KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
Đặc điểm chung về Công ty TNHH thương mại và đầu tư Vương Anh
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty
Tên Công ty bằng tiếng việt: Công ty TNHH thương mại và đầu tư Vương Anh
Tên Công ty bằng tiếng anh: VUONG ANH TRANDING AND INVESTMENT COMPANY LIMITED
Mã số thuế: 0108435045 Địa chỉ: Số 88, ngõ 158 Nguyễn Văn Cừ, Phường Bồ Đề, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Nơi đăng ký quản lý: Chi cục thuế Quận Long Biên
Ngày bắt đầu hoạt động: 14/09/2018
Người đại diện pháp luật: Nguyễn Thế Anh
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh, nghành nghề kinh doanh theo giấy phép đăng ký kinh doanh thể hiện ở bảng sau:
Bảng 3.1: Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của Công ty
1 4652 Buôn bán thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
3 6210 Lập trình máy vi tính
4 3312 Sửa chữa máy móc, thiết bị
5 4791 Bán lẻ theo yêu cầu đặt hàng qua bưu điện hoặc Internet
6 3320 Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp
7 4322 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí
8 4659 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
9 4741 Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng kinh doanh
10 4321 Lắp đặt hệ thống điện
11 4773 Bán lẻ hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh
12 2620 Sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi của máy vi tính
13 3314 Sửa chữa thiết bị điện
14 9511 Sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi
15 4649 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
16 7730 Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác
17 9512 Sửa chữa thiết bị liên lạc
18 2630 Sản xuất thiết bị truyền thông
19 3313 Sửa chữa thiết bị điện tử và quang học
20 4651 Bán bôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
21 6202 Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính
(Nguồn: Giấy phép đăng ký kinh doanh)
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH thương mại và đầu tư Vương Anh, được thành lập vào ngày 14/09/2018, đã nhận giấy phép đăng ký kinh doanh số 0108435045 vào ngày 18/08/2018 do chi cục thuế quận Long Biên cấp Được sáng lập bởi ông Nguyễn Thế Anh và ông Vũ Mạnh Vương, công ty hiện đang được điều hành bởi hai giám đốc này Sau gần nửa năm hoạt động, công ty đã mở rộng với một địa điểm kinh doanh mới tại Số 478, phố Ngọc Lâm, Phường Gia Thụy, Quận Long Biên, Hà Nội, với giấy phép đăng ký vào ngày 19/04/2019 Địa điểm mới bắt đầu hoạt động từ tháng 5 năm 2019, phục vụ cho việc trưng bày và bán các sản phẩm của công ty.
Sau gần 5 năm hoạt động trong lĩnh vực bán buôn và bán lẻ thiết bị linh kiện điện tử viễn thông, công ty đã khẳng định uy tín với phương châm lấy sự hài lòng của khách hàng làm mục tiêu Chúng tôi cung cấp dịch vụ lắp đặt và sửa chữa máy móc, thiết bị văn phòng, đồng thời đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng Trong 5 năm qua, công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể, doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng, và được biết đến rộng rãi với các hợp đồng giá trị cao Dù thị trường cạnh tranh khốc liệt, chúng tôi tự hào là một trong những công ty hàng đầu mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng.
3.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Quản lý công tác trong công ty là yếu tố thiết yếu để giám sát hoạt động và đạt mục tiêu Công ty TNHH thương mại và đầu tư Vương Anh đã chọn mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của mình Mô hình này được nhiều công ty áp dụng nhờ vào những ưu điểm nổi bật, đặc biệt là cho các công ty vừa và nhỏ Cơ cấu tổ chức của Công ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây.
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Cơ cấu tổ chức của Công ty được thiết kế nhỏ gọn và linh hoạt, phù hợp với quy mô hiện tại Ban giám đốc đảm bảo sự chỉ đạo nhanh chóng và kịp thời, giúp các bộ phận tách rời nhưng vẫn liên kết chặt chẽ Đây là mô hình tổ chức hợp lý cho một Công ty nhỏ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và giám sát mọi hoạt động.
Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanh Bộ phận kỹ thuật
Cửa hàng kinh doanh Cửa hàng kinh doanh
Chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty TNHH thương mại và đầu tư Vương Anh:
Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất tại Công ty, đóng vai trò quan trọng trong việc thành lập, phát triển và duy trì hoạt động của Công ty Họ chịu trách nhiệm pháp lý và thực hiện các nghĩa vụ tài chính liên quan đến Công ty Đồng thời, giám đốc trực tiếp quản lý các bộ phận và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao nhất, bảo đảm sự phát triển bền vững Ngoài ra, giám đốc còn có quyền bổ nhiệm, cách chức các chức danh quản lý, cũng như tuyển dụng và sa thải nhân viên.
Phó giám đốc là vị trí cấp cao trong bộ máy quản lý, có quyền đại diện cho Giám đốc trong việc xử lý và ra quyết định khi Giám đốc vắng mặt Họ hoạt động dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, đồng thời chủ động triển khai và thực hiện các nhiệm vụ được giao Phó giám đốc cũng sẵn sàng tham mưu cho Giám đốc khi cần thiết và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động trước Giám đốc.
Bộ phận kế toán là một phần thiết yếu trong mỗi doanh nghiệp, cung cấp số liệu và tài liệu cần thiết cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Họ thực hiện kiểm tra và phân tích các hoạt động kinh tế tài chính, hỗ trợ lập và theo dõi kế hoạch Ngoài ra, bộ phận này còn cung cấp báo cáo cho các cơ quan theo quy định hiện hành và tư vấn cho Giám đốc về các giải pháp thu hút và sử dụng nguồn vốn hợp lý Hơn nữa, bộ phận kế toán luôn cập nhật những thay đổi trong quy định và văn bản pháp luật liên quan đến chế độ kế toán trong từng giai đoạn kinh doanh.
Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy, quảng bá và phân phối sản phẩm, dịch vụ của Công ty đến tay người tiêu dùng qua nhiều phương thức khác nhau Ngoài ra, bộ phận này còn tư vấn cho Giám đốc và phối hợp với các bộ phận khác để xây dựng các chiến lược kinh doanh hợp lý, nhằm gia tăng doanh số và lợi nhuận, góp phần vào sự tăng trưởng và phát triển bền vững của Công ty.
Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý và điều hành tất cả các công việc liên quan đến kỹ thuật, công nghệ và máy móc trong công ty, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả Họ cũng nhanh chóng sửa chữa và khắc phục các lỗi công nghệ, đồng thời thực hiện bảo dưỡng máy móc theo yêu cầu của khách hàng.
3.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
3.1.3.1 Sơ đồ và chức năng của bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH thương mại và đầu tư Vương Anh được tổ chức theo mô hình tập trung, gọn nhẹ và phù hợp với quy mô cũng như đặc điểm kinh doanh Mô hình này đảm bảo sự thống nhất và chặt chẽ, với mọi hoạt động được giám sát và chỉ đạo theo phân công của Kế toán trưởng.
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Nhiệm vụ của nhân viên trong bộ máy kế toán:
Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận kế toán, có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động kế toán của công ty Họ giám sát trực tiếp việc thu chi, kiểm kê tài sản và hàng hóa, đồng thời tư vấn cho lãnh đạo và đưa ra các kiến nghị quan trọng.
Kế toán bán hàng và Thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn ngừa rủi ro kinh doanh Họ phân tích các khoản mục chi phí của Công ty và đề xuất giải pháp tối ưu hóa chi phí Đồng thời, họ tổng hợp hồ sơ chứng từ làm căn cứ lập báo cáo liên quan Vào cuối năm, họ phối hợp với nhân viên kế toán để lập và trình bày báo cáo tài chính, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về thông tin cung cấp.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và ghi chép các hoạt động bán hàng của Công ty Họ chịu trách nhiệm xuất hóa đơn cho khách hàng, ghi chép kịp thời khối lượng sản phẩm hoàn thành và hàng hóa tiêu thụ Ngoài ra, kế toán cần tính toán chính xác tổng giá trị hàng đã bán và các khoản chi phí liên quan để xác định kết quả kinh doanh Họ cũng quản lý tiền hàng, thu hồi công nợ và theo dõi tình hình trả nợ của khách hàng Cuối cùng, kế toán cung cấp số liệu về doanh thu từng mảng và loại mặt hàng, hỗ trợ Giám đốc trong việc ra quyết định.
Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giám sát tiền mặt của Công ty, quản lý tài chính, cân đối thu chi và kiểm soát dòng tiền để ngăn ngừa thất thoát và sử dụng sai mục đích Họ cũng cần cập nhật chính xác và kịp thời các khoản thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, ghi chép vào sổ sách kế toán và báo cáo cho Giám đốc và Kế toán trưởng khi cần thiết.
3.1.3.2 Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty
Công ty hiện đang áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, được ban hành vào ngày 28 tháng 6 năm 2016 bởi Bộ Tài Chính, dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
Tỷ giá hối đoái áp dụng trong kế toán theo tỷ giá thực tế giao dịch tại ngân hàng thường xuyên giao dịch
Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: tiền bao gồm tiền tại quỹ và các khoản tiền gửi không kỳ hạn
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc, tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên
Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại và đầu tư Vương Anh
ty TNHH thương mại và đầu tư Vương Anh
3.2.1 Đặc điểm hàng hóa, chính sách bán hàng và phương thức thanh toán của Công ty
3.2.1.1 Đặc điểm hàng hóa, dịch vụ
Công ty TNHH thương mại và đầu tư Vương Anh chuyên cung cấp máy móc thiết bị vi tính văn phòng và thiết bị theo dõi an ninh với đa dạng mẫu mã Ngoài việc bán hàng, công ty còn sửa chữa và thay thế linh kiện điện tử, đáp ứng nhu cầu làm việc, học tập và tìm kiếm thông tin trong thời đại công nghệ số Tuy nhiên, công ty đối mặt với thách thức do hàng hóa thường xuyên đổi mới, dẫn đến nguy cơ tồn kho hàng lỗi mốt và hao mòn thiết bị Việc lưu trữ hàng lâu ngày có thể gây khó khăn trong việc thu hồi vốn và làm hỏng linh kiện, gây tổn thất cho công ty.
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán Misa để theo dõi và hạch toán, với mỗi khách hàng, nhà cung cấp và hàng hóa được gán mã riêng biệt Các hàng hóa mua vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh được ký hiệu bằng mã HH Hiện tại, danh mục hàng hóa trên phần mềm kế toán MISA của Công ty bao gồm 629 mặt hàng và 10 dịch vụ Dưới đây là danh mục hàng hóa và dịch vụ mua vào, bán ra của Công ty.
Bảng 3.4: Một số tên hàng hóa, vật tư, dịch vụ của Công ty
STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa/ Dịch vụ Kho
Camera quan sát (KX-2100CB4), phụ kiện Kho hàng hóa
HH0002 Màn hình vi tính HP V194 18.5inch Monitor,
3Y WTY_V5E94AA Kho hàng hóa
3 HH0003 Màn hình máy tính 19.5 INCH HP P204V
Monitor-5RD66AA Kho hàng hóa
5 HH0010 Bộ xử lý máy tính Intel Core i5-11400F
(BX8070811400FSRKP1) +Quạt Kho hàng hóa
7 HH0629 Dây mạng UTP Cat5 CU 0.4mm Kho hàng hóa
8 DV0001 Dịch vụ đổ mực máy in
9 DV0001 Dịch vụ lắp đặt Camera
10 DV0002 Dịch vụ sửa chữa máy tính
11 DV0003 Dịch vụ cài đặt Win máy tính
12S DV0010 Dịch vụ lắp đặt mạng
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Danh mục hàng hóa dịch vụ được ký hiệu bằng HH và DV, tuy nhanh gọn nhưng có nhiều nhược điểm Số lượng hàng hóa trong kho lớn gây khó khăn cho kế toán trong việc ghi nhớ mã hàng và tìm kiếm Việc thêm mã mới cho cùng một mặt hàng dễ dẫn đến nhầm lẫn, làm sai lệch số lượng và giá trị hàng tồn kho Hơn nữa, tên hàng hóa dài và một số mã chỉ khác nhau ở vài chỗ, tăng nguy cơ trùng mã và nhập sai mã.
3.2.1.2 Các phương thức thanh toán
Bán hàng thanh toán ngay là hình thức thu tiền bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trực tiếp sau khi khách hàng nhận đủ hàng Phương thức này chủ yếu áp dụng cho khách hàng nhỏ lẻ, mua hàng không thường xuyên với khối lượng ít Công ty chỉ cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho những khách hàng đồng ý thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng Sau khi thanh toán, nhân viên bán hàng sẽ xuất phiếu thu và hóa đơn GTGT gửi lại cho khách hàng.
Bán hàng chưa thu tiền ngay là hình thức mua hàng mà khách hàng không phải thanh toán ngay Khi Công ty xuất hàng hóa, số hàng đó được coi là tiêu thụ và kế toán sẽ xuất hóa đơn GTGT, ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ Đối tượng nợ chủ yếu là các công ty, khách hàng thân thiết có hợp đồng lâu dài, với thời hạn thanh toán từ 1 đến 6 tháng tùy vào mối quan hệ Đối với khách hàng mua lẻ, Công ty yêu cầu thanh toán ngay sau khi giao hàng; nếu không, khách hàng sẽ bị phạt 0,2% tổng giá trị hợp đồng và không được nợ quá 10 ngày Ngược lại, với khách hàng thân thiết, Công ty không áp dụng phạt hợp đồng nhưng yêu cầu thanh toán trong vòng 30 ngày Nếu không thanh toán đúng hạn, khách hàng sẽ phải đặt cọc cho những lần mua hàng sau.
3.2.1.3 Đặc điểm khách hàng và chính sách giá bán Đối tượng khách hàng của Công ty gồm hai nhóm khách hàng thường xuyên và không thường xuyên hay khách hàng bán buôn và bán lẻ Nhóm khách hàng bán lẻ của Công ty đa số đều là cá nhân, tổ chức gần khu vực Quận Long Biên có nhu cầu mua sắm hàng hóa về sử dụng cho mục đích cá nhân hay nội bộ Nhóm đối tượng này luôn đề cao tới chất lượng sản phẩm, mẫu mã, thái độ phục vụ, vị trí cửa hàng cũng như nhu cầu sử dụng Ngược lại, nhóm khách hàng mua buôn thường chú trọng vào giá cả của từng loại hàng hóa và chính sách ưu đãi đối với khách hàng hơn các yếu tố khác dẫn tới quyết định mua hàng hóa Bởi họ là những nhà bán lẻ hoặc doanh nghiệp mua về với mục đích kinh doanh bán lại sản phẩm hàng hóa và giá cả là yếu tố quan trọng quyết định đến lợi nhuận của họ Đối với mỗi nhóm khách hàng, Công ty sẽ có một mức giá khách nhau Tùy vào mức độ thân thiết cũng như tần suất mua hàng mà khách hàng có thể hưởng mức giá tốt nhất Giá bán của Công ty có thể giao động tăng giảm 1-3% tùy vào biến động giá cả của thị trường
Khách hàng của Công ty được phân loại theo hai mã: KL dành cho khách lẻ không lấy hóa đơn và mã bắt đầu bằng ký hiệu KH Thông tin của khách lẻ, bao gồm tên, số điện thoại và địa chỉ, sẽ được lưu trữ tại cửa hàng để theo dõi thời gian bảo hành sản phẩm và hàng hóa.
KH bao gồm khách hàng cá nhân, hộ kinh doanh và tổ chức cần hóa đơn đầu vào để theo dõi công nợ và thời gian bảo hành Hiện tại, Công ty có 202 khách hàng, con số này còn nhỏ nhưng dự kiến sẽ tăng trong tương lai Việc ghi nhớ nhóm khách hàng sẽ trở nên khó khăn hơn cho kế toán khi Công ty mở rộng quy mô Dưới đây là danh mục khách hàng tại Công ty:
Bảng 3.5: Danh mục khách hàng của Công ty
STT Mã khách hàng Tên khách hàng
1 KL Khách lẻ không lấy hóa đơn
2 KH0001 Công ty Cổ phần đầu tư xây lắp và TM Hùng Cường
3 Công ty TNHH thương mại và dịch vụ máy tính Trường Sơn KH0002
4 KH0003 Trường cao đẳng công nghiệp Quốc Phòng
39 KH0039 Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển bất động sản TLG Home
202 KH00202 Công ty TNHH Song Hải Bình
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Công ty đặt tên tệp khách hàng bắt đầu bằng ký hiệu KH, riêng khách lẻ không lấy hóa đơn được ký hiệu là KL, giúp quản lý nhanh chóng nhưng gây khó khăn trong quản trị Kế toán gặp khó khăn trong việc nhớ mã khách hàng và phần mềm MISA phiên bản 2017 R34.2 chưa được nâng cấp, không hỗ trợ tra cứu thông tin qua mã số thuế Điều này có thể dẫn đến sai sót trong nhập liệu và theo dõi công nợ, cũng như khó khăn trong việc phân biệt khách mua buôn và khách mua lẻ để áp dụng chính sách ưu đãi phù hợp.
3.2.2 Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty
3.2.2.1 Thực trạng kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vu a Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phản ánh doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty trong một kỳ kế toán, bao gồm các giao dịch và nghiệp vụ liên quan.
Tài khoản 511 có 4 tài khoản cấp 2 để theo dõi:
- Tài khoản 5111 doanh thu bán hàng hóa
- Tài khoản 5112 doanh thu bán thành phẩm
- Tài khoản 5113 doanh thu cung cấp dịch vụ
- Tài khoản 5118 doanh thu khác b Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho
- Phiếu thu, giấy báo có c Phương thức bán hàng
Phương thức bán lẻ là hình thức cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho người tiêu dùng với số lượng nhỏ, trực tiếp phục vụ khách hàng Đối tượng tiêu dùng chủ yếu là cư dân tại khu vực Long Biên và các doanh nghiệp lân cận.
Tạo bảng kê tổng hợp
Xuất hóa đơn điện tử
Phiếu giao hàng Giao hàng và bảo hành hanhd
Sơ đồ 3.4: Quy trình bán lẻ tại Công ty
Khách hàng có thể đến một trong hai cửa hàng của Công ty để xem và chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu Nhân viên bán hàng sẽ tư vấn và báo giá sản phẩm Sau khi khách hàng đồng ý thanh toán, nhân viên thu tiền và bàn giao sản phẩm cùng các giấy tờ liên quan Cuối ngày, nhân viên sẽ bàn giao số tiền thu được và kiểm kê hàng hóa để đảm bảo khớp với số lượng bán ra Nhân viên cũng tổng hợp số lượng hàng bán để kế toán xuất hóa đơn điện tử Đối với khách hàng mua lẻ, nhân viên cần hỏi xem họ có cần hóa đơn điện tử hay không Nếu có, thông tin sẽ được ghi lại và gửi cho kế toán; nếu không, hóa đơn bán lẻ sẽ được tổng hợp và gửi cho bộ phận kế toán Kế toán sẽ đối chiếu hóa đơn với hàng tồn kho và số tiền thu về, nếu khớp sẽ xuất hóa đơn điện tử, nếu không sẽ tiến hành kiểm kê để tránh thất thoát cho Công ty.
Vào ngày 18/05/2022, nhân viên bán hàng đã hoàn tất việc bán hàng cho khách hàng sau khi bàn giao đủ số lượng và chủng loại sản phẩm Sau đó, nhân viên đã xuất phiếu giao hàng, được tạo trên phần mềm bán hàng, và bàn giao lại cho khách.
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ VƯƠNG ANH Địa chỉ: Số 88 ngõ 158 Nguyễn Văn Cừ, Phường Bồ Đề, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội
STT ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
135,000 13,500 148,500 Thành tiền (viết bằng chữ): Một triệu năm trăm bảy mươi chín nghìn năm trăm đồng chẵn.
Người giao hàng Người nhận hàng Người lập phiếu
Tổ 3, phố Mai Phúc, Phường Phúc Đồng, Quận Long Biên, Hà Nội Ngày 18 tháng 05 năm 2022
Tên mặt hàng Bàn phím máy tính model TM K4246 (Plus) Xtech
PHIẾU GIAO HÀNG Địa chỉ: Điện Thoại: 0942933399 Email: Vuonganhcomputer478@gmail.com
Chuột máy tính model TM M3168 (Plus) Xtech
Ký và ghi họ tên
Ký và ghi họ tên
Ký và ghi họ tên
Mẫu chứng từ 3.1: Phiếu giao hàng
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Phiếu giao hàng được in thành 2 liên: một liên gửi cho khách hàng và một liên lưu lại để gửi cho bộ phận kế toán, nhằm đối chiếu khi kiểm kê kho và xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế Cuối ngày, nhân viên bán hàng phải tập hợp các hóa đơn và lập bảng kê để kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng theo yêu cầu.
Vào ngày 18/05/2022, nhân viên bán hàng đã nhận yêu cầu từ khách hàng về dịch vụ đổ mực tại nhà Sau đó, nhân viên đã thông báo cho bộ phận kỹ thuật để tiến hành đổ mực máy in cho khách Trong quá trình cung cấp dịch vụ tại nhà, nhân viên sẽ lập phiếu báo cáo kỹ thuật và bàn giao hàng hóa cho khách hàng sau khi hoàn tất công việc Phiếu báo cáo kỹ thuật được lập thành 3 liên: một liên lưu tại quyển, một liên giao cho khách hàng và một liên lưu trữ nội bộ.
Mẫu chứng từ 3.2: Mẫu phiếu giao hàng nội bộ của Công ty
(Nguồn: Bộ phận kế toán)
Đánh giá và đề xuất giải pháp
3.3.1 Đánh giá chung công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Về tổ chức bộ máy kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, giúp kiểm tra và theo dõi hiệu quả hoạt động của từng bộ phận Bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu công việc và quản lý Quy trình lập và luân chuyển chứng từ được thực hiện chặt chẽ trong quá trình kinh doanh Đội ngũ nhân viên kế toán trẻ trung, năng động, luôn ham học hỏi và nâng cao kiến thức chuyên môn Nhân viên có năng lực cao, sử dụng thành thạo máy tính, đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Về hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán và thực trạng phát sinh nghiệp vụ
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán Misa kết hợp với Excel, giúp giảm khối lượng công việc kế toán và cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác Điều này hỗ trợ các nhà quản trị trong việc ra quyết định, quản lý chứng từ, sổ sách và báo cáo hiệu quả, đặc biệt là với khối lượng chứng từ lớn cần lưu giữ, từ đó nâng cao hiệu quả công tác kế toán của Công ty.
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ đầy đủ và đúng quy định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, giúp kế toán thực hiện hạch toán chính xác và đầy đủ Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý tài sản của Công ty mà còn đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước.
Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty được duy trì đầy đủ và đúng quy định, phù hợp với đặc điểm kinh doanh Sổ sách được ghi chép chi tiết, rõ ràng và chính xác, tạo cơ sở vững chắc cho việc lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin cần thiết cho ban giám đốc.
Về tài khoản kế toán phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty, hệ thống tài khoản được xây dựng đúng dựa theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Công ty sử dụng kế toán trên máy vi tính để giảm khối lượng công việc và thời gian cho kế toán, đồng thời rút ngắn thời gian tổng hợp, đối chiếu và lập báo cáo.
Về hình thức sổ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ nhận ký chung để tránh ghi chép trùng lặp, từ đó đảm bảo thông tin kịp thời cho quản lý kinh doanh Hệ thống này giúp tổng hợp số liệu nhanh chóng và lập báo cáo chính xác Sổ sách kế toán được ghi chép rõ ràng, tuân thủ chế độ kế toán hiện hành và được lưu trữ theo đúng chuẩn mực, quy định của nhà nước.
Về bộ phận kinh doanh
Bộ phận kinh doanh quản lý sản phẩm hàng hóa cẩn thận để tránh hỏng hóc Hoạt động quảng cáo và trưng bày hàng hóa tại cửa hàng được triển khai hiệu quả, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận sản phẩm và dịch vụ của Công ty Dịch vụ chăm sóc khách hàng và bảo hành sản phẩm trước và sau khi mua luôn được chú trọng, mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng khi mua sắm.
Hàng ngày, Công ty đều có người kiểm kê hàng hóa và tiền hàng bán ra vào cuối ngày để tránh việc mất mát tài sản của Công ty
Mặc dù có nhiều ưu điểm và hiệu quả trong việc tổ chức công tác kế toán bán hàng, nhưng vẫn tồn tại một số nhược điểm cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán hiện tại có ít nhân viên, dẫn đến khối lượng công việc lớn và dễ xảy ra sai sót trong quá trình quản lý Kế toán bán hàng thường gặp phải các lỗi như xuất sai hóa đơn, xuất nhầm hoặc không đúng thời điểm cho khách hàng Trong khi đó, kế toán tổng hợp phải tập hợp chứng từ và lập báo cáo cho ban giám đốc, điều này có thể gây ra việc bỏ sót nghiệp vụ, không hoàn thành công việc trong ngày hoặc báo cáo không đáp ứng yêu cầu của giám đốc.
Nhân viên kế toán thường đảm nhận nhiều vai trò, chẳng hạn như kế toán bán hàng, thủ quỹ và thủ kho, điều này có thể dẫn đến nguy cơ gian lận khó kiểm soát.
Về thực trạng phương pháp kế toán
Công ty chưa thiết lập tài khoản chi tiết để theo dõi doanh thu và chi phí cho từng cửa hàng, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý và đưa ra giải pháp nhằm giảm thiểu chi phí và tăng cường doanh thu.
Công ty chưa thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, mặc dù ngành kinh doanh chính là thiết bị máy móc và đồ dùng điện tử, những mặt hàng dễ bị hư hỏng hoặc gặp lỗi từ nhà sản xuất Chỉ số vòng quay hàng tồn kho của Công ty rất thấp, do đó, việc trích lập dự phòng hàng tồn kho là vô cùng cần thiết để bảo vệ tài sản và đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Công ty chưa theo dõi chặt chẽ doanh thu từ các hoạt động chính, do một số dịch vụ như đổ mực máy in và lắp đặt máy tính đồng thời phát sinh doanh thu từ hàng hóa (mực in, máy tính) Điều này dẫn đến việc hạch toán doanh thu giữa cung cấp hàng hóa và dịch vụ chưa được tách biệt rõ ràng, gây ra sự không chính xác trong việc theo dõi doanh thu giữa hai khoản mục này.
Công ty chưa hệ thống hóa danh mục hàng hóa, dẫn đến việc khi nhập hóa đơn kế toán có thể tạo ra mã mới cho hàng hóa đã tồn tại Tình trạng này gây ra sai sót trong kho, ảnh hưởng đến số lượng và giá trị hàng tồn kho.
Danh mục khách hàng của đơn vị chưa được phân chia rõ ràng giữa khách bán buôn và khách bán lẻ, gây khó khăn trong việc xác định doanh thu và áp dụng chính sách bán hàng Địa điểm kinh doanh xa văn phòng làm cho việc quản lý chứng từ nội bộ như phiếu giao hàng và phiếu báo cáo kỹ thuật trở nên khó khăn, dẫn đến nguy cơ mất mát hoặc thiếu sót Do đó, việc xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thường gặp phải sai sót và xuất không đúng thời điểm.
