Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư ký tại Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình – đài truyền hình việt nam

MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN 1 PHẦN NÓI ĐẦU 2 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 4 I. Quá trình hình thành và phát triển: 4 1. Vài nét về trung tâm: 4 2. Những sự kiện tiêu biểu phản ánh sự phát triển của đơn vị 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập: 7 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 7 2. Cơ cấu tổ chức: 8 3. Địa chỉ trụ sở: 8 III. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 9 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Tổng hợp Dịch vụ: 9 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tổng hợp Dịch vụ: 11 3. Mô tả công việc: 12 IV. Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập 22 1. Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 22 2. Khảo sát về công tác văn thư 23 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 26 I. Công tác tiếp khách và đãi khách trong hoạt động của cơ quan 26 1. Công tác tiếp khách: 26 2. Công tác đãi khách: 27 II. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 28 III. Công tác tổ chức hội họp 31 IV. Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 34 1. Quan hệ công tác 34 2. Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng: 35 V. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng 38 VI. Bài trí công sở 40 PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46 I. NHẬN XÉT 46 1. Nhận xét chung 46 2. Ưu điểm 47 3. Nhược điểm 48 II. ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49 PHẦN IV: KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI CÁM ƠN 1

PHẦN NÓI ĐẦU 2

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 4

I Quá trình hình thành và phát triển: 4

1 Vài nét về trung tâm: 4

2 Những sự kiện tiêu biểu phản ánh sự phát triển của đơn vị 4

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập: 7

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 7

2 Cơ cấu tổ chức: 8

3 Địa chỉ trụ sở: 8

III Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập 9

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Tổng hợp - Dịch vụ: 9

2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tổng hợp - Dịch vụ: 11

3 Mô tả công việc: 12

IV Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập 22

1 Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng 22

2 Khảo sát về công tác văn thư 23

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG 26

I Công tác tiếp khách và đãi khách trong hoạt động của cơ quan 26

1 Công tác tiếp khách: 26

2 Công tác đãi khách: 27

II Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan 28

III Công tác tổ chức hội họp 31

IV Vai trò của người thư ký trong việc tổ chức chuyến đi công tác cho

lãnh đạo 34

1 Quan hệ công tác 34

2 Tổ chức chuyến đi công tác cho Thủ trưởng: 35

V Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng 38

VI Bài trí công sở 40

PHẦN III: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 46

I NHẬN XÉT 46

1 Nhận xét chung 46

2 Ưu điểm 47

3 Nhược điểm 48

II ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 49

PHẦN IV: KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC

LỜI CÁM ƠN

Qua thời gian thực tập tại Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụTruyền hình, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cùng tập thểcán bộ nhân viên của Trung tâm đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu, thu thậpthông tin

Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô giảngviên tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ dạy cho em những kiến thức, kinhnghiệm quan trọng cần có để hoàn thành đợt thực tập này Đặc biệt là đã giúp đỡ

em rất nhiều để em hoàn thành bài báo cáo này

Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và hạnchế về nhận thức nên không thể tránh được những thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá

và trình bày về Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ Truyền hình, vì vậy, emmong được Trung tâm bỏ qua và rất mong nhận được sự đóng góp và giúp đỡ củaquý thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Vũ Ngọc Điệp

PHẦN NÓI ĐẦU

Nghề Thư ký là đội ngũ gồm những người có trình độ chuyên môn, khảnăng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp Trước đây nghề Thư ký chưathực sự được coi trọng và phát triển, thậm chí người ta còn có quan niệm và cáinhìn sai lệch về nghề Thư ký, điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức và công ty Với xu thế phát triển theo hướng cổphần hóa - tư nhân hóa ngày nay, các doanh nghiệp tăng lên nhanh chóng đã thúcđẩy nghề Thư ký phát triển trở nên được coi trọng, ưu tiên hơn và nó đã mang lạihiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội

Sự cạnh tranh của các ngành nghề để có được một thế đứng vững chắctrong xã hội trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết Mỗi ngành nghề đều có xu hướngxây dựng cho mình những chiến lược để phát triển được các thế mạnh của mình

so với các ngành nghề cạnh tranh khác để có thể hòa nhịp cùng sự phát triển củanền kinh thế Thế giới và Việt Nam Trong thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đạihóa hiện nay, nhu cầu công việc của con người ngày càng trở nên phong phú vìvậy thực tập tốt nghiệp có vị trí quan trọng trong chương trình đào tạo ngành thư

ký văn phòng của trường Đây là đợt thực tập duy nhất của mỗi khóa sau khi sinhviên đã học xong chương trình lý thuyết và các môn học thuộc nghành thư ký vănphòng

Thực tập là giai đoạn này rất quan trọng trong quá trình đào tạo, đặc biệt làquá trình đào tạo “cán bộ thực hành có lý luận” cho cơ sở và cán bộ trong các cơquan Nhà nước, doanh nghiệp Trong giai đoạn này sinh viên sẽ vận dụng nhữngkiến thức đã học trên lớp để áp dụng vào công việc tại cơ quan mà mình thực tập.Qua các công việc thực tế, sinh viên sẽ được củng cố thêm kiến thức và tự mìnhhọc hỏi những kinh nghiệm làm việc của cán bộ trong cơ quan, bước đầu rènluyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng cho mình phong cách làm việc của ngườicán bộ văn phòng Ngoài ra, sinh viên phải tự tìm hiểu các hoạt động của cơ quan

để hiểu và tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu để làm báo cáo thực tập tùy theo

kế hoạch thực tập cũng như sự phân công của lãnh đạo cơ quan

Trong quá trình đi thực tập thực tế tại cơ quan, sinh viên thường gặp phảinhững khó khăn như sự khác nhau giữa lý thuyết và thực tiễn, khi đó sẽ có sựhướng dẫn của giáo viên cũng như cán bộ hướng dẫn thực tập tại cơ quan giúp

đỡ Trong quá trình này, sinh viên phải biết tự tìm hiểu các tư liệu, tài liệu trong

cơ quan để viết và hoàn thiện bài báo cáo về kết quả thực tập mà mình đã đạtđược "Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà sinh viên làm được baogồm tất cả các công việc từ quá trình khảo sát công tác Thư ký văn phòng, Vănthư Lưu trữ, những nhận thức kiến nghị và giải pháp của cá nhân vào công tácvăn phòng của cơ quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quátrình thực tập, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập sinh, trên cơ sở đónhà trường có thể nắm được khả năng của học sinh sau đào tạo cũng như bổ sungkiến thức, đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho quy trìnhđào tạo các khoá học sau

Quá trình thực tập của sinh viên diễn ra trong thời gian ngắn từ ngày 16/3đến ngày 05/5/2015, với kiến thức đã được học trong Nhà trường và thực tế tronghoạt động của cơ quan, em hi vọng rằng bản báo cáo của em mặc dù không tránhkhỏi sai sót sẽ có thể đóng góp một phần nhỏ vào năng suất, chất lượng trongcông tác văn phòng của cơ quan Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan khác nóiriêng

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ

QUAN THỰC TẬP

I Quá trình hình thành và phát triển:

1 Vài nét về trung tâm:

Tên đơn vị: Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình – Đài

Truyền hình Việt Nam.

Tên giao dịch tiếng Anh: Vietnam Television Training Centre –

trực thuộc Cục Truyền thanh – Phát thanh – Truyền hình được thành lập theo

Quyết định số 256/TC-QĐ ngày 06/02/1991 của Bộ Văn hoá – Thông tin, Thể thao và Du lịch Ngày 24/9/1991, Bộ Văn hoá – Thông tin và Thể thao đã có

Quyết định số 1526/TC-QĐ chuyển Trung tâm về trực thuộc Bộ Văn hoá – Thông tin và Thể thao Trung tâm đào tạo cán bộ Phát thanh – Truyền hình được chuyển về trực thuộc Đài Truyền hình ViệtNam theo Quyết định tiếp nhận số 13/QĐ-THVN ngày 10/01/1994

Theo Nghị định 96/2003/NĐ-CP ngày 20/8/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đài THVN, Trung tâm đào tạo cán bộ Phát thanh – Truyền hình đã được đổi tên thành Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình

2 Những sự kiện tiêu biểu phản ánh sự phát triển của đơn vị

– Năm 2005: Trung tâm được tặng Huân chương Lao động Hạng ba

(Quyết định số 122/2006/QĐ-CTN của Chủ tịch nước ngày 19/01/2006 vềviệc tặng thưởng Huân chương Lao động)

– Năm 2006: “Tập thể Lao động xuất sắc”;

(Quyết định số 256/QĐ-THVN của Tổng Giám đốc Đài THVN ngày

08/2/2007 về việc công nhận danh hiệu “Tập thể Lao động xuất sắc năm 2006”) – Năm 2008: “Bằng khen Tổng Giám đốc Đài THVN”;

(Quyết định số 55/QĐ-THVN của Tổng Giám đốc Đài THVN ngày13/01/2009 về việc tặng Bằng khen cho các tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ năm2008)

– Năm 2009: “Bằng khen Tổng Giám đốc Đài THVN”

(Quyết định số 108/QĐ-THVN của Tổng Giám đốc Đài THVN ngày29/01/2010 về việc tặng Bằng khen cho các tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ năm2009)

Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình được giao nhiệm vụ đàotạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, viên chức của Đài Truyềnhình Việt Nam và các Đài PT-TH địa phương Trung bình mỗi năm đơn vị tổchức từ 40 đến 50 khoá đào tạo cho trên 1.000 lượt học viên Các khoá học đềutập trung vào các lĩnh vực quan trọng của ngành truyền hình như đạo diễn, dẫnchương trình, quay phim, âm thanh, ánh sáng, dựng phim, đồ họa, truyền dẫnphát sóng, các khóa học về kỹ năng lãnh đạo quản lý, chuyên sâu trong các lĩnhvực tài chính, tổ chức, quản lý Nhà nước…

- Từ năm 1991 đến 2001: Trung bình một năm tổ chức 20 khóa đào tạo chotoàn ngành truyền hình kể cả các đài truyền hình địa phương Trung tâm có kếthợp với một số tổ chức Quốc tế như ABU, AIBD, DW, JAICA để tổ chức cáckhoá đào tạo về truyền hình và cả cho Phát thanh Đào tạo cho khoảng 400 họcviên trên một năm

- Từ năm 2002 đến 2007: Trung bình một năm tổ chức 40 khoá đào tạo choVTV với tổng số khoảng 800 học viên Giảng viên là những người có kinhnghiệm lâu năm trong lĩnh vực truyền hình (cả giảng viên trong nước và của một

số tổ chức quốc tế như JAICA Nhật Bản, AIBD, DW, ABU, THOMSONREUTER…)

- Từ năm 2008 đến 2011: Trung bình một năm tổ chức 45 khóa tạo tạo choVTV với tổng số khoảng gần 1000 học viên đã qua các khoá đào tạo Giảng viên

là những người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực truyền hình (cả giảng viên

trong nước và của một số tổ chức quốc tế như AIBD, DW, ABU, THOMSONREUTER, CFI…)

Phát huy thành tích đã đạt được trong nhiều năm, Trung tâm luôn hoàn thành tốt

kế hoạch được Tổng Giám đốc Đài THVN giao Ngoài việc bám sát kế hoạchđược giao hằng năm, Trung tâm còn thường xuyên trao đổi thông tin với các đơn

vị có liên quan để phối hợp tổ chức các khoá học mang tính cấp bách và đột xuấtphù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ của từng giai đoạn phát triển của Đài THVN Trung tâm đã tổ chức nhiều khóa đào tạo về chính trị, công tác tư tưởng và cácthể loại báo chí cơ bản trong truyền hình cho học viên là đội ngũ cán bộ mớiđược tuyển dụng vào làm việc tại các đơn vị của Đài THVN Phục vụ cho EURO

2008, Trung tâm đã tổ chức khóa học luyện phát âm chuẩn tiếng Ý, Tây BanNha, Trung Quốc cho các bình luận viên, dẫn chương trình thể thao

Trung tâm còn làm đầu mối phối hợp triển khai các hoạt động tổ chức khóađào tạo “Đại học tại chức chuyên ngành đạo diễn, biên kịch, quay phim năm học2008-2009” Đây là hoạt động liên kết đào tạo tại chức giữa Trường Đại học Vănhóa – Nghệ thuật Quân đội và Đài Truyền hình ViệtNam

Ngoài ra, Trung tâm đă hoàn thành các khóa đào tạo về tổ chức sản xuất, quayphim, đạo diễn hình và tổ chức sản xuất các chương trình thể thao phục vụSeagames 25 cho 147 lượt học viên của Đài THQG Lào Kết quả các khóa họccũng như những kinh nghiệm trong thời gian kiến tập tại Việt Nam được Lãnhđạo Đài Truyền hình Quốc gia Lào và các học viên đánh giá khá cao

Trung tâm đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị thuộc Đài như Ban Hợp tácquốc tế, Ban Thể thao Giải trí và Thông tin Kinh tế, Ban Kế hoạch – Tài chính…thực hiện các hoạt động của dự án “Đào tạo nhân lực phục vụ AI Games III”.Theo đánh giá của học viên và lãnh đạo các đơn vị, dự án “Đào tạo nhân lực phục

vụ AI Games III” thực sự hiệu quả, góp phần vào thành công chung của ĐàiTHVN với tư cách là truyền hình chủ nhà cũng như thành công của Đại hội Bên cạnh đó, các lớp tập huấn về công tác tổ chức, công tác Đảng, Công đoàn,Đoàn Thanh niên do Trung tâm tổ chức cũng góp phần nâng cao chuyên mônnghiệp vụ và chính trị cho những cán bộ viên chức của Đài Truyền hình Chất

lượng các khoá học đã tiếp cận được yêu cầu của học viên, các Ban biên tập, cácđơn vị trong từng giai đoạn phát triển của Đài truyền hình Việt Nam.

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập:

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

Theo Nghị định 18/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy địnhchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đài Truyền hìnhViệtNam Ngày 03/9/2008, Tổng Giám đốc Đài THVN đã ban hành quyết định

số 1118/QĐ-THVN về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Trung tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình

– Chức năng: Trung tâm đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ truyền hình có chức

năng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức và người laođộng thuộc Đài THVN về hệ thống Truyền hình trong cả nước theo chỉ đạo củaTổng Giám đốc Đài THVN

– Nhiệm vụ: Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng

năm trong đó có kế hoạch bồi dưỡng và đào tạo lại cho cán bộ, viên chức vàngười lao động công tác trong lĩnh vực truyền hình cả nước

+ Phối hợp với các đơn vị có liên quan mở rộng quan hệ quốc tế trong lĩnh vựcđào tạo, nghiên cứu khoa học, sản xuất chương trình với các tổ chức, cá nhântrong khu vực và thế giới theo quy định hiện hành của Nhà nước và của ĐàiTHVN

+ Tổ chức đội ngũ giảng viên, cộng tác viên phục vụ công tác biên soạn giáotrình, chương trình giảng dạy theo nội dung đã được Tổng Giám đốc phê duyệt + Biên soạn, in ấn các tài liệu, giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học phục vụcho công tác nghiên cứu đào tạo của Trung tâm

+ Trực tiếp quản lý các công trình, đề tài nghiên cứu khoa học phục vụ côngtác giảng dạy của Trung tâm

+ Tổ chức hợp tác, liên kết trong lĩnh vực đào tạo và các dịch vụ khác khi đượclãnh đạo Đài giao, từng bước thực hiện cơ chế tự chủ tài chính trình Tổng Giámđốc khoán thu chi

+ Soạn thảo nhiệm vụ cụ thể, quy chế, lề lối làm việc, mối quan hệ công táccủa Trung tâm với các đơn vị thuộc Đài THVN trình Tổng Giám đốc phê duyệt + Phối hợp với Ban Tổ chức – Cán bộ xây dựng kế hoạch đào tạo, đào tạo lại

và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức, người lao động xây dựng quyhoạch của Trung tâm đáp ứng nhu cầu công tác

+ Quản lý theo phân cấp về tổ chức cán bộ, tài chính, tài sản của Trung tâmtheo quy định chung của Đài THVN

Ngoài 05 Phòng chức năng Trung tâm còn có 02 cơ sở đào tạo:

– Cơ sở đào tạo cán bộ truyền hình khu vực miền Trung tại Thị Xã Cửa LòNghệ An, địa chỉ: Số 2 đường SàoNam, thị xã Cửa Lò, Nghệ An

– Trung tâm đào tạo của Đài Truyền hình Việt Nam tại TP Vũng Tàu (cơ sởđang được xây dựng dự kiến cuối năm 2013 đưa vào hoạt động)

– Văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh

Tổng số CBCNV: 42 người, trong đó có 39 cán bộ viên chức và người laođộng (hợp đồng từ 12 tháng trở lên) và 03 lao động vụ việc

3 Địa chỉ trụ sở:

* Trụ sở chính: Số 59 phố Thợ Nhuộm, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm,Thành phố Hà Nội

Điện thoại: 04.3.8255181 Fax: 04.3.8267230

* Cơ sở đào tạo cán bộ truyền hình khu vực miền Trung tại Thị xã Cửa Lò NghệAn

Điện thoại: 0383.951238 – 0383.951659 Fax 0383 824951

Địa chỉ: Số 2 đường SàoNam, thị xã Cửa Lò, Nghệ An

* Trung tâm đào tạo của Đài Truyền hình Việt Nam tại TP Vũng Tàu (cơ sởđang được xây dựng dự kiến cuối năm 2013 đưa vào hoạt động), địa chỉ ĐườngNguyễn An Ninh – Phường 8 Thành phố Vũng Tàu

* Văn Phòng Tại TP Hồ Chí Minh:

Địa chỉ: 323/14 Võ Thị Sáu – Phường 7 – Quận 3 TP Hồ Chí Minh

Điện thoại: 083.9326627 Fax 083.8114877

Website: www.daotao.vtv.vn

III Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan thực tập

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Tổng hợp - Dịch vụ:

Phòng Tổng hợp - Dịch vụ có chức năng tham mưu giúp Giám đốc trongcác lĩnh vực công tác: tổ chức - cán bộ; hành chính - quản trị; kế hoạch - tàichính; quản lý, điều hành hoạt động của các cơ sở thuộc Trung tâm; xây dựng vàtriển khai các hoạt động dịch vụ nhằm tăng nguồn thu cho Trung tâm PhòngTổng hợp - Dịch vụ có nhiệm vụ:

1 Công tác Tổng hợp:

1.1 Nhiệm vụ tổ chức và đào tạo cán bộ:

a Tham mưu cho Giám đốc trong việc sắp xếp bộ máy, quản lý cán bộ,viên chức và người lao động

b Phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện chế độ, chính sách về laođộng, tiền lương, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho cán bộ, viên chức vàngười lao động trong Trung tâm theo đúng quy định của Nhà nước và của ĐàiTHVN

c Giúp Giám đốc xây dựng kế hoạch bồi dưỡng cán bộ, viên chức nhằmđáp ứng nhu cầu công tác của đơn vị

d Tham mưu cho Giám đốc về công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật củađơn vị

1.2 Nhiệm vụ Hành chính - Quản trị:

a Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, lễ tânphục vụ các hoạt động của Trung tâm.

b Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định của Nhà nước

c Quản lý cơ sở vật chất (nhà xưởng, phòng học, trang thiết bị văn phòng,

xe ô tô ); lập kế hoạch xây dựng, sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất trình cấp cóthẩm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện các kế hoạch khi đã được phê duyệt

d Thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, đảmbảo điện nước, vệ sinh của cơ quan

1.3 Nhiệm vụ Kế hoạch - Tài chính:

a Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch tài chính củađơn vị

b Quản lý tài chính, giám sát, thanh quyết toán và hướng dẫn việc thanhquyết toán các khoản kinh phí hoạt động của Trung tâm theo quy định của Nhànước và của Đài THVN

c Thực hiện công tác thống kê, kiểm kê, quản lý hồ sơ, chứng từ tài chínhtheo quy định của Bộ Tài chính và theo hướng dẫn của Đài THVN

1.4 Nhiệm vụ quản lý các cơ sở đào tạo của Trung tâm tại:

- Số 59 Thợ Nhuộm, Cửa Nam, Hoàn Kiếm, Hà Nội

- Số 2 Sào Nam, Thị xã Cửa Lò, Tỉnh Nghệ An

2.2 Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ, liên doanh, liên kết về đàotạo, tư vấn đào tạo, khai thác cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, sản xuất cácchương trình truyền hình tạo nguồn thu cho Trung tâm theo kế hoạch hàngnăm đã được phê duyệt

3 Nhiệm vụ chung và quan hệ với các phòng hữu quan:

3.1 Là đầu mối triển khai, tổ chức thực hiện công tác đối ngoại của Trungtâm.

3.2 Phối hợp với các phòng trong đơn vị để xây dựng và thực hiện tốt kếhoạch công tác của phòng và của Trung tâm

3.3 Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Pháp luật và nội quy, quyđịnh của Đài THVN về các hoạt động liên quan và thực hiện nghiêm chỉnh côngtác báo cáo định kỳ và báo cáo khác theo yêu cầu của Giám đốc

3.4 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc

2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tổng hợp - Dịch vụ:

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG TỔNG HỢP - DỊCH VỤ

Phòng Tổng hợp dịch vụ gồm có 11 người gồm: Trưởng phòng, 2 Phó Trưởngphòng, 1 nhân viên, 1 văn thư, 3 lái xe, 2 bảo vệ và 1 nhân viên nhà ăn

Trưởng phòng

Phó Trưởng phòng

Nhân viên Văn thư Lái xe Bảo vệ Nhà ăn

3 Mô tả công việc:

a Ông: Phí Quang Tý

- Chức vụ: Trưởng phòng Tổng hợp - Dịch vụ

- Nhiệm vụ: + Phụ trách chung mọi mặt công tác chuyên môn của phòng

Trực tiếp chỉ đạo, tổ chức thực hiện, điều hành bộ phận Tổ chức Lao động Tiền lương - Văn thư lưu trữ, bộ phận Dịch vụ, bộ phận Hành chính - Quản trị, hoạt động của các cơ sở nhằm thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ công tác

+ Tổ chức triển khai thực hiện các công việc về lao động, tiền lương; chế độ chính sách; khen thưởng, kỷ luật, quản lý hồ sơ

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển dụng; Tổ chức, triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo cán bộ của Trung tâm hàng năm

+ Triển khai thực hiện các công tác bổ nhiệm chức vụ, bổ nhiệm ngạch viên chức; tiếp nhận, tuyển dụng viên chức và người lao động; điều động, biệt phái, luân chuyển viên chức và người lao động; nâng ngạch, chuyển ngạch viên chức; nâng lương thường xuyên

+ Điều hành công tác quản lý hồ sơ nhân sự theo đúng quy định Tổ chức thực hiện công tác minh bạch tài sản hàng năm theo quy định; công tác bổ sung lý lịch hàng năm theo quy định; Tổ chức triển khai công tác đánh giá cán bộ hàng tháng, hàng năm

+ Cập nhật biến động nhân sự trong trung tâm, lập kế hoạch vàtổng hợp báo cáo tình hình sử dụng lao động hàng năm về tổ chức, nhân sự, lao động, tiền lương theo yêu cầu của Đài

+ Chủ trì xây dựng các quy chế về tiền lương, đánh giá lao động, và các quy chế nội bộ khác của Trung tâm về lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính

+ Lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện chi hàng năm cho các phần việc được phân công phụ trách

+ Triển khai hoạch và triển khai, giám sát thực hiện công tác cải tạo, sửa chữa và mua sắm

+ Quản lý, điều động các xe ô tô

+ Quản lý các Cơ sở.

+ Điều hành thực hiện công tác Dịch vụ

+ Điều hành thực hiện công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, của Đài THVN

+ Theo dõi kí lại hợp đồng với các bên: vệ sinh, môi trường, báo chí, xăng dầu khi đến hạn

+ Lập các kế hoạch, phương hướng công tác của đơn vị và triển khai, giám sát thực hiện

+ Phân công công việc và theo dõi, kiểm tra, đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng tháng đối với viên chức và người lao động domình phụ trách Phát huy tính chủ động, sáng tạo trong công việc của cán bộ, viên chức và người lao động thuộc đơn vị mình quản lý Đề xuất khen thưởng, kỷluật tại đơn vị

+ Đại diện cho Phòng trong quan hệ, phối hợp với các phòng khác thuộc Trung tâm khi giải quyết các công việc có liên quan

+ Thừa lệnh Giám đốc làm việc với các đơn vị thuộc Đài THVN để giải quyết nhiệm vụ được giao

+ Báo cáo định kỳ và đột xuất với Giám đốc về kế hoạch công tác của đơn vị mình phụ trách và việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao

+ Đề xuất với Giám đốc về các biện pháp tổ chức và thực hiệncông việc của đơn vị mình phụ trách theo kế hoạch

+ Đề xuất các phương án hoặc tham mưu cho Giám đốc về những lĩnh vực chuyên môn

+ Chỉ đạo việc thực hiện đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, kiểm tra, đôn đốc việc học tập để nâng cao trình độ viên chức và người lao động của đơn vị

+ Quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản của đơn vị do mình phụ trách

- Quyền hạn: + Làm việc trực tiếp với các Trưởng phòng thuộc Trung tâm,

các Ban chức năng thuộc Đài THVN về các vấn đề liên quan đến tổ chức, nhân

sự, hành chính Với các vấn đề ngoài thẩm quyền giải quyết, phải báo cáo Lãnh đạo Trung tâm quyết định

+ Có quyền được phân công công việc, quyền giao nhiệm vụ,quyền điều động viên chức và người lao động thuộc đơn vị mình quản lý để thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị

+ Có quyền kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của các viên chức và người lao động trong đơn vị

+ Có quyền đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ công tác hàngtháng của từng viên chức và người lao động trong đơn vị mình phụ trách

+ Có quyền đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi miễn cấpphó của đơn vị

+ Có quyền đề nghị bổ sung hoặc thuyên chuyển viên chức

và người lao động khi cần thiết

+ Được kí và đóng dấu các văn bản được Giám đốc ủy quyền

và phân cấp trong nội bộ Trung tâm thuộc lĩnh vực chuyên môn do đơn vị phụ trách

+ Được sử dụng các phương tiện, cơ sở vật chất, tài liệu, công cụ, thiết bị phục vụ công tác theo quy định của Đài THVN

b Bà: Phan Thu Phương

- Chức vụ: Phó trưởng phòng Tổng hợp - Dịch vụ (Mảng TC-HC-QT)

- Nhiệm vụ: + Trợ giúp Trưởng phòng trong các công việc về quản lý

CBCNV, cơ sở vật chất, tổ chức đơn vị thực hiện nhiệm vụ của phòng

+ Tham gia thực hiện công tác quản lý hồ sơ nhân sự, quy hoạch, đánh giá lao động, đào tạo, thi đua khen thưởng và các công việc khác liên quan đến nhân sự

+ Thực hiện một phần các công việc hành chính, quản trị khi được phân công

* Công tác Tổng hợp:

- Lưu giữ, cập nhật hồ sơ nhân sự

+ Bảo quản, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ nhân sự, đảm bảo bảo mật thông tin về hồ sơ nhân sự theo đúng quy định của Nhà nước.

+ Cập nhật thông tin biến động của từng người vào Hồ sơ nhân sự và phần mềm quản lý nhân sự của Đài

+ Thực hiện giao, nhận hồ sơ nhân sự khi có nhân sự được tiếpnhận mới, hoặc chuyển đi theo đúng quy định

- Công tác đánh giá lao động

- Thực hiện các chế độ về tiền lương, phụ cấp theo lương theo đúng quy định của Đài và của Nhà nước

- Thực hiện các chế độ về tiền lương theo quy chế chi trả lương của Đài, của Trung tâm đảm bảo đúng quy định

- Thực hiện các thủ tục liên quan đến chuyển ngạch, nâng ngạch cho công chức, viên chức

- Thực hiện các thủ tục điều động, biệt phái, luân chuyển cán

bộ Soạn thảo văn bản đề nghị, quyết định điều động/ biệt phái/ luân chuyển cán bộ

- Tham gia công tác tuyển dụng nhân sự

- Thực hiện các chế độ của Đài THVN về hưu trí, thai sản và các chế độ khác cho người lao động

- Theo dõi biến động nhân sự, cập nhật danh sách người lao động trong Trung tâm

- Công tác thi đua khen thưởng

- Công tác đào tạo

- Các công việc hành chính, quản trị khác

đối với Trung tâm về thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, dân quân tự vệ, sĩ quan

- Đề xuất các ý kiến để đẩy mạnh hoạt động của đơn vị

- Chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động của phòng khi Trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền

- Khi thay mặt Trưởng phòng giải quyết những công việc thuộc quyền của Trưởng phòng, khi được phân công phải báo cáo Trưởng phòng

về kết quả thực hiện công việc

- Báo cáo Trưởng phòng thường xuyên, định kì về tình hình, kết quả công việc theo quy định

- Thực hiện các công việc khác khi Lãnh đạo Trung tâm yêu cầu

- Quyền hạn: + Có quyền giao nhiệm vụ cho viên chức và người lao động

trong đơn vị khi cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị Trực tiếp phân công lái xe, điều động xe ô tô đảm bảo yêu cầu công tác của đơn vị

+ Được thay mặt Trưởng phòng giải quyết những công việc thuộc quyền của Trưởng phòng khi được phân công

+ Được sử dụng tài liệu, công cụ, thiết bị, cơ sở vật chất để thực hiện công việc, phục vụ nhiệm vụ, công tác được giao theo quy định hiện hành

+ Có quyền kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của các viên chức và người lao động trong đơn vị thuộc phạm vi công việc được phân

- Nhiệm vụ: + Trợ giúp Trưởng phòng trong các công việc về hoạt động

dịch vụ, tổ chức đơn vị thực hiện nhiệm vụ của phòng

+ Tham gia thực hiện công tác khác liên quan

+ Thực hiện một phần các công việc hành chính, quản trị khi được phân công

* Công tác Dịch vụ:

+ Xây dựng kế hoạch hoạt động Dịch vụ của Trung tâm

+ Chủ động liên hệ, lên chương trình các khóa đào tạo dịch vụ.+ Lập dự toán, tổ chức triển khai, thực hiện khóa đào tạo Dịch

vụ theo đúng nội dung, chương trình đã được lãnh đạo đơn vị phê duyệt

+ Tổng hợp, báo cáo khi kết thúc khóa học, các hoạt động dịchvụ

* Đề xuất các ý kiến để đẩy mạnh hoạt động của đơn vị

+ Chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động của phòng khi Trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền

+ Nắm mặt bằng, diện tích sử dụng đất ở các khu vực Thực hiện các thủ tục liên quan đến nhà, đất của Trung tâm

+ Khi thay mặt Trưởng phòng giải quyết những công việc thuộc quyền của Trưởng phòng khi được phân công, phải báo cáo Trưởng phòng

về kết quả thực hiện công việc

+ Báo cáo Trưởng phòng thường xuyên, định kỳ về tình hình, kết quả công việc theo quy định

+ Tham gia Ban PCCC của Trung tâm

+ Thực hiện các công tác khác theo sự phân công của Trưởng phòng và Giám đốc

- Quyền hạn: + Có quyền giao nhiệm vụ cho viên chức và người lao động

trong đơn vị khi cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của đơn vị Trực tiếp phân công lái xe, điều động xe ô tô đảm bảo công tác của đơn vị

+ Được thay mặt Trưởng phòng giải quyết những công việc thuộc quyền của Trưởng phòng khi được phân công

+ Được sử dụng tài liệu, công cụ, thiết bị, cơ sở vật chất để thực hiện công việc, phục vụ nhiệm vụ, công tác được giao theo quy định hiện hành

+ Có quyền kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của các viên chức và người lao động trong đơn vị thuộc phạm vi công việc được phâncông phụ trách

+ Có các quyền được quy định trong Bộ luật Lao động, Luật Viên chức

d Cô Phạm Thị Chúc

- Chức vụ: Văn thư

- Nhiệm vụ: + Quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định.

+ Thực hiện quy trình quản lý văn bản đi

+ Thực hiện quy trình quản lý văn bản đến

+ Chuyển phát, sao chụp văn bản

+ Sắp xếp, bảo quản bản lưu khoa học, ngăn nắp và phục vụ tra cứu văn bản

+ Thực hiện lưu trữ văn bản trên phần mềm quản lý văn bản.+ Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức

+ Nhận, kiểm tra đối chiếu hóa đơn chuyển phát nhanh hàng tháng của Trung tâm đảm bảo chính xác theo thực tế

+ Tổng hợp nhu cầu báo hàng quý của các đơn vị, lên danh mục báo, số lượng đặt trình Lãnh đạo phòng

+ Nhận và phân phát báo chí cho các đơn vị thuộc Trung tâm.+ Hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc tới đúng địa

+ Thực hiện làm báo cáo thống kê định kì hoặc đột xuất về công tác văn thư

+ Thực hiện các công việc khác khi được phân công

- Quyền hạn: + Được trang bị phương tiện và điều kiện làm việc.

+ Được hưởng các quyền lợi, chế độ theo quy định hiện hành+ Được phổ biến các chủ trương, chính sách liên quan

+ Được cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ phải thực hiện

+ Được tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ+ Được đề xuất ý kiến, cách thức thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ

+ Được quyết định các công việc liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo Trung tâm về các quyết định của mình Các trường hợp bất thường phải báo cáo Trưởng phòng

e Cô Triệu Quỳnh Ngân

và nghỉ tại Trung tâm

+ Quản lí các phòng nghỉ của khách, giảng viên và học viên.+ Kiểm tra theo dõi và đề xuất việc thay thế các trang thiết bị,

đồ dùng trang bị cho các phòng nghỉ

+ Phục vụ các lớp học của Trung tâm

+ Nhận báo chí, công văn hàng ngày chuyển phát cho các phòng

+ Thực hiện các công tác khác theo sự phân công của Trưởng phòng và Giám đốc

- Quyền hạn: + Được trang bị phương tiện và điều kiện làm việc.

+ Được hưởng các quyền lợi, chế độ theo quy định hiện hành+ Được phổ biến các chủ trương, chính sách liên quan

+ Được cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ phải thực hiện

+ Được tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ+ Được đề xuất ý kiến, cách thức thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ

+ Được quyết định các công việc liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo phòng và Lãnh đạo Trung tâm về các quyết định của mình Các trường hợp bất thường phải báo cáo Trưởng phòng

g Nhân viên bảo vệ

- Nhiệm vụ: + Kiểm soát người ra, vào trong đơn vị, bảo vệ tài sản của cơ

+ Giữ gìn an ninh trật tự công cộng trong đơn vị

+ Tham gia công tác PCCC

+ Tiếp đón và hướng dẫn khách, giảng viên, học viên đến làm việc, khi có sự cố xảy ra phải tham gia bảo vệ hiện trường và hợp tác với cơ quanđiều tra khi xảy ra vụ việc, bắt quả tang người phạm tội, báo công an

+ Tiếp nhận công văn chuyển đến

+ Trong khi làm việc được kiểm tra giấy tờ, hàng, người, phương tiện ra vào cơ quan nếu thấy cần thiết

+ Những việc không thường xuyên sẽ do Trưởng phòng phân công

- Quyền hạn: + Được trang bị phương tiện và điều kiện làm việc.

+ Được hưởng các quyền lợi, chế độ theo quy định hiện hành+ Được phổ biến các chủ trương, chính sách liên quan

+ Được cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ phải thực hiện

h Lái xe cơ quan

- Nhiệm vụ: + Lái xe theo sự phân công của Lãnh đạo phòng, Lãnh đạo

Trung tâm

+ Đảm bảo lái xe đúng giờ và an toàn

+ Trong chuyến công tác chịu sự quản lý của trưởng đoàn, phụtrách chuyến đi, cán bộ tổ chức lớp theo đúng quy định

+ Đảm bảo xe luôn đủ điều kiện vận hành an toàn và sạch sẽ.+ Có trách nhiệm quản lý, bảo vệ tài sản được giao, tài sản củakhách, học viên để trên xe, không để xảy ra mất mát, hư hỏng

+ Có trách nhiệm theo dõi tình trạng làm việc của xe để đề xuất với Lãnh đạo phòng phương án bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời

+ Lập sổ theo dõi, cập nhật quá trình hoạt động của xe+ Lập sổ theo dõi quá trình bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng theo quy định

+ Đảm bảo tự sửa chữa các sự cố nhỏ, để đảm bảo xe hoặc cácthiết bị khác được giao theo xe luôn trong tình trạng sẵn sàng hoạt động

+ Có trách nhiệm theo dõi hạn đăng kiểm và bảo hiểm của xe

và báo cáo Lãnh đạo phòng trước 10 ngày khi hết hạn các hạng mục nói trên

+ Tuân thủ các quy định về sử dụng tài sản của đơn vị

+ Hàng tháng tổng hợp xăng dầu tiêu thụ, vé cầu đường, gửi

xe, rửa xe theo đúng quy định trình Lãnh đạo Trung tâm kí thanh toán

+ Chấp hành nghiêm chỉnh các chủ trương, chính sách của Đảng, quy định của Nhà nước và địa phương Tuân thủ các nội quy, nguyên tắc làm việc của phòng, của Trung tâm, các quy định của Đài THVN và những quy định của pháp luật

+ Thực hiện một số công việc khác khi được Lãnh đạo phòng

phân công.

- Quyền hạn: + Được phổ biến những chủ trương, chính sách của Đảng,

quy định của Nhà nước, của Đài THVN và của Trung tâm

+ Được hưởng quyền lợi, chế độ theo quy định của pháp luật.+ Được đảm bảo những điều kiện cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ

+ Có quyền từ chối vận hành phương tiện khi thấy điều kiện

xe hoặc đường xá không đảm bảo an toàn

IV Khảo sát tình hình hoạt động công tác của người Thư ký văn phòng tại cơ quan thực tập

1 Khảo sát về chức năng và nhiệm vụ của người Thư ký văn phòng

Cũng như các nghề khác Thư ký Văn phòng cũng được coi là một nghề Nghề Thư ký Văn phòng

-Thư ký Văn phòng là người tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo trong việcchỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của cơ quan Với sự xuất hiện của máytính và các phần mềm văn phòng thì nghiệp vụ của Thư ký Văn phòng đã có sựthay đổi rất lớn Công việc của người Lãnh đạo hết sức phức tạp, cho nên Thư kýkhông chỉ đơn thuần là một người giúp việc cho lãnh đạo về một lĩnh vực nhấtđịnh nào đó, công việc đánh máy chữ trước đây chiếm 60% khối lượng công việccủa Thư ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20% Công tác Thư ký văn phòng ngàynay là một bộ phận không thể thiếu giữa Lãnh đạo và môi trường hoạt động của

cơ quan, trong các quan hệ với nhân viên, với những người cùng cộng tác, vớikhách hàng Công tác Thư ký văn phòng còn được hiểu là phụ trách tổng hợp,điều hành mọi quan hệ của Thủ trưởng, biết phân loại các cuộc hẹn cho Lãnhđạo, chịu trách nhiệm về các hoạt động khác trong văn phòng như: Soạn thảo vănbản, Tổ chức Hội nghị, tiếp khách, đãi khách, tổ chức chuyến đi công tác cholãnh đạo, tổ chức phòng làm việc khoa học và các nghiệp vụ chuyên môn khác

Vì thế người Thư ký phải là người trợ lý tích cực, giúp giảm bớt thời gian laođộng cho Lãnh đạo Bởi là người giúp việc trực tiếp cho Thủ trưởng, người Thư

ký phải được Thủ trưởng tin cậy và phải xứng đáng với sự tin cậy đó, đồng thời

người Thư ký còn là người đại diện cho Lãnh đạo giải quyết công việc với cácđơn vị, tập thể trong cơ quan, là mắt xích nối liền người lãnh đạo với khách hàng,cộng sự và các thành viên trong trong cơ quan Người Thư ký Văn phòng phải có

sự am hiểu về nghiệp vụ, thành thạo trong chuyên môn, chủ động, chu đáo, vữngvàng trong công tác, hiểu biết xã hội sâu rộng, cởi mở và tế nhị trong giao tiếp.Tóm lại, công tác Thư ký Văn phòng nhằm đảm bảo cho công việc của lãnh đạođược thông suốt, Thư ký tổng hợp các công việc, phân loại và giúp Thủ trưởngduy trì các mối quan hệ

2 Khảo sát về công tác văn thư

Mẫu sổ đăng kí văn bản đi và đến của Trung tâm được thống nhất theomẫu quy định của Nhà nước

Mọi văn bản, tài liệu, thư từ, sách báo, tạp chí do nhân viên bưu điện,liên lạc cơ quan đem đến đều đc gửi ở bộ phận bảo vệ của trung tâm Sau đó, bộphận bảo vệ chuyển tất cả bưu phẩm về phòng Tổng hợp - Dịch vụ Do trung tâmkhông có bộ phận văn thư riêng nên cán bộ văn thư của phòng Tổng hợp - Dịch

vụ có chức năng tiếp nhận bưu phẩm tới trung tâm, lưu trữ, bảo quản và đóng dấucho trung tâm Do Trung tâm có quy mô nhỏ nên bộ phận Văn thư trong Trungtâm do một cán bộ kiêm nhiệm, phần lớn chưa đúng chuyên môn nghiệp vụ

Trung bình hàng ngày ở trung tâm có khoảng 20 văn bản đến, trong đó cókhoảng 4 đến 5 văn bản là người lãnh đạo phải giải quyết trực tiếp Vì vậy, để tiếtkiệm thời gian cho lãnh đạo, người thư ký phải tham gia vào việc tổ chức quản lý

và giải quyết văn bản đến

Người thư ký của bộ phận Tổng hợp - Dịch vụ phải thực hiện các nhiệm

vụ sau:

- Tiếp nhận và chuyển giao văn bản: Người thư ký sau khi tiếp nhận cácvăn bản đã được phân loại và chuyển giao tới phòng phải kiểm tra lại một lượtnội dung của văn bản, cũng như phải giữ lại những văn bản thuộc bộ phận củaphòng để giải quyết Sau khi đã chuyển giao văn bản, thư ký kiểm tra xem cácvăn bản chuyển giao cho lãnh đạo có đúng không Sau đó bóc bì văn bản bằngkéo và lấy văn bản ra khỏi phong bì Khi lấy văn bản ra khỏi bì cần chú ý các văn

bản đính kèm Thư riêng của lãnh đạo, thư ký không được mở.

- Trình văn bản cho lãnh đạo: Thư ký phải xem kỹ từng văn bản gửi cholãnh đạo, thông thường thì điện báo, văn bản có mức độ khẩn phải chuyển ngaycho lãnh đạo, các loại văn bản khác phải để vào từng cặp để trình lãnh đạo, ngoàibìa đề rõ cặp gì, trình ai

- Đăng ký văn bản đến: Người thư ký dùng luôn sổ đăng ký văn bản đến

có mẫu in sẵn của cơ quan làm sổ đăng ký văn bản đến ở văn phòng lãnh đạo

- Giúp người lãnh đạo giải quyết các văn bản đến: Thư ký giải quyếtnhững văn bản giao dịch với nội dung công việc có tính chất sự vụ, ít quan trọng,sau đó báo cáo với lãnh đạo Trong trường hợp chưa nắm chắc phải xin ý kiếnlãnh đạo trước khi giải quyết Thư ký cũng phải thực hiện những nhiệm vụ dongười lãnh đạo trực tiếp giao Ngoài ra, nếu trong văn bản có những văn bản cầntrưởng phòng hay bộ phận khác, thư ký phải chuyển ngay để kịp thời giải quyết

* Lập hồ sơ hiện hành:

Công tác thư ký văn phòng không chỉ bao gồm các khâu như: trình ký,đóng dấu, đăng ký mà còn phải lập hồ sơ công việc mình phụ trách Đây là tráchnhiệm của những cán bộ làm công tác công văn, giấy tờ chứ không riêng gì thư

ký văn phòng Vì vậy việc lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tácVăn thư và là mắt xích nối liền giữa công tác Văn thư và công tác Lưu trữ và cóảnh hưởng trực tiếp đến công tác Lưu trữ Lập hồ sơ tốt sẽ có căn cứ giải quyếtcông việc hàng ngày kịp thời, chính xác Để quản lý được hoạt động trong Trungtâm, phân loại văn bản tài liệu của các đơn vị một cách khoa học, quản lý hồ sơcủa Trung tâm được chặt chẽ, các cán bộ làm công tác công văn giấy tờ đã lập hồ

sơ công việc Công tác văn phòng của Trung tâm đã giao trách nhiệm cho cácphòng ban, bộ phận trong Trung tâm phụ trách về vấn đề nào, sự cố gì hay đốivới sự kiện nào thì bộ phận đó có trách nhiệm lập hồ sơ về vấn đề đó Hầu hết,các đơn vị trực thuộc Trung tâm đã lập hồ sơ công việc mình làm một cách đầy

đủ, kịp thời

Thực tế khảo sát cho em thấy, các đơn vị và cá nhân liên quan đến côngviệc có lập hồ sơ theo đúng yêu cầu, quy định của Nhà nước cũng như của Trung

tâm Các cán bộ làm công tác công văn giấy tờ đã sử dụng cặp tài liệu và đã đánhtên hồ sơ, tên sự cố, tên sự kiện mình phụ trách vào giấy File và dán vào gáy cặp

hồ sơ ngay từ khi công việc bắt đầu Hơn nữa trong quá trình thu thập, tiến hànhlập hồ sơ, các cán bộ, cá nhân tại Trung tâm đã thu thập đầy đủ tài liệu theo tiếntrình công việc cho đến khi kết thúc

Tuy nhiên, do đặc thù, tính chất công việc với chức năng của mình, Trungtâm để đi đến một Hợp đồng lao động, Hợp đồng nguyên tắc, Hợp đồng hợp táchay để xuất bản tài liệu phải có đầy đủ một số giấy tờ như: Đề xuất, giải trình,báo cáo

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ

Các quy trình trong hoạt động tiếp khách cụ thể sẽ thay đổi tùy theo hìnhthức giao tiếp, vị trí của đối tượng giao tiếp, tính chất của mối quan hệ và từngvùng văn hóa giao tiếp Tuy nhiên, với một quá trình tiếp khách cụ thể, ngườithư ký phải thực hiện công việc theo trình tự sau:

Bước 1: Đón khách Đây là giai đoạn mà ngay những hành vi đầu tiên đã

có khả năng giúp thư ký bày tỏ tình cảm, sự thiện chí và bước đầu kiểm soát giaotiếp Khi đón khách, dù ngôn ngữ được diễn đạt qua ngôn ngữ hay các thao táchành vi, người thư ký cần phải có khả năng cung cấp cho đối tượng giao tiếpnhững thông tin gồm:

- Những thông tin cơ bản về cơ quan

- Sự chào đón với khách: mời khách uống nước (trà) hoặc đưa cho kháchsách báo hoặc tạp chí trong lúc khách ngồi đợi

Bước 2: Giải quyết công việc cho khách

- Hướng dẫn cho khách các quy trình, thủ tục buộc phải thực hiện để giảiquyết công việc

- Yêu cầu, đề nghị khách thực hiện đúng các quy trình

- Trao đổi và kiểm tra thông tin với khách từ đó xác định khó khắn hoặcthuận lợi khi giải quyết công việc Có thể yêu cầu sự phối hợp, hỗ trợ của khách

để lựa chọn phương pháp tối ưu

- Giải quyết nhanh yêu cầu của khách trên cơ sở thẩm quyền khả năng của

cá nhân và sự trợ giúp của các phòng, ban chức năng

- Xây dựng các lịch hẹn gặp