Nhằm mục đích xác định thực trạng hoạt động marketing dịch vụ tổ chức sự kiện hiện tại của Công ty để thấy được những vấn đề hạn chế, từ đó đưa ra những giải pháp khắc phục nhằm nâng ca
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ MARKETING CHO DI ̣CH VỤ TỔ CHƢ́C SƢ̣ KIỆN
Sự kiện và tổ chức sự kiện
“Sự kiện” theo từ điển tiếng Việt là những việc quan trọng có ý nghĩa đối với đời sống xã hội và thường được các phương tiện truyền thông đưa tin Trong thực tế, sự kiện có thể là những hoạt động nổi bật như ra mắt sản phẩm mới, chương trình ca nhạc, lễ tri ân, khai trương doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh và đời sống cộng đồng.
Sự kiện là hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm và địa điểm cố định, tập trung nguồn lực và ý tưởng để truyền đạt thông điệp rõ ràng Sự kiện nhằm tạo sự chú ý, thu hút sự quan tâm của đối tượng tham gia, góp phần nâng cao hiệu quả truyền thông và xây dựng hình ảnh thương hiệu.
Trong ngành tổ chức sự kiện, sự kiện được hiểu là các hoạt động đa dạng trong các lĩnh vực như kinh doanh, thương mại, xã hội, văn hóa, giải trí, cộng đồng, lễ hội và trò chơi, không bị giới hạn về không gian và thời gian.
“Theo quan điểm về hoạt động, tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện “
Trong lĩnh vực kinh doanh sự kiện, tổ chức sự kiện bao gồm các hoạt động từ thiết kế ý tưởng, triển khai thực hiện cho đến kiểm soát quá trình của sự kiện Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện là đảm bảo các hoạt động diễn ra suôn sẻ, hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra Việc lên kế hoạch chi tiết và kiểm soát chặt chẽ các bước thực hiện giúp tổ chức sự kiện thành công và đáp ứng mong đợi của khách hàng.
Hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay bao gồm các bước chính như nghiên cứu về sự kiện, lập kế hoạch và xây dựng chương trình phù hợp, điều hành diễn biến của sự kiện một cách chuyên nghiệp, và đánh giá, tổng kết sau khi sự kiện kết thúc để nâng cao hiệu quả.
Tổ chức sự kiện là quá trình gồm các bước như nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết và tổ chức diễn biến của sự kiện trong một không gian và thời gian cụ thể Mục đích của tổ chức sự kiện là truyền đạt những thông điệp nhất định đến người tham gia và xã hội, nhằm đáp ứng các mục tiêu của các chủ thể liên quan.
1.1.3 Mục đích của việc tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá, giúp doanh nghiệp truyền thông hiệu quả về sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu Một sự kiện thành công không những tăng cường nhận thức thương hiệu mà còn tạo ra tác động tích cực về truyền thông đối với người tham gia Ngược lại, một sự kiện thất bại có thể làm giảm giá trị và hình ảnh thương hiệu trước công chúng, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh số bán hàng.
Mục đích của sự kiện chính là tổng hợp những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức đặt ra nhằm thúc đẩy thành công trong quá trình tổ chức sự kiện Thông thường, một sự kiện hướng đến ba mục đích chính: xác định mục tiêu rõ ràng, tạo dựng mối quan hệ và nâng cao hình ảnh thương hiệu Việc xác định mục đích cụ thể giúp tối ưu hóa kế hoạch tổ chức và đảm bảo đạt được kết quả mong muốn Các mục đích này bao gồm tăng doanh số, mở rộng mạng lưới quan hệ và thúc đẩy nhận diện thương hiệu trong cộng đồng.
– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư
– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư
– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu
Tổ chức sự kiện không chỉ góp phần thúc đẩy doanh số bán hàng mà còn giúp triển khai các chính sách kênh phân phối hiệu quả Ngoài ra, sự kiện còn là phương tiện quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư, nâng cao nhận diện thương hiệu trong mắt khách hàng.
1.1.4 Quy trình tổ chức sự kiện
Trong chiến lược của doanh nghiệp, có nhiều loại sự kiện khác nhau, mỗi loại đều phục vụ mục đích và vai trò riêng biệt Để đảm bảo sự thành công, mọi loại hình sự kiện đều cần tuân thủ một quy trình tổ chức chặt chẽ và chuyên nghiệp Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm các bước chính như lên kế hoạch, xác định mục tiêu, chuẩn bị nguồn lực và thực hiện, nhằm tạo ra trải nghiệm ấn tượng và đạt hiệu quả cao.
“ Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
+ Hiểu biết về thương hiệu/nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
+ Nghiên cứ u các y ếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu , ngân sách, nhân lực, vật lực,…
+ Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
+ Chuẩn bị tổ chức sự kiê ̣n bao gồm thời gian , địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, hậu cần,…
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện “
“ Giai đoạn thực hiê ̣n sự kiê ̣n:
+ Tổ chứ c đón tiếp và khai ma ̣c sự kiê ̣n
+ Tổ chứ c điều hành các diễn biến chính của sự kiê ̣n
+ Tổ chứ c phu ̣c vu ̣ ăn uống trong sự kiê ̣n
+ Tổ chứ c phu ̣c vu ̣ lưu trú và vâ ̣n chuyển trong sự kiê ̣n
+ Tổ chứ c thực hiê ̣n các hoa ̣t đô ̣ng phu ̣ trơ ̣ trong sự kiê ̣n “
“ Kết thúc sự kiê ̣n và giải quyết các công viê ̣c sau sự kiện bao gồm:
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
+ Quan hệ với các nhà cung cấp di ̣ch vu ̣ bổ trợ cho sự kiê ̣n
+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
Trong quá trình tổ chức sự kiện, cần có phương án dự phòng để xử lý các sự cố bất ngờ và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ Đồng thời, việc duy trì vệ sinh, an toàn và an ninh xuyên suốt sự kiện là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo môi trường an toàn, bảo vệ khách mời và tổ chức thành công.
1.1.5 Các thành phần tham gia vào sự kiện
Các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào các hoạt động, công việc và sự kiện Người tham gia sự kiện bao gồm nhiều nhóm chính, góp phần vào sự thành công của các hoạt động diễn ra Việc hiểu rõ các nhóm tham gia giúp nâng cao hiệu quả tổ chức và truyền thông sự kiện.
+ Nhà đầu tư sự kiện, các nhà tài trợ sự kiện
+ Nhà tổ chức sự kiện
Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các dịch vụ và hàng hóa cần thiết cho sự kiện Họ đảm nhận việc cung cấp thiết bị, vật phẩm và các dịch vụ phụ trợ nhằm đảm bảo sự thành công của mỗi sự kiện Việc hợp tác với các nhà cung cấp uy tín giúp nhà tổ chức sự kiện đạt được chất lượng cao và tối ưu hóa trải nghiệm cho khách hàng Các dịch vụ bổ trợ này bao gồm từ trang thiết bị, vật phẩm trang trí đến dịch vụ hậu cần, giúp tạo ra một không gian chuyên nghiệp và ấn tượng Do đó, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ phù hợp là yếu tố quyết định thành công của sự kiện, đồng thời góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của tổ chức.
+ Khách mời tham gia sự kiện
+ Khách vãng lai tham dự sự kiện
+ Chính quyền và cư dân nơi sự kiện diễn ra “
1.1.6 Các lo?i hình t? ch?c s? ki?n Đằng sau khái niệm “sự kiện” là cả một thế giới sôi động của các thể loại sự kiện với đủ loại hình phục vụ với các mục đích khác nhau Mỗi thể loại có những tính chất, đặc điểm riêng.
Theo đối tượng khách hàng của sự kiện bao gồm 5 loại:
Sự kiện nội bộ công ty
Đối tượng dựa trên các mối quan hệ của công ty như nhân viên, đối tác, đại lý, cổ đông để xác định phạm vi khách mời phù hợp Các sự kiện thường tổ chức bao gồm họp mặt, hội nghị khách hàng, họp báo, lễ động thổ, khánh thành, và tiệc tối dành cho nhân viên nhằm thúc đẩy mối quan hệ và tăng cường thương hiệu.
Mô hình marketing – mix
Marketing hỗn hợp (marketing-mix) đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu và thúc đẩy doanh số bán hàng Marketing mix 8P yêu cầu kết hợp toàn diện các yếu tố như sản phẩm, giá, phân phối, truyền thông và các thành phần khác một cách hài hòa để tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch Việc phối hợp nhịp nhàng các yếu tố trong mô hình 8P giúp tạo ra ảnh hưởng tích cực nhất đến quá trình mua và bán sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
The 8P marketing mix strategy encompasses crucial elements such as Product, Price, Place, Promotion, Process, People, Physical Evidence, and Partner These components work together to create a comprehensive approach that enhances brand visibility, customer engagement, and overall business success Implementing the 8P framework ensures a well-rounded marketing plan that aligns with consumer needs and market trends, driving sustainable growth and competitive advantage.
Sản phẩm là yếu tố quan trọng trong hệ thống marketing mix 8P của marketing dịch vụ, đóng vai trò cốt lõi trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng Chất lượng sản phẩm được đánh giá dựa trên sự khác biệt giữa kỳ vọng của khách hàng và chất lượng thực tế nhận được Khách hàng sẽ cảm thấy thất vọng nếu sản phẩm không như mong đợi, trong khi họ sẽ hài lòng và vui vẻ khi sản phẩm vượt qua mong đợi đó Đánh giá của khách hàng chính là thước đo quan trọng phản ánh chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ Do đó, việc nghiên cứu và phân tích đặc tính sản phẩm phù hợp là cần thiết để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Kênh phân phối đóng vai trò quan trọng trong việc đưa sản phẩm hoặc dịch vụ đến tay người tiêu dùng một cách hiệu quả Việc cung cấp đúng địa điểm và đúng thời điểm theo yêu cầu của khách hàng là yếu tố then chốt trong chiến lược marketing thành công Kênh phân phối giúp đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ được giao đến đúng nơi, đúng lúc, và đủ số lượng phù hợp với nhu cầu thị trường Đặc biệt, đối với dịch vụ, kênh phân phối bao gồm ba thành phần chính, đóng vai trò quyết định trong việc tối ưu hoá quá trình phân phối.
- Thành viên của kênh và quan hệ giữa các thành viên Thành viên trong kênh gồm: Người cung ứng dịch vụ, các trung gian và người tiêu dùng
- Những chức năng khác nhau của các thành viên kênh thực hiện, cùng với trang thiết bị, vật chất và công nghệ được sử dụng
- Dịch vụ tổng thể mà các thành viên tạo ra
Các thành viên trong kênh đều tham gia vào quá trình mua bán dịch vụ với các thành viên phía trước và phía sau, tạo thành một chuỗi liên kết chặt chẽ Mỗi thành viên đảm nhiệm những chức năng nhất định nhằm nâng cao giá trị của dịch vụ, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của toàn bộ hệ thống.
Hệ thống kênh phân phối trong dịch vụ gồm các loại sau:
Kênh phân phối trực tiếp là hình thức cung cấp dịch vụ trực tiếp từ người cung ứng đến người tiêu dùng, phù hợp với các dịch vụ thuần túy, có tính phi hiện hữu cao như chăm sóc sức khỏe, đào tạo, văn hóa, nghệ thuật và tổ chức sự kiện Loại kênh này giúp tạo mối quan hệ gần gũi và tin cậy giữa nhà cung cấp và khách hàng, nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của người tiêu dùng.
- Kênh phân phối gián tiếp: Là kênh có sự tham gia của trung gian (đại lý)
Sử dụng kênh phân phối này giúp mở rộng khả năng cung ứng dịch vụ một cách hiệu quả và toàn diện Đặc biệt, đối với các loại hình dịch vụ như hàng không, du lịch, khách sạn và ngân hàng, phương thức phân phối gián tiếp thường mang lại hiệu quả vượt trội so với các kênh trực tiếp Điều này giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng rộng khắp, nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa doanh thu.
Dựa trên dịch vụ cụ thể của doanh nghiệp và yêu cầu thực tế của thị trường, việc lựa chọn hệ thống phân phối phù hợp đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hiệu quả kinh doanh Chọn hệ thống phân phối phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình tiếp cận khách hàng, nâng cao trải nghiệm người dùng và thúc đẩy doanh số bán hàng Hiểu rõ đặc điểm dịch vụ và xu hướng thị trường sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chiến lược phân phối hiệu quả và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Giá bán là khoản chi phí khách hàng phải trả để sở hữu sản phẩm hoặc dịch vụ, đóng vai trò then chốt trong marketing hỗn hợp Nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định lợi nhuận của doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường Doanh nghiệp có thể lựa chọn mức giá thấp để tăng cường cạnh tranh hoặc mức giá cao hơn để cân đối tài chính và duy trì lợi nhuận ổn định Việc xác định chiến lược giá phù hợp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Và giá cao sẽ giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế cao cấp của mình “
Quá trình hình thành giá trong dịch vụ được xem xét từ ba góc độ:
- Chi phí dịch vụ của nhà cung cấp
- Tình trạng cạnh tranh trên thị trường
- Giá trị dịch vụ tiêu dùng mà người tiêu dùng nhận được
Trong chiến lược định giá, các doanh nghiệp thường áp dụng các phương pháp như định giá dựa trên chi phí, định giá theo giá trị dịch vụ, hoặc định giá cạnh tranh để đưa ra mức giá phù hợp Giá cả còn có thể được xác định cho từng dịch vụ riêng lẻ, một nhóm dịch vụ hoặc cho toàn bộ dịch vụ doanh nghiệp cung cấp Chính sách định giá phù hợp sẽ giúp tối ưu lợi nhuận và nâng cao cạnh tranh trên thị trường.
Trong marketing hỗn hợp, giá trị của dịch vụ đóng vai trò then chốt và tác động mạnh mẽ đến hiệu quả của các công cụ marketing khác Vì vậy, việc xác định đúng mức giá không chỉ dựa trên chi phí mà còn phải cân nhắc nhiều yếu tố thị trường và phù hợp với chiến lược chung của chiến dịch marketing.
Trong các chiến dịch Marketing, một chiến lược truyền thông tốt là yếu tố quyết định thành công của thương hiệu Dù có sản phẩm, dịch vụ chất lượng, kênh phân phối phù hợp và giá cả hợp lý, nếu truyền thông không hiệu quả thì thương hiệu và sản phẩm/dịch vụ sẽ không được khách hàng biết đến Chính vì vậy, việc xây dựng chiến lược truyền thông phù hợp là vô cùng quan trọng để nâng cao nhận diện thương hiệu và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Các hoạt động truyền thông như quảng cáo, quan hệ công chúng, tài trợ cho chương trình khách hàng thân thiết, khuyến mãi và bán hàng trực tiếp giúp nâng cao nhận diện thương hiệu và mở rộng phạm vi tiếp cận của sản phẩm dịch vụ Để đạt hiệu quả tối đa, cần xác định rõ đối tượng truyền thông, mục tiêu, thông điệp, ngân sách và xây dựng kế hoạch truyền thông phù hợp Một chiến lược truyền thông rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả và bền vững.
Trong marketing dịch vụ, con người đóng vai trò trung tâm vì họ tạo ra giá trị và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ cung ứng Đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp, từ giám đốc đến nhân viên ở các vị trí khác nhau, đều góp phần quan trọng vào quá trình phục vụ khách hàng Mỗi vị trí đều yêu cầu kỹ năng chuyên môn và nghiệp vụ riêng biệt để thực hiện chức năng marketing hiệu quả Vì vậy, yếu tố con người là yếu tố hàng đầu trong chiến lược marketing-mix dịch vụ.
Nhóm người liên lạc với khách hàng thường xuyên đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động marketing thể chế, nắm giữ các chức vụ quan trọng trong công ty Họ là những người tổ chức và thực hiện các chương trình marketing nhằm nâng cao nhận thức thương hiệu và thúc đẩy doanh số Nhóm này duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng, góp phần tăng cường sự gắn kết và doanh thu của doanh nghiệp.
Các nhân tố ảnh hưởng tới marketing cho dịch vụ tổ chức sự kiện
Việc xác định quy trình dịch vụ phù hợp dựa trên nhu cầu của khách hàng là yếu tố then chốt để đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ Quá trình cung ứng dịch vụ đồng thời đòi hỏi một quy trình rõ ràng và chính xác để duy trì chất lượng Một quy trình hiệu quả không chỉ hạn chế tình trạng không đồng nhất và giảm thiểu sai sót trong quá trình cung ứng mà còn giúp khách hàng phản hồi tích cực, nâng cao sự hài lòng và tin tưởng đối với doanh nghiệp.
Môi trường vật chất của công ty, gồm máy móc, thiết bị, công nghệ và không gian tiếp xúc với khách hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng đầu tiên và nâng cao nhận diện thương hiệu Các yếu tố như chứng nhận, giải thưởng và yếu tố nhận diện thương hiệu góp phần xây dựng uy tín và vị thế doanh nghiệp trên thị trường Không gian xung quanh giúp ghi nhận ấn tượng ban đầu, ảnh hưởng lớn đến đánh giá của khách hàng về thương hiệu, hỗ trợ vị thế thương hiệu trong mắt người tiêu dùng Do đặc trưng của dịch vụ vô hình, việc kết hợp các yếu tố vật chất giúp giảm thiểu tính vô hình của dịch vụ, qua đó tạo ấn tượng mạnh mẽ, tăng uy tín và uy thế cho doanh nghiệp.
1.2.8 Đối tác Đối tác là cá nhân hay doanh nghiệp mang đến những giá trị thực tế và tăng thêm cho khách hàng của doanh nghiệp Do đặc điểm của dịch vụ mang tính tổng hợp, vì vậy luôn có các đối tác hỗ trợ và bổ sung cho nhau, cùng nhau hợp tác tạo ra chuỗi dịch vụ hoàn chỉnh Sự hợp tác giữa các nhà cung cấp tạo ra một chu trình hoàn chỉnh, khép kín và làm tăng giá trị cho dịch vụ, tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp
1.3 Các nhân t? ?nh h??ng t?i marketing cho d?ch v? t? ch?c s? ki?n
1.3.1 Môi trường marketing vĩ mô
”Hoạt động marketing của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng chịu tác động của nhiều nhân tố trong môi trường marketing
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Tổ chức sự kiện chịu ảnh hưởng lớn bởi môi trường kinh tế, đặc biệt là tốc độ tăng trưởng kinh tế và cơ cấu vùng Những yếu tố này quyết định tính hấp dẫn của thị trường và sức mua của khách hàng Đồng thời, cơ cấu chi tiêu tại các thị trường hàng hóa khác nhau cũng ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện, đòi hỏi các nhà tổ chức thích nghi với biến đổi kinh tế để đảm bảo thành công.
Các hoạt động quảng bá thương hiệu và tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, chiếm hơn 60% về số lượng và 75% về ngân sách tổ chức sự kiện Nhu cầu tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi môi trường kinh tế; khi nền kinh tế phát triển và thu nhập quốc dân thay đổi, sẽ tác động đến số lượng, chất lượng và quy mô các sự kiện được tổ chức Do đó, các nhà tổ chức dịch vụ sự kiện cần lưu ý và chuẩn bị những điều kiện phù hợp để cạnh tranh hiệu quả trong tương lai Ngoài ra, môi trường văn hoá xã hội cũng đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện và chiến lược quảng bá của doanh nghiệp.
Hoạt động marketing vốn chịu ảnh hưởng lớn từ môi trường văn hóa từng xã hội, nơi mỗi cộng đồng đều có hệ thống giá trị, niềm tin và truyền thống riêng biệt Văn hóa truyền thống và các yếu tố văn hóa thứ phát đều tác động đến thái độ, hành vi tiêu dùng của từng cá nhân và nhóm người, đồng thời sự biến đổi trong các yếu tố này tạo ra cơ hội thị trường mới và xu hướng tiêu dùng mới Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý xây dựng nội dung phù hợp với văn hóa địa phương và nắm bắt xu hướng mới để thu hút khách hàng, đảm bảo hoạt động tổ chức luôn bắt kịp và khai thác tối đa các cơ hội này Môi trường chính trị, luật pháp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc định hình các hoạt động marketing và tổ chức sự kiện, đảm bảo hoạt động diễn ra hợp pháp và phù hợp với quy định của nhà nước.
Môi trường chính trị gồm các đường lối, chính sách của chính phủ, cấu trúc chính trị và hệ thống quản lý hành chính, ảnh hưởng lớn đến hoạt động marketing và tổ chức sự kiện Môi trường pháp luật, bao gồm các bộ luật và quy định, có thể tạo điều kiện hoặc gây cản trở cho doanh nghiệp Các yếu tố này định hình cơ hội thương mại và tác động trực tiếp đến khả năng đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Các yếu tố của môi trường chính trị, pháp luật:
+ Quan điểm, mục tiêu định hướng phát triển xã hội và nền kinh tế
+ Chương trình, kế hoạch triển khai thực hiện các quan điểm, mục tiêu của Chính phủ và khả năng điều hành của Chính phủ
+ Mức độ ổn định chính trị, xã hội
+ Hệ thống luật pháp với mức độ hoàn thiện của nó và hiệu lực thực thi pháp luật trong đời sống kinh tế, xã hội ”
Các quy định pháp luật như xin cấp phép tổ chức sự kiện và các yêu cầu về an ninh ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện Phân tích môi trường chính trị, pháp luật giúp doanh nghiệp thích ứng tốt hơn với những thay đổi có lợi hoặc bất lợi, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng chiến lược marketing phù hợp Ngoài ra, môi trường tự nhiên cũng là yếu tố quan trọng cần xem xét để đảm bảo hoạt động tổ chức sự kiện diễn ra hiệu quả và bền vững.
Môi trường tự nhiên đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu tổ chức sự kiện và chất lượng của các sự kiện Tác động của môi trường tự nhiên đến tổ chức sự kiện thể hiện qua hai khía cạnh chính: ảnh hưởng đến kế hoạch và quy trình tổ chức, cũng như tác động đến trải nghiệm của khách mời và sự thành công của sự kiện Việc hiểu rõ tác động của môi trường tự nhiên giúp các nhà tổ chức lên kế hoạch phù hợp, tối ưu hóa trải nghiệm và nâng cao chất lượng sự kiện.
Môi trường tự nhiên ảnh hưởng lớn đến nhu cầu tổ chức sự kiện trong từng thời điểm, đặc biệt sau các thiên tai như bão lụt và động đất Các sự kiện xã hội được tổ chức nhằm quyên góp tiền và hiện vật để hỗ trợ các địa phương bị thiên tai, góp phần xoa dịu nỗi đau về vật chất và tinh thần Những sự kiện này thể hiện tình yêu thương con người và mong muốn sẻ chia trong những thời điểm khó khăn do thiên nhiên gây ra.
Môi trường tự nhiên, đặc biệt là thời tiết và dịch bệnh, ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện Các yếu tố thời tiết tạo thành các mùa khác nhau, định hình các loại sự kiện theo mùa như mùa hè với các hoạt động giới thiệu sản phẩm nước giải khát, kem chống nắng, thời trang biển sôi động, và mùa đông với các sự kiện như Noel, chào đón năm mới Thời tiết xấu có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng và lịch trình của sự kiện ngoài trời, hoặc làm giảm số lượng khách mời, gây khó khăn trong việc đón tiếp và di chuyển của khách trong các sự kiện trong nhà Do đó, ban tổ chức cần khảo sát, kiểm tra kỹ lưỡng yếu tố môi trường trước thời điểm diễn ra sự kiện để đảm bảo thành công.
Tổng quan về Công ty Veba
2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Quảng cáo và Dịch vụ truyền thông Việt Nam a Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Tên công ty : CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO & DỊCH VỤ TRUYỀN THÔNG VIỆT NAM (VEBA)
Trụ sở giao dịch chính: 208 Xã Đàn 2 - Đống Đa - Hà Nội
Chi nhánh: Số 348, đường Nguyễn Trọng Tuyển, quận Tân Bình, TPHCM Điện thoại: (84-4) 36230 774 - Fax: (84-4) 3623 0775
Vốn điều lệ: 10 tỷ đồng
- Năm 2004, thành lập Công ty Quảng cáo Viê ̣ t Nam với vốn điều lệ 3.000.000.000 đồng
- Cuối năm 2007, phát triển thành Công ty TNHH Quảng cáo & Dịch vu ̣ truyền thông Viê ̣t Nam (tên viết tắt là Veba)
Veba đã xây dựng uy tín hơn 15 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và khẳng định thương hiệu hàng đầu trong cung ứng dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp Với tiềm lực tài chính vững mạnh và đội ngũ nhân viên lành nghề, công ty liên tục nâng cao chất lượng các sản phẩm quảng cáo đa dạng sử dụng công nghệ mới nhất Veba còn có khả năng tổ chức các sự kiện quy mô quốc gia và quốc tế, đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe của khách hàng.
Veba hướng tới trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo và truyền thông hàng đầu tại miền Bắc, chuyên cung cấp các dịch vụ như tổ chức sự kiện, truyền thông, quan hệ công chúng, sản xuất và phát sóng chương trình truyền hình, xây dựng chiến lược quảng bá sản phẩm và lập kế hoạch PR Trong đó, dịch vụ tổ chức sự kiện là mũi nhọn của công ty và được tập trung phát triển để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Veba kinh doanh nhiều lĩnh vực bao gồm:
Veba là đơn vị hàng đầu chuyên tổ chức các sự kiện uy tín, chất lượng tại thị trường miền Bắc Công ty này chuyên lên ý tưởng sáng tạo, tổ chức chuyên nghiệp, thực hiện trọn gói và thực hiện các hoạt động truyền thông sau sự kiện Với uy tín được xây dựng qua nhiều năm, Veba cam kết mang đến những sự kiện thành công, ấn tượng và phù hợp với mọi yêu cầu của khách hàng.
Các sự kiện Veba tổ chức chủ yếu bao gồm các hoạt động truyền thông của các thương hiệu bia và ngân hàng, như lễ hội đếm ngược Heineken Countdown, lễ kỷ niệm và ra mắt sản phẩm mới Ngoài ra, Veba còn tham gia tài trợ cho các sự kiện thể thao và cộng đồng, chẳng hạn như Giải bóng đá thiếu niên toàn quốc, nhằm tăng cường nhận diện thương hiệu và tạo sự gắn kết với khách hàng.
“Công ty Veba chuyên tư vấn, triển khai các phương pháp quảng cáo truyền thông một cách hiệu quả nhất Các dịch vụ cung cấp:
+ Quảng cáo sá ng tạo:
Chúng tôi chuyên sản xuất phim tài liệu và quảng cáo truyền hình với dịch vụ trọn gói, bao gồm thiết kế, sản xuất và hậu kỳ Đảm nhận toàn bộ quy trình từ ý tưởng đến thành phẩm giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng cao cho các chiến dịch quảng cáo trên truyền hình Với kinh nghiệm đa dạng trong lĩnh vực sản xuất phim và quảng cáo, chúng tôi cam kết mang đến những sản phẩm sáng tạo, chuyên nghiệp và hiệu quả nhằm nâng cao thương hiệu của bạn.
- Có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống truyền hình
- Tư vấn về chương trình truyền hình phù hợp với mỗi đối tượng khách hàng
- Phân tích, đánh giá ưu thế của từng tờ báo và tạp chí Lựa chọn những tờ báo và tạp chí thích hợp với sản phẩm của khách hàng
- Xây dựng và thực hiện trọn gói các chiến dịch quảng cáo báo chí
Chúng tôi tổ chức thực hiện các ấn phẩm báo chí và tạp chí chuyên đề về sản phẩm của khách hàng, giúp gắn liền tên tuổi và thương hiệu của họ trên các phương tiện truyền thông uy tín Chiến dịch quảng cáo của chúng tôi được thiết kế phù hợp với xu hướng thời sự của hệ thống báo chí Việt Nam qua từng giai đoạn trong năm, đảm bảo tối ưu hiệu quả marketing và nâng cao nhận thức thương hiệu.
“Veba cung cấp các dịch vụ:
- Xác định mục tiêu hoạt động PR của doanh nghiệp
- Nghiên cứu và xây dựng chiến lược PR
- Lập kế hoạch PR theo từng phân đoạn thời gian
- Đánh giá, thẩm định kết quả
- Tư vấn đối phó và giải quyết rủi ro
- Tư vấn quan hệ PR đối nội “
Với đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm cùng các công cụ và quy trình truyền thông tiên tiến nhất thế giới, Veba cung cấp các bản tư vấn từ tổng quát đến chi tiết, giúp đối tác dễ dàng tự thực hiện hoặc thực hiện từng phần của chiến dịch truyền thông Dịch vụ của Veba hỗ trợ khách hàng xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả, tối ưu hóa kết quả và nâng cao hình ảnh thương hiệu trên thị trường.
- Tư vấn chiến lược chương trình
- Xác định các nhóm công chúng
- Xác định và lựa chọn các phương tiện truyền thông thích hợp
- Xác định thời điểm truyền thông “
2.1.2 Cơ cấu và đặc điểm tổ chức của Công ty a Bộ máy hoạt động
Sơ đồ bộ máy Công ty:
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự b Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình Ban giám đốc là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty, đảm bảo các chiến lược và mục tiêu phát triển được thực hiện hiệu quả.
Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên;
- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty;
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty;
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên;
- Ký kết hợp đồng nhân danh Công ty
- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức Công ty;
- Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Hội đồng thành viên;
- Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
Các quyền và nhiệm vụ khác của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc được quy định rõ trong Điều lệ Công ty và hợp đồng lao động ký kết với Công ty Những quyết định này dựa trên sự phê duyệt của Hội đồng thành viên, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quản lý doanh nghiệp.
Công ty có chức năng lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng chiến lược phát triển, và cân đối kế hoạch nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả Ngoài ra, công ty điều độ cung ứng dịch vụ, ký kết hợp đồng và theo dõi quá trình cung cấp dịch vụ ra thị trường để nâng cao chất lượng và đáp ứng nhu cầu khách hàng Hoạt động marketing và truyền thông như thăm dò thị trường, quảng cáo hình ảnh công ty giúp tăng cường nhận diện thương hiệu và mở rộng thị trường Các kế hoạch phát triển công ty được xây dựng dựa trên phân tích thị trường và xu hướng ngành nghề, nhằm thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
- Xây dựng ý tưởng sự kiê ̣n và phối kết hợp các bô ̣ phâ ̣n để tổ chức thực hiê ̣n sự kiê ̣n
- Thiết kế các ý tưởng theo đề xuất từ phòng kinh doanh
- Lên kế hoạch, tư vấn, tham mưu về ý tưởng, xu hướng thiết kế
- Chịu trách nhiệm về việc thiết kế mẫu hình ảnh
- Phối kết hợp với các bô ̣ phâ ̣n khác tham gia thực hiê ̣n sự kiê ̣n khi cần
Phòng hành chính nhân sự
- Có chức năng đảm bảo an ninh, an toàn cho cán bộ công nhân viên của Công ty
- Đảm bảo vệ sinh môi trường làm việc
- Lập định mức thời gian làm việc của nhân viên, quản lý nhân viên hàng ngày, tính lương thưởng
- Phụ trách việc tuyển mộ, tuyển dụng lao động, các vấn đề về lao động, bảo hiểm, tiếp khách
Phòng kỹ thuật, sản xuất
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm nghiên cứu và cập nhật công nghệ mới về điện, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để đảm bảo sản xuất các chương trình chất lượng cao theo yêu cầu khách hàng Đây cũng là bộ phận trực tiếp sản xuất chương trình, giám sát quá trình thực hiện và cung cấp các dịch vụ kỹ thuật chuyên nghiệp Ngoài ra, phòng kỹ thuật nghiên cứu, thử nghiệm các sản phẩm và công nghệ mới nhằm nâng cao hiệu quả công việc Đồng thời, phòng kỹ thuật duy trì và bảo dưỡng các thiết bị, máy móc của công ty để đảm bảo hoạt động liên tục, ổn định và đạt tiêu chuẩn kỹ thuật cao.
Phòng tài chính, kế toán
Chức năng chính của công ty bao gồm xác định giá các dịch vụ cung ứng, đánh giá kết quả kinh doanh, thanh toán các khoản nợ và thu phí dịch vụ từ khách hàng Tuy nhiên, công ty còn lập báo cáo tài chính chính xác, minh bạch để phục vụ quá trình huy động vốn và nâng cao hiệu quả sản xuất, cung cấp dịch vụ Các hoạt động này đảm bảo việc quản lý tài chính hiệu quả, thúc đẩy phát triển bền vững của doanh nghiệp.
2.1.3 Doanh thu và lợi nhuận hàng năm
Bảng 2.1 Doanh thu của công ty giai đoạn 2014-2016
Doanh thu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu từ hoạt động tài chính 60.664.325 90.797.842 25.678.543 Doanh thu từ hoạt động khác 2.289.145.533 3.322.245.602 3.295.345.790
Nguồn: Phòng tài chính-kế toán
Bảng 2.2 Doanh thu từ hoạt động bán hàng và dịch vụ
Doanh thu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Doanh thu cung cấp dịch vụ PR, truyền thông, quảng cáo
Doanh thu Tổ chức sự kiện 35.765.550.000 43.890.440.000 50.690.700.000
Nguồn: Phòng tài chính - kế toán
Doanh thu của công ty tăng trưởng đều qua các năm, với mức tăng 27% vào năm 2015 so với năm 2014 và 8% vào năm 2016, phản ánh mức độ cạnh tranh ngày càng cao trên thị trường Nguyên nhân chính là do các doanh nghiệp đã chi tiêu nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện để nâng cao hình ảnh thương hiệu và duy trì sức cạnh tranh Ngoài khách hàng truyền thống, công ty còn mở rộng thị trường bằng cách khai thác khách hàng tổ chức sự kiện tại các tỉnh lẻ thông qua các chương trình ký niệm ngày lễ, sự kiện quảng bá thương hiệu tại các tỉnh thành khác Trong cơ cấu doanh thu, dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chiếm hơn 90%, là nguồn doanh thu chủ đạo của công ty và có xu hướng tăng mạnh qua các năm, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Trong giai đoạn từ năm 2014 đến 2016, doanh thu từ dịch vụ tổ chức sự kiện tăng mạnh, từ 42,473 tỷ đồng năm 2014 lên 58,501 tỷ đồng năm 2016, phản ánh xu hướng phát triển nổi bật của ngành này Trong khi đó, doanh thu từ các dịch vụ quảng cáo, truyền thông, PR vẫn chiếm tỷ trọng nhỏ và có xu hướng giảm trong cùng kỳ Điều này cho thấy thị trường tổ chức sự kiện ngày càng thu hút và đóng vai trò quan trọng hơn trong ngành truyền thông và quảng cáo.
Trong các năm 2014-2016, doanh thu từ dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty ghi nhận sự biến động, đạt 4.357 tỷ đồng năm 2014 (chiếm 10,8% tổng doanh thu), tăng lên 6.869 tỷ đồng năm 2015 (chiếm 13,5%), rồi giảm còn 4.490 tỷ đồng năm 2016 (chỉ chiếm 8,9%), nguyên nhân chủ yếu là do các doanh nghiệp ngày càng đầu tư nhiều hơn vào chất lượng sự kiện để thu hút khách tham dự và quảng bá thương hiệu hiệu quả hơn Phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện là chiến lược trọng tâm của công ty, dẫn đến việc công ty ngày càng tập trung khai thác loại hình dịch vụ này mà chưa đầu tư đáng kể vào các dịch vụ khác, nhằm mở rộng thị phần và nâng cao giá trị thương hiệu.
Bảng 2.3 Chi phí giai đoạn 2014-2016
Chi phí Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Giá vốn hàng bán 20.499.188.104 23.646.686.595 25.307.238.000 Chi phí tài chính 500.830.228 740.702.727 760.567.312 Chi phí quản lý kinh doanh 5.387.549.796 6.116.292.912 6.389.448.627 Chi phí khác 365.543.769 377.369.587 387.475.340
Nguồn: Phòng tài chính-kế toán
Bảng 2.4 Lợi nhuận của Công ty qua các năm
Nguồn: Phòng tài chính-kế toán
Thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện tại miền Bắc
Tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ phổ biến trong hoạt động tiếp thị và truyền thông, giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu một cách hiệu quả Sự kiện thu hút sự quan tâm từ khách hàng, từ đó nâng cao hình ảnh thương hiệu, tăng doanh số bán hàng và mở rộng thị phần Do đó, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng và sử dụng nhiều hơn hình thức tổ chức sự kiện như một chiến lược tiếp thị, mặc dù đây là một công cụ mới xuất hiện sau các phương pháp truyền thống như quảng cáo.
“Kinh tế xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao
Việt Nam có hàng trăm ngàn doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề với nhu cầu tổ chức sự kiện đa dạng và phong phú Bên cạnh đó, đất nước sở hữu nền văn hóa truyền thống và đa dạng, còn là nơi giao thoa của các nền văn hóa lớn như Trung Hoa, Ấn Độ và phương Tây, góp phần làm cho văn hóa Việt Nam ngày càng hiện đại và đa dạng hơn Những yếu tố này thúc đẩy nhu cầu tổ chức sự kiện tăng cao về quy mô và phân đoạn Mỗi năm, trong nước và quốc tế có hàng triệu sự kiện lớn nhỏ cần tổ chức, chủ yếu tập trung vào các tổ chức kinh tế, xã hội, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
Hơn 10 năm qua, số lượng doanh nghiệp trong nền kinh tế nước ta có bước phát triển chưa từng có Năm 2008 có 60.127 doanh nghiệp đăng ký, đến năm 2010 con số này là 379.311 và năm 2012 là 460.001 doanh nghiệp; đạt mức 765,07% so với năm 2008 Trong bối cảnh nền kinh tế suy thoái, gặp nhiều khó khăn, nhưng số lượng doanh nghiệp thành lập vẫn tăng với một lượng đáng kể Tính đến hết năm
Năm 2015, cả nước có 544.394 doanh nghiệp đăng ký kinh doanh, vượt mục tiêu của Chính phủ đề ra là 500.000 doanh nghiệp Đến năm 2016, theo số liệu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, số doanh nghiệp đăng ký hoạt động theo luật doanh nghiệp đã tăng lên 602.171 Giai đoạn này, trung bình mỗi năm có khoảng 66,3 nghìn doanh nghiệp mới được thành lập, với tốc độ tăng trưởng bình quân đạt 18%/năm, thể hiện sự phục hồi và phát triển mạnh mẽ của cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.
Trong những năm gần đây, tốc độ tăng trưởng số lượng doanh nghiệp tại nước ta diễn ra mạnh mẽ, phản ánh sự phát triển của nền kinh tế Nhu cầu tổ chức sự kiện cũng ngày càng thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp và tổ chức, dẫn đến quy mô thị trường tổ chức sự kiện mở rộng đáng kể Nhiều doanh nghiệp đã đầu tư nguồn ngân sách lớn cho hoạt động marketing như một phần không thể thiếu để thúc đẩy tăng trưởng doanh nghiệp, với nhiều thương hiệu danh tiếng như Pepsi, P&G, Vinamilk giữ vững hoặc tăng ngân sách truyền thông và xúc tiến thương hiệu hàng năm Trung bình, các doanh nghiệp dành từ 15-20% doanh thu cho các hoạt động truyền thông và tổ chức sự kiện Các sự kiện như đêm nhạc, chương trình thời trang, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ khánh thành, khai trương đều thu hút đầu tư ngày càng tăng, cho thấy xu hướng mở rộng và phát triển của hoạt động này trong chiến lược marketing doanh nghiệp.
Trong lĩnh vực truyền thông, tổ chức sự kiện vẫn là ngành nghề hấp dẫn thu hút nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp Thị trường PR và tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, với mức tăng ước tính 30%, và 77% các công ty thuê dịch vụ tổ chức sự kiện để nâng cao hình ảnh thương hiệu Tổ chức sự kiện ngày càng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp tăng sức đề kháng trên thị trường, xây dựng lòng tin và thúc đẩy phát triển bền vững Các sự kiện lớn không chỉ giúp doanh nghiệp nổi bật, gây ấn tượng mạnh với công chúng mà còn khẳng định vị thế và sức mạnh cạnh tranh của họ Nhiều công ty sẵn sàng bỏ ra hàng triệu USD mỗi năm để tổ chức các sự kiện, qua đó đạt được các thành tựu như tăng doanh số bán hàng và khắc sâu hình ảnh thương hiệu trong tâm trí khách hàng.
Trong nước diễn ra hàng năm nhiều sự kiện văn hóa và xã hội đa dạng, phản ánh đời sống tinh thần và lịch sử của dân tộc Các sự kiện chính trị quan trọng như Đại hội Đảng, Hội nghị APEC và các diễn đàn quốc tế thu hút sự chú ý của cộng đồng quốc tế Đồng thời, các lễ hội truyền thống như "Chiến thắng Hàm Rồng" ở Thanh Hoá, lễ hội làng Sen ở Nghệ An, lễ hội cố đô Hoa Lư tại Ninh Bình, lễ hội Đêm phố cổ Hội An, lễ hội Quảng Trị - Ký ức tháng Tư, và lễ hội sóng nước Tam Giang diễn ra hàng năm trên khắp cả nước Ngoài ra, các cuộc thi sắc đẹp và thời trang như Hoa hậu Việt Nam, Hoa hậu thế giới người Việt, Siêu mẫu Việt Nam cũng là những sự kiện thường niên thu hút sự quan tâm lớn của cộng đồng Những ngày lễ lớn như kỷ niệm sinh nhật Chủ tịch Hồ Chí Minh, ngày Quốc khánh, ngày chiến thắng 30-4, ngày Quốc tế Lao động cũng được tổ chức trang nghiêm và trọng thể, tô đậm nét đẹp văn hóa và truyền thống Việt Nam.
Cùng với sự hội nhập kinh tế quốc tế và phát triển kinh tế ngày càng mạnh mẽ, Việt Nam ngày càng tổ chức nhiều sự kiện hấp dẫn quy mô lớn, từ các sự kiện quốc gia đến các sự kiện quốc tế nổi bật Các chương trình lớn như Festival Huế, Carnaval Hạ Long, lễ hội thuyền buồm quốc tế và cuộc thi bắn pháo hoa quốc tế được tổ chức định kỳ, góp phần thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng của thị trường tổ chức sự kiện tại Việt Nam Với quy mô ngày càng lớn và tốc độ tăng trưởng nhanh, thị trường tổ chức sự kiện trở thành cơ hội hấp dẫn cho các nhà kinh doanh trong lĩnh vực này.
2.2.2 Phân đoạn thị trường tổ chức sự kiện
Thị trường tổ chức sự kiện ngày càng đa dạng về nội dung và đối tượng khách hàng Mỗi năm, Việt Nam chứng kiến hàng triệu sự kiện lớn nhỏ với ngân sách từ vài nghìn USD đến hàng trăm nghìn USD, thậm chí lên đến hàng triệu USD Phân chia thị trường dựa trên ngân sách chi cho từng sự kiện giúp xác định các phân khúc khác nhau trong ngành tổ chức sự kiện, từ các sự kiện nhỏ với ngân sách hạn chế đến các sự kiện quy mô lớn có đầu tư lớn.
Các sự kiện có chi phí thấp
Các sự kiện có chi phí từ 2.000-10.000 USD chủ yếu gồm các buổi ca nhạc tại quán bar, phòng trà, quán café, tiệc tối dành cho nhân viên, lễ khai trương và khánh thành của các doanh nghiệp nhỏ Khách hàng trong phân khúc này thường có hạn chế về ngân sách, nên ưu tiên tổ chức các sự kiện nhỏ gọn, không đòi hỏi cao về sự chuyên nghiệp hay sáng tạo, mà tập trung vào việc thực hiện đầy đủ các bước đã lên kế hoạch Họ thường thuê địa điểm giá rẻ với không gian đơn giản, trang trí sân khấu và các khu vực khác chủ yếu bằng các phương tiện in ấn như phông sân khấu, băng rôn, banner hoặc máy chiếu, ít sử dụng màn hình LED làm sân khấu Các sự kiện này thường diễn ra trong ngày, ít xuất hiện trên các phương tiện truyền thông lớn hoặc báo chí, và luôn chú trọng đến chi phí để giữ ngân sách thấp nhất có thể.
Các sự kiện có chi phí trung bình
Chi phí cho các sự kiện như chương trình ca nhạc quy mô vừa và nhỏ, hội thảo, ra mắt sản phẩm mới, gây quỹ từ thiện và lễ khánh thành thường dao động từ 10.000 đến 50.000 USD Khách hàng chính của phân đoạn này là các doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp với nội dung chất lượng cao, mặc dù quy mô không lớn Các đơn vị này thường tổ chức các sự kiện diễn ra trong ngày, có sự xuất hiện của truyền thông báo chí, và yêu cầu cao về tính chuyên nghiệp cũng như nội dung chương trình Do ngân sách hạn chế, khách hàng trong phân đoạn này thường cân đối giữa chi phí và yêu cầu chất lượng, đảm bảo sự kiện đáp ứng được mục tiêu mà không vượt quá ngân sách đã đề ra.
Các sự kiện có chi phí cao:
Các sự kiện có chi phí từ 50.000 USD trở lên như lễ hội làng Sen ở Nghệ An, cuộc thi người đẹp Kinh Bắc ở Bắc Ninh, lễ kỷ niệm, ra mắt các công ty lớn và các cuộc thi trao giải hàng năm như Quả bóng vàng, Cánh diều vàng, cùng các gameshow và liveshow ca nhạc trên toàn quốc, thường đòi hỏi mức đầu tư cao và chuyên nghiệp Những sự kiện mang tầm vóc quốc gia hoặc quốc tế như Festival Huế, Carnival Hạ Long, cuộc thi Hoa hậu Việt Nam, Hoa hậu thế giới người Việt, các chương trình thời trang lớn như Đêm hội chân dài có chi phí lên tới hàng chục tỷ đồng, yêu cầu sự sáng tạo, đúng yêu cầu và tính chuyên nghiệp cao trong tổ chức Khách hàng của các sự kiện này chú trọng vào nội dung, tính sáng tạo, và chuyên nghiệp hơn là chi phí, sẵn sàng đầu tư lớn để đảm bảo sự kiện hoành tráng và mang lại hiệu quả tích cực.
Thị trường tổ chức sự kiện được phân chia theo nhiều tiêu chí, trong đó phân chia theo chi phí vẫn mang tính tương đối Các sự kiện có ngân sách nhỏ và trung bình chiếm từ 80-90% tổng số sự kiện quốc gia, đặc biệt phổ biến tại miền Bắc, trong khi các sự kiện có chi phí lớn chỉ chiếm khoảng 10-20% Mỗi phân đoạn thị trường đều có đặc điểm riêng, đòi hỏi cách tổ chức phù hợp để khai thác hiệu quả Đây là những thị trường tiềm năng mà Công ty Veba có thể áp dụng các chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm tối đa hóa lợi nhuận.
2.2.3 Xu hướng tổ chức sự kiện trong tương lai
Ngành tổ chức sự kiện đang đối mặt với thách thức lớn trong việc cập nhật và ứng dụng các xu hướng công nghệ mới nhằm tạo ra các sự kiện chất lượng, hiện đại và hữu ích Xu hướng chú trọng đến công nghệ không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm người tham dự mà còn ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động marketing, góp phần thúc đẩy hiệu quả và sự cạnh tranh của các sự kiện trong thời kỳ công nghệ phát triển nhanh chóng.
Tận dụng điện thoại thông minh (smartphone)
Trong bối cảnh các hãng công nghệ không ngừng cải tiến về cấu hình phần cứng và phát triển mạnh mẽ lĩnh vực phần mềm, smartphone ngày càng trở thành công cụ đắc lực cho các nhà tổ chức sự kiện Các ứng dụng điện thoại thông minh hiện đang được sử dụng phổ biến để cung cấp thông tin về hội nghị, gian hàng, cuộc thi và nhiều nội dung quan trọng khác Ngoài ra, smartphone còn là phương tiện truyền thông hiệu quả, giúp lan tỏa thông tin về sự kiện rộng rãi và nâng cao hiệu quả truyền thông.
Thực trạng hoạt động marketing cho dịch vụ tổ chức sự kiện của Công
2.3.1 Hoạt động nghiên cứu thị trường và lựa chọn thị trường mục tiêu của Công ty a Hoạt động nghiên cứu thị trường của Công ty
Hoạt động nghiên cứu thị trường là cực kỳ cần thiết đối với doanh nghiệp Khi được thực hiện một cách chuyên nghiệp, nghiên cứu thị trường cung cấp thông tin chính xác về quy mô nhu cầu, xu hướng thị trường và tình hình cạnh tranh, giúp doanh nghiệp dự đoán và thích nghi phù hợp Thông tin về khách hàng, sản phẩm, dịch vụ của công ty và các nhà cung cấp khác giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược marketing hiệu quả, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội trên thị trường.
Veba là một trong số ít công ty miền Bắc đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, tuy nhiên hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty rất hạn chế, thiếu tính hệ thống và không có kế hoạch cụ thể Công ty chưa đầu tư đúng mức cho hoạt động nghiên cứu thị trường cũng như marketing nói chung, chưa có bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách về lĩnh vực này trong cơ cấu tổ chức Phòng kinh doanh chủ yếu đảm nhiệm các công việc liên quan đến khách hàng, thị trường và đối tác, trong khi nhân viên kinh doanh chưa được đào tạo về kiến thức marketing mà chỉ tập trung vào tìm kiếm khách hàng và tổ chức sự kiện để tăng doanh số Chính vì thiếu đầu tư và nhân lực chuyên môn, dữ liệu về thị trường, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của Veba còn rất hạn chế.
Công ty thu thập thông tin về khách hàng thông qua việc cung cấp dịch vụ trực tiếp, nhằm hiểu rõ nhu cầu, yêu cầu, đặc điểm và phản ứng của khách hàng Tuy nhiên, những thông tin này hiện đang rời rạc và chưa được xử lý một cách đồng bộ để hỗ trợ chiến lược marketing và kinh doanh Ngoài ra, công ty chưa phân loại khách hàng, đặc biệt là khách hàng trung thành, để áp dụng các chính sách phù hợp và gia tăng giá trị cho từng nhóm khách hàng.
Trong thị trường miền Bắc, đặc biệt là Hà Nội, đối thủ cạnh tranh trực tiếp của Veba gồm có Công ty truyền thông Zeit, Công ty Song Trang và Công ty TNHH Liên hiệp Nguyễn Lê, luôn xuất hiện trong các dự án đấu thầu tổ chức sự kiện Veba có lợi thế về khả năng sáng tạo, xin giấy phép địa điểm và quản trị rủi ro, nhưng đối thủ cạnh tranh thường cung cấp dịch vụ với giá thấp hơn, đầu tư mạnh vào thương hiệu và truyền thông nhằm nâng cao sự chuyên nghiệp Các đối thủ cạnh tranh có thể cạnh tranh về chất lượng dịch vụ đối với các sự kiện trị giá dưới năm tỷ VNĐ, trong khi Veba mạnh hơn trong các dự án lớn đầu tư từ năm tỷ trở lên Tuy nhiên, Veba hiện vẫn thu thập thông tin về đối thủ một cách rời rạc, chưa nghiên cứu chiến lược hay phân tích thị trường của họ một cách thường xuyên Việc nghiên cứu chất lượng dịch vụ của các công ty khác là cần thiết nhằm nhận diện các yếu điểm, từ đó giúp Veba hoàn thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ của mình để cạnh tranh hiệu quả hơn trên thị trường.
Veba chưa đầu tư đầy đủ vào hoạt động nghiên cứu thị trường, dẫn đến thiếu cơ sở dữ liệu vững chắc về thị trường kinh doanh Trong thời điểm hiện tại, do cầu thị trường lớn và số lượng nhà cung cấp chất lượng chưa nhiều, Veba vẫn duy trì được vị thế trên thị trường, đặc biệt tại miền Bắc Tuy nhiên, về lâu dài, nếu không xây dựng chiến lược kinh doanh và marketing phù hợp, Veba sẽ gặp khó khăn trong việc khai thác thị trường hiệu quả, cạnh tranh để chiếm lĩnh thị phần và phát triển lợi thế cạnh tranh riêng.
Nguyên nhân chính xuất phát từ phía nhà quản lý chưa có tầm nhìn dài hạn và chiến lược kinh doanh rõ ràng, dẫn đến việc chưa đánh giá cao vai trò của hoạt động marketing trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hệ quả là, công ty gần như chưa đầu tư đáng kể vào các hoạt động liên quan đến thị trường nói chung và nghiên cứu thị trường nói riêng, gây ra hạn chế trong việc xác định và mở rộng thị trường mục tiêu.
Veba kinh doanh trong nhiều lĩnh vực dịch vụ đa dạng nhằm đáp ứng các yêu cầu của thị trường Tuy nhiên, công ty tập trung chủ yếu vào dịch vụ tổ chức sự kiện, đây là chiến lược phát triển dài hạn của công ty nhằm mở rộng thương hiệu và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Khách hàng mục tiêu của Công ty chủ yếu là các ngân hàng lớn như Vietinbank, BIDV, Vietcombank, VPbank, cùng các công ty bia hàng đầu như Heineken, Tiger, Budweiser, và các doanh nghiệp sản xuất trong lĩnh vực xe máy như Yamaha, SYM, Piaggio Những khách hàng này có nhu cầu tổ chức sự kiện quy mô lớn với ngân sách đầu tư thường trên một tỷ đồng cho mỗi sự kiện, yêu cầu cao về chất lượng, sự sáng tạo và rủi ro thấp nhất có thể Số lượng khách tham dự thường từ hơn năm nghìn đến hàng trăm nghìn người, đòi hỏi Veba phải đầu tư chất xám lớn vào việc lên ý tưởng và tổ chức chuyên nghiệp; các sự kiện này thường diễn ra trong khoảng thời gian ngắn, từ một đến ba ngày, để đảm bảo hiệu quả và thành công cao nhất.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ trong thị trường khách hàng mang lại giá trị hợp đồng từ 100 triệu đến dưới 1 tỷ đồng, với lượng khách hàng dưới 2.000 người tham gia sự kiện Khách hàng trong phân khúc này tập trung nhiều vào yếu tố giá cả, yêu cầu chất lượng trung bình, và quyết định lựa chọn nhà cung cấp nhanh chóng, dễ dàng nghiệm thu dự án Mặc dù chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số hợp đồng của công ty, thị trường này tiềm năng lớn nhờ số lượng doanh nghiệp lớn và nhu cầu cao Vì vậy, công ty cần xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp để khai thác tối đa tiềm năng của thị trường này, hướng tới doanh thu lớn và quảng bá thương hiệu hiệu quả ra bên ngoài.
Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện, Công ty còn cung cấp dịch vụ truyền thông ,
PR đến các khách hàng truyền thống vẫn là chiến lược chính của công ty, nhưng chưa nhận được đầu tư đáng kể vào mặt chất lượng để nâng cao hiệu quả Khả năng khai thác thị trường của công ty còn nhiều tiềm năng chưa được khai thác triệt để, đòi hỏi các hoạt động truyền thông và marketing tăng cường để mở rộng phạm vi khách hàng và nâng cao thương hiệu Việc cải thiện chất lượng PR sẽ giúp công ty xây dựng hình ảnh uy tín, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Vào đầu năm 2004, Công ty Veba đã chính thức triển khai dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực này tại miền Bắc Hiện nay, Veba phục vụ khoảng 20 khách hàng tại Hà Nội, với tổng doanh thu hàng năm từ 40 đến 60 tỷ đồng, nhưng thị phần của công ty vẫn còn khá hạn chế Nguyên nhân chính là do công ty chưa xây dựng chiến lược marketing rõ ràng để khai thác thị trường hiệu quả, dẫn đến khả năng mở rộng chưa như mong đợi Đồng thời, nhân viên vẫn còn nhiều thời gian rảnh, cho thấy tiềm năng nâng cao năng suất và phát triển doanh nghiệp chưa được tận dụng tối đa.
Veba là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, sở hữu đội ngũ khách hàng trung thành thường xuyên sử dụng dịch vụ mỗi khi có sự kiện diễn ra Khách hàng truyền thống chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số khách hàng của công ty hàng năm, đồng thời đóng góp nguồn doanh thu ổn định và bền vững cho doanh nghiệp Lượng hợp đồng từ khách hàng trung thành cao hơn nhiều so với các khách hàng mới, vốn chỉ ký từ 1 đến 2 hợp đồng mỗi lần Nhờ vào mối quan hệ lâu dài và ổn định với khách hàng truyền thống, Veba luôn duy trì nguồn doanh thu đều đặn mỗi năm để đảm bảo hoạt động liên tục và phát triển.
Công ty chủ yếu tìm kiếm hợp đồng qua phòng kinh doanh, nhưng các hợp đồng còn được các nhà quản lý và nhân viên các phòng ban khác giới thiệu dựa trên mối quan hệ và uy tín của công ty Những hợp đồng từ các nhà lãnh đạo thường có giá trị lớn, nhờ vào mối quan hệ và sự tín nhiệm của khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty Tuy nhiên, công ty chưa có chiến lược marketing rõ ràng để khai thác thị trường hiệu quả, và phòng kinh doanh cũng thiếu kế hoạch doanh số cụ thể Toàn bộ nhân viên trong công ty đều tích cực tìm kiếm hợp đồng để hưởng hoa hồng, dẫn đến sự chồng chéo trong việc khai thác khách hàng Trong thị trường còn nhiều phân đoạn chưa được khai thác triệt để, ngay cả việc phát triển mối quan hệ với từng khách hàng cũng chưa thực sự tối ưu, làm hạn chế khả năng mở rộng kinh doanh của công ty.
Dịch vụ tổ chức sự kiện của Veba đã khẳng định vị thế nhất định trên thị trường, tạo lợi thế để khai thác thị trường hiệu quả Tuy nhiên, công ty chưa tận dụng tối đa các nguồn lực để mở rộng thị trường, đặc biệt là trong các thị trường miền Bắc vẫn còn nhiều cơ hội chưa được khai thác Mặc dù nằm trong nhóm các công ty tiên phong cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, nhưng nhiều thị trường tỉnh thành vẫn chưa được khai thác triệt để do chưa có chiến lược rõ ràng Các tỉnh, thành phố hàng năm tổ chức nhiều sự kiện như cuộc thi sắc đẹp, chương trình ca nhạc, thể thao, lễ kỷ niệm hoặc do các doanh nghiệp địa phương tổ chức, tạo ra nhiều cơ hội tiềm năng Tại thị trường Hà Nội, khả năng khai thác của công ty vẫn còn hạn chế, trung bình chỉ có khoảng 20-25 hợp đồng mỗi năm mặc dù số lượng sự kiện hàng năm rất lớn.
Thị trường tổ chức sự kiện có chi phí trung bình nhưng chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số lượng hợp đồng, tuy nhiên chưa được doanh nghiệp chú trọng đúng mức Đây là phân khúc thị trường hấp dẫn để khai thác, nhưng nhiều công ty vẫn chưa tập trung hoặc khai thác mạnh mẽ, dẫn đến số lượng hợp đồng cho dịch vụ này hàng năm chỉ đạt vài giao dịch.
Nguyên nhân dẫn tới khả năng khai thác thị trường của Công ty chưa hiệu quả là do: