NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO HÀNG HÓA VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ
CUNG CẤP 1.1 Cơ sở lý luận về chu trình mua, nhập kho hàng hóa và thanh toán cho nhà cung cấp.
1.1.1 Khái niệm chung về chu trình mua hàng
Chu trình mua hàng bao gồm các hành vi kinh doanh và hoạt động thu thập, xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ và thanh toán cho các mặt hàng đã mua.
1.1.2 T rình tự các bước trong chu trình mua hàng hóa Đặt hàng với nhà cung cấp[7]
Nhận yêu cầu mua hàng:
Yêu cầu mua hàng xuất phát từ các bộ phận chức năng như kiểm soát hàng tồn kho hoặc bộ phận sử dụng hàng hóa, dịch vụ Doanh nghiệp sản xuất thường có nhu cầu về nguyên vật liệu, trong khi doanh nghiệp thương mại cần hàng hóa Nhu cầu về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ và tài sản cố định thường ít và không thường xuyên, được đề xuất từ các phòng ban trực tiếp Ngược lại, nhu cầu về nguyên vật liệu và hàng hóa thường xuyên phát sinh và thường được đề xuất từ hệ thống kiểm soát kho hàng.
Hệ thống kiểm soát kho hàng là một hệ thống gồm kiểm soát trực tiếp hàng trong kho và phương pháp quản lý tính toán hàng dự trữ.
Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàng:
Bộ phận mua hàng kiểm tra xét duyệt, tổng hợp các nhu cầu, tìm kiếm người bán và lập các thủ tục đặt hàng.
Khi lựa chọn người bán, cần xem xét giá cả hợp lý, chất lượng hàng hóa đáp ứng yêu cầu, và khả năng giao hàng đúng hạn thông qua việc chọn nhà vận chuyển phù hợp Độ tin cậy của người bán cũng rất quan trọng, đặc biệt là trong hệ thống Just-In-Time (JIT).
Trường Đại học Kinh tế Huế quy định rằng doanh nghiệp cần lập đơn đặt hàng để xác định yêu cầu về hàng hóa, giá cả, giao hàng và thanh toán Đơn đặt hàng là văn bản hoặc tài liệu điện tử chính thức yêu cầu người bán cung cấp hàng hóa theo giá đã thỏa thuận, đồng thời thể hiện cam kết thanh toán cho số hàng đó Khi người bán chấp nhận đơn hàng, nó trở thành hợp đồng Đơn hàng bao gồm thông tin về nhà cung cấp, bộ phận cung ứng, ngày đặt hàng, ngày vận chuyển, địa điểm giao hàng, phương thức vận chuyển và chi tiết về hàng hóa mua.
Các công ty có thể đặt mua hàng hóa theo các phương thức:[3]
Phương thức chuyển hàng hóa được thực hiện bởi bên bán dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã ký kết Hàng hóa sẽ được giao cho bên mua tại kho của họ hoặc tại địa điểm mà bên mua đã chỉ định trước.
Công ty thực hiện phương thức trực tiếp bằng cách cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm đến đơn vị bán lẻ để nhận hàng theo hợp đồng đã ký kết Ngoài ra, cán bộ cũng có thể mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất hoặc thị trường và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp.
Nhận và bảo quản hàng hóa[7]
Nội dung gồm 2 công việc cơ bản: Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng và chấp nhận hàng ,chuyển hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng
Khi nhận hàng xảy ra 2 trường hợp:
Hàng hóa sẽ được chấp nhận và chuyển giao cho thủ kho quản lý nếu phù hợp với đặt hàng về mặt hàng, chất lượng và số lượng Nếu không nhập kho, hàng sẽ được chuyển đến bộ phận sử dụng theo yêu cầu ban đầu.
Hàng hóa không đạt yêu cầu chất lượng hoặc sai lệch về số lượng sẽ bị bộ phận nhận hàng từ chối và thông báo cho người bán Tùy theo thỏa thuận giữa hai bên, người bán có thể giảm giá, điều chỉnh hóa đơn hoặc nhận lại hàng đã giao.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Bộ phận nhận hàng và khu vực lưu trữ có trách nhiệm ghi chép và thông báo đầy đủ thông tin về hàng hóa đã nhận cho các bộ phận liên quan.
Nhận hóa đơn , theo dõi nợ phải trả [7]
Quy trình này gồm 2 nội dung: Chấp nhận hóa đơn mua hàng và ghi chép, theo dõi nợ
Khi bên bán giao hàng cho bên mua, hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn kiêm phiếu xuất kho sẽ được kèm theo Sau khi nhận hàng, đại diện bên mua sẽ ký vào hóa đơn và xác nhận việc nhận hàng cùng với hóa đơn.
Khi nhận hàng hóa, bên mua cần ghi sổ và theo dõi các khoản nợ phải trả, vì việc này ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính và thanh toán thực tế Kế toán các khoản phải trả có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của các giao dịch mua và ghi chép chúng vào sổ nhật ký cũng như sổ chi tiết thanh toán cho người bán.
Phương pháp tổ chức theo dõi nợ phải trả bao gồm ba hệ thống chính: hệ thống dùng sổ chi tiết, hệ thống chứng từ thanh toán (voucher), và hệ thống kết hợp giữa sổ chi tiết và voucher Các hệ thống này giúp quản lý và theo dõi hiệu quả các khoản nợ phải trả trong doanh nghiệp.
Thanh toán cho người bán
Thanh toán cho người bán là bước cuối cùng trong quy trình mua sắm, bao gồm nhập kho và thanh toán cho nhà cung cấp Quá trình này diễn ra sau khi đơn đặt hàng được phê duyệt, hàng hóa được nhận, và hóa đơn cùng biên bản giao nhận được xác nhận Dù hàng hóa được nhập khẩu hay mua trong nước, thanh toán có thể thực hiện bằng ngoại tệ hoặc nội tệ thông qua các phương thức khác nhau.
Thanh toán bằng tiền mặt, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ và trái phiếu, thường được sử dụng trong các giao dịch nhỏ Khi nhận hàng, bên mua sẽ xuất tiền mặt từ quỹ để thanh toán trực tiếp cho bên bán Tuy nhiên, đối với các giao dịch hoặc hợp đồng có giá trị lớn, phương thức này trở nên phức tạp và kém an toàn.
Thanh toán không dùng tiền mặt, bao gồm các hình thức như sec thanh toán, ủy nhiệm chi và ủy nhiệm thu, là phương thức chuyển tiền thông qua tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua ngân hàng Hình thức này đặc biệt phù hợp cho các giao dịch và hợp đồng có giá trị lớn.
1.1.3 Các mục tiêu trong chu trình mua hàng hóa [3]
− Dự toán chu trình mua hàng hóa và dòng tiền trong công ty
Trường Đại học Kinh tế Huế
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO HÀNG HÓA VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TẤN THÀNH
2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TẤN THÀNH.
2.1.1 Tên , địa chỉ, tư cách pháp nhân , hình thức tổ chức kinh doanh
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TẤN THÀNH được thành lập theo Giấy phép hoạt động kinh doanh số 3301368561, do Tỉnh Thừa Thiên Huế cấp ngày 7 tháng 12 năm 2011.
Tên chính thức:CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TẤN THÀNH
Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH TM&DV TẤN THÀNH
Chủ sở hữu: Trần Hữu Độ
Người đại diện theo pháp luật của công ty là Trần Hữu Độ, giữ chức vụ Giám đốc Trụ sở công ty tọa lạc tại Thôn Lại Thế, Xã Phú Thượng, Huyện Phú Vang, Tỉnh Thừa Thiên Huế Để liên hệ, vui lòng gọi điện thoại đến số 0543960914 hoặc gửi email đến tanthanhfood2012@gmail.com.
Công ty chuyên buôn bán thực phẩm, bao gồm đường, sữa và các sản phẩm từ sữa, bánh kẹo, cũng như các sản phẩm chế biến từ ngũ cốc và bột tinh bột Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực đại lý, môi giới và đấu giá, cung cấp dịch vụ mua bán và ký gửi hàng hóa.
Trường Đại học Kinh tế Huế chuyên cung cấp các dịch vụ bán buôn, bao gồm đồ uống, gạo, đồ dùng gia đình, máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm.
2.1.2 Chức năng, lĩnh vực hoạt động
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TẤN THÀNH hoạt động ổn định trong lĩnh vực lưu chuyển hàng hóa, đáp ứng nhu cầu thị trường và thực hiện cam kết với khách hàng về sản phẩm và dịch vụ Công ty chú trọng đến việc điều hòa cung - cầu, đồng thời giải quyết hợp lý các mối quan hệ lợi ích với các đối tác kinh doanh theo nguyên tắc bình đẳng và cùng có lợi Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, TẤN THÀNH không ngừng cải thiện tài chính lành mạnh cho đối tác, tạo cơ hội phát triển và phúc lợi cho cán bộ nhân viên cũng như góp phần vào an sinh xã hội.
Công ty chúng tôi hoạt động nhằm phát triển nền kinh tế và đáp ứng nhu cầu đa dạng của kinh doanh, tham gia vào các lĩnh vực như đại lý, môi giới và đấu giá, bao gồm đại lý mua bán và ký gửi hàng hóa.
Buôn bán thực phẩm bao gồm các mặt hàng như đường, sữa và sản phẩm từ sữa, bánh kẹo cùng với các sản phẩm chế biến từ ngũ cốc và bột tinh bột.
Buôn bán đồ uống ( chi tiết: Kinh doanh bia, rượu, mua bán cà phê,chè)
Buôn bán đồ dùng khác cho gia đình ( chi tiết: Bán buôn hóa mỹ phẩm, văn phòng phẩm, đồ điện gia dụng)
Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
Vận tải hàng hóa bằng cường độ
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không
2.1.3 Mặt hàng kinh doanh chủ yếu
Buôn bán thực phẩm bao gồm các lĩnh vực như buôn bán đường, sữa và sản phẩm từ sữa, bánh kẹo, cùng với các sản phẩm chế biến từ ngũ cốc và bột tinh bột.
Trường Đại học Kinh tế Huế
2.1.4 Cơ cấu bộ máy Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TẤN THÀNH
Bộ máy tổ chức quản lý là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả hoạt động và sự thành công của doanh nghiệp Tổ chức công tác quản lý khoa học giúp giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động và mở rộng thị trường tiêu thụ, điều mà mọi tổ chức và doanh nghiệp đều mong muốn.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm các bộ phận và cá nhân khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau Các bộ phận này được chuyên môn hóa với trách nhiệm và quyền hạn cụ thể, được tổ chức theo các cấp độ khác nhau để đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Bộ máy tổ chức quản lý hiệu quả không chỉ tạo điều kiện cho người lao động phát huy khả năng sáng tạo mà còn đảm bảo sự cân bằng giữa quyền lợi và trách nhiệm Trong một môi trường làm việc có cơ cấu quản lý phù hợp, người lao động sẽ yên tâm công tác và cống hiến hết mình, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và đạt được các mục tiêu đề ra.
Bộ máy tổ chức của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TẤN THÀNH là nền tảng quan trọng cho sự duy trì và phát triển của công ty Bộ máy quản lý đóng vai trò thiết yếu trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh Cấu trúc tổ chức được thiết lập theo kiểu trực tuyến-chức năng, với Giám đốc giữ vai trò quyết định cao nhất, và dưới quyền Giám đốc là các trưởng phòng phụ trách quản lý hoạt động và các thành viên trong phòng của mình.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TẤN THÀNH
(Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự của Công ty TẤN THÀNH)
PHÒNG HC-NS PHÒNG KHO PHÒNG KINH
Trường Đại học Kinh tế Huế
Chứcnăng, nhiệm vụ từng phòng ban:
Giám đốc Công ty là người đứng đầu, có trách nhiệm điều hành tất cả các hoạt động của công ty Họ đề ra phương hướng và chính sách, tổ chức công việc cho nhân viên, đồng thời đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật.
Phòng hành chính - nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban Giám đốc về tổ chức và quản lý nhân sự, cũng như quản lý nghiệp vụ hành chính Ngoài ra, phòng còn đảm nhiệm các vấn đề pháp chế, truyền thông và quan hệ công chúng Tất cả các công việc của phòng đều nằm trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.
Phòng kế toán có nhiệm vụ tổng hợp báo cáo tài chính hàng tháng, quý và năm, lập kế hoạch luân chuyển nguồn tiền của công ty, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, và bảo quản sổ sách cùng số liệu kế toán đã báo cáo cho cấp trên và cơ quan nhà nước Đồng thời, phòng kế toán phải thực hiện công việc theo chuẩn mực kế toán hiện hành và tuân thủ đúng các quy định pháp luật.
NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO HÀNG HÓA VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP
TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP
3.1 Mục tiêu phát triển của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TẤN THÀNH
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ TẤN THÀNH đã trải qua hơn 8 năm xây dựng và phát triển, tạo dựng được vị thế vững chắc cho mình Những thành tựu đạt được đã giúp công ty có nền tảng thuận lợi cho sự phát triển trong tương lai Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường, công ty cam kết nỗ lực không ngừng để phát huy thế mạnh và khắc phục những khuyết điểm trong hoạt động kinh doanh, hướng tới những bước tiến xa hơn.
Dựa trên nghiên cứu nhu cầu thị trường và khả năng của mình, công ty đã phát triển một chiến lược kinh doanh toàn diện, đồng thời cải thiện quản lý quy trình mua sắm, nhập kho hàng hóa và thanh toán cho nhà cung cấp.
Mục tiêu tổng quát của Công ty, cụ thể là:
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng 7%
Lợi nhuận trước thuế tăng 10%
Tiền lương bình quân người lao động tăng 7%
Phương hướng cơ bản của Công ty trong thời gian tới:
Công ty tiếp tục hoàn thiện bộ máy quản lý, nâng cao năng suất và chất lượng hiệu quả Đồng thời, chúng tôi tăng cường đầu tư phát triển theo chiều sâu và chú trọng vào phát triển nguồn nhân lực.
Tăng cường quảng bá hình ảnh, xây dựng thương hiệu một Công ty chuyên cung cấp những dịch vụ tốt nhất
Xác định thị trường mục tiêu với phân đoạn thị trường theo mục đích sử dụng hàng hóa và khả năng thánh toán.
Trường Đại học Kinh tế Huế
3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý chu trình mua, nhập kho hàng hóa và thanh toán cho nhà cung cấp của Công ty
Quản lý chu trình mua, nhập kho hàng hóa và thanh toán cho nhà cung cấp là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh Để cải thiện tiến độ công việc của công ty, việc tối ưu hóa quy trình này là cần thiết.
Củng cố nâng cao chất lượng công tác quản lý chu trình mua, nhập kho hàng hóa và thanh toán cho nhà cung cấp
Kết quả nghiên cứu tại Công ty cho thấy chu trình mua, nhập kho và thanh toán cho nhà cung cấp đang hoạt động hiệu quả Tuy nhiên, để duy trì và nâng cao hiệu suất, cần phát triển cả chiều sâu lẫn chiều rộng trong quản lý chu trình này Việc củng cố, rà soát và nâng cao chất lượng cùng với kỹ năng nghiệp vụ là rất cần thiết, nhằm đáp ứng nhanh chóng và kịp thời các yêu cầu của khách hàng và công ty.
Nâng cao và kiểm tra, xem xét cẩn thận khi công ty mua, nhập kho hàng hóa và thanh toán cho nhà cung cấp :
Xác nhận thông tin hàng hóa là bước quan trọng để đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu của công ty Để làm điều này, công ty nên kiểm tra kỹ các thông số mô tả và truy cập vào website của các nhà sản xuất để xác định ký hiệu, hình ảnh và thông tin liên quan Việc hiểu rõ toàn bộ thông tin trước khi quyết định mua hàng là rất cần thiết.
Xác nhận tổng số tiền phải trả
Xác nhận các điều kiện trả lại hàng hóa
Xác định phương thức thanh toán
In lưu lại màn hình xác nhận cuối cùng khi đặt mua hàng
Xác nhận hàng hóa gửi đến
Khi nhập kho hàng hóa:
Trường Đại học Kinh tế Huế
Theo dõi quá trình nhập kho là rất quan trọng, bất kể khối lượng hay giá trị hàng hóa Việc tuân thủ đúng thủ tục nhập kho giúp hạn chế những rủi ro không mong muốn, đồng thời phát hiện kịp thời hàng hóa kém chất lượng để có biện pháp xử lý thích hợp Tuy nhiên, các thủ tục cũng cần được đơn giản hóa để tránh gây chậm trễ, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
Thủ kho cần thường xuyên theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa để đảm bảo đủ lượng hàng cần thiết, đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho khi có hàng tồn.
Rút ngắn xuất nhập kho
Khi thanh toán cho nhà cung cấp:
Chọn lựa phương thức thanh toán
Xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm hữu ích
Công ty cần thiết lập một cấu trúc tổ chức phù hợp với môi trường hoạt động hiện tại, đồng thời đảm bảo sự tương thích với chiến lược tổng thể và các giá trị, động lực mà các nhà quản trị cấp cao đề ra.
Đẩy mạnh công tác đào tạo và nâng cao nguồn lực
Nhân lực là yếu tố quyết định đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy cần nâng cao chất lượng và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện có Doanh nghiệp cần thu hút lao động tay nghề cao và cán bộ có kinh nghiệm để thực hiện tốt công tác mua, nhập kho và thanh toán Để có đội ngũ lao động chất lượng, doanh nghiệp cần có chiến lược đào tạo và giữ người tài, trong đó nhà nước và người lao động đóng vai trò quan trọng Việc nâng cao năng suất lao động và khuyến khích sự sáng tạo đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng chương trình đào tạo chuyên sâu phù hợp với yêu cầu Chính sách trọng dụng lao động giỏi cũng cần được chú trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Đầu tư nâng cấp hệ thống công nghệ là cần thiết để cải thiện hiệu quả làm việc trong công ty Việc trang bị máy móc và thiết bị hiện đại cho nhân viên sẽ thúc đẩy quá trình trao đổi thông tin giữa các bộ phận và với đối tác Đồng thời, đầu tư vào phương tiện vận chuyển như xe chở hàng lớn và dây chuyền chuyển hàng cũng giúp đảm bảo công tác được thực hiện nhanh chóng và đúng tiến độ.
Đổi mới quy trình là việc áp dụng các quy trình sản xuất mới hoặc cải tiến đáng kể về công nghệ, khác biệt so với quy trình công nghệ mà doanh nghiệp đã sử dụng trước đây.
Để lập các chu trình hiệu quả, cần tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng, đảm bảo đầy đủ căn cứ số liệu, giải pháp và tính pháp lý Việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng và nâng cấp hệ thống là cần thiết để đáp ứng yêu cầu chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo công ty Đồng thời, cần khắc phục các tranh chấp và trốn tránh trách nhiệm giữa các phòng ban nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Sự hòa hợp giữa các mục tiêu và con số giữa các phòng ban là rất quan trọng, với số lượng cần phải khớp nhau Trong quá trình thực hiện công việc, các phòng không thể chỉ tập trung vào nhiệm vụ riêng của mình, vì điều này có thể dẫn đến sự triệt tiêu lẫn nhau Hậu quả là công việc không thể hoàn thành và chu trình đề ra sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực.
Trong trường hợp phòng ban không kịp thời cung cấp số liệu và thông tin công việc, ban lãnh đạo công ty cần có biện pháp chấn chỉnh Để tổ chức bộ máy quản lý hiệu quả, ban lãnh đạo cần thiết lập cơ chế và giải pháp hợp lý nhằm đạt được mục tiêu chung của công ty và duy trì sự ổn định trong công việc.