảm bảo tính hiểu quả trong kinh doanh

Công ty phải xây dựng kế hoạch và tổ chức và thực hiện các dịch vụ kinhdoanh của Công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và hoạt

động kinh doanh của Công ty

Bảo đảm việc bảo toàn vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn đảm bảo tự trangtrải về tài chính, sử dụng hợp lý theo đúng chế độ và có hiệu quả giữa các nguồnvốn đó làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc

Mua sắm xây dựng bổ xung và thờng xuyên cải tiến hoàn thiện các phơngtiện vật chất kỹ thuật của Công ty hoặc thông qua các liên doanh liên kết để thựchiện việc giao nhận chuyên chở hàng hoá bằng các phơng thức tiên tiến hợp lý,

trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở chuyển tải lu kho bãigiao nhận hàng hoá đảm bảo cho khách hàng thuộc phạm vi trách nhiệm củaCông ty Nghiên cứu tình hình thị trờng dịch vụ giao nhận kho vận kiến nghị cảitiến biểu cớc, giá cớc của các tổ chức vận tải có liên quan theo cơ chế hiện hành,

đề ra các biện pháp thích hợp bảo đảm quyền lợi giữa đôi bên khi ký kết hợp

đồng nhằm thu hút khách hàng đem công việc đến để củng cố và nâng cao tínnhiệm của Vietrans trên thị trờng quốc tế

Bằng nỗ lựcc án bộ nhân viên Công ty trong việc thực hiện kinh doanh,Tổng công ty đã đạt đợc một số kết quả khả quan thể hiện ở một số chỉ tiêu nhsau:

- Về vốn kinh doanh chỉ tiêu vốn kinh doanh của Công ty:

Nhìn vào các chỉ tiêu ở bảng trên ta thấy rằng hoạt động của Công ty năm

1998 so với 1997 là hiệu quả - thể hiện ở chỗ tổng doanh thu và tổng tài sản đềutăng Tổng doanh thu tăng là 30%, tổng tài sản là 28% Lợi tức trớc thuế củaCông ty cũng tăng 22% đặc biệt Công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối vớiNhà nớc và làm lợi cho Nhà nớc

2-/ Cơ cấu mạng lới kinh doanh và tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty:

Mạng lới kinh doanh của Công ty đợc trải rộng theo suốt chiều dài của đấtnớc Trụ sở chính ở 13 Lý Nam Đế - Hà Nội các chi nhánh bao gồm ở HảiPhòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn, Nhà Trang, TP HCM, các liên doanh bao gồm liêndoanh Lotus và liên doanh TNT các chi nhánh Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn

tự hạch toán độc lập và chịu sự chỉ đạo của trụ sở chính các phòng kinh doanh tại

trụ sở Hà Nội làm nhiệm vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá, thuê kho, lu kho,

đóng bảo hiểm và làm thủ tục hải quan

Bộ máy quản lý của Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thơng bao gồmBan Giám đốc, khối văn phòng (gồm phòng tổ chức cán bộ, phòng tổng hợp,phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu bản thân tên của chúng đã đủ nói lênnhiệm vụ quản lý của từng phòng

Ban Giám đốc Công ty là cấp quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm tiến hànhchung toàn bộ hoạt động của Công ty đây là nơi ra quyết định kinh doanh vàquyết định quản lý, trực tiếp điều hành hoạt động của các phòng ban và các chinhánh Tổng Giám đốc là ngời đứng đầu với hệ thống nội bộ và đại diện choTổng công ty trong hoạt động đối ngoại Phó Tổng Giám đốc là những ngời trợgiúp Tổng giám đốc trong các hoạt động và có thể thay mặt Tổng giám đốc trongmột số trờng hợp mà quy định cho phép

Nhiệm vụ của từng phòng ban quản lý cũng đợc phân ra rõ ràng phòng tổchức cán bộ chịu trách nhiệm về vấn đề nhân sự trong Công ty, bố trí công việc

và cơ cấu các phòng ban khác

- Phòng pháp chế và quan hệ đối ngoại

- Phòng xuất nhập khẩu: Làm thủ tục cho hàng hoá xuất nhập khẩu, uỷ thácxuất nhập khẩu và các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu khác

- Phòng hàng không: chịu trách nhiệm về công việc vận tải hàng không

lý

các trợ

lý tổng giám

đốc

Liên doanh TNT

Liên doanh Lotus

3-/ Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Tổng công ty giao nhận kho vận Ngoại thơng.

Bộ máy kế toán của Công ty nằm trong cơ cấu của phòng quản lý kinh tế.Trởng phòng quản lý kinh tế kiêm kế toán trởng Nhiệm vụ của bộ máy kế toánCông ty

- Lựa chọn tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chứckinh doanh của Công ty

Phòng kế toán ở Công ty có nhiệm vụ phản ánh kịp thời các biến động vềtài sản, vật t hàng hoá và vốn, của các phòng kinh doanh tại trụ sở Hà Nội, cácchi nhánh, TP Hồ Chí Minh, Nha Trang và tiếp nhận các quyết toán còn lạinhằm thiết lập các báo cáo tài chính theo chế độ quy định phục vụ cho công tác

kế toán đợc chính xác đầy đủ,

Tổ chức hớng dẫn thi hành kịp thời chế độ thể hệ tài chính Công ty có độingũ cán bộ kế toán với trình độ tay nghề cao, khá đồng đều đã qua đào tạonghiệp vụ sử dụng thành thạo máy vi tính, kế toán máy và có đủ khả năng đảmnhiệm công việc của mình

Kế toán trởng có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở Công tytham mu giúp giám đốc quản lý tài chính lập quyết toán và các báo cáo nội bộ

- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trởng, trong công tác quản

lý, lập báo cáo quyết toán - theo dõi tài sản cố định Thực hiện hạch toán kế toánbằng máy vi tính: Tổng hợp số liệu thành các bảng cân đối, số máy tính: dới sựchỉ đạo của kế toán trởng

Kế toán theo dõi thanh toán qua Ngân hàng, chịu trách nhiệm quản lý, theodõi và lập bảng biểu và tình hình tăng giảm số d tiền gửi Ngân hàng đồng thờitheo dõi các nghiệp vụ giao nhận vận tải

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp, thanh toán tạm ứng, tài khoản 3388

Kế toán các nghiệp vụ chi nhánh, nghiệp vụ vận tải quốc tế hàng khôngcông trình

Kế toán theo dõi kho, đội xe, Marketing thanh toán với ngân sách

Kế toán chuyên tiếp nhận công văn theo dõi về tiền mặt tại quỹ nghiệp vụhàng không, chuyển tải

Kế toán công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, theo dõi chi tiết tình hình nhậpxuất và phân phối công cụ, dụng cụ và nguyên vật liệu trong kỳ

Thủ quỹ quản lý thu chi tồn tiền mặt

- Các kế toán theo dõi trực tiếp tình hình hoạt động tại các chi nhánh và cácphòng kinh doanh cũng chịu sự chỉ đạo điều hành của phòng kế toán Tổng công ty.Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, đa

vi tính vào hạch toán kế toán Các yếu tố phục vụ cho công tác kế toán bao gồm:

Hệ thống chứng từ kế toán, gồm có: Các chứng từ về tiền lơng, các hoá đơn,các chứng từ liên quan đến tiền tệ, chứng từ tài sản cố định và các chứng từ khác.+ Chứng từ tiền lơng

+ Bảng thanh toán tiền lơng, quyết định tuyển dụng lao động, quyết định hutrí, hợp đồng lao động, phiếu nghỉ hởng BHXH, bảng chấm công, quyết địnhtăng lơng, thanh toán làm thêm giờ

+ Các hoá đơn:

Hoá đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn tiền điện, nớc,

+ Các chứng từ liên quan đến tiền tệ:

Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấybáo nợ, giấy báo có (tiền việt, ngoại tệ)

+ Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lýTSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản đánh giá lại TSCĐ, quyết địnhTSCĐ thiếu

+ Các chứng từ khác: Bảng kê nộp thuế, nộp BHXH,

- Hệ thống tài khoản kế toán:

Trớc đây doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành năm

1990, đến tháng 4 năm 1995 Công ty bắt đầu thử nghiệm và chính thức sử dụng

hệ thống tài khoản kế toán ban hành mới do Bộ Tài chính ban hành theo quyết

định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995

Hệ thống tài khoản áp dụng hiện nay bao gồm:

Loại 1: Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn.

Nhóm 11:

TK 111 : Tiền mặt tại quỹ (Chi tiết theo các chi nhánh)

TK 112 : Tiền gửi ngân hàng (Chi tiết theo loại tiền và chi nhánh)

TK 113 : Tiền đang chuyển (Chi tiết theo loại tiền)

TK 136 : Ph¶i thu néi bé.

TK 153 : C«ng cô, dông cô

TK 154 : Chi phÝ SXKD (Chi tiÕt theo c¸c phßng kinh doanh vµ chinh¸nh Nha Trang, TP HCM)

TK 156 : Hµng ho¸

TK 1561 : Hµng ho¸ tån kho

TK 1562 : Chi phÝ thu mua hµng ho¸

TK 159 : Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho

Lo¹i 2:

Nhãm 21:

TK 2112 : Nhµ cöa vËt kiÕn tróc (Chi tiÕt theo nguån)

TK 2114 : Ph¬ng tiÖn vËn t¶i (Chi tiÕt theo nguån)

TK 2115 : Dông cô qu¶n lý

TK 214 : Hao mßn TSC§ (Chi tiÕt theo c¸ch ph©n lo¹i TSC§ h÷u h×nh).Nhãm 22:

TK 221 : §Çu t chøng kho¸n dµi h¹n

TK 222 : Gãp vèn liªn doanh

TK 228 : §Çu t dµi h¹n kh¸c

Nhãm 24:

TK 244 : Ký quü, ký cîc ViÖt Nam Airlines, dù thÇu (Chi tiÕt theo

Hµ néi & Sµi Gßn)

Lo¹i 3:

Nhãm 31:

TK 311 : Vay ng¾n h¹n ng©n hµng

TK 315 : Vay dµi h¹n ng©n hµng

Nhóm 33:

TK 331 : Thanh toán với ngời bán (Chi tiết theo các phòng kinhdoanh và các chi nhánh: Nha Trang, TP Hồ Chí Minh)

TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra theo văn phòng và các chi nhánh

TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu (Chi tiết theo văn phòng

Hà Nội và các chi nhánh Nha Trang và TP Hồ Chí Minh)

TK 3333 : Thuế xuất, thuế nhập khẩu

TK 3334 : Thuế thu nhập doanh nghiệp

TK 4211 : Lãi cha phân phối năm trớc

TK 4212 : Lãi cha phân phối năm nay (chi tiết theo các phòng kinhdoanh, các chi nhánh, hoạt động kinh doanh TNT, lotus, hoạt động bất thờng)

Nhóm 43:

TK 4311 : Quỹ khen thởng

TK 4312 : Quỹ phúc lợi

Nhóm 44:

TK 4411 : Nguồn vốn xây dựng cơ bản cấp phát.

TK 4412 : Nguồn vốn xây dựng cơ bản tự bổ xung

TK 632 : Giá vốn (Chi tiết theo phòng kinh doanh và chi nhánh)

TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp

- Hình thức tổ chức sổ kế toán: Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức

kế toán “Chứng từ ghi sổ”, có các loại sổ sách nh: sổ đăng ký hoá đơn, sổ chi tiếttài khoản, sổ xác định kết quả, phiếu kế toán, bảng tính và phân bổ khấu hao,nhật biên quỹ thu, quỹ chi, ngân hàng,

Trình tự ghi sổ tại Công ty:

Về cơ bản Công ty cũng tuân thủ chế độ và trình tự ghi sổ nh quy định.Hàng năm căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra từ các phòng kinh doanh

và chi nhánh Nha Trang, TP Hồ Chí Minh nộp lên, các kế toán viên ghi chépvào sổ theo đúng chắc năng của mình Mỗi nghiệp vụ phát sinh đều đợc phản

ánh kịp thời, đầy đủ, đầu tiên là ghi vào sổ Đăng ký hoá đơn, tiếp theo là sổ chitiết các tài khoản kết thúc hàng quý Kế toán viên tính toán xác định của cácnghiệp vụ kinh doanh đồng thời nhập các nhật biên dựa trên sự tổng hợp và đốichiếu với các sổ chi tiết Cuối cùng là viết các phiếu kế toán nhằm phục vụ choviệc lập bảng cân đối tài khoản, khi lập kế toán tổng hợp luôn luôn phải đốichiếu với các sổ chi tiết

Đối với các loại chi phí kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chấtphân bổ, các chứng từ trớc hết tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau

đó lấy kết quả phân bổ ghi vào phiếu kế toán

Số liệu cộng ở phiếu kế toán và bảng cân đối tài khoản đợc sử dụng để lậpcác báo cáo tài chính

Hệ thống báo cáo tài chính của công ty Vietrans.

- Các báo cáo định kỳ: Bảng cân đối tài sản, bảng kê nộp thuế, bảng cân đốitài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tình hình nộp ngân hàng, thuyếtminh báo cáo tài chính

- Các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ Các dự toán kinh doanh báo cáo tìnhhình kinh doanh của các đơn vị phòng ban

B-/ Tình hình tổ chức hạch toán vốn bằng tiền ở công

ty Vietrans.

1 Nhân viên kế toàn tiền mặt, theo dõi thanh toán bằng tiền mặt, viết phiếuthu, phiếu chi, theo dõi thu chi, số d cuối tháng đối chiếu với thủ quỹ

2 Nhân viên kế toán tiền gửi ngân hàng: theo dõi việc thanh toán qua ngânhàng về tiền Việt Nam, ngoại tệ, séc, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, và thờngxuyên làm việc với ngân hàng đối chiếu với ngân hàng kiểm tra chứng từ và ghi

sổ sách

tiền và sổ kế toán tại công ty Vietrans:

1-/ Các tài khoản để sử dụng hạch toán vốn bằng tiền:

TK 111 tiền mặt

Chi tiết thành 3 TK cấp 2: TK 1111, TK 1112, TK 1113

Phân loại theo văn phòng Hà Nội và các chi nhánh Nha Trang, TP HCM

TK 112 - Tiền gửi ngân hàng

Chi tiết thành 4 TK cấp 2:

TK 1121 - Tiền Việt Nam gửi ngân hàng

TK 1122 - Tiền USD gửi ngân hàng

TK 11222 - Tiền Franc pháp gửi ngân hàng

TK 11229 - Tiền Rup Xô Viết

Mỗi tiểu khoản đợc chi tiết thành các TK cấp 3 theo nơi gửi tiền, VD:VietcomBank TW, VietcomBank HCM

TK 113 - Tiền đang chuyển

Chi tiết thành 2 TK cấp 2:

TK 1131 - Tiền đang chuyển VNĐ

TK 1132 - Tiền đang chuyển USD

2-/ Sổ sách hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Vietrans:

Hình thức sổ sách sử dụng những từ ghi sổ

Các sổ sách sử dụng nh: sổ chi tiết các TK 111,112, Nhật biên quỹ thu, quỹchi, nhật biên Ngân hàng, bút toán tập trung.

Các nhật biên chính là sổ cái của hình thức chứng từ ghi sổ sử dụng chohạch toán vốn bằng tiền, theo dõi đầy đủ mọi yếu tố từ nội dung nghiệp vụ, ngàytháng, tài khoản đối ứng, phát sinh nợ có

Kế toán thực hiện cập nhật số liệu từ các chứng từ vào máy tính, cuối kỳ in

ra bút toán tập trung quý

III-/ Thực tế công tác hạch toán vốn bằng tiền tại công ty Vietrans:

1-/ Các khoản thu chi của Công ty:

Lu chuyển tiền mặt đợc chia thành dòng thu và dòng chi trong hoạt độngkinh doanh, hoạt động đầu t xây dựng cơ bản, hoạt đồng tài chính, cụ thể:

- Phát sinh từ hoạt động kinh doanh: thu từ các cấp dịch vụ giao nhận vậntải lu kho, thu từ liên doanh và các chi nhánh chi cho cớc phí vận tải, lơng chocán bộ công nhân viên, dịch vụ mua ngoài,

- Chi khác:

+ Phát sinh từ hoạt động đầu t cho xây dựng cơ bản và tài sản cố định

Thu từ thanh lý TSCĐ thu khác chi mua sắm TSCĐ, sửa chữa, nâng cấp nhà cửa.+ Phát sinh từ hoạt động tài chính: thu từ đầu t ngắn, dài hạn, lãi tiền vay vàtiền gửi ngân hàng Chi lãi tiền vay, chi phí ngân hàng,

2-/ Luân chuyển chứng từ tại phòng kế toán:

Từ các chứng từ gốc, chứng từ ban đầu nh hợp đồng kinh doanh, biên bảnthanh lý, giấy đề nghị tạm ứng, tuỳ theo yêu cầu khoản chi thu bằng tiền mặthay tiền gửi ngân hàng các nhân viên kế toán sẽ kiểm tra, lập phiếu thu, phiếuchi hoặc kế toán tiền gửi ngân hàng viết séc, uỷ nhiệm thu  lập định khoản trênphiếu thu, phiếu chi  đa cho cán bộ phòng ký  kế toán ghi sổ  lu trữ chứngtừ

3-/ Hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt:

a-/ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt tại quỹ:

Để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hàng ngày tại két bạc của Công ty luônphải dự trữ một lợng tiền nhất định, các phòng kinh doanh muốn rút tiền với khốilợng để phục vụ kinh doanh thì phải báo trớc cho thủ quỹ để rút tiền từ ngânhàng về Ngoài ra còn rất nhiều nội dung khác kế toán viết phiếu thu, một liêngiao cho ngời nộp tiền, một để lại cho thuỷ quỹ sau đó thủ quỹ chuyển cho kếtoán để ghi sổ

Kế toán lập định khoản:

Nợ TK 111 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ thực tế tăng

Có TK 112 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ

Có TK 131 khách hàng thanh toán bằng tiền mặt,

VD: ngày 30/03/1999 chị Phạm Thị Đông của công ty Nestle nộp tiền cớcvận tải ô tô bằng tiền mặt

Kế toán tiền mặt viết phiếu thu:

Kế toán sau khi viết phiếu thu đa cho những ngời liên quan ký, ngời nộptiền cầm phiếu thu đến nộp tiền cho thủ quỹ Thủ quỹ giữ lại liên 3 để ghi sổ quỹrồi giao cho kế toán để ghi sổ chi tiết TK 111 Các chứng từ đợc tập trung ở thủquỹ rồi giao cho kế toán có thể là hàng ngày hoặc vài ngày

Chứng từ đợc kế toán ghi vào sổ chi tiết tháng 3 năm 1999

Định khoản:

Có TK 131 24.000.000Tài khoản 131 chi tiết 1314 phòng vận tải quốc tế

b-/ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh giảm tiền mặt:

Hàng ngày căn cứ vào các kế hoạch thu chi, các giấy thanh toán, giấy đềnghị tạm ứng làm hàng Kế toán thanh toán bằng tiền mặt, viết phiếu chi tiền,chuyển cho kế toán trởng và thủ trởng đơn vị duyệt, liên 1 đợc lu lại cuốngphiếu, liên 2 đợc chuyển cho thủ quỹ Thủ quỹ chi tiền, ký họ tên, ngời nhận tiền

ký tên Chứng từ đợc chuyển cho kế toán ghi sổ chi tiết TK 111

Định khoản:

Nợ TK 153

Nợ TK 141

Có TK 1111 - Tiền mặt tại quỹ thực chi