LUẬN văn THẠC sĩ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH bán HÀNG THU TIỀN tại CÔNG TY TRÁCH NHIỆM hữu hạn XĂNG dầu KIÊN GIANG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN (( TRẦN KIM PHƯỢNG HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN ĐÀ NẴNG, 2020 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN (( TRẦN KIM PHƯỢNG HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG Chuyên ngành Kế toán Mã số 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học TS Hồ V.

- -TRẦN KIM PHƯỢNG

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

ĐÀ NẴNG, 2020

- -TRẦN KIM PHƯỢNG

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học: TS Hồ Văn Nhàn

ĐÀ NẴNG, 2020

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu, kếtquả nêu trong luận văn là trung thực và chưa được công bố trong các công trìnhkhác.

HỌC VIÊN

Trần Kim Phượng

Tôi xin chân thành cảm ơn người hướng dẫn TS.Hồ Văn Nhàn đã tận tìnhhướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này.

Tôi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo cùng tập thể cán bộ nhân viên phòng

kế toán các công ty đã hỗ trợ tôi trong quá trình tìm hiểu thực tế và thu thập số liệutại cơ sở để nghiên cứu, phân tích và thực hiện đề tài

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Bố cục của luận văn 2

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 2

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 8

1.1.1 Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 10

1.1.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý 11

1.1.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 12

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 22

1.2.1 Nội dung của chu trình bán hàng - thu tiền 22

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 28

1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 29

1.2.4 Những rủi ro chủ yếu thường xảy ra trong chu trình bán hàng - thu tiền 31

1.2.5 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền 32

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 37

XĂNG DẦU KIÊN GIANG 38

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG 38

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 38

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 38

2.1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty 40

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG 50

2.2.1 Đặc điểm về tình hình tiêu thụ và tổ chức mạng lưới kinh doanh của công ty ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát nội bộ 50

2.2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty.52 2.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG 74

2.3.1 Những kết quả đạt được trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty 74

2.3.2 Những tồn tại hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty 76

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 79

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG 80

NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG 80

3.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN XĂNG DẦU KIÊN GIANG 82

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 82

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng - thu tiền 85

3.2.3 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền 91

3.2.4 Hoàn thiện hệ thống các kênh thông tin trong nội bộ với bên ngoài 99

3.2.5 Hoàn thiện hệ thống đánh giá rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền 102

3.2.6 Hoàn thiện công tác kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền trong điều kiện xử lý thông tin bằng máy tính tại Công ty 103

3.3 CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ XUẤT 104

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 105

KẾT LUẬN 106 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

BHTN Bảo hiểm thất nghiệp

CPNCTT Chi phí nhân công trực tiếp CPNVLTT Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Số hiệu

3.1 Dự toán tiêu thụ quý 4/2019-SP dầu nhờn Petrolimex 83

3.7 Bảng so sánh tình hình thực hiện doanh thu 93

3.9 Ước lượng rủi ro trong quy trình bán hàng của công ty 102

Số hiệu

1.2 Sơ đồ chu trình bán hàng thu và thu tiền 242.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 422.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 452.3 Sơ đồ trình tự kế toán tại công ty trên máy tính 482.4 Sơ đồ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 48

2.7 Lưu đồ KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền mặt 692.8 Lưu đồ KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng 733.1 Hệ thống bảo vệ thông tin các tài sản trong công ty 863.2 Minh họa danh sách quyền truy cập các tập tin 873.3 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với hình thức bán lẻ trực tiếp 963.4 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền mặt 973.5 Lưu đồ hoàn thiện KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền gửi

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chu trình bán hàng - thu tiền trong các doanh nghiệp thương mại hay dịch vụđều mang những bản chất chung của quá trình trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoànthành; hàng hóa hay dịch vụ đều là những tài sản chứa đựng giá trị và có thể bánđược theo nhiều hình thức khác nhau Chính vì vậy, việc kiểm soát chu trình bánhàng - thu tiền một cách hữu hiệu sẽ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp, hạn chế được các sai phạm, cung cấp thông tin kịpthời, chính xác, trung thực nhằm đạt được các mục tiêu mà nhà quản lý đề ra

Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang là công ty liên doanh, hình thành vớimục tiêu là kinh doanh buôn bán xăng dầu, dầu nhờn Petrolimex theo cơ chế muabán tại thị trường trong nước (hình thức đại lý) để bán lẻ Công ty TNHH Công tyTNHH Xăng Dầu Kiên Giang hiện đã có 33 Cửa hàng xăng dầu Bán hàng và thutiền là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến sự tồn tại của công ty Việc hoànthiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền vừa đảm bảo tuân thủcác quy định của Nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đápứng các yêu cầu quản lý là một yêu cầu mang tính cấp thiết

Nhận thức được tầm quan trọng đó, tôi đã nghiên cứu và chọn đề tài luận văn

thạc sĩ của mình với tiêu đề: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang”.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống hóa lý luận cơ bản, hệ thống hoá lý luận về kiểm soát nội bộ chutrình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp

Trên cơ sở đó, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang

-Trên cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Xăng DầuKiên Giang, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và tăng cường hệ thống kiểmsoát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại công

ty, bao gồm việc tiêu thụ xăng, dầu, nhớt bán buôn và bán lẻ

- Phạm vi nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại

Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang Trong đó tập trung chủ yếu vào hoạt độngbán buôn và một phần của hoạt động bán lẻ tại công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

Kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn Trên cơ sở đó sửdụng các phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích, đối chiếu, chứng minh, sosánh giữa lý luận và thực tiễn công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thutiền tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang

5 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiềntrong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tạiCông ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang

Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tạiCông ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trên thế giới: Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB) đã ra đời từ thế kỷ 19,được bổ sung hoàn thiện nhằm phát hiện và ngăn chặn những gian lận, sai sót củamột tổ chức từ các công ty kiểm toán, cơ quan chức năng Năm 1929, công bố củaCục dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) - tiền thân của chuẩn mựckiểm toán Hoa Kỳ lần đầu tiên đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ và chính thứccông nhận vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Ở Việt Nam: vào cuối những năm 1980, khi nước ta từng bước chuyển nềnkinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN, lúc đó sự xuấthiện của các nhà đầu tư nước ngoài, hoạt động kiểm soát nội bộ được chú trọng do

nhu cầu minh bạch thông tin KSNB đã tồn tại và phát triển nhưng phần lớn còn tồntại nhiều yếu kém, chưa phát huy hết vai trò công cụ quản lý của doanh nghiệp.Nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có Bộ môn Kiểmtoán, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP HCM (2012), Kiểmsoát nội bộ, NXB Phương Đông, TP HCM Tác giả đã trình bày các nội dung cơbản của hệ thống KSNB theo khuôn mẫu COSO, kiểm soát nội bộ trong một sốnghiệp vụ hay tài sản chủ yếu Ngoài ra, tác giả đã trình bày các gian lận và biệnpháp phòng ngừa Việc thiết lập hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ giảm bớt được rủi rosai phạm, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và năng lực cạnh tranh trong quátrình kinh doanh và hội nhập kinh tế quốc tế.

Nằm trong hệ thống KSNB, kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền là nộidung quan trọng Bởi hoạt động bán hàng ảnh hưởng đến sự tồn tại của doanhnghiệp Đây là quá trình tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, tạo điều kiện cho hoạtđộng tái sản xuất và thu về lợi nhuận Tuy nhiên, chu trình bán hàng và thu tiến làhoạt động xảy ra thường xuyên và dễ dàng xảy ra gian lận, sai sót Việc xây dựng

hệ thống KSNB hữu hiệu đối với chu trình này sẽ hạn chế được thất thoát, lãng phí,nâng cao được uy tín, sức cạnh tranh trên thị trường

Hiện nay, có rất nhiều tài liệu nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chotừng công ty, tùy theo từng loại hình kinh doanh của công ty mà chúng ta có thể xâydựng các chu trình của hệ thống KSNB Công ty mà tác giả muốn đề cập đến thuộcloại hình kinh doanh trong lĩnh vực thương mại - dịch vụ Vì vậy, tác giả nghiêncứu sâu vào chu trình bán hàng và thu tiền của kiểm soát nội bộ

Nghiên cứu thực tế về vấn đề KSNB đối với chu trình bán hàng - thu tiềntrong doanh nghiệp có một số đề tài sau:

+ “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Bắc Âu” của tác giả Võ Thị Bích Phụng - Đại học Đà Nẵng, 2010 Nội dung trình bày

của luận văn đã hệ thống hoá các quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ chutrình bán hàng và thu tiền, thiết kế xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và các yếu

tố cấu thành hệ thống KSNB Tuy nhiên trong luận văn tác giả chưa trình bày chi

tiết các yếu tố cấu thành đến công tác kiểm soát chu trình mà đang còn mang nặngtính thủ tục về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CP Bắc Âu

+ “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Cao

Su Đà Nẵng” của tác giả Dương Thị Thúy Liễu - Đại học Đà Nẵng, 2010 Luận văn

đưa ra được hệ thống lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

CP Cao su Đà Nẵng, các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB của chu trình, chỉ rađược các nguyên nhân gây nên sự lãng phí, thất thoát trong quy trình bán hàng cũngnhư kiểm soát hệ thống bán lẻ

+ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty thương mại và dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh” của tác giả Dương Thị Thanh

Hiền - Đại học Đà Nẵng, 2011 Luận văn có hệ thống hoá cơ sở lý luận, đưa ra cácgiải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp vớicác công ty thương mại dịch vụ tổng hợp Tuy nhiên trong điều kiện ứng dụngCNTT hiện nay thì kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị còn tồn tạicác công tác thủ công, chưa tự động hoá, chưa áp dụng tốt hệ thống thông tin vàotrong quản lý hệ thống kiểm soát tại công ty phù hợp với năng lực và điều kiện đểđảm bảo hiệu quả kinh tế

+ “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Cổ phần Gạch men Cosevco” của tác giả Lê Thị Thanh Huyền - Luận văn thạc sĩ kinh

tế, chuyên ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng, 2012 Luận văn đã trình bày khá rõthực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Trên cơ sởthực tế tại công ty, tác giả đã nêu ưu, nhược điểm của công tác kiểm soát nội bộhoạt động bán hàng và thu tiền

Từ đó, tác giả đã đưa một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trìnhbán hàng và thu tiền tại công ty: việc lập kế hoạch tiêu thụ phải có sự tham gia của

bộ phân chuyên môn nghiên cứu thị trường; mở rộng đối tượng áp dụng chính sáchtín dụng, chiết khấu không chỉ cho đại lý, khách hàng quen mà cần nhắm tới kháchhàng mới; công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn để khách hàng có để đặt hàngchính xác; kiếm tra đột xuất quỹ tiền mặt bởi người thứ ba độc lập với kế toán và

thủ quỹ; việc lập và duyệt hợp đồng nên tách rời nhau; quy định chế độ báo cáođịnh kỳ hằng ngày, hằng tuần về hoạt động bán hàng thu tền tại chi nhánh về Công

ty, trên cơ sở đó kế toán Công ty kiểm tra doanh thu bán hàng với lượng tiền chuyển

về tài khoản Công ty có phù hợp không; cần quy định xử phạt trường hợp chiếmdụng tiền tạm thời của Công ty;

+ “Tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và và thu tiền bán hàng tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Cấp nước Đà Nẵng” của tác giả Đăng Thị Cẩm Hà

- Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng, 2012

Đặc điểm doanh thu và thu tiền bán hàng của Công ty Trách Nhiệm Hữu HạnMột Thành Viên Cấp nước Đà Nẵng là số lượng khách hàng lớn và đa dạng, từkhách hàng cá nhân đến khách hàng doanh nghiệp, tổ chức nên việc kiểm soát nội

bộ cần khắc phục như: Chưa có bộ phận độc lập nào kiểm tra hợp đồng cung cấp vàtiêu thụ nước làm ảnh hưởng đến doanh thu trong kỳ; việc ghi chỉ số đồng hồ nướcchưa được kiểm tra, dễ xảy ra sai xót, gian lận như thường xảy ra tình trạng nhânviên đọc, ghi sai chỉ số đồng hồ nước rồi tháng sau mới phát hiện ra và điều chỉnh;hoá đơn thu tiền nước không có dấu và chữ ký người kiểm tra; việc kiểm soát thu từđội ngũ nhân viên thu ngân trực tiếp đi thu tại nhà khách hàng chưa chặt chẽ dẫnđến lợi dụng chiếm dụng vốn; tổ chức kế toán tại các chi nhánh cấp nước vi phạmnguyên tắc bất kiêm nhiệm

Tác giả đã đưa ra một số biện pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ về doanhthu và thu tiền như: Chứng từ hoá đơn tiền nước phải có đủ chữ lý của các bên liênquan như nhân viên thu ngân, người kiểm soát, ; hoá đơn tiền nước cần đánh số liêntục trùng với số thứ tự ghi chỉ số đồng hồ nước trong sổ theo dõi chỉ số đồng hồ nước đểkiểm tra, kiểm soát dễ dàng hơn; nhân viên thu ngân phải ký vào hoá đơn tiền nướctrước khi giao khách hàng, cần có chế độ khen thưởng, kỷ luật rõ ràng đối với nhân viênthu ngân, nên có sự luân chuyển nhân viên trong tổ phát hành hoá đơn, công nợ đểtránh tình trạng cấu kết chiếm dụng tiền quỹ sử dụng dài ngày; tăng cường công tácquyết toán hoá đơn; tăng cường kiểm soát công tác quản lý nợ;

+ “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần thép Đà Nẵng” của tác giả Nguyễn Thị Bích Ngọc - Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng, 2012.

Luận văn đã nghiên cứu về thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng vàthu tiền đối với đặc điểm đặc thù của ngành sản xuất và kinh doanh phôi thép, thépxây dựng và thép phế liệu Do hình thức bán hàng tại công ty chủ yếu là bán hàngtrả chậm nên các thủ tục kiếm soát nội bộ chú trọng kiểm soát ba nội dung: hoạtđộng bán hàng, nợ phải thu và thu tiền bán hàng Luận văn đã trình bày rõ quy trình

và thủ tục kiếm soát tương ứng trong giai đoạn của chu trình bán hàng và thu tiềntại công ty Qua nghiên cứu thực trạng tại công ty, tác giả đã tìm ra những mặt đạtđược và hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ

Một số biện pháp hoàn thiện thủ tục kiếm soát nội bộ được đưa ra như : quyđinh rõ ràng việc tiếp nhận, xử lý và trả lời khách hàng chỉ do một bộ phận chịutrách nhiệm, đồng thời nên xây dựng một mẫu đơn đặt hàng thống nhất của công ty;xây dựng một bộ phận độc lập kiểm tra tình hình tài chính khách hàng giúp công tácxét duyệt hiệu quả hơn; định kỳ bộ phận theo dõi nợ phải thu lập bảng phân tíchtình hình nợ phải thu theo tuổi nợ, tỷ trọng nợ để có biện pháp thu nợ đối với từngkhách hàng

+ “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Petec Bình Định” của tác giả Nguyễn Thị Bích Trâm - Luận văn thạc sĩ kinh

tế, chuyên ngành Kế toán, Đại học Đà Nẵng, 2013

Với những đặc điểm của công ty là công tác kế toán được tổ chức theo môhình kế toán tập trung, phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ đối vớinhững ngành xăng dầu và xi măng đã làm phát sinh nhiều rủi ro trong việc bán hàng

và thu tiền Tác giả đã phát hiện được những hạn chế về môi trường kiểm soát nhưhoạt động của ban kiểm soát mang nặng tính hình thức, các kế hoạch xây dựng chưachính xác ; hạn chế về thủ tục kiểm soát như: phần lớn đi sâu mảng kế toán, việctiếp nhận đơn đặt hàng chưa thống nhất, kiểm soát ghi nhận doanh thu chưa thườngxuyên, kịp thời, Từ đó, đưa ra các giải pháp nhằm phát huy hiệu quả của hệ thống

kiểm soát nội bộ của Công ty.

Các đề tài cũng đưa ra được nhiều hướng giải quyết các vấn đề còn tồn đọngtrong doanh nghiệp và đưa ra được nhiều đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả của côngtác quản lý hoạt động bán hàng và thu hồi vốn trong doanh nghiệp Tuy nhiên mỗidoanh nghiệp có một đặc điểm riêng cũng như một hướng kiểm soát riêng mà kiểmsoát chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang thì chưa

có một nghiên cứu nào

Căn cứ vào lý do đó cùng với hoạt động kinh doanh của Công ty đặc biệt làhoạt động bán hàng - thu tiền và bán lẻ diễn ra liên tục, tần suất lớn nhưng quy trìnhkiểm soát chưa được quản trị doanh nghiệp chú ý đồng bộ hóa về thủ tục nên tácgiải đã đi vào nghiên cứu để góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát chu trình bánhàng - thu tiền tại Công ty TNHH Xăng Dầu Kiên Giang

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyềnlợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành.Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vìquyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổchức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào

có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa họcchứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính

Chính vì vậy, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ là một phần thiếtyếu của công tác quản lý doanh nghiệp, nó chính là một cơ chế giám sát Hệ thống

sẽ giúp Ban giám đốc đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và ngăn chặncác hoạt động bất hợp lệ Hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ là tài liệu hướng dẫn

mà nhân sự ở mọi cấp tổ chức cũng phải tham gia thực hiện Đó là quá trình đượcthiết kế chặt chẽ, một phương tiện để đạt được mục đích, nhưng tự nó không dừnglại ở đó mà phải đưa ra sự đảm bảo hợp lý về việc cần phải đạt được các mục tiêukinh doanh của doanh nghiệp

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi íchnhư:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và tàisản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhauhoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát thích hợp

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy

kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của các nhàquản lý Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính chính xác, tính kịp thời

về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọihoạt động kinh tế tài chính.

- Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ trongdoanh nghiệp được thiết kế phải đảm bảo thực hiện các chế độ pháp lý liên quanđến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, cụ thể:

 Duy trì và kiểm tra các việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến cáchoạt động của doanh nghiệp

 Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lậntrong mọi hoạt động của doanh nghiệp

 Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báocáo tài chính trung thực và khách quan

 Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soáttrong một đơn vị được thiết lập nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tácnghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lựctrong doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quảhoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thốngkiểm soát nội bộ nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lýtrong doanh nghiệp

Như vậy khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội

bộ cũng trở nên to lớn Người chủ đơn vị sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việcgiám sát và kiểm tra các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếpcủa bản thân Đối với những đơn vị mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổđông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởngcao của cổ đông

Xét về điều này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố củamột hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối vớicông ty có nhà đầu tư bên ngoài Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn chonhững công ty có rủi ro thấp hơn

1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Mọi doanh nghiệp hoạt động đều có chung mục tiêu là lợi nhuận Để đảm bảomọi hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả mong muốn, nhà quản lý luôn phảichú trọng đến công tác kiểm tra, kiểm soát Kiểm tra là việc soát xét để đánh giá,phân loại, điều chinh các mục tiêu, định mức, định hướng còn kiểm soát là việc xemxét lại, năm bắt và điều hành đối tượng quản lý Nếu như quản lý được thực hiệntrên cả tầm vĩ mô và vi mô thì kiểm tra, kiểm soát cũng gắn với mỗi phạm vi đó Vìvậy, kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lý, tồn tại trong tất cả các giaiđoạn của quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộcủa doanh nghiệp

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ đã nhắc đếncác định nghĩa khác nhau về hệ thống này:

Theo chuẩn mực Kiểm toán ISA 400: Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ

những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảoviệc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Cácthủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngănngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghichép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn [4, tr.5]

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): Hệ thống kiểm soát nội bộ là một

hệ thống bao gồm các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằmcung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:

+ Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc khônghiệu quả

+ Đảm bảo sự tin cậy và trung thực của thông tin

+ Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý

+ Đảm bảo hiệu quả các hoạt động và hiệu năng quản lý [5, tr.16]

Có thể đúc kết lại: Kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách, thủ tục, biệnpháp kiểm soát đặc thù do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập nên nhằm kiểm tra, theodõi mọi hoạt động của đơn vị phục vụ cho nhu cầu quản lý, đảm bảo việc thực hiện

các mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, đảm bảoviệc thực hiện các chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản

lý, phát hiện kịp thời các rắc rối trong kinh doanh…một cách hiệu quả nhất

1.1.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý

Từ những khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ đã phần nào giúp cho chúng

ta nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanhnghiệp Một hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp vững mạnh sẽ có mộtvai trò to lớn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp:

- Giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro,nhất là về con người và tài sản

- Giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm tải trong những công việc hàng ngày

để tập trung vào vấn đề chiến lược

- Giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp chuyên nghiệp hoá công tác quản lý điềuhành cụ thể:

+ Doanh nghiệp được quản lý một cách khoa học chứ không phải thuần tuýbằng cảm tính (kinh nghiệm hay trực giác)

+ Doanh nghiệp được quản lý bằng cơ chế và quy chế chứ hải thuần tuý dựavào lòng tin

Thông thường, khi doanh nghiệp càng phát triển thì hệ thống kiểm soát càng

có điều kiện phát huy hiệu quả và lợi ích đem lại cho doanh nghiệp cũng trở nên tolớn hơn Đối với công ty cổ phần, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ gópphần tạo dựng lòng tin của cổ đông đối với doanh nghiệp Do vậy, việc xây dựng vàhoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đang là vấn đề quan tâm hàng đầucủa nhiều doanh nghiệp, trong đó có các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổphần có quy mô vừa và nhỏ

Để thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ doanh nghiệp cầnphải tuân thủ các nguyên tắc chung:

 Một môi trường văn hoá nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức vàphân công trách nhiệm rõ ràng

 Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràngbằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội quy công ty.

 Các hoạt động rủi ro được phân tích rõ ràng giữa các nhân viên khác nhau

 Tất cả các giao dịch được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp

 Mọi nhân viên đều phải tuân thủ kiểm soát nội bộ

 Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng

 Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập

 Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản

 Định kỳ phải kiểm tra, nâng cao hiệu quả các biện pháp kiểm sát nội bộNhư vậy, hệ thống kiếm soát nội bộ là chuỗi các hoạt động, biện pháp, kếhoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nổi lực của mỗi thành viên trong tổ chức

để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt dộng hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra hợp lý

1.1.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các thành phần chủ yếu: Môi trườngkiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động và kiểm soát; Thông tin và truyền thông;Giám sát

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Là một trong những yếu tố tác động đến công việc thiết kế, vận hành và tínhhữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị Môi trường kiểm soát đặt ra nềntảng ý thức của doanh nghiệp có tác động đến ý thức kiểm soát của cán bộ nhânviên trong doanh nghiệp Môi trường kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóacủa một doanh nghiệp Là nền tảng cho các cấu phần khác trong hệ thống kiểm soátnội bộ của doanh nghiệp nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phùhợp Nói đến môi trường kiểm soát, chúng ta hay đề cập đến các yếu tố sau:

-Triết lý quản lý và phong cách tổ chức điều hành hoạt động của nhà quản trị:

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản trị doanhnghiệp; phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khiđiều hành đơn vị Những quan điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách,chế độ cũng như quy trình, cách thức kiểm tra kiểm soát trong đơn vị Nếu quan

điểm của nhà quản lý là trung thực, lành mạnh hóa tài chính thì sẽ có những hạn chếxảy ra trong hoạt động kinh doanh Ngược là nếu nhà quản lý coi trọng vấn đề lợinhuận, hoàn thành kế hoạch, tối đa hóa lợi nhuận bằng mọi cách thì các thủ tụckiểm soát rất khó thực hiện được Chính vì sự khác biệt đó dẫn đến quan điểm quản

lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và thựchiện các mục tiêu còn lại tại đơn vị

-Tính chính trực và những giá trị đạo đức trong doanh nghiệp: là chìa khóa

thành công cho việc thiết lập môi trường kiểm soát tốt Giá trị đạo đức là tập hợpcác tiêu chuẩn về hành vi tạo nên nền tảng đạo đức mà mọi nhân viên phải thực thi.Giá rị đạo đức hướng dẫn các nhân viên khi ra quyết định Ban quản trị xác định cácgiá trị đạo đức khi nó thúc đẩy:

+ Sự cam kết trung thực và công bằng

+ Sự tôn trọng pháp luật và các chính sách

+ Sự tôn trọng dành cho tổ chức

+ Sự nêu gương của lãnh đạo

+ Sự cam kết dành cho các điều xuất sắc

+ Sự kính trọng dành cho người quản lý

+ Sự tôn trọng quyền lợi của người làm công

+ Sự phù hợp với các đẳng cấp chuyên nghiệp

-Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và bộ phận kiểm soát trong doanh nghiệp: Hội đồng quản trị và bộ phận kiểm soát (thường gọi là ban kiểm soát

nội bộ) đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường kiểm soát Bộ phậnkiểm soát thực hiện giám sát và đánh giá thường xuyên toàn bộ các hoạt động của tổchức, kể cả đối với hệ thống kiểm soát nội bộ Một đơn vị có bộ phận kiểm soát tốt

sẽ có được những thông tin kịp thời, chính xác về tình hình tổ chức Với vai trò củamình, hội động quản trị và kiểm soát sẽ tạo ra môi trường kiểm soát bằng các hoạtđộng chủ yếu sau:

+ Phê chuẩn và giám sát sứ mệnh, mục tiêu và chiến lược kinh doanh

+ Phê chuẩn, giám sát, thực thi giá trị, chuẩn mực đạo đức của tổ chức

+ Giám sát các quyết định và hành động quản lý của người quản trị.

+ Thiết lập chính sách và cơ cấu tổ chức

- Cơ cấu tổ chức: Thực chất là sự phân chia chịu trách nhiệm và quyền hạn

giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mụctiêu Một cơ cấu phù hợp sẽ đảm bảo cho các hoạt động trong đơn vị được thôngsuốt, hiệu quả, không có sự chồng chéo giữa các bộ phận, đảm bảo được sự độc lậptương đối giữa các bộ phận đồng thời sẽ là một nhân tố quan trọng góp phần tạo nênmôi trường kiểm soát lành mạnh

-Phân cấp quyền hạn và trách nhiệm: Được xem là phần mở rộng của cơ cấu

tổ chức Cách thức này cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của tưng thành viêntrong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên biết được nhiệm vụ cụ thểcủa mình và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trongviệc hoàn thành mục tiêu

-Chính sách nhân sự: Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống kiểm soát

con người Nếu đơn vị có đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy thì nhiềuquá trình kiểm soát có thể chưa có mà vẫn có các báo cáo tài chính đáng tin cậy.Ban quản trị chịu trách nhiệm đảm bảo năng lực hoàn thành công việc của nhânviên bằng việc thiết lập các chính sách và thủ tục nguồn nhân lực đối với:

+ Yêu cầu trình độ và kỹ năng cho từng vị trí

+ Kiểm tra trình độ đối với từng ứng viên

+ Chính sách tuyển dụng và thăng tiến cho từng ứng viên đạt yêu cầu

+ Chương trình đào tạo giúp nhân viên nâng cao trình độ và kỹ năng

Ban quản trị còn đảm bảo rằng các nhân viên được trang bị đủ phương tiện,công cụ, phần mềm, các cẩm nang quy trình công việc,… cần thiết để hoàn thànhnhiệm vụ

- Công tác kế hoạch của doanh nghiệp sẽ là cơ sở tốt cho các mục tiêu của công tác kiểm soát Việc lập kế hoạch chính xác sẽ giúp cho đơn vị hoạt động đúng

hướng và có hiệu quả Đồng thời công tác kế hoạch nếu được tiến hành một cáchnghiêm túc và khoa học cũng sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp

đơn vị có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai xót gian lận trong các hoạt độngsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

-Các nhân tố khác: Là các nhân tố vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý

nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và các quy chế, thủ tụckiểm soát cụ thể Thuộc các nhân tố này là ảnh hưởng của các cơ quan chức năngNhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý Ví dụ như: ảnh hưởng của Ngânhàng, cơ quan Thuế, pháp luật…

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá bao gồm việc xác định và phân tích rủi ro liên quan đến quá trìnhhướng tới mục tiêu của doanh nghiệp, làm nền tảng cho việc xác định các cách thức

xử lý rủi ro Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở các cấp độ tổng thể doanhnghiệp và cấp độ bộ phận, doanh nghiệp có thể xác định được những yếu tố chủ yếudẫn đến thành công và sau đó xác định những rủi ro gây ảnh hưởng đến những yếu

tố thành công này

Chuẩn bị để tiếp cận rủi ro: Ban quản trị, trước hết, nên xác định toàn bộ cáchoạt động, các mục tiêu kiểm soát trong toàn bộ tổ chức Các mục tiêu kiểm soátđược cụ thể hóa hơn và gắn liền với trách nhiệm của từng bộ phận Sau khi xác địnhmọi hoạt động và mục tiêu kiểm soát, nhà quản lý tiến hành xác định các rủi ro gắngliền với từng đối tượng Những rủi ro này có thể xuất phát từ bên trong nội bộ tổchức (sự nhầm lẫn, sự lừa gạt,…) và bên ngoài tổ chức (thay đổi môi trường pháp

lý, các thảm họa tự nhiên,…) Điều quan trọng là nhà quản lý phải xác định rủi rogắn liền với từng mục tiêu kiểm soát

Quá trình nhận dạng rủi ro: Nhà quản lý nhận dạng các rủi ro trên hai khíacạnh: Khả năng xảy ra và tác động của rủi ro

- Tác động của rủi ro: là sự ảnh hưởng của các sự kiện không mong muốn lên

tổ chức khi xảy ra Những ảnh hưởng là tổn thất cho doanh nghiệp hoặc là cơ hội bịđánh mất Nếu có thể, tiến hành định lượng các ảnh hưởng hoặc ít nhất được mô tả

đủ để thấy được các dấu hiệu xuất hiện của rủi ro

- Khả năng xảy ra: là xác suất xảy ra các sự kiện không mong đợi nếu không

có biện pháp kiểm soát nào để ngăn chặn hoặc làm giảm thiểu rủi ro.

Cao Khả năng xảy ra Thấp Thấp Mức độ ảnh lưởng Cao

Hình 1.1 Sơ đồ mô hình nhận dạng rủi ro

Sơ đồ minh họa trên minh họa sự tiếp cận hợp lý để nhận dạng rủi ro Gócphần tư thứ 1 biểu diễn mức độ ưu tiên thấp nhất, và góc phần tư thứ 4 biểu diễnmức độ ưu tiên cao nhất Nhà quản lý tiến hành thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ tácđộng và khả năng xảy ra Với các thông tin trên, nhà quản trị xác định cách thứcquản trị rủi ro

Quản trị rủi ro: Nhà quản trị cấp cao nên tiến hành các hướng dẫn cho ngườiquản trị cấp thấp hơn việc lượng hóa mức độ và phân loại rủi ro Với các hướng dẫnnày, các nhà quản lý cấp thấp hơn sẽ quyết định tình huống nào là chấp nhận, ngănchặn hay giảm thiểu, hoặc né tránh rủi ro Ví dụ, đối với quy trình kiểm soát hoạtđộng truy cập dữ liệu, để ngăn chặn người không có thẩm quyền truy cập, nhà quản

lý có thể cân nhắc phương án sau:

+ Chấp nhận rủi ro: Không tiến hành hoạt động kiểm soát nào Nhà quản trị

có thể chấp nhận rủi ro này khi tác động ảnh hưởng các truy cập không được phépnày là không có ý nghĩa (các dữ liệu truy cập không nhạy cảm, chi phí bỏ ra cho cáchoạt động kiểm soát rủi ro kiểu này lớn hơn tổn thất do rủi ro này gây ra)

+ Ngăn chặn hoặc giảm thiểu rủi ro: Thiết lập các hoạt động - Nhà quản trịkhông chấp nhận cấp độ rủi ro này bởi các tài liệu chứa các thông tin mật, có giá trị

Vì thế nhà quản trị nên tiến hành các hoạt động kiểm soát nhằm ngăn chặn hoặcgiảm thiểu rủi ro ở mức độ chấp nhận được

+ Tránh né rủi ro: Không tiến hành hoạt động nghiệp vụ này Một khi dữ liệu

2

1

Yêu cầuĐiều chỉnh

3

4

cho phép truy cập quá nhạy cảm hoặc kiểm soát việc truy cập dữ liệu quá tốn kém,nhà quản trị có thể từ chối, không tiến hành nghiệp vụ này.

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉthị của nhà quản lý được thực hiện Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ởmọi cấp độ và mọi hoạt động Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý cácrủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị Có nhiềuloại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện và dưới đây là những hoạtđộng kiểm soát chủ yếu của đơn vị có liên quan đến hệ thống kế toán:

 Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động:

 Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin

 Kiểm tra độc lập

Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động:

Tất cả các nghiệp vụ đều phải được ủy quyền cho một người chịu tráchnhiệm Khi bất kỳ ai trong công ty cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hỗnđộn sẽ xảy ra ngay Có hai mức độ ủy quyền:

- Ủy quyền chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để ápdụng cho toàn đơn vị, nhân viên cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trongphạm vi giới hạn của chính sách Các ví dụ về ủy quyền chung như hạn mức bánchịu, bảng giá bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồn kho tối thiểu…

- Ủy quyền cụ thể là trường hợp một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từngnghiệp vụ riêng biệt Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, ngườiquản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp Ví dụ khoản bán chịutrên hạn mức tín dụng, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản… Ủy quyền cụ thểthường áp dụng cho các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh

Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin:

Hoạt động này được thực hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin của đơn

vị Bởi vì thông tin thực chất cũng là một dạng tài sản

Tài sản vật chất cần được bảo vệ để không bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay

sử dụng lãng phí, sai mục đích Chỉ những người ủy quyền mới được phép tiếp cậnvới tài sản của đơn vị Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng nhà kho antoàn, tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ và tổ chức kiểm kê định kỳ… nhằmhạn chế việc tiếp cận đối với chúng Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách

kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ

Để thông tin kế toán đáng tin cậy và không bị tiết lộ cần thực hiện nhiềuhoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn các nghiệp vụ

và phân quyền các mức độ truy cập thông tin của từng bộ phận và từng cá nhân Đểthực hiện kiểm soát tốt quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo:

- Các chứng từ phải được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc

và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càngtốt

- Nội dung của chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sửdụng cho nhiều công dụng khác nhau

- Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học, kịp thời Nghĩa là chứng từchỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải quy định thời gian xử lýnhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

- Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghichép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn và dễ dàng truycập

- Các nghiệp vụ hoặc các hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viênquản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép

Kiểm tra độc lập: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi cá nhân (hoặc bộ

phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) thực hiện nghiệp vụ Kiểm tra độc lập giúpgiảm được các sai sót và gian lận do sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực của nhân viên.Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tựnhiên trong độc lập, nhưng do hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng

giảm sút tính hữu hiệu, cho nên kiểm tra độc lập vẫn phải tồn tại trong các nghiệp

vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro cao

Ngoài các thủ tục kiểm soát cơ bản trên còn có một số thủ tục kiểm soátkhác cũng nhằm đặt được mục tiêu đề ra đó là:

- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách: đây là biện pháp quan trọng

để bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thứckiểm soát vật chất chẳng hạn như xây dựng nhà kho, trang bị hệ thống báo cháy, sửdụng tủ sắt, khóa, Ngoài ra, cần phải hạn chế sự tiếp cận trực tiếp với tài sản, sổsách của doanh nghiệp khi chưa được phép của người quản lý như kiểm soát việctham khảo các tài liệu kế toán, quy chế bảo trì sửa chữa tài sản

- Kiểm soát độc lập việc thực hiện: là việc kiểm tra thường xuyên và liên tục

của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét bốn loạithủ tục kiểm soát nêu trên Chẳng hạn như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêmnhiệm, nhưng không thể loại trừ tuyệt đối khả năng có thể xảy ra sự thông đồnggiữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản

- Định dạng trước, sử dụng chỉ tiêu và ứng dụng công nghệ thông tin: đây là

thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng rộng rãi chương trình máytính vào công tác quản lý Đồng thời lượng hóa tất cả những mục tiêu mà công tyđặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành các chỉ tiêu và sau đó sẽ kiểm soát theo cácchỉ tiêu này

1.1.4.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vịdưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ chức có thểthực hiện được nhiệm vụ của mình Truyền thông là sự cung cấp thông tin bên trongđơn vị và với bên ngoài Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theonhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và các cấp nganghàng với nhau Mỗi cá nhân cần hiểu vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội

bộ cũng như hoạt động của cá nhân tác động đến hệ thống như thế nào Ngoài racũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu với các đối tượng bên ngoài như khách

hàng, nhà cung cấp, cổ đông và cơ quan thuế Thông tin và truyền thông tạo ra cácbáo cáo, chứa đựng các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị.Nhờ có hệ thống thông tin liên lạc chính xác, trung thực và các hoạt động truyềnthông kịp thời mà các thành viên trong đơn vị nắm bắt, trao đổi, xử lý, quản lý vàkiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả.

Hệ thống thông tin trong đơn vị gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thôngtin kế toán là một bộ phận quan trọng Hệ thống thông tin kế toán là các quy định về

kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghichép kế toán và lập báo cáo tài chính Hệ thống thông tin kế toán xét về mặt quytrình gồm 3 bộ phận: Chứng từ, sổ sách và báo cáo

Hệ thống chứng từ

Chứng từ kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng trong quy trình kế toán nóiriêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, thông qua ý nghĩa của nó đốivới chất lượng thông tin và việc bảo vệ tài sản:

- Sự trung thực và chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán khi nó đượcghi chép ngay lúc nghiệp vụ phát sinh và kèm theo chữ ký xác nhận và xét duyệtcủa người có trách nhiệm Sự phù hợp thông tin liên quan đến mức độ chi tiết và cụthể của thông tin và tính hữu dụng của nó

- Để bảo vệ các tài sản hiện có trong đơn vị, các chứng từ kế toán liên quanđến tài sản phải có chữ ký của người có thẩm quyền và người tiếp nhận tài sản

- Chứng từ kế toán còn là một phương tiện thể hiện sự ủy quyền Để đảm bảo

sự xét duyệt của người được ủy quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể thiết lập 1chứng từ được đánh số liên tục cho loại nghiệp vụ đó

- Chứng từ kế toán còn có ý nghĩa quan trọng khác là sự kiểm tra trước vàsau khi nghiệp vụ xảy ra Trước khi nghiệp vụ xảy ra, người có thẩm quyền sẽ xemxét chi tiết nội dung trên chứng từ để thể hiện sự xét duyệt của mình Sau khinghiệp vụ xảy ra, chứng từ cung cấp đầy đủ thông tin nội dung nghiệp vụ, những cánhân chịu trách nhiệm và có liên quan Chứng từ lưu lại là bằng chứng quan trọngcho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát

- Ngoài ra, chứng từ kế toán còn là một tài liệu pháp lý quan trọng khi cầnxem xét trách nhiệm của các bên.

Hệ thống sổ sách kế toán

Đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu thông tin Nó là một dấu vếtquan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát

Hệ thống báo cáo kế toán trong đơn vị

Gồm có báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị Số liệu trình bày trên báocáo tài chính phải trung thực, hợp lý và phản ánh được tình hình hoạt động tạidoanh nghiệp, các thông tin khác phải được công bố đầy đủ trong thuyết minh báocáo tài chính

1.1.4.5 Giám sát

Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của hệthống kiểm soát nội bộ Nhằm xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúngtheo thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn.Giám sát giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ duy trì tính hữu hiệu qua các thời kỳ

Có hai loại giám sát:

Giám sát thường xuyên:

Được thực hiện trong các hoạt động, do nhà quản lý và các nhân viên thựchiện trong trách nhiệm của mình, thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp củakhách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện cácbiến động khác thường

Giám sát định kỳ:

Được thực hiện thông qua các đánh giá riêng biệt thông qua các chươngtrình đánh giá định kỳ, hay các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộhoặc do kiểm toán độc lập thực hiện

Cần chú ý rằng việc đưa ra một cấu trúc hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồmcác bộ phận như trên nhằm giúp doanh nghiệp có thể nhận thức được toàn diệnnhững yêu cầu phải đạt được của một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hơn làhướng đến sự phân chia rạch ròi giữa các bộ phần của kiểm soát nội bộ Trong

nhiều trường hợp, có sự “xen phủ” giữa các bộ phận đối với cùng một vấn đề Ví

dụ, xem xét các báo cáo định kỳ để ghi nhận các biến động bất thường vừa là mộthoạt động kiểm soát (phân tích rà soát) vừa là sự giám sát thường xuyên

Tóm lại, toàn bộ 5 yếu tố trên tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệthống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Hoạt động KSNB góp phần tạo lậpđược một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm Những hoạtđộng kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đốiphó và hạn chế những rủi ro trọng yếu

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Nội dung của chu trình bán hàng - thu tiền

1.2.1.1 Khái niệm chu trình bán hàng - thu tiền

Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của conngười thông qua trao đổi, mua bán Hàng hóa có thể ở dạng hữu hình như: sắt, thép,lương thực, thực phẩm hoặc ở dạng vô hình như những dịch vụ thương mại, vậntải hay dịch vụ của giáo viên, bác sĩ và nghệ sĩ Hàng hóa có hai thuộc tính giá trị

sử dụng và giá trị Tiền là hình thái giá trị cuối cùng của sản xuất và lưu thông hànghóa giản đơn đồng thời cũng là hình thức biểu hiện đầu tiên của tư bản

Bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh thương mại, là quytrình vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hàng hoá sang hình thái tiền

tệ, doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về tiền tệ hoặc được quyền đòi tiền vàmất quyền sở hữu về hàng hoá Chu trình bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là quá trìnhchuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa chủ hàng

và khách hàng của họ, bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sựchuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa và dịch vụ khi chúng đã sẵn sàng chờ bán.Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng(đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc thu tiền Hàng hóa vàtiền tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng: Hàng hóa là những tài sảnhay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán

nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời Tuy nhiên ranhgiới của bán hàng (tiêu) và thu tiền (thụ) có thể chế hóa trong từng thời kì và chotừng đối tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau.

Tại đoạn 10 trong chuẩn mực kế toán Việt Nam: Chuẩn mực số 14 - "Doanhthu và thu nhập khác" có nêu rõ, doanh nghiệp ghi nhận doanh thu khi nghiệp vụbán hàng thỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau:

(a) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền vớiquyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua

(b) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sởhữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

(c) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

(d) Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; (e) Xác định được chi phí liên quan đến bán hàng

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất, song phương thức thựchiện mục đích này rất đa dạng Chẳng hạn, theo phương thức trao đổi và thanh toán

có thể bán hàng thu trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theophương thức giao hàng trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bán chịu), bán hàng theophương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận(sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa rồi mới trả tiền)… Ngày nay với

sự phát triển của Internet, bán hàng có thể thực hiện qua mạng với những mô hìnhkhác nhau Theo cách thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch vụhoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặcgián tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý

Như vậy, chu trình bán hàng - thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng củahoạt động sản xuất kinh doanh nó là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá quaquá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ, chu trìnhbắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồngmua hàng,… và kết thúc bằng việc thu tiền Các hoạt động của chu trình này baogồm: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hoá

đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền

Chu trình có đặc điểm cần quan tâm sau đây:

- Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như

nợ phải thu, hàng hoá, tiền,… nên thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng

- Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tàisản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gây gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩynhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có sai phạm

1.2.1.2 Bản chất của chu trình bán hàng - thu tiền

Trong hệ thống kiểm soát, có hai cách cơ bản để phân chia đối tượng kiểmsoát thành các phần hành kiểm soát: phân theo khoản mục hoặc phân theo chu trình,trong đó phân theo chu trình là cách chia phổ biến hơn Theo cách phân chia này,hoạt động của một doanh nghiệp tiêu biểu bao gồm nhiều chu trình khác nhau như:chu trình bán hàng - thu tiền, mua hàng - thanh toán, tiền lương và nhân viên, hàngtồn kho, đầu tư và chi trả, tiếp nhận và hoàn trả vốn Các chu trình có mối liên hệ chặtchẽ với nhau và là nhân tố cần thiết tạo nên tính liên tục của quá trình kinh doanh.Chu trình trước tạo tiền đề cho chu trình sau và chu trình sau là căn cứ để đánh giákết quả của chu trình trước Mối liên hệ này được thể hiện rõ nét qua sơ đồ sau:

Hình 1.2 Sơ đồ chu trình bán hàng thu và thu tiền

Trong các chu trình trên, chu trình bán hàng - thu tiền được xem là chu trìnhcuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh có vai trò quan trọng đó là đánh giá

Tiền

Bán hàng-

thu tiền Tiếp nhận và hoàn trả vốn Mua hàng- thanh toán và nhân viênTiền lương

Hàng tồn kho

hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vậy bản chất

của chu trình bán hàng - thu tiền là gì? Đi sâu vào tìm hiểu ta nhận thấy, bản chất

chu trình bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hànghóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp và khách hàng của doanhnghiệp, bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượngquyền sở hữu hàng hóa và dịch vụ khi chúng đã sẵn sàng chờ bán

Với ý nghĩa như vậy, chu trình này bao gồm các bước: Xử lý đơn đặt hàngcủa khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo dõi

nợ phải thu và thu tiền Kết quả của chu trình bán hàng - thu tiền sẽ cho biết doanhnghiệp có thu hồi được vốn đã bỏ ra và có được lợi nhuận để tái sản xuất, mở rộngquy mô sản xuất, kinh doanh, nâng cao đời sống của người lao động, đóng góp vàoNgân sách nhà nước hay không? Điều này một lần nữa nhấn mạnh vai trò của chutrình bán hàng - thu tiền đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.2.1.3 Chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền

Chu trình bán hàng - thu tiền được bắt đầu khi một khách hàng đưa đơn đặthàng hoặc gọi điện, fax tiếp tục qua việc gửi hàng, chuẩn bị và ghi hóa đơn cho đếnkhi nhận được và ghi vào sổ các khoản thanh toán của khách hàng Như vậy chutrình bán hàng - thu tiền gồm các chức năng chính sau: Xử lý đơn đặt hàng củangười mua; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập hóa đơn bán hàng; xử lý

và ghi sổ các khoản về doanh thu và thu tiền; xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại vàcác khoản bớt giá; lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi; xóa sổ các khoảnphải thu không thu hồi được

Việc nắm giữ các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền ởdoanh nghiệp cho phép kế toán hiểu biết và nghiên cứu quá trình kiểm soát nội bộtrong chu kỳ này cũng như thiết lập các thử nghiệm tuân thủ và thử nghiệm cơ bảnđối với các khoản mục liên quan

Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng thu tiền bao gồm:

- Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

Yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ của khách hàng là khởi điểm của chu kỳ bán

hàng và thu tiền Về mặt pháp lý thì đó là một lời đề nghị mua hàng (số lượng,chủng loại, quy cách, phẩm chất ) theo một phương thức cụ thể (giao hàng, cungcấp dịch vụ, thanh toán )

Yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ cũng có thể thể hiện bằng các hợp đồng bánhàng doanh nghiệp ký với khách hàng

- Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn việc bán chịu

Đối với bán hàng trả chậm, các thông tin về đơn đặt hàng đã xử lý còn phảiđược bộ phận phụ trách tín dụng kiểm tra, đánh giá lịch sử tín dụng, khả năng tíndụng của khách hàng để có quyết định phê chuẩn việc bán chịu (gồm phương thứctrả chậm, thời hạn và mức tín dụng trả chậm ) Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặthàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụtrách bán chịu cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bánchịu Trên cơ sở đó để quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng Quyếtđịnh này có thể thực hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã thỏa thuậntrong quan hệ mua bán trong hợp đồng Tuy nhiên quyết định này cũng cần đượctính toán trên sự cân đối lợi ích của hai bên

- Vận chuyển hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Chức năng quan trọng này là điểm đầu tiên trong chu trình bán hàng và thutiền khi tài sản của doanh nghiệp được gửi đi hoặc chuyển giao cho khách hàng.Phần lớn các trường hợp doanh thu được ghi nhận khi hàng hóa đã chuyển giao (gửi

đi, dịch vụ cung cấp) Khi đã có quyết định về phương thức bán hàng, bộ phận xuấthàng sẽ lập lệnh xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên những thông tin trênmẫu đơn đặt hàng nhận được, đồng thời thực hiện xuất kho và chuyển giao hàng

Như vậy chứng từ vận chuyển là bằng chứng về việc giao hàng, đồng thời là

cơ sở để lập hóa đơn bán hàng Các chứng từ của giai đoạn này là:

+ Phiếu xuất kho

+ Chứng từ vận chuyển, hóa đơn, biên bản giao nhận (nếu có)

Các chứng từ này được lập khi đã có bằng chứng là doanh nghiệp đã nhậntiền (trường hợp bán thu tiền ngay) hoặc sau khi đã có phê chuẩn việc bán chịu

- Lập hóa đơn và ghi sổ kế toán

Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hóa gồm

cả giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị giatăng Hóa đơn được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại cuốn, liên 2 giao cho khách hàng,liên 3 dùng để luân chuyển nội bộ Như vậy hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ chokhách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng

và theo dõi các khoản phải thu Nhật ký bán hàng là sổ ghi cập nhật các thương vụ,nhật ký ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoảnthích hợp

- Xử lý và ghi sổ các khoản doanh thu và thanh toán

Các biện pháp kiểm soát đối với chức năng này đều nhằm ngăn chặn khảnăng tiền bị mất cắp Đối với tiền mặt, vấn đề quan trọng nhất là phải đảm bảo cáckhoản tiền đã thu đều đã được ghi sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký quỹ kiêm Báo cáoquỹ và các Sổ chi tiết tiền mặt và phải bảo đảm việc gửi tiền hoặc thu tiền qua Ngânhàng đúng lượng tiền phát sinh và đúng lúc

- Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá, doanh thu hàng đã bán bị gửi trả lạiCác khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giáhàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theophương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu Các khoản giảm trừ doanh thu chỉ xảy ra khingười mua không thỏa mãn hàng hóa nhận được Khi đó người bán có thể nhận lạihàng hoặc bớt giá Trường hợp này chỉ lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặchóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu Trên cơ sở đó phải ghiđầy đủ và kịp thời vào nhật ký bán hàng bị trả lại hoặc các khoản bớt giá

Doanh thu bị trả lại hay giảm giá phải được vào sổ chính xác và nhanhchóng trên cơ sở các chứng từ thông báo chấp nhận của doanh nghiệp và các chứng

từ gốc có liên quan

- Trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi

Vào cuối mỗi liên độ kế toán, trên cơ sở quy chế tài chính về lập dự phòng

nợ phải thu khó đòi và phân tích thực tiễn về khả năng thanh toán của khách hàng,

bộ phận kế toán thanh toán phải tính toán lập Bảng phân tích và trích lập dự phòng

nợ phải thu khó đòi trình Chủ tịch Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc xét duyệt đểlàm căn cứ hạch toán dự phòng nợ phải thu Việc lập dự phòng sẽ giúp cho đơn vịtránh được những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những biến động về kết quảkinh doanh của kỳ lập báo cáo tài chính

- Xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi

Có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc mất khả năngthanh toán Khi không còn hy vọng thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng,nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp có thẩm quyềncho phép được xóa sổ các khoản nợ này Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghichép vào sổ kế toán Để tăng cường kiểm soát đối với việc xóa sổ nợ phải thu khóđòi, hạn chế các gian lận có thể phát sinh (ví dụ nhân viên chiếm dụng các khoảntiền mà khách hàng đã trả, sau đó che dấu bằng cách xóa sổ chúng như một khoản

nợ khó đòi), bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách

Tóm lại, để gắn liền với các chức năng này, nên xây dựng các mục tiêu cụthể đối với kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, thu tiền như sau:

1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

1.2.2.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng

+ Doanh thu ghi sổ là có thật dựa trên những minh chứng hợp lý (Tính có thật)

+ Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn (Sự phê chuẩn)

+ Các nghiệp vụ bán hàng hiện hữu đều được ghi sổ đầy đủ (Tính đầy đủ)+ Doanh thu đã được tính toán đúng và phản ánh chính xác (Sự đánh giá)+ Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn (Sự phân loại)

+ Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh (gần với ngàyxảy ra nghiệp vụ) (Tính đúng kỳ)

+ Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chép, tổng hợp chính xác và cộng dồnđúng (Quá trình chuyển sổ và cộng sổ chính xác)

1.2.2.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền

+ Các khoản tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận (Tính có thật)

+ Các khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn (Sự phê chuẩn)

+ Số tiền thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký thu tiền (Tính đầy đủ)+ Các khoản tiền thu được gửi vào tài khoản ngân hàng và ghi sổ theo số tiềnnhận được (Sự đánh giá)

+ Các khoản tiền thu được đều được phân loại đúng đắn (Sự phân loại)

+ Các khoản tiền thu được đều được ghi đúng thời gian (Tính đúng kỳ)

+ Các khoản tiền thu được ghi chép, tổng hợp chính xác và cộng dồn đúng(Chuyển sổ và tổng hợp)

1.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền

Bán hàng - thu tiền là một quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa - tiền tệgiữa người mua và người bán, gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗibên nên việc tổ chức thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ chu trình cần được thựchiện một cách chặt chẽ Điều này đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách vàbảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ Do đó các trình tự kếtoán phải có trước khi đặt ra các mục tiêu kiểm soát nội bộ Việc tổ chức thông tinphục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hang - thu tiền bao gồm các công việc:

1.2.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là chứng minh bằng giấy tờ các nghiệp vụ kinh tế phátsinh Chứng từ kế toán có nhiều loại khác nhau, mỗi loại phản ánh các chỉ tiêu khácnhau Do đó cần tổ chức hệ thống chứng từ để đảm bảo cơ sở pháp lý và lựa chọncác chứng từ phù hợp với đặc thù riêng của đơn vị Nội dung của các chứng từ kếtoán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tếphát sinh Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế phátsinh, vì vậy trên chứng từ không được tẩy xóa, viết tắt hay thêm bớt Đồng thời trênchứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người liên quan

Các chứng từ được sử dụng trong quá trình bán hàng - thu tiền bao gồm:+ Đơn đặt hàng

+ Hợp đồng kinh tế

+ Lệnh xuất hàng

+ Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc Hóa đơn bán hàng thông thường

+ Hóa đơn vận chuyển

+ Phiếu thu, Giấy báo Có, Giấy nhận Nợ…

1.2.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

Chứng từ kế toán sau khi được lập, bước tiếp theo sẽ được phân loại và tổnghợp theo từng nội dung kinh tế, từ đó mới làm cơ sở cho việc ghi chép vào sổ sách

kế toán Tùy thuộc vào nhu cầu theo dõi của mình mà kế toán sẽ mở các tài khoản

và các loại sổ sách cho phù hợp với đối tượng cần theo dõi Tùy vào hình thức kếtoán được áp dụng tại đơn vị mà sử dụng các sổ kế toán tổng hơp cho tương thích

Khi kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền sẽ căn cứ vào sổ sách báo cáocũng như các tài khoản liên quan đến chu trình Cụ thể:

 Các tài khoản liên quan đến chu trình bán hàng - thu tiền bao gồm:

- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu

- TK 632: Giá vốn hàng bán

- TK 641: Chi phí bán hàng

- TK 3331: Thuế GTGT

- TK 3332: Thuế TTĐB

- TK 3333: Thuế xuất khẩu

- TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện

 Các sổ sách chủ yếu được sử dụng trong chu trình:

- Sổ kế toán chi tiết bao gồm: sổ chi tiết theo dõi doanh thu, sổ chi tiết giávốn, sổ chi tiết công nợ phải thu, bảng tổng hợp chi tiết doanh thu, giá vốn, công nợ

- Sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị

mà có những loại sổ tổng hợp phù hợp

1.2.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dướithước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình kết quảhoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của doanh nghiệp sau một thời kì nhất định

Thông qua hoạt động tổ chức hệ thống báo cáo kế toán mà các báo cáo kếtoán của doanh nghiệp được lập một cách chính xác, đầy đủ, phát huy được vai trò