Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại chi nhánh tổng công ty hàng không việt nam công ty cổ phần khu vực miền trung

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung hiện nay đã được tổ chức khoa học và được hỗ trợ bởi các phần m

NGUYỄN THỊ BÍCH LINH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ

THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY HÀNG

KHÔNG VIỆT NAM - CÔNG TY CỔ PHẦN

KHU VỰC MIỀN TRUNG

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Mã số: 8 34 03 01

Đà Nẵng, năm 2022

Công trình được hoàn thành tại TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN THỊ XUÂN LINH

Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Công Phương

Phản biện 2: PGS.TS Phan Thanh Hải

Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 27 tháng 8 năm 2022

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

− Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng

1 MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngành hàng không Việt Nam đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ với dư địa phát triển lớn Theo đánh giá của Hiệp hội Vận tải hàng không quốc tế (IATA), Việt Nam là thị trường hàng không đang phát triển nhanh và năng động, xếp thứ bảy trong số những thị trường phát triển nhanh nhất thế giớ

Hãng Hàng không Quốc gia Việt Nam - Vietnam Airlines là thương hiệu hướng đến phân khúc khách hàng cao cấp, lấy chất lượng dịch vụ làm điểm mạnh Trải qua hai năm dịch bệnh chịu ảnh hưởng nghiêm trọng, nhưng Vietnam Airlines đã vững vàng vượt qua bằng những giải pháp và chính sách thật sự hiệu quả và đúng đắn Hướng tới sự hồi phục và phát triển mạnh hơn sau đại dịch, Vietnam Airlines đang từng bước nâng tầm dịch vụ, chuyển đổi số, nâng cao nội lực và năng lực cạnh tranh để giữ vững vị thế dẫn dắt thị trường hàng không

Trong bối cảnh đại dịch Covid-19 kéo dài hai năm qua cộng với môi trường cạnh tranh giữa các hãng hàng không trong lĩnh vực kinh doanh vận tải hàng không ngày càng gay gắt và trực diện, việc kiểm soát tốt doanh thu và công nợ phải thu càng trở nên quan trọng

và cấp thiết để đảm bảo dòng tiền cũng như hạn chế rủi ro nợ quá hạn nợ khó đòi cho đơn vị Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung hiện nay đã được tổ chức khoa học và được hỗ trợ bởi các phần mềm lớn và hiện đại Tuy nhiên các thủ tục kiểm soát này vẫn còn những bước kiểm soát thủ công, phụ thuộc vào yếu

tố con người, và các yếu tố rủi ro kiểm soát vẫn còn tiềm ẩn

Vì vậy, việc tìm hiểu và nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung, từ đó đưa ra các giải pháp đổi mới một số hoạt động kiểm soát nội bộ, nâng cao tự động hóa các khâu thủ công, nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là rất cần thiết trong bối cảnh hiện nay Đây chính là

cơ sở để góp phần vào tiến trình nâng tầm dịch vụ, nâng tầm chất lượng năm sao của Vietnam Airlines

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đánh giá thực trạng và hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung

Để thực hiện mục tiêu tổng quát này, đề tài thực hiện hai mục tiêu cụ thể sau:

- Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung

- Đề xuất những giải pháp để tăng cường kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung

Phạm vi nghiên cứu: Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung

4 Phương pháp nghiên cứu

Tác giả dùng phương pháp nghiên cứu tình huống Cụ thể:

- Khảo cứu tài liệu

- Quan sát, tổng hợp xử lý những thông tin có được để đưa ra kết quả nghiên cứut

- Phân tích so sánh để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu, từ đó đưa

ra giải pháp

5 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ là đề tài được rất nhiều tác giả, nhóm tác giả trên thế giới cũng như Việt Nam nghiên cứu, đặc biệt là những đề tài nghiên cứu ứng dụng kiểm soát nội bộ trong một đơn vị cụ thể Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn, tác giả đã tìm hiểu nghiên cứu các đề tài luận văn có cùng chủ đề kiểm soát nội bộ, đặc biệt trong cùng nghành hành không, cụ thể như sau:

Bùi Quốc Toản (2016) với nghiên cứu “Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại Vietnam Airlines khu vực Miền Nam”

Đặng Sinh Huy (2008) với nghiên cứu “Kiểm soát doanh thu

và chi phí tại Văn phòng khu vực Miền Trung - Tổng công ty Hàng Không Việt Nam”

Phan Thị Diệp Anh (2012) với nghiên cứu “Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Dịch

vào chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung Hơn nữa các nghiên cứu trước đây đã không còn phù hợp với tình hình và đặc điểm sản xuất kinh doanh hiện nay nên không còn tính ứng dụng cao Mặt khác chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung hiện nay mặc

dù đã được hiện đại hóa, tự động hóa rất nhiều, nhưng bên cạnh đó vẫn tồn tại những khâu thủ công phụ thuộc vào yếu tố con người, và ngay tại đây tiềm ẩn những rủi ro lớn

Trên cơ sở những nền tảng có sẵn, với những ứng dụng phần mềm và công nghệ 4.0, tác giả nhận thấy cần thiết phải nghiên cứu

đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung”

6 Bố cục đề tài

Gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán

hàng và thu tiền trong doanh ngiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và

thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung

Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình

bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty Hàng không Việt Nam - CTCP - Khu vực Miền Trung

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Theo khuôn khổ COSO (2013), KSNB được định nghĩa như sau:

KSNB là quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây:

o Đảm bảo sự tin cậy của Báo cáo tài chính

o Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp

o Đảm bảo sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

Trong khái niệm trên, bốn nội dung chính thuộc KSNB cần lưu ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý, và mục tiêu, được trình bày dưới đây

KSNB là một quá trình

KSNB bị chi phối bởi con người

KSNB giúp đảm bảo hợp lý

KSNB giúp thực hiện các mục tiêu

Mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu cần đạt được bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể Chính hệ thống KSNB giúp đơn vị thực hiện được các mục tiêu đã đề ra Theo COSO (2013), nhóm ba mục tiêu chính một đơn vị cần hướng tới bao gồm:

Các mục tiêu hoạt động

Các mục tiêu về báo cáo

Các mục tiêu tuân thủ

1.1.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ

KSNB có vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt động của mọi đơn vị, cụ thể như sau:

- Giúp giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất và kinh doanh, ví dụ hạn chế được các sai sót gây thiệt hại cho đơn vị hoặc các rủi ro làm chậm kế hoạch sản xuất đã đề ra

- Giúp đảm bảo mọi thành viên trong đơn vị tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp

- Giúp đơn vị hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra

- Giúp bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và cổ đông

- Giúp đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC

- Giúp lập BCTC kịp thời, hợp lệ, và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan [12]

1.1.3 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo COSO (2013), hệ thống KSNB được cấu thành

từ năm thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và trao đổi thông tin, và hoạt động giám sát

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền và một

số sai phạm có thể xảy ra

Chu trình bán hàng và thu tiền bắt đầu từ khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng cho đến khi đơn vị nhận được tiền thanh toán từ khách hàng Đây được xem là chu trình cuối cùng của hoạt

động sản xuất kinh doanh khi giúp đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó cũng như hiệu quả của toàn bộ hoạt động doanh nghiệp Đồng thời, chu trình bán hàng và thu tiền giúp phản ánh khả năng bù đắp các khoản chi phí và tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là một chu trình phức tạp do liên quan đến nhiều nhóm công việc cần sự phối hợp giữa nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp Chu trình nay đòi hỏi phải thiết lập các kiểm soát phù hợp để hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu quan trọng của chu trình Tthông thường chu trình bán hàng và thu tiền ở các doanh nghiệp bao gồm các bước cơ bản như sau:

- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

- Giao hàng cho khách hàng

- Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ bán hàng

- Thu tiền khách hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thu tiền

- Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ

- Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu

- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng

- Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác

b Giao hàng cho khách hàng

Các sai phạm có thể xảy ra khi giao hàng:

- Giao hàng khi chưa được xét duyệt

- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng

- Hàng hóa bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm

- Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng

c Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ bán hàng

Các sai phạm có thể xảy ra khi lập hoá đơn bán hàng:

- Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

- Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng

- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

Các sai phạm có thể xảy ra khi ghi chép doanh thu và theo dõi

nợ phải thu khách hàng:

- Ghi sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán

- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

- Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn bán hàng

- Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

d Thu tiền khách hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thu tiền

Quy trình thu tiền khách hàng được thực hiện với mục tiêu chung là bảo đảm công nợ phải thu khách hàng được thu kịp thời, không có sai phạm xảy ra trong quá trình thu tiền khách hàng Việc thu tiền khách hàng đúng hạn sẽ giúp cho đơn vị đảm bảo được dòng

tiền cho hoạt động sản xuất kinh doanh Việc thu tiền qua tài khoản ngân hàng sẽ giúp đơn vị giảm bớt rủi ro liên quan đến quá trình thu tiền Mục tiêu chung đặt ra trong bước công việc này là đảm bảo thu đúng, thu đủ, kịp thời các khoản phải thu khách hàng Đồng thời, đơn vị cũng cần phải đảm bảo tất cả các nghiệp vụ thu tiền đã được ghi nhận đầy đủ vào sổ kế toán

e Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ

Các sai phạm có thể xảy ra khi đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ:

- Chậm trễ trong việc đối chiếu và báo cáo công nợ

- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ

- Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

- Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng

- Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt

f Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu

Trong quá trình bán hàng, đơn vị có thể gặp các trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc khách hàng khiếu nại giảm giá hàng bán Vấn đề này xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá nhận được và thường là do hàng gửi đi có khuyết tật sai với hợp đồng Khi

đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc giảm giá cho lô hàng đó trên

cơ sở thoả thuận được với bên mua Trong trường hợp này, đơn vị phải lập bảng tổng ghi nhớ hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các lô hàng trên Đồng thời, kế toán của đơn vị phải ghi chép đầy đủ và kịp thời vào sổ kế toán.Việc xử lý các trường hợp này phải đảm bảo được thực hiện một cách đúng đắn và không có sai phạm xảy ra

1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

a Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

KSNB chu trình bán hàng và thu tiền giúp đơn vị đạt được ba mục tiêu chung do khuôn khổ COSO (1993) đề ra, bao gồm sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động, BCTC đáng tin cậy, và sự tuân thủ pháp luật và các quy định, được trình bày cụ thể như sau:

b Các nguyên tắc cơ bản xây dựng thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền

Xét duyệt và phê chuẩn

Kiểm tra, đối chiếu

Kiểm soát vật chất

Giám sát

Soát xét, rà soát

Bất kiêm nhiệm và phân công, phân nhiệm

c Giới thiệu một số hoạt động kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền

Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng

Giao hàng cho khách hàng

Thu tiền khách hàng và ghi sổ kế toán các nghiệp vụ thu tiền Đối chiếu công nợ và báo cáo công nợ

Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu

e Gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền

và hoạt động kiểm soát tương ứng

Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng

Biển thủ tiền bán hàng thu được

Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này luận văn đã tập trung làm rõ lý luận cơ bản

về hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp Nêu rõ vai trò, sự cần thiết, mục tiêu, các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp và những hạn chế của KSNB Tác giả cũng đã giới thiệu chung về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp Trên cơ sở lí thuyết về kiểm soát nội bộ theo khuôn khổ COSO đề tài tập trung nghiên cứu các khía cạnh: Đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro và hoạt động giám sát Kiểm soát nội bộ là một chức năng quan trọng của quản lý Các nhà quản lý cần phải biết tình hình thực hiện cũng như kết quả đạt được trong quá trình sử dụng chính sách do chính mình đưa ra Họ phải làm chủ và kiểm soát được ngay trong quá trình vận hành bộ máy nhân sự của đơn vị mình Do đó, khi tổ chức bất kì các hoạt động nào của đơn vị, các nhà quản lý cũng cần lồng vào đó sự kiểm soát của mình thông qua các nội quy, quy chế về hoạt động của đơn vị mình

Và chương 1 của luận văn đã hệ thống hóa lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp để làm cơ sở quan trọng để đánh giá đối chiếu và phân tích với thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Tổng công ty hàng không Việt nam - Khu vực miền ở chương 2, từ đó luận văn đưa ra những giải pháp để tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn

vị