Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tuyển sinh dựa trên việc phân tích dữ liệu sinh viên đào tạo trực tuyến tại viện đại học mở hà nội

Vậy nên công tác tuyên truyền, tư vấn người học càng trở nên quan trọng: - Khảo sát nhu cầu người học theo từng đối tượng, khu vực địa lý; - Xây dựng, thực thi chiến lược tuyên truyền qu

DANH SÁCH THÀNH VIÊN THAM GIA ĐỀ TÀI VÀ ĐƠN VỊ PHỐI HỢP CHÍNH

TS Đinh Tuấn Long

ThS Nguyễn Thị Thu Hiền

Trung tâm E-Learning Trung tâm E-Learning Trung tâm PTĐT

3 Các đơn vị phối hợp chính

1 Trung tâm GDTX Tôn Đức Thắng

2 Trung tâm Bồi dưỡng Nghiệp vụ Sư phạm & GDTX tỉnh Hà Tĩnh

4 Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc

5 Trung tâm GDTX tỉnh Điện Biên

6 Trung tâm GDTX tỉnh Bắc Giang

1.1.2 Khái niệm về tuyển sinh ĐTTX theo phương thức trực tuyến 15

1.3 Vai trò và sự cần thiết của công tác tuyển sinh 18 1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả công tác tuyển sinh ĐTTX theo phương

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN SINH VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU

2.1 Công tác tuyển sinh ĐTTX theo phương trực tuyến của Viện Đại học Mở Hà Nội 22

2.1.1 Thực trạng công tác tuyển sinh ĐTTX theo phương thức trực tuyến tại

2.1.2 So sánh hiệu quả triển khai công tác tuyển sinh thông qua các kênh tuyển sinh 31

2.2 Thực trạng công tác tuyển sinh ĐTTX theo phương thức trực tuyến của đơn vị bên

2.3 Phân tích dữ liệu sinh viên hệ từ xa đào tạo theo phương thức trực tuyến của

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TUYỂN

3.1 Xây dựng cơ chế cho công tác tuyển sinh phù hợp 48

3.1.2 Cơ chế cho cán bộ làm công tác tuyển sinh và cá nhân trong Nhà trường 48 3.2 Đa dạng hóa các hình thức quảng bá, tư vấn tuyển sinh 48 3.2.1 Tăng cường mối quan hệ với UBND cấp tỉnh, sở Ban ngành ở địa phương 49 3.2.2 Tuyên truyền qua kênh Đài phát thanh, truyền hình và video tuyên truyền 49

3.3 Xây dựng đội ngũ cán bộ chuyên trách về tuyên truyền, tuyển sinh 51

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Đơn vị tổ chức Hội thảo ĐTTX theo phương thức e-learning 23

Bảng 2.2: Tuyển sinh chương trình EHOU tại ĐVLK (01/2014 đến 10/2015) 24 Bảng 2.3: Danh sách Bộ phận tư vấn tuyển sinh Trung tâm E-Learning 25

Bảng 2.4: Kế hoạch tuyển sinh chương trình EHOU năm 2015 26

Bảng 2.5: Bảng quy định mức kinh phí thu thập contact 27

Bảng 2.6: Bảng định mức công việc TVTS tại Trung tâm E-Learning 27

Bảng 2.7: Số lượng sinh viên EHOU đào tạo từ tháng 12/2013 đến 10/2015 29

Bảng 2.8: Số lượng tuyển sinh và đào tạo tại Đơn vị liên kết (2014 -10/2015 31 Bảng 2.9: Tổng hợp Đơn vị liên kết và phân bổ tỷ lệ 33

Bảng 2.10: Tổng hợp mua contact tư vấn (sinh viên CĐ, ĐH) 34

Bảng 2.11: Tổng hợp mua contact tư vấn (Công ty, Tập đoàn) 35

Bảng 2.12: Tổng hợp nguồn thu cotact tư vấn (google adwords) (8/2015) 37

Bảng 2.13: Số lượng sinh viên theo đối tượng xét tuyển 43

Bảng 2.14: Số lượng theo lĩnh vực công tác 44

Bảng 2.15: Số lượng sinh viên theo độ tuổi 45

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1: Số lượng sinh viên EHOU đào tạo từ tháng 12/2013 - 10/2015 … 30

Biểu đồ 2.2: Số lượng tuyển sinh và đào tạo tại Đơn vị liên kết (2014 – 10/2015) 32

Biểu đồ 2.3: Tổng hợp mua contact tư vấn (sinh viên CĐ, ĐH)……….….34

Biểu đồ 2.4: Tổng hợp mua contact tư vấn (Công ty, Tập đoàn) 35

Biểu đồ 2.5: Tổng hợp nguồn thu cotact tư vấn (google adwords) (8/2015) 37

Biểu đồ: 2.6: Số lượng sinh viên theo đối tượng xét tuyển 43

Biểu đồ: 2.7: Số lượng theo lĩnh vực công tác 44

Biểu đồ: 2.8: Số lượng sinh viên theo độ tuổi 45

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1 UNESCO Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa của Liên hiệp quốc

2 GD&ĐT Giáo dục và Đào tạo

3 TPP Hiệp định Đối tác Kinh tế chiến lược xuyên Thái Bình Dương

11 VĐHMHN Viện Đại học Mở Hà Nội

12 PTĐT Phát triển Đào tạo

13 ĐTTX Đào tạo từ xa

14 ĐVLK Đơn vị liên kết

15 GDTX Giáo dục thường xuyên

16 TVTS Tư vấn tuyển sinh

tỷ lệ sinh viên ra trường làm việc trái ngành, trái nghề chiếm khoảng 40% Con số trên cho thấy thực trạng sinh viên ra trường làm trái nghề là rất lớn, bởi thông thường sau một thời gian đi làm trái ngành, nhiều người quyết định học thêm một ngành nghề khác để có thể chuyển đổi công việc đúng với nguyện vọng, khả năng của mình và phù hợp với nhu cầu lao động của xã hội

Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào phương thức đào tạo truyền thống giới hạn bởi khuôn viên nhà trường và những lớp học bị khép kín thì khó có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu đó Vì vậy, ĐTTX theo phương pháp trực tuyến hiện nay đóng vai trò rất quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu học tập đa dạng của đối tượng người học

Đề án “Phát triển Giáo dục từ xa giai đoạn 2005-2020” được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt theo Quyết định 1559/QĐ-TTg ký ngày 10/09/2015, nhằm mục tiêu phát triển và nâng cao chất lượng giáo dục từ xa, tạo điều kiện để người dân, đặc biệt là nhân dân ở các vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn được học tập thường xuyên, học tập suốt đời, góp phần nâng cao trình độ văn hoá, chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao dân trí và đào tạo nguồn nhân lực cho

sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

Là trường đại học công lập có vai trò, nhiệm vụ chủ yếu là đào tạo từ xa và đã

có hơn 22 năm kinh nghiệm đào tạo từ xa, từ năm 2008 Viện bắt đầu triển khai đào tạo e-learning cấp bằng đại học từ xa Với đặc thù tuyển sinh hệ ĐTTX theo phương thức trực tuyến, đây là phương thức học tập mới nên người học sẽ khó hình dung về cách thức học cũng như hoài nghi về hiệu quả và chất lượng đào tạo của phương thức này Vậy nên công tác tuyên truyền, tư vấn người học càng trở nên quan trọng:

- Khảo sát nhu cầu người học theo từng đối tượng, khu vực địa lý;

- Xây dựng, thực thi chiến lược tuyên truyền quảng bá thu nguồn dữ liệu người học;

- Xây dựng đội ngũ cán bộ tư vấn nắm rõ nghiệp vụ thành thạo về kỹ năng cũng như chuyên môn về đào tạo trực tuyến để hỗ trợ người học ngay từ khâu tư vấn;

- Bố trí cán bộ tư vấn tại Nhà trường phối hợp chặt chẽ với cán bộ tại ĐVLK, với khâu hỗ trợ người học để cùng tư vấn hướng dẫn người học thường xuyên, liên tục nhằm mang lại hiệu quả cho công tác tuyển sinh

Qua nghiên cứu này nhóm đề tài mong muốn đưa ra một số giải pháp thực tiễn nhằm phát triển tuyển sinh hệ ĐTTX theo phương thức trực tuyến – chương trình EHOU

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nhằm mục đích hệ thống hóa khái niệm và cơ sở lý luận về: tuyển sinh, các kênh tuyển, dữ liệu tuyển sinh, hiệu quả công tác tuyển sinh, vai trò và các nhân

tố ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển sinh

Trình bày về thực trạng công tác tuyển sinh hệ từ xa theo phương thức đào tạo trực tuyến tại Viện Đại học Mở Hà Nội: các Trung tâm chuyên trách và các Đơn vị thực hiện

Đưa ra một số con số và thực trạng công tác tuyển sinh của một số Nhà trường

số giải pháp nhằm phát triển công tác tuyên truyền, tuyển sinh của Nhà trường trong giai đoạn hiện nay

3 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu dựa trên phạm vi về dữ liệu tuyển sinh và dữ liệu người học từ 10/2013 đến 10/2015 chương trình EHOU tại Trung tâm Đào tạo E-Learning, Viện Đại học Mở Hà Nội và ĐVLK thực hiện công tác phối hợp về tuyển sinh sinh đào tạo với Nhà trường

Đề tài cũng tập trung vào phân tích dữ liệu khảo sát người học là đối tượng Đại học theo phương thức e-learning

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp nghiên cứu lý luận

Thu thập, phân tích, tổng hợp, khái quát hoá, phân tích các tư liệu để tổng quan

cơ sở lý luận cho đề tài nghiên cứu

4.2 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

Tổng kết kinh nghiệm thực tiễn (thông qua báo cáo về công tác tuyển sinh của Viện cũng như các báo cáo tại Hội nghị thường niên về đào tạo từ xa vào tháng 8/2015, tham khảo kinh nghiệm các Nhà trường và một số đơn vị bên ngoài về cách thức và các kênh tuyển sinh với đối tượng người học e-learning)

Kinh nghiệm thực tiễn từ nhiệm vụ tuyển sinh tại Viện Đại học Mở Hà Nội và tại Trung tâm Đào tạo E-Learning triển khai từ tháng 10/2013 đến nay

5 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Đào tạo từ xa được Nhà nước chính thức giao nhiệm vụ cho 2 cơ sở nghiên cứu

và đào tạo là Viện Đại học Mở Hà Nội và Đại học Mở bán công Tp Hồ Chí Minh

từ năm 1993 Tính đến năm 2015 cả nước ta đã có 20 cơ sở có chức năng đào tạo từ

xa, “đào tạo từ xa tại nước ta đã đạt được những thành công đáng kể: góp phần phát triển nguồn nhân lực cho xã hội, tạo cơ hội bình đẳng trong giáo dục, tạo cơ hội học

tập cho mọi người, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ tại chỗ, góp phần thay đổi phương thức đào tạo”

Tuy nhiên, về công tác tuyển sinh của đào tạo từ xa nói chung hiện nay đang gặp 1 số khó khăn:

- Thứ nhất, đa số Nhà trường lâu nay đang tùy thuộc vào lượng sinh viên đăng ký nhập học từng đợt chủ yếu tại ĐVLK, khi tại địa phương ĐVLK đối tượng người học cần bằng cấp đã được “lấp đầy” thì số lượng người đăng ký học sẽ giảm dần

- Thứ hai, trong những năm gần đây dư luận băn khoăn về chất lượng, giá trị văn bằng các loại hình đào tạo không chính quy trong đó có đào tạo từ xa đã gây không ít khó khăn, ảnh hưởng đến tâm lý người có nhu cầu học

- Thứ ba, cách thức tuyên truyền và tuyển sinh người học của một số Nhà trường theo kênh truyền thống đang gặp một số hạn chế nhất định trong việc tiếp cận người học hiện nay

Để phân tích và đánh giá thực trạng và tìm giải pháp cho tuyển sinh ĐTTX hiện nay đã có khá nhiều công trình nghiên cứu tại các Nhà trường, cơ sở đào tạo liên quan đến vấn đề này:

Ngoài Viện Đại học Mở Hà Nội:

- “Một số khó khăn trong đào tạo từ xa của Trường Đại học Cần Thơ”, Tạp chí khoa học Trường Đại học Cần Thơ, số 26 (2013) đã nêu ra những khó khăn: khâu tổ chức tuyển sinh là do “các Đơn vị liên kết tuyển sinh không đủ chuẩn (rút ngắn thời gian đào tạo, cắt xén chương trình) và đặc biệt nêu ra nguyên nhân là do

sự cạnh tranh ngày càng cao trong khâu tuyển sinh của các trường Tuy nhiên, trong phần đề xuất giải pháp chỉ nêu chung về tăng cường quảng bá và tổ chức tuyển sinh tại địa phương mà chưa có biện pháp chủ động trong công tác tuyển sinh tại Nhà trường

- Luận văn thạc sĩ của tác giả Trương Thanh Bình, Học Viện Công nghệ Bưu Chính Viễn Thông năm 2013 với đề tài: “Hoạt động truyền thông marketing cho

nói chung, thực trạng truyền thông marketing của Học Viên Công nghệ Bưu Chính Viễn Thông và liệt kê các giải pháp truyền thông marketing cho Nhà trường mà chưa nêu ra được cách thức truyền thông nào mang lại hiệu quả nhất cho công tác tuyển sinh hiện nay

Trong Viện Đại học Mở Hà Nội:

- ThS Nguyễn Anh Tuấn với đề tài nghiên cứu khoa học, năm 2012 về: “Đào tạo theo nhu cầu xã hội, những định hướng và giải pháp” Tác giả nghiên cứu lý luận chung, thực trạng và giải pháp về đào tạo theo nhu cầu mà chưa đề cập tới giải pháp cho vấn đề tuyển sinh

- ThS Nguyễn Thị Thu Hiền với đề tài nghiên cứu khoa học vào năm 2013: “Một

số giải pháp phát triển nguồn tuyển sinh loại hình đào tạo từ xa tại Viện Đại học Mở Hà Nội trong giai đoạn hiện nay” Đề tài đã đưa ra cơ sở lý luận, thực trạng của việc phát triển nguồn tuyển sinh và đưa ra giải pháp cho công tác tuyển sinh Do mục tiêu của đề tài là giải pháp cho ĐTTX nên chưa chi tiết hóa cho việc nghiên cứu đối tượng người học theo phương thức e-learning cũng như giải pháp tuyển sinh đối tượng này

Như vậy, các công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề công tác tuyển sinh vào những năm gần đây chiếm đa số và điều này thể hiện việc đưa ra giải pháp tuyển sinh, đặc biệt là tuyển sinh hệ từ xa theo phương thức trực tuyến trong giai đoạn hiện nay là việc làm cần thiết Đó chính là gợi ý cho việc lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tuyển sinh dựa trên việc phân tích dữ liệu sinh viên đào tạo trực tuyến tại Viện Đại học Mở Hà Nội”

6 Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu

Về mặt lý luận: Nhằm hệ thống hóa các khái niệm về tuyển sinh đào tạo trực tuyến, vai trò và sự cần thiết của công tác tuyển sinh

Về mặt thực tiễn: căn cứ vào công tác tuyển sinh e-learning tại một số đơn vị bên ngoài và thực tiễn công tác tuyển sinh tại bộ phận tuyển sinh của Trung tâm E-Learning để làm cơ sở đưa ra các giải pháp tuyển sinh hệ từ xa theo phương thức

đào tạo trực tuyến chương trình EHOU, phù hợp với công tác tuyển sinh trong Nhà trường trong giai đoạn hiện nay

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, khuyến nghị, phụ lục và tài liệu tham khảo, đề tài

gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận

Chương 2: Thực trạng công tác tuyển sinh và phân tích dữ liệu sinh viên ĐTTX

theo phương thức trực tuyến

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tuyển sinh ĐTTX theo

phương thức trực tuyến EHOU tại Viện Đại học Mở Hà Nội trong giai đoạn hiện nay

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TUYỂN SINH ĐÀO TẠO TỪ XA

THEO PHƯƠNG THỨC TRỰC TUYẾN

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Khái niệm về tuyển sinh

Tuyển sinh là khái niệm chỉ việc tổ chức lựa chọn người học vào một ngành, nghề nào đó của cơ sở đào tạo dựa trên các quy định đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và công nhận

Tuyển sinh ĐTTX tuân thủ quy trình:

Về phía Nhà trường:

- Quảng cáo, phát hành thông tin tuyển sinh, tư vấn tuyển sinh, ra thông báo tuyển sinh cho các đơn vị liên kết và người học;

- Phát hành phiếu đăng ký xét tuyển;

- Thu nhận hồ sơ, thẩm định hồ sơ, lập danh sách đủ điều kiện xét tuyển, phát hành giấy báo nhập học, làm thẻ sinh viên;

- Thành lập hội đồng tuyển sinh và ra quyết định công nhận sinh viên

Về phía thí sinh:

- Thí sinh chủ động lựa chọn địa điểm học (tại Nhà trường, Đơn vị Liên kết)

để tham gia khóa học;

- Liên hệ với Nhà trường, Đơn vị Liên kết để nhận hồ sơ nhập học và các thông tin có liên quan;

- Thí sinh lựa chọn hình thức học: cách truyền thống hay học theo phương thức e-learning;

- Nộp hồ sơ nhập học tại Nhà trường hoặc các ĐVLK;

- Thí sinh nhận giấy báo nhập học, nộp học phí và nhận tài liệu hướng dẫn học tập và lịch học, tài khoản học Đối với thí sinh lựa chọn học hình thức học qua hệ thống e-learning sẽ nhận thêm Sổ tay sinh viên và tài liệu hướng dẫn học;

- Tập trung học theo phương thức đào tạo mà thí sinh đã lựa chọn Tùy từng hình thức học, thí sinh thực hiện theo qui trình của hình thức đó

1.1.2 Khái niệm về tuyển sinh ĐTTX theo phương thức trực tuyến

1.1.1.1 Đặc điểm:

Đào tạo trực tuyến (e-learning): Là một phương thức mới của ĐTTX ứng dụng tối đa công nghệ thông tin và hạ tầng công nghệ Internet trong quá trình đào tạo và quản lý đào tạo

Những năm 2000, đào tạo từ xa được tăng cường tính mở nhờ có sự tham gia của công nghệ mới Đào tạo trực tuyến (e-learning) là loại hình mà mỗi quy trình đều sử dụng Internet kể cả truyền tải nội dung học tập lẫn điều kiện tương tác giữa thày và trò Với phương thức e-learning làm cho đào tạo từ xa có tính tương tác hơn, cá thể hóa và

ít tốn kém, trong khi ngày càng tăng phạm vi phục vụ về mặt địa lý, đối tượng xã hội

“kết quả là e-learning đã làm tăng vị thế của khái niệm đào tạo mở và từ xa, hấp dẫn những nhà giáo dục mà trước kia vẫn coi thường đào tạo từ xa và e-learning khiến nhiều trường vốn không phải là những cơ sở đào tạo từ xa nay đã tiến hành các chương trình đào tạo từ xa thêm vào các chương trình đào tạo mặt - giáp - mặt”

Đặc trưng của “đào tạo e-learning” là:

• Lấy người học làm trung tâm;

• Người học nghiên cứu tài liệu và thao tác học tập trên hệ thống lớp học có kết nối internet;

• Sử dụng mạng máy tính để tạo ra các nội dung học tập;

• Có sự hỗ trợ của cán bộ nhà trường;

• Giao tiếp hai chiều thông qua mạng máy tính giúp cho sinh viên có thể trao đổi với nhau, với giảng viên và cán bộ

Với việc ứng dụng triển khai công nghệ đào tạo trực tuyến, Viện Đại học Mở

Hà Nội đã phát triển một hình thức học tập từ xa mới nhằm đáp ứng nhu cầu học tập của nhiều người, tăng qui mô đào tạo từ xa của nhà trường Công tác tư vấn người

số đông người học ở nông thôn, miền núi còn tâm lý ngại tiếp cận với phương thức học tập mới cũng như việc trang bị thiết bị học tập đang là một trong nguyên nhân khó khăn với công tác tuyên truyền, tư vấn nhằm thu hút người học

1.1.1.2 Khái niệm tuyển sinh ĐTTX theo phương thức trực tuyến

Tuyển sinh đối tượng người học theo phương thức trực tuyến là sự kết hợp của công tác tư vấn và hướng dẫn học:

- Về tư vấn:

• Tư vấn chủ yếu qua gọi điện thoại;

• Tư vấn cho người học nhận biết vấn đề học trực tuyến “qua mạng” đang là một trong phương thức học tập phổ biến hiện nay và mang lại lợi ích cho người học với nhiều góc độ:

Học tập mọi lúc, mọi nơi có thể truy cập các khoá học bất kỳ nơi đâu như văn phòng làm việc, tại nhà, tại những điểm internet công cộng, 24 giờ một ngày, 7 ngày trong tuần, bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu; Tiết kiệm chi phí đi lại do không phải thường xuyên tập trung tại trường;

Linh hoạt: Sinh viên có thể đăng ký khóa học mà việc học cần, có thể tự điều chỉnh thời gian, tốc độ học theo khả năng và có thể chủ động học tập với nội dung mình cần, tự tham khảo, nghiên cứu thêm thông qua các nguồn tài liệu được hướng dẫn tham khảo;

Được hỗ trợ: Với hệ thống công nghệ e-learning, đội ngũ cán bộ của nhà trường: sinh viên dễ dàng theo dõi tiến độ học tập, kết quả học tập, được hỗ trợ giải đáp thông tin kịp thời

• Hỗ trợ người học ngay từ bước đầu nhận thông tin tư vấn: Tư vấn trực tiếp đối với người học đang có nhu cầu học tập, gửi thông tin qua email; Nhắc nhở hoàn thiện thủ tục học: Hồ sơ, lệ phí, học phí

- Về hướng dẫn học: Về phương thức học e-learning người học phần lớn là những người ít có điều kiện học tập trung tại cơ sở của nhà trường, cách biệt về mặt địa lý với nhà trường, với giảng viên và với các sinh viên khác Vậy nên, trong công tác tư vấn người học ngoài việc tư vấn về hồ sơ và thủ tục xét tuyển, thu lệ phí và

học phí thì với đối tượng học e-learning cán bộ tuyển sinh muốn thuyết phục được người học đồng ý theo học phải kết hợp các bước: hướng dẫn học (thao tác đăng nhập vào hệ thống học tập, hướng dẫn học thử) để mục đích cho người học không những thấy khả năng có thể thành thạo việc học mà còn thấy ngay được lợi ích khi quyết định theo học… Đây chính là một trong sự khác biệt của công tác tư vấn người học theo phương thức e-learning

1.1.1.3 Dữ liệu sinh viên ĐTTX theo phương thức trực tuyến

Dữ liệu là hệ thống thông tin được thu thập, lưu trữ Dữ liệu sinh viên là thông tin của các ứng viên, có nhu cầu đăng ký học hoặc sinh viên đã và đang theo học chương trình EHOU, cụ thể:

- Số liệu nguồn tuyển sinh qua các kênh: trực tiếp mua nguồn tư vấn, quảng cáo thu nguồn để phục vụ công tác tư vấn người học;

- Số lượng từ các Đơn vị: Trung tâm PTĐT, các ĐVLK và Trung tâm Learning;

E Số lượng sinh viên đang theo học tại Trung tâm E-Learning, Viện Đại học Mở

Hà Nội

Từ tất cả thông số dữ liệu sinh viên sẽ giúp nhóm đề tài đưa ra được thống kê tỷ lệ sinh viên theo học theo ngành, đối tượng, độ tuổi theo từng kênh tuyển sinh để tập trung vào kênh tuyển sinh và đối tượng tuyển sinh nhằm đạt hiệu quả nhất trong công tác này 1.1.1.4 Hiệu quả công tác tuyển sinh

Khái niệm về hiệu quả được hiểu một cách đơn giản là đạt được hiệu quả cao nhất trong thời gian, nguồn lực và chi phí hợp lý nhất Vậy “hiệu quả trong tuyển sinh” được hiểu trong đề tài muốn hướng đến là:

- Thứ nhất, chi phí tuyển sinh hợp lý (so với mức chi phí chương trình tương đương mà đối tác đang chi trả hoặc phù hợp quy định trong Nhà trường);

- Thứ hai, tuyển sinh với số lượng cao (tính theo tháng, theo đợt tuyển)

1.2 Các kênh tuyển sinh

Khái niệm về kênh tuyển sinh trong đề tài được hiểu là các phương tiện, cách thức tuyển sinh cụ thể trong công tác tuyển sinh hiện nay Tại Viện Đại học Mở Hà Nội nhóm đề tài phân làm 4 loại kênh tuyển sinh sau:

- Kênh tuyển sinh là Đơn vị liên kết: Thông qua Đơn vị liên kết thông tin tuyển sinh của Nhà trường sẽ được truyền thông trực tiếp đến xã, phường và các cơ quan doanh nghiệp tại địa phương;

- Kênh thu thập nguồn tuyển sinh từ nhà cung cấp contact: Hiện nay do nhu cầu thị trường, nhiều đơn vị, cá nhân đã có dữ liệu cung cấp mang tính dịch vụ, thông qua nguồn dữ liệu này cũng là kênh để lấy nguồn tuyên truyền, tuyển sinh;

- Kênh thu nguồn qua: Báo điện tử, mạng xã hội (facebook), mạng tìm kiếm google;

- Kênh trực tiếp nhận hồ sơ tại văn phòng tuyển sinh của Nhà trường

1.3 Vai trò và sự cần thiết của công tác tuyển sinh

Hiện nay Nhà trường, các Đơn vị đào tạo đều đồng quan điểm cho rằng: Công tác tuyển sinh đóng vai trò hết sức quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển cũng như chiến lược của Nhà trường và Đơn vị đào tạo:

- Tuyên truyền đến đối tượng người học các thông tin về Nhà trường, thông tin các chương trình đào tạo của Nhà trường;

- Tăng quy mô tuyển sinh trong Nhà trường;

- Gắn kết giữa Nhà trường và các đơn vị liên kết tuyển sinh và đào tạo;

- Khẳng định thế mạnh về tuyển sinh và đào tạo của Nhà trường

Vì vậy, mỗi Nhà trường và Đơn vị đều có chiến lược thúc đẩy và thực thi công tác tuyển sinh, cụ thể:

- Giao nhiệm vụ tuyển sinh cho Đơn vị hoặc phòng ban trong Nhà trường;

- Tăng cường công tác tuyển sinh và đào tạo với các ĐVLK;

- Mở rộng hợp tác với nhiều Đơn vị có thế mạnh về tuyển sinh

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả công tác tuyển sinh ĐTTX theo phương

thức trực tuyến

1.4.1 Nhân tố khách quan

- Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ truyền thông thông tin thì việc ứng dụng e-learning vào đào tạo trở thành xu thế phát triển của thế giới nhất là đối với cộng đồng giáo dục mở và từ xa Phương pháp học tập dựa trên công nghệ đang làm thay đổi ngành giáo dục thế giới từ tổ chức, quản lý đào tạo đến xây dựng học liệu,

hỗ trợ người học Mặc dù có những cách tiếp cận rất khác nhau nhưng hầu hết các

cơ sở đào tạo mở và từ xa đều đã có những bước tiến đáng kể trong lĩnh vực này

- Số liệu thống kê của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội thì tỷ lệ sinh viên ra trường làm việc trái ngành, trái nghề chiếm khoảng 40% cũng là nhân tố khách quan để công tác tuyển sinh hướng đến nhằm thực hiện công tác tuyên truyền

để tiếp cận đối tượng trong công tác tuyển sinh

1.4.2 Nhân tố chủ quan:

1.4.2.1 Quan tâm của Lãnh đạo

- Công tác tuyên truyền, tuyển sinh hệ từ xa đào tạo theo phương thức learning của một số đơn vị đã thành công đều có sự quan tâm đặc biệt của Lãnh đạo Đơn vị và Nhà trường Lãnh đạo Đơn vị chủ động thúc đẩy công tác tuyên truyền, tuyển sinh và đầu tư kinh phí, nguồn lực lớn cho công tác tuyển sinh bằng các dự

e-án nghiên cứu tuyên truyền tuyển sinh

- Viện Đại học Mở Hà Nội đã được Chính phủ Việt Nam và Hàn Quốc phê duyệt dự án “Đầu tư cho hạ tầng và triển khai đào tạo theo phương thức e-learning tại Viện Đại học Mở Hà Nội” bằng nguồn vốn ODA không hoàn lại của tổ chức KOICA – Hàn Quốc đưa vào thực hiện từ đầu năm 2015 với tổng kinh phí khoảng

150 tỷ đồng Dự án sẽ góp phần tăng cường năng lực hoạt động, phát triển hệ thống đào tạo trực tuyến và trang bị thêm cơ sở hạ tầng phục vụ cho đào tạo trực tuyến của Viện Đại học Mở Hà Nội

1.4.2.2 Lựa chọn kênh cho công tác tuyên truyền, tuyển sinh

Dựa vào vị trí địa lý, hoàn cảnh và điều kiện kinh tế cũng như nền tảng dân trí khác nhau thì công tác tuyên truyền có nhiều lựa chọn truyền thông trên kênh khác nhau:

- Tìm kiếm các kênh tiếp cận trực tiếp tới xã phường thông qua các Trung tâm GDTX tại địa phương hoặc một số Nhà trường có khả năng tuyển sinh hiện tại rất cần có sự quan tâm sát thực từ phân bổ kinh phí liên kết đến việc tập huấn hướng dẫn công tác người học cho đội ngũ tuyển sinh

- Tìm kiếm kênh tuyên truyền dựa trên sự phát triển của công nghệ: Do đối tượng tuyển sinh ngày càng thường xuyên có cách thức tìm kiếm lựa chọn thông qua công nghệ thông tin mà trực tiếp là tìm kiếm các thông tin đào tạo trên website, google… Việc quảng bá tuyên truyền rộng rãi trên thiết bị truyền thông thường xuyên và liên tục có ý nghĩa truyền thông và mang lại hiệu quả nhanh, cập nhật và đạt năng suất cao trong công tác tuyển sinh

1.4.2.3 Công tác quản lý đối tượng học theo phương thức đào tạo trực tuyến:

- Công tác hỗ trợ người học trong Nhà trường cũng góp phần tạo dựng niềm tin và thu hút người học lựa chọn hình thức học tập trực tuyến Người học được lựa chọn hình thức học tập phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của mình, quản lý đến từng sinh viên về kế hoạch học tập, đánh giá kết quả học tập và sinh viên có thể tùy chọn đăng ký địa điểm thi hết học phần, thi tốt nghiệp

- Vấn đề học liệu đối với đào tạo từ xa theo phương thức trực tuyến cũng có nét đặc thù riêng lấy học liệu điện tử làm chủ đạo: Học liệu điện tử của học viên phong phú, đa dạng về thể loại (richmedia, ebook, text…) và thường xuyên được cập nhật, nâng cấp và phát triển học liệu đặc biệt là ngành Luật Kinh tế, Công nghệ thông tin… giúp người học phát huy được khả năng tiếp cận của kiến thức cập nhật

và tạo hứng thú hấp dẫn nội dung học tập Đây cũng chính là kênh tích cực hỗ trợ công tác tuyên truyền và tuyển sinh về lâu dài của Nhà trường

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN SINH VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU SINH VIÊN ĐTTX THEO PHƯƠNG THỨC TRỰC TUYẾN

2.1 Công tác tuyển sinh ĐTTX theo phương thức trực tuyến của Viện Đại

học Mở Hà Nội

Đơn vị thực hiện nhiệm vụ tuyển sinh: Là Trung tâm Phát triển Đào tạo (Quyết định

số 288/QĐ-ĐHM ngày 31/5/2013), trong đó có 05 nhiệm vụ liên quan đến công tác tuyên truyền, tuyển sinh:

- Phát triển quy mô đào tạo hệ từ xa;

- Lập kế hoạch tuyển sinh hàng năm;

- Thực hiện công tác tư vấn, tuyên truyền, quảng cáo, phổ biến về loại hình ĐTTX của Viện Đại học Mở Hà Nội;

- Thực hiện các thủ tục mở lớp ĐTTX theo đúng các quy chế, quy định của Bộ

GD & ĐT và Viện Đại học Mở Hà Nội;

- Tổ chức tuyển sinh ĐTTX;

2.1.1 Thực trạng công tác tuyển sinh ĐTTX theo phương thức trực tuyến tại VĐHMHN

2.1.1.1 Tại Trung tâm phát triển đào tạo

Trung tâm PTĐT đã triển khai các hoạt động thông tin, tuyên truyền, quảng cáo tuyển sinh dưới nhiều kênh:

- Thực hiện việc tuyên truyền và phát hành các tờ rơi, ấn phẩm thông qua phương tiện thông tin đại chúng: truyền thanh, truyền hình, báo chí;

- Thu nhận hồ sơ đăng ký trực tiếp tại Nhà trường;

- Thông qua các cơ quan quản lí: Sở Giáo dục & Đào tạo; Trung tâm Giáo dục thường xuyên với việc tổ chức các Hội thảo để tuyên truyền và tuyển sinh

Từ năm 2014 đến nay Viện đã tổ chức triển khai Hội thảo giới thiệu phương thức đào tạo e-learning tại các Đơn vị sau:

Bảng 2.1: Danh sách đơn vị tổ chức Hội thảo ĐTTX theo phương thức e-learning

3 Trường Đào tạo cán bộ Nguyễn Văn Cừ tỉnh Quảng Ninh 11/2014

(Nguồn: Trung tâm Đào tạo E-Learning)

Mô hình triển khai tại Hội thảo là mời các đại diện Trung tâm, Đơn vị đào tạo tại địa phương để giới thiệu, tuyên truyền và tọa đàm vấn đề liên quan đến ĐTTX Thông qua đại biểu tham dự hội thảo, với mục tiêu mỗi đại diện đơn vị tham

dự là cán bộ tiềm năng truyền thông công tác tuyển sinh cho Viện

2.1.1.2 Tại các Đơn vị liên kết

Viện Đại học Mở Hà Nội đã có mối liên kết đào tạo và nhận được sự phối hợp tích cực của một số địa phương trong cả nước cùng triển khai công tác tuyển sinh đào tạo theo phương thức trực tuyến qua các kênh:

- Tuyên truyền thông tin tuyển sinh trên Đài phát thanh xã, phường, thôn, xóm

- Thông qua website Trung tâm và Đơn vị liên quan tại địa phương

- Cán bộ tuyển sinh trực tiếp xuống tận huyện, xã, thôn và tiếp cận đối tượng người học để làm công tác tuyên truyền và tư vấn tuyển sinh

- Tiếp nhận hồ sơ đăng ký trực tiếp tại văn phòng

Bảng 2.2: Số lượng tuyển sinh chương trình EHOU tại ĐVLK

1 Trường CĐ Cộng đồng Hải Phòng 01/2014 –nay 28 1.27

2 Trung tâm GDTX Tôn Đức Thắng 01/2014 –nay 39 1.77

4 Trung tâm GDTX Vĩnh Phúc 12/2014 –nay 103 10.30

5 Trường Đào tạo Nguyễn Văn Cừ 12/2014 –nay 65 6.50

7 Trung tâm GDTX tỉnh Đồng Nai 08/2015 –nay 11 2.75

(Nguồn: Trung tâm Đào tạo E-Learning)

Trên đây có thể nói là những đơn vị tiên phong đi đầu trong các đơn vị liên kết đào tạo từ xa với Viện để triển khai đào tạo với mong muốn có thêm một hình thức đào tạo mới cho hoạt động của đơn vị đa dạng hơn, hiện đại hơn, đáp ứng nhiều hơn nhu cầu học tập của người dân trong địa bàn Tuy nhiên, kết quả tuyển sinh tại ĐVLK vẫn còn hạn chế về số lượng thể hiện qua số lượng hồ sơ từ ĐVLK chuyển

về Nhà trường trong mỗi tháng

2.1.1.3 Tại Trung tâm Đào tạo E-Learning

Ngoài Trung tâm PTĐT, Trung tâm Đào tạo E-Learning đã chủ động xây dựng đội ngũ cán bộ tham gia công tác tư vấn tuyển sinh và đã triển khai một số kênh tuyển sinh sau:

- Phát hành tài liệu tuyên truyền tờ rơi, banner…, đặt các trạm thông tin tại văn phòng tuyển sinh của ĐVLK và tại buổi giới thiệu: Hội nghị, Hội thảo của Trung tâm và của Viện;

- Tuyên truyền qua: Đài phát thanh, báo Nhân dân và báo GD &Thời đại, Đài truyền hình VTV2, VTC7, VTC10…;

- Triển khai quảng cáo báo điện tử, mạng xã hội (facebook), mạng tìm kiếm google… nhằm tiếp cận người có nhu cầu học đăng ký trực tiếp;

- Phối hợp tuyển sinh cùng với cán bộ tuyển sinh của các ĐVLK, bộ phận Tuyển sinh của Trung tâm đã giao nhiệm vụ cho từng cán bộ tuyển sinh đảm nhiệm

hỗ trợ các ĐVLK từ khâu nhận thông tin người đăng ký học => hỗ trợ cùng tư vấn

=> thu nhận hồ sơ => cung cấp thông tin và tài liệu học;

- Tư vấn và hướng dẫn phương pháp học trực tiếp tại văn phòng Trung tâm

Từ cuối năm 2013, khi bắt đầu triển khai chương trình EHOU Trung tâm có 2 cán bộ tuyển sinh đến nay Trung tâm đã có 8 cán bộ làm công tác này, cụ thể:

Nhiệm vụ 1: Xây dựng bộ phận làm công tác tuyển sinh EHOU

Bảng 2.3: Danh sách Bộ phận tư vấn tuyển sinh Trung tâm E-Learning

TT Họ và đệm Tên Ngày sinh Di động Email Ghi chú

1 Đào Thị Thành 16/3/1980 0986926638 thanhdt@ehou.edu.vn Phụ trách BP

2 Trần Thị Tuyết 12/6/1968 0986969833 tttuyet@hou.edu.vn

3 Trần Thị Hằng 24/2/1985 0975830510 hangtt@ehou.edu.vn

4 Trịnh Hải Yến 28/3/1991 0948662803 yenth@ehou.edu.vn

5 Đỗ Thị Vân Anh 27/8/1992 01242885105 anhdtv@ehou.edu.vn

6 Ninh Thúy Ngân 29/7/1990 0906244429 ngannt@ehou.edu.vn

7 Hà Thị Cẩm Lệ 29/10/1992 0989369188 lehtc@ehou.edu.vn

8 Bùi Mai Phương 09/03/1990 0975196691 phuongbm@ehou.edu.vn

(Nguồn Trung tâm Đào tạo E-Learning)

Bộ phận tuyển sinh thực hiện công việc:

(1) Xây dựng kế hoạch tuyển sinh: Dựa vào nguồn cán bộ tuyển sinh và số lượng

đơn vị liên kết hiện có kế hoạch học và thi của Trung tâm, bộ phận tuyển sinh đã đưa ra kế hoạch tuyển sinh theo tháng, năm để cam kết với Ban lãnh đạo Trung tâm thực hiện

Bảng 2.4: Kế hoạch tuyển sinh chương trình EHOU năm 2015

Tháng Ngày Địa điểm Đơn vị Hợp tác Tuyển sinh & Đào tạo SL dự

kiến

Địa điểm khác Vĩnh Phúc, Quảng Ninh, Hải Phòng, Hà Tĩnh,

Địa điểm khác Vĩnh Phúc, Quảng Ninh, Hải Phòng, Hà Tĩnh,

Địa điểm khác Vĩnh Phúc, Quảng Ninh, Hải Phòng, Ninh Bình,

Địa điểm khác Vĩnh Phúc, Quảng Ninh, Hải Phòng, Ninh Bình,

75

Hà Nội Trung cấp Kinh tết Kỹ thuật Đa Ngành Hà Nội 150

Hà Nội Trường TC Công nghệ & Kinh tế Đối ngoại 185

Địa điểm khác

Vĩnh Phúc, Điện Biên, Quảng Ninh, Hải Phòng, Ninh Bình, Hà Tĩnh, Đồng Nai, TP Hồ Chí Minh, Cần Thơ

- Hai là, quy định rõ mức kinh phí cán bộ thu thập contact (commission)

Bảng 2.5: Bảng quy định mức kinh phí thu thập contact

áp dụng

Kinh phí Cho 1 contact

Ghi chú

Bước 1 Contact

thô

Lọc trùng thông tin

Đầu mối tư vấn tuyển sinh lọc trùng và nghiệm thu

TVTS, Công nghệ, cá nhân khác

Tư vấn hướng dẫn sinh viên, cung cấp thông tin

và nộp học phí nhập học

Người tìm contact 200.000đ

(Nguồn: Trung tâm Đào tạo E-Learning)

- Ba là, mô tả công việc cán bộ tư vấn tuyển sinh

Bảng 2.6: Bảng định mức công việc TVTS tại Trung tâm E-Learning

TT Nguồn Nhiệm vụ Mô tả thực hiện Định mức Kinh phí Ghi chú

1 Contact:

Nguồn cá

nhân

Toàn bộ quá trình

Tư vấn, hướng dẫn, thu

hồ sơ, lệ phí, học phí kỳ đầu, nhập học

Văn phòng phân bổ theo danh sánh TVTS (TVTS có nhu cầu đăng

ký tăng/giảm số lượng)

500.000đ

Trích 200.000đ chi quảng cáo

(3) Xây dựng quy định trùng contact

Cán bộ tuyển sinh căn cứ các cấp bậc để phân loại đối tượng tuyển sinh: Level 1: Contact tuyển sinh

Level 2: Đúng đối tượng, liên lạc được

Level 3: Quan tâm đến việc học chương trình EHOU

Level 4: Nhận được đầy đủ thông tin về chương trình đào tạo EHOU Level 5: Đã đăng ký và mua, nhận được hồ sơ

Level 6: Nhận được giấy báo hoàn thiện thủ tục nhập học

Level 7: Nhập học nhưng chưa nộp đủ hồ sơ hoặc học phí

Level 8: Nhập học và đầy đủ hồ sơ, học phí theo quy định

Dựa trên căn cứ phân loại đối tượng tuyển sinh, bộ phận đã đưa ra quy định trùng lặp contact để đảm bảo nguồn tuyển sinh cho cán bộ cùng như các ĐVLK:

a Trùng với Level 1 hoặc trạng thái không nên gọi nữa ở các Leve l khác thì TVTS chăm sóc sau mặc nhiên được chăm sóc tiếp

b Trùng với Level 2 chưa xác định (trạng thái điện thoại nhưng sinh viên không nghe máy, không liên lạc được sau 3 ngày) mà contact của TVTS sau ở Level

2 đúng đối tượng trở lên thì contact đó do TVTS sau chăm sóc

c Contact thuộc Level 5 trở lên TVTS sau được ưu tiên chăm sóc tiếp Nếu contact TVTS trước thuộc các level thấp hơn Level 4 Trường hợp Level

5 trùng với Level 4 TVTS trước thời gian chăm sóc gần nhất > 15 ngày thì TVTS sau được quyền chăm sóc contact đó

d Nếu contact bị trùng ở Level 2 (cuộc gọi/email gần nhất > 20 ngày) thì TVTS nhập sau được chăm sóc tiếp

e Nếu contact bị trùng ở Level 2 (cuộc gọi/email gần nhất < 20 ngày) thì TVTS nhập trước được chăm sóc tiếp

f Nếu contact trùng với Level 3 của TVTS trước thì TVTS nhập trước tiếp tục chăm sóc (cuộc gọi gần nhất không quá 30 ngày) Thời gian chăm sóc contact gần nhất trên 30 ngày thì TVTS sau được tiếp tục chăm sóc contact đó

g Nếu contact trùng với Level 4 của TVTS trước thì TVTS nhập trước tiếp tục chăm sóc (cuộc gọi gần nhất không quá 60 ngày).Thời gian chăm sóc contact gần nhất trên 60 ngày thì TVTS sau được tiếp tục chăm sóc contact đó

h Nếu contact trùng với Level 5 của TVTS trước thì TVTS nhập trước được tiếp tục chăm sóc (cuộc gọi gần nhất không quá 80 ngày) Thời gian chăm

sóc contact gần nhất trên 80 ngày thì TVTS sau được tiếp tục chăm sóc

i Nếu contact trùng với Level 5, Level 6, Level 7 của TVTS trước thì TVTS nhập trước được tiếp tục chăm sóc (cuộc gọi gần nhất không quá

120 ngày) Thời gian chăm sóc contact gần nhất trên 120 ngày thì TVTS sau được tiếp tục chăm sóc

j Những trường hợp trùng contact do khách quan (dùng 2 số điện thoại khác nhau, đăng ký hộ cho người khác mà TVTS không biết, contact vãng lai ), TVTS phát hiện trùng thì phải thông báo ngay trong ngày làm việc để xem xét giải quyết Ưu tiên TVTS chăm sóc contact gần nhất với thời điểm nhận hồ sơ

Nhiệm vụ 2: Phát triển quy mô sinh viên EHOU

Năm 2013 Viện Đại học Mở Hà Nội bắt đầu triển khai đào tạo Đại học trên

hệ thống công nghệ e-learning có tên gọi EHOU với 5 ngành đào tạo: Quản trị kinh doanh, Kế toán, Tài chính ngân hàng, Công nghệ thông tin và Luật Kinh tế Từ tháng 6 năm 2014 triển khai thêm ngành Ngôn ngữ Anh Bên cạnh vấn đề xây dựng

hệ thống công nghệ, học liệu điện tử thì vấn đề tuyển sinh đặt ra là một trong những vấn đề quan trọng

Nhiệm vụ phát triển quy mô sinh viên là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Trung tâm E-Learning trong giai đoạn hiện nay Dưới sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo Trung tâm, Bộ phận tuyển sinh đã thực hiện liên tục, thường xuyên các giải pháp để đẩy mạnh quy mô tuyển sinh

Bảng 2.7: Số lượng sinh viên EHOU đào tạo từ tháng 12/2013 đến tháng 10/2015

NGÀNH

TỔNG LUẬT

KT

KẾ TOÁN

- Ngành Luật Kinh tế: chiếm 37% - Ngành Quản trị kinh doanh: chiếm 18%

- Ngành Kế toán: chiếm 21% - Ngành Công nghệ thông tin: chiếm 13%

- Ngành Tài chính ngân hàng: chiếm 6% - Ngành Ngôn ngữ anh: chiếm 5%

Về công tác hỗ trợ người học: Với đặc thù người học phân tán nhiều nơi, chủ yếu học từ xa và qua mạng internet, người học luôn được hỗ trợ trong quá trình học tập: Hỗ trợ về phương pháp học trực tuyến, hướng dẫn và cung cấp các thông tin, thủ tục liên quan đến khóa học; Hỗ trợ về kỹ thuật, đăng nhập hệ thống và chuẩn bị thiết bị học tập (thông qua đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật); Hỗ trợ phương pháp học tập môn học, nhắc nhở sinh viên hoàn thành nhiệm vụ học tập môn học; Hỗ trợ thủ tục

xét miễn môn, tính học phí kỳ tiếp theo Và công tác quản lý người học tốt sẽ có tác động qua lại, làm hiệu ứng nâng cao năng suất cho công tác tuyển sinh

Nhiệm vụ 4: Xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu tuyển sinh tại Đơn vị

Cơ sở dữ liệu là nơi thu thập và phân loại thông tuyển sinh (contact thô => được tư vấn => xác nhận tham gia học hoặc không => nộp hồ sơ và học phí => nhập học), là dữ liệu lưu trữ nguồn từ các kênh tuyển sinh mà bộ phận chuyên trách thu thập được để đánh giá năng suất hay hiệu quả tuyển sinh theo nguồn và cũng là căn cứ xác định nguồn phục vụ công tác đào tạo

Tuy nhiên, hiện nay Trung tâm E-Learning chưa có phần mềm chuyên biệt

để phục vụ công tác này mà đang được tiến hành thủ công theo từng thời điểm Bộ phận tuyển sinh đã đề xuất Lãnh đạo Trung tâm cho xây dựng phần mềm lưu trữ, cập nhật thông tin tuyển sinh nhằm phục vụ công tác lưu trữ và cập nhật dữ liệu tuyển sinh

2.1.2 So sánh hiệu quả triển khai công tác tuyển sinh thông qua các kênh

tuyển sinh

2.1.2.1 Kênh tuyển sinh từ các ĐVLK

Bảng 2.8: Số lượng tuyển sinh và đào tạo tại Đơn vị liên kết (2014 – 10/2015)

CĐCĐ HẢI PHÒNG

TT GDTX TÔN ĐỨC THẮNG

TT GDTX

HÀ TĨNH

TT GDTX VĨNH PHÚC

TRƯỜNG ĐTCB NGUYỄN VĂN CỪ

TRƯỜNG

TC KT

ĐA NGÀNH

Qua công tác khảo sát, tổng hợp, phân tích dữ liệu nhóm đề tài nghiên cứu nhận thấy một số nguyên nhân tác động đến hiệu quả tuyển sinh tại ĐVLK chưa cao, cụ thể:

Thứ nhất, sự quan tâm của Lãnh đạo các ĐVLK là yếu tố hàng đầu quyết định

quy mô tuyển sinh tại ĐVLK với Nhà trường

Thứ hai, với việc cùng lúc Đơn vị liên kết có nhiều trường cùng hợp tác và

đào tạo cùng ngành nghề thì phân khúc số lượng người học sẽ ảnh hướng đến quy mô cho dù khác nhau hệ đào tạo hay về phương thức đào tạo Vậy vấn đề đặt ra cho Nhà trường (Đơn vị phối hợp với các ĐVLK) là tạo ra lợi thế cạnh tranh của Đơn vị mình trong vấn đề ngành nghề đào tạo, tỷ lệ phân bổ và dịch

vụ trong công tác tuyển sinh đào tạo

Bảng 2.9: Tổng hợp Đơn vị liên kết và phân bổ tỷ lệ

3 Đại học Luật Hà Nội 25% Luật – VHVL

4 Học Viện Tài chính 30% Kế toán, QTKD - VHVL

2

Trường ĐTCB Nguyễn Văn Cừ

1 Viện Đại học Mở Hà Nội 22 – 30% Luật KT, Ngôn ngữ Anh,

2 Đại học Luật Hà Nội 25% Luật – VHVL

3 Đại học Thương Mại 30% Kế toán, QTKD - VHVL

4 Đại học Kinh tế Quốc dân 30% Kế toán, QTKD - VHVL

3

Trung tâm GDTX tỉnh Điện Biên

1 Đại học Thái Nguyên 30% Kế toán, QTKD – Hệ Từ xa

2 Đại học Luật Hà Nội 25% Luật – VHVL

3 Viện Đại học Mở Hà Nội 22 – 30% Luật KT, QTKD

4

Trung tâm GDTX & BDNVSP tỉnh Hà Tĩnh

2 Học Viện Tài Chính 30% Kế toán, QTKD - VHVL

3 HV Bưu Chính Viễn Thông 25% CNTT – VHVL

4 Viện Đại học Mở Hà Nội 22% Luật KT, CNTT, Ngôn ngữ Anh,

Kế toán, TCNH, QTKD

5…

Trường TC Kinh tế, Kỹ thuật và Tại chức Ninh Bình

1 Viện Đại học Mở Hà Nội 22 – 30% Luật KT, CNTT, Ngôn ngữ Anh,

Kế toán, TCNH, QTKD

3 Đại học Luật Hà Nội 25% Luật – VHVL

(Nguồn: Kết quả khảo sát) Thứ ba, việc phối hợp giữa cán bộ TVTS của Nhà trường với cán bộ tuyển

sinh của ĐVLK là quan trọng vì khi có sự tương tác: thúc giục, vận động hay cùng

hỗ trợ kết hợp thì công việc tuyển sinh và tư vấn người học sẽ đạt kết quả tuyển sinh trung bình cao nhất như: tại Trung tâm GDTX tỉnh Vĩnh Phúc 10 sinh viên/tháng là kết quả khẳng định sự phối hợp chặt chẽ giữa cán bộ tư vấn tại Đơn vị liên kết và Nhà trường để đạt hiệu quả cao trong tuyển sinh

2.1.2.2 Kênh tuyển sinh từ việc mua nguồn:

Có nhiều phương pháp khác nhau để thu thập dữ liệu contact: Họ tên; Điện thoại; Email và ngành đăng ký học…) phương pháp thu thập một số trường Cao đẳng, Đại học hoặc một số Công ty và Tập đoàn trên địa bàn lân cận khu vực Hà Nội, cụ thể:

Kinh phí: Số tiền: 5.000.000 VNĐ (Năm triệu đồng)/1000 contact

Cách thực hiện:

Bước 1: Mua nguồn

Bước 2: Lọc nguồn contact theo thông tin đối tượng

Bước 3: Gọi điện tư vấn theo quy trình

Contact trả lời email

Số contact nộp hồ sơ, học phí

Contact không quan tâm, không phản hồi lại

Nguồn: Trường CĐ Công nghệ cao, Học Viện Ngân hàng, ĐH Thái Nguyên

Kết quả tuyển sinh từ nguồn contact đối tượng sinh viên Cao đẳng , Đại học

Cotact quan tâm Contact trả lời email

Số contact nộp hồ sơ, học phí Contact không quan tâm

Biểu đồ 2.3

Kết quả từ các Công ty, Tập đoàn: Sau khi phân tích dữ liệu thu thập được, nhóm

đề tài tổng hợp tỷ lệ tư vấn thành công cho kênh tuyển sinh từ việc mua nguồn theo bảng 2.11

Bảng 2.11: Tổng hợp mua contact tư vấn (Công ty, Tập đoàn)

Contact mua từ

Công ty, Tập đoàn

Contact quan tâm

Contact cho địa chỉ email

Số contact nộp hồ sơ, học phí

Contact không quan tâm, không gọi được