1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng có thể áp dụng đối với nhiều nội dung tại nhiều hoạt động khác nhau, như: Một là ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin yêu cầu công chứng. Hiểu một cách đơn giản, người có nhu cầu công chứng thay vì phải đến trực tiếp Văn phòng hoặc cơ quan có thẩm quyền công chứng có thể yêu cầu công chứng tại nhà, nhận lịch hẹn hoặc tư vấn, hỗ trợ cụ thể từ phía công chứng viên trước khi đến trụ sở công chứng. Điều này giúp người dân tiết kiệm được công sức khi tránh phải đi lại nhiều lần do thiếu hồ sơ, cung cấp không đúng hồ sơ tài liệu và tiết kiệm thời gian khi tránh được trường hợp phải chờ đợi, xếp hàng lâu. Hai là ứng dụng vào việc truyền tải thông tin (bao gồm cả nội bộ và bên ngoài). Việc truyền tải thông tin có thể liên quan đến trao đổi hồ sơ, tài liệu hoặc trao đổi nội dung công việc hoặc hỗ trợ công việc, giải đáp thắc mắc giữa các công chứng viên với người trong cùng tổ chức hoặc với khách hàng. Theo đó, thay vì phải gặp mặt trực tiếp, chuyển tận tay tài liệu hồ sơ hoặc trao đổi công việc thì công nghệ thông tin giúp thực hiện hoàn toàn thông qua hệ thống điện tử, tiết kiệm được thời gian, công sức cho người thực hiện. Ba là ứng dụng vào việc xử lý thông tin. Đối với hoạt động này, công nghệ thông tin thường được vận dụng vào việc soạn thảo văn bản hoặc so sánh, đối chiếu tài liệu, thay vì phải viết tay văn bản hay so sánh, đối chiếu tài liệu theo hình thức truyền thống dễ bỏ xót những lỗi sai nhỏ thì công nghệ thông tin có thể giúp người dùng kiểm soát nội dung được soạn thảo đúng chính tả và các chức năng khác, việc so sánh đối chiếu văn bản cũng trở nên dễ dàng hơn. Bốn là ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin. Nghề công chứng cần phải xử lý rất nhiều công việc liên quan đến tính pháp lý và yêu cầu đảm bảo lưu trữ đầy đủ, chính xác để làm căn cứ đối chiếu sau này, chính vì vậy tài liệu, thông tin cần lưu trữ là rất lớn. Nếu như việc lưu trữ chỉ được thực hiện thủ công thì theo thời gian, số lượng hồ sơ tài liệu quá lớn sẽ không còn khả năng để tiếp tục lưu trữ, đồng thời việc tìm lại thông tin để xử lý vụ việc cung trở nên khó khăn. Bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ, công chứng viên có thể thực hiện hoàn toàn trên hệ thống điện tử, giảm khối lượng công việc, đồng thời giúp việc tìm kiếm thông tin trở nên khoa học, dễ dàng hơn. Năm là ứng dụng vào việc tra cứu thông tin. Hoạt động công chứng thường cần sử dụng rất nhiều thông tin để thực hiện, ví dụ đơn giản nhất như việc tra cứu quy định pháp luật, thông qua công nghệ thông tin công chứng viên có thể dễ dàng tiếp cận các quy định pháp luật cần sử dụng, ngay cả những quy định đã hết hiệu lực hay được ban hành từ rất lâu trước đó mà không cần phải thu thập văn bản giấy và lưu trữ để sử dụng sau này. Sáu là ứng dụng vào việc xác thực thông tin. Việc xác thực thông tin ở đây có thể là thông tin pháp lý của pháp nhân, thông tin về việc đăng ký biện pháp bảo đảm đối với tài sản bảo đảm,.... Thông qua công nghệ thông tin, công chứng viên có thể dễ dàng hơn trong việc đối chiếc, xác thực thông tin này. Có thể nói rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng (ngay cả việc áp dụng song song với phương thức truyền thống) sẽ giúp công chứng viên tập trung được ở trạng thái cao nhất vào việc “xác nhận ý chí và hành vi của chủ thể” mà không cần quá bận tâm vào việc xác thực, đánh giá hồ sơ. Và đương nhiên, với sự hỗ trợ tối đa đó của công nghệ thông tin, hiệu quả và chất lượng công việc công chức chắc chắn sẽ cao hơn.
Trang 1HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC
-BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN
KỸ NĂNG CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG
Chuyên đề: “Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động công chứng”
Họ và tên:
Sinh ngày:
Số báo danh:
Lớp:
Hà Nội, ngày 02 tháng 06 năm 2022
Trang 2MỤC LỤC
A MỞ ĐẦU 2
B NỘI DUNG 2
I KHÁT QUÁT VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 2
1.1 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin 2
1.2 Vai trò của công nghệ thông tin đối với đời sống 3
1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng 3
II THỰC TIỄN THỰC HIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG 4
2.1 Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại một số nước phát triển 4
2.2 Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại Việt Nam 6
III ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG 9
C KẾT LUẬN 12
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 13
Trang 3A MỞ ĐẦU
Nước ta đang trong quá trình hội nhập và phát triển, số lượng các hợp đồng, giao dịch phát sinh ngày càng nhiều, tính chất của các hợp đồng, giao dịch ngày càng đa dạng, phức tạp hơn Bên cạnh đó, tình trạng giả mạo, lừa đảo xuất hiện trong hoạt động công chứng càng ngày càng phổ biến đòi hỏi nhà nước phải đưa ra những giải pháp, hành động để giải quyết những khó khăn, thách thức này Một trong những giải pháp hiện nay đang được triển khai để hoàn thiện hoạt công chứng là ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ tin học vào trong quá trình thực hiện cũng như quản lý hoạt động công chứng
Nhà nước ta cũng đã và đang thực hiện việc đưa công nghệ thông tin áp dụng sâu hơn trong lĩnh vực công chứng với mong muốn công nghệ thông tin sẽ trở thành công
cụ hữu hiệu khắc phục được những tồn tại trong hoạt động công chứng truyền thống trước đây
Hiểu được thực tế đó, trong bài báo cáo kết thúc học phần này, em xin lựa chọn đề
tài: “Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng – Giải pháp nâng
cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng”.
B NỘI DUNG
I KHÁT QUÁT VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
1.1 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin
Thuật ngữ “ứng dụng công nghệ thông tin” bao gồm tổ hợp 2 thành phần là “ứng dụng” và “công nghệ thông tin”
Theo đó, về “công nghệ thông tin”, theo mạng ngữ nghĩa Wordnet Search 3.1, Công nghệ thông tin (tiếng Anh là information technology) được hiểu là “một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo
vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin”
Tại nước ta, khái niệm về công nghệ thông tin cũng đã được ghi nhận tại khoản 1
Điều 4 Luật Công nghệ thông tin năm 2006 như sau: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”
Tiếp đó, “ứng dụng” được hiểu theo cách đơn giản chính là việc áp dụng một nội dung, vấn đề vào thực tiễn cuộc sống
Như vậy, có thể hiển rằng hoạt động “ứng dụng công nghệ thông tin chính là việc
sử dụng, áp dụng tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số vào thực tế cuộc sống” Để tránh hiều lầm, cần phải nhìn nhận rõ rằng việc ứng dụng công
Trang 4nghệ thông tin không phải là “một hay một vài kỹ năng riêng lẻ do một cá nhân thực hiện” mà đó là “một hoạt động mang tính chiến lược, nó là một kế hoạch mang tính tổng thể, liên quan đến nhiều đối tượng”
1.2 Vai trò của công nghệ thông tin đối với đời sống
Công nghệ thông tin xuất hiện trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 3 của thế giới (1969), khi mà thế giới đã nhìn thấy sự phát triển ở một mức độ nhất định đối với công nghệ điện tử Vào đầu những năm của thế kỷ 21, công nghệ thông tin bắt đầu thực sự bùng nổ, đem lại nhiều giá trị vận dụng đối với đời sống xã hội Trong cuộc sống ngày nay, có thể thấy công nghệ thông tin hiện diện ở hầu hết mọi lĩnh vực của cuộc sống từ giải trí, văn hoá, xã hội đến giáo dục, Điều này xuất phát từ việc công nghệ thông tin có thể giúp đơn giản hoá công việc và giảm tiêu hao sức lao động của con người; không những vậy, hoạt động của công nghệ thông tin mang tính chính xác cao và đạt tốc độ đáng nể nên chất lượng và hiệu quả công việc cũng từ đó mà tăng lên
Với sự phát triển không ngừng và ngày càng hoàn thiện của công nghệ thông tin hiện nay trên thế giới nói chung và tại nước ta nói riêng, không hề vô lý khi khẳng định rằng đến nay công nghệ thông tin đã giữ một vị trí, tầm quan trọng nhất định, mang vai trò to lớn đối với sự phát triển của văn minh nhân loại
1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng có thể áp dụng đối với nhiều nội dung tại nhiều hoạt động khác nhau, như:
Một là ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin yêu cầu công chứng Hiểu một
cách đơn giản, người có nhu cầu công chứng thay vì phải đến trực tiếp Văn phòng hoặc cơ quan có thẩm quyền công chứng có thể yêu cầu công chứng tại nhà, nhận lịch hẹn hoặc tư vấn, hỗ trợ cụ thể từ phía công chứng viên trước khi đến trụ sở công chứng Điều này giúp người dân tiết kiệm được công sức khi tránh phải đi lại nhiều lần
do thiếu hồ sơ, cung cấp không đúng hồ sơ tài liệu và tiết kiệm thời gian khi tránh được trường hợp phải chờ đợi, xếp hàng lâu
Hai là ứng dụng vào việc truyền tải thông tin (bao gồm cả nội bộ và bên ngoài) Việc truyền tải thông tin có thể liên quan đến trao đổi hồ sơ, tài liệu hoặc trao
đổi nội dung công việc hoặc hỗ trợ công việc, giải đáp thắc mắc giữa các công chứng viên với người trong cùng tổ chức hoặc với khách hàng Theo đó, thay vì phải gặp mặt trực tiếp, chuyển tận tay tài liệu hồ sơ hoặc trao đổi công việc thì công nghệ thông tin giúp thực hiện hoàn toàn thông qua hệ thống điện tử, tiết kiệm được thời gian, công sức cho người thực hiện
Ba là ứng dụng vào việc xử lý thông tin Đối với hoạt động này, công nghệ
thông tin thường được vận dụng vào việc soạn thảo văn bản hoặc so sánh, đối chiếu tài liệu, thay vì phải viết tay văn bản hay so sánh, đối chiếu tài liệu theo hình thức truyền
Trang 5thống dễ bỏ xót những lỗi sai nhỏ thì công nghệ thông tin có thể giúp người dùng kiểm soát nội dung được soạn thảo đúng chính tả và các chức năng khác, việc so sánh đối chiếu văn bản cũng trở nên dễ dàng hơn
Bốn là ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin Nghề công chứng cần phải xử lý rất
nhiều công việc liên quan đến tính pháp lý và yêu cầu đảm bảo lưu trữ đầy đủ, chính xác để làm căn cứ đối chiếu sau này, chính vì vậy tài liệu, thông tin cần lưu trữ là rất lớn Nếu như việc lưu trữ chỉ được thực hiện thủ công thì theo thời gian, số lượng hồ
sơ tài liệu quá lớn sẽ không còn khả năng để tiếp tục lưu trữ, đồng thời việc tìm lại thông tin để xử lý vụ việc cung trở nên khó khăn Bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lưu trữ, công chứng viên có thể thực hiện hoàn toàn trên hệ thống điện tử, giảm khối lượng công việc, đồng thời giúp việc tìm kiếm thông tin trở nên khoa học, dễ dàng hơn
Năm là ứng dụng vào việc tra cứu thông tin Hoạt động công chứng thường cần
sử dụng rất nhiều thông tin để thực hiện, ví dụ đơn giản nhất như việc tra cứu quy định pháp luật, thông qua công nghệ thông tin công chứng viên có thể dễ dàng tiếp cận các quy định pháp luật cần sử dụng, ngay cả những quy định đã hết hiệu lực hay được ban hành từ rất lâu trước đó mà không cần phải thu thập văn bản giấy và lưu trữ để sử dụng sau này
Sáu là ứng dụng vào việc xác thực thông tin Việc xác thực thông tin ở đây có
thể là thông tin pháp lý của pháp nhân, thông tin về việc đăng ký biện pháp bảo đảm đối với tài sản bảo đảm, Thông qua công nghệ thông tin, công chứng viên có thể dễ dàng hơn trong việc đối chiếc, xác thực thông tin này
Có thể nói rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng (ngay cả việc áp dụng song song với phương thức truyền thống) sẽ giúp công chứng viên tập trung được ở trạng thái cao nhất vào việc “xác nhận ý chí và hành vi của chủ thể” mà không cần quá bận tâm vào việc xác thực, đánh giá hồ sơ Và đương nhiên, với sự hỗ trợ tối đa đó của công nghệ thông tin, hiệu quả và chất lượng công việc công chức chắc chắn sẽ cao hơn
II THỰC TIỄN THỰC HIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
2.1 Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại một số nước phát triển
Như đã được đề cập ở trên, một số quốc gia trên thế giới nói chung và các nước phát triển nói riêng đã thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Việc ứng dụng này đã tạo ra sự đổi mới và nâng cao hiệu quả thực sự trong công tác công chứng tại những đất nước này Dưới đây là một số ví dụ tiêu biểu tình hình thực tiễn tại một số quốc gia:
Tại Pháp, công chứng điện tử bắt đầu triển khai từ năm 2008 Để thực hiện công chứng điện tử, Pháp đã sửa đổi, bổ sung nhiều quy định có liên quan, trong đó có Bộ
Trang 6luật Dân sự (sửa năm 2000) và ban hành quy định về chữ ký điện tử, công chứng điện
tử Văn bản công chứng điện tử có giá trị như văn bản công chứng giấy Toàn bộ các văn bản công chứng điện tử đều được lưu trữ tại Trung tâm MICEN đặt dưới sự giám sát của Hội đồng công chứng tối cao Pháp công chứng điện tử tại Pháp được đánh giá
là một sự chuyển biến lớn về phương pháp và môi trường thực hiện công chứng, giúp việc công chứng nhanh, hiệu quả hơn, văn bản công chứng lưu trữ lâu dài hơn
Tại Mỹ, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng đã được thực hiện chính thức lần đầu tiên tại bang Virgina vào ngày 01/7/2012 và sau đó lan rộng ra các bang khác của nước Mỹ Cụ thể hiện nay đạo luật về công chứng điện tử hoặc công chứng từ xa (hay còn gọi là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng) đã được áp dụng tại 36 bang ở Mỹ
Tại châu Âu, nhiều nước như Tây Ban Nha, Đức, Pháp, Italia, Malta, đã áp dụng công chứng điện tử Theo đó, một nền tảng chữ ký số dùng chung đã được chính thức ban hành tại liên minh châu Âu vào tháng 7/2016 giúp việc công chứng được thực hiện và có giá trị công nhận tại các quốc gia thành viên Một số mạng lưới thông tin công chứng tại liên minh châu Âu để hỗ trợ hoạt động công chứng đã được thiết lập như:
“Mạng lưới đăng ký di chúc châu Âu (RERT – www.arert.eu) kết nối các dữ liệu quốc gia về các điều khoản của di chúc cuối cùng ở cấp độ châu Âu Mạng lưới này cho phép tìm và xác định càng sớm càng tốt bản di chúc cuối cùng được thực hiện bởi một công dân châu Âu; cũng là sự kết nối của các giấy chứng nhận đăng ký bất động sản châu Âu Trang web cũng cung cấp thông tin về cách đăng ký và tìm kiếm di chúc
ở các quốc gia thuộc Liên minh Châu Âu
Mạng công chứng châu Âu tăng cường (ENN – www.enn-rne.eu) để trả lời các câu hỏi thực tế của các công chứng viên có hồ sơ xuyên quốc gia
Giải pháp Eufides (eufides.eu) nhằm tạo điều kiện hợp tác xuyên biên giới ở châu
Âu bằng cách thiết lập một nền tảng làm việc hợp tác trong một môi trường an toàn giữa hai công chứng viên từ hai quốc gia khác nhau cùng giải quyết một vấn đề xuyên biên giới”
Tại Nhật Bản, công chứng trực tuyến được bắt đầu từ năm 2000 đối với các tài liệu cá nhân, đến năm 2002 phạm vi công chứng điện tử được mở rộng đối với việc công chứng điều lệ của công ty Tuy nhiên, pháp luật vẫn quy định người yêu cầu công chứng (hoặc đại diện) phải trực tiếp gặp công chứng viên Hiện nay, Hiệp hội công chứng quốc gia Nhật Bản có kế hoạch triển khai công chứng điện tử qua các phương tiện điện tử (điện thoại thông minh, hội nghị trực tuyến ) nhằm đáp ứng yêu cầu
“chứng nhận trước mặt công chứng viên” trong môi trường số
Hệ thống công chứng điện tử được áp dụng tại Hàn Quốc từ năm 2010, cho phép xác nhận người dùng thông qua máy tính hoặc điện thoại thông minh Hệ thống này
Trang 7hữu ích khi người yêu cầu công chứng sinh sống ở nơi không có công chứng viên hoặc ngoài Hàn Quốc và giúp giảm bớt chi phí Tuy nhiên, trước đây do Hàn Quốc không
có quy định cho phép nhận yêu cầu công chứng thông qua hình ảnh nên ngay cả khi sử dụng hệ thống công chứng điện tử, người yêu cầu công chứng vẫn phải đến tổ chức hành nghề công chứng ít nhất 01 lần để gặp trực tiếp công chứng viên Từ ngày 20/6/2018, luật pháp Hàn Quốc mới cho phép người yêu cầu công chứng gặp công chứng viên thông qua hội nghị trực tuyến (video-conference) và nhận văn bản công chứng trực tuyến, thay vì phải trực tiếp đến tổ chức hành nghề công chứng Tuy nhiên, không phải tất các công chứng viên đang hành nghề đều có thể thực hiện quy trình này
mà chỉ có một số công chứng viên được cấp phép mới được thực hiện nên Bộ Tư pháp Hàn Quốc phải giải quyết một số vấn đề về kỹ thuật để có thể kiểm tra và xác nhận người dùng và phải có sự phối hợp chặt chẽ với Bộ Nội vụ (cơ quan cấp thẻ hành nghề công chứng)
Qua một số mô hình công chứng điện tử tại một số quốc gia trên thế giới, có thể thấy cách tiếp cận công chứng điện tử ở các quốc gia khá khác nhau Có những nước
sử dụng công cụ điện tử cho toàn bộ quy trình công chứng từ khâu tiếp nhận hồ sơ, xử
lý hồ sơ đến việc công chứng viên chứng nhận văn bản công chứng thông qua chữ ký số/chữ ký điện tử và đóng dấu số; có những nước chỉ sử dụng trong một công đoạn của quy trình công chứng Mặc dù cách tiếp cận công chứng điện tử ở các quốc gia có sự khác nhau, nhưng xu thế chung là dần dần các bước của quy trình công chứng sẽ được thực hiện trực tuyến thông qua công cụ điện tử
2.2 Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng tại Việt Nam.
Tại Luật Công nghệ thông tin năm 2006, tại Điều 5 quy định về chính sách của Nhà nước về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin đã thể hiện rõ tinh thần khuyến khích, tạo điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động trong đời sống
Hay tại Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng, Chính phủ đã đưa một số nhiệm vụ giải pháp nhằm “phát triển nghề công chứng ổn định, bền vững nhằm tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức tiếp cận dịch vụ công chứng, bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch, đáp ứng yêu cầu cải cách tư pháp” đó là tăng cường và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông vào hoạt động công chứng
Bên cạnh đó, tại Luật Công chứng 2014 cũng đã đề cập đến việc ứng dụng này tại Điều 32 về quyền sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức hành nghề công chứng, Điều 33 về nghĩa vụ chia sẻ một số thông tin về nguồn gốc tài sản và giao dịch
để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng của tổ chức hành nghề công chứng và Điều 62 về
cơ sở dữ liệu công chứng Tuy nhiên những quy định này thực tế vẫn còn tồn tại nhiều
Trang 8vướng mắc, bất cập trong quá trình áp dụng Đơn cử như đối với “cơ sở dữ liệu công chứng” mặc dù đã được thừa nhận và nhắc tới trong quy định nhưng lại không hề có điều khoản nào nhắc đến cơ chế tạo lập, thực hiện như thế nào
Ðể đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện chuyển đổi số hoạt động công chứng, Bộ Tư pháp đã ban hành Kế hoạch chuyển đổi số ngành Tư pháp đến năm
2025, định hướng đến năm 2030 và Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm
2025, định hướng đến năm 2030
Trong đó, tập trung nghiên cứu, triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về công chứng cho phép liên thông, kết nối với một số cơ sở dữ liệu quốc gia quan trọng
có liên quan đến hoạt động công chứng, như: cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở
dữ liệu về hộ tịch, cơ sở dữ liệu thông tin đất đai; kết nối, chia sẻ trên toàn quốc với các cơ sở dữ liệu ngành Tư pháp, như: cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật, cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, hệ thống đăng ký giao dịch bảo đảm, cơ sở dữ liệu điện
tử về thi hành án dân sự, từng bước mở dữ liệu của các cơ quan nhà nước để cung cấp dịch vụ công kịp thời, phục vụ người dân và phát triển kinh tế - xã hội Ðồng thời số hóa và triển khai thực hiện việc lưu trữ, khai thác văn bản công chứng đã được số hóa; thực hiện công chứng điện tử (công chứng trực tuyến) đối với một số dịch vụ công chứng đơn giản
Nhưng có lẽ đây cũng chỉ là cơ sở pháp lý bước đầu Nghiên cứu các quy định này thấy rằng các quy định còn chưa rõ ràng Điều quan trọng nhất là Luật Công
chứng vẫn chưa thừa nhận bất kỳ loại chứng cứ nào khác ngoài các loại giấy tờ trong
hồ sơ công chứng và “Hình thức của hợp đồng, giao dịch công chứng phải bằng
văn bản” Cơ sở dữ liệu công chứng mặc dù được nhắc đến nhưng Luật Công chứng
không hề đề cập đến ý nghĩa pháp lý của nó ra sao, cơ chế tạo lập, khai thác như thế nào
Các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng tại Việt Nam hiện nay là:
- Ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin và giao tiếp với khách hàng: Thông qua email, các ứng dụng nhắn tin, gửi tài liệu
- Ứng dụng vào việc xử lý thông tin: Soạn thảo, in ấn văn bản bằng MS Office
- Ứng dụng vào việc tra cứu thông tin: Tra cứu văn bản pháp luật từ internet hoặc
dữ liệu offline, tra cứu dữ liệu ngăn chặn từ cơ sở dữ liệu công chứng (chưa phổ biến), tra cứu dữ liệu về mẫu dấu, chữ ký, hồ sơ lưu trữ (do tổ chức hành nghề công chứng tự
hệ thống và lưu trữ – ở một số ít tổ chức hành nghề công chứng)
- Ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin: Quản lý sổ lưu trữ, sổ công chứng/chứng thực, sổ theo dõi công văn, thư tín (Chủ yếu vẫn bằng MS Office)
- Ứng dụng vào các hoạt động quản lý: Quản lý thu chi tài chính, quản lý lao động, tiền lương (bằng Excel, một số tổ chức hành nghề công chứng có phần mềm kế toán máy)
Trang 9Cụ thể:
Ứng dụng công nghệ tin học trong hoạt động tra cứu lịch sử giao dịch tài sản
Hiện tại, Thành phố Hồ Chí Minh đang áp dụng phần mềm CeNM và Thành phố
Hà Nội sử dụng phần mềm UCHI để quản lý lịch sử giao dịch liên quan đến tài sản Phần mềm này giúp các công chứng viên dễ dàng tra cứu hồ sơ giao dịch liên quan đến tài sản, lịch sử giao dịch, cũng như thống kê tình hình số lượng hợp đồng, giao dịch được công chứng để phục vụ cho công tác quản lý của Sở Tư pháp
Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng CENM và UCHI này gồm những tính năng
cơ bản sau đây:
- Tính năng Quản lý và khai thác Dữ liệu Thông tin ngăn chặn: cho phép người dùng tại Sở Tư pháp nhập lên hệ thống các Thông tin ngăn chặn, xử lý, phê duyệt thông tin ngăn chặn, tra cứu thông tin ngăn chặn và giải tỏa thông tin ngăn chặn đã được đưa lên hệ thống khi hết thời hạn hiệu lực của thông tin ngăn chặn;
- Tính năng Quản lý và khai thác dữ liệu lịch sử giao dịch: giúp người dùng có thể cập nhật và quản lý các Hợp đồng công chứng đã thực hiện Tất cả hợp đồng đã công chứng khi được cập nhật lên hệ thống sẽ được tự động đồng bộ và chia sẻ đến hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh/thành phố đó Ngoài ra ở chức năng này người dùng có thể tra cứu thông tin, xác minh thông tin trên toàn bộ cơ sở dữ liệu
đã được đồng bộ lên hệ thống;
- Tính năng Quản lý và thực hiện Hợp đồng trực tuyến: cho phép người đung tại
Tổ chức công chứng có thể cùng phối hợp thực hiện để tạo lập, xử lý một Hợp đồng công chứng trên phần mềm bằng các bước đơn giản nhưng đầy đủ và tiện ích: Soạn thảo Hợp đồng, Ký công chứng, Đóng dấu hợp đồng Hợp đồng công chứng sau khi được Đóng dấu trên phần mềm, sẽ được tự động đồng bộ lên hệ thống chung, phục vụ cho hoạt động quản lý và tra cứu;
- Tính năng Báo cáo Thống kê: cung cấp các công cụ thống kê đa dạng, từ mẫu báo cáo thống kê tổng hợp hoạt động tại văn phòng, đến các mẫu báo cáo, thống kê theo công chứng viên, theo loại Hợp đồng, thống kê doanh thu Tính năng này còn hỗ trợ các tổ chức hành nghề công chứng xuất nhanh chóng Báo cáo thống kê theo mẫu 31/BTP/BTTP/CC, (04/2016) và Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu sô TP-CC-22 (2015)
- Và rất nhiều tính năng tiện ích khác như: Thông báo; Quản lý Tài liệu, cán bộ; Phân quyền người dùng,…
Với nhiều chức năng hiệu quả như vậy, tuy nhiên thực trạng sử dụng phần mềm này tại vẫn còn nhiều bất cập Cụ thể, một số tổ chức hành nghề chưa thực sự thực hiện tốt công tác nhập hồ sơ lên hệ thống này, thường cuối ngày làm việc các tổ chức
Trang 10hành nghề công chứng mới tiến hành cập nhật thông tin lên hệ thống, có một số trường hợp, hồ sơ giao dịch đã công chứng nhưng không được cập nhật, một vài ngày sau mới cập nhật lên hệ thống Tình trạng này làm ảnh hưởng không nhỏ đến tính hiệu quả của
hệ thống, bởi vì nhóm đối tượng xấu có thể lợi dụng khoảng thời gian hồ sơ chưa được cập nhật trên hệ thống này để tiếp tục tiến hành giao dịch tài sản cho một đối tượng khác, ở một tổ chức hành nghề công chứng khác mà không gặp khó khăn gì cả
Ngoài ra, mặc dù phần mềm này rất nhiều tính năng có ích, tuy nhiên hầu hết các công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng vẫn chưa khai thác được hết những tính năng hữu ích này
Ứng dụng công nghệ tin học trong hoạt động tra cứu ngăn chặn từ hệ thống cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp
Hiện nay, một số địa phương đã thành lập được hệ thống cơ sở dữ liệu cho hoạt động công chứng để giảm thiểu rủi ro cho các công chứng viên, giảm thiểu tình trạng lừa đảo trong hoạt động công chứng Hệ thống tra cứu ngăn chặn của Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh cho phép công chứng viên xác định được tình trạng hiện tại của tài sản, các yêu cầu ngăn chặn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền Điều này giúp công chứng viên thực hiện nghiệp vụ công chứng an tâm và chính xác hơn, khách hàng cũng sẽ nắm rõ được tình trạng tài sản mà mình đang giao dịch qua đó làm giảm thiểu rủi ro trong các hợp đồng, giao dịch được công chứng
Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại bất cập của hệ thống này là mới chỉ cập nhật được thông tin dữ liệu đối với tài sản – đối tượng của hợp đồng, giao dịch mà chưa quản lý được chủ thể tham gia hợp hợp đồng, giao dịch Thiết nghĩ chủ thể hợp đồng, giao dịch cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu lực của hợp đồng, giao dịch chẳng hạn như trường hợp mua bán cổ phiếu mà bên mua là cán bộ, công chức nhà nước bị cấm sở hữu cổ phần của công ty, hoặc những người bị hạn chế nắm giữ một số chức
vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Doanh nghiệp
Ứng dụng công nghệ tin học trong việc thiết lập hệ thống dữ liệu văn bản pháp luật
Bộ Tư pháp đang có kế hoạch xây dựng, hoàn thiện hệ thống pháp luật số để tiện lợi cho việc quản lý và tra cứu dễ dàng cho người sử dụng
Hiện nay, có một số công ty đã và đang thống kê, mã hóa các văn bản pháp luật của nước ta để tạo thành một hệ thống dữ liệu thông tin điện tử Điều này tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc tra cứu văn bản pháp luật hiện hành đối công chứng viên nói riêng và mọi người nói chung
III ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG