Báo cáo nghiên cứu nông nghiệp " Tăng cường năng lực về công nghệ hạt giống cây rừng phục vụ các hoạt động nghiên cứu, phát triển và bảo tồn ngoại vi " ppt

TÓM TẮT Chuyến công tác tới RCFTI được thực hiện để đảm bảo rằng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hạt giống hoạt động hiệu quả và để giúp đào tạo kỹ hơn và đánh giá việc sử dụng hệ thông p

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Tăng cường năng lực về công nghệ hạt giống cây rừng phục vụ các hoạt

động nghiên cứu, phát triển và bảo tồn ngoại vi

Mã số 058/04VIE

BÁO CÁO CHUYÊN CÔNG TÁC

Tiếp theo khóa đào tạo về cài đặt phần mềm quản lý dữ liệu hạt

giống của ATSC

15th

– 21st

April, 2007

by

Ms Bronwyn Clarke Australian Tree Seed Centre

ensis Genetics ensis (The joint forces of CSIRO and SCION)

PO Box E4008 Kingston ACT 2604 AUSTRALIA Ph: +61 2 6281 8211 Fax: +61 2 6281 8266 email: Bronwyn.Clarke@ensisjv.com

TÓM TẮT

Chuyến công tác tới RCFTI được thực hiện để đảm bảo rằng hệ thống quản lý cơ sở

dữ liệu hạt giống hoạt động hiệu quả và để giúp đào tạo kỹ hơn và đánh giá việc sử dụng hệ thông phần mềm trong việc quản lý nguồn hạt của RCFTI Hai cán bô của RCFTI được đào tạo sâu về cài đặt, sử dụng và quản lý Cùng đó dữ liệu hiện có của RCFTI được kiểm tra và chỉ dẫn cho việc sử dụng cơ sở dữ liệu trên các nguồn hạt sẵn có được đưa ra Mức độ thành thạo hơn đã được thấy rõ ở 2 cán bộ thuộc Trung tâm hạt của RCFTI, cô Hoa và ông Hưng trong việc cài đặt và sử dụng dữ liệu để tiến hành việc in ấn các số liệu về nguồn hạt và bán hạt

Vấn đề tồn tại ở chuyến công tác lần trước là tạo file lưu trữ đã được chỉnh lại và toi

đã làm thành công việc tạo file và lưu trữ cac dữ liệu hiện có trên phần mềm

Bối cảnh

Điểm thành công chính của Dự án là đã xây dựng được phần cơ sở dữ liệu ban đầu trợ giúp cho hệ thông quản lý hạtg iống ở RCFTI ở Hà Nội Điểm mạnh của hệ thống phần mềm là một cơ sở dữ liệu hạt hiệu quả có thể cung cấp các yêu cầu thông tin về hạtg iống, đóng gói, vận chuyển và quản lý Ngay khi bắt đầu dự án, Trung tâm hạt giống Australia (ATSC) đã xây dựng cơ sở dữ liệu hạt cho RCFTI bằng việc điều chỉnh trên chính phần mềm của mình Những điều chỉnh này bao gồm báo giá, liệt kê danh sách, các báo giá… để có logo của FSIV và các chi tiết địa chỉ của RCFTI; sử dụng đơn vị tiền tệ VNĐ trong các bảng, biểu mẫu và báo cáo; sử dụng mã vùng để quy định cho vị trí hiện trường; thay đổi mã giá để làm nó trở nên mềm dẻo hơn Điều này đã đạt được thông qua sự tư vấn ban đầu cho các cán bộ của RCFTI trong chuyến thăm của họ đến Canberra năm 2005

Bản hướng dẫn “Cài đặt phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu” (Phụ lục 1) đã được cung cấp cho việc cài đặt hệ thống này ở Việt Nam và được cập nhật thêm trong chuyến thăm này và được làm chi tiết hơn do dự trợ giúp của các cán bộ mới để thực hiện việc cài đặt thành công hơn và để phản ảnh những thay đổi của phiên bản mới

Cài đặt phần mềm Seeds Database tại RCFTI ở Việt Nam:

Trước đây, chỉ một cán bộ của RCFTI được hoc về cài đặt phần mềm và điều này đã bộc lộ điểm yếu khi duy trì phần mềm, chảng hạn như cán bộ ấy đi vắng trong một thời gian dài

Phiên bản đã điều chỉnh của ATSC đã được cài đặt lại thành công bởi bà Chi trên máy tính của RCFTI, Từ Liêm, Hà Nội trên bản quyền phần mềm MICROSOFT được cung cấp bởi dự án

Dữ liệu trên máy tính chính, sử dụng phần mềm bản quyền được cung cấp bởi dự án,

đã đáp ứng đầy đủ chức năng, bao gồm khả năng tạo và lưu trữ thông tin dự liệu Kiểm tra việc cài đặt phần mềm trên các máy tính khác được chạy bằng phần mềm không bản quyền có thể gặp những vấn đề và bắt buộc cần đến phần mềm có bản quyền để tương tác với dự liệu

Bà Hoa và ông Hưng đã nhập dữ liệu và cân hạt cho các lô hạt trong kho của họ và đang kiểm tra thêm thông tin về khách hàng và báo giá Như một phần của việc đào

tạo cài đặt phần mềm chúng tôi đã đưa ra một bản photo dữ liệu đã được cài đặt trên một máy riêng rẽ như là để kiếm tra dữ liệu Hiện nay chúng đã được xóa sạch những

dữ liệu thử này trên phần “Prôductin” để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu thực Cán

bộ của RCFTI đã hỏi rằng họ đã bán hạt của một số lô hạt trong phân mềm nhưng chúng đã không được làm báo giá và hợp đồng, có nghĩa là khối lượng mỗi lô hạt hiện

có trong phần mềm là không chính xác Chúng tôi đã thảo luận cách tốt nhất để sửa chữa vấn đề này là cân lại lô hạt và nhập lại khối lượng cho các lô hạt vào phần mềm

và sử dụng dữ liệu cập nhật này để cho các báo giá trong tương lai

Trong phần tập cài đặt tôi nhận thấy rằng bản hướng dẫn cài đặt mà trước đây bà Chi

đã dùng sẽ được hỗ trợ tốt hơn cho các cán bộ khác nếu chúng được làm chi tiết hơn ở một số lệnh và quy tắc Họ đã tiến hành cài đặt thành công trên các máy tính khác khi

sử dụng bản hướng dẫn được cập nhật này (Phụ lục 1)

Đào tạo:

Khi bà Hoa và ông Hưng đã tham gia một vài lần hướng dẫn bởi tôi trong chuyến công tác trước hay bởi bà Chi, lần này chỉ là để giải thích rõ hơn cho phàn hỏi đáp của

họ trong quá trình sử dụng Họ đã hiểu tốt hơn làm thế nào để nhập dữ liệu lô hạt, xong những khái niệm liên quan đến dữ liệu hiện trường cần được xác định và được giải thích để liên kết với kiến thức của họ Chúng tôi có thể giải quyết nhiều khía cạnh của các dạng dữ liệu khác nhau và các chức năng của dữ liệu được chi tiết hơn so với chuyến công tác trước do họ đã quen và nỗ lực sử dụng hệ thống theo nhiều cách khác nhau

Trong chuyến công tác trước, tôi đã nhận thấy rằng bước tiếp theo cho các cán bộ trung tâm hạt của RCFTI để bắt đầu việc tài liệu hóa tất cả các lô hạt đã thu hái sử dụng phiếu ghi dữ liệu và xắp xếp tủ để lưu giữ chúng khi tra cứu Trong chuyến công tác này tôi nhận thấy chúng đã được điền đầy đủ Tuy vẫn có một số dữ liệu còn thiếu, chảng hạn như kinh độ và vĩ độ, điều này tôi đã trao đổi với bà Hoa và ông Hưng và

đi đến thống nhất rằng những thiếu sót này sẽ được bổ sung hoàn chính sớm nhất có thể

Tôi đề nghị rằng họ nên bắt đầu một tệp tài liệu liên quan đến khách hàng và các hợp đồng bán hạt giống đã được chuyển đi Thường các nhân viên khác sẽ quan tâm đến phần khách hàng ở các giai đoạn khác nhau và có thể tìm kiếm bằng các phương tiện thích hợp

Như đã đề cập, ở phần cuối của chuyến công tác này, các cán bộ trung tâm hạt của RCFTI là để:

• Đảm bảo nhập lô hạt và cập nhật dữ liệu theo đúng khối lượng lô hạt

• Tìm kiếm dự liệu thiếu và thêm thông tin cho các phiếu ghi thông tin và cập nhật dữ liệu với các dữ liệu này

• Bắt đầu một cặp tài liệu/ điền thông tin theo hệ thống để giữ mối liên hệ với các khách hàng

Lịch làm việc của bà Bronwyn Clarke từ ngày 15 – 21/ 4/2007

Ngày 15/ 4 – Đến Hà Nội

Ngày 16/ 4 – Gặp TS Thịnh, cô Chi, cô Hoa và ông Hưng, thảo luận về mục tiêu của chuyến thăm trong vòng 1 tuần Bắt đầu bằng việc xem qua phần mềm cùng cô Hoa

và ông Hưng để xây dựng một chương trình làm việc liên quan đến nhập dữ liệu, sử dụng phần mềm… trả lời những thắc mắc và hướng dẫn để thực hiện các nhiệm vụ khác nhau

Ngày 17/ 4 – Hướng dẫn cách cài đặt phần mềm trên một máy tính khác Bản cài đặt này sẽ được sử dụng để kiểm tra dữ liệu

Ngày 18/ 4- Theo dõi và giúp ông Hưng cài đặt phần mền ở máy tính thứ ba Tạo file lưu trữ dữ liệu và lưu giữ thông tin

Ngày 19/ 4- Cán bộ tiến hành đặt giá theo từng mức giá, tạo báo giá và hợp đồng Xem xét việc quản lý các báo cáo và tạo 1 bản báo cáo trợ giúp việc tìm kiếm dữ liệu

Ngày 20/ 4 – Cán bộ tập cài đặt dữ liệu trên máy tính thứ tư sử dụng bản hướng dẫn cài đặt đã được cập nhật Cán bộ tập tạo và lưu trữ dữ liệu

Ngày 21/ 4 – Về Australia

Phụ lục 1

Bản hướng dẫn cài đặt phần mềm quản lý dữ liệu hạt giống (9/ 9/ 2005) được cập nhật 17/ 4/ 2007

Check the version of Operating System and Office installed on the computer

Check whether the machine needs to be defragmented and carry out if necessary All required files are on the CD provided

To start the Seeds Database Installation you need to install the software for the

database backend (MSDE)

INSTALL MSDE

To begin:

• make a folder under C:\Temp called Seeds Install and

• then make a folder under that called MSDERelA:

C:\Temp\SeedsInstall\MSDERelA\

• Copy the MSDE files into this directory from the CD

To run the setup and apply settings including setting the System Administrator

Password

• Go to Start/Run and type in ‘cmd’

• Path to the folder where the MSDE ‘setup.exe’ file is as follows:

CD enter (repeat till back to root directory ie C: )

CD Temp

CD SeedsInstall

CD MSDERelA Till the path line looks like: C:\TEMP\SeedsInstall\MSDERelA>

Type in the following command at the end of the path:

Setup SAPWD=”H0Ch1M1n” INSTANCENAME=”SeedsServer” DISABLENETWORKPROTOCOLS=0 SECURITYMODE=SQL /L*v C:/MSDELog.log

(Note: SAPWD requires a strong password with at least 7 letters and including

numbers and symbols; the password above is an example, another password may be used but must be used in every following instance where the password is specified in

these notes)

• When the installation has finished running, check the MSDELog.log file in the C:\ drive, to see if it has been successful (go to end of file to see)

• If so, restart the computer to complete setup

• Check for icon in the System Tray (RH lower corner of screen)

Once you have successfully installed MSDE you can begin installation of the Seeds Database

INSTALL SEEDS DATABASE

To begin

• by making a folder under C:\Temp\SeedsInstall called DatabaseCreation:

C:\Temp\SeedsInstall\DatabaseCreation\

• Copy the Seeds installation sql script file (e.g SeedsVN1-0_export) to this folder from the CD

To load the database from the SQL script you must again open the dos command window (as above in 2)

• Go to start/run and type cmd

• Next path to the database creation folder ie

CD enter (repeat till back to root directory ie C: )

CD TEMP

CD SeedsInstall

CD DatabaseCreation

Till the path line looks like:

C:\TEMP\SeedsInstall\DatabaseCreation>

• Type in the following command at the end of the path:

osql –S (local)\SeedsServer –U sa –P H0Ch1M1n –q –i SeedsVN1-0_export.sql –o SeedsInstall.txt

NB this can take some time to run

• When finished check the SeedsInstall.txt document in the

DatabaseCreation folder to see if the installation was successful

• A second check is to go to C:\Program Files and look for Micrsoft SQL Server folder, check in it that the instance is there ie

MSSQL$SEEDSSERVER

If it says that the installation was unsuccessful check the Errors section under a) If the installation was successful continue:

Next:

i) open Access

ii) Select File/New Project using existing data in XP; or Access DB Wizards,

pages and projects in 2000

iii)Select General Tab (only 2000)

iv) Select 'Project (Existing Database)' (right hand side menu of screen in XP) v) Create in C:\…\DatabaseCreation; name: Seeds.adp; Select Create

vi) Data Link Properies:

1 (local)\SeedsServer

2 Use specific user name and password

a User Name: sa

b Click off Blank Password

c Password: H0Ch1M1n or your password

3 Select database on server; in drop down list select 'Seeds' (if its not there then the installation has been unsuccessful; go to Errors a) for what to do)

4 If its there then select the 'Test Connection' button;

a if successful Select 'Ok' and go to 6

b if not successful go to Errors a) or b)

Load Data into empty database:

Copy the Seeds installation data sql script file (e.g SeedsVN1-0Data_export) to

C:\Temp\SeedsInstall\DatabaseCreation\ from the CD

In the command prompt repeat the instructions for loading the database from the sql script using the data.sql file (e.g SeedsVN1-0Data_export.sql)

ie C:\TEMP\SeedsInstall\DatabaseCreation> osql –S (local)\SeedsServer –U sa –

P H0Ch1M1n –q –i SeedsVN1-0Data_export.sql –o SeedsDataInstall.txt

When this has finished check the SeedsDataInstall.txt document in the

DatabaseCreation folder to see that it was successful Another check is to open Seeds.adp and look in the relevant tables for the uploaded data

To import Gaz data:

Copy file Vietnam2000.mdb from CD to C:\Temp\SeedsInstall\DatabaseCreation\

- open seeds.adp

- Select File/Get External Data/Import

- Point to Vietnam2000.mdb

- In ‘Import objects window’ select Gaz then OK

- rename Gaz file to GazOld

- rename Gaz1 to Gaz

- open Gaz in design view; find GazId field; deselect use of null; then set as the primary key

- save and close

INSTALL SEEDS FRONTEND:

• Create folder under C:\ called SeedsProd and

• copy front end file (SeedsProdVN1-0u.mdb) and workfiles folder to this directory (ie C:\SeedsProd\Workfiles and C:\SeedsProd\SeedsProdVN1-0u.mdb

INSTALL SOFTWARE TO ENABLE EMAILING OF DOCUMENTS

• Create folder called Accessories in:

C:\Temp\SeedsInstall\DatabaseCreation\Accessories

• Copy files Ghostscript and GhostView in front-end folder on the CD to this the Accessories folder

• Create a folder called Map under the C:\Program Files folder

• Go to the Accessories folder and run the setup program for both Ghostscript (gs800w32.exe) and GhostView (gsv44w32.exe) When the setup programs

ask you where the software should be installed navigate to the Map folder you created i.e C:\Program Files\Map folder

• Next you need to make some changes to the environment of your system To

do this:

o In Windows XP select Start/Control Panel/System then select the Advanced tab and click the Environment button

o Add the following entries to the Path environment variable:

ƒ ;C:\Program Files\Map\Ghostscript\gs8.00\bin;

ƒ C:\Program Files\Map\Ghostscript\gs8.00\lib;

ƒ C:\Program Files\Map\gsview\gsview

Note: To check that the above has worked select Start/Run/cmd and at the > type in set (i.e >set) then Enter You will get a list of all the setup details for the computer

including the path variables Check the ones you have added are all there and there are

no spaces or missing semi-colons etc There should be no semi-colon after the last

environmental variable you add to the Path

SET UP ODBC CONNECTION (so that the frontend file can talk to the data source

‘Seeds’) These instructions are also in the ‘Seeds Database Installation Guide’ which includes screen shots which are very useful to refer to

• To start select Start/Settings/Control Panel/Administrative Tools/Data Sources (ODBC)

• Select the System DSN tab and click Add and then select SQL Server from the list of drivers that is displayed (This may alternatively be under the Drivers tab in some versions)

• Click Finish and when the next screen appears enter the following parameters:

o Name: Seeds

o Description: Seeds Production Database

o Server: (local)\SeedsServer

• Click Next

• On the next screen enter do the following:

o For the question ‘How should SQL Server verify the authenticity of the

login ID?’ Check the radio button: With SQL Server authentication using a login ID and password entered by the user

o Login ID: sa

o Password: use the password you used to setup the database e.g

H0Ch1M1n

• Click Next

• Tick the ‘Change the default database to: and select Seeds from the drop down

list

• Also tick the ‘Use ANSI quoted identifiers’ and ‘Use ANSI nulls, padding and warning’

• Click Next

• Tick the ‘Change the language of SQL Server system messages to: and select

English

• Also tick ‘Perform translation of character data’ and the ‘Use regional

settings…’ boxes

• Click Finish

• On the next screen click the ‘Test ODBC Data Source’ button to check if a

connection to MSDE can be established If unsuccessful see ‘Installation Guide’ for what to do

CHANGE REGIONAL SETTING BEFORE OPENING THE DATABASE!

- Start/Settings/Control Panel/Regional and Language

Options/Customize/Currency and change the following parameters:

o Currency Symbol: delete $ and put in a space

o Number of Digits After decimal: select 0

- Select Apply and then OK

FINISH INSTALLING THE DATABASE FRONTEND

• Open the file C:\SeedsProd\SeedsProdVN1-0u.mdb

• A message box will be displayed informing you that you are not linked to a valid database and suggesting that you unlink and relink to a new database

Click the OK button If you click Cancel then Access will close down

• When the Seeds Database Main Menu appears select Utilities then Set

Database Options from the Utilities Menu

• Enter the following values for the fields in the form:

o Database Name: Seeds

o Database Type: ODBC

o Database Location: This machine

o Data Source Name: Seeds

o Current Drive: C:

o Working Directory: C:\SeedsProd\Work

o User Organisation: RCFTI

o User Country: Vietnam

o User Tax Name: VAT

o User Tax Rate current rate e.g 0.1

o Email "Copy to" Address: Optional This is a general email address

at your site to which a copy of all emailed quotes is logged E.g

RCFTI@vnn.vn

o Seiko Label Printer Type: Optional Select from drop down list

o Printer Port Network Address:Optional The local printer port or network address of the Seiko printer Local ports are COM1 or COM2

or USB (eg USB001) and network address should be in the form

\\MyMachine\PrinterName

• When you have entered the data into the fields click the Save button

• Exit ‘Database Options’

• Select Unlink Database from the Utilities Menu followed by Link Database

Log out of the Seeds database completely and when you next log on you should be linked to the correct server database

Note: If on attempting to open the database you get a message that says the working

drive is not valid you will need to click on the window behind the logon screen Go to

tables and open ‘Main Menu’ Then follow instructions above and, in the

Utilities/Database Options Form, change the Working Directory to:

C:\SeedsProd\Work

Note: If on attempting to open the database it says the user name and/or password are wrong you need to check instructions under Errors c) below

IF YOU ARE GETTING REFERENCE ERRORS CHECK REFERENCES:

After installing front end but before logging on (i.e open database window without logging on at logon screen) you need to check for any missing references, especially

if getting errors

In front-end with the database window (not final version just for users where you hide the DB window)

Open Database Window

Modules

Appl

References This shows software linked to your application Access can fix some of these if they are different to the version in which the database was created but it is not smart enough to fix:

MS Outlook Object Library; and

MS Excel Object Library

At the top of the list are the ones the software that are linked if any of these have missing references scroll down to Microsoft section and look for something with the same name If its there click on it and it will then use that one/ unclick the matching one that says ‘missing reference’ at the top of the list After all changes go the menu and select Debug

If it wont compile it means you probably still have broken references

The Seeds Access database is in Access 2000 format If the computer it’s being installed on is in XP (ie Access 2002 or 2003) you can run a convert and change to this mode Usually is a bit more efficient in one of these versions To do this go to: Tools

Database Utilities

Convert Database and select the appropriate version

CUT FINAL VERSION OF DATABASE FRONTEND ie make a copy called SeedsVN1-0.mdb

To cut a final version for users which hides the database window so that users cant accidentally make changes that could be detrimental to the database carry out the following: